Tổ chức công tác kế toán nhập - xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội

Trang 1

Nền kinh tế nớc ta hiện đang là nền kinh tế nhiều thành phần, hoạt động thep cơ chế thị trờng Vì vậy khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của nềm kinh tế thị trờng dù muốn hay không mọi thành phần kinh tế đều phải tham gia vào một môi trờng cạnh tranh sinh động không chỉ trong nớc mà còn với các doanh nghiệp nớc ngoài, Do đó doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tìm mọi cách để nâng cao chất lợng sản phẩm, giảm giá thành sản phẩm và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Để làm đợc điều đó các nhà quản lý phải thờng xuyên nắm bất một lợng thông tin rất lớn về thị trờng, giá cả, các thông tin về nội bộ doanh nghiệp nh năng lực sản xuất, dự trữ nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tiền vốn, giá thành, lợi nhuận để từ đó…quản lý chật chẽ đợc các loại chi phí Trong đó chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hởng rất lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp Có thể nói tiết kiệm đợc chi phí nguyên vật liệu là đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuậncho doanh nghiệp.Vậy cần phải quản lý thật tốt công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, đồng thời nắm bắt những thay đổi về giá cả cũng nh những nghiên cứu sáng tạo những vật liệu thay thế rẻ tiền hơn mà vẫn đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất

Mặt khác, đòi hỏi công tác kế toán phải theo dõi sát sao sự biến động của nguyên vật liệu: Về giá cả, chất lợng, nắm bắt thông tin nhanh nhất để đáp ứng nh cầu cung cấp nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất đợc tốt nhất

Trong thời gian ngắn thực tập, tìm hiểu thực tế ở Công ty cơ khí Hà Nội Em đã nghiên cứu công tác quản lý kế toán, em thấy công tác kế toán nhập xuất nguyên vật liệu giữ một vai trò hết sức quan trọng trong công tác kế toán của Công ty Bên cạnh đó

đợc sự giúp đỡ tận tình của Ban Giám đốc, Cán bộ phòng kế toán và sự hớng dẫn trực tiếp của cô giáo Lê Thị Diệu Linh em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Tổ chức

công tác kế toán nhập Xuất nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí Hà Nội– ”

Trong khuôn khổ bản luận văn tốt nghiệp, em xin trình bầy một số vấn đề quan trọng nhất của công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà Nội với những mặt mạnh, mặt còn tồn tại Từ đó đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu

ở Công ty Nội dung luận văn gồm 3 chơng:

Sinh viên: Phan Thị Thảo, lớp K38 - 2109 Trang 1

Trang 2

nguyên vật liệu ở Công ty Cơ khí Hà Nội.

Chơng I

cơ sở lý luận chung về hạch toán nguyên

vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

I Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong nền kinh tế thị tr ờng

1 Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất

1.1 Khái niệm

Theo Mác: “Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tợng lao động Đối tợng lao động trở thành nguyên vật liệu khi có lao động của con ngời tác động vào” Chính vì vậy không phải bất kỳ đối tợng nào cũng là nguyên vật liệu (NVL).Ví dụ nh: sắt nằm trong quặng, than nằm trong lòng đất, dầu nằm dới biển, không phải là NVL mà chỉ sau khi con ngời tiêu hao lao động để tìm ra nó, cung cấp cho ngành công nghiệp thì sắt, than, dầu, mới đợc gọi là NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất (DNSX), NVL là đối tợng lao động, là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm

1.2

Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu có 3 đặc điểm cơ bản sau:

Trang 3

hình thái vật chất ban đầu;

Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh;

Giá trị của nguyên vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ

1.3 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trng chung là sự tác

động của con ngời vào các yếu tố lực lợng tự nhiên nằm thoả mãn những nhu cầu nào

đó Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con ngời, t liệu lao động và đối tợng lao động Con ngời có sức lao động sử dụng t liệu lao

động tác động vào đối tợng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm)

Nh vậy nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm Khác với tài sản cố định là khi tham gia quá trình sản xuất nguyên vật liệu không giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị của nó chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới

đợc tạo ra

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn

có cả những vật liệu quý hiếm Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tợng hao hụt mất mát ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí

và giá thành sản phẩm đợc tạo ra Do vậy, nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hởng không tốt tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lu động Nhng về mặt giá trị, nó chính là vốn lu động của doanh nghiệp Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu, chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp, mà cụ thể ở đây chính là vốn lu động

Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản

Trang 4

K252, thì phải có sắt, thép, đồng, tôn, mà mỗi thứ NVL lại có thể mua từ nhiều nguồn khác nhau và xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất

đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở tất cả mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng NVL là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời cho sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp

Do đó, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lợng, chất lợng, qui cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của DN

ở khâu bảo quản dự trữ, DN phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị

đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại NVL để giảm bớt h hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ đợc chất lợng của NVL và đảm bảo cho quá trình SXKD đợc diễn ra bình th-ờng không bị gián đoạn, ngừng việc do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

ở khâu sử dụng, đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các

định mức têu hao, dự toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Nhằm hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh

Tóm lại, quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản dự trữ và sử dụng là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở DN

3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong DN cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

Trang 5

toán đã qui định và yêu cầu quản trị DN;

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của NVL trong quá trình hoạt

động SXKD nhằm cung cấp thông tin kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán và giá thành sản phẩm;

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch sử dụng NVL cho quá trình SXKD

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu

1 Phân loại nguyên vật liệu

Trong mỗi DN, do tính chất đặc thù trong hoạt động SXKD nên cần phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL khác nhau Mỗi loại NVL lại có vai trò, công dụng, tính chất lý, hóa học khác nhau Do đó việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để có thể quản lý NVL phục vụ cho yêu cầu quản trị DN

Việc phân loại NVL tùy thuộc vào từng loại hình DN cụ thể, nội dung kinh tế và chức năng của NVL trong quá trình SXKD của từng DN mà DN có sự phân loại khác nhau Thông thờng có các cách phân loại nh sau:

1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL đ ợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản

phẩm Trong các doanh nghiệp khác nhau, nguyên vật liệu cũng gồm các loại khác nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là: sắt, thép, tôn,

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng sản phẩm hoàn

chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm nh: thuốc nhuộm, thuộc tẩy, sơn,

- Nhiên liệu: Đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện

vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh nh : xăng dầu, than, củi, khí gas,

Trang 6

liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.

1.2 Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nguyên vật liệu đ ợc chia thành:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Là các loại nguyên vật liệu do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,…

- Nguyên vật liệu tự chế: Là các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất Ví dụ: Doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho

bộ phận chế biến

Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyênvật liệu nhập kho

1.3 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm;

+ Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

Trang 7

điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định.

2.2 Những nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu

- Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay

còn đợc gọi là trị giá vốn thực tế của NVL; là toàn bộ các chi phí mà DN đã bỏ ra

để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo gá gốc, nhng trờng hợp

giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể đ ợc thực hiện

Giá trị thuần có thể thực hiện đợc: là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong kỳ

SXKD trừ (-) đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:

+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu;

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Nguyên tắc nhất quán: Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật t phải

đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bầy thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đợc

ảnh hởng của sự thay đổi đó

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của NVL: đợc phân biệt ở các thời điểm khác

nhau trong quá trình SXKD

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn hàng nhập;

+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế xuất kho;

Trang 8

phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua vật t, trừ (-) đi các khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất.

Trờng hợp NVL mua vào đợc sử dụng cho đối tợng chịu thuế GTGT tính theo

phơng pháp khấu trừ, thì giá mua là giá cha có thuế GTGT

Trờng hợp NVL mua vào đợc sử dụng cho các đối tợng không chụ thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án, thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán)

* Nhập do tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật t tự gia công chế biến

* Nhập do thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho ngời nhận gia công chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

2.4 Các ph ơng pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho

Trang 9

nhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho NVL tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán

ở từng DN mà lựa chọn một trong các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Các phơng pháp theo chuẩn mực kế toán:

* Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho NVL

thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Phơng pháp này, đợc áp dụng cho những DN

có chủng loại NVL ít và có thể nhận diện đợc từng lô hàng

* Phơng pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất

kho đợc tính căn cứ vào số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức:

Đơn giá bình

quân gia quyền

= Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ

Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập trong kỳ

- Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ NVL

- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay

đơn giá bình quân cố định.Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không cung cấp thông tin kịp thời

- Đơn giá bình quân có thể đợc xác định sau mỗi lần nhập, gọi là đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định đợc trị giá vốn thực tế NVL hàng ngày, cung cấp thông tin đợc kịp thời Tuy nhiên, khối lợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp với những công

ty đã làm kế toán máy

Trang 10

xu hớng giảm.

* Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp này giả thiết số nguyên

vật liệu mua sau cùng thì sẽ đợc xuất kho trớc tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính Do đó, nếu giá vật liệu trên thị trờng

có xu hớng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trờng và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm

Ngợc lại, nếu giá vật liệu trên thị trờng có xu hớng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng

* Các phơng pháp khác:

+ Phơng pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ;

+ Phơng pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán;

III Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

1.Yêu cầu hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là một trong những đối tợng kế toán phải đợc tổ chức hạch toán chi tiết đồng thời ở cả hai mặt: giá trị và hiện vật, không chỉ thế mà còn phải quản lý theo từng kho và chi tiết đến từng nhóm, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu một và phải đợc tiến hành quản lý đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở là các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL phù hợp với tình hình, đặc điểm của DN mình nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, và công tác quản lý NVL nói riêng

2 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng

Trang 11

quản lý đợc chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trởng BTC, các loại chứng từ, sổ sách kế toán phục vụ cho việc hạch toán chi tiết NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT);

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT);

- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04 – VT);

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT);

- Thẻ kho (Mẫu 06 – VT);

- Phiếu nhập kho Báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT);

- Biên bản kiểm kê vật t,sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 – VT);

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Trang 12

Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phơng pháp thích hợp Các phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:

3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp ghi thẻ song song :

ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình

nhập – xuất cho từng thứ vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị

Kế toán khi nhận dợc chứng từ nhập-xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật t, mỗi chứng từ đợc ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán chi tiết lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: Sổ

kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho; Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất – tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp; Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế

Bảng kê nhập xuất tồn

kho vật tư

Trang 13

Hình 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

3.2 Hạch toán chi tiết NVL theo ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Nội dung:

Theo phơng pháp này, tại kho thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép Phòng kế toán sau khi nhận đợc chứng từ về nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó, tiến hành tập hợp và phân loại chứng từ theo chứng từ nhập và chứng từ xuất

Trong từng loại nhập, xuất kế toán chi tiết đến từng thứ nguyên vật liệu Ngoài ra, kế toán còn có thể lập bảng kê nhập hoặc bảng kê xuất nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc ghi sổ đối chiếu luân chuyển

Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, và tính ra số tồn cuối tháng.Việc đối chiếu số liệu giống

nh phơng pháp ghi thẻ song song nhng chỉ tiến hành vào cuối tháng

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng

hợp Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Trang 14

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp sổ số d

* Nội dung:

Theo phơng pháp, tại kho thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép, đồng thời dùng

sổ số d để ghi chép số tồn kho cuối kỳ của từng nguyên vật liệu vào cột số lợng “Sổ số d” do kế toán lập cho từng kho, sổ đợc mở cho cả năm Trên “sổ số d”, nguyên vật liệu

đợc sắp xếp theo từng thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm, cộng loại Cuối mỗi tháng, “sổ số d” đợc chuyển cho thủ kho để ghi chép

Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu Sau đó, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và phân loại chứng từ theo từng nhóm nguyên vật liệu Sau đó, tiến hành tổng hợp giá trị của các chứng từ và ghi vào các cột “số tiền” trên “phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này đợc ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất” nguyên vật liệu

Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên các bảng kê này để ghi vào cột nhập, xuất trên

“Bảng kê nhập - xuất - tồn” và tính ra số tồn Đồng thời, căn cứ vào số d do thủ kho chuyển lên để tính ra giá trị nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số d

Phiếu nhập kho

Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho

Phiếu xuất kho

tồn

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng lũy kế nhập

Bảng lũy kế xuất

Trang 15

Hình 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

IV.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp

Theo chế độ kế toán qui định hiện hành trong một DN chỉ áp dụng một trong hai

ơng pháp hạch toán hàng tồn kho: phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX) hoặc

ph-ơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Nh vậy, đối với NVL trong các doanh nghiệp sản xuất phơng pháp kế toán tổng hợp cũng đợc tến hành theo một trong hai phơng pháp

Trang 16

1.2 Tài khoản sử dụng

Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế) kế toán sử dụng Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu

Kết cấu cơ bản của TK 152 nh sau:

TK 152 có thể đợc ở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN, bao gồm:

- TK 1521 –Nguyên vật liệu chính;

TK 152SDĐK: Trị giá vốn thực

tế NVL tồn kho đầu kỳ+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi

đánh giá lại

SDCK: Trị giá vốn thực

tế NVL tồn kho cuối kỳ

+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi

đánh giá lại+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua

Trang 17

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản nh:

+ TK 151 - Hàng mua đang đi đờng: Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu

đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhng cha nhập kho và hàng đang

đi đờng cuối tháng trớc tháng nay đã nhập kho

+ TK 331 - Phải trả ngời bán: Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán cho ngời cung cấp nguyên vật liệu

+ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng;

+ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản,

1.3 Ph ơng pháp kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp dợc nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài; do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến; do nhận vốn góp liên doanh; do đ-

ợc quyên tặng…

Trong mọi trờng hợp, DN phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng qui định Căn cứ vào các chứng từ nhập, hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp có liên quan Cuối tháng, tiến hành tổng hợp số liệu, kiểm tra, đối chiếu với số liệu của sổ kế toán chi tiết

Tùy theo từng nguồn nhập nguyên vật liệu kế toán hạch toán nh sau:

Trang 18

GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào (phải có hóa đơn GTGT), kế toán ghi:

Nợ TK 152: (Giá mua cha thuế GTGT);

