Xây dựng phần mềm kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý. Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng

Trang 2

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em Các số liệu, kết quảnêu trong đồ án tốt nghiệp của em là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế củađơn vị em thực tập

Tác giả

Trịnh Thị Như Quỳnh

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Trong thời gian học tập tại trường Học Viện Tài Chính em đã học được rấtnhiều kiến thức bổ ích làm hành trang cho con đường sau khi tốt nghiệp Để cóđược như ngày hôm nay, ngoài sự cố gắng và nỗ lực của bản thân thì phải kể tớicông lao dạy dỗ không hề nhỏ của các thầy cô trường Học viện Tài chính Em luônbiết ơn và sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Hệ thốngthông tin kinh tế, những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngànhđể cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai Đặc biệt em xin được tỏlòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo HÀ VĂN SANG, người đã trực tiếp hướng dẫn

em hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp Cuối cùng emxin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên trong Công ty TNHHThương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướngdẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty

Hà Nội, ngày 22 tháng 04 năm 2013

Sinh viên

Trịnh Thị Như Quỳnh

Trang 4

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii

LỜI CẢM ƠN iii

MỤC LỤC iv

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC HÌNH ix

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG 3

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN 3

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 3

1.1.2 Các yêu cầu đối với HTTT 3

1.1.2.1 Độ tin cậy: 3

1.1.2.2 Tính đầy đủ: 4

1.1.2.3 Tính thích hợp và dễ hiểu: 4

1.1.2.4 Tính kịp thời: 4

1.1.2.5 Tính được bảo vệ: 4

1.1.3 Quá trình phát triển một hệ thống thông tin 4

1.1.3.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án 4

1.1.3.2 Phân tích 6

a Sơ đồ ngữ cảnh 6

b Biểu đồ phân cấp chức năng 7

c Ma trận thực thể chức năng 7

1.1.3.3 Mô hình hóa quá trình xử lý 8

1.1.3.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý 9

a Thiết kế logic 9

b Thiết kế vật lý 12

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG 12

1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 12

Trang 5

1.2.2 Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng 13

1.2.2.1 Doanh thu bán hàng 13

1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 14

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng 15

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng 16

1.2.5 Các hình thức kế toán 17

1.2.5.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung 17

1.2.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 18

1.2.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 19

1.2.5.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ 20

1.2.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 22

1.2.6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng 23

1.2.6.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 23

1.2.6.2 Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo phương thức gửi hàng 23

1.2.6.3 Doanh thu bán hàng trả góp 24

1.2.6.4 Bán hàng có chiết khấu thanh toán 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2 25

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY 25

2.1.1.Giới thiệu về công ty 25

2.1.1.1.Đặc điểm tình hình chung của công ty 25

2.1.1.2.Quy trình bán hàng của công ty 26

2.1.2 Cơ cấu của công ty 26

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY 29

2.2.1 Hình thức kế toán sử dụng 29

2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng 30

2.2.3 Các chứng từ và báo cáo sử dụng 31

2.2.3.1 Chứng từ sử dụng 31

2.2.3.2 Các sổ và báo cáo đưa ra 32

Trang 6

2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC 32

2.3.1 Đánh giá hiện trạng 32

2.3.2 Giải pháp khắc phục 33

2.4 PHÂN TÍCH MỤC TIÊU, TÍNH CHẤT, YÊU CẦU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA HỆ THỐNG 34

2.4.1 Xác định mục tiêu, dữ liệu đầu vào và các thông tin được đưa ra của hệ thống mới 34

2.4.1.1 Mục tiêu của hệ thống thông tin mới 34

2.4.1.2 Dữ liệu vào và thông tin ra 34

a Dữ liệu vào của hệ thống 34

b Thông tin ra của hệ thống 35

2.4.2 Mô tả bài toán cho hệ thống mới 35

2.5 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ VÀ MÔ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC CỦA BÀI TOÁN 37

2.5.1 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 37

2.5.1.1 Sơ đồ ngữ cảnh 37

2.5.1.2 Sơ đồ phân cấp chức năng 37

2.5.1.3 Mô tả chức năng lá cho sơ đồ phân cấp chức năng 39

2.5.1.4 Ma trận thực thể chức năng 41

a Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng 41

b Ma trận thực thể chức năng 42

2.5.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 43

2.5.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 43

a Tiến trình “Tiếp nhận thông tin” 43

b.Tiến trình “Xử lý chứng từ” 44

c Tiến trình “Ghi sổ” 45

d Tiến trình “ Lập báo cáo” 45

2.5.2.3 Mô hình thực thể liên kết 46

a Bảng liệt kê thông tin trên hồ sơ dữ liệu 46

b Xác định các kiểu thực thể và thuộc tính của các kiểu thực thể 53

Trang 7

c Xác định mối quan hệ giữa các thuộc tính 54

d.Mô hình thực thể liên kết (E/A) 57

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2 58

3.1 MÔ HÌNH LOGIC 58

3.1.1 Chuyển đổi mô hình E/A sang mô hình dữ liệu quan hệ 58

3.1.1.1.Biểu diễn các thực thể 58

3.1.1.2.Chuyển các mối quan hệ các lược đồ quan hệ tương ứng 58

3.1.1.3.Chuẩn hóa 59

3.1.2.Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan hệ 60

3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 60

3.2 LỰA CHỌN CÔNG CỤ VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM 69

3.2.1.Giới thiệu về Visual Studio 69

3.2.2.Ưu nhược điểm của Microsoft Visual Studio 69

3.3 KIẾN TRÚC HỆ THỐNG CÀI ĐẶT 70

3.3.1 Yêu cầu về phần mềm 70

3.3.2 Yêu cầu phần cứng 70

3.3.3 Cài đặt phần mềm 70

3.4 Một số kết quả chương trình 71

3.4.1 Giao diện chính của chương trình 71

3.4.2 Một số form chính 72

3.4.2.1 Hệ thống, danh mục và chứng từ 72

3.4.2.2 Tìm kiếm 79

3.4.2.3 Kiểm tra 79

3.4.2.4 Cập nhật các số dư đầu kì 80

3.4.2.5 Các báo cáo và sổ 80

PHẦN KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

Trang 8

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ

CNTT Công nghệ thông tin

HTTT Hệ thống thông tin

PPKKTX Phương pháp kê khai thường xuyên

PXK Phiếu xuất kho

VCNB Vận chuyển nội bộ

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

GTGT Giá trị gia tăng

Trang 9

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung 18

Hình 1.2 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái 19

Hình 1.3 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 20

Hình 1.4 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ 21

Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính 22

Hình 2.1 Quy trình bán hàng của công ty 26

Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý 27

Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty 27

Hình 2.4 Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán 37

Hình 2.5 Sơ đồ phân cấp chức năng 38

Hình 2.6 Ma trận thực thể chức năng 42

Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 43

Hình 2.8 Tiến trình “Tiếp nhận thông tin” 44

Hình 2.9 Tiến trình “Xử lý chứng từ” 44

Hình 2.10 Tiến trình “Ghi sổ” 45

Hình 2.11 Tiến trình “Lập báo cáo” 45

Hình 2.12 Mô hình thực thể liên kết 57

Hình 2.13 Mô hình dữ liệu quan hệ 60

Hình 3.1 Giao diện chính của chương trình 71

Hình 3.2 Menu Danh mục 72

Hình 3.3 Menu báo cáo 72

Hình 3.4 Form đăng ký 72

Hình 3.5 From Sao lưu- Phục hồi 73

Hình 3.6 Form Cập nhật khách hàng 73

Hình 3.7 From Phiếu chi 74

Hình 3.8 From Phiếu thu 74

Trang 10

Hình 3.9 Giấy báo nợ 75

Hình 3.10 Giấy báo có 75

Hình 3.11 From hóa đơn GTGT, Chi tiết Hóa đơn GTGT 76

Hình 3.12 Phiếu nhập, Chi tiết phiếu nhập 77

Hình 3.13 Phiếu xuất, Chi tiết phiếu xuất 78

Hình 3.14 Tìm kiếm khách hàng tiềm năng 79

Hình 3.15 From Kiểm tra công nợ 79

Hình 3.16 Nợ đầu kỳ khách hàng 80

Hình 3.17 Sổ cái 80

Hình 3.18 Sổ nhật ký chung 81

Hình 3.19 Báo cáo tổng hợp hàng bán 81

Hình 3.20 Báo cáo hàng bán bị trả lại 82

Hình 3.21 Báo cáo tổng hợp doanh thu 82

Hình 3.22 Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng 83

Hình 3.23 Sổ chi tiết bán hàng 83

Trang 11

MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin hiện nay có thể nói là một phần không thể thiếu trongcuộc sống của chúng ta Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn củacông nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quảnlý các doanh nghiệp Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quantrọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tinquản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây làquá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sang hình thái vốntiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiệnnay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanhchóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai tròquan trọng trong công tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng

Trong thời gian thực tập tai Công ty TNHH Hùng Chung Nghĩa 2, được tìmhiểu về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của đơn vị thực tập và tình hình ứng dụngcông nghệ thông tin và phần mềm kế toán tại đây em quyết định lựa chọn đề tài “

Xây dựng phầm mềm kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2”

Với đặc thù kinh doanh của công ty là thương mại thì hoạt động mua bánhàng hóa là hoạt động chính và quạn trọng nhất mang lại doanh thu và lợi nhuậncho công ty

Hiện nay, tại Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa đang sử dụngphần mềm Microsoft Excel để hạch toán Do vậy cần phải xây dựng một hệ thốngthông tin kế toán bán hàng giúp cho việc giải quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớtvất vả, khó khăn trong công tác quản lý của doanh nghiệp

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: là hoạt động quản lý bán hàng tại công ty

TNHH Hùng Chung Nghĩa 2

- Mục tiêu của đề tài:

Trang 12

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trongquá trình quản lý và hạch toán trong công ty Vì vậy, chương trình trước hết phảiđáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng, dễnhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.

Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào chế

độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện Mục tiêu của đề tài này là:

+ Hệ thống giải quyết được bài toán bán hàng thực tế

+ Hệ thống sẽ cung cấp cho người dùng đầy đủ các chức năng theo yêu cầucủa nghiệp vụ bán hàng

+ Hệ thống sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa và công nợ

+ Hệ thống sẽ giúp đưa ra các báo cáo

- Phương pháp sử dụng nghiên cứu đề tài:

Đề tài đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như nghiên cứu lýthuyết, thực nghiệm, điều tra, phỏng vấn, tư duy logic, phương pháp phân tích hệthống, phân tích thống kê, so sánh và các phương pháp tin học hoá

- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài: Microsoft Visual Studio C# 2008.

- Nội dung của đề tài: ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo tập

trung chủ yếu vào 3 chương:

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ

KẾ TOÁN BÁN HÀNG.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HÙNG CHUNG NGHĨA 2.

Trang 13

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG

1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Các khái niệm:

Thông tin: là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý

nghĩa đối với người sử dụng Thông tin được coi như là một sản phẩm hoàn chỉnhthu được sau quá trình xử lý dữ liệu

+ Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất như người,

máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý,gọi là các phần tử của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử có mối quan hệ vớinhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung

Vd: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thông tin…

+ Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần

mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, táitạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mụctiêu của tổ chức

1.1.1 Các yêu cầu đối với HTTT

Một hệ thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nócung cấp Tiêu chuẩn chất lượng như sau:

1.1.1.1 Độ tin cậy:

Thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực Thông tin ít độ tin cậy sẽ gây cho tổ chứcnhững hậu quả xấu Các hậu quả đó sẽ kéo theo hàng loạt các vấn đề khác của tổchức như uy tín, hình ảnh tổ chức… trước các đối tác

Trang 14

1.1.1.2 Tính đầy đủ:

Thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lýsử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết định hành động không đápứng đòi hỏi của tình hình thực tế Điều này sẽ gây tổn hại lớn cho tổ chức

1.1.1.3 Tính thích hợp và dễ hiểu:

Một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thông tinkhông thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đanghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý Một HTTT như vậy sẽ dẫn đếnhoặc làm hao tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra cácquyết định sai do thiếu thông tin cần thiết

1.1.2 Quá trình phát triển một hệ thống thông tin

1.1.2.1 Khảo sát và lập kế hoạch dự án.

Khảo sát hiện trạng là bước khởi đầu của tiến trình phát triển hệ thống thôngtin Đây là giai đoạn nghiên cứu sơ bộ và xác định tính khả thi của dự án đối với hệthống mới Giai đoạn này cần giải quyết được các vấn đề:

- Môi trường, các ràng buộc đối với hệ thống thông tin cần xây dựng như thếnào?

Trang 15

- Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì?

- Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi củachúng Trên cơ sở các thông tin khảo sát hiện trạng, xác định các điểm yếu của hệthống hiện tại, lập phương án cải tiến hệ thống, xác định phạm vi, khả năng, mụctiêu của dự án

- Mục tiêu của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống cũ

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống

- Xác định các nhược điểm của hệ thống

Nhiệm vụ của việc khảo sát hiện trạng

- Điều tra, thu thập thông tin về hệ thống hiện hành

- Biên tập, biểu diễn, phê phán, đề xuất ý kiến

Nội dung của việc khảo sát hiện trạng

- Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống

- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống

- Xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn…của các đơn vị ở các cấpkhác nhau

- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách….sử dụng trong nghiệp vụ củatổ chức, đồng thời nghiên cứu các phương pháp xử lý các thông tin trong các tài liệutrên

- Thu thập và nghiên cứu các quy tắc quản lý bao gồm luật, các quy định…chi phối đến quá trình xử lý thông tin

- Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống

- Thông kê các phương tiện, tài nguyên được sử dụng cho hoạt động của hệthống

- Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, các đánh giá về hệ thống,các nguyện vọng và kế hoạch phát triển hệ thống

- Đánh giá hiện trạng và đề ra giải pháp

- Lập tài liệu khảo sát

Trang 16

Lập dự án

- Xác định mục tiêu dự án

- Lợi ích nghiệp vụ

- Lợi ích người tiêu dùng

- Lợi ích kinh tế

Đưa ra giải pháp sơ bộ

- Đề xuất các chức năng chính và cấu trúc chung của hệ thống

- Lập kế hoạch triển khai dự án

1.1.2.2 Phân tích

 Phân tích hệ thống gồm những công việc cụ thể sau:

- Xác định yêu cầu của hệ thống

- Xây dựng mô hình diễn tả yêu cầu của HTTT cần phát triển

- Phác họa giải pháp thiết kế bằng cách lựa chọn và mô tả chung một giảipháp thiết kế thích hợp

 Phân tích hệ thống về chức năng bao gồm :

- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống

- Biểu đồ phân cấp chức năng

- Biểu đồ luồng dữ liệu

- Ma trận thực thể chức năng

- Tài liệu đặc tả chức năng

a Sơ đồ ngữ cảnh

Là một cách mô tả hệ thống gồm các thành phần:

 Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.

 Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.

Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:

- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổchức hay một hệ thống thông tin khác

- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống

Trang 17

CHỨC NĂNG CHA

- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhân dữ liệu từhệ thống

Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ

nơi nguồn sang nơi đích)

b Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết

Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ

thông tin

Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một

chức năng con

Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:

 Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha

 Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chứcnăng cha

c Ma trận thực thể chức năng

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.

Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.

Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:

 R(Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột

 U(Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột

 C(Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột

Trang 18

1.1.2.3 Mô hình hóa quá trình xử lý.

Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hìnhthức hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý Mô hìnhhóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn đồ thị các chứcnăng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộphận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường của nó

Biểu đồ luồng dữ liệu

Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình vàtác nhân

Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một

vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó

Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí Một kho dữ

liệu có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau

Tiến trình(Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác

động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối

Tác nhân(actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có

thể là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thốngkhác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi

dữ liệu) Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của

dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét

Phát triển luồng dữ liệu mức 0

Đầu vào:

 Sơ đồ ngữ cảnh

 Biểu đồ phân rã chức năng

 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

 Ma trận thực thể chức năng

 Mô tả chi tiết chức năng lá

Quy trình: Xuất phát từ sơ đồ ngữ cảnh

Trang 19

-Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình con tươngứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng.

-Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồ mới

và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp.-Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ

Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thểchức năng) và giữa các tiến trình (dựa vào các Mô tả chi tiết chức năng lá)

1.1.2.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý.

Các công cụ ở đây bao gồm: Mô hình dữ liệu quan hệ E-R, mô hình luồng dữliệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗi tiến trình, các hướngdẫn thiết kế cụ thể

a Thiết kế logic

 Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)

Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đếncách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúngnhư nó tồn tại

Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thựcthể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ

Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,

thuộc tính lặp, thuộc tính định danh

Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể

là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể

Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sởhữu)

Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương táchay sở hữu

 Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.

Gồm 4 bước:

Trang 20

Bước 1 : Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.

Bước 2 : Xác định thực thể, thuộc tính:

Bước 3 : Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:

Bước 4 : Vẽ biểu đồ mô hình.

Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộctính của quan hệ (attributes)

Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc

tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi)

Thuộc tính: Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc

tính thuộc vào một miền xác định

Các loại thuộc tính:

Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác

nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau

Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều

hơn 1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhấtdòng Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là khóaquan hệ

Các chuẩn cơ bản:

Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhậnbiết được các cấu trúc đó

Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc

tính phụ thuộc vào một phần khóa

Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính

phụ thuộc bắc cầu vào khóa

Trang 21

Chuẩn hóa 3NF

Kết quả Chuẩn 3NF

Mô hình

Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ

QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó

QH2:Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa nhưng không chứa thuộctính lặp

Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành 2 quan hệ: có thuộc tínhphụ thuộc vào một phần khóa Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính phụ thuộcvào một phần khóa để được hai quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xácđịnh

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa

Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vàokhóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:

QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu

QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu

Thiết kế mô hình quan hệ

Đầu vào: Mô hình E_R

Vẽ biểu đồ:

Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quanhệ, phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạchchân)

Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính củaquan hệ kia

Trang 22

Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu.

Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện

 Thiết kế các Giao diện nhập liệu

Đầu vào: Mô hình E-R

Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện

 Thiết kế các Giao diện xử lý

Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xácđịnh một giao diện xử lý

 Tích hợp các Giao diện

Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùnglặp hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diệncuối cùng

 Thiết kế kiến trúc

Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở kiến trúc của hệthống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồtiếp theo

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG.

1.2.1 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.

Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản

và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh

Trang 23

tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc racác quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trongdoanh nghiệp.

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớnlợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh, đây là quá trình chuyển hoá vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hoá sanghình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bánhàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòngquay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Kế toán bán hàng có nhiệm vụ phảiphản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến độngcủa từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giátrị Đồng thời, cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng

1.2.2 Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng.

1.2.2.1 Doanh thu bán hàng.

* Khái niệm:

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC

ngày 31/12/2001 định nghĩa doanh thu như sau:

Doanh thu: là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳkế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanhnghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

* Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:

Cũng theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu và thu nhập khác

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

1 Doanh thu đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu thànhphẩm, hàng hóa cho người mua

Trang 24

2 Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu sảnphẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

3 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

4 Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế giao dịch bán hàng

5 Xác định chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Tuy nhiên tùy thuộc vào cách tính thuế hàng hóa tiêu thụ mà chỉ tiêu doanh thu bánhàng có sự khác biệt:

- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tiền bánhàng thu được tính theo giá chưa có thuế GTGT

- Ngược lại với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp cũng nhưcác đối tượng không chịu thuế GTGT (đối tượng chịu thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụđặc biệt), trong chỉ tiêu doanh thu bán hàng còn có cả thuế phải nộp về hàng tiêuthụ (tổng giá thanh toán) Tổng doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản giảmgiá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhậpkhẩu được gọi là doanh thu thuần

Doanh thu bán hàng thuần= Doanh thu bán hàng- Doanh thu hàng bán bị trả

lại - Giảm giá hàng bán- Thuế XNK, thuế TTĐB.

1.2.2.2 Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

Theo chế độ kế toán hiện hành các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại

- Giảm giá hàng bán

- Doanh thu hàng đã bán bị trả lại

- Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu

* Chiết khấu thương mại

- Nội dung: Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đãgiảm trừ cho người mua hàng do người mua hàng đã mua sản phẩm hàng hoá, dịch

Trang 25

vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợpđồng.

- Tài khoản sử dụng: TK 521- Chiết khấu thương mại

* Hàng bán bị trả lại:

- Nội dung: Doanh thu hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa DN đã xác địnhtiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vị phạm các điềukiện đã cam kế trong hợp đồng như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại

- Tài khoản sử dụng: TK 531 – Hàng bán bị trả lại

* Giảm giá hàng bán:

- Nội dung: Là khoản giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý dohàng bán kém phẩm chất, sai quy cách trong hợp đồng

- Tài khoản sử dụng: TK 532- Giảm giá hàng bán

1.2.3 Các tài khoản kế toán sử dụng.

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TK sau:

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512 – Doanh thu nội bộ

- TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

- Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 521 – Chiết khấu thương mại

- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại

- TK 532 – Giảm giá hàng bán

- TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

- TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu

- TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Trang 26

Để tập hợp và kết chuyển các CPBH và CPQLDN phát sinh trong kỳ, kế toán sửdụng các tài khoản kế toán sau:

- TK 641 – Chi phí bán hàng

- TK 641 được mở chi tiết 7 TK cấp 2:

- TK 6411 – Chi phí nhân viên

- TK 6412 – Chi phí vật liệu bao bì

- TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 6415 – Chi phí bảo hành

- TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

- TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

- TK 642 có 8 TK cấp 2:

- TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý

- TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý

- TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng

- TK 6425 – Thuế, phí và lệ phí

- TK 6426 – Chi phí dự phòng

1.2.4 Các chứng từ kế toán sử dụng.

Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán bán hàng bao gồm:

- Hóa đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủynhiệm thu, giấy báo có ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…)

- Chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho hàng trả lại,…

Trang 27

1.2.5 Các hình thức kế toán.

Doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hình thức kế toán Nhật ký chung

1.2.5.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinhtế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật kýchung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kếtoán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theotừng nghiệp vụ phát sinh Các sổ kế toán:

- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

- Sổ Cái;

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Trang 28

Hình 1.1 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chung

1.2.5.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinhtế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổNhật ký - Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toánhoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký - Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Trang 29

Hình 1.2 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký Sổ cái

1.2.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổkế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo sốthứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phảiđược kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

Trang 30

- Sổ Cái;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

Hình 1.3 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

1.2.5.4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ

Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tàikhoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đốiứng Nợ

Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thờigian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)

Trang 31

Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kếtoán và trong cùng một quá trình ghi chép

Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế,tài chính và lập báo cáo tài chính

Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Nhật ký chứng từ;

- Bảng kê;

- Sổ Cái;

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

-Hình 1.4 Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ

Trang 32

1.2.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kếtoán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kếthợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy

đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tàichính theo quy định Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ củahình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Hình 1.5: Trình tự kế toán ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Trang 33

TK3331

TK111,112

TK131Doanh thu Sp đã tiêu thụ

Thuế GTGT (nếu có)

Số tiền chưa thu

1.2.6 Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán bán hàng.

1.2.6.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

Sơ đồ hạch toán chi tiết:

(1a) Hàng gửi bán

(1b) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(2) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(3) Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả

(4) Kết chuyển doanh thu thuần

(5) Bán hàng thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền

(6) Doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra

(7) Hàng bán bị trả lại

(8) Phản ánh thuế GTGT đầu ra của hàng bán bị trả lại

1.2.6.2 Doanh thu bán hàng trực tiếp hoặc doanh thu bán hàng theo phương thức

gửi hàng

Trang 34

TK3331

TK3387 TK515

TK111.112

Lãi Thuế

TK131

Số tiền chưa thu

Đã thu tiền

TK111,112 TK511

Số tiền thanh toán

Chiết khấu thanh toán

Khi thanh toán

Số tiền thanh toán

CK thanh toán

1.2.6.3 Doanh thu bán hàng trả góp

1.2.6.4 Bán hàng có chiết khấu thanh toán

- Bán hàng thu tiền ngay được hưởng chiết khấu thanh toán

- Bán hàng chịu hưởng chiết khấu thanh toán

Trang 35

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH HTTT KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI

HÙNG CHUNG NGHĨA 2.

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

2.1.1.Giới thiệu về công ty

2.1.1.1.Đặc điểm tình hình chung của công ty.

Tên Công ty: Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2.

Tên Tiếng Anh: Hung Chung Nghia 2 Trading Company Limited.

Tên viết tắt: HCN 2 CO.,LTD.

Địa chỉ: 334 Bà Triệu, Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Điện thoại: 04 39780654 (hoặc 09761069).

Fax: 04 397661070.

Số giấy phép đăng ký kinh doanh: 01020276644

Mã số thuế: 0102019754

Ngành nghề kinh doanh:

 Buôn bán xe máy Honda được sản xuất trong nước tại Honda Vĩnh Phúc

 Buôn bán các loại phụ tùng xe máy

Vốn điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ (Sáu tỷ đồng).

Danh sách thành viên góp vốn:

 Nguyễn Văn Hùng, trị giá vốn góp 4.000.000.000 (Bốn tỷ đồng)

 Nguyễn Văn Phi, trị giá vốn góp 2.000.000.000 (Hai tỷ đồng)

Người đại diện theo pháp luật của công ty:

Trang 36

 Nguyễn Văn Hùng : Giám đốc

 Nguyễn Văn Phi: Phó giám đốc

2.1.1.2.Quy trình bán hàng của công ty

Hình 2.1 Quy trình bán hàng của công ty.

2.1.2 Cơ cấu của công ty

Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 là công ty hạch toán độc lậpdưới sự quản lý trực tiếp Giám đốc và phó Giám đốc (những người sáng lập) Tổchức bộ máy quản lý gồm năm phòng ban và mỗi phòng ban đều có các trưởngphòng chịu trách nhiệm trực tiếp với giám đốc về công việc trong phòng ban củamình

Trang 37

Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý

Giám đốc công ty: Là người điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp

liên quan đến mảng hoạt động: nhận thầu các công trình xây dựng cơ bản, buôn bánvật liệu xây dựng,…chịu trách nhiệm trước pháp luật về công việc kinh doanh củacông ty

Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc và trực tiếp giúp Giám đốc quản lý về lĩnh

vực mặt hàng của công ty

Các phòng ban tham mưu cho Giám đốc và Phó Giám đốc: phòng kế toán, kỹ

thuật, kinh doanh-marketing, nhân sự, chăm sóc khách hàng Mối quan hệ giữa các

bộ phận này là mối quan hệ ngang cấp

Tổ chức bộ máy kế toán

Hình 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

Trang 38

Nhiệm vụ của phòng kế toán cụ thể:

- Kế toán trưởng: Là người duy nhất chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra

các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, tổ chức lập báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và phân công trách nhiệm cho từng người, từng bộ phận có liên quan, chịu trách nhiệm về các thông tin báo cáo trước Giám đốc và tổng công ty

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu của các nhân viên đem

lại, làm lại bảng biểu kế toán, sau đó trình lên kế toán trưởng ký

- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ lập bảng phân phối hoặc theo dõi tiền

lương, thưởng thực tế

- Kế toán tài sản cố định: Hàng tháng kế toán vật tư căn cứ vào phiếu nhập

xuất để lên chứng từ hàng hóa nhập xuất Đồng thời, căn cứ vào tình hình thực tế tăng giảm TSCĐ qua các biên bản bàn giao, nhượng bán… TSCĐ để ghi chép sổ sách liên quan

- Kế toán bán hàng: kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ bán các

mặt hàng trước khi ghi chép vào sổ sách có liên quan và làm thủ tục thanh toán (thu) cho khách hàng

- Kế toán tiền mặt tiền gửi ngân hàng: Định kỳ kế toán ghi chép, tập hợp,

phân loại các hóa đơn, chứng từ có liên quan để ghi sổ kế toán

- Kế toán thanh toán, công nợ: Ghi chép các khoản nợ, các khoản mà

khách hàng thanh toán cho công ty, phân loại hóa đơn, phiếu thu để ghi sổ kế toán

- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm xuất tiền, thu tiền dựa trên phiếu thu, phiếu chi

mà bộ phận kế toán đã lập sẵn (có dấu xác nhận của cấp trên)

Trang 39

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG Ở CÔNG TY2.2.1 Hình thức kế toán sử dụng

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ sốliệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phùhợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật kýchung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào cácchứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặcbiệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụphát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phùhợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thờivào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cânđối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái vàbảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cótrên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinhCó trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt saukhi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Trang 40

2.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo quyết định 15 của Bộ tài chính

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các TK sau:

- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512 – Doanh thu nội bộ

- TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện

- Và các tài khoản liên quan khác

Để kế toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 521 – Chiết khấu thương mại

- TK 531 – Doanh thu hàng bán bị trả lại

- TK 532 – Giảm giá hàng bán