Báo cáo thực tập nghề lưa trữ: " Tại trung tâm Lưu trữ quốc gia II" pps

- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhânở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao; - Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chứ

TRƯỜNG TRUNG CẤP VĂN THƯ LƯU TRỮ TW

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 2

BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ 5

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN 7

PHẦN I 8

KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 8

I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP: 8

1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: 8

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II 11

II KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 12

1 Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: 12

4 Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục: 21

a/ Ưu điểm: 21

Trực tiếp thực hiện các công việc và báo cáo kết quả đạt được của cơ quan phân công 22

Khái quát nội dung của Phông tài liệu Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 1957 -1964 22

a) Lịch sử hình thành Phông: ( 1957-1964) 22

Phương án phân loại và lập hồ sơ Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền 28

Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông; 28

IV- TÀI CHÍNH -KẾ TOÁN 28

c) Đề xuất ý kiến: 39

KẾT LUẬN 44

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng caocủa khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò quan trọng càng quan trọngtrong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữgóp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tếcũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý Trong quá trình xâydựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế thừanhững tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo duc,tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn Như vậy để công tác lưu trữ ngàycàng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo Cần phải xây dựng một

hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ

Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ đã đào tạonguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ Góp phần hiện đại hoá công táclưu trữ trong văn phòng hiện nay

Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi vớihành” Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiếnthức học trên lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưutrữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinh viên

có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao năng lựcvận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát huy khả năngsáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ sở cho công tácsau này Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về lưu trữ Nhằm

tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học trên trường thìcũng cần có áp dụng thực tế công việc.

Sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấpthuận của Ban Giám Đốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đã cho em đến thực tập tại

cơ quan và được phân vào Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010

Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Lưu trữ được các thầy, cô trongtrường trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp em nghiên cứu, tìm hiểutình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ quan và thực hành các khâunghiệp vụ của công tác Lưu trữ tại cơ quan

Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chânthành nhất tới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Trà

đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi emhoàn thành báo cáo này Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến tập thể Ban Giámđốc trung tâm Lưu trữ quốc gia II đặc biệt là cô Nguyễn Thị Dung (Trưởng phòngChỉnh lý tài liệu) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình,chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiệntiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm, thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưutrữ thuộc chuyên môn của mình

Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiêntiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót.Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốc trungtâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân,nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình Nhằm phục vụcho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn !

Học sinh thực hiện

Nguyễn Thị Thủy

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

 



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 08 năm 2010

BẢN TỰ ĐÁNH GIÁ

Kính gửi : Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II

Em tên : Nguyễn Thị Thủy

Là học viên : Lớp Lưu trữ 15

Chuyên ngành : Lưu trữ

Trường trung cấp Văn thư – Lưu trữ Trung ương

Được sự tiếp nhận của ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Em đượcnhận vào thực tập tại Phòng Chỉnh lý từ ngày 27/6 – 20/8/2010 Trong quá trìnhthực tập tại cơ quan, em luôn cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môngiao cho

Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào công việcthực tế của cơ quan, em luôn cố gắng tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đãhọc Bản thân em xác định việc thực tập có vị trí quan trọng trong chương trình họccủa mình Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em

đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quy định Trong quá trình thực tập em xin tự đánh giá bản thân mình:

+ Ưu điểm:

- Hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Nhà trường giao

- Chấp hành tốt nội quy của cơ quan, đến đúng giờ

- Chịu khó tiếp thu học hỏi, biết lắng nghe những ý kiến đóng góp, kinhnghiệm trực tiếp của các anh chị trong cơ quan

+ Khuyết điểm:

- Do bước đầu tiếp xúc khối lượng tài liệu lớn nên còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc

- Còn nhiều sai sót, chưa xử lý nhanh nhạy giữa lý thuyết và thực hành

Đến nay em đã hoàn thành thực tập của mình

Em xin chân thành biết ơn Ban Giám đốc và cán bộ chuyên môn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt thực tập này

HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thủy

TRUNG TÂM LƯU TRỮ QG II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tp Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 8 năm 2010.

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN

Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, xác nhận :

Học viên : Nguyễn Thị Thủy

Lớp: Lưu trữ 15 Khóa 2009 – 2011, đã đến thực tập tại phòng Chỉnh lý tài

liệu, Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia II

Thời gian thực tập : từ ngày 27/6/2010 đến ngày 20/8/2010

Trong thời gian thực tập tại cơ quan, học viên Nguyễn Thị thủy đã chấp hành nghiêm chỉnh quy chế làm việc, nội quy sinh hoạt của cơ quan, tích cực trong công việc, có ý thức cầu tiến, hoàn thành tốt công việc được giao

TRƯỞNG PHÒNG GIÁM ĐỐC

Nguyễn Thị Dung

PHẦN I

KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN

THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP:

1.Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:

 Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh;

 ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ;

 Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn;

 Website :archives.gov.vn.

a) Quá trình thành lập, phát triển của cơ quan:

Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là

“Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam” Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của

Thường vụ Trung ương Cục miền Nam

Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng đã ra quyếtđịnh số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng

hòa Miền nsam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục

Lưu trữ Phủ Thủ tướng

Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng đã ra Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưutrữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Đểđáp ứng các yêu cầu của nhà nước và của ngành trong thời kì đổi mới, ngày06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên

kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II.

Năm 1999 nhằm giải quyết một số vấn đề cấp bách của ngành và hoàn thiện

tổ chức của các đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành

QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữQuốc gia II

Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước

b) Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự:

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của cơ quan:

 Chức năng:

Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 thì Trungtâm Lưu trữ quốc gia II có chức năng sưu tầm, thu thập; bảo quản và tổ chức sửdụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; các cơ quan, tổ chứcTrung ương của chế độ Việt Nam Cộng hòa, các cơ quan tổ chức của Mỹ và chưhầu có trụ sở đóng tại miền Nam Việt Nam; các cơ quan Trung ương của Mặt trậnDân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; các cơ quan, tổ chứcTrung ương của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩaViệt Nam và tư liệu của các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình và dòng họ tiêu biểusau 30/4/1975 trên lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định của pháp luật

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại TP.HCM, có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng

 Nhiệm vụ:

Với chức năng như trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có những nhiệm vụ vàquyền hạn sau:

- Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân

ở trong nước và ngoài nước thuộc thẩm quyền được giao;

- Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc nguồnnộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II;

- Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm viquản lý của Trung tâm II;

- Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu lưu trữ đặcbiệt quý, hiếm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm II và của các cơ quan, tổchức lưu trữ khác có nhu cầu;

- Thực hiện tu bổ, phục chế với những tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng;

- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưutrữ; thực hiện thống kê và báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước;

- Thực hiện việc thông báo, giới thiệu, công bố và phục vụ sử dụng tài liệu, tưliệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II;

- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phícủa Trung tâm II theo quy định của pháp luật và quy định phân cấp của Cụctrưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

 Cơ cấu tổ chức:

Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữquốc gia II thì hiện nay Trung tâm có cơ cấu bao gồm 07 phòng Việc tổ chức, cũngnhư chức năng, nhiệm vụ của các phòng do Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia IIquy định Cụ thể như sau:

 Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức thực hiện việc lựa chọn, thu thập, bổ sung các loạihình tài liệu vào bảo quản ở trong kho

 Phòng Chỉnh lý tài liệu:

Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu

và xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho

 Phòng Tin học và Công cụ tra cứu:

Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tàiliệu của Trung tâm II.

 Phòng Bảo quản tài liệu:

Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể cả tài liệu Châu bản, Mộc bản, tàiliệu phim ảnh, ghi âm) và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu

 Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu:

Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệunghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng và quản lý hệ thống công cụ tra cứu của Trung tâm

 Phòng Hành chính - Tổ chức:

Thông tin, tổng hợp hoạt động của trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán

bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý cơ sở vật chấtphục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan

lý tài liệu

Phòng Chỉnh

lý tài liệu

Phòng Tin học

và Công

cụ tra cứu

Phòng Tin học

và Công

cụ tra cứu

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng Bảo quản tài liệu

Phòng

Tổ chức

sử dụng tài liệu

Phòng

Tổ chức

sử dụng tài liệu

Phòng Hành chính -

Tổ chức

Phòng Hành chính -

Tổ chức

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng

Kế toán

Phòng

Kế toán

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học và 01 PhóGiám đốc với trình độ Thạc sĩ, do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bổnhiệm.

+ Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm cá nhân

trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Giám đốc phụ trách chung,trực tiếp quản lý công tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan

+ Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp

vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, công tácchỉnh lý và thu thập tài liệu

+ Phòng Tin học và Công cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư

tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật)

+ Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03

Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ)

+ Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ

viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp)

II KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

CƠ QUAN

1 Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:

 Phòng Hành chính - Tổ chức (tiền thân là phòng Hành chính – Quản trị - Tổchức) được thành lập ngày 01/8/1995

 Hiện nay Phòng Hành chính - Tổ chức thành lập bộ phận văn thư, bố trí cán

bộ văn thư chuyên trách với số lượng là 01 người – trình độ Trung cấp (tốt nghiệpngành Thư ký văn phòng) với chức danh là Lưu trữ viên Trung cấp

 Do nhận thức được công tác văn thư là một khâu rất quan trọng trong quátrình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đếncông tác văn thư Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướngdẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư với mục đích đưa công tác văn thư ngàycàng trở tốt hơn

Ví dụ : Trung tâm đã ban hành công văn về việc trình duyệt và kí văn bản với

nội dung cụ thể để công tác văn bản được nhanh chóng và chính xác

2 Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:

a) Việc quản lý văn bản đến:

 Những cơ quan thường gửi văn bản đến trung tâm Lưu trữ quốc gia II là BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

 Số lượng văn bản đến trong năm 2009 là văn bản 620 văn bản

 Do số lượng văn bản đến ít nên Phòng đã lập duy nhất một sổ công văn đến

để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau

 Việc đăng ký văn bản đến bằng cả hai phương pháp: truyền thống và hiệnđại là dùng sổ và phần mềm quản lý văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước

Quy trình tiếp nhận :

Văn bản đến của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II từ nhiều nguồn khác nhau,nhưng tất cả được tiếp nhận tại bộ phận văn thư cơ quan Văn bản đến được gửibằng đường bưu điện, bằng Fax Trường hợp nhận được những văn bản quan trọng,

hoặc do yêu cầu của nơi gửi văn bản có kèm Phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu,

ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản

Văn thư tiến hành kiểm tra sơ bộ bì văn bản xem có đúng địa chỉ và cònnguyên vẹn không sau đó phân loại và bóc bì Trừ những bì thư có gửi đích danh thìkhông bóc bì mà chuyển trực tiếp cho người nhận

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu đến để xác nhận văn bản đã qua vănthư, ghi nhận ngày tháng, số văn bản đến

Vào sổ công văn đến và phần mềm quản lý văn bản hành chính Ghi lạinhững thông tin cơ bản của văn bản

Tiếp theo trình Lãnh đạo ký, xem xét cho ý kiến phân phối chuyển giao đồngthời ấn định số lượng bản cần sao chụp

Sau đó nhân viên văn thư vào sổ đăng ký công văn đến một lần nữa ghi nơinhận văn bản rồi phân phối Sao chụp văn bản nếu có và chuyển giao văn bản theo ýkiến chỉ đạo của lãnh đạo

Hiện nay Trung tâm Lưu trữ quốc gia II không lập Sổ chuyển giao văn bảnđến nên người nhận văn bản ký tên vào cột ký nhận trong sổ đăng ký Văn bản đếnngày nào được chuyển giao ngay trong ngày đó

b) Việc quản lý văn bản đi:

 Những loại văn bản mà cơ quan thường soạn thảo và ban hành là Quyết định,Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Công văn

 Mẫu các loại văn bản đó (xem phụ lục số 7)

 Do số lượng văn bản đi ít nên Phòng Hành chính – Tổ chức đã lập duy nhất một

sổ công văn đi để đăng ký cho tất cả các loại văn bản khác nhau Mẫu sổ nàygiống với mẫu sổ hướng dẫn tại công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng

7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

 Quy trình ban hành văn bản (văn bản nội bộ và văn bản ra ngoài):

Nếu cần ban hành văn bản, Trưởng hoặc Phó của các đơn vị tiến hành dựthảo văn bản theo thẩm quyền và nội dung cần giải quyết, đúng thể thứ và kĩ thuậttrình bày văn bản theo quy định hiện hành

Trước khi trình Giám đốc kí chính thức, người soạn thảo phải rà soát lại nộidung và thể thức văn bản, trưởng đơn vị có văn bản cần ban hành xem lại một lần

cuối và ký tắt vào chữ “Lưu:VT” Chữ ký tắt không to hơn chữ của văn bản để đảmbảo tính thẫm mỹ của văn bản ban hành.

Trưởng phòng ký xong, trình lãnh đạo ký Sau đó văn thư cho số và ngày,tháng văn bản

Nhân viên văn thư tiến hành đóng dấu cơ quan để văn bản có hiệu lực thihành Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái Đóng dấu chỉ mức độ khẩn,mật (nếu có) Đối với những văn bản có kèm phụ lục thì đóng thêm dấu treo lên tiêu

đề của phụ lục

Đăng ký văn bản vào sổ công văn đi với các thông tin Sau đó đăng ký tiếpvào phần mềm quản lý văn bản hành chính

Làm thủ tục, chuyển phát văn bản đi Tùy theo kích cỡ văn bản mà chọn lựa

bì cho phù hợp Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, địa chỉ nơi nhận Văn bản luôn đượcchuyển đi trong ngày, chậm nhất là trong ngày hôm sau Nếu là văn bản khẩn thìFax văn bản đến nơi nhận trước sau đó gửi văn bản sau

 Lưu văn bản đi:

Trung tâm Lưu trữ quốc gia II lưu văn bản đi theo thời gian, cụ thể là theotừng năm

Tất cả các văn bản đi của Trung tâm trước khi gửi đi đều được giữ lại 02 bản

có đầy đủ thể thức Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở đơn vị thừa hành,một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết Bản lưu phải là bản chính

Bản giữ lại này được đục lỗ và kẹp vào file lưu văn bản đi theo thứ tự thờigian và số đăng ký nhằm phục vụ cho việc tra cứu trong quá trình xử lý công việchiện tại

Cuối năm, sau khi kết thúc công việc của một năm thì phải phân loại văn bản

và lưu vào hồ sơ theo vấn đề và thời gian rồi nộp lưu để phục vụ cho việc tra cứu

lâu dài

3 Tình hình tài liệu của cơ quan

Qua khảo sát tình hình thực tế tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II thì số lượngtài liệu hiện có là 50m/giá

Tài liệu trong phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu vàkết thúc là : Năm 1976 – 2010

- Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m.

- Thành phần và nội dung tài liệu :

Thành phần tài liệu trong phông chủ yếu là tài liệu hành chính, bao gồm cácloại sau :

+ Báo cáo công tác+ Tài liệu về nâng cấp các phông tài liệu : tài liệu Hán Nôm, Phongkiến Pháp thuộc, tài liệu Mỹ Ngụy

+ Tài liệu về công tác khai thác, sử dụng tài liệu

+ Tài liệu về công tác tin học

+ Tài liệu về công tác thu thập

+ Tài liệu về công tác bảo quản

+ Tài liệu về công tác tổ chức

+ Tài liệu về công tác hành chính – quản trị

Ngoài ra, còn có tài liệu về kế toán tài vụ : các tập chứng từ …, dạng nàychiếm tỷ lệ không nhiều

Nội dung các tài liệu trên phản ánh hoạt động của từng đơn vị trong phông,chủ yếu vẫn là công tác bảo quản và phục vụ nghiên cứu của độc giả

- Tình trạng tài liệu trong phông :

+ Tài liệu được thu thập khá đầy đủ, đã lựa chọn được tài liệu có giá trị vĩnhviễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử

+ Tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh

+ Tình trạng vật lý : tài liệu từ năm 1976 -1990 tài liệu giòn, chữ mờ, tài liệucác năm về sau tương đối tốt

4 Tình trạng thực hiện các nội dung nghiệp vụ

4.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu

Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau khi giải quyết xong công việc thì phải lập hồ sơ công việc, được giữ lại tại các

bộ phận chuyên môn và một năm sau phải nộp vào lưu trữ cơ quan

Mặc dù những năm gần đây công tác thu thập tài liệu hiện hành có được quan tâm chú ý, từng bước đã chấn chỉnh và có kế hoạch thường xuyên hằng năm Nhưng

chưa thật sự nghiêm túc triệt để Do một số cán bộ còn giữ lại tại bộ phận của mình

để phục vụ cho công việc nghiên cứu hoặc nộp lưu lẻ tẻ không đồng bộ và thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý và khai thác sử dụng tài liệu

Cơ quan đã thực hiện chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Thủ tục giao nhận tài liệu khi nộp lưu của Trung tâm phải có biên bản bàn giaogiữa Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ lịch sử

4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu

TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất cả tài liệu có giá trị, tàiliệu hết giá trị đều được Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc và báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, hiện tại cơ quan đang vận dụng văn bản số: 879 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm cơ sở

để thực hiện việc xác định giá trị tài liệu

Hiện tại cơ quan đã xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu

* Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:

Nguyễn Văn Quân: Phó giám đốc kiêm trưởng phòng Hành chính

Nguyễn Thị Dung: Trưởng phòng Chỉnh lý

Nguyễn Thị Thanh Thủy: Cán bộ lưu trữ

4.3 Công tác chỉnh lý

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ nhằm đểphân loại Sắp xếp hệ thống tài liệu theo phương án khoa học đã chọn phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan

Hiện tại cơ quan đã thực hiện chỉnh lý tài liệu rồi

Đối với những phông lưu trữ đã chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II các giai đoạn chỉnh lý như: Chuẩn bị chỉnh lý, trực tiếp chỉnh lý, kết thúc chỉnh lý, không khác gì so với những văn bản của cục chỉ đạo và lý thuyết mà em đã được học Nhưng tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán bộ lưu trữ có thể kết hợp các bước lại với nhau để đưa ra các bước chủ đạo nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý nhưng vẫnđem lại hiệu quả nhanh và chính xác

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II là đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng,hoạt động liên tục cho tới nay nên phương án phân loại tài liệu là phương án : Thờigian – Cơ cấu tổ chức

Những tài liệu chủ yếu được giữ lại trong quá trình chỉnh lý chủ yếu là khốitài liệu đang trong quá trình quản lý.

Ví dụ: Tài liệu của Phòng Kế toán, giữ sổ sách kế toán chứng từ, kế toán còntrong niên độ sử dụng Ngoài ra cũng có các loại tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh

lý là những văn bản hình thành trong hoạt động phục vụ tạm thời của các cá nhânnhư: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép…

Những tài liệu loại ra (trùng thừa, hết giá trị…) thì được lập bảng thống kê vàlàm thủ tục tiêu hủy

3.4 Công tác thống kê

Cơ quan thực hiện công tác thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phươngpháp, các công cụ và các biểu mẫu chuyên môn của ngành để xây dựng, theo dõi vàtổng hợp số lượng, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản trong kho lưutrữ:

Việc thống kê tài liệu được thực hiên hằng năm Cơ quan đã thực hiên côngtác thống kê toàn bộ tài liệu trong kho lưu trữ và từng phông về công cụ chuyênmôn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã sử dụng bộ thẻ để dễ dàng tra tìm tài liệu Ngoài ra, trong quá trình thống kê tài liệu, có thể kết hợp việc thống kênhững tài liệu hết giá trị như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, thư mời họp, lịch côngtác…hình thành trong quá trình chỉnh lý để loại ra, tổng hợp thành các nhóm theophương án phân loại và được thống kê bằng danh mục tài liệu hết giá trị, cuối cùng

là thống kê theo từng năm của tài liệu loại

Trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ hiện nay lưu trữ cơ quan đã sửdụng các loại sổ sách sau:

+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: Là dùng để thống kê tình hình nhập tài liệu vàolưu trữ cơ quan, biết được số lượng tài liệu, thời gian tài liệu, đặc điểm tài liệu, cấutạo sổ nhập tài liệu bao gồm 10 cột

+ Mục lục hồ sơ: Là công cụ thống kê chủ yếu được lập ra để thống kê

từng đơn vị bảo quản, để nắm được số lượng và cố định vị trí các hồ sơ có đơn

vị bảo quản mục lục hồ sơ là công cụ để tra tìm tài liệu của cơ quan

+ Sổ thống kê tạm thời: Dùng để thống kê tất cả tài liệu lưu trữ có trong kholưu trữ, lập sổ thống kê tạm thời ta sẽ nắm được số lượng và tình hình tài liệu hiện

có, tránh được những mất mát cho tài liệu

+ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tình hình giao nộp và tiêuhủy tài liệu Trường hợp này ngoài việc thống kê còn phải làm biên bản kem theo + Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Dùng để thống kê tài liệu xuất khỏi kho

có thời hạn Qua số xuất ta nắm được số lượng tài liệu xuất, xuất cho cá nhân, đơn

vị nào mượn để còn thu hồi lại, nắm được tình hình lưu trữ của độc giả

- Khi thống kê cán bộ lưu trữ đã dựa vào các đơn vị thống kê tài liệu theo giá

và thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kịp thời có kế hoạch cho các khâunghiệp vụ hàng năm, báo cáo thống kê tình hình tài liệu cho Cục Văn thư và Lưu trữNhà nước, về trang thiết bị, máy điều hòa, nhiệt độ về công tác bảo quản tài tài liệu

3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoahọc kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công tácbảo quản tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II luôn là nhiệm vụ cấp thiết vàđược đặt lên hàng đầu cùng với công tác phòng chống cháy nổ Qua thời gian thựctập tại đây, em đã trực tiếp khảo sát và thấy được kĩ thuật bảo quản kết hợp với côngtác phòng chống cháy nổ hết sức hiện đại của trung tâm, đã khiến em học hỏi và mởrộng thêm kiến thức về công tác bảo quản tài liệu không chỉ ở Trung tâm Lưu trữQuốc gia II nói riêng và tất cả trung tâm lưu trữ khác nói chung

Về phương tiện bảo quản, để bảo quản tài liệu được an toàn và kéo dài tuổithọ, phương tiện và trang thiết bị được nhắc đến đầu tiên là kho tàng, kệ giá và hệthống máy lạnh, máy điều hòa nhiệt độ không khí trong từng phòng, kho bảo quản Ngoài ra, còn được trang bị khá đầy đủ các loại hút bụi, máy điều hòa nhiệt

độ luôn được các công nhân kỹ thuật trực, hệ thống cháy nổ tự động khi có hỏa hoạnxảy ra nhằm sơ cấp cứu kịp thời tài liệu còn các loại cặp ba dây, hộp đựng tài liệu làloại hộp hiện đại phi axit…

Tình hình bảo quản đối với tài liệu hành chính tốt, định kỳ thường xuyênchế độ bảo quản cho tất cả các khối tài liệu trong kho lưu trữ hiện hành vẫn đượctrang bị khá đầy đủ trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu khỏi mối mọt và ẩm

mốc…Hằng năm, việc phòng chống mối mọt, côn trùng, nấm mốc ở kho được trungtâm thực hiện tốt.

Các biện pháp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ứng dụng để bảo quản tàiliệu:

- Sắp xếp, kiểm kê tài liệu trong kho lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việcnắm chắc số lượng, chất lượng và bảo quản tài liệu tốt trong kho giúp cho việc tracứu và lấy tài liệu trong kho được nhanh chóng, dễ dàng hơn

- Sắp xếp hồ sơ trong mỗi hộp theo đúng trật tự đã đánh trong công tác chỉnhlý

- Sắp xếp từ trên xuống dưới, từ trái qua phải đúng nhu lý thuyết mà em đã học

- Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá

- Duy trì nhiện độ, độ ẩm ánh sáng, phòng chống mối mọt, côn trùng nấm mốc

- Tu bổ tài liệu, phục chế những tài liệu hư hỏng

Thường xuyên mở các lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viênchức về công tác phòng chống cháy nổ

- Ngoài việc đầu tư cho những biện pháp bảo quản tài liệu như trên, cơ quancòn căn cứ vào Lệnh bảo quản của tài liệu lưu trữ đề ta những quy định, nội quy phùhợp, trên cơ sở đó quán triệt tinh thần của cán bộ công nhân viên chức trong cơ quanthực hiện tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ

- Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đãthực hiện khá hoàn chỉnh những quy định của Nhà nước giao cho Đồng thời, mỗicán bộ trong trung tâm đều có ý thức bảo vệ tài liệu, đó không chỉ là lợi ích chungcủa mỗi người, mỗi nhà mà còn là của cả đất nước

3.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu

- Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơquan Nhà nước, các tổ chức xã hội, cá nhân những tài liệu cần thiết từ các tài liệulưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - chính trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật

- Hiện tại cơ quan đã xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quyphục vụ khai thác, nội quy kho

- Các loại công cụ tra cứu tài liệu có trong phòng kho lưu trữ của trung tâmnhư: Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ nhằm để đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu lưu trữ của

cơ quan

- Khả năng sử dụng tài liệu là tra tìm mục lục hồ sơ trên giấy và cả trên vi tính

- Các hình thức tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của trung tâm: Tạiphòng đọc và cung cấp các bản sao chứng từ, công văn theo yêu cầu của cơ quan, tổchức và cá nhân

Khi sử dụng tài liệu này của Trung tâm thì: Đối với cơ quan tổ chức bên ngoàiphải có giấy giới thiệu hoặc phải làm đơn xin khai thác tài liệu của chính quyền địaphương

- Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu là phục vụ nghiên cứu công tác, côngtác nhà đất, đất đai, thành tích kháng chiến

- Khả năng đáp ứng của cơ quan đối với việc nghiên cứu sử dụng tài liệu:Nhanh chóng, chính xác, kịp thời

- Quy định cho mượn tài liệu là cho mượn tại phòng đọc, đối với cán bộchuyên viên tại cơ quan Tất cả tài liệu cho mượn tại trung tâm đều đượcphotocoppy hạn chế đưa hồ sơ gốc ra bên ngoài

Đối với cá nhân bên ngoài đến khai thác sử dụng tài liệu chỉ được sao y saochụp

4 Nhận xét: ưu điểm, hạn chế về công tác văn thư lưu trữ và giải pháp khắc phục:

a/ Ưu điểm:

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực hiệnrất tốt, đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, đảm bảo chính xác và đúng với quyđịnh của nhà nước

Việc ban hành các loại văn bản thực hiện đúng theo Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản