Bài tập nhóm hệ thống thông tin kế toán chủ Đề chu trình chi phí của công ty sữa vinamilk

Trong những năm gần đây, môi trường làm việc của chuyên viên kế toán tại Việt Nam đã có sự thay đổi nhanh chóng nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI TẬP NHÓM

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

CHỦ ĐỀ:

CHU TRÌNH CHI PHÍ CỦA CÔNG TY SỮA VINAMILK

Giảng viên giảng dạy: Nguyễn Hương Anh Nhóm lớp: 01

Nhóm bài tập: 08 Tên sinh viên thực hiện:

LỜI NÓI ĐẦU

Kế toán là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức Trong những năm gần đây, môi trường làm việc của chuyên viên kế toán tại Việt Nam đã có sự thay đổi nhanh chóng nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng cũng như sự thay đổi trong quy trình xử lý và cung cấp thông tin

để có thể đáp ứng yêu cầu quảnlý của doanh nghiệp

Qua những kiến thức đã học được từ môn Hệ thống thông tin kế toán, cùng với việc nghiên cứu chu trình chi phí của Công ty sữa Vinamilk, chúng em đã xác định được nội dung, yêu cầu của từng hoạt động trong chu trình chi phí và các

ưu, nhược điểm tồn tại trong chu trình chi phí của công ty sữa Vinamilk, qua đó giúp Công ty hoàn thiện chu trình chi phí hơn

Trong quá trình thực hiện nội dung, dù đã có nhiều nỗ lực, chúng em nghĩ rằng bài làm của nhóm không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của cô để bài làm của nhóm chúng em ngày càng hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

i

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU i

NỘI DUNG CHÍNH 1

I Tổng quan về công ty sữa Vinamilk 1

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty sữa Vinamilk 1

2 Đặc điểm hoạt động 2

II, Hoạt động mua hàng của Công ty sữa Vinamilk 5

1.Cơ cấu tổ chức và phòng ban mua hàng của công ty sữa Vinamilk 5

2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Vinamilk 5

2.1 Hoạt động đặt hàng 7

2.2Hoạt động nhận hàng 9

2.3 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và ghi nhận công nợ 10

2.4 Hoạt động thanh toán công nợ 11

III, Đánh giá hoạt động mua hàng của Công ty sữa Vinamilk 11

1 Ưu điểm 11

2 Nhược điểm 13

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14

LỜI CẢM ƠN 15

ii

NỘI DUNG CHÍNH

I Tổng quan về công ty sữa Vinamilk

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty sữa Vinamilk

Công ty sữa Vinamilk đã có lịch sử hình thành và phát triển hơn 40 năm với những sự biến đổi và nỗ lực không ngừng Dù góp mặt trên thị trường Việt Nam từ rất lâu, nhưng cho đến hiện tại, vị thế của Vinamilk trong ngành Công nghiệp sữa tại nước ta vẫn chưa hề thay đổi dù trong những năm qua, các thương hiệu sữa ngoại ồ ạt tiến vào thị trường Việt Nam Trong hơn 40 năm hoạt động của mình, Công ty sữa Vinamilk đã trải qua rất nhiều những giai đoạn phát triển khác nhau Mỗi giai đoạn đã đánh dấu những bước tiến mới của doanh nghiệp, cùng sự vững vàng của một thương hiệu lớn

có bề dày lịch sử Giai đoạn hình thành từ năm 1976 – 1986 của Vinamilk Ngày 20 tháng 8 năm 1976, Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) chính thức được thành lập với tên gọi ban đầu là Công ty Sữa – Cà Phê miền Nam Công ty thuộc Tổng cục Công nghiệp Thực phẩm miền Nam Đến năm 1982, Công ty Sữa – Cà phê miền Nam được chuyển giao về Bộ Công nghiệp Thực phẩm và được đổi tên thành Xí nghiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo

Thời kì đổi mới năm 1986 – 2003

- Vào tháng 3 năm 1992, Xí nghiệp Liên hiệp Sữa – Cà phê – Bánh kẹo I, chính thức đổi tên thành Công ty Sữa Việt Nam (Vinamilk) - trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ Công ty chuyên về sản xuất và chế biến những loại sản phẩm từ sữa

- Đến năm 1994, Công ty Sữa Việt Nam đã xây dựng thêm 1 nhà máy tại Hà Nội để phát triển thị trường tại miền Bắc được thuận lợi hơn Sự kiện này đã nâng tổng số nhà máy của công ty lên con số 4 Việc xây dựng được nằm trong chiến lược mở rộng, phát triển để có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng các sản phẩm của người dân miền Bắc Việt Nam

- Năm 1996, Liên doanh với Công ty CP Đông lạnh Quy Nhơn để thành lập Xí nghiệp Liên doanh Sữa Bình Định Việc liên doanh này đã giúp công ty thành công xâm nhập thị trường miền Trung một cách thuận lợi nhất

- Năm 2000, nhà máy sữa Cần Thơ được xây dựng tại khu Công nghiệp Trà Nóc Nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu tốt hơn của người tiêu dùng tại đồng bằng sông Cửu Long Cũng trong thời gian này, Công ty cũng xây dựng Xí nghiệp Kho vận có địa chỉ tại 32 Đặng Văn Bi, Thành phố Hồ Chí Minh

- Vào tháng 5 năm 2001,công ty khánh thành nhà máy Sữa Cần Thơ

Thời kì cổ phần hoá từ năm 2003 đến nay

- Tháng 11 năm 2003, công ty đã được chuyển thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Với mã giao dịch trên sàn chứng khoán Việt Nam của công ty là: VNM Cũng trong năm 2003, Công ty khánh thành thêm nhà máy sữa tại ở Bình Định và Thành phố Hồ Chí Minh

- Năm 2004, Công ty đã thâu tóm cổ phần của Công ty CP Sữa Sài Gòn, tăng số vốn điều lệ lên 1.590 tỷ đồng

- Đến năm 2005, Công ty tiếp tục tiến hành mua cổ phần của các đối tác liên doanh trong Công ty CP Sữa Bình Định Vào tháng 6 năm 2005, công ty đã khánh thành thêm nhà máy Sữa Nghệ An Vào ngày 19 tháng 1 năm 2006, công ty được niêm yết

1

trên sàn chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh Thời điểm đó vốn của Tổng Công ty Đầu tư và Kinh doanh vốn Nhà nước nắm giữ 50,01% vốn điều lệ của công ty Đến 20/8/2006,Vinamilk chính thức đổi logo thương hiệu của công ty

- Trong năm 2009, doanh nghiệp đã phát triển được 135.000 đại lý phân phối, 9 nhà máy và nhiều trang trại nuôi bò sữa tại Nghệ An, Tuyên Quang Năm 2012, công ty tiếp tục tiến hành thay đổi logo của thương hiệu

- Giai đoạn 2010 – 2012, doanh nghiệp đã tiến hành xây dựng nhà máy sữa bột tại tỉnh Bình Dương với tổng số vốn đầu tư là 220 triệu USD Năm 2011, đưa nhà máy Sữa Đà Nẵng đi vào hoạt động với số vốn đầu tư lên đến 30 triệu USD

- Năm 2016, khánh thành nhà máy sữa đầu tiên tại nước ngoài, đó là nhà máy Sữa Angkorimilk tại Campuchia

- Đến năm 2017, tiếp tục khánh thành trang trại Vinamilk Organic Đà Lạt – trang trại

bò sữa hữu cơ đầu tiên tại Việt Nam

- Đến thời điểm hiện tại, Vinamilk đang sở hữu hệ thống 13 nhà máy trên cả nước.Các nhà máy đều đạt các tiêu chuẩn quốc tế khắt khe nhất, với công nghệ hiện đại sản xuất được hầu hết các dòng sản phẩm chính của ngành sữa Điều này góp phần giúp Vinamilk giữ vững vị trí dẫn đầu các ngành hàng sữa chủ lực trong nhiều năm liền

2 Đặc điểm hoạt động

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Vinamilk là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam Danh mục sản xuất sản phẩm của Vinamilk bao gồm sản phẩm chủ lực là sữa nước và sữa bột; sản phẩm có giá trị cộng thêm như sữa đặc, yoghurt uống, kem và phomat

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm:

- Sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, các sản phẩm từ sữa khác

- Sản xuất và kinh doanh bánh, sữa đậu nành, nước giải khát

- Kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất và nguyên liệu

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

Tổ chức và cơ cấu quản lý:

2

Bộ máy kế toán của công ty sữa Vinamilk:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty sữa Vinamilk là mô hình tập trung Phòng

kế toán của công ty thực hiện công tác thống kê về số liệu tài chính trong các hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty Phản ánh kịp thời, chính xác, trung thực, đầy đủ diễn biến hàng ngày về hoạt động sản xuất của công ty, báo cáo ban giám đốc theo các chỉ tiêu thống kê sản xuất

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

* Hệ thống chứng từ:

3

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN

THU CHI

KẾ TOÁN THUẾ

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN BÁN HÀNG

KẾ TOÁN

+ Bảng chấm công

+ Bảng thanh toán tiền lương

+ Bảng thanh toán tiền thưởng

+ Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

+ Bảng thanh lý

+ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm

xã hội

+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệp vật tư, công

cụ, sản phẩm, hàng hóa + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Bảng kê mua hàng

+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ Bán hàng

Bảng thanh toán hàng đại lý kí gửi

Tiền tệ + Phiếu thu

+ Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy đề nghị thanh toán + Biên lai thu tiền + Bảng kê chi tiền + Bảng kiểm kê quỹ Tài sản cố định

+ Biên bản giao nhận TSCĐ

+ Biên bản thanh lý TSCĐ

+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ

+ Biên bản kiểm kê TSCĐ

+ Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chữa

lớn hoàn thành

+ Bảng tính và phân bổ khấu haoTSCĐ

Hệ thống sổ kế toán + Sổ chi tiết quỹ tiền mặt + Sổ tiền gửi ngân hàng + Thẻ tính giá thành + Thẻ kho + Sổ chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết mua hàng + Sổ chi tiết NVL, CCDC + Sổ chi tiết báo cáo tài khoản + Sổ chi tiết thanh toán (người bán, người mua) + Sổ nhật ký chứng từ + Sổ chi tiết theo hình thức nhật ký chứng từ

+ Báo cáo tài chính

* Tổ chức kiểm tra kế toán

- Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán

+ Kiểm tra tính chất hợp pháp của nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh

+ Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời, đầy đủ trung thực, rõ ràng Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán

và kết quả công tác của bộ máy kế toán

+ Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra việc chấp hành ngân sách, chấp hành

kế hoạch sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính kỷ luật nộp, thu thanh toán, kiểm tra

4

việc giữ gìn sử dụng các loại vật tư, và vốn bang tiền, phát hiện, ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ tài chính

+ Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác quản lý của doanh nghiệp

- Yêu cầu của việc kiểm tra kế toán

+ Thận trọng ngiêm túc trung thực khách quan trong quá trình kiểm tra

+ Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và cơ quan tổng hợp kiểm tra để có những biện pháp xử lý kịp thời

- Hình thức kiểm tra: Bao gồm hình thức kiểm tra thường kỳ và kiểm tra bất thường

II, Hoạt động mua hàng của Công ty sữa Vinamilk

1 Cơ cấu tổ chức và phòng ban mua hàng của công ty sữa Vinamilk

Phòng cung ứng điều vận có nhiệm vụ phụ trách đặt hàng hóa, nguyên vật liệu

- Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận

- Thực hiện đặt hàng cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu, vật tư kỹ thuật

- Thực hiện công tác xuất nhập khẩu cho toàn công ty, cập nhật và vận động chính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do nhà nước ban hành

- Dự báo nhu cầu về thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất nội địa và xuất khẩu hiệu quả

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận và phối hợp với Xí nghiệp Kho vận để theo dõi công nợ của khách hàng

2 Quy trình mua hàng tại công ty sữa Vinamilk

Quá trình mua hàng của công ty được thực hiện theo sơ đồ sau:

5

2.1 Hoạt động đặt hàng

Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý đặt hàng 2.1.1 Khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ, vật tư kỹ thuật thì bộ phận có nhu cầu sẽ tiến hành lập phiếu xin mua hàng hoặc phiếu xin mua hàng khẩn ( được áp dụng trong trường hợp các mặt hàng, dịch vụ phải cung cấp ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau của ngày đề nghị) Phiếu xin mua hàng phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận 2.1.2 Bộ phận phòng cung ứng phụ trách vật tư tiếp nhận được phiếu xin mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu tiến hành lập phiếu yêu cầu mua hàng chính thức bao gồm 2 liên (một liên giữ lại tại bộ phận, một liên chuyển cho giám đốc xét duyệt)

7

Tiếp theo, phòng cung ứng liên hệ với nhà cung cấp đối với hàng hóa và dịch vụ đáp ứng yêu cầu sau đó xem xét, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi hoàn tất việc phê duyệt, trưởng bộ phận cung ứng tiến hành tiếp xúc, thương thảo và soạn thảo hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) với nhà cung ứng Nội dung hợp đồng căn cứ vào nhu cầu và khả năng thực tế của hai bên

Để tiến hành lập hợp đồng/đơn đặt hàng, doanh nghiệp cần ghi nhận các thông tin về báo giá, điều khoản thanh toán, lịch giao hàng và gửi chúng đến cho nhà cung cấp để

ký kết hợp đồng Tất cả các giao dịch hàng hóa, dịch vụ mua vào trong toàn công ty đều phải tuân thủ “Quy trình chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng kinh tế” cụ thể như sau:

Tiêu chí đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp của Vinamilk

Có 7 yếu tố cơ bản Vinamilk cần xem xét để đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp:

1 Chi phí/liên quan giá: Chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công rẻ

2 Chất lượng: Nhà cung cấp nước ngoài có bằng sáng chế cho các sản phẩm sữa, việc truy xuất và đánh giá chất lượng từng nguyên vật liệu được cải tiến thông qua việc kiểm soát ngày sản xuất tại từng nhà cung cấp

3 Phân phối, giao hàng: Vinamilk luôn ưu tiên những nhà cung cấp có khả năng cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đủ số lượng và đảm bảo sự liên tục trong việc cung cấp

4 Tính linh hoạt: Nhà cung cấp phải có khả năng cung ứng hàng hóa đúng thời gian, dựa trên yêu cầu và nhu cầu của Vinamilk

5 Trách nhiệm với môi trường: Vinamilk cần đảm bảo rằng nhà cung cấp tuân thủ tất

cả các quy định pháp luật và chuẩn mực đạo đức trong hoạt động kinh doanh

6 Ứng dụng công nghệ: Nhà cung cấp cần có khả năng cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, dịch

vụ hậu mãi và khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến sản phẩm

7 Yếu tố liên quan tới hoạt động kinh doanh: Ví dụ như danh tiếng của nhà cung cấp

và ý kiến phản hồi từ khách hàng hiện tại để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp

Ký kết hợp đồng kinh tế:

- Căn cứ vào kết quả duyệt chọn nhà cung cấp của người có thẩm quyền trên biểu Danh sách Nhà cung cấp trúng thầu (nếu có), Tờ trình xét duyệt giá và chọn nhà cung cấp, đơn vị mua hàng hoá dịch vụ tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng kinh tế

- Đơn vị thực hiện mua hàng hoá, dịch vụ phải đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng

ký kết phải chặt chẽ và đảm bảo quyền lợi cho Công ty khi phát sinh các tranh chấp Nếu Công ty đã có ban hành hợp đồng chuẩn đã được tư vấn của luật sư hoặc của phòng kiểm soát nội bộ thì áp dụng theo mẫu hợp đồng chuẩn này của Công ty Còn

8

nếu hợp đồng do nhà cung cấp sọan thảo thì nhân viên nghiệp vụ và người có thẩm quyền có trách nhiệm xem xét các điều khoản của hợp đồng hợp lý và chặt chẽ và tuân thủ Luật thương mại hiện hành

- Tất cả các hợp đồng của Công ty giao dịch với bên ngoài phải được Trưởng ban kế toán/Kế toán trưởng hoặc Giám đốc Tài chính Kế toán xem xét và ký nháy trên hợp đồng trước khi trình người có thẩm quyền ký và đóng dấu

- Bộ phận đặt hàng có thể yêu cầu thông tin về sản phẩm, năng lực cung cấp, thời hạn giao hàng, giá và phương thức thanh toán,… bằng văn bản hoặc thông qua việc liên hệ bằng điện thoại với các nhà cung cấp

- Căn cứ thông tin phản hồi từ nhà cung cấp, xem xét khả năng đặt hàng/ hợp đồng

- Nếu nhà cung cấp đồng ý, tiến hành lập đơn đặt hàng/ hợp đồng

Các chứng từ liên quan:

- Phiếu xin mua hàng

- Hợp đồng kinh tế

- Đơn đặt hàng

2.2 Hoạt động nhận hàng

9

- Tới ngày giao hàng, người bán, nhà cung cấp nguyên liệu từ những trang trại tiến hành giao hàng cho doanh nghiệp, bộ phận nhận hàng thực hiện việc nhận hàng gồm: Đối chiếu thông tin về số lượng, chất lượng và giá cả sản phẩm hàng giao so với hàng đặt và chấp nhận giao hàng Kiểm tra xem hàng hóa nhận được có đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu kỹ thuật của công ty hay không Nếu không đạt được chất lượng mong muốn, công ty sẽ phải xử lý vấn đề này với nhà cung cấp hoặc tìm các giải pháp khác như trả lại hàng hoặc đàm phán để điều chỉnh

- Sau khi đơn hàng được xác nhận, công ty sẽ tiến hành quy trình nhập kho

Các chứng từ liên quan:

- Hoá đơn mua hàng

- Chứng từ thanh toán

10

Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý nhận hàng