II. thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nộ
1. Công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu ở Công ty
2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Theo qui định của chế độ kế toán tất cả các loại NVL khi về đến Công ty thì đều phải làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho. Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc hạch toán hàng tồn kho ở Công ty Cơ khí Hà Nội qui định:
Điều 1: Các chứng từ để làm thủ tục nhập kho vật t, NVL phải tuân theo các bớc sau: - Hàng nhập vào Công ty qua cổng phải có xác nhận của bảo vệ;
- Hàng đợc xác nhận trọng lợng qua phiếu cân tại Công ty (nếu có yêu cầu cân); - Hàng đợc kiểm tra về chất lợng qua xác nhận của phòng quản lý chất lợng; - Đơn giá căn cứ vào phê duyệt của Giám đốc (hoặc ngời đợc ủy quyền).
Điều 2: Ngay sau khi nhận đợc đầy đủ các chứng từ trên thủ kho các đơn vị có trách nhiệm làm thủ tục nhập kho ngay (không phụ thuộc vào hóa đơn tài chính) và cung cấp cho phòng kế toán thống kê tài chính chậm nhất sau 3 ngày (kể từ ngày là thủ tục nhập kho).
Khi làm thủ tục nhập kho, thủ kho lập phiếu nhập vật t. Phiếu nhập vật t đợc lập làm 02 liên:
đơn vị cung cấp. Kế toán công nợ chỉ theo dõi tổng số tiền phải trả cho từng đơn vị cung cấp chứ không theo dõi số lợng, đơn giá của từng loại NVL.
- 01 liên thủ kho giữ và căn cứ vào số liệu trên phiếu nhập vật t ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng của từng thứ NVL nhập, xuất, tồn kho, thủ kho không theo dõi chỉ tiêu giá trị. Sau đó, chậm nhất là sau 3 ngày kể từ ngày làm thủ tục nhập kho, thủ kho phải chuyển phiếu nhập vật t lên phòng kế toán thống kê tài chính, hoặc kế toán vật t xuống kho lấy phiếu nhập kho để hoàn chỉnh quản lý. Sau khi nhận phiếu nhập kho vật t thì kế toán vật t ghi số liệu vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Kế toán vật t có nhiệm vụ theo dõi chi tiết đến từng nhóm, từng loại, từng thứ NVL nhập kho ở cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Ngày 10/03/2003 có phiếu cấp vật t số 51 xuất kho 450 kg thép Y8A phi 100 sau khi nhận đợc phiếu cấp vật t kế toán ghi đơn giá xuất vào phiếu cấp vật t là 8.525 đ /kg ( Từ ngày 07/03 đến ngày 10/03 công ty không có nghiệp vụ nhập thép Y8A phi 100 ) nên giá trị thực tế của vật liệu xuất kho là:
8.525 đ * 450 kg = 3.836.250 đồng
- Đến ngày 20 /03/2003 có phiếu nhập vật t số 18 nhập 500 kg thép Y8A phi 100 với đơn giá là 8.700 đ/kg, Vậy trị giá thực tế thép Y8A phi 100 nhập kho là:
8.700đ * 500 kg = 4.350.000 đồng
Kế toán căn cứ vào giấy báo Nợ tiền gửi Ngân hàng kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK152: 4.350.000đ
Có TK 112: 4.350.000đ
- Ngày 25/03/2003 có phiếu xuất kho 150 kg thép Y8A phi 100 cho sản xuất sản phẩm, kế toán tính đơn giá xuất kho bằng:
((200 kg * 8.525 đ) + 4.350.000 đ)/ 200 kg + 500 kg = 8.650 đ/kg
8.650 đ * 150 kg = 1.297.500 đồng Kế toán ghi bút toán :
Nợ TK 621: 1.297.500đ
Có TK 152: 1.297.500đ
Trong tháng 3/2003 Công ty mua thép Y8A phi 100 của chi nhánh vật t Thái Nguyên. Hóa đơn GTGT do bên bán gửi kèm nh sau:
Biểu 2:
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 2 (Giao khách hàng) Mẫu số: 01
GTKT - 3LL
Ngày 05tháng 03 năm 2003
N0063301
Đơn vị bán hàng: Công ty vật t Thái Nguyên Địa chỉ:
Điện thoại: Mã số:
Họ và tên ngời mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty cơ khí Hà Nội
Địa chỉ: Số 74 Nguyễn Trãi Thanh Xuân Hà Nội– –
Số tài khoản: 710A 006 Ngân hàng công th– ơng, Đống đa, Hà Nội
Hình thức thanh toán: Mua chịu MST:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số l- Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng: 12.900.000 đ
Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT: 645.000đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.545.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mời ba triệu, năm trăm bốn mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)
Khi hàng nhập vào Công ty qua cổng có xác nhận của bảo vệ, đợc xác nhận trọng l- ợng qua phiếu cân tại Công ty, và đợc phòng KCS kiểm tra chất lợng. Sau đó, thủ kho tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập vật t và ghi vào phiếu nhập vật t số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tơng ứng về mặt số lợng.
Biểu 3:
HAMECO Phiếu nhập vật t
Mã số BM06/04
Số 53/0604
Ngày 06/03/2003
Tên ngời nhập: Thái Đơn vị nhập:
Đơn vị bán hàng: Công ty vật t Thái Nguyên Hóa đơn: 063301 Ngày: 05/3/03
Nhập vào kho: Sắt, thép Ghi Có TK 331
TT Tên hàng Đơn vị Số lợng Xin nhập Thực nhập 1 Thép Y8A-phi 100 Kg 1500
645.000 5%thuế
Cộng: 13.545.000
Số tiền (viết bằng chữ): Mời ba triệu, năm trăm bốn mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời nhập Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đãký) (Đã ký và đóng dấu)
Khi giao hàng vào kho ngời giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này.
Sau đó, chậm nhất sau ba ngày kể từ ngày làm thủ tục nhập kho, thủ kho chuyển phiếu nhập vật t cho phòng kế toán thống kê tài chính. Cụ thể là chuyển cho kế toán vật t. Kế toán vật t sau khi nhận đợc phiếu nhập vật t phải kiểm tra và hoàn chỉnh phiếu nhập vật t. Sau đó, kế toán vật t tiến hành nhập số liệu vào sổ kế toán chi tiết liên quan.