Quản trị học bài tập giải quyết tình huống

Quản trị học Bài tập GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG TÌNH HUỐNG 1 Bạn trong cương vị là trưởng bộ phận bán hàng của công ty A, trực tiếp chỉ huy 20 nhân viên bán hàng, các mặt hàng của công ty bạn

Quản trị học Bài tập GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG TÌNH HUỐNG 1

Bạn trong cương vị là trưởng bộ phận bán hàng của công ty A, trực tiếp chỉ huy 20 nhân viên bán hàng, các mặt hàng của công ty bạn rất đa dạng thuộc về ngành văn phòng phẩm (bút, giấy, các dụng cụ văn phòng,…), thị trường của bạn là các công ty, công

sở, trường học và dân cư Trong năm qua 1997 bạn xây dựng kế hoạch cho đơn vị của mình là phải đạt doanh số 10 tỷ đồng, thế nhưng cuối năm 1997 tổng kết lại tình hình hoạt động bạn chỉ đạt mức doanh số là 8 tỷ đồng

CÂU HỎI:

1.Để chuẩn bị cho việc xây dựng kế hoạch & thực hiện kế hoạch trong năm 1998 tiếp theo, bạn cần phải làm gì?

2.Giả sử các thuộc cấp của bạn cho rằng họ quá ít quyền hạn trong việc bán hàng, vìvậy không thể hoàn tất kế hoạch bán hàng

mà bạn giao cho họ, bạn sẽ quyết định vấn đề này như thế nào? Bạn sẽ sử dụng mô hình tổ chức nào để ra quyết định ( các kiểu ra quyết định của Victor Vroom và Philip Yetton) trong trường hợp này? Hãy giải thích?

BÀI LÀM

Để công ty tiếp tục phát triển thì ít nhất doanh thu của năm sau, phải hơn năm trước cụ thể là nhiều hơn 8 tỷ

Để chuẩn bị cho việc xây dựng & thực hiện kế hoạch trong năm

1998 tiếp theo, chúng ta cần phải:

1 Nâng cao chất lượng sản phẩm

2 Tìm hiểu ý kiến, thị hiếu của khách hàng

3.Tập trung vào việc thu hút khách hàng bằng việc tao ra những sản phẩm mẫu mã đẹp gây sự chú ý, bắt mắt có thể gia tăng sự mua đối với sản phẩm

4.Thương lượng với nhà cung cấp để các sản phẩm có mặt ở các cửa tiêm, nhà sách, siêu thị - Tìm kiếm thêm thị trường tiêu thụ mới, có khả thi thực hiện nhằm tăng doanh thu

5.Đánh vào tâm lý của phần đông khách hàng tiêu thụ sản phẩm như học sinh, sinhviên, công ty, 6 Tìm hiểu ưu, nhược điểm khi buôn bán suốt 1 năm qua để phát huy cái tốt, khắc phục cái xấu

7.Không chỉ riêng nhân viên bán hàng mà cả trưởng bộ phận bán hàng của công tyxem lại việc chính mình trong việc kinh doanh

để làm việc hiệu quả hơn

8.Học hỏi những kinh nghiệm của công ty canh tranh nếu có thể,

để cho ta thây ta có lỗ thủng ở đâu

9 Cần có chương trình khuyến mãi, tặng kèm ở các dịp lễ phù hợp

10 Biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán chạy để sản xuất cầu = cung

11 Một điều không kém phần quan trọng là địa điểm bán hàng

và khâu bán hàng củanhân viên

12 Xem xét giá cả phù hợp cho người mua lẫn người bán

Cách giải quyết khi thuộc cấp cho rằng là họ có quá ít quyền hạn trong việc bán hàng, vì vậy không thể hoàn tất kế hoạch bán hàng đã giao cho họ:

Khi vướng vào trường hợp này thì trưởng bộ phận bán hàng cần xem xét kĩ theo tôi thì

bạn phải khôn ngoan, không quá bảo thủ trong trong vấn đề quyền lực Trước tiên bạn

sẽcho họ quyền hạn như đã yêu cầu nhưng phải trong giới hạn kiểm soát của bạn Trong

một thời gian bạn giao phó nếu họ có thể tăng doanh thu bán hàng thì tốt cho họ và cả

bạn nhưng vẫn trong tầm kiểm soát của bạn, nếu họ không hoàn thành tốt thì bạ sẽ có lý

do khiển trách về năng lực của họ và họ không có lý do oán trách cấp trên Mô hình ra

quyết định: Sử dụng mô hình C1

Nhà quản trị trao đổi với các thuộc cấp có liên quan để lắng nghe

ý kiến & đề nghị của họ mà không cần tập trung họ lại Sau đó nhà quản trị ra quyết định có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến trên Vì:

1.Công ty này thuộc ngành văn phòng phẩm nên cung không có nhiều việc cấp bách để nhà quản trị ra quyết định dựa vào hiêu biết của mình như những ngành địa ốc, chứng khoáng

2.Và cũng không cần quá nhiều ý kiến của cấp dưới để đưa ra quyết định chung bởi tập thể

3 Ở trường hợp này cần dung hoà 2 ý kiến trên để việc kinh doanh tốt nhất

4.Quyết định này vừa đủ thông tin cần thiết để nhà quản trị tự giải quyết vấn đề thấu đáo ở thuộc cấp có liên quan

5.Sự chấp nhận của tập thể tuy quan trọng nhưng trong trường hợp này thì không cần thiết nó tốn quá nhiều thời gian cho nhà quản trị

TÌNH HUỐNG 2

Bạn trong cương vị là trưởng bộ phận bán hàng của công ty A, trực tiếp chỉ huy 20 nhân viên bán hàng, các mặt hang của công

ty của bạn là rất đa dạng thuộc về ngành văn phòng phẩm (bút, giấy, các dụng cụ văn phòng,…),thị trường của bạn là các công

ty , công sở, trường học và dân cư Từ trước đến nay việc bán hàng được triển khai từ bạn đến trực tiếp nhân viên bán hàng, tất

cả các nhân viên bán hàng được khuyến khích bán tất cả các mặt 3Xem thêm các tình huống khác tại đây hàng cho tất cả các đối tượng khách hàng nào mà họ liên hệ được, cách bán hàng này tạo

ra được sự linh hoạt trong giao tiếpcủa nhân viên bán hàng vớikhách hàng, tuy nhiên cũng có những han chế nhất định Trong phương hướng hoạt động sắp tới bạn đang băn khoăn giữa

3 phương án:

1 Phương án 1: Tiếp tục duy trì cách thức tổ chức như hiện nay 2.Phương án 2: Phân chia bộphận bán hàng thành những tổ chuyên tráchtheo từng nhóm mặt hàng văn phòng phẩm

3.Phương án 3: Phân chia bộ phận bán hàng thành những tổ chuyên trách theo từng đối tượng khách hàng (bộ phận bán hàng

cho trường học, bộ phận bán hàng cho công sở, bộ phận bán hàng cho dân cư)

CÂU HỎI:

1 Hãy cho biết ưu, nhược điểm của từng phương án tổ chức nói trên?

2.Bạn sẽ quyết định vấn đề này như thế nào? Những yếu tố cần cân nhắc cho quyêt định này

BÀI LÀM

1 Phương án 1:

Ưu điểm: cách bán hàng này tạo ra được sự linh hoạt trong giao tiếpcủa nhân viên bán hàng với khách hàng

Nhược điểm: 1 người phải bán tất cả sản phẩm cho tất cả các đối tượng khách hàng nên hiệu quả bán hàng không cao

Phương án 2:

Ưu điểm:

+Công việc của nhân viên sẽ giảm

+Việc quản lí dễ dàng hơn

+Có sự chuyên môn hóa về sản phẩm Nhược điềm:

+Sử lựa chọn khách hàng sẽ hạn chế sản phẩm bán ra ít do chỉ có

1 loại sản phẩm

+Không có sự công bằng giữa các nhân viên, nhân viên giới thiệu sản phẩm khác nhau dẫn đến công việc chồng chéo

Phương án 3:

Ưu điếm:

+Biết rõ các đối tượng để dễ dàng cung ứng sàn phẩm cho từng đối tượng phù hợp

+Hạn chế được sự chồng chéo

+Quản lí dễ dàng hơn

Nhược điểm:

+Chi phí đi lại khó khăn, vật chất tốn kém, tốn nhiều thời gian đi lại hơn

+Thông tin về sản phẩm ít được sử dụng

2.Vì sản phẩm của ta là văn phòng phẩm dễ dàng sử dụng và phổbiến do đó ít cần đến sự chuyên môn hóa, đơn giản, giá trị thấp

Các nhóm khách hàng ít khi sử dụng 1 sản phẩm đơn giản mà thường mua nhiều sản phẩm cùng với nhau => Chuyên môn hóa không lợi Nếu khu vực phụ trách rộng thì nên chia theo khu vực, còn hẹp thì nên chia theo đối tượng khách hàng Mà thị trường ở đây là các công ty, công sở, trường học và dân cư là khu vực phụ trách hẹp nên chọn phương án tốt nhất là chia theo doi tượng khách hàng Nên chọn phương án 3

TÌNH HUỐNG 3

Bạn là giám đốc xí nghiệp cơ khí nông nghiệp tỉnh, bạn đang thực hiên một chương trìnhphát triển sản phẩm mới X, dự kiến là hoàn tất vào tháng 12 năm nay để kịp tham gia hộichợ nông nghiệp Quốc tế được tổ chức định kỳ hàng năm tại Cần Thơ, bạn hy vọng làqua đợt triển lãm tại hội chợ này sẽ được ký nhiều đơn hàng cho sản phẩm mới Mặc dùkế hoạch phát triển sản phẩm mới được giao cho phòng kỹ thuật từ tháng 1 năm nay vàsẽ hoàn tất vào tháng 8/1998, thế nhưng theo báo cáo gần đây nhất 5/1998 lãnh đạophòng kỹ thuật cho biết là họ sẽ không thể hoàn thànhcông việc theo tiến độ mà giám đốcđã giao , vì xuất hiện rất nhiều khó khăn, đặc biệt là trong quá trình thực hiện khi cần sựtoán-tàivụ, )

