CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH CHỨNG TỪ HÀNG NGUYÊN
3.2. Quy trình thực tế lô hàng FCL xuất khẩu của công ty cổ phần Dolphin Sea Air Services – Chi nhánh Hải Phòng
3.2.2. Quy trình thực hiện thực tế
Bước 1: Nhận booking từ người gửi hàng
Công ty Dolphin chi nhánh Hải Phòng với vai trò là Shipper nhận booking từ người xuất khẩu qua mail để có kế hoạch đóng hàng và booking tàu hợp lý.
Khách hàng sẽ gửi Invoice và Packing List để công ty nắm được thông tin. Khi nhận được booking, công ty sẽ kiểm tra lại các thông tin bao gồm: P.O. Number, Mô tả hàng hóa, Số lượng, Thời điểm dự kiến khởi hành, Thời điểm dự kiến đến, Khối lượng tịnh, Tổng trọng lượng, Cảng đi, Cảng đến.
Sau khi kiểm tra và xác thực toàn bộ thông tin, bộ phận kinh doanh sẽ th›a thuận với khách hàng về giá cả và dịch vụ.
Sau đó, gửi email booking hàng cho bộ phận dịch vụ khách hàng về giá cả và dịch vụ.
Bước 2: Gửi Booking Note – Chọn Container – Lấy hàng ở kho
Sau nhận được booking từ bộ phận Sales, bộ phận xuất khẩu sẽ ngay lập tức liên hệ với hãng tàu để lấy Booking Note phù hợp. Trên Booking Note gồm những nội dung cần sau :
- Số Booking: HAND40505800
- Tên tàu thứ nhất: INSPIRE Số chuyến: 065S - Cảng xếp: HAI PHONG Terminal: TAN VU
- Thời gian dự kiến khởi hành của tàu thứ nhất: 11/08/2023
- Cảng chuyển tải: SINGAPORE
- Tàu nối/ tàu trung chuyển: ZEPHYR LUMOS Số chuyến:
010W
- Thời gian dự kiến khởi hành: 21/08/2023 - Cảng dỡ: BARCELONA
- Terminal: APM TERMINALS BARCELONA - Thời gian dự kiến đến: 10/09/2023 - Số lượng, loại container: 1 – 40’DRY HC - Trọng lượng dự kiến: 25000 KGS
- Hạn nộp giấy cân container (VGM): 11:00 09/08/2023 - Hạn xác nhận B/L nháp: 11:00 09/08/2023
- Thời gian cắt máng: 16:00 09/08/2023
Các thông tin chi tiết khác về chứng từ được ghi rõ trong Booking Note đính kèm
Sau khi nhận được Booking Confirmation, nhân viên công ty sẽ lên hãng tàu, nộp các chứng từ cần thiết để đổi lấy container ršng. Đến bãi container theo như quy định trên Booking Confirmation: Bãi Container Cảng Đình Vũ – Lô KB4, KCN Minh Phương Đình Vũ, Đông Hải 2, Hải An, Hải Phòng. Số lượng container: 1 container 40 HC. Nhân viên sẽ đi chọn v› container phù hợp với yêu cầu của khách hàng, bao gồm: trình trạng bên ngoài (sườn trái, sườn phải, phía trước, phía sau, hai cánh cửa, bốn trục cánh cửa, tay khóa, gầm sàn) và tình trạng bên trong (mặt sàn, sườn trái, sườn phải, nóc, mùi của container) cần chọn những v› không bị biến dạng, không méo, bẹp, phồng, không bị thủng, rách hay là bị cong vênh, sàn không bị xước nghiêm trọng, không có mùi. Sau khi chọn được v› container phù hợp, nhân viên sẽ chụp lại số container, trở lại phòng điều độ của
bãi, điền số container vào lệnh cấp v› container, đóng tiền nâng v› và nhận lại phiếu EIR, seal và hóa đơn thu phí.
Nhân viên công ty sẽ chuyển EIR và chì cho nhân viên phòng vận tải nội địa để tiến hành bố trí lái xe. Lái xe liên hệ nhân viên để lấy container sau đó kiểm tra lại v› và vận chuyển đến nơi khách hàng. Lái xe sẽ liên hệ với khách hàng để xác nhận thời gian, địa điểm xếp dỡ và chủ hàng chủ động bố trí nhân công.Sau khi hàng được xếp vào container và được kẹp chì, lái xe sẽ vận chuyển container đã đóng hàng về hạ tại bãi được chỉ định. Địa điểm hạ container: SITC – DINH VU DEPOT, Đông Hải 2, Hải An, Hải Phòng.
