CHƯƠNG 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH CHỨNG TỪ HÀNG NGUYÊN
3.1. Quy trình tổng quát của Dolphin Sea Air Services Corp
Giải thích quy trình
Bước 1: Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng Phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin đăng kí từ người gửi hàng bằng email hoặc fax. Thông thường, người gửi hàng dùng mẫu đăng kí (booking form) của công ty. Ngoài ra, có một số trường hợp khách hàng dùng form riêng
Bước 1: Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng
Bước 2: Gửi Booking Note – Chọn Container – Lấy hàng
ở kho
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Bước 6: Phát hành hóa đơn ghi nợ/có
Bước 5: Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi
qua
Bước 7: Lưu hồ sơ
Bước 4: Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng
Hình 3. 1: Sơ đồ quy trình hàng xuất bằng đường biển của công ty CP Dolphin Sea Air Services
của công ty họ nhưng phải đảm bảo được các điều kiện và điều khoản ban đầu giữa người gửi hàng và người giao nhận (forwarder).
Khi nhận được mẫu đăng kí đặt chỗ của khách hàng, công ty sẽ kiểm tra xem có đầy đủ những thông tin cần thiết để sau đó thực hiện các thủ tục tiếp theo.
Đây là bước rất quan trọng, khi kiểm tra, nếu có những thông tin nghi ngờ hay sai sót gì công ty sẽ thông báo và kiểm tra lại cho ngưởi gửi hàng để hoàn tất tờ đăng kí. Những thông tin thiết yếu mà bên khách hàng (xuất khẩu) sẽ gửi:
- Đơn đặt hàng: P/O (Purchase Order) - Mô tả hàng hóa: Description - Số lượng: Quantity
- Thời điểm dự kiến đi: ETD (Estimated Time of Departure) - Trọng lượng hàng hóa: N.W (Net Weight); G.W (Gross Weight) - Địa điểm giao/ nhận hàng: Place of Delivery/Final place - Cảng đi/ cảng đến/ cảng chuyển tải/ cảng dỡ hàng
Sau đó, hai bên sẽ thỏa thuận các chi tiết về giá cả và dịch vụ vận chuyển giữa bộ phận kinh doanh và khách hàng. Sau đó gửi mail yêu cầu booking hàng cho phòng xuất. Nhập giá vào phần mềm quản lí hệ thống FAST với đầy đủ thông tin về giá bán, giá mua và gửi hướng dẫn về việc thu chi tiền cước và các chi phí khác (Shipping Instruction) qua phần mềm FAST cho các lô hàng. Trong Shipping Instruction phải thể hiện rõ thông tin của khách hàng để có thể liên hệ khi cần thiết và yêu cầu đối xử đặc biệt với khách hàng đó (nếu có). SI phải được gửi cho trước ngày tàu chạy 3 ngày.
Bước 2: Gửi Booking Note – Chọn Container – Đến kho lấy hàng
Một khi nhận được