1. Tài liệu chỉ đạo chung
2. Ngân sách, kế toán lương bổng - Ngân sách
- Ước chi và chuẩn chi
- Báo cáo về tài chánh và ngân sách 3. Thực phẩm, vật liệu, tặng phẩm
- Thực phẩm - Vật liệu
- Khảo giá, đấu thầu, khế ước tương thuận - Khẩu ước, phiếu đặt hàng
- Tiếp nhận, lưu trữ, phân phát vật liệu - Kế toán vật liệu, quản trị tài sản 4. Tiếp liệu ( xe cộ, xăng nhớt)
V- DI DÂN
1. Bàn giao các địa điểm dinh điền 2. Thành lập các địa điểm dinh điền 3.Địa phương hóa các địa điểm dinh điền
4. Tất cả các tài liệu nói về vấn đề di dân và định cư (lịch di chuyển di dân, xin đi di dân, y tế di dân, …)
5. Các vấn đề trồng cây, phổ biến hướng dẫn, kỹ thuật canh tác, thi hành mọi chương trình sản xuất dinh điền, cải tiến kỹ thuật sản xuất, ươm cây và hạt giống,thổ nhưỡng, cao su, tơ sợi, thuốc lá và hoa màu vụ)
VI- NÔNG CỤ CƠ GIỚI CUỘC 1. Cày bừa
2. Uỉ đất
. VII-THANH TRA
VIII- AN NINH DINH ĐIỀN
1) Trực tiếp thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu:
Khi bắt đầu chỉnh lý tài liệu em được hướng dẫn và cần phải nắm vững các bước chỉnh lý như:
Đầu tiên tài liệu được chia ra thành từng nhóm lớn theo phương án phân loại của Phông từ nhóm I – VIII.
Tiếp theo từng nhóm lớn phân theo từng vùng, từng vấn đề. Sau đó chia tài liệu theo từng năm.
Tài liệu trong 1 năm được phân thành nhóm vừa, nhỏ tương đương hồ sơ. Khi đã phân thành nhóm nhỏ, tiến hành lập hồ sơ theo từng vụ việc.
Bên cạnh đó trong quá trình xác định giá trị và bảo quản cho tài liệu bên cạnh tài liệu Phủ Tổng ủy Dinh điền giữ lại tất cả và có giá trị vĩnh viễn trừ 1 số trường hợp cần phải bỏ ra như:
1. Tài liệu hết giá trị
- Tài liệu bị mối ăn, rách nát, mất đầu cuối - Biểu mẫu, giấy trắng
- Bản thảo, bản nháp hết giá trị
- Phiếu gửi, phiếu chuyển rời lẻ không đính với tài liệu 2. Tài liệu trùng thừa
Là tài liệu giống nhau về nội dung và hình thức thì giữ lại 1 bản sạch đẹp, có đầy đủ con dấu, chữ kí và thể thức văn bản, còn lại loại trùng thừa. Trùng thừa của hồ sơ nào để vào phía sau của hồ sơ đó.
3. Tài liệu không thuộc phông
Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm và lập hồ sơ nếu phát hiện thấy bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục bổ sung cho phông đó.
a) Phân chia tài liệu theo từng nhóm lớn:
Đầu tiên tài liệu là một đống lộn xộn, không rõ ràng. Nên phải chia tài liệu ra từng mặt hoạt động cụ thể theo phương án phân loại như:
I. Tài liệu chung (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
II. Tổ chức
III. Hành chính IV. Tài chính kế toán
V. Di dân
VI. Nông cụ cơ giới cuộc VII. Thanh tra
VIII. An ninh.
Mở cặp ba giây tài liệu ra sau đó xem coi tài liệu đó thuộc vấn đề nào thì xếp vào vấn đề đó. Ví dụ như tài liệu nói về Hành chính thì ghi ở ngoài bìa là số III hành chính và xếp theo số đánh trên tài liệu.
