- 1562: Phụ tùng.
2.2.3. Các chứng từ và báo cáo sử dụng
Hiện tại công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng QĐ15/2006 của Bộ tài chính.
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu xuất kho.
- Phiếu nhập kho. - Phiếu thu. - Phiếu chi.
2.2.3.2. Các sổ và báo cáo đưa ra
- Sổ nhật ký bán hàng.
- Sổ chi tiết các tài khoản. - Báo cáo hàng bán.
- Báo cáo công nợ khách hàng. - Báo cáo doanh thu bán hàng. - Bảng kê hóa đơn bán ra.
2.3. ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
2.3.1. Đánh giá hiện trạng
Hiện tại, Công ty TNHH Thương Mại Hùng Chung Nghĩa 2 đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán kế toán bán hàng. Phần mềm này có những ưu điểm sau:
- Ưu điểm:
Phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện ích, rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính rất phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các chương trình tính toán quản việc bán hàng được xử lý rất nhanh với điều kiện số bản ghi ít.
Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm và rất dễ sử dụng trong trường hợp số bản ghi không nhiều lắm đồng thời phần mềm này hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đồng thời doanh nghiệp không phải tốn nhiều chi phí để mua bản quyền của phần mềm này.
Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo chính theo quy định (báo cáo doanh thu, sổ chi tiết doanh thu, báo cáo bán hàng,…).
Thực tế cho thấy mặc dù phần mềm Microsoft Office Excel sử dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần dụng có nhiều tiện lợi nhưng các doanh nghiệp hiện nay đang dần từng bước áp dụng phần mềm Visual Studio. Lý do rất đơn giản vì
các doanh nghiệp hiện đang thấy rất rõ những khuyết điểm mà phần mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy những khuyết điểm của mềm Microsoft Office Excel mang lại. Vậy những khuyết điểm của phần mềm Microsoft Office Excel được thể hiện như sau:
- Nhược điểm:
Phần mềm excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống liệu vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xoá danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công.
Việc tính toán hàng tháng dựa trên excel có thể mất thời gian tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, tời vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh là không kịp thời.
Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị. trong đơn vị.
2.3.2. Giải pháp khắc phục
Với những nhược điểm của phần mềm excel như trên thì việc phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty. phát triển hệ thống là một yêu cầu vô cùng cấp bách đối với công ty. Qua đồ án em đưa ra giải pháp như sau:
- Về hình thức kế toán
Việc nhập chứng từ vào máy được thực hiện như sau:
Việc tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại vẫn được thực hiện thủ công ở bên ngoài nhưng không làm căn cứ để nhập vào máy, thủ công ở bên ngoài nhưng không làm căn cứ để nhập vào máy, việc nhập vào máy phải thực hiện trực tiếp từ chứng từ kế toán, trên phần mềm máy tính sẽ tự động in ra bảng tổng hợp kế toán cùng loại như đã lập thủ công, sau đó nhân viên kế toán so sánh đối chiếu
với bảng in ra từ máy và bảng lập thủ công để tìm ra sai sót sửa chữa. chữa.
Phần mềm kế toán trên sẽ in trực tiếp được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi,…
Đưa ra được các báo cáo về bán hàng của công ty tương đối đầy đủ. -Về quy trình luân chuyển chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận kế toán bán hàng phải chịu trách nhiệm về chứng từ đã lập, sau khi chứng từ trình Giám đốc kí duyệt. Do đó bộ phận kế toán bán hàng chuyên trách vào công việc kế toán của mình.
2.4. PHÂN TÍCH MỤC TIÊU, TÍNH CHẤT, YÊU CẦU VÀ MÔ TẢ BÀI TOÁN CỦA HỆ THỐNG. TOÁN CỦA HỆ THỐNG.
2.4.1. Xác định mục tiêu, dữ liệu đầu vào và các thông tin được đưa ra của hệ thống mới. thống mới.
2.4.1.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin mới.
- Quản lý được các danh mục cần thiết: tài khoản, khách hàng, nhân viên, phòng ban, hàng hóa, ngân hàng và danh mục kho. hóa, ngân hàng và danh mục kho.