họ không nhận được sự nhiệt tình ủng hộ của các phòng này Các phòng chức năngthường cho rằng trách nhiệm phát triển sản phẩm mới là trách nhiệm riêng của phòng kỹthuật, họ chỉ đáp ứng yêu cầu trợ giúp cho phòng kỹ thuật khi công việc của họ đã hoàntất, lẽ dĩ nhiên là công việc phát triễn sản phẩm mới thường nằm lại đằng sau công việchằng ngày khácVấn nạn mà bạn đang gặp phải trong tình huống này là gì?

Nguyên nhân? Đề xuất giải pháp nhằm giải quyết vấn nạn trên?

Câu hỏi: Vấn nạn mà bạn đang gặp phải trong tình huống này

là gì? Nguyên nhân?

Trả lời:

Vấn nạn gặp phải trong tình huống này là Chương trình phát triển sản phẩm X đang đứng trước nguy cơ bị chậm tiến độ và có khả năng sản phẩm x sẽ không được trưng bày tại hội chợ nông nghiệp Quốc tế được tổ chức hàng năm tại Cần Thơ

Nguyên nhân là do chưa rõ ràng trong hệ thống tổ chức của nội

bộ, cách phân chia trách nhiệm và quyền hạn, các quy trình và thủ tục xử lý công việc dẫn đến nhân viên chưa hiểu và nắm rõ hết được chức năng, nhiệm vụ của mình cho nên xuất hiện tình trạng đùn đẩy công việc cho nhau, việc hỗ trợ với phòng phòng kỹ thuật

là nhiệm vụ của các phòng chức năng mà lại có thái độ xem nhẹ, phân biệt, đem so sánh với công việc hằng ngày, và không nhiệt tình khi trợ giúp phòng kỹ thuật, dẫn đến chậm trễ dự án ảnh hưởng tới lợi ích của công ty

Câu hỏi: Đề xuất giải pháp nhằm giải quyết vấn nạn trên?

Trả lời:

Đầu tiên là phải tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị để thông qua ýkiến về việc bổ sung

thêm các điều khoản cho Quy chế chức năng, nhiệm vụcủa các phòng ban Công ty, về

mối quan hệ giữa các phòng ban như cụ thểnhư sau: các phòng ban chức năng chủ động

giải quyết công việc theo chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được phân công, khi giải quyết

công việc liên quan đến lĩnh vực phòng ban khác, thì Phòng chủ trì phải chủ động

phốihợp, phòng liên quan có trách nhiệm hợp tác Sau khi bổ sung phải công bố công khai

rộng rãi cho tất cả nhân viên biết để thực hiện Mọi cá nhân trongcông ty khi vi phạm điều

khoản trên sẽ giải quyết theo Quy chế của công ty

Tiếp theo, cần triệu tập ngay các trưởng phòng để triển khai và phổbiến các kế hoạch mới liên quan đến chương trình phát triển sản phẩm X, thứ nhất chỉ rõ cho các lãnh đạo của các phòng ban chức năng biết rõ hơnvề những lợi ích đạt được khi hoàn thành chương trình này, và để hoàn thành được chương trình này cần có

sự hợp tác hỗ trợ nhau giữa các phòng ban, mặc dù Chương trình phát triển sản phẩm X được giao cho phòng kỹ thuật nhưng trong quy trình phát triển sản phẩm X có nhiều giai đoạn cầntới kiến thức và trình độ chuyên môn bên lĩnh vực khác thì sẽ cần đến sự hợp tác và hỗ trợ từ các phòng khác như maketing, thu mua vật

tư, kế toán-tài vụ, và các phòng ban chức năng liên quan phải chủ động phối hợp vớiphòng kỹ thuật để hoàn thành công việc đúng dự kiến, các lãnh đạo của các phòng ban chức năng sau khi nhận được yêu cầu hỗ trợ từ phòng kỹ thuật phải phân công công việc rõ ràng cho nhân viên, thứ hai là sắp xếp thờigian tăng ca cho nhân viên để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành chương trìnhđang dang dở với thời hạn là 7 tháng còn lại, tất nhiên sẽ có chính sáchtăng lương cho nhân viên khi làm ngoài giờ Và có ý nhắc nhở với trưởng phòng kỹ thuật, khi có khó khăn phải báo cáo sớm hơn để giải quyết kịp thời

Ngoài ra, thường xuyên tổ chức các buổi ăn uống giao lưu giữa các phòng ban trong công ty để tăng cường tình đoàn kết cho nhân viên, nângcao tinh thần tự giác làm việc và nhiệt

tình hỗ trợ nhau trong công việc Có chính sách thưởng riêng (chuyến du lịch, tăng lương, thăng chức, ) đối với nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, đây cũng

sẽ là mục tiêu để nhân viên phấn đấu