Kết quả thực hiện:
Đây là khâu chỉnh lý đầu tiên, do tài liệu còn quá mới mẻ nên khi tiếp xúc với tài liệu gặp rất nhiều khó khăn, dù đã chỉ bảo tận tình. Bên cạnh đó tài liệu giai đoạn 1957-1964 văn phong của tài liệu rất khác bây giờ nên gặp khó khăn. Một số tài liệu không biết chia thì để lại. Đa số chủ yếu biết chia tài liệu về tài chính kế toán vì nó có một số đặc điểm dễ nhận dạng như: tiền lương, hoá đơn, chi phiếu, ngân sách…Đây là giai đoạn đầu về sau do tiếp xúc quen với tài liêu và sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng nên đã dần làm tốt công việc và ít bị sai
* Sau khi chia nhóm lớn thì trong từng nhóm lớn được chia thành nhóm nhỏ cụ thể như sau:
b, Tài liệu nhóm I được chia như sau
- Trước hết tài liệu trong nhóm chung được chia ra các năm. Từ năm 1957-1965
- Sau đó trong các năm đó lại được chia ra thành các vấn đề: kế hoạch, báo cáo, biên bản, ấp chiến lược, thượng vụ, thống kê
- Cuối cùng tiến hành lập hồ sơ cho các vấn đề đó.
c, Tài liệu nhóm II được chia như sau(sắp xếp đối với nhóm tổ
chức nhân sự)
- Hồ sơ cá nhân là một tập tài liệu viết về thông tin hoạt động của một cá nhân đó trong cơ quan đó. Ví dụ như hồ sơ cá nhân của Ông Nguyễn Văn Hải gồm có sơ yếu lý lịch, đơn xin viêc, lương bổng, chức vụ…
- Việc sắp xếp hồ sơ cá nhân gồm các bước như:
Trước tiên trong một đống hồ sơ cá nhân lộn xộn như thế phải phân loại hồ sơ của từng cá nhân theo thứ tự A,B,C…
Sau đó trong thứ tự A,B,C …đó chúng ta lại sắp xếp theo thứ tự một lần nữa (ví dụ: Anh sẽ đứng trước Ánh…)
Sau khi đã xếp theo thứ tự xong chúng ta tiếp tục sắp xếp trong từng hồ sơ của cá nhân :
+ Việc xếp hồ sơ cá nhân đòi hỏi phải chính xác theo thời gian. Có nghĩa là trật tự thời gian phải xếp từ nhỏ đến lớn, tài liệu nào có thời gian trước thì xếp trước, tài liệu nào có sau thì xếp sau. Tài liệu như biên bản hội nghị thì lấy thời gian kết thúc của hội nghị đó.
+ Trong quá trình xếp tài liệu phải loại ra những tài liệu trùng thừa và dùng giấy và gim kẹp lại ghi chữ trùng thừa
+ Tài liệu trùng thừa được xếp lên trên cùng của hồ sơ cá nhân. + Tài liệu bị tách rời hoặc xúc ra thì phải lấy kẹp hoặc gim bấm lại + Tài liệu không rõ thời gian thì xếp cuối cùng.
+ Sau khi xếp xong thì viết tiêu đề hồ sơ.
Kết quả thực hiện:
Do được hướng dẫn một cách rõ ràng nắm bắt được quy trình nên việc sắp xếp rất dễ dàng và nhanh chóng. Tuy nhiên do lúc đầu còn mới nên đã xếp lộn ngày
tháng về sau đã khắc phục được và không còn mắc sai lầm. Đây là công việc rất dễ dàng và hoàn thành tốt.
d) Phân chia tài liệu Tài chính kế toán:
Phân chia tài liệu Tài chính kế toán theo từng vùng địa chính trong cả nước trong giai đoạn thời đó. Chia theo các vùng và khu như:
1. Phủ bao gồm cái tài liệu chung về tài chính kế toán, cái tài liệu của Phủ ban hành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Vùng Dinh Điền Cao nguyên trung phần gồm các tài liệu chung của vùng Cao nguyên Trung phần.
3. Khu Dinh Điền Cao nguyên trung phần gồm các tỉnh, khu như: Quảng Đức, Đak Lac, Buôn Mê Thuột, Pleku I, Pleku II, Kon Tum.
4. Khu Cao nguyên trung phần: Huế, Phú Yên, Khành Hoà, Ninh Thuận, Bình Thuận.
5. Khu Dinh Điền Đông Nam phần gồm các khu, tỉnh như: Tây Ninh, Bình Dương, Biên Hoà, Bình Long, Bình Tuy, Phước Long, Phước Thành, Long Khánh, Phước Tuy, Bình Tuy, Sài Gòn.
6. Vùng Dinh Điền Nam phần số 1, số 2, Vùng An- Ba xuyên.
7. Khu Dinh Điền Nam phần gồm các tỉnh như: Kiên Giang, Kiến Tường, Kiến Phong.
8. Vùng Dinh Điền Cái Sắn.
9. Vùng Dinh Điền Đồng Tháp Mười.
Sau khi chia tài liệu ra từng vùng ta bó tài liệu lại và viết lên bìa là vùng mình chia.
Sau khi chia tài liệu thành từng vùng lại tiếp tục chia tài liệu ra từng tỉnh nhỏ lẻ như: khi chia tài liệu thành vùng Đông nam phần lại tiếp tục chia tài liệu đó ra từng tỉnh nhỏ như tỉnh Long Khánh, Biên Hoà…
Ví dụ như: tài liệu ghi là địa điểm Thổ Sơn ta phải bỏ vào tỉnh Kiên Giang. Trong quá trình chia tài liệu gặp tài liệu rách nát, thảo nháp, biểu mẫu thì bỏ ra ngoài để cho vào tài liệu hết giá trị
Do vận dụng kiến thức của môn địa lý từ thời học phổ thông nên em dễ dàng chia tài liệu thành các vùng. Tuy nhiên đây là tài liệu lịch sử giai đoạn 1957-1965 vì vậy nên có nhiều vùng đại chính đã thay đổi hoặc được đổi tên rất khó trong việc chia thành từng vùng, vì chưa có một bản hướng dẫn cụ thể về địa điểm của từng vùng để mà phân chia, đòi hỏi phải có sự tham khảo các tài liệu về tên gọi các địa điểm trong tài liệu của Phủ Tổng uỷ, đồng thời mọi người phải phối hợp để có thể biết hết các địa điểm của từng vùng trong tài liệu. Lúc đầu gặp khó khăn vì không biết được đó là tài liệu vùng nào, nhưng về sau do có sự ghi chép và nhớ tên địa điểm cùng với sự phối hợp với các anh, chị trong cơ quan đã giúp đỡ em nên công việc được dễ dàng và thuận tiện hơn.
e)Tài liệu nhóm V được chia như sau
- Nhóm này trước tiên được chia ra năm. Từ năm 1957-1965 - Sau khi chia năm thì được chia nhỏ thành vấn đề. Cụ thể:
1. Báo cáo chung 2. Kiều lộ
3. Kiến ốc 4. Đo đạc, ủi đất 5. Tiếp thủy 6. Y tế
7. Ươm cây, hạt giống 8. Khẩn hoang
9. Nông vụ- kỹ thuật.
f) Tài liệu nhóm VI được chia như sau:
- Trước tiên tài liệu trong nhóm này được chia ra các vùng: 1. Chung
2. Vùng dinh điền Cao nguyên trung phần
3. Khu dinh điền cao nguyên trung phần( từng tỉnh):Pleiku, Daclac, Kontum, Buonmethuot, Cheo Reo, Quảng Đức…
4.Vùng dinh điền Cái Sắn
6.Vùng dinh điền Nam phần bao gồm: vùng dinh điền An-Ba Xuyên, vùng dinh điền Số1 Nam phần và vùng dinh điền Số 2 Nam phần.
7. Các Khu dinh điền Nam phần: Kiến Tường, Kiến Phong, An Xuyên, Ba Xuyên, An Giang, Kiên Giang, Cần Thơ…
8. Biên Hòa và các tỉnh miền Đông Nam phần: Bình Ninh, Tây Ninh, Đồng Nai, Bình Dương, Bình Long, Gia Định, Tuy Phước, Phước Tuy, Phước Thành, Phước Long, Phước Tuy…
- Sau đó từ các vùng được chia ra các tỉnh riêng biệt.
g) Tài liệu nhóm VIII được chia như sau:
1.Chung
2. Vùng dinh điền Cao nguyên trung phần (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3. Khu dinh điền cao nguyên trung phần( từng tỉnh):Pleiku, Daclac, Kontum, Buonmethuot, Cheo Reo, Quảng Đức…
4.Vùng dinh điền Cái Sắn
5.Vùng dinh điền Đồng Tháp Mười
6.Vùng dinh điền Nam phần bao gồm: vùng dinh điền An-Ba Xuyên, vùng dinh điền Số1 Nam phần và vùng dinh điền Số 2 Nam phần.
7. Các Khu dinh điền Nam phần: Kiến Tường, Kiến Phong, An Xuyên, Ba Xuyên, An Giang, Kiên Giang, Cần Thơ…
8. Biên Hòa và các tỉnh miền Đông Nam phần: Bình Ninh, Tây Ninh, Đồng Nai, Bình Dương, Bình Long, Gia Định, Tuy Phước, Phước Tuy, Phước Thành, Phước Long, Phước Tuy…
* Nhận xét
Việc chia các nhóm ra thành các nhóm nhỏ cũng gặp nhiều khó khăn. Có những tài liệu không biết đưa về nhóm nào, có những tài liệu rất khó phân biệt. bên cạnh đó khi chia ra năm cũng gặp nhiều khó khăn, có tài liệu năm bị mờ hoạc không tìm thấy năm.
* Tài liệu nhóm IV, VI, VIII sau khi chia ra các vùng, khu thì từ các vùng, khu đó được chia ra các vấn đề như sau:
1. Tài chính- Kế toán 2. Hành chính
3. Nông cơ 4. Di dân 5. An ninh 6. Nhân sự.
h) Phân chia tài liệu hết giá trị:
Tài liệu hết giá trị là những bản thảo, nháp, hư hỏng, mất đầu cuối, các tài liệu viết bằng tay hoặc không đủ dấu và chữ kí và các tài liệu hết giá trị sử dụng.
Tài liệu hết giá trị chia thành các loại như: + Tài liệu rách, nát, mất đầu cuối.
+ Tài liệu thảo, nháp, không đủ thể thức ( thiếu con dấu, chữ ký..) + Tài liệu biểu mẫu, giấy trắng.
+ Tài liệu hết giá trị: sổ viết tay, phiếu chi tiêu, hoá đơn…
Nhiệm vụ của em là lựa chọn ra các tài liệu hết giá trong các tài liệu của Phủ Tổng ủy Dinh Điền.
Lựa ra thành 4 loại như trên. Việc loại ra các tài liệu phải theo bảng Dự Kiến Tài Liệu Hết Giá Trị Phông Phủ Tổng Uỷ Dinh Điền giai đoạn:1957 – 1964
1. Phiếu Xin Vật Liệu: Bìa hồ sơ, giấy, bút chì, tẩy… 2. Phiếu trả thùng không
3. Phiếu xin sử dụng công xa: xe 4. Phiếu sửa chữa công xa: xe
5. Phiếu sửa xe, rửa xe, thay nguyên liệu 6. Phiếu xin xuất kho
7. Phiếu trưng dụng chuyên chở 8. Phiếu đặt hàng
9. Phiếu xin mua vật liệu: Bìa hồ sơ, giấy bút… 10. Phiếu chi tiêu: Cung cấp gạo, viện phí, lương… 11. Phiếu xin văn phòng phẩm
12. Phiếu gửi: Không đính tài liệu
13. Bảng cấp phát tặng phẩm: Dầu ăn, bột mì, sữa cho các khu dinh điền 14. Bảng chấm công và kê lương nhân viên phụ động
15. Bảng lương nhân viên ( trừ lương của Phủ) 16. Biên bản cấp phát gạo trợ cấp
17. Giấy báo đóng tiền điện nước, điện thoại 18. Hoá đơn thanh toán tiền đóng sách
19. Các bài thi của thí sinh về công tác: Dinh điền, kế toán, y tế… 20. Hồ sơ đụng xe
21. Giấy lộ trình thư và nhiệm vụ lệnh 22. Bảng kê điện tín gửi chịu
23. Chứng chỉ đình lương 24. Biên lai 25. Bảng kê tồn kho 26. Giấy trưng vận 27. Phiếu nhận xét, đánh giá 28. Chứng chỉ hành chính không kèm bảng lương.. 29. Cáo thị gọi thầu, bảng khảo giá.. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
30. Bảng kê tồn kho, giấy trưng vận, luân chuyển
Sau khi loại ra các tài liệu hết giá trị, phải kiểm tra một lần nữa và cho vào hộp đựng tài liệu để bảo quản tài liệu vào kho.
Các bước vào hộp tài liệu:
+ Kiểm tra tài liệu một lần nữa để xem còn lẫn tài liệu không phải là tài liệu hết giá trị
+ Xem lại trong tài liệu thời gian hình thành + Cho tài liệu vào hộp
+ Viết tiêu đề bên ngoài hộp phía bên tay trái ghi là PTUDĐ và ghi chữ L (loại). Mặt trên ghi là tên tài liệu cần loại và thời gian ban hành tài liệu
Ví dụ như: ghi phiếu chi tiêu. Năm 1957-1958. mặt bên trái ghi PTUDD, mặt chính ghi liệt kê những tài liệu đã loại
+ Sau khi đã cho hết tài
liệu vào các hộp ta lại tiếp
tục phân hộp theo nhóm tài liệu. Rồi trong từng nhóm ta tiếp tục phân hộp theo năm từ thấp đến cao. Chia các hộp theo các nhóm như:
- Nhóm 1: tài liệu thảo nháp, không đủ thể thức - Nhóm 2: biểu mẫu, giấy trắng,
- Nhóm 3: rách nát, mất đầu cuối, mối mọt - Nhóm 4: phiếu chi tiêu
- Nhóm 5: phiếu đặt hàng - Nhóm 6: phiếu gởi
PTUDD
L
Phiếu gửi, phiếu xin xuất kho, phiếu chi tiêu...năm 1959-1963
- Nhóm 7: sổ ghi chép
- Nhóm 8: phiếu sửa chữa công xa
- Nhóm 9: nhiệm vụ lệnh và lộ trình thư……
+ Sau đó cho xe đẩy chuyển hộp vào trong phòng bảo quản.
+ Xếp hộp vào kệ giá bảo quản theo quy trình: từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, từ trong ra ngoài. Xếp theo nhóm và theo thứ tự năm, năm nhỏ xếp trước năm lớn xếp sau. Quay mặt hộp có chữ ra ngoài. Theo hướng dựng đứng hộp.
+ Sau khi xếp hộp lên giá. Đánh số thứ tự từng hộp từ nhóm 1 cho đến hết. Sau mỗi nhóm ta phải ghi rõ số thứ tự của nhóm đó, để sau này thuận lợi cho việc tra tìm.
Ví dụ như: Nhóm 1: Tài liệu thảo nháp, không đủ thể thức. Từ số 1- 213. Nhóm 2: Tài liệu biểu mẫu, giấy trắng. Từ số 214- 351.
Kết quả thực hiện:
Đây là khâu dễ dàng vì do đã tiếp xúc với tài liệu nhiều nên rất dễ dàng trong việc loại ra các tài liệu hết giá trị. Bên cạnh đó khi cho tài liệu vào hộp đây là việc lần đầu tiên thực hiện nên rất thích thú, và được cô trưởng phòng chỉnh lý hướng