- Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
22 BVIENP47 Bi viờn phi 4,7 Viờn
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 – Phải trả người bỏn
Đối tượng: Cụng ty CP xuất nhập khẩu Nam Tiến Loại tiền: VNĐ Thỏng 12/2007 Ngày thỏng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phỏt sinh Nợ Cú Số hiệu thỏngNgày Dư đầu thỏng 196.459.000
08/12 91433 08/12 Mua dõy thộp 1,4li
152133 133
220.634.854
210.128.43210.506.422 10.506.422 08/12 PC 22 08/12 Thanh toỏn tiền
mua dõy thộp 1,4 li 111 220.634.854 19/12 91475 19/12 Mua thộp lỏ 2 li 152 133 47.250.000 45.000.000 2.250.000 23/12 BC 34 23/12 Thanh toỏn tiền
mua dõy thộp 1,4 li 112 47.250.000 25/12 91489 25/12 Mua dõy thộp 1,4li
152133 133 228.079.696 217.218.758 10.860.938 Cộng phỏt sinh 267.884.854 495.964.550 Dư cuối thỏng 228.079.696 Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Bảng 2.17
CễNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHềNG
NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 5 (Trớch) Ghi Cú TK 331 – Phải trả cho người bỏn
Thỏng 12/2007 Số
TT Tên đơn vị hoặc ngời bán
Số d đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán, ghi Có TK 331 Số d cuối tháng
Nợ Có 152 133 … Cộng có TK 331 111 112 Cộng nợ TK 331 Nợ Có Giá HT Giá TT … … … … … … … … … Công ty CP XNK Nam Tiến 196.459.000 472.347.190 23.617.360 495.964.550 220.634.854 47.250.000 267.884.854 228.079.696 … … … … . … … … … … .. … … … … … … … … Tổng cộng 315.400.000 990.350. 000 78.435.000 1.220.160. 000 355.000.000 625.000000 980.000.000 555.560.000 Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Kế toỏn ghi sổ Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn trưởng
2.4.2. Kế toỏn tổng hợp xuất nguyờn vật liệu
Nguyờn vật liệu của cụng ty được xuất cho nhiều mục đớch sử dụng khỏc nhau bao gồm xuất cho sản xuất, xuất phục vụ gia cụng chế biến, xuất bỏn,...Cuối mỗi thỏng, kế toỏn tổng hợp cỏc phiếu xuất nguyờn vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xỏc định giỏ thực tế xuất kho để phõn bổ giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dựng vào cỏc mục đớch tương ứng:
- Với trường hợp xuất cho sản xuất kinh doanh, kế toỏn định khoản theo bỳt toỏn sau:
Nợ TK 621, 627, 641, 642…: Giỏ trị thực tế nguyờn vật liệu xuất Cú TK 152: Giỏ thực tế nguyờn vật liệu xuất kho
Vớ dụ : Thỏng 12 năm 2007 cụng ty xuất kho 170kg nhựa (chia thành 3
phiếu xuất kho số 24, 27, 32) cho phõn xưởng sản xuất bầu quạt theo giỏ bỡnh quõn gia quyền 20.000đ/kg. Cuối thỏng, thủ kho chuyển cỏc phiếu xuất kho này kốm theo bảng “Tổng hợp NVL xuất kho” cho kế toỏn vật tư, căn cứ vào phiếu xuất kho số 24, 27, 32 và bảng tổng hợp NVL xuất kho, kế toỏn ghi:
Nợ TK 621: 3.400.000
Cú TK 152( 1522): 3.400.000
- Xuất kho nguyờn vật liệu để gia cụng chế biến thờm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giỏ thực tế của nguyờn vật liệu xuất kho kế toỏn ghi:
Nợ TK 154: Giỏ trị thực tế NVL xuất kho
Cú TK 152: Giỏ trị thực tế NVL xuất kho
Vớ dụ : Thỏng 12 năm 2007 cụng ty xuất kho 30 tấn phụi thộp phi 6 mm để
gia cụng chế biến thành thộp dõy 1,4 mm, phiếu xuất kho số 18 với đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền là 12.000đ/kg. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toỏn phản ỏnh:
Nợ TK 154: 360.000.000
Cú TK 152: 360.000.000
- Xuất kho nguyờn vật liệu để bỏn, kế toỏn căn cứ vào giỏ thực tế để ghi sổ: Nợ TK 632: Giỏ trị thực tế NVL xuất kho
Vớ dụ: Thỏng 12 năm 2007, đơn vị xuất kho 2.000 kg dõy thộp phi 1,4 bỏn
cho Cụng ty CP Cơ khớ Chế tạo Hải Phũng với đơn giỏ thực tế ghi sổ là 12.000 đồng/kg, phiếu xuất kho số 30, kế toỏn ghi:
Nợ TK 632: 24.000.000
Cú TK 152: 24.000.000
- Trường hợp nguyờn vật liệu đó nhập kho nhưng do chất lượng khụng đảm bảo, cụng ty tiến hành làm thủ tục xuất kho số nguyờn vật liệu đú để trả lại cho người bỏn. Căn cứ vào giỏ ghi trờn hoỏ đơn của số vật liệu này kế toỏn ghi:
Nợ TK 111, 112, 331 : Theo giỏ thanh toỏn. Cú TK 152: Theo giỏ mua đớch danh. Cú TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Vớ dụ: Thỏng 12 năm 2007, đơn vị mua 4.000 kg hạt nhựa ABS của Cụng
ty CP xuất nhập khẩu BASF theo húa đơn số 93544, đơn giỏ chưa bao gồm VAT (5%) là 10.000 đồng/kg, nhưng sau khi nhập kho phỏt hiện thấy cú 500 kg hạt nhựa khụng đảm bảo chất lượng như thỏa thuận, cụng ty xuất trả lại người bỏn số hạt nhựa này (phiếu xuất kho số 29), kế toỏn ghi:
Nợ TK 331 : 5.250.000
Cú TK 152: 5.000.000
Cú TK 133: 250.000
- Trường hợp cụng ty được hưởng giảm giỏ hàng mua thỡ kế toỏn ghi giảm giỏ nguyờn vật liệu nhập kho trong kỳ:
Nợ TK 111, 112, 331: Giỏ trị được hưởng Cú TK 152: Giỏ trị được hưởng
Cuối thỏng kế toỏn sẽ lập bảng phõn bổ NVL ( Bảng 2.18), bảng này là căn cứ để ghi nhận chi phớ cho từng đối tượng tớnh giỏ, đồng thời bảng này cũng cung cấp số liệu bờn Cú của TK 152 để ghi lờn sổ cỏi TK 152 (Bảng 2.19)
Bảng 2.18:
BẢNG PHÂN BỔ NGUYấN VẬT LIỆU (Trớch) Thỏng 12/2007
Tờn vật tư 152 621_Quạt B300 621_Quạt Đ200 … Tổng cộng
Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền … …
Nhựa ABSG22 170 3.400.000 100 2.000.000 70 1.400.000 3.400.000 Dõy thộp 1,4li 1.000 12.000.000 700 8.400.000 300 3.600.000 12.000.000 Chõn quạt HĐ1476 1.000 15.500.000 1.000 15.500.000 15.500.000 Vành lồng B300 300 4.500.000 300 4.500.000 4.500.000 Ống rỳt QHĐ 1.000 17.000.000 1.000 17.000.000 17.000.000 … … … … … … … … … … Tổng cộng 652.800.000 246.700.000 128.500.000 652.800.000
Bảng 2.19
CễNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHềNG
SỔ CÁI TK 152 (Trớch) Năm 2007
Số dư đầu năm
Nợ Cú 862.600.000 Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 … Thỏng 12 Tổng cộng TK 331(NKCT số 5) … 409.000.000 … … … 990.350.000 6.906.880.000 … Cộng số phỏt sinh Nợ Tổng số phỏt sinh Cú Số dư cuối thỏng: Nợ Cú 409.000.000 580.650.000 690.950.000 … … … 990.350.000 652.800.000 680.500.000 6.906.880.000 6.110.880.000 680.500.000 Ngày 31 thỏng 12 năm 2007
Kế toỏn ghi sổ Kế toỏn trưởng
PHẦN 3:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHềNG 3.1. Đỏnh giỏ thực trạng kế toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty
3.1.1. Những ưu điểm
Cụng ty CP Điện cơ Hải Phũng là một doanh nghiệp co thời gian hoạt động khỏ dài trong lĩnh vực sản xuất quạt điện cỏc loại, cựng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trỡnh độ quản lý của cụng ty cũng từng bước được nõng cao và hoàn thiện. Cụng tỏc quản lớ tại cụng ty khụng ngừng được cải thiện nhằm đạt được mục tiờu quản lớ tiết kiệm, hiệu quả.
Cụng tỏc quản lớ NVL tại cụng ty được thực hiện khỏ đầy đủ. Nội quy cũng như trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn, bộ phận được quy định khỏ rừ ràng. Trong mỗi nội quy lại quy định rừ thủ tục nhập – xuất NVL hàng ngày, việc sử dụng NVL tại nơi sản xuất, những người cú trỏch nhiệm nếu xảy ra hao hụt quỏ định mức, cỏc biện phỏp bảo quản từng loại vật liệu trong kho.
Cũng bởi cú những quy định chặt chẽ như vậy, việc quản lý vật liệu ở cụng ty tương đối nhịp nhàng, hiệu lực quản lớ cao. Một cỏch khỏi quỏt, tinh thần trỏch nhiệm của thủ kho cũng như trỏch nhiệm của cỏc tổ trưởng và cụng nhõn sản xuất đối với việc quản lý vật liệu rất tốt, vỡ thế tỡnh trạng xảy ra hao hụt ngoài định mức rất hiếm.
Hệ thống chứng từ kế toỏn của cụng ty được lập theo đỳng chế độ, quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tương đối hợp lý, đảm bảo tớnh chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi trong quản lớ. Thủ tục nhập, xuất kho được thể hiện khỏ đầy đủ, rừ ràng tuõn theo từng bước cụ thể đối với từng loại NVL. Cỏc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ... được cụng ty quy định một cỏch rừ ràng và theo đỳng quy định đó ban hành. Việc theo dừi nhập, xuất kho vật liệu được tổ chức khỏ chặt chẽ, sự kết hợp giữa kho và phũng kế toỏn cũng được thực hiện khỏ hiệu quả.
Do đặc điểm NVL của cụng ty nhiều loại, để hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu cụng ty đó ỏp dụng ghi thẻ song song. Phương phỏp này khỏ đơn giản, dễ thực hiện đảm bảo khả năng so sỏnh số liệu giữa kho với phũng kế toỏn, đảm bảo khả năng cung cấp thụng tin nhanh và chớnh xỏc bất cứ lỳc nào khi nhà quản lý doanh nghiệp cần. Hỡnh thức này phự hợp với tỡnh hỡnh đặc điểm tổ chức kinh doanh của cụng ty, phự hợp với việc sử dụng kế toỏn mỏy của doanh nghiệp.
Hỡnh thức sổ kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty là hỡnh thức Nhật kớ chứng từ. Hỡnh thức sổ này phự hợp với qui mụ và trỡnh độ kế toỏn của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho cỏc phần hành thực hiện hiệu quả hơn.
Hệ thống tài khoản được mở phự hợp với yờu cầu quản lý và hạch toỏn NVL của cụng ty.
Trong cụng tỏc thu mua, Cụng ty đó ký hợp đồng với nhiều cụng ty cú uy tớn, vật tư cú chất lượng cao, đỳng chủng loại, giỏ cả hợp lý và đỏp ứng được nhu cầu thu mua. Bờn cạnh đú cụng ty cũn cú đội ngũ cỏn bộ thu mua linh hoạt, am hiểu chất lượng và thị trường giỏ cả nờn việc thu mua tương đối ổn định, đảm bảo cung cấp vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất đỳng tiến độ và đỳng kế hoạch và mang lại thuận lợi trong sản xuất.
Xuất phỏt từ việc ý thức rất rừ vai trũ to lớn của cụng tỏc bảo quản, dự trữ NVL, cụng ty đó thực hiện rất tốt về vấn đề này. Cụ thể: Cụng ty luụn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, xõy dựng định mức vật liệu tối đa và tối thiểu để đảm bảo quỏ trỡnh sản xuất khụng ngừng trệ, khụng bị phụ thuộc vào tớnh chất mựa vụ trong sản xuất, khụng gõy lóng phớ vốn và giải phúng vốn lưu động đỏng kể. Bờn cạnh đú hệ thống kho tàng của cụng ty được xõy dựng khỏ tốt, phự hợp với quy mụ sản xuất của cụng ty, trỏnh được tổn thất lóng phớ, đảm bảo an toàn kho vật tư, hàng hoỏ.
Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo mụ hỡnh tập trung gúp phần đảm bảo được sự lónh đạo tập trung, thống nhất của kế toỏn trưởng về nhiệm vụ cũng như bảo đảm được sự chỉ đạo kịp thời của ban lónh đạo cụng ty. Mặt khỏc cỏc cỏn bộ phũng kế toỏn được đào tạo một cỏch đầy đủ, chuyờn mụn sõu, giỳp cho qua
trỡnh làm việc được thuận lợi và nhanh chúng. Khụng những vậy mà cỏc cỏn bộ kế toỏn luụn luụn học hỏi và nõng cao trỡnh độ của mỡnh nờn trỏnh được tỡnh trạng lạc hậu và khụng theo kịp những thay đổi của thị trường.
3.1.2. Những tồn tại
Bờn cạnh những điểm mạnh đó được ghi nhận trờn đõy, cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty CP Điện cơ Hải Phũng vẫn cũn bộc lộ một số điểm hạn chế cần được khắc phục nhằm nõng cao hiệu quả tài chớnh cũng như hiệu lực quản lớ trong doanh nghiệp.
Một là, về kho bói bảo quản NVL hiện nay cụng ty cú hai kho để bảo quản và lưu trữ hàng tồn kho, mặc dự điều kiện vật chất của hai kho này rất tốt nhưng ở kho thành phẩm kiờm vật tư, cả thành phẩm và vật tư đều được lưu trữ ở cựng một chỗ, điều này sẽ gõy khú khăn cho quản lớ và khú kiểm soỏt khi xảy ra mất mỏt.
Hai là, việc phõn loại NVL chớnh và NVL phụ tại đơn vị cũn bộc lộ nhiều bất cập. Hiện nay, cỏc linh kiện quạt hầu hết được cấu thành từ vật liệu nhựa chứ khụng cũn là sắt thộp như trước đõy, do vậy số lượng cũng như giỏ trị NVL nhựa tại cụng ty là khỏ lớn, lớn hơn nhiều so với sắt thộp. Tuy nhiờn, như đó trỡnh bày trong phần thực trạng, hiện nay doanh nghiệp vẫn phõn loại tất cả những linh kiện nhựa cấu thành trực tiếp nờn sản phẩm này trong nhúm NVL phụ thay vỡ phải coi chỳng là NVL chớnh.
Điều này là do trước đõy, cỏc linh kiện cấu tạo quạt hầu hết bằng sắt thộp, chỉ cú những chi tiết nhỏ như phớm bấm, tuốc năng,… là được làm bằng nhựa, khi đú toàn bộ sắt thộp cấu thành nờn sản phẩm được phõn loại là NVL chớnh, cũn lại những NVL bằng nhựa được coi là NVL phụ, điều đú là hợp lớ trong hoàn cảnh này. Lỳc này phõn loại NVL theo chức năng của NVL hoàn toàn trựng khớp với việc phõn loại NVL theo tớnh chất của nú. Song hiện tại, cơ cấu NVL chớnh và NVL phụ dựa vào cỏch phõn loại theo tớnh chất NVL khụng cũn trựng khớp với cỏch phõn loại theo chức năng của NVL nữa. Với việc phõn loại như hiện nay, doanh nghiệp sẽ khụng thể cú được cỏi nhỡn đỳng đắn về cơ cấu, tỉ
trọng NVL chớnh so với NVL phụ để từ đú cú được kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như thu mua, dự trữ NVL cho hợp lớ nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của đơn vị.
Ba là, trong quy trỡnh luõn chuyển phiếu nhập kho cũng bộc lộ hạn chế. Đú là phiếu nhập kho được lập sau khi thủ kho đó tiến hành nhập kho. Thủ kho tiến hành nhập kho theo số lượng trờn húa đơn rồi mới chuyển húa đơn cho kế toỏn để viết phiếu nhập kho. Điều này khụng phự hợp với quy định hiện hành. Cỏch làm như vậy khụng thể hiện được hết vai trũ của phiếu nhập kho trong cụng tỏc kế toỏn NVL nhập kho. Phiếu nhập kho nờn được lập trước bởi kế toỏn NVL hoặc phũng cung ứng vật tư, ghi số nhập theo chứng từ gốc, cú đủ chữ kớ của những cỏ nhõn cú liờn quan rồi mới chuyển cho thủ kho nhập kho và ghi số thực nhập, như vậy sẽ đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thủ kho và kế toỏn, tăng cường hiệu quả quản lớ NVL.
Bốn là, trong cụng tỏc kế toỏn NVL xuất kho, để đảm bảo tớnh kiểm soỏt chặt chẽ doanh nghiệp đó quy định NVL xuất phải cú sự kớ duyệt của trưởng phũng kế hoạch thể hiện trờn “Phiếu yờu cầu xuất vật tư” nhưng phiếu xuất kho lại khụng phải do kế toỏn vật tư hay bộ phận cung ứng vật tư lập mà được thủ kho viết căn cứ vào “Phiếu yờu cầu xuất vật tư”, sau đú thủ kho tiến hành xuất kho và ghi thẻ kho. Như vậy thủ kho vừa là người viết phiếu xuất kho, vừa là người tiến hành xuất kho, điều này khụng phự hợp với quy định hiện hành, chưa đảm bảo được tớnh khỏch quan trong cụng tỏc quản lớ NVL.
Năm là, xuất phỏt từ việc phiếu xuất kho là co thủ kho viết, cỏc nghiệp vụ xuất NVL chưa được theo dừi thường xuyờn tại phũng kế toỏn mà chỉ theo dừi hàng ngày tại kho. Đến cuối thỏng thủ kho lập bảng “Tổng hợp NVL xuất kho” và chuyển lờn phũng kế toỏn một lần, kốm theo tất cả cỏc phiếu xuất kho phỏt sinh trong thỏng, kế toỏn sau khi đối chiếu phiếu xuất kho với bảng tổng hợp NVL xuất kho tiến hành ghi nhận tổng giỏ trị NVL xuất kho dựa vào số lượng tổng cộng trờn bảng tổng hợp đú và đơn giỏ bỡnh quõn gia quyền do kế toỏn tớnh. Hỡnh thức thực hiện ghi chộp như vậy chưa đảm bảo được tớnh kịp thời trong
cụng tỏc kế toỏn, từ đú làm ảnh hưởng đến hiệu lực quản lớ tài sản của doanh nghiệp.
Nguyờn nhõn của thực trạng này là do theo cỏch làm của cụng ty, việc theo dừi cỏc nghiệp vụ nhập xuất kho được phõn cụng cho cả kế toỏn NVL và thủ kho cựng làm. Theo đú, thủ kho theo dừi cỏc nghiệp vụ xuất, kế toỏn theo dừi cỏc nghiệp vụ nhập, tuy nhiờn mọi bỳt toỏn ghi chộp sổ sỏch đều do kế toỏn thực hiện. Vỡ vậy phiếu nhập kho được lập bởi kế toỏn cũn thủ kho lập phiếu xuất kho và chịu trỏch nhiệm về NVL xuất kho và tồn kho. Cỏch làm này khụng