Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 5 Thông điệp thuộc bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh trình bày về các nội dung phân biệt tư tưởng và kiến trúc tư tưởng Nguyễn Văn Chương

Mục tiêu chính trong chương 5 , quá trình tư tưởng, quá trình tư tưởng...cuối bài giảng là phần bài tập trắc nghiệm giúp sinh viên củng cố kiến thức.bài tập trắc nghiệmbài tập trắc nghiệmbài tập trắc nghiệm

Trang 1

Khoa QTKD - BM QTNS

Đại học Kinh tế TP HCM

cHào m ừ ng các H ọ c viên tHam gia L Ớ P H Ọ c

“Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ”

1

Trang 2

PHẦN 2 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

(Chiến lược giao tiếp)

Trang 3

Khoa QTKD - BM QTNS

CHƯƠNG 5

THÔNG ĐiỆP

3

Trang 4

Quy trình giao tiếp

Trang 5

Khoa QTKD - BM QTNS

MỤC ĐÍCH

Để kiến trúc lại những gì chúng ta

viết hay nói cho thích hợp, hữu ích

và có tính thuyết phục đối với đối

tượng giao tiếp của bạn.

5

Trang 6

THÔNG ĐIỆP:

CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP

Tư tưởng &

kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng

Kiến trúc tư tưởng

Trang 7

Khoa QTKD - BM QTNS

TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG

Phân biệt tư tưởng và

kiến trúc tư tưởng

Tư tưởng

Kiến trúc tư tưởng

THÔNG ĐiỆP

7

Trang 8

Ví dụ: Bạn nhận được những thông tin này từ người tổ chức cuộc họp mà bạn là thành viên đang tham gia:

“Chúng ta phải dành riêng phòng cho các báo cáo viên của ban quản trị ít nhất là 2 tuần

trước Tôi đang lo lắng về việc đưa các báo

cáo viên vào chương trình hội nghị Chúng ta cũng cần in các áp phích, tờ giới thiệu thông báo ai sẽ nói chuyện Anh có thể lo chuyện đó được không? Đừng quên rằng bích chương phải gồm cả số phòng nữa.”

Trang 9

Khoa QTKD - BM QTNS

Kiến trúc lại thông điệp:

“Tôi muốn nhắc anh về 3 việc phải sắp đặt

trước cho buổi nói chuyện của các báo cáo viên.

Mời thuyết trình viên và ấn định ngày giờ.

Dành sẵn phòng trước ngày 15/3

In bích chương ( Gồm cả tên báo cáo viên, thời gian và số phòng) để phân phát trước ngày 1/4 ”

9

Trang 10

Bạn nhận được tin hay điện thoại của nhân viên:

“Những người giao hàng của hãng vận tải ABC làm chúng tôi khổ sở vô cùng Họ đến trễ ít nhất 2 giờ mỗi ngày trong tuần này Ngoài ra, hầu hết thợ đóng kiện hàng đều ra về

sớm, khi đã đi thì một số hàng giao thực sự bị hư hỏng, với cách làm như vậy chúng tôi không thể đóng kiện hàng kịp

giờ Tôi nghĩ chúng ta phải làm một cái gì đó tốt hơn, vì

chúng ta đã mất 15% hàng hóa Có lẽ chúng ta nên mời ông Giám đốc hãng vận tải tới để nói chuyện, nhưng tôi đã gọi tới đó nhiều lần rồi, tôi nghĩ làm vậy cũng vô ích Tôi đã nghe

đủ lý do và thành thật nghĩ rằng họ đã quen giao hàng lúc 2 giờ trưa Như vậy chúng ta có thể thay đổi kíp thợ đóng kiện,

Trang 11

Khoa QTKD - BM QTNS

Kiến trúc lại thông điệp trên:

“Tôi đề nghị chúng ta tổ chức một

cuộc họp để thảo luận khả năng thay

đổi giờ làm việc cho kíp thợ đóng

kiện hàng Hãng vận tải ABC kiên

quyết chỉ giao hàng lúc 14 giờ thay

vì giao vào lúc 12 giờ như từ trước

tới nay, việc này đã làm hàng hóa hư

Trang 12

Khách quan

Trang 13

ngẫu nhiên chưa hoàn thiện.

13

Trang 14

Kiến trúc tư tưởng:

Sự sắp đặt, phân loại các dữ

kiện, ý tưởng, các đánh giá,

kết luận theo một trật tự logic,

kết cấu chặt chẽ.

Trang 15

Khoa QTKD - BM QTNS

THÔNG ĐiỆP QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG

Quá trình tư tưởng : là sự

kết nối theo trật tự của

Trang 16

Chú ý: Quá trình tư tưởng bao gồm 3 vấn để sau :

Nhận rõ những giả định

Rút ra những kết luận có giá trị

Hạn chế những nhược điểm trong lập luận

QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG

Trang 17

Khoa QTKD - BM QTNS

Giả định

Giả định chính là cơ sở của tất cả những bước tiếp theo trong quá trình tư tưởng Nếu giả định thay đổi thì sẽ làm cho mọi hoạt động của con người thay đổi theo.

Ví dụ: Bạn đi học; nếu bạn giả định rằng thời tiết

không mưa, trời đẹp thì hành động của bạn sẽ

khác nếu bạn dự báo thời tiết có mưa và lạnh

17

Trang 18

Tôi phải hoàn tất bản

báo cáo này, nếu không

tôi sẽ bị sa thải

Giả định: Không muốn mất việc làm

Tôi sẽ tìm cách làm

giảm sự tức giận của

khách hàng

Giả định: Không muốn mất khách hàng

Trang 19

Khoa QTKD - BM QTNS

Củng cố doanh nghiệp của chúng ta ở tại

chi nhánh Bình Dương là khâu thiết yếu để

đưa sản xuất đi vào nề nếp.

Tăng thêm ngân sách quảng cáo là việc

quan trọng vì đó sẽ là chiến dịch có hiệu

quả.

19

Trang 21

Khoa QTKD - BM QTNS

Nếu những giả định và những sự kiện là

hành trang để bắt đầu nhận thức của bạn

thì kết luận là việc bạn phải kết thúc.

Giả định : Nếu ngày mai

trời nắng

Kết luận : Tôi sẽ đi tắm biển

Giả định : Nếu ngày

mai trời không nắng,

sắp có dông

Kết luận : Tôi sẽ không đi tắm biển

Rút ra kết luận

21

Trang 23

Khoa QTKD - BM QTNS

Phương pháp diễn dịch : Bắt đầu từ

một nguyên lý chính hoặc một giả

định, sau đó áp dụng chúng vào một

trường hợp đặc thù và rút ra kết

luận.

Trong phương pháp diễn dịch, điều

cốt yếu là nguyên lý chính của bạn

phải đúng.

23

Trang 24

“Vấn đề X trong quy trình sản xuất làm cho sản xuất sút giảm” (Nguyên lý chính)

“Phân xưởng 1 đang vướng phải vấn đề X ” (Áp dụng cho trường hợp đặc thù) Vì vậy sản xuất

của phân xưởng 1 bị sút giảm (kết luận )

“Bảo quản sản phẩm ở nhiệt độ trên 15 độ C làm sản phẩm bị hư hỏng” (Nguyên lý chính)

“Hôm qua có người đã để sản phẩm ngoài trời qua đêm ở nhiệt độ trên 20 độ C (Áp dụng cho

Trang 25

bạn đưa ra là phải đáng tin cậy,

phải xác đáng và có tính tiêu biểu.

25

Trang 26

Bắt đầu bằng một loạt tính

chất đặc thù:

“Tôi sẽ mất nhiều thời giờ

tham dự cuộc họp”; “Tôi

mất nhiều thời giờ để nói

chuyện điện thoại”; “Tôi

mất nhiều thời gian để viết

bản báo cáo gửi cho

Rút ra sự khái quát hóa:

” Do đó, tôi sẽ tốn nhiều thời gian để giao tiếp.”

QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp)

Trang 27

Khoa QTKD - BM QTNS

Bắt đầu bằng một loạt tính

chất đặc thù:

Dũng: “ Không bao giờ tôi

phải cân đối sổ sách trong

công việc của mình”

Mạnh: “Tôi có thể nhờ

người khác làm sổ sách

kế toán khi cần thiết”

Rút ra sự khái quát hóa:

”Không cần học

kế toán cho mệt người”

Nhận xét: Những tính chất đặc thù trên có thể

không đáng tin cậy và không tiêu biểu.

Kết luận (Phương pháp quy nạp)

27

Trang 28

“Chúng ta có thể đưa sản phẩm ra trên thị trường”

Trang 29

Khoa QTKD - BM QTNS

Chú ý:

Quy nạp và diễn dịch là 2 phương pháp khác

nhau và trái ngược nhau.

Trong thực hành có thể phối hợp chúng với

nhau; Chúng ta, không thể không thể thu thập những tính chất đặc thù mà không có một

nguyên lý tổ chức nào đó; cũng không thể

Trang 30

tưởng của mình.

Điều quan trọng

không phải chia

đôi tư tưởng của

Trang 31

Khoa QTKD - BM QTNS

Những hạn chế trong lập luận

Ý tưởng của bạn có thể giống như một sản

phẩm đang di chuyển trên băng tải Tuy nhiên khi ý tưởng thay đổi hay chuyển động nó có

thể đi lệch theo nhiều cách khác nhau.

Không được kết luận vội vàng

Không được che dấu, né tránh

Không được đơn giản hóa quá mức vấn đề

3 quy tắc vàng để loại bỏ nhược điểm trong

quá trình tư tưởng

31

Trang 32

Khái quát hóa vội vã

“Chiến lược tiếp thị sản phẩm X đã thành công ờ Bình Dương vì vậy có thể đem áp dụng chương trình này trên tất cả thị trường của công ty chúng ta.”

Nguyên nhân giả

“ Ông trưởng phòng kinh doanh thật giỏi, lượng hàng bán ra của

3 quy tắc vàng

Trang 33

Y trên báo này”

Sai lầm : Bạn có thể quảng cáo sản phẩm X theo cách của sản phẩm Y không?

Tránh che dấu điểm quan trọng bằng cách né tránh vấn đề

“Tình trạng nghị việc của nhân viên trong công

ty gia tăng Có lẽ chúng ta nên tăng lương cho

họ để giữ họ lại”

Sai lầm : Đã bỏ qua những sai lầm khác.

33

Trang 34

Tránh nấp sau một sự tương tự không đúng:

“Nhà chọc trời càng nhiều tầng càng

dễ bị sét đánh Tương tự như vậy, một tổ chức càng nhiều tầng nấc càng dễ bị sụp đổ vì khủng hoảng kinh tế.”

Sai lầm : Che dấu sự khác biệt giữa thiên tai và khủng hoảng kinh tế.

Trang 35

Khoa QTKD - BM QTNS

Tránh nấp sau những hình ảnh phóng đại:

“ Chi phí trung gian của chúng ta là 15% trên giá thành sản phẩm, nếu

cứ theo tiến độ như vậy công ty sẽ

bị phá sản”

Sai lầm : Bỏ qua những luận cứ có thể của cách khác trong sự phát triển của doanh nghiệp

Trang 36

Tránh nấp sau những công kích không xác đáng ( Nhằm vào phê phán cá nhân chứ không phải phê phán ý tưởng)

“Chỉ vì sự vô trách nhiệm trong bảo quản sản phẩm X của anh, đã làm cho tỷ lệ hư hỏng sản phẩm của công ty tăng lên”

Tránh những nhận xét kết luận chung chung không cụ thể:

“ Năm vừa qua cô ấy đạt giải nhất tiếng hát truyền hình, vì vậy cô ấy có khả năng làm MC cho chương trình cuối năm của công ty chúng ta”

Trang 37

“ Chúng ta phải xâm nhập vào thị trường Bình Dương hoặc chúng ta sẽ bị phá sản”

Sai lầm : Bỏ qua những giải pháp khác.

“Vơ đũa cả nắm”

Sản phẩm Z thất bại vì khách hàng không thích màu đỏ của nó”

Sai lầm : Không tính đến các nguyên nhân khác.

37

Trang 38

THÔNG ĐiỆP

KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG

Một trong những sai lầm phổ biến nhất cho rằng người đọc muốn người

viết đi nhanh đến kết luận sau một tràng

chi tiết dồn dập Bạn mắc phải sai lầm

này khi bạn bắt đầu với những gì bạn

nghe thấy đầu tiên, rồi bạn mô tả diễn

biến, rồi bạn đưa người đọc tới chỗ nổi

bật nhất của giai đoạn kế tiếp, rồi sớm

hay muộn gì cũng đi tới một kết luận

hay một lời khuyên.