Nợ TK 133 (1331): (Số thuế GTGT đợc khấu trừ);

Có TK liên quan (111, 112, 141, 331 ): (Tổng giá thanh toán).…Nếu nguyên vật liệu mua về dùng cho hoạt động SXKD không thuộc đối tợng nộp thuế GTGT hoặc thuộc đối tợng nộp thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp thì trị giá nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn.Kế toán ghi:

Nợ TK 152: (Tổng giá thanh toán);

Có TK liên quan: (Tổng giá thanh toán)

* Trờng hợp 2: Hàng về cha có hóa đơn:

Nếu nguyên vật liệu mua đã về, hoá đơn cha về trong tháng doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhập và giá tạm tính để ghi sổ kế toán theo bút toán:

Nợ TK 152: (Giá tạm tính);

Có TK liên quan: (Giá tạm tính)

Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo trị giá thực tế

* Trờng hợp 3: Hàng đang đi đờng:

Khi nhận đợc hoá đơn, kế toán cha ghi sổ ngay mà lu vào cặp hồ sơ “Hàng đang đi

đờng” Trong tháng, nếu nguyên vật liệu đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hóa đơn

và phiếu nhập kho ghi sổ bình thờng;

Trang 19

tăng trị giá hàng đang đi đờng:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đờng;

Nợ TK 133 - (Nếu thuế GTGT đợc khấu trừ)

Có TK liên quan (TK331, 111, 112,141 )…Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu;

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đờng;

* Trờng hợp 4: Nhập khẩu nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nớc cho số nguyên vật liệu nhập khẩu theo từng lần nhập khẩu Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu;

Có TK 331 – Phải trả cho ngời bán;

Có TK 333 (3333) – Thuế xuất, nhập khẩu

Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của nguyên vật liệu nhập khẩu, kế toán ghi:

Nợ TK 133 (13312) – Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng nhập khẩu;

Có TK 333 (33312) – Thuế GTGT hàng nhập khẩu

* Trờng hợp 5 : Phản ánh các khoản chiết khấu thơng mại, khoản giảm giá hàng mua hoặc trị giá hàng mua trả lại.Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi:

Nợ TK 331: (nếu cha thanh toán);

Nợ TK 111 (112): (nếu đã thanh toán);

Có TK 152 (khoản chiết khấu thơng mại, khoản giảm giá hàng mua hoặc trị giá hàng mua trả lại)

Có TK 133 (Giảm thuế GTGT đợc khấu trừ)

Trang 20

Trong quá trình mua nguyên vật liệu phát sinh các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho bãi, các chi phí này là bộ phận cấu thành nên trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài Căn cứ vào các chứng từ phản ánh chi phí thu mua, kế toán ghi:

Nợ TK 152: (trị giá thực tế);

Nợ TK 133: (nếu thuế GTGT đợc khấu trừ);

Có TK liên quan (111, 112, 331, ): (Tổng số tiền thanh toán).…

Chú ý:

- Trờng hợp nguyên vật liệu nhập kho thừa so với hoá đơn: Doanh nghiệp phải lập

biên bản thông báo cho các bên liên quan biết và có biện pháp xử lý

Trớc tiên, kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 152: (Giá vốn thực tế của số hàng nhập kho)

Nợ TK 133: (Thuế GTGT đợc khấu trừ theo hoá đơn)

Có TK 331: (Tổng giá thanh toán theo hoá đơn)

Có TK 3381: (Trị giá NVL thừa cha có thuế GTGT)

Khi xử lý tuỳ theo quyết định của hai bên, kế toán định khoản sao cho phù hợp

- Trờng hợp nguyên vật liệu mua về thiếu so với hoá đơn: Bộ phận chịu trách nhiệm

thu mua nguyên vật liệu phải thông báo kịp thời cho các bên có liên quan để cùng xử lý

Tại thời điểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn mua, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 152: (Trị giá thực tế NVL nhập kho);

Nợ TK 133: (Thuế GTGT đợc khấu trừ);

Nợ TK 1381: (Giá trị NVL bị thiếu cha có thuế GTGT);

Trang 21

Tuỳ theo quyết định xử lý, kế toán ghi bằng các định khoản tơng ứng.

Nhập nguyên vật liệu do tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến:

Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho, kế toán ghi:

Có TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Nhập vật t do nhận vốn góp vốn liên doanh

Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi theo giá đã đợc hội đồng liên doanh xác định:

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

Nhập nguyên vật liệu do đ ợc biếu tặng

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Có TK 711 – Thu nhập khác

Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho

Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Có TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp;

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung;

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

1.4 Ph ơng pháp kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu xuất kho đợc dùng cho rất nhiều mục đích: xuất dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm, xuất cho nhu cầu phục vụ và quản lý DN, xuất để góp vốn liên doanh, xuất để bán và một số nhu cầu khác

- Khi xuất nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, dịch vụ,

xây dựng cơ bản hoặc dùng cho công tác quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp Sinh viên: Phan Thị Thảo, lớp K38 - 2109 Trang 21

Trang 22

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp;

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang;

Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu

- Khi xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp, căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi bán: (nếu gửi bán);

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán: (nếu bán ngay);

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

- Xuất kho nguyên vật liệu góp vốn liên doanh với đơn vị khác thì trị giá vốn góp là giá do hội đồng liên doanh đánh giá Phần chênh lệch giữa trị giá vốn góp và giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho sẽ đợc hạch toán vào TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản Kế toán ghi:

Nợ TK 128 - Đầu t ngắn hạn khác: (trị giá vốn góp đợc đánh giá);

Nợ TK 222 – Vốn góp liên doanh: (Trị giá vốn góp đợc đánh giá);

Nợ TK 412: (Trờng hợp chênh lệch giảm);

Có TK 152: (Trị giá vốn thực tế xuất kho);

hoặc Có TK 412: (Trờng hợp chênh lệch tăng);

- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời, căn cứ vào trị giá vốn thực tế

xuất kho, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1388): (Nếu cho cá nhân, tập thể vay tạm thời);

Nợ TK 136 (1368): (Nếu cho vay nội bộ);

Trang 23

Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX có thể khái quát bằng sơ

đồ sau:

Trang 24

Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến

Nhận lại vốn góp liên doanh bằng

Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ

NVL thiếu khi kiểm kê

Trang 25

2 Kế toán tổng hợp nhập xuất nvl theo ph ơng pháp kiểm kê định kỳ

2.1 Đặc điểm của ph ơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phán ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ

Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho, xuất kho hàng ngày đợc phản ánh theo dõi trên tài khoản “mua hàng”

Việc xác định trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho không căn cứ các chứng từ xuất kho mà căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:

Số lợng NVL tồn cuối kỳSau đó, căn cứ vào đơn giá xuất kho theo phơng pháp xác định trị giá vốn NVL đã chọn để tính ra trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho

2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

Để ghi chép kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 611 - Mua hàng Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của vật t,hàng hóa tăng, giảm trong kỳ Tài khoản này không có số d Việc mua nguyên vật liệu sẽ đợc phản ánh trên tài khoản 6111

Kết cấu của TK 6111 nh sau:

TK 6111 – Mua NVL

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ;

+ Trị giá vốn thực tế của vật tư tăng trong kỳ

+ Kết chuyển trị giá

vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ;

+ Trị giá vốn thực tế của vật tư giảm trong kỳ

Trang 26

Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật t kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác giống phơng pháp KKTX: TK 111, 112, 331, 141, 222, 641,

642, 621,

2.3 Ph ơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Kết chuyển trị giá vốn thực tếNVL tồn cuối kỳ

Trị giá vốn thực tế nhập do mua ngoài trong kỳ

Trường hợp khác làm tăng

giá trị NVL trong kỳ

Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho

sản xuất kinh doanh…

Trị giá vốn thực tế NVL

xuất bán

TK 133

Thuế VAT

Trang 27

* Trình tự ghi sổ: Có thể đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sinh viên: Phan Thị Thảo, lớp K38 - 2109Sơ đồ 3: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung Trang 27

Chứng từ gốc Phiếu nhập, xuất NVL

Nhật ký mua

hàng

Sổ cái tài khoản

Trang 28

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu

* Ưu điểm và nhợc điểm:

- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản

- Nhợc điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời

- Phơng pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao

2 Hình thức kế toán nhật ký sổ Cái

* Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Nhật ký - Sổ cái

Thẻ kho của thủ kho

Sơ đồ 4: Hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chính

Sổ kế toán chi tiết

NVL

Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Trang 29

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu điểm, nhợc điểm:

- Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản

- Nhợc điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp

3 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

* Đặc trng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các “chứng

từ ghi sổ”, Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ; Và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Sổ chi tiết NVL

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Trang 30

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

* Ưu, nhợc điểm của hình thức này:

- Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản, dễ kiểu tra đối chiếu

- Nhợc điểm: Việc ghi chép dễ bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu thờng bị chậm

- Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản

4 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.

* Đặc trng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ

kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng

Trang 31

toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.

* Ưu điểm và nhợc điểm

- Ưu điểm: giảm bớt số lợng ghi chép,cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác

- Nhợc điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế

toán

- Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng

Ghi cuối tháng Sinh viên: Phan Thị Thảo, lớp K38 - 2109 Trang 31

Sơ đồ 6: Hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ

Chứng từ gốc và bảng phân bổ NVL

Bảng kê

nhập, xuất

NVL

Sổ cái TK Nhật ký - chứng từ

Báo cáo tài chính Báo cáo nhập, xuất, tồn kho NVL

Trang 32

thứ và từng danh điểm, Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tợng kế toán là nguyên vật liệu một cách cụ thể Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu đợc đa vào xây dựng chi tiết đến từng danh điểm và khi kết hợp với TK 152 ( Nguyên vật liệu ) sẽ tạo nên hệ thống sổ chi tiết của từng loại NVL Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh

điểm NVL và để tăng cờng tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất, thuế giá trị gia tăng của từng NVL ở phần danh mục Nguyên vật liệu có đặc điểm là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán NVL thành hai phần là: Kế toán các nghiệp

vụ nhập NVL và kế toán các nghiệp vụ xuất NVL Với NVL khi nhập kho và xuất kho phải chi rõ tên kho bảo quản, lu trữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lợng tồn kho của từng loại NVL Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết NVL tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện Nhất là theo phơng pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng

Với các nghiệp vụ nhập NVL cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua đợc tính vào giá vốn nhập kho Trờng hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại NVL thì chơng trình cũng cho phép nhập cùng nhng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ NVL cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhậpNVL, chẳng hạn nh: phiếu nhập vật t, phiếu nhập NVL, mua NVL nhập khẩu…

Yêu cầu đối với các chơng trình này là không chỉ quản lý đợc NVL nhập kho

mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế giá trị gia tăng

đầu vào đợc khấu trừ Bên cạnh đó, để tăng cờng tính tự động hoá khi nhập dữ liệu,

ch-ơng trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua, Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán kế toán tơng ứng

Trang 33

vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn NVL xuất kho có thể tính đợc bằng một trong các phơng pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trớc xuất trớc, nhập sau xuất trớc, Nguyên vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý, hoặc các mực đích…khác nhng thông thờng là sản xuất cho quản lý, hoặc các mục đích khác nhng thông th-ờng là sản xuất và giá trị NVL xuất kho để sản xuất cấu thành nên chi phí NVL Do đó, khi xuất kho NVL cần thiết lựa chọn chứng từ phù hợp, thờng thiết kế chứng từ là phiếu xuất kho NVl cho sản xuất Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi nợ TK

621 và ghi có TK 152 Kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất tên vật t, số lợng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Tuy nhiên, cũng có thể chơng trình sẽ tính và điền ngay giá vốn NVL Cần lu ý, chi phí NVL là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tợng chịu chi phí Do đó, khi xuất NVl cần phải chỉ ra tên đối tợng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành

Đối với NVL xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu thì còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó, cần thiết kế chứng từ kế phù hợp với hoạt động này Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chơng trình đồng thời lu thông tin về giá vốn hàng bán Nhng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể cha tính ngay giá vốn

mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lợng đã giảm Các chứng từ thờng đợc thiết kế đẻ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật t nh: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật t cho sản xuất Nếu ở danh mục vật t… đã nhập giá bán, mức thuế suất GTGT thì chơng trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra

Thông thờng chơng trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hoá đơn mua hàng, do vậy khi nhập vật t mua ngoài cũng cần thông tin về thời hạn thanh toán Ngoài ra, để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn thì có thể chơng trình sẽ yêu cầu chỉ rõ thanh toán tiền cho hoá đơn mua hàng nào

Nh vậy, đối với phần hành kế toán NVL, chơng trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ NVL nhập, đồng thời cho biết số lợng NVL tồn kho khi xuất và tính giá vốn của NVL xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Các sổ sách, báo cáo có thể xem nh : Sổ chi tiết, thẻ kho,

Trang 34

Sinh viªn: Phan ThÞ Th¶o, líp K38 - 2109 Trang 34

Trang 35

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cơ khí Hà Nội

Công ty Cơ Khí Hà Nội địa chỉ tại 74 Nguyễn Trãi - Hà Nội, là một doanh nghiệp Nhà nớc tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân, đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ công nghiệp nặng (nay là Bộ công nghiệp)

Tiền thân của Công ty Cơ Khí Hà Nội là Nhà máy Chế tạo máy công cụ số 1 Công

ty đã đợc Liên Xô giúp đỡ xây dựng từ năm 1955 và chính thức đi vào hoạt động từ 12/4/1958 Với phơng án sản xuất sản phẩm chính lúc đó là chế tạo các loại máy cắt gọt kim loại nh máy tiện, máy bào, máy khoan, Sau này, do yêu cầu của ngành kinh

tế khác và quốc phòng Công ty đã mở rộng sản xuất thêm một số máy móc, thiết bị công nghiệp và phụ tùng để cung cấp cho các ngành theo kế hoạch của nhà nớc giao.Công ty thuộc loại hình sản xuất ra t liệu sản xuất, có khả năng sản xuất rất đa dạng

từ những sản phẩm cần có độ gia công cơ khí độ chính xác cao, đến những sản phẩm cần có nhiệt luyện và làm lạnh nhằm phục vụ cho nền công nghiệp đang phát triển ở Việt Nam