Bước 3: Làm thủ tục Hải quan
Khai hải quan cho lô hàng xuất khẩu trên hệ thống khai hải quan điện tử VNASS/VCIS và cần điền một số thông tin như:
Nhóm loại hình
Vận đơn:
- Số lượng kiện: 99 Packages
- Trọng lượng (GROSS WEIGHT): 25.555 KGM - Địa điểm nhận hàng cuối cùng: BARCELONA - Địa điểm xếp hàng: Cảng Tân Vũ
- Phương tiện vận tải: Tàu INSPIRE – Số chuyến: 010W - Ngày đi dự kiến: 11/08/2023
Thông tin hóa đơn
- Mã phân loại giá hóa đơn: Loại A – giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
- Điều kiện giá hóa đơn: theo điều kiện FOB
Thông tin container:
- Địa điểm xếp hàng lên xe chở hàng: CTY TIEP VAN SITC DV – 03EEC18
- Địa chỉ: Lô đất CN3.3B, KCN Đình Vũ, phường Đông Hải 2, quận Hải An, TP. Hải Phòng.
- Số container/ Số Seal: DRYU6070800/VN56395AA - Mã HS: 84279000, 84312000
Lái xe sẽ báo lại số cont, số chì cho bộ phận chứng từ của công ty cổ phần Dolphin chi nhánh HP và hạ container vào bãi của Công ty tiếp vận SITC – ĐÌNH VŨ. Trước đó, lái xe phải đi qua trạm cân để cân khối lượng hàng hóa, nhân viên chạy lệnh sẽ làm VGM (phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ container hàng vận chuyển quốc tế) và nhận phiếu hạ hàng (phơi hạ) từ người lái xe tại bãi của Công ty tiếp vận SITC – ĐÌNH VŨ.
* Thanh lí tờ khai: là việc công ty làm thủ tục Hải quan giám sát xem hàng hóa có thật hay không và sẽ đóng dấu trên hàng hóa đã đủ điều kiện qua khu vực giám sát. Hàng chỉ được phép đưa lên tàu khi đã có tờ khai hải quan đã thông quan, công ty phải nộp tờ khai cho nhân viên hãng tàu.
Sẽ có một tờ danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát sẽ được kí.
Bước 4: Phát hành vận đơn thứ HBL cho khách hàng Sau khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service chuyển qua thì ngay lập tức làm HBL để gửi cho công ty xuất khẩu . Sau khi làm HB/L xong, bộ phận xuất của công ty sẽ fax B/L cho bên công ty xuất khẩu để kiểm tra và xác nhận. Nếu được thông qua kiểm tra và xác nhận thì phát hành HB/L chính thức. Nếu phía công ty xuất khẩu muốn chỉnh sửa hoặc bổ sung
thêm vào đó những chi tiết mà B/L không có thì sẽ sửa trực tiếp vào B/L mà nhân viên chứng từ đã fax.
Một số thông tin trên HBL mà nhân viên cần lưu ý như thông tin về:
- Shipper, Consignee - POL, POD
- Number and kind of packages - Gross weight, Measurement
Một số thông tin khác được chi tiết trong HBL đính kèm Bước 5: Nhận vận đơn chủ MBL do người vận tải gửi qua
Căn cứ vào thông tin trên HBL, bộ phận xuất soạn MBL để gửi cho hãng tàu ONE bằng fax. Sau khi nhận lại được MBL từ hãng tàu ONE, nhân viên phải đối chiếu một số thông tin trên MBL và HBL xem đã trùng khớp với nhau hay chưa. Một số thông tin cần ch™ trọng như:
- Shipper, Consignee
- Pre carriage by: INSPIRE 065S
- Vessel voyage No. : ZEPHYR LUMOS 010W - POL: HAI PHONG
- POD: BARCELONA
Các thông tin khác được chi tiết trong MBL đính kèm
Bước 6: Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)
- Bộ phận xuất sẽ thông báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có hoặc hóa đơn gửi khách hàng sau khi khách hàng nhận HBL
- Sau đó các chứng từ như HB/L, MB/L, Debit/Credit note, Profit statement (lợi nhuận thu được của một lô hàng) sẽ chuyển file sang bộ phận kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng
Bước 7 : Lưu hồ sơ
Khi hàng hóa được vận chuyển đến Barcenola Port, Spain, công ty sẽ tổng hợp và lưu lại toàn bộ hợp đồng và chứng từ cần thiết để phục vụ cho những khiếu nại có thể có sau này; đồng thời tổng kết lại doanh thu và làm bảng tổng kết lãi – lš (Report profit – loss). Sau đó chuyển đến phòng kế toán theo dõi công nợ.