Trang 39

Khoa QTKD - BM QTNS

Cấu trúc thông điệp có hiệu quả đặt

trên cơ sở:

Cung cấp một hệ thống tư tưởng

cho đối tượng giao tiếp

Trang 40

Tạo hệ thống tư tưởng

Một cấu trúc có hiệu quả đặt trên cơ sở

cung cấp cho cử tọa một hệ thống các ý

tưởng- nói cách khác; chia ý tưởng của

Trang 41

Công nhân Sản xuất

Giám đốc Sản xuất

Trưởng phòng

Kế toán ……

Hệ thống tổ chức không rõ ràng

41

Trang 42

Ông / bà

Hệ thống phả hệ không rõ ràng

Trang 43

Nhân viên Nhân viên

Nhân viên

Hệ thống tổ chức rõ ràng

43

Trang 44

Ông/Bà Bác Cha/ Mẹ Cô/Chú Anh/Chị họ Anh/em bạn Em họ

Cháu họ Con Cháu họ

Cấu trúc phả hệ rõ ràng

Trang 45

45

Trang 46

Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất): Đây là những ý tưởng quan trọng nhất của bạn, là ý tưởng chung mà mọi ý tưởng

khác của thông điệp sinh ra Nó liên quan mật thiết tới mục tiêu giao tiếp của bạn

Ví dụ:

Qua 2 ví dụ trên ta thấy:

Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý: Kết luận có thể được tượng trưng từ Chủ tịch và mọi người khác có quan hệ với ông ta như thế nào

Trang 47

Hãy làm nổi bật kết luận vào những điểm đầu

và những điểm cuối, đừng bao giờ chôn kết

luận của bạn ở giữa phần chính bày.

47

Trang 48

Tóm gọn và giảng giải những ý

tưởng chính của bạn

Xác định những ý tưởng chính và

những ý tưởng thứ yếu

Xác định mối quan hệ giữa chúng

Chia thành những điểm chính yếu

Trang 49

Khoa QTKD - BM QTNS

Chia thành những điểm thứ yếu

Những điểm chính yếu lại được

chứng minh bằng những điểm thứ yếu

Trang 50

Chia thành những điểm thứ yếu

Lưu ý khi phác họa giản đồ:

Bất ký ý tưởng có tầm quan trọng chủ yếu

nào cũng phải khái quát hóa tất cả ý tưởng

thứ yếu phát sinh từ nó.

Tất cả các yếu tố trên cùng bình diện phải là

những ý tưởng cùng loại.

Giới hạn kiểm soát của cử tọa đối với ý

tưởng trên kim tự tháp trình bày.Thường thì

sự quan tâm chú ý tốt của cử tọa khoảng 5-7

Trang 52

(1)Những ý tưởng giải thích ( cho người

đọc biết về một điều gì đó) có thể thực

hiện theo 3 cách trình bày sau:

Sắp đặt theo thời gian

Sắp đặt trật tự theo yếu tố cấu thành

Sắp đặt theo mức độ quan trọng

Sắp xếp ý tưởng KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG

Trang 53

Khoa QTKD - BM QTNS

(2)Những ý tưởng thúc đẩy hành động: Cần

phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố, bởi vì

những ý tưởng này sẽ đưa đến sự thay đổi

trong đối tượng giao tiếp.

Các loại chiến lược cấu trúc thông điệp:

Chiến lược “tiếp cận trực tiếp”

Chiến lược “tiếp cận gián tiếp”

53

Trang 54

Chiến lược cấu trúc ( sắp xếp) thông điệp :

(a) Chiến lược “Tiếp cận trực tiếp”

Ý tưởng chủ yếu ở hàng đầu để đối tượng có thể

Trang 55

Khoa QTKD - BM QTNS

Chiến lược cấu trúc thông điệp :

(b) Chiến thuật “Tiếp cận gián tiếp”

(1)Trình bày phần ít bị tranh luận trước

(2) Trình bày lựa chọn bị bác bỏ trước

(3) Sử dụng chứng cứ mạnh mẽ nhất

sau cùng

55

Trang 56

Ví dụ 1 : cấp trên của bạn rất bận và yêu cầu

bạn đưa ra đề nghị giảm bớt một dây chuyền

sản xuất.

“Tôi đề nghị chúng ta cắt giảm dây chuyền sản xuất dụng cụ Lý do chính để đề nghị như vậy

là những dụng cụ đó không có khả năng phát triển lâu dài + (tiếp theo là phần phân tích của bạn)

Nhận xét : Lời đề nghị được phát biểu trước

tiên và rất minh bạch, lý luận mạnh mẽ nhất của

Trang 57

Khoa QTKD - BM QTNS

Ví dụ 2: cấp trên của bạn quan tâm hơn tới dây chuyền sản xuất dụng cụ Bản thân người đó liên quan đến sự thành công của dây chuyền đó Dĩ nhiên cũng quan tâm đến tương lai của công ty và đòi hỏi ý kiến của bạn để tham khảo.

