Bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh: Chương 4 Đối tượng giao tiếp Nguyễn Văn Chương

Mục tiêu trình bày trong chương 4 Đối tượng giao tiếp thuộc bài giảng Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh trình bày về các nội dung nhận diện về đối tượng giao tiếp: họ là ai, họ biết ai và họ cảm thấy gì, động viên đối tượng giao tiếp.

Trang 1

Đại học Kinh tế TP HCM

cHào m ừ ng các H ọ c viên tHam gia L Ớ P H Ọ c

“Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh”

Trang 2

Khoa QTKD-Bộ môn QTNS

PHẦN 2:

QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

(Chiến lược giao tiếp)

2

Trang 3

CHƯƠNG 4 ĐỐI TƯỢNG GIAO TiẾP

Trang 5

NỘI DUNG

Đối tượng giao tiếp

Nhận dạng đối tượng giao

Trang 6

Các yếu tố của quá trình truyền đạt

Trang 7

ĐỐI TƯỢNG GIAO TiẾP

Đối tượng giao tiếp: những

người tiếp nhận thông điệp

Trang 9

Môi trường

Người nhận thức

Trang 10

Họ là ai

Cử tọa chủ yếu : Ai là người tiếp nhận thông điệp chủ yếu từ bạn? Hình dung và xác định họ là ai?

Cử tọa thứ yếu : Ngoài những người tiếp nhận

thông điệp, xác định người được thông báo hay người có quyền chấp thuận những điều bạn viết hay nói

Người chủ chốt : Ai là thủ lĩnh hay là người quyết định

10

Trang 11

Họ biết gì và cảm nghĩ gì?

Kiến thức : Họ có thể hiểu văn phong và thuật ngữ nào? Họ cần biết chi tiết tới mức độ

nào?Trình độ của họ như thế nào?

Thái độ : Họ ủng hộ, chống đối hay dửng dưng với thông điệp của bạn? Thông điệp của bạn làm lợi hay đe dọa họ về phương diện nào?

Trang 12

Những biến số chung với tư cách là một

nhóm ( Trong trường hợp bạn không biết rõ

Dân tộc, tôn giáo

12

Trang 13

Thúc đẩy người giao tiếp

Một số kỹ thuật thúc đẩy :

Kỹ thuật thưởng phạt

Kỹ thuật nhu cầu phát triển, thăng

tiến

Kỹ thuật nhu cầu bình quân của cá

nhân (Thuyết cân bằng cá nhân)

Kỹ thuật phân tích ưu và nhược điểm

Kỹ thuật thích ứng với cá tính của đối

tượng

Trang 14

Kỹ thuật Thưởng và phạt

14

Trang 15

Chú ý: khi sử dụng hình thức phạt:

Hình phạt chỉ có hiệu quả khi bạn thực sự

kiểm soát được hành động của họ.

Trang 16

Chú ý: khi sử dụng hình thức phạt:

Đe dọa có thể tạo sư căng thẳng, làm không

khí giao tiếp trở nên căng thẳng.

Có khuynh hướng làm cho mọi người xa lánh

Khơi nguồn cho một phản ứng chống đối

16

Trang 17

Chú ý : Khi sử dụng hình thức thưởng

Phần thưởng phải có ý nghĩa quan trọng

Phần thưởng phải thích đáng và chân thành

đối với đối tượng giao tiếp.

Phải thưởng ngay, kịp thời

Phần thưởng phải thực tế

Trang 18

Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 18

Trang 19

Lý thuyết nhu cầu A Maslow

(1) (2) (3) (4) (5)

Trang 20

Thỏa mãn &

Không thỏa mãn

20

Trang 21

Kỹ thuật nhu cầu cân bằng của con người

Mọi người luôn có xu hướng cân bằng trong

trạng thái tâm lý (Còn gọi là trạng thái kiên định, trạng thái quân bình, trạng thái không vướng bận,

lo âu)

Khi con người thấy những ý tưởng mâu thuẫn

với những điều họ tin tưởng thì họ sẽ mất đi

trạng thái quân bình và cảm thấy lo âu

Khi cảm thấy lo âu hay mất đi trạng thái cân

bằng thì họ sẽ tìm cách tái lập sự cân bằng

Trang 22

Con người tái lập

sự cân bằng

Khi một thông tin truyền đạt mâu thuẫn và đe dọa những điều họ đang tin tưởng.