Trớc năm 1987, Công ty sản xuất tơng đối ổn định theo chỉ tiêu của Nhà nớc giao, một năm sản xuất khoảng 600 máy cắt gọt kim loại đạt 60% công suất thiết kế, có năm sản xuất tới 1000 máy trên tổng số công nhân là 2700 ngời Nhng từ khi thay đổi cơ chế (sau quyết định 217), Công ty chuyển sang cơ chế tự chủ sản xuất kinh doanh thì sản phẩm của Công ty không tiêu thụ đợc, mức độ tiêu thụ rất thấp Cụ thể, từ năm

1989 đến năm 1992 mỗi năm Công ty tiêu thụ trên 100 máy với giá rẻ và đợc Nhà nớc

bù lỗ

Trang 36

Công ty trên thực tế đã lạc hậu trên 30 năm và cha có điều kiện đổi mới vì vậy Công ty

đã gặp rất nhiều khó khăn

Đối mặt với sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trờng, Công ty đã từng bớc tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới Đến nay Công ty tiếp tục duy trì sản xuất máy công cụ - là sản phẩm truyền thống, ở mức hợp lý trên cơ sở cần cải tiến mẫu mã và nâng cao chất lợng sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị tr-ờng trong và ngoài nớc Bên cạnh đó, Công ty có đội ngũ công nhân kỹ thuật có trình

độ cao, họ có khả năng tự nghiên cứu và thiết kế các sản phẩm có chất lợng

Những năm qua trong quá trình chuyển biến từ một nhà máy đợc bao cấp toàn bộ sang tự hạch toán kinh doanh, Công ty đã cố gắng đứng vững và duy trì sản xuất để nuôi sống Công ty cũng nh toàn bộ công nhân của mình

Năm 1993 với tổng số công nhân viên là 1140 ngời, trên diện tích mặt bằng sử dụng để sản xuất là 58.126 m2, với trang thiết bị máy móc và nhà xởng bị h hỏng nhiều, hiệu quả sản xuất còn thấp chỉ đạt 40% công suất thiết kế và doanh thu đạt 18 tỷ VNĐ xong vẫn cha có lãi vì chi phí sản xuất quá lớn, sản phẩm lại tiêu thụ chậm cho nên vòng vốn quay chậm Công ty là đơn vị sản xuất cơ khí ở đơn vị ở mức độ chuyên môn hoá cao nên khi chuyển sang cơ chế thị trờng thì khả năng chuyển hớng sẽ là chậm so với các đơn vị kinh doanh khác đặc biệt là khâu marketing cha thật tốt nên dẫn đến hiệu quả sản suất kinh doanh cha cao

Năm 1994 do đổi mới trang thiết bị, sức mua máy công cụ của Công ty gia tăng, sản phẩm khác cũng có khách hàng do đó vấn đề việc làm cho ngời lao động gia tăng

và ổn định hơn năm trớc Kết quả doanh thu đạt 22 tỷ VNĐ và tăng 26% so với năm

1993 và sản phẩm cơ khí đặc biệt là mặt hàng truyền thống nh máy công cụ, phụ tùng máy công cụ, phụ tùng mía đờng, tăng đáng kể Bên cạnh số lợng thì chất lợng sản

Trang 37

tín của khách hàng trên thị trờng

Đối với sản phẩm là phụ tùng thiết bị công nghiệp khác: Năm 1994 Công ty bắt đầu trở lại sản xuất cung cấp thiết bị toàn bộ Việc tổ chức nhập khẩu trực tiếp vật t, kim loại để phục cụ cho sản xuất đã giảm đợc chi phí trong giá thành sản phẩm Doanh thu những năm gần đây đạt tơng đối tốt, cụ thể là: năm 1994 đạt 22 tỷ đồng, năm 1995 đạt

32 tỷ đồng, năm 1996 đạt 41 tỷ đồng, năm 1997 đạt 60 tỷ đồng,

Phơng hớng hoạt động của Công ty năm 2004 là: tiếp tục thay đổi cơ chế, thay đổi cơ cấu và phơng hớng quản lý sản xuất, phơng hớng tiếp thị, tăng cờng tìm kiếm các khả năng liên doanh, liên kết, đa dạng hoá sản phẩm truyền thống để khai thác hết khả năng sẵn có của Công ty theo phơng châm “Thoáng hơn, nhanh hơn, tốt hơn, đẹp hơn

và hiệu quả hơn” Trên cơ sở sản xuất kinh doanh có hiệu quả dự tính mức doanh thu

đạt trên 115 tỷ đồng, từng bớc đổi mới nâng cấp trang thiết bị để làm sao hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi, đây là mục tiêu mà toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty phấn đấu

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty cơ khí Hà Nội tổ chức bộ máy quản lý theo mô hinh trực tuyến chức năng, các quyết định quản lý đợc đa từ trên xuống, các bộ phận chức năng có trách nhiệm thực hiện và triển khai đến từng đối tợng thực hiện Mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn cụ thể bằng văn bản

Trang 38

đốc chỉ đạo trực tiếp về: Tổ chức nhân sự, kế toán thống kê tài chính, dự án đầu t,kinh doanh và ký kết các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp lý,…

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về các mặt:

Nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ và sản xuất và trực tiếp quản lý về chất lợng sản phẩm, quyết định các biện pháp kỹ thuật phục vụ sản xuất

Phó giám đốc phụ trách sản xuất: Là ngời trợ giúp giám đốc và chịu trách nhiệm

trớc giám đốc về lĩnh vực mà mình phụ trách, trực tiếp lãnh đạo và kiểm tra các xởng

và xí nghiệp sản xuất, xây dựng phơng án sản xuất, quản lý, điều hành, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ sản xuất

Phó giám đốc nội chính: Chịu trách nhiệm về công tác nội chính, xây dựng cơ

bản, công đoàn, thanh niên, quân sự và các mối quan hệ với địa phơng,…

Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ lập chơng trình làm việc của ban giám đốc và

chuẩn bị hội nghị, tổng hợp các văn bản pháp lý và thông tin từ bên trong và ngoài công ty rồi phân loại, báo cáo cho lãnh đạo có chức năng liên quan giải quyết, truyền

đạt ý kiến, chỉ thị của lãnh đạo tới các bộ phận hoặc cá nhân bằng văn bản

 Xởng máy công cụ

Là xởng sản xuất chính, chuyên sản xuất và gia công các mặt hàng máy công cụ, tức là sản xuất tất cả các chi tiết để lắp ráp hoàn chỉnh máy công cụ nh: máy phay, máy bào, máy tiện, Xởng máy công cụ gồm 4 bộ phận gộp lại:

o Phân xởng cơ khí 4A: có nhiệm vụ gia công các phụ tùng cơ khí và các chi tiết máy công cụ

o Phân xởng cơ khí phụ tùng: Chuyên cung cấp bánh răng, trục răng và mâm cặp cho xởng

Trang 39

 Xởng gia công áp lực và nhiệt luyện (AL&NL)

Làm nhiệm vụ gia công (rèn, gò, hàn, ) các chi tiết phục vụ cho các phân xởng cơ khí nh trục máy tiện, vỏ bao che các thiết bị, nhiệt luyện các chi tiết, hoặc gia công các loại hàng phi tiêu chuẩn

 Xởng cơ điện

Làm nhiệm vụ sửa chữa lớn các thiết bị, ngoài ra còn gia công các chi tiết phục vụ cho việc đại tu

 Xởng thuỷ lực

Làm nhiệm vụ chuyên gia công mới và sửa chữa các thiết bị thuỷ lực của máy công

cụ và máy công nghiệp

Trang 40

Xởng cơ khí chế tạo: Gia công các chi tiết của máy công cụ và các phụ tùng,

 Xởng lắp ráp: Lắp ráp, hoàn thiện và sơn rồi nhập kho thành phẩm

 Xí nghiệp vật t: làm nhiệm vụ mua và cung cấp vật t, chuyên chở nguyên vật liệu sản phẩm hàng hoá cho Công ty phục vụ sản xuất và nhập kho sản phẩm

Các bộ phận sản xuất trên chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc phụ trách sản xuất Ngoài ra, Công ty còn tổ chức các phòng ban chức năng làm nhiệm vụ quản lý tình hình sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty và phục vụ đời sống cán bộ công nhân viên, bao gồm:

 Phòng tổ chức: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc làm nhiệm vụ tổ chức, quản

lý, sắp xếp lại toàn bộ lao động trong Công ty

 Phòng kế toán thống kê tài chính: nhiệm vụ ghi chép, phản ánh và theo dõi toàn

bộ quá trình sản xuất nhằm quản lý tốt sản xuất

 Phòng KCS: Nhiệm vụ kiểm tra chất lợng sản phẩm sản xuất ra

 Phòng điều độ sản xuất: phân bố điều hành sản xuất giữa các đơn vị trong Công ty theo kế hoạch

 Phòng kinh doanh, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ xây dựng phơng hớng sản xuất kinh doanh, chiến lợc sản phẩm, chiến lợc Maketing, và chính sách tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác hoặc trực tiếp, các thủ tục, giấy phép xuất nhập khẩu hàng hóa,

Ngoài ra, Công ty còn có các phòng ban khác nh: phòng đời sống,trung tâm thiết kế

tự động hóa, phòng bảo vệ, phòng y tế, ban quản lý dự án, th viện,