Bạn có thể phát biểu : “Chúng ta không muốn hy sinh

những lợi ích tương lai cho những cái lợi trước mắt Do

đó, mặc dầu dây chuyền sản xuất dụng cụ vẫn còn đóng góp lợi nhuận cho công ty hiện nay, nhưng chúng ta cần xem xét để cắt giảm dây chuyền này bởi vì nó thiếu tiềm năng phát triển lâu dài” + (phân tích của bạn)

Nhận xét : Mở đầu ý tưởng bằng một cách phù hợp với người quản lý+ Chứng cứ tiêu cực bị bác bỏ (đi trước đề nghị và lý luận mạnh mẽ nhất của bạn).

57

Trang 58

ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài

1 Sự khác nhau giữa quá trình tư tưởng và kiến trúc tư tưởng là gì?

2 Ba nguyên tắc chỉ đạo cho quá trình tư tưởng là gì?

3 Giải thích sự khác nhau giữa lý luận diễn dịch và lý luận quy nạp là gì?

4 Điều cốt yếu trong quá trình diễn dịch và quá trình quy nạp là gì?

5 Nền tảng để kiến trúc tư tưởng là gì?

6 Kể tên 3 giai đoạn trong việc tạo ra một hệ thống tư

Trang 59

Khoa QTKD - BM QTNS

7 Kết luận của bạn có thể đặt ở đâu?

8 Giản đồ ý tưởng là gì nó có thể giúp ích cho bạn như thế nào?

9 Ba nguyên tắc cơ bản khi lập một giản đồ ý tưởng là gì?

10.Ba cách sắp đặt trất tự cho những ý tưởng để giải thích là gì?

11.Hai cách sắp đặt trật tự kêu gọi hành động là gì?

12.Sự khách nhau giữa chiến lược tiếp cận trực tiếp và tiếp cận gián tiếp là gì?

ÔN TẬP Câu hỏi kiểm tra mức độ hiểu bài

59

Trang 60

c) Nếu tôi học môn giao tiếp kinh doanh, tôi sẽ nâng cao hiệu quả công việc và triển vọng nghề nghiệp của tôi cũng sẽ tốt hơn.

d) Đề nghị của Dũng là phát động một chiến dịch quảng cáo toàn quốc để mở rộng thị trường chủa chúng ta về nhiều mặt.

ÔN TẬP

Trang 61

Khoa QTKD - BM QTNS

2/Hãy chỉ rõ những phát biểu sau đây là diễn dịch hay quy nạp

a) Hùng đã học chuyên ngành QTKD nên anh ta biết

rất nhiều về sự phát triển sản phẩm của công ty.

b) Thị trường Miền Tây đã sút giảm nhiều trong năm

qua làm cho việc đưa sản phẩm này vào thị trường

Trang 62

4/ Giao tiếp với cơ cấu lấy cử tọa làm cơ sở

là gì? Có thể chọn một bài viết hay quảng

cáo làm ví dụ và giải thích nó được đặt trên

cơ sơ cử tọa thay vì được cấu trúc theo hệ

thống khác như thế nào?

5/Lập giản đồ ý tưởng của chương này Hãy liệt kê những ý tưởng chủ yếu; Những điểm chính; những điểm chứng minh và sắp xếp

Trang 63

Khoa QTKD - BM QTNS

6/Giả sử bạn đã xác định phương thức duy nhất để nâng cao năng suất của nhân viên là tăng lương cho họ, tăng thời gian nghỉ phép

và tăng phúc lợi xã hội Bạn sẽ trình bày kết luận này như thế nào với cử tọa tán thành và

cử tọa không tán thành?

7/Hãy mô tả một cuốn sách hay một ai đó đã dạy cho bạn về một vấn đề nào đó đã giúp

bạn làm điều gì đó đặc biệt có hiệu quả Cơ

sở của hiệu quả đó là gì? Hãy xem xét những chiến lược đã đưa ra trong chương này, đặc biệt về việc kiến tạo một hệ thống ý tưởng và sắp đặt ý tưởng theo một trật tự.

63

Định dạng
Số trang	63
Dung lượng	565,35 KB