II. thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nộ
1. Công tác tổ chức quản lý chung về nguyên vật liệu ở Công ty
1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Với một khối lợng lớn nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều nhóm, nhiều thứ khác nhau, nỗi loại có vai trò, công dụng, tính chấtlý, hóa học khác nhau. Do đó, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phục vụ cho
xuất nó cấu thành nên thực thể sản phẩm, ví dụ: thép các loại, tôn tấm, vòng bi các loại, động cơ các loại,...
- Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ khi sử
dụng có thể làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc làm thay đổi mầu sắc nh: sơn các loại, dây điện, thiết bị điện, các loại hóa chất, cao su, keo dán ác, gỗ, dung môi pha sơn, xăng (để rửa chi tiết cho sạch),...
- Nhiên liệu: là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong qua trình sản
xuất kinh doanh gồm: xăng, than củi, dầu, ôxi,...
- Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa
máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải ví dụ: động cơ ô tô,...…
- Phế liệu thu hồi: Chủ yếu là các loại NVL đợc loại ra từ qua trình sản xuất nh:
phoi thép, phoi gang, phoi nhôm, phoi đồng, dây đông cháy, cáp nhôm phế, sắt thép phế, gang phế…
Ví dụ: Nguyên vật liệu chính trong Công ty đợc chia thành các nhóm sau: TK 1521 bao gồm: + TK 1521.A: Tôn các loại
+ TK 1521.B: Thép các loại + TK 1521.C: Vòng bi các loại + TK 1521.E: Động cơ các loại,… Trong nhóm nguyên vật liệu chính thép có các loại thép nh:
+ TK 1521.B05: Thép 20X, 30X,.. + TK 1521.B06: Thép 2X, 3X,… + .…
+ TK 1521.B09: Thép Y,..
Tổ chức hệ thống kho tàng
Nếu nh khâu thu mua NVL ảnh hởng lớn đến chất lợng, qui cách, chủng loại,... của NVL nhập kho thì khâu bảo quản dự trữ cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác quản lý NVL. Thực tế cho thấy nếu NVL mua về nhập kho dù có đảm bảo qui cách, chất lợng nhng nếu khâu bảo quản dự trữ tổ chức không tốt, không khoa học sẽ dẫn đến tình trạng NVL bị hao hụt, mất mát, kém phẩm chất. Điều này sẽ ảnh hởng không nhỏ tới quay trình sản xuất, tới chất lợng sản phẩm.
Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản dự trữ NVL là điều cần thiết và không thể thiếu đợc ở bất kỳ DNSX nào. ở Công ty, NVL đợc tổ chức thành các kho sau:
+ Kho vòng bi, động cơ; + Kho tôn tấm;
+ Kho thép tròn, sắt,.. + Kho kim loại mầu; + Kho thiết bị đồ điện; + Kho hóa chất, cao su,.. + Kho hợp kim..
+Kho vật t của xởng đúc.
Tất cả các kho NVL đều trực thuộc Tổng kho. Hệ thống kho đợc bố trí gần xởng sản xuất, nên rất thuận lợi cho việc chuyên chở NVL từ kho đến xởng sản xuất.
Hệ thống định mức
Để phục vụ cho công tác quản lý NVL chặt chẽ và có hiệu quả thì Công ty đã tiến hành xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Bởi mỗi loại sản phẩm khác nhau thì định mức tiêu hao NVL các loại cũng khác nhau. Phòng điều độ sản xuất có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng loại máy công cụ, phụ tùng,...
thủ kho, ngoài trách nhiệm quản lý và bảo quản tốt NVL có trong kho, còn phải có trách nhiệm cập nhập sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình biến động (nhập, xuất) của từng thứ NVL ở trong kho về mặt số lợng, mà thủ kho còn có trách nhiệm phát hiện các trờng hợp NVL tồn đọng lâu trong kho do nhập về quá nhiều, và NVL tồn kho đã kếm phẩm chất,... từ đó đa ra kiến nghị, giải pháp với cấp trên để xử lý. Trong trờng hợp thủ kho không đảm bảo về số lợng khi kiểm kê thì thủ kho phải chịu trách nhiệm bồi thờng vật chất tùy theo mức độ.