tự hào là một doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụgiao nhận vận tải ở Việt Nam đã hoạt động được nhiều năm và mong muốn trởthành Công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt Nam có
CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hoá
Theo quy tắc của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế FIATA, dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding) bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các dịch vụ phụ trợ và tư vấn liên quan, không chỉ giới hạn ở các vấn đề hải quan, tài chính, khai báo hàng hóa cho mục đích chính thức, mua bảo hiểm hàng hóa và xử lý các chứng từ liên quan đến hàng hóa.
Pháp luật Việt Nam không định nghĩa cụ thể về hoạt động giao nhận, nhưng nó thuộc lĩnh vực logistics và chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại 2005 Theo đó, giao nhận hàng hóa được hiểu là hành vi thương mại, trong đó dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, thực hiện các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, người vận tải hoặc dịch vụ giao nhận khác.
Giao nhận hàng hóa là quy trình tổng hợp các nghiệp vụ và thủ tục liên quan đến vận tải, nhằm chuyển hàng từ người gửi đến người nhận Người giao nhận có thể thực hiện dịch vụ trực tiếp hoặc thông qua đại lý, cũng như thuê dịch vụ từ bên thứ ba khác.
Các bên tham gia vào quá trình giao nhận gồm:
– Người mua hàng (Buyer): là người trực tiếp đứng tên trong hợp đồng thương mại và chịu trách nhiệm trả tiền mua hàng.
– Người bán hàng (Seller): là người trực tiếp đứng tên trong hợp đồng thương mại và chịu trách nhiệm cung cấp hàng hoá.
– Người gửi hàng (Consignor/ Shipper): là người thực hiện việc gửi hàng, làm việc và ký hợp đồng vận tải với Người giao nhận vận tải.
– Người nhận hàng (Consignee): là người có quyền hoặc được uỷ quyền nhận hàng hóa.
– Người chuyên chở/Người vận chuyển (Carrier): là người thực hiện nhiệm vụ vận chuyển hàng từ điểm đi đến điểm nhận, căn cứ theo hợp đồng vận chuyển.
Người giao nhận, hay còn gọi là Forwarder, là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức và sắp xếp việc vận chuyển hàng hóa, đóng vai trò trung gian giữa người gửi và người nhận hàng.
– Hải quan (Customs): bên kiểm tra, xác nhận việc thông quan cho lô hàng.
Vị trí, vai trò của hoạt động giao nhận hàng hoá
Giao nhận và vận tải hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, là mắt xích kết nối sản xuất và tiêu dùng, tạo ra chu trình khép kín trong quá trình sản xuất xã hội Trong bối cảnh quốc tế hóa và sự mở rộng hợp tác thương mại giữa các quốc gia, vai trò của giao nhận ngày càng được khẳng định.
Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm cho hàng hóa mà không cần sự can thiệp của người gửi hay người nhận.
Giao nhận giúp người chuyên chở tăng tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả sử dụng của các phương tiện này cùng với các thiết bị hỗ trợ khác.
Giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc giảm giá thành sản phẩm xuất nhập khẩu bằng cách giúp các nhà xuất nhập khẩu tiết kiệm chi phí, bao gồm chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công và chi phí cơ hội.
Trong thương mại quốc tế, giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương Do tính chất đặc thù của thương mại quốc tế, người mua và người bán thường đến từ các quốc gia khác nhau Sau khi hợp đồng được ký kết, người bán phải thực hiện nghĩa vụ giao hàng, bao gồm nhiều công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải, dỡ hàng và thực hiện thủ tục nhập khẩu Cả người bán và người mua đều cần đầu tư công sức và chi phí để đảm bảo quá trình giao nhận diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
Việc thuê dịch vụ giao nhận chuyên nghiệp là cần thiết để loại bỏ những chi phí không cần thiết Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong lưu thông hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được chuyển từ người gửi đến người nhận một cách nhanh chóng, kịp thời và an toàn, đồng thời tiết kiệm tối đa chi phí cho cả người xuất khẩu và nhập khẩu.
Đặc điểm của hoạt động giao nhận hàng hoá
1.3.1 Khái niệm người giao nhận
Tại Phần II của Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Quốc tế FIATA định nghĩa về Người giao nhận là:
Người giao nhận là người chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển theo hợp đồng ủy thác, hoạt động vì lợi ích của người ủy thác mà không phải là người chuyên chở Họ thực hiện tất cả các công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận, bao gồm bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan và kiểm hóa.
Người giao nhận hàng hóa có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận Điều này bao gồm cả những người giao nhận chuyên nghiệp, đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Theo Điều 164 của Luật Thương mại 1997 Việt Nam, “người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá” được định nghĩa là thương nhân đã có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hoá.
1.3.2 Quyền hạn và trách nhiệm của người giao nhận
Theo điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn quy ước chung của FIATA, người giao nhận có:
– Tự do lựa chọn người ký hợp đồng phụ và tùy ý quyết định sử dụng những phương tiện và tuyến đường vận tải thông thường
– Cầm giữ hàng hóa để đảm bảo được thanh toán những khoản tiền khách hàng nợ
– Trách nhiệm đối với khách hàng:
Người giao nhận có trách nhiệm với khách hàng về việc bồi thường cho những mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa nếu nguyên nhân là do lỗi của họ hoặc người làm công của họ Mặc dù theo các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn, người giao nhận không phải chịu trách nhiệm cho các tổn thất hoặc hậu quả gián tiếp, nhưng vẫn nên xem xét việc bảo hiểm cho những rủi ro này, vì khách hàng vẫn có thể đưa ra khiếu nại.
Người giao nhận có trách nhiệm với khách hàng về các sai sót trong nghiệp vụ, bao gồm cả những lỗi hoặc sơ suất không cố ý từ bản thân họ hoặc nhân viên của họ, có thể dẫn đến thiệt hại tài chính cho khách hàng.
– Trách nhiệm đối với hải quan:
Tại hầu hết các quốc gia, người giao nhận có giấy phép thực hiện khai hải quan phải chịu trách nhiệm trước cơ quan hải quan về việc tuân thủ các quy định liên quan đến khai báo đúng giá trị, số lượng và tên hàng Điều này nhằm ngăn chặn thất thu cho chính phủ Nếu vi phạm các quy định này, người giao nhận có thể bị phạt tiền, và khoản tiền phạt này sẽ không thể thu hồi từ phía khách hàng.
– Trách nhiệm đối với bên thứ ba:
Người giao nhận thường gặp phải khiếu nại từ bên thứ ba như công ty bốc xếp và cơ quan cảng liên quan đến hàng hóa trong quá trình chuyên chở Những vấn đề này có thể bao gồm sự chậm trễ trong giao hàng, hư hỏng hàng hóa, hoặc không đúng số lượng hàng hóa được vận chuyển.
Tổn thất vật chất về tài sản của bên thứ ba và hậu quả của tổn thất đó.
Người của bên thứ ba bị chết, bị thương hoặc ốm đau và hậu quả của việc đó.
Người giao nhận sẽ phải chịu mọi chi phí liên quan đến việc điều tra và khiếu nại để bảo vệ quyền lợi của mình, bao gồm chi phí giám định, chi phí pháp lý và phí lưu kho Ngay cả khi không phải chịu trách nhiệm, họ cũng không thể yêu cầu bồi thường từ bên kia.
Những chứng từ cơ bản trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá bằng đường biển
Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L): Vận tải đơn
Vận đơn đường biển, thường được gọi là chứng từ vận tải, là tài liệu do người vận chuyển, thuyền trưởng hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát Tài liệu này được phát hành sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc đã được nhận và đang chờ để xếp lên tàu.
Bằng chứng vận tải (B/L) là tài liệu xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết, nêu rõ nội dung của hợp đồng B/L đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mối quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, đặc biệt là giữa người vận tải và người nhận hàng.
Biên lai của người vận tải là tài liệu xác nhận việc nhận hàng để chuyên chở Người vận tải sẽ chỉ giao hàng cho cá nhân xuất trình trước vận đơn đường biển hợp lệ, mà họ đã ký phát tại cảng xếp hàng.
Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa đã được ghi trên đó, mang lại giá trị pháp lý cho việc cầm cố, mua bán và chuyển nhượng hàng hóa.
Hợp đồng thương mại (Sale Contract) là thỏa thuận giữa bên mua và bên bán đến từ hai quốc gia khác nhau, trong đó bên bán cam kết cung cấp hàng hóa và chuyển giao các chứng từ liên quan cùng quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, trong khi bên mua có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho bên bán.
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, thể hiện giá trị hàng hóa và đóng vai trò làm bằng chứng cho giao dịch mua bán khi khai báo hải quan Đồng thời, hóa đơn cũng cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa theo hợp đồng và hỗ trợ theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Packing list gi™p cho việc kiểm đếm hàng hóa được thuận lợi hơn
Tờ khai hải quan là tài liệu mà chủ hàng phải nộp cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa Theo quy định của Hải quan Việt Nam, tờ khai này cần được gửi ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu Việt Nam.
Booking Note là chứng từ quan trọng do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành cho shipper khi thực hiện đặt lịch vận tải Tùy thuộc vào điều kiện mua bán trong incoterm, trách nhiệm thuê vận tải quốc tế có thể thuộc về bên mua hoặc bên bán Booking note, hay còn gọi là giấy lưu cước, xác nhận việc đặt chỗ với hãng tàu, bao gồm thông tin về thời gian chuyển, tên tàu, số chuyến, ngày vận chuyển, số lượng hàng, cảng bốc và cảng dỡ Đây là hình thức ghi nhận việc đặt chỗ cho một chuyến hàng vận chuyển.
Hướng dẫn vận chuyển (Shipping Instruction - SI) là thông tin quan trọng từ nhà xuất khẩu hoặc Shipper gửi đến công ty vận tải hoặc giao nhận, nhằm đảm bảo rằng người giao nhận thực hiện việc vận chuyển hàng hóa đúng theo yêu cầu của người gửi Điều này giúp hạn chế sai sót trong các chứng từ giao nhận, đặc biệt là trên Bill of Lading.
- Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để họ làm Vận đơn (Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng)
SI, hay còn gọi là mẫu hướng dẫn giao hàng, là tài liệu mà các công ty Hãng tàu/Forwarder yêu cầu Shipper gửi để tạo ra bản nháp Bill of Lading Sau khi nhận được SI, họ sẽ gửi bản nháp này cho khách hàng để kiểm tra và yêu cầu xác nhận các thông tin có trên Draft B/L.
Các văn bản pháp lý liên quan đến hoạt động giao nhận 8 1 Luật quốc gia
Luật Thương mại Việt Nam năm 2005
Hệ thống luật Việt Nam về Logistics đang dần được xây dựng và hoàn thiện Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 đã thay thế Luật Thương mại năm 1997, trong đó thuật ngữ "Logistics" được sử dụng thay cho cụm từ "dịch vụ giao nhận" trước đây.
Các quy định về định nghĩa và các nội dung liên quan đến dịch vụ Logistics nằm ở Mục 4: Dịch vụ Logistics trong luật, từ điều
Luật Hàng hải Việt Nam năm 2015
Luật hàng hải Việt Nam năm 2015 không quy định cụ thể về dịch vụ Logistics, nhưng có những quy định liên quan đến chứng từ trong quá trình giao nhận hàng hóa như Thông báo hàng đến, Hợp đồng vận chuyển và Vận đơn Các điều này đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động vận tải hàng hóa.
- Điều 148 (Chương VII – Mục 1): Chứng từ vận chuyển Một số Nghị định, Thông tư khác
- Nghị định 163/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 đưa ra các
Nghị định về kinh doanh dịch vụ Logistics quy định việc phân loại dịch vụ thành 17 loại khác nhau, đồng thời đưa ra các điều kiện kinh doanh cụ thể và giới hạn trách nhiệm cho các thương nhân hoạt động trong lĩnh vực này.
- Nghị định 87/2009/NĐ-CP ngày 29/10/2009 về vận tải đa phương thức.
- Nghị định 144/2018/NĐ-CP ngày 16/10/2018 sửa đổi, bổ sung các nghị định về vận tải đa phương thức.
Nghị định 69/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 15/5/2018, quy định chi tiết việc thực hiện Luật Thương mại liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, cũng như các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài.
- Nghị định số 30/ 2014/NĐ-CP ngày 14/04/2014 về điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển và dịch vụ hš trợ vận tải biển.
Một số Công ước quốc tế quan trọng về vận chuyển hàng hóa đường biển bao gồm: Công ước Hamburg, Công ước Hague-Visby và Công ước Rotterdam Những công ước này thiết lập các quy định pháp lý liên quan đến trách nhiệm của người vận chuyển, quyền lợi của người gửi hàng và quy trình giải quyết tranh chấp trong hoạt động vận chuyển hàng hóa bằng đường biển Hệ thống luật quốc tế này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và hiệu quả cho ngành vận tải biển toàn cầu.
- Quy tắc Hague 1924 và các nghị định thư 1968 và 1979.
- Quy tắc Hamburg 1978 (Hamburg Rules – 1978).
Công ước quốc tế về vận tải đa phương thức, bao gồm:
- Công ước quốc tế về việc thống nhất một số quy định liên quan đến vận đơn đường biển (Hague – Visby).
- Công ước của Liên hợp quốc về vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (Hamburg Rules 1978).
- Công ước quốc tế về vận chuyển hàng hóa quốc tế một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển (Rotterdam Rules)
- UNCTAD/ICC 91 Bộ Quy tắc của UNCTAD/ICC về vận tải đa phương thức (do người giao nhận và MTO áp dụng tự nguyện).
Incoterms, viết tắt của International Commerce Terms, là bộ quy tắc thương mại quốc tế được công nhận và áp dụng rộng rãi toàn cầu Các điều khoản này xác định quy tắc liên quan đến giá cả, trách nhiệm và phân chia rủi ro giữa bên bán và bên mua trong giao dịch thương mại quốc tế.
Incoterms 2020 là phiên bản cập nhật mới nhất của các điều khoản thương mại quốc tế, được Phòng thương mại Quốc tế (ICC) tại Paris, Pháp ban hành và có hiệu lực từ ngày 1/1/2020 Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp tục áp dụng các phiên bản trước đó, đặc biệt là Incoterms 2010, trong các giao dịch thương mại hiện nay.
Phân biệt hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL)10 CHƯƠNG 2: THÔNG TIN CHUNG VỀ DOLPHIN SEA AIR SERVICES CORPORATION
FCL, hay Full Container Load, là hình thức vận chuyển toàn bộ một container khi người gửi hàng có đủ khối lượng hàng hóa đồng nhất để lấp đầy một hoặc nhiều container Trong quá trình này, cả người gửi và người nhận đều có trách nhiệm trong việc đóng gói và dỡ hàng khỏi container.
LCL, hay Less than Container Load, là phương thức vận chuyển hàng lẻ khi không đủ hàng để đóng nguyên một container Chủ hàng có thể gửi hàng theo hình thức này, và người gom hàng (consolidator) sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp, phân loại và kết hợp các lô hàng lẻ vào container Họ cũng thực hiện các thủ tục hải quan, niêm phong container theo quy định xuất khẩu, và vận chuyển container từ bãi chứa cảng đến tàu Sau khi đến cảng đích, container sẽ được dỡ và giao cho người nhận hàng lẻ.
Bảng 1 1 Phân biệt giữa hàng nguyên container và hàng lẻ
Trách nhiệm của người gửi hàng
- Thuê và vận chuyển container ršng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình để đóng hàng
- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu
- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại bãi container, đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cung cấp
- Chịu các chi phí liên quan đến thao tác nói trên
Vận chuyển hàng hoá nội địa từ kho hàng đến địa điểm giao nhận tại trạm đóng container của bên gom hàng, và chi phí vận chuyển sẽ do người gửi hàng chịu trách nhiệm.
- Chuyển cho người gom hàng những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hoá
- Nhận vận đơn và trả cước hàng lẻ
Trách nhiệm của người chuyên chở
- Phát hành vận đơn cho người gửi hàng.
- Quản lý, chăm sóc, gửi hàng hóa chất xếp trong container từ khi nhận
Người chở hàng gồm có:
- Người chở hàng thực: là các hãng tàu vì consolidator đứng ra gom hàng nhưng họ vẫn thuê
FCL LCL container tại bãi container cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích.
- Bốc container từ bãi gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu.
- Dỡ container kh›i tàu lên bãi container cảng đích.
- Giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại bãi container.
Người gom hàng sẽ chịu mọi chi phí liên quan đến việc thao tác trên container của hãng tàu và hợp đồng vận chuyển, vì consolidator không sở hữu tàu Trách nhiệm của người chở hàng tương tự như trong trường hợp FCL, bao gồm việc bốc container lên tàu, ký phát vận đơn cho người gom hàng, phát hành vận đơn cảng đích, dỡ container, vận chuyển đến bãi container và giao cho đại lý hoặc đại diện của người gom hàng tại cảng đích.
- Người gom hàng: + Chịu trách nhiệm trực tiếp với khách hàng suốt quá trình chuyên chở. + Cấp house bill cho khách hàng
+ Thông báo hàng đến và khai manifest
Trách nhiệm của người nhận hàng
- Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
- Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng.
CHƯƠNG 2: THÔNG TIN CHUNG VỀ DOLPHIN SEA AIR
Giới thiệu chung
Lấy cảm hứng từ sự phát triển thần kỳ của loài cá heo, Dolphin Sea Air Services Corporation xây dựng đội ngũ với tinh thần đồng đội, thân thiện và linh hoạt Từ năm 2008, công ty đã phát triển từ vài chục người thành hơn 200 nhân viên, cam kết phục vụ đối tác và khách hàng một cách tận tâm và vượt mong đợi Với khát vọng trở thành công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hàng đầu Việt Nam, Dolphin Sea Air Services Corp đã vinh dự nhận nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế Trong kỷ nguyên siêu cạnh tranh, công ty luôn tìm kiếm phương thức tốt nhất để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Dolphin cam kết tạo ra giá trị cho cộng đồng với tinh thần tích cực và đam mê cống hiến Chúng tôi phục vụ khách hàng với lòng tận tâm và niềm tin vào khả năng mang lại giá trị tốt đẹp nhất cho đối tác Tôn chỉ này được thể hiện qua những thành quả hiện tại, không chỉ là danh sách giải thưởng hay khách hàng, mà còn ở những tài sản vô hình mà công ty đang nắm giữ.
Dolphin áp dụng công nghệ hiện đại vào công việc và sở hữu đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm Đội ngũ này luôn cập nhật kiến thức từ thị trường để đảm bảo cung cấp dịch vụ hậu cần với chất lượng cao nhất.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO
Tên quốc tế: DOLPHIN SEAAIR SERVICES CORPORATION
Tên viết tắt: DOLPHIN SEAAIR SERVICES CORP.
Địa chỉ: 39B Trường Sơn, Phường 4, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
Người đại diện: Trần Đăng Nam
Loại hình DN: Công ty cổ phần ngoài NN
Hình 2 1 Logo của Dolphin Sea Air Services Corp
CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO TẠI HẢI PHÒNG
Địa chỉ: Tầng 3 tòa nhà 274, số 274 đường Đà Nẵng, Phường Vạn Mỹ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng.
Người đại diện: Phạm Thị Th™y Hà
Hệ thống văn phòng và chi nhánh:
Bảng 2 1 Hệ thống chi nhánh và văn phòng của Dolphin Sea Air Services Corp
Khu vực miền Bắc Khu vực miền
Hình 2 2 Văn phòng tại chi nhánh Hải Phòng
Khu vực miền Bắc Khu vực miền
Lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp
Dolphin Sea Air Services Corporation, bắt đầu từ một văn phòng nhỏ với hơn 10 nhân sự chuyên cung cấp dịch vụ Gom hàng lẻ LCL, hiện nay đã phát triển thành một công ty với gần 300 chuyên gia được đào tạo bài bản Công ty sở hữu 18 văn phòng chuyên nghiệp trên toàn quốc và ghi nhận doanh số ấn tượng, tăng trưởng liên tục trong 5 năm, vượt mốc 3400 tỷ đồng vào năm 2021.
Vào ngày 10 tháng 1 năm 2008, Công ty TNHH Dịch vụ Hàng hải Dolphin được thành lập tại TP Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu hàng lẻ (LCL), vận tải kết hợp đường biển và đường không, cùng với các dịch vụ NVOCC và SOC.
Năm 2009: Thành lập Chi Nhánh tại Hà Nội.
Năm 2010: Thành lập Chi Nhánh Hải Phòng Chuyển trọng tâm cung cấp dịch vụ gom hàng sang dịch vụ giao nhận vận tải toàn diện.
Năm 2013: Thành lập Văn phòng đại diện tại Thái Nguyên, Nha Trang, Nam Định, Bình Dương.
Năm 2015: Thành lập Văn phòng Bắc Ninh.
Năm 2016: Thành lập Văn phòng Bắc Giang, Quảng Ngãi, Hải Dương.
Năm 2018: Thành lập Văn phòng Hà Nam.
Năm 2019: Thành lập văn phòng Vũng Tàu.
Năm 2022: Thành lập Chi Nhánh Đà Nẵng.
Trong quá trình phát triển, Dolphin đã mở rộng mạng lưới văn phòng đại diện và chi nhánh trên toàn quốc, tập trung vào các thành phố lớn và khu công nghiệp quan trọng tại Việt Nam Nhờ vào hiệu quả và chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp đã xây dựng được vị thế vững chắc trên thị trường Thương hiệu Con Cá Heo không chỉ khẳng định uy tín trong nước mà còn vươn ra thị trường quốc tế, bất chấp những thách thức từ sự gia tăng của các doanh nghiệp vận tải.
Tầm nhìn, sứ mệnh, khẩu hiệu, giá trị cốt lõi
Dolphin hướng tới mục tiêu trở thành Công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa hàng đầu tại Việt Nam, nổi bật với phong cách phục vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp Chúng tôi cam kết liên tục cải tiến và tạo ra sự khác biệt, nhằm gia tăng giá trị cho con người và đóng góp tích cực cho xã hội.
Chúng tôi cam kết trở thành những chiến binh với tinh thần mạnh mẽ và đặc trưng của loài Cá Heo, luôn nỗ lực phục vụ đối tác và khách hàng vượt trên cả sự mong đợi.
Đội ngũ Dolphin Sea Air Services Corp, với tinh thần của loài cá heo và sáu giá trị cốt lõi, cam kết cung cấp giải pháp vận chuyển nhanh chóng (Speedy) và dịch vụ chất lượng tốt nhất (Best care).
Sáu giá trị cốt lõi đã thể hiện rõ nét đặc điểm con người và dịch vụ của Dolphin Dựa trên những giá trị này, công ty đã phát triển các phương châm phục vụ nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Tốc độ là yếu tố then chốt trong mọi hoạt động của công ty, đặc biệt quan trọng đối với dịch vụ logistics mà chúng tôi cung cấp Giá trị này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn quyết định sự hài lòng của khách hàng.
THÂN THIỆN Giá trị quan trọng với công ty dịch vụ, đặc biệt là với nhân sự tiếp x™c và làm việc trực tiếp với khách hàng
TẬN TÂM Nhân sự Dolphin tận tâm với khách hàng, với công việc, với đồng nghiệp và với công ty.
Tinh thần đồng đội là yếu tố quan trọng trong mỗi công ty, giúp nhân viên đoàn kết và hợp tác hiệu quả Sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc tạo ra môi trường làm việc tích cực, tương tự như loài cá heo luôn bơi cùng đàn Việc phát huy tinh thần teamwork không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn gắn kết các thành viên trong tổ chức.
Trong lĩnh vực logistics, sự linh hoạt và khả năng thích ứng kịp thời là rất quan trọng Do có nhiều biến số xảy ra trong quá trình hoạt động, việc nhanh chóng ứng phó và giải quyết các vấn đề phát sinh là cần thiết để đảm bảo hiệu quả công việc.
Tập thể Dolphin luôn sẵn sàng hỗ trợ, không chỉ dành cho khách hàng và đồng nghiệp, mà còn cam kết mang lại giá trị cho cộng đồng.
Hình 2 3 Sáu giá trị cốt lõi của công ty
- Giữ uy tín – cam kết
Cùng với đó là kim chỉ nam hoạt động : “Trung thực – Đam mê – Trách nhiệm – Tâm huyết – Cải tiến, ứng dụng công nghệ”
Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh
Bảng 2 2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty
4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (trừ hóa l›ng khí để vận chuyển)
5210 Kho bãi và lưu giữ hàng hóa chi tiết: Lưu giữ hàng hóa (trừ kinh doanh kho bãi)
Dịch vụ hỗ trợ vận tải bao gồm nhiều hoạt động quan trọng như gửi hàng, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thu phát chứng từ vận tải và vận đơn Các đại lý làm thủ tục hải quan và đại lý vận tải hàng hóa đường biển, đường hàng không cũng đóng vai trò quan trọng Ngoài ra, môi giới thuê tàu biển và máy bay, cùng với các hoạt động bao gói, dỡ hàng, lấy mẫu và cân hàng hóa, đều góp phần bảo vệ và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển Kinh doanh vận tải đa phương thức cũng là một phần không thể thiếu, ngoại trừ các hoạt động liên quan đến hóa lỏng khí và vận tải hàng không.
7710 Cho thuê xe có động cơ chi tiết: Cho thuê ô tô
Cơ cấu và tổ chức quản lý
Phòng Nhân SựPhòng Xuất KhẩuPhòng Nhập KhẩuPhòng Giao NhậnPhòng Kế ToánPhòng Kinh Doanh
(Nguồn : Phòng nhân sự - Công ty Dolphin chi nhánh HP)
Giám đốc là người quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đồng thời đại diện cho công ty trong các giao dịch và làm việc với các tổ chức khác Họ cũng là người chịu trách nhiệm pháp lý cao nhất trước cơ quan nhà nước về mọi vấn đề liên quan đến công ty.
Phòng Nhân Sự đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý nguồn nhân lực, bao gồm nghiên cứu và lập kế hoạch tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Bên cạnh đó, phòng cũng quản lý tiền lương, quan hệ lao động, dịch vụ phúc lợi và y tế, đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà Nước cũng như nội quy và quy chế của công ty.
Phòng Kinh doanh cần nắm vững thông tin về dịch vụ của công ty và chú ý quan sát để tư vấn cho khách hàng khi cần thiết Họ phải gặp gỡ hoặc gọi điện giới thiệu sản phẩm dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn và tìm kiếm khách hàng tiềm năng Ngoài ra, phòng cũng thực hiện báo giá, đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, cũng như thỏa thuận thời hạn thanh toán và giao hàng Cuối cùng, việc gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên là một nhiệm vụ quan trọng.
Phòng Giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý các tình huống liên quan đến Hải quan, Vận tải và Kho hàng tại cảng biển và sân bay Đội ngũ chuyên viên có kiến thức sâu về chính sách xuất nhập khẩu và quy trình làm thủ tục Hải quan, bao gồm áp mã HS, tính thuế và khai tờ khai Hải quan Họ cũng thành thạo trong việc xử lý các lô hàng xuất, nhập ủy thác, sắp xếp và điều động xe trong quá trình khai thác hàng hóa Bên cạnh đó, phòng còn hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng để tìm ra giải pháp tối ưu, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận đầy đủ thông tin về tài sản hiện có và sự biến động của tài sản trong công ty Nó theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh, lãi thu được, đồng thời phản ánh từng loại nguồn vốn và tài sản Điều này giúp nâng cao hiệu quả trong công tác kiểm tra và giám sát tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán là công cụ để quản lí và phân tích, đánh giá, tham mưu cho lãnh đạo đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
Hình 2.4 Mô hình tổ chức của Dolphin Sea Air Services Corp tại Hải Phòng
Phòng Xuất khẩu là một đội ngũ nhân viên chuyên trách, đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, nhằm thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ và thủ tục hải quan Đội ngũ này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động xuất khẩu hàng hóa của khách hàng.
Phòng Nhập khẩu là một đội ngũ gồm nhiều nhân viên với các vị trí công việc đa dạng, có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ và thủ tục hải quan Đội ngũ này hỗ trợ hoạt động nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Các dịch vụ cung cấp
a) Dịch vụ vận tải đường biển :
Dolphin duy trì mối quan hệ vững chắc với các hãng tàu lớn như MCC, KMTC, SITC, HMM, HANJIN, MSC, OOCL, Cosco, CSCL, YML và CMA, cùng với đội ngũ giàu kinh nghiệm, cung cấp các giải pháp giao nhận vận tải biển tối ưu và dịch vụ hợp lý trên toàn cầu Công ty cũng chuyên xử lý các lô hàng xuất khẩu và nhập khẩu đến và đi từ Việt Nam, nhờ vào mạng lưới đại lý rộng khắp và mối quan hệ tốt với khách hàng, đảm bảo mọi lô hàng được thông quan nhanh chóng.
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ gởi hàng xuất khẩu và nhập khẩu bằng đường biển từ Việt Nam đi mọi nơi trên thế giới và ngược lại.
- Chất lượng dịch vụ được bảo đảm bởi các tuyến đi thẳng thông qua mạng lưới đại lý lâu năm và có uy tín.
- Giá cạnh tranh và thời gian chuyển tải nhanh nhất, luôn gắn với bảo hiểm trách nhiệm người vận tải.
- Dịch vụ hàng nguyên Container với giá cạnh tranh và có hš trợ phí lưu kho.
- Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door services).
- Môi giới bảo hiểm hàng hóa. b) Dịch vụ vận tải đường hàng không
Chúng tôi tự hào có kinh nghiệm dày dạn trong lĩnh vực vận chuyển hàng không từ Việt Nam đến các sân bay lớn trên toàn cầu, cung cấp dịch vụ cạnh tranh đến Mỹ, Châu Âu, Đông Bắc Á và Úc Là một trong những đại lý hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng không khối lượng lớn đi EU qua Vietnam Airlines, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao và hiệu quả nhất cho khách hàng.
- Chuyên gia xử lý hàng may mặc, thiết bị điện, thủ công mỹ nghệ, giày dép…
- Kí hợp đồng với tất cả các hãng hàng không lớn để cung cấp mức giá cạnh tranh nhất và đảm bảo phân bổ hợp lí
Chúng tôi cung cấp các dịch vụ linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm dịch vụ Door to Door, dịch vụ Airport to Airport, dịch vụ thuê máy bay, và dịch vụ kết hợp giữa đường biển và đường hàng không, nhằm đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển của bạn một cách hiệu quả nhất.
- Dịch vụ 24/7, đặt và theo dõi tại bất kỳ thời điểm nào. c) Dịch vụ vận tải đường bộ
- Có đội vận tải với 60 xe tải các loại để có thể linh hoạt sắp xếp theo yêu cầu của khách hàng
- Cam kết giao hàng đ™ng hẹn đến mọi nơi
- Tất cả các phương tiện đều bị theo dõi bằng GPS
Công ty chuyên vận tải hàng nguyên container, bao gồm các loại như container khô 20’GP, kẹp container 20’GP, 40’HC, 45’DC, container mở nóc (OT) và Flat Rack Đặc biệt, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ vận chuyển container hàng bảo ôn và đông lạnh, sử dụng xe có đầu máy phát điện để đảm bảo an toàn hàng hóa và duy trì nhiệt độ theo yêu cầu.
- Vận tải hàng siêu trường, siêu trọng, hàng rời và hàng đặc biệt bằng các phương tiện vận tải đặc biệt.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải bằng xe tải với trọng tải từ 0,5 tấn đến 40 tấn, bao gồm đội xe thùng kín và thùng mở nóc, đáp ứng mọi nhu cầu vận chuyển hàng hóa của Quý khách Bên cạnh đó, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ Hải quan chuyên nghiệp để hỗ trợ Quý khách trong quá trình thông quan hàng hóa.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan và thanh khoản hồ sơ hải quan cho các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, đảm bảo thông quan nhanh chóng tại các cửa khẩu và địa điểm thông quan ngoài cửa khẩu như Hải Phòng, Lạng Sơn, T.P HCM, Nội Bài và nhiều khu công nghiệp khác Với dịch vụ chuyên nghiệp, chúng tôi hỗ trợ xin giấy phép các loại và làm việc với các đơn vị vận chuyển quốc tế như DHL, Fedex, UPS, TNT, nhằm mang lại sự thuận lợi và hiệu quả tối ưu cho khách hàng.
- Tư vấn thuê các loại hàng hóa xuất nhập khẩu
- Vận tải bằng đường hàng không
- Vận tải bằng đường biển
- Vận tải hàng hóa quá cảnh đi Lào, Campuchia…
- Giao nhận trọn gói hàng dự án hàng lẻ (LCL) và hàng nguyên container (FCL) đến tận nơi
Các nhóm khách hàng chủ yếu của doanh nghiệp
Trong 15 năm hoạt động và phát triển, công ty Dolphin đã xây dựng được hệ thống khách hàng vô cùng rộng lớn Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng của số lượng khách hàng thì lại càng có rất nhiều doanh nghiệp tham gia vào hoạt động giao nhận vận tải xuất hiện trên thị trường Các doanh nghiệp thường cạnh tranh với nhau về giá cả, chất lượng dịch vụ,… do đó yêu cầu cần phải xây dựng hệ thống các chiến lược nhằm vừa giữ gìn những khách hàng hiện tại vừa khai thác những khách hàng tiềm năng mới Tất cả mọi hoạt động, mọi định hướng, mọi kế hoạch đều chỉ nhằm mục đích gia tăng số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty Đề tìm kiếm những khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty, Dolphin cũng đã chia thành nhóm khách hàng nhằm đưa ra hoạt động marketing cho phù hợp.
Nhóm khách hàng đầu tiên bao gồm những khách hàng quen thuộc và trung thành với dịch vụ của công ty, thường là các doanh nghiệp lớn trong nước như Hoàng Lâm.
EC, Kid Plaza và nhiều khách hàng khác đã tin tưởng sử dụng dịch vụ của công ty chúng tôi từ những ngày đầu thành lập Các khách hàng này chủ yếu là các công ty buôn bán thực phẩm, một lĩnh vực yêu cầu kiểm tra chuyên ngành nghiêm ngặt trước khi hàng hóa được nhập khẩu hoặc xuất khẩu Khi chọn dịch vụ của Dolphin, họ cảm thấy yên tâm và tin tưởng vì hàng hóa luôn được thông quan nhanh chóng và hiệu quả.
Nhóm khách hàng thứ hai bao gồm những người mới bắt đầu sử dụng dịch vụ của công ty, thường thuê để xử lý một hoặc một vài dịch vụ cụ thể trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa Các khách hàng này chủ yếu sử dụng dịch vụ khai báo hải quan và môi giới cước vận tải biển mà công ty cung cấp.
Nhóm khách hàng thứ 3 mà công ty hướng tới là những khách hàng tiềm năng chưa sử dụng dịch vụ, nằm tại các khu công nghiệp như Tiên Sơn, Quế Võ (Bắc Ninh), Cẩm Giàng (Hải Dương) và Quang Minh (Vĩnh Phúc) Những khách hàng này thường là doanh nghiệp chế xuất với khối lượng vận chuyển lớn, giúp việc giao nhận hàng hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng Việc phát huy sự gắn kết giữa các chi nhánh của công ty sẽ góp phần tăng trưởng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp.
Công ty luôn nhận được những đánh giá tích cực từ các đối tác lâu năm như: Tổng Công Ty May 10, Vietnam Airlines,Hyundai Vietnam, TNG, Geox,…
TÌM HIỂU QUY TRÌNH CHỨNG TỪ HÀNG NGUYÊN
Quy trình tổng quát của Dolphin Sea Air Services Corp
Bước 1: Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng
Phòng kinh doanh nhận thông tin đăng ký từ người gửi hàng qua email hoặc fax, thường sử dụng mẫu đăng ký (booking form) của công ty Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khách hàng cũng có thể sử dụng mẫu riêng của họ.
Bước 1: Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng
Bước 2 : Gửi Booking Note – Chọn Container – Lấy hàng ở kho
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Bước 6: Phát hành hóa đơn ghi nợ/có
Bước 5: Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua
Bước 4: Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng
Hình 3.1 minh họa quy trình xuất hàng qua đường biển của Công ty CP Dolphin Sea Air Services, trong đó việc thực hiện phải tuân thủ các điều kiện và điều khoản đã thỏa thuận giữa người gửi hàng và đơn vị giao nhận (forwarder).
Khi nhận mẫu đăng ký đặt chỗ từ khách hàng, công ty sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của thông tin cần thiết để thực hiện các thủ tục tiếp theo Đây là bước quan trọng, vì nếu phát hiện thông tin nghi ngờ hoặc sai sót, công ty sẽ thông báo và yêu cầu khách hàng xác nhận lại để hoàn tất tờ đăng ký Những thông tin thiết yếu mà khách hàng (xuất khẩu) cần cung cấp bao gồm:
- Đơn đặt hàng: P/O (Purchase Order)
- Mô tả hàng hóa: Description
- Thời điểm dự kiến đi: ETD (Estimated Time of Departure)
- Trọng lượng hàng hóa: N.W (Net Weight); G.W (Gross Weight)
- Địa điểm giao/ nhận hàng: Place of Delivery/Final place
- Cảng đi/ cảng đến/ cảng chuyển tải/ cảng dỡ hàng
Sau khi thỏa thuận giá cả và dịch vụ vận chuyển, bộ phận kinh doanh sẽ gửi email yêu cầu booking hàng cho phòng xuất Giá sẽ được nhập vào phần mềm quản lý hệ thống FAST, bao gồm thông tin về giá bán, giá mua và hướng dẫn thu chi tiền cước cùng các chi phí khác thông qua Shipping Instruction Shipping Instruction cần thể hiện rõ thông tin khách hàng để dễ dàng liên hệ và yêu cầu đối xử đặc biệt nếu có SI phải được gửi trước 3 ngày so với ngày tàu chạy.
Bước 2: Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng
Khi nhận yêu cầu booking từ bộ phận Sales, phòng xuất cần liên hệ hãng tàu để lấy Giấy lưu khoang (Booking Note) phù hợp và kiểm tra tính chính xác của Booking Note nhận được Sau đó, gửi Booking Note cho khách hàng và yêu cầu xác nhận đã nhận được booking Booking Note cũng là Booking Confirm, xác nhận lô hàng đã được vận chuyển Nội dung trên Booking Note cần thể hiện rõ số Booking, tên hãng tàu, tên tàu/số chuyến, ngày dự kiến tàu rời, cảng chuyển tải, cảng đến, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi, thanh lý Hải quan và closing time.
Sau khi nhận được Booking Note từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu để nộp các chứng từ cần thiết nhằm đổi lệnh cấp vỏ container rỗng Nhân viên thực hiện việc đổi lệnh cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan.
Sau khi đem lên hãng tàu, xếp các chứng từ vào quầy chứng từ hàng xuất, đóng phí seal và nhận lệnh cấp vỏ.
Đầu tiên, bạn cần đến bãi container được chỉ định bởi hãng tàu trong Booking để chọn vỏ container Nếu hãng tàu không cung cấp địa điểm lấy vỏ container, hãy liên hệ lại với họ để xác định vị trí cụ thể.
Nhân viên đi lấy lệnh sẽ mang bộ hồ sơ bao gồm:
Lệnh cấp vỏ lên hãng tàu
Khi đến bãi chứa container tại cảng, nhân viên sẽ gặp nhân viên bãi để xin danh sách container và chọn vỏ container đảm bảo không bị hư hỏng như méo, bẹp hay thủng Sau khi chọn được vỏ phù hợp, họ sẽ mang lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh lấy container Tại đây, phòng điều độ sẽ cung cấp cho nhân viên bộ hồ sơ cần thiết bao gồm danh sách container, seal tàu, vị trí cấp container và phiếu giao nhận container (EIR - Equipment Interchange Receipt) có chữ ký của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Sau khi chọn vỏ container và xác định số lượng container cùng số chì với hãng tàu, việc này cần hoàn tất trước 1 ngày lấy hàng từ kho của khách Container sẽ được vận chuyển đến kho của người xuất khẩu, nơi nhân viên giao bộ hồ sơ cho lái xe để trình lệnh cấp container đã được duyệt và thanh toán phí nâng container Lái xe phải kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi rời bãi và liên hệ với chủ hàng để xác nhận thời gian, địa điểm đóng hàng tại kho riêng Tại kho, chủ hàng sẽ chuẩn bị công nhân và thiết bị cần thiết để tiến hành đóng hàng.
Vận chuyển container khi đã đóng hàng đầy đủ đến bãi hạ container, nhận phơi hạ và sau đó làm các thủ tục hải quan.
Bước 3: Làm thủ tục Hải quan a) Khai tờ khai Hải quan điện tử
Khai hải quan được thực hiện qua hệ thống VNACCS/VCIS, bao gồm hai thành phần chính: hệ thống thông quan tự động (VNACCS) và cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS) Để khai báo hải quan, cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết như Hóa đơn thương mại, Hợp đồng thương mại, Danh sách hàng hóa, Booking note, và Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) nếu có Quá trình khai báo được thực hiện trên phần mềm khai báo hải quan điện tử.
Các bước khai hải quan bao gồm:
Khai thông tin xuất khẩu (EDA) là bước quan trọng mà người khai hải quan thực hiện trước khi đăng ký tờ khai hải quan Qua quy trình này, hệ thống VNACCS sẽ tự động cấp số và lưu trữ bản khai thông tin xuất khẩu, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý xuất khẩu.
Khi màn hình đăng ký tờ khai (EDC) hiển thị phản hồi, người đăng ký cần kiểm tra kỹ các thông tin đã cung cấp Nếu phát hiện sai sót, hãy sử dụng chức năng gọi ra màn hình thông tin xuất khẩu để chỉnh sửa Nếu mọi thông tin đều chính xác, tiến hành gửi đến hệ thống để hoàn tất đăng ký tờ khai.
3 – Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Hệ thống kiểm tra doanh nghiệp có đủ điều kiện đăng ký tờ khai không?
4 – Phân luồng tờ khai: Sau khi đăng ký, hệ thống tự phân luồng theo 3 luồng sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Luồng xanh: Hàng được miễn kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa Chỉ cần đóng thuế là có thể thông quan.
Luồng vàng là loại hàng hóa được miễn kiểm tra thực tế nhưng vẫn cần phải kiểm tra hồ sơ hải quan Nhân viên giao nhận cần mang hồ sơ giấy đến Chi cục Hải quan tương ứng để thực hiện việc kiểm tra Bộ hồ sơ cần chuẩn bị phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý.
Hợp đồng bản chụp + Invoice bản chụp
Packing list bản chụp + C/O bản gốc
Giấy nộp thuế (bản chụp + bản gốc)
Hàng hóa luồng đỏ phải trải qua kiểm tra cả hồ sơ hải quan và thực tế Cán bộ Hải quan sẽ trực tiếp xuống cảng để kiểm tra, xác minh hàng hóa có đúng với hồ sơ nộp hay không, sau đó niêm phong lại bằng chì mới hoặc sử dụng máy soi Nếu phát hiện sai phạm, biên bản sẽ được lập và xử phạt, còn nếu hàng hóa đạt yêu cầu thì sẽ được thông quan.
Sau khi đã xong thì bên khai hải quan in tờ khai hải quan để làm hồ sơ thông quan xuất khẩu Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 1 bản
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Parking List): 1 bản chính.
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản.
- Giấy kiểm dịch thực vật
- Giấy phép đầu tư (lần đầu tiên Xuất khẩu) b) Làm thủ tục hải quan tại cảng
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Nhân viên cần in hai bản tờ khai điện tử cùng với các chứng từ liên quan như Hóa đơn, Danh sách đóng gói và Hợp đồng để mang đến hải quan thực hiện thủ tục thông quan Sau khi đóng lệ phí hải quan, nhân viên sẽ nhận lại một tờ khai đã có dấu thông quan.
Trường hợp 2: Hàng hóa miễn kiểm tra thực tế nhưng phải kiểm tra hồ sơ hải quan (luồng vàng)
Quy trình thực tế lô hàng FCL xuất khẩu của công ty cổ phần Dolphin Sea Air Services – Chi nhánh Hải Phòng
cổ phần Dolphin Sea Air Services – Chi nhánh Hải Phòng
3.2.1 Thông tin về lô hàng
– Địa chỉ: Bên xuất khẩu:
– Shipper: Công ty Cổ phần Dolphin Sea Air Services – Chi nhánh Hải Phòng
Địa chỉ: 274 Đà Nẵng, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam
– Sau khi hai bên kí kết hợp đồng với nhau thì bên xuất khẩu sẽ đưa cho Shipper Commercial Invoice và Packing List
Tên mặt hàng (Được ghi chi tiết trong Packing List)
Điều kiện giao hàng: FOB HAIPHONG PORT
Cảng xếp: HAI PHONG, VIET NAM
Số lượng đóng gói: 99 kiện trong 1 container 40 HC
3.2.2 Quy trình thực hiện thực tế
Bước 1: Nhận booking từ người gửi hàng
Công ty Dolphin chi nhánh Hải Phòng chuyên nhận booking từ người xuất khẩu qua email, giúp lập kế hoạch đóng hàng và đặt tàu một cách hợp lý.
Khách hàng cần gửi Invoice và Packing List để công ty có thông tin đầy đủ Sau khi nhận booking, công ty sẽ xác minh các thông tin quan trọng như P.O Number, mô tả hàng hóa, số lượng, thời gian dự kiến khởi hành và đến, khối lượng tịnh, tổng trọng lượng, cảng đi và cảng đến.
Sau khi xác minh thông tin, bộ phận kinh doanh sẽ thỏa thuận với khách hàng về giá cả và dịch vụ Tiếp theo, bộ phận này sẽ gửi email booking hàng cho bộ phận dịch vụ khách hàng để thông báo về giá và dịch vụ đã thống nhất.
Bước 2: Gửi Booking Note – Chọn Container – Lấy hàng ở kho
Sau khi nhận được đặt chỗ từ bộ phận Sales, bộ phận xuất khẩu sẽ nhanh chóng liên hệ với hãng tàu để lấy Booking Note phù hợp Booking Note sẽ bao gồm các thông tin cần thiết.
- Tên tàu thứ nhất: INSPIRE Số chuyến: 065S
- Cảng xếp: HAI PHONG Terminal: TAN VU
- Thời gian dự kiến khởi hành của tàu thứ nhất: 11/08/2023
- Tàu nối/ tàu trung chuyển: ZEPHYR LUMOS Số chuyến: 010W
- Thời gian dự kiến khởi hành: 21/08/2023
- Thời gian dự kiến đến: 10/09/2023
- Số lượng, loại container: 1 – 40’DRY HC
- Trọng lượng dự kiến: 25000 KGS
- Hạn nộp giấy cân container (VGM): 11:00 09/08/2023
Các thông tin chi tiết khác về chứng từ được ghi rõ trong Booking Note đính kèm
Sau khi nhận được xác nhận đặt chỗ, nhân viên công ty sẽ đến hãng tàu để nộp các chứng từ cần thiết nhằm đổi lấy container Địa điểm lấy container theo xác nhận đặt chỗ là Bãi Container Cảng Đình Vũ, Hải Phòng, với số lượng 1 container 40 HC Nhân viên sẽ chọn container phù hợp với yêu cầu của khách hàng, kiểm tra tình trạng bên ngoài và bên trong để đảm bảo không bị biến dạng, méo, hay có mùi hôi Sau khi lựa chọn xong, nhân viên sẽ ghi lại số container, hoàn tất thủ tục tại phòng điều độ, thanh toán phí nâng container và nhận phiếu EIR, seal cùng hóa đơn thu phí.
Nhân viên công ty sẽ chuyển EIR và chì cho bộ phận vận tải nội địa để sắp xếp lái xe Lái xe sẽ liên hệ với nhân viên để nhận container, kiểm tra và vận chuyển đến địa điểm của khách hàng Họ cũng sẽ xác nhận thời gian và địa điểm xếp dỡ, đồng thời yêu cầu chủ hàng bố trí nhân công Sau khi hàng hóa được xếp vào container và kẹp chì, lái xe sẽ đưa container về hạ tại bãi chỉ định, cụ thể là SITC – DINH VU DEPOT, Đông Hải.
Bước 3: Làm thủ tục Hải quan
Khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu trên hệ thống khai hải quan điện tử VNASS/VCIS và cần điền một số thông tin như:
- Trọng lượng (GROSS WEIGHT): 25.555 KGM
- Địa điểm nhận hàng cuối cùng: BARCELONA
- Địa điểm xếp hàng: Cảng Tân Vũ
- Phương tiện vận tải: Tàu INSPIRE – Số chuyến: 010W
- Mã phân loại giá hóa đơn: Loại A – giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
- Điều kiện giá hóa đơn: theo điều kiện FOB
- Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: CTY TIEP VAN SITC DV – 03EEC18
- Địa chỉ: Lô đất CN3.3B, KCN Đình Vũ, phường Đông Hải 2, quận Hải An, TP Hải Phòng.
- Số container/ Số Seal: DRYU6070800/VN56395AA
Lái xe sẽ thông báo số container và số chì cho bộ phận chứng từ của Công ty Cổ phần Dolphin chi nhánh HP, sau đó hạ container tại bãi của Công ty tiếp vận SITC – ĐÌNH VŨ Trước khi hạ hàng, lái xe cần đi qua trạm cân để kiểm tra khối lượng hàng hóa Nhân viên sẽ thực hiện VGM (phiếu xác nhận khối lượng container hàng vận chuyển quốc tế) và nhận phiếu hạ hàng từ lái xe tại bãi của SITC – ĐÌNH VŨ.
Thanh lý tờ khai là quy trình mà công ty thực hiện để Hải quan giám sát và xác nhận tính xác thực của hàng hóa Sau khi hàng hóa đủ điều kiện, Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận trên hàng Chỉ khi có tờ khai hải quan đã thông quan, hàng hóa mới được phép đưa lên tàu, và công ty cần nộp tờ khai này cho nhân viên hãng tàu.
Sẽ có một tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát sẽ được kí.
Bước 4: Phát hành vận đơn thứ HBL cho khách hàng
Sau khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service, chúng tôi lập tức tạo HBL để gửi cho công ty xuất khẩu Sau khi hoàn tất HBL, bộ phận xuất sẽ fax B/L cho công ty xuất khẩu để kiểm tra và xác nhận Nếu được phê duyệt, chúng tôi sẽ phát hành HB/L chính thức Trong trường hợp công ty xuất khẩu cần chỉnh sửa hoặc bổ sung thông tin vào B/L, nhân viên chứng từ sẽ thực hiện các điều chỉnh trực tiếp trên B/L đã fax.
Một số thông tin trên HBL mà nhân viên cần lưu ý như thông tin về:
- Number and kind of packages
Một số thông tin khác được chi tiết trong HBL đính kèm
Bước 5: Nhận vận đơn chủ MBL do người vận tải gửi qua
Dựa trên thông tin từ HBL, bộ phận xuất khẩu sẽ soạn MBL và gửi cho hãng tàu ONE qua fax Sau khi nhận được MBL từ hãng tàu ONE, nhân viên cần đối chiếu các thông tin giữa MBL và HBL để đảm bảo tính chính xác Một số thông tin quan trọng cần kiểm tra bao gồm:
- Vessel voyage No : ZEPHYR LUMOS 010W
Các thông tin khác được chi tiết trong MBL đính kèm
Bước 6: Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)
- Bộ phận xuất sẽ thông báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có hoặc hóa đơn gửi khách hàng sau khi khách hàng nhận HBL
Subsequently, documents such as House Bill of Lading (HB/L), Master Bill of Lading (MB/L), Debit/Credit notes, and Profit Statements, which detail the earnings from a shipment, will be forwarded to the accounting department for monitoring customer payments.
Khi hàng hóa đến cảng Barcelona, Tây Ban Nha, công ty sẽ tổng hợp và lưu trữ tất cả hợp đồng cùng chứng từ cần thiết để xử lý các khiếu nại có thể phát sinh sau này Đồng thời, công ty cũng sẽ tổng kết doanh thu và lập bảng báo cáo lãi - lỗ trước khi chuyển giao cho phòng kế toán để theo dõi công nợ.