Một cấu trúc có hiệu quả đặt trên cơ sở cung cấp cho cử tọa một hệ thống các ý tưởng- nói cách khác; chia ý tưởng của bạn thành từng nhóm và đặt những
nhóm đó vào những vị trí tầng nấc khác nhau.
Khoa QTKD - BM QTNS Chủ tịch Giám đốc Kinh doanh Trưởng phòng Kinh doanh Công nhân Sản xuất Giám đốc Sản xuất Trưởng phòng Kế toán …… Hệ thống tổ chức không rõ ràng
Tạo hệ thống tư tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Ông / bà
Anh Bạn Cha/Mẹ Cô/ Chú Anh họ Em họ
Hệ thống phả hệ không rõ ràng
Tạo hệ thống tư tưởng
Khoa QTKD - BM QTNS
Chủ tịch
P.Chủ tịch P.Chủ tịch P.Chủ tịch Giám đốc Giám đốc Giám đốc
Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Hệ thống tổ chức rõ ràng
Tạo hệ thống tư tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Ông/Bà
Bác Cha/ Mẹ Cô/Chú
Anh/Chị họ Anh/em bạn Em họ
Cháu họ Con Cháu họ
Tạo hệ thống tư tưởng
Khoa QTKD - BM QTNS
Để tạo hệ thống tư tưởng rõ ràng, bạn cần phải:
Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất)
Chia bài viết và bài nói của bạn thành những điểm chính
Chia những điểm chính thành những điểm chứng minh
Tạo hệ thống tư tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Nhấn mạnh kết luận của bạn ( hay những ý tưởng quan trọng nhất): Đây là những ý tưởng quan trọng nhất của bạn, là ý tưởng chung mà mọi ý tưởng
khác của thông điệp sinh ra. Nó liên quan mật thiết tới mục tiêu giao tiếp của bạn.
Ví dụ:
Qua 2 ví dụ trên ta thấy:
Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý: Kết luận có thể được tượng trưng từ Chủ tịch và mọi người khác có quan hệ với ông ta như thế nào.
Khoa QTKD - BM QTNS Đường cong ký ức của cử tọa Bắt đầu Kết thúc Thấp nhất Cao nhất
Hãy làm nổi bật kết luận vào những điểm đầu và những điểm cuối, đừng bao giờ chôn kết luận của bạn ở giữa phần chính bày.
Tạo hệ thống tư tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Tóm gọn và giảng giải những ý tưởng chính của bạn
Xác định những ý tưởng chính và những ý tưởng thứ yếu
Xác định mối quan hệ giữa chúng
Chia thành những điểm chính yếu
Khoa QTKD - BM QTNS
Chia thành những điểm thứ yếu
Những điểm chính yếu lại được
chứng minh bằng những điểm thứ yếu hơn nữa.
Phác họa ý tưởng thứ yếu bằng những giản đồ
Tạo hệ thống tư tưởng
Chia thành những điểm thứ yếu
Lưu ý khi phác họa giản đồ:
Bất ký ý tưởng có tầm quan trọng chủ yếu nào cũng phải khái quát hóa tất cả ý tưởng thứ yếu phát sinh từ nó.
Tất cả các yếu tố trên cùng bình diện phải là những ý tưởng cùng loại.
Giới hạn kiểm soát của cử tọa đối với ý
tưởng trên kim tự tháp trình bày.Thường thì sự quan tâm chú ý tốt của cử tọa khoảng 5-7
Khoa QTKD - BM QTNS
Sắp xếp ý tưởng
Việc sắp đặt các ý tưởng thường nhắm đến 2 điểm chính sau:
(1) Cho đối tượng giao tiếp biết về một điều gì đó,
(2) Yêu cầu người giao tiếp làm một điều gì đó.
Mục đích
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
(1)Những ý tưởng giải thích ( cho người đọc biết về một điều gì đó) có thể thực hiện theo 3 cách trình bày sau:
Sắp đặt theo thời gian
Sắp đặt trật tự theo yếu tố cấu thành
Sắp đặt theo mức độ quan trọng
Sắp xếp ý tưởng
Khoa QTKD - BM QTNS
(2)Những ý tưởng thúc đẩy hành động: Cần phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố, bởi vì
những ý tưởng này sẽ đưa đến sự thay đổi trong đối tượng giao tiếp.
Các loại chiến lược cấu trúc thông điệp:
Chiến lược “tiếp cận trực tiếp”
Chiến lược “tiếp cận gián tiếp”
Sắp xếp ý tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Chiến lược cấu trúc ( sắp xếp) thông điệp : (a) Chiến lược “Tiếp cận trực tiếp”
Ý tưởng chủ yếu ở hàng đầu để đối tượng có thể nhận thấy ý tưởng đó dễ dàng.
Sử dụng những chứng cứ mạnh mẽ nhất ở thời điểm ban đầu để người nghe hay đọc có thể tiếp cận được nó đầu tiên.
Những lập luận quan trọng nhất và chấm dứt bằng lập luận ít quan trọng
Sắp xếp ý tưởng
Khoa QTKD - BM QTNS
Chiến lược cấu trúc thông điệp :
(b) Chiến thuật “Tiếp cận gián tiếp”
(1)Trình bày phần ít bị tranh luận trước (2) Trình bày lựa chọn bị bác bỏ trước (3) Sử dụng chứng cứ mạnh mẽ nhất
sau cùng
Sắp xếp ý tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
Ví dụ 1: cấp trên của bạn rất bận và yêu cầu bạn đưa ra đề nghị giảm bớt một dây chuyền sản xuất.
“Tôi đề nghị chúng ta cắt giảm dây chuyền sản xuất dụng cụ. Lý do chính để đề nghị như vậy là những dụng cụ đó không có khả năng phát triển lâu dài + (tiếp theo là phần phân tích của bạn)
Nhận xét: Lời đề nghị được phát biểu trước
Sắp xếp ý tưởng
Khoa QTKD - BM QTNS
Ví dụ 2: cấp trên của bạn quan tâm hơn tới dây chuyền sản xuất dụng cụ. Bản thân người đó liên quan đến sự thành công của dây chuyền đó. Dĩ nhiên cũng quan tâm đến tương lai của công ty và đòi hỏi ý kiến của bạn để tham khảo.
Bạn có thể phát biểu: “Chúng ta không muốn hy sinh những lợi ích tương lai cho những cái lợi trước mắt. Do đó, mặc dầu dây chuyền sản xuất dụng cụ vẫn còn đóng góp lợi nhuận cho công ty hiện nay, nhưng chúng ta cần xem xét để cắt giảm dây chuyền này bởi vì nó thiếu tiềm năng phát triển lâu dài” + (phân tích của bạn)
Nhận xét: Mở đầu ý tưởng bằng một cách phù hợp với
người quản lý+ Chứng cứ tiêu cực bị bác bỏ (đi trước đề nghị và lý luận mạnh mẽ nhất của bạn).
Sắp xếp ý tưởng
KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG
ÔN TẬP