Ví dụ: Họ đang nghĩ

về sự tin tưởng, nhưng chúng ta nói với họ mình không cần họ nữa.

Họ có thể chống cự

hay phủ nhận lại thông tin mới.

Họ sẽ làm suy giảm

giá trị của thông tin

Chấp nhận ý tưởng

và hình thành sự cân bằng mới

22

Trang 23

“Năm tháng trôi qua người ta đóng một cái

tủ đựng ý tưởng và những quan điểm của

họ Những ý tưởng và quan điểm đó hợp

với thị hiếu của họ và họ cảm thấy thoải

mái Những ý tưởng đó làm cho họ yên

tâm, chúng thích ứng rất tốt với họ- Như

một đôi giày cũ, chúng được định hình

theo đường nét chung quanh Người ta

ngần ngại vứt bỏ ý tưởng cũ để thay vào

đó một cái gì đó mới mẻ Khi họ thử một ý

tưởng mới, nó làm cho họ lúng túng Ý

tưởng đó không phải được tạo ra cho họ,

họ thấy thiếu vắng sự an toàn của những ý

tưởng cũ”

Trang 25

Phản ứng tâm lý khi thay đổi

Sốc, hoảng sợ, tê liệt

Chống đối

Nhượng bộ

Chấp nhận thay đổi

Trang 26

Ứng dụng trong giao tiếp:

Làm cho sự lo âu hay vấn đề khó khăn khiến

cho họ bị mất cân bằng nghiêm trọng, rồi đưa

ra giải pháp giúp cho họ tìm lại sự cân bằng.

26

Trang 27

Ví dụ : Bạn đang phải tìm cách thuyết phục

người quản lý vốn rất ghét tổ chức

họp-Bạn có thể làm cho sự lo âu trầm trọng tăng lên (“ Tinh thần làm việc của nhân viên trong đơn vị đang xuống thấp, số người nghỉ việc cao, tình trạng đi trễ ngày càng trầm trọng”)

Trang 28

Ứng dụng trong giao tiếp :

Ràng buộc những thông tin có khả năng làm

mất sự cân bằng vào những nhu cầu của

họ-Hay nói cách khác là nhấn mạnh vào những lợi ích hay những giá trị của họ.

Ví dụ: Bạn biết rõ thái độ thường lệ của nhà

quản trị là tiết kiệm ngân sách, hãy ràng buộc những yêu cầu của bạn vào những gì là quan trọng với họ: tăng năng suất lao động, giảm

chi phí, tiết kiệm thời gian…

28

Trang 29

Ứng dụng trong giao tiếp:

Tập trung vào những điểm đặc trưng chủ

yếu.

Khuyến khích sự tham gia tích cực bằng hình

thích tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào vấn

đề bạn đang muốn họ quan tâm hay chấp

nhận.

Ví dụ : Bạn muốn chống thất thoát điện-Mời mọi người tham gia cuộc tọa đàm nhỏ về sử dụng

Trang 30

Kỹ thuật phân tích ưu và nhược điểm

Kỹ thuật này chính là đưa những tư

tưởng kinh tế vào tâm lý để thúc đẩy con người Ở một góc độ nào đó người truyền đạt và đối tượng giao tiếp giống như hoạt động giao dịch giữa người bán và người mua Vì vậy một món lời lớn cũng sẽ tác động mạnh đến đối tượng giao tiếp của

bạn.

30

Trang 31

Kỹ thuật phân tích ưu và nhược điểm

3 chiến thuật để làm tăng khả năng thuyết phục

Phân tích cả mặt lợi và mặt hại của những ý

tưởng mới.

Phân tích cả mặt lợi và mặt hại của những ý

tưởng mới đối với đối tượng giao tiếp.

Xác định những cái lợi chủ yếu của đối tượng

giao tiếp sẽ đạt được.

Chú ý: Con người không đơn giản như các

Trang 32

Kỹ thuật thích nghi với tính cách của người khác

Kỹ thuật này đòi hỏi người giao tiếp phải sử dụng lý thuyết tâm lý để đoán trước người ta

sẽ hành động ra sao Người giao tiếp sẽ phân tích những gì sẽ tác động đến đối tượng giao tiếp.

2 chiều hướng mô tả tính cách của cá nhân

Tạo lập mối quan hệ: Tập thể - Riêng lẽ

Sự thay đổi của cá nhân: Duy trì hiện tại –

Thay đổi hiện trạng

32

Trang 33

Hoạt động riêng lẽ

Hoạt động tập thể

Thay đổi hiện trạng

Người kiểm tra

Để thực hiện“Giấc mơ”

Trang 34

Ví dụ minh họa: Bạn phải viết một bản báo

cáo cho nhà quản trị của minh.

Nhà quản trị “ Người kiểm tra”:

Đặc điểm nhóm “người kiểm tra”: Làm việc

một mình, rất cẩn thận, kiên định , “quan liêu,

bàn giấy”

Hãy viết với giọng điệu thực tế, nhiều thông

tin và dữ kiện, đề nghị nhiều khả năng lựa

chọn khác nhau và đưa ra kết luận lọc trong

những khả năng đó Hãy nhấn mạnh truyền

thống, quá trình và hệ thống

34

Trang 35

Nhà quản trị “Người vận động”:

Đặc điểm nhóm “người vận động”: Đầy ý tưởng,

hăng hái, vui vẻ, có óc sáng tạo, hăm hở, muốn thay đổi công việc theo ý tưởng của mình, đôi khi sa vào định kiến

Hãy viết với giọng điệu hứng khởi và giàu thông

tin Nhấn mạnh ở điểm ý tưởng của bạn liên kết với ý tưởng hay “giấc mơ” của họ như thế nào Bạn có thể đưa ra nhiều quan điểm, nhiều thông tin Hãy nhớ,

Người này bị thuyết phục vì giá trị của bản thân ý

tưởng

Trang 36

36

Trang 37

Trình bày với nhà quản trị “Người chỉ huy”

Đặc điểm: Đây là nhà doanh nghiệp

kiểu mẫu, thích hành động và kết quả,

quyết định thay đổi theo kết quả, trực

tiếp, quyết đoán, áp đặt

Để thuyết phục: Khi trình bày bạn phải

sử dụng cách thể hiện tập trung chủ

yếu trên kết quả và hiệu suất công

việc, trình bày ngắn gọn, có thể đưa ra

một bản tóm lược ngắn, đề xuất kiến

nghị và kết luận một cách rõ ràng

Trang 38

Ôn tập

38

Trang 39

ÔN TẬP

Câu hỏi kiểm tra:

1 Ba nhóm người nào bạn có thể kể ra khi

phân tích đối tượng giao tiếp

2 Tại sao phải phân tích những gì đối

tượng giao tiếp của bạn biết? Những gì

họ cảm thấy?

3 Liệt kê 4 đặc điểm của việc khen thưởng

có hiệu quả.

4 Liệt kê 4 lý do khiến đe dọa, trừng phạt

có thể không đạt hiệu quả trong giao tiếp.

Trang 40

ÔN TẬP

Câu hỏi kiểm tra:

5 Tại sao nhu cầu cân bằng của con người

có thể làm giao tiếp bị trở ngại?

6 Bạn có thể sử dụng nhu cầu cân bằng

của cá nhân làm tăng khả năng thuyết

phục bằng 4 phương pháp nào?

7 Hãy giải thích 3 chiến thuật sử dụng phân tích lợi hại để giao tiếp có hiệu quả.

8 Tại sao phải quan tâm đến đặc trưng cá

tính khi động viên cử tọa của bạn?

40

Trang 41

3 Giả sử bạn phải phát biểu trước một nhóm người

mà bạn không biết gì về họ Bạn sẽ tìm hiểu về

những gì họ biết và cảm nghĩ bằng cách nào? Bạn

sẽ sử dụng nguồn thông tin nào và đặt những câu

ÔN TẬP

Trang 42

6 Phân tích nhu cầu thăng tiến với tư cách là học

viên giao tiếp doanh nghiệp

ÔN TẬP

42

Trang 43

Câu hỏi áp dụng:

7 Tại sao sự hiểu biết về nhu cầu thăng tiến của người khác giúp bạn khôi phục sự cân bằng cho họ khi sự cân bằng của họ bị đe dọa?

8 Hãy cho ví dụ cụ thể mà nhu cầu thăng tiến được thỏa mãn sẽ giúp chống lại sự lo âu

mà thông điệp của bạn có thể gây ra

9 Giả sử bạn tiếp thị một loại sản phẩm mới, bạn sẽ dùng hình thức lôi cuốn nào đối với

4 mẫu người Loại khen thưởng bằng lời

ÔN TẬP

Định dạng
Số trang	43
Dung lượng	0,99 MB