Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 8 Kỹ năng viết trình bày về quá trình soạn thảo tài liệu các mẫu thư từ trong doanh nghiệp, soạn thảo tài liệu các phân đoạn, kiến trúc cú pháp trong thư từ doanh nghiệp, lựa chọn từ ngữ.
Đại học Kinh tế TP. HCM cHào m Ừ ng các H Ọ c viên tHam gia L Ớ P H Ọ c “Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp” 1Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3Khoa QTKD-Bộ môn QTNS NỘI DUNG Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ 4Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn phác thảo Giai đoạn biên soạn Tránh trở ngại khi viết 5Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 1-Giai đoạn chuẩn bị 1. Tập trung vào nhiệm vụ 2. Thu thập thông tin: các phương pháp để thu thập thông tin: Phương pháp trực giác Phương pháp phân tích Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu 6Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Phương pháp trực giác Viết tự do Ghi chú Trưng cầu ý kiến 7Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Viết tự do Viết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích. 8Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Ghi chú Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra. 9Khoa QTKD-Bộ môn QTNS Thăm dò ý kiến Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không. 10Khoa QTKD-Bộ môn QTNS [...]... tinh thần để suy nghĩ lại Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 21 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -THƯ TỪ Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị Thư ng được quy chuẩn trong doanh nghiệp Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu... một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 19 Tránh những trở ngại Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi quá trình phác thảo Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo. .. QTKD-Bộ môn QTNS 34 BÁO CÁO- Tài liệu bổ xung Tài liệu bổ sung có thể gồm ba mục Phụ lục đứng riêng một mình Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 35 PHẦN 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC PHÂN ĐOẠN Khoa QTKD-Bộ môn... chiến lược giao tiếp Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt giấy và phân tích Gọt giũa bài viết Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 18 Tránh những trở ngại Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn Bạn không được viết liền một mạch Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức... Đề mục: Phổ biến kế hoạch kinh doanh năm 2010 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 29 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP - TỜ TRÌNH (BÁO CÁO) Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung… Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung Khoa QTKD-Bộ... có nhan đề (4 -8 từ) : tên và chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người nhận, và ngày tháng Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo (nếu bạn gởi trong nội bộ) thư ng nói đến thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời chào cuối thư Khoa QTKD-Bộ... chức vụ người viết 7 /Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 24 MẪU THƯ THÔNG DỤNG Không thụt đầu hàng Mỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Câu chào cuối thư Chữ ký Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 25 Mẫu hỗn hợp Ngày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký... Tham khảo tài liệu Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh động Hãy lướt qua những đoạn không xác đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 15 2-Giai đoạn phác thảo Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo Đây chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu Ghi... -xxx -Câu chào cuối thư Chữ ký Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 26 II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -BẢN GHI NHỚ Được sử dụng cho người trong cùng đơn vị Những yếu tố của bản ghi nhớ: (1) Ngày tháng; (2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay những người mà bạn gởi tới; (3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và (4) Khoảng “đề mục” Bản ghi nhớ thư ng được sử dụng khi: Thông báo, xác... một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách viết ra và có tài liệu lưu trữ Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 27 Chú ý: Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng hạn như: Đề mục: Thông báo Cũng không nên quá cụ thể, như: Đề mục: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận ba vấn đề Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 28 Chú ý: Đề mục cũng không thể là một câu hay một đoạn: