- Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng Báo cáo hàng bán trả lại.
2.4.2.Mô tả bài toán cho hệ thống mớ
Với lĩnh vực kinh doanh là bán các xe máy và phụ tùng xe máy chính hiệu của HONDA sản xuất tại Vĩnh Phúc, khách hàng chủ yếu của công ty là các khách hàng đơn lẻ. Giá các sản phẩm của công ty thường được niêm yết ở mức chung và ít có sự thay đổi lớn về giá liên tục. Quy trình kế toán bán hàng của công ty được thực hiện như sau:
Khách hàng khi đến mua xe máy hoặc phụ tùng của công ty sẽ liên hệ trực tiếp với phòng kinh doanh- marketting. Nhân viên bán hàng sẽ tư vấn bán hàng cho khách hàng để khách hàng chọn được sản phẩm mà mình thích. Sau đó, khách hàng sẽ được chạy thử xe dưới sự giám sát và chỉ dẫn của nhân viên bán hàng. Sau khi khách hàng chạy thử và chấp nhận mua hàng, phòng kinh doanh- marketting sẽ gửi yêu cầu mua hàng của khách hàng về số lượng, chủng loại, hình thức thanh toán cho phòng kế toán.
Khi xuất kho các sản phẩm xe máy và phụ tùng bán cho khách hàng, bộ phận kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu xuất kho số xe máy và phụ tùng được bán cho khách hàng. Hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được in thành 3 liên: 1 liên kế toán bán hàng giữ làm cơ sở hạch toán và lên các báo cáo, 1 liên gửi cho
khách hàng và 1 liên sẽ giao cho cơ quan thuế. Phiếu xuất kho được in thành 3 liên: 1 liên bộ phận kế toán bán hàng giữ làm cơ sở hạch toán, 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho và 1 liên giao cho khách hàng.
Căn cứ vào số lượng và chủng loại xe máy, phụ tùng ghi trong phiếu xuất kho, bộ phân kho sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa cho khách hàng ngay.
Khách hàng sẽ tiến hàng đăng ký xe và bảo hiểm ngay tại cửa hàng ở bộ phận kế toán và bán hàng. Sau đó, xe sẽ được chuyển sang bộ phận kỹ thuật để nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra xe. Tại đây, nhân viên sẽ hướng dẫn sử dụng xe, hạn bảo hành, bảo dưỡng xe và cách lái xe an toàn.
Trường hợp khách hàng trả lại xe máy, phụ tùng không đủ tiêu chuẩn, quá hạn và không đảm bảo các thông số, công ty chấp nhận yêu cầu trả lại hàng của khách hàng, căn cứ vào số lượng và giá trị của xe, phụ tùng bị trả lại, nếu nhập lại kho kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng trả lại. Phiếu nhập kho sẽ in thành 3 liên: 1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên bộ phận bán hàng giữ. Căn cứ vào số lượng và giá trị của xe máy, phụ tùng bị trả lại, kế toán viết phiếu chi để chi tiền trả lại cho khách hàng.
Khách hàng có thế thanh toán bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản, khi khách hàng trả trực tiếp kế toán bán hàng viết phiếu thu 03 liên 01 thủ quỹ giữ làm căn cứ ghi sổ quỹ, 01 liên giao cho khách hàng, 01 liên kế toán bán hàng giữ làm cơ sở hạch toán. Nếu khách hàng thanh toán với hình thức chuyển khoản, kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào giấy báo có, báo nợ của ngân hàng để tiến hành ghi sổ.
Nếu quá hạn thanh toán hoặc khi có yêu cầu, phòng kế toán sẽ gửi thông báo về khoản nợ quá hạn cho khách hàng thông qua giấy báo nợ và bản liệt kê công nợ khách hàng. Về khoản nợ quá hạn dưới 30 ngày và có giá trị nhỏ thường được thông báo qua Email hoăc điện thoại. Ngược lại với khoản nợ có giá trị lớn thì sẽ thông báo cho khách hàng thông qua giấy báo nợ quá hạn.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán bán hàng sẽ lập các báo cáo và báo cáo thường kì gửi lên ban giám đốc: Báo cáo doanh thu bán hàng, nhật kí thu tiền, bảng kê hóa đơn GTGT, báo cáo hàng bán bị trả lại, báo cáo tổng hợp công nợ, báo cáo tổng hợp doanh thu. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để lãnh đạo công ty đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động mua hàng và bán hàng của công ty.
2.5. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ VÀ MÔ HÌNH KHÁI NIỆM LOGIC CỦA BÀI TOÁN. BÀI TOÁN.
2.5.1. Mô hình nghiệp vụ của bài toán.
2.5.1.1. Sơ đồ ngữ cảnh.
Phiếu xuất
kho
Giấy báo nợ quá hạn Phiếu chi Phiếu nhập kho HBTL
Hóa đơn GTGT Phiếu thu Phiếu xuất kho
Thông tin yêu cầu báo cáo Phiếu chi Phiếu thu
Giấy báo có Giấy báo nợ
Báo cáo
Thông tin HBTL Đơn đặt hàng
1
Hệ thống thông tin kế toán bán hàng Khách hàng
Bộ phận quản lý kho
Phòng kinh doanh- marketting
Ban lãnh đạo Thủ quỹ
Ngân hàng
Phiếu nhập kho HBTL
Hình 2.4. Sơ đồ ngữ cảnh của bài toán.
4.4. Lập báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng 4.5. Lập báo cáo, bảng kê khác
2.4. Kiểm tra giấy báo nợ, báo có. 2.5. Lập phiếu nhập kho hàng trả lại 2.6. Lập giấy báo nợ quá hạn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.Tiếp nhận thông tin 2.Xử lý chứng từ 3.Ghi sổ
4.Lập báo cáo
1.1. Tiếp nhận đơn đặt hàng 1.2. Tiếp nhận thông tin HBTL
2.1. Lập hóa đơn GTGT 2.2. Lập phiếu xuất kho
2.3. Lập phiếu thu,chi 3.1.Ghi sổ chi tiết hàng hóa 3.2.Ghi sổ chi tiết doanh thu
3.4.Ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán
4.1. Lập các sổ
4.2. Lập báo cáo tổng hợp hàng bán 4.3. Lập báo cáo tổng hợp doanh thu
2.4.Ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng
2.5.1.3. Mô tả chức năng lá cho sơ đồ phân cấp chức năng.
1.Tiếp nhận thông tin: Tiếp nhận các thông tin của khách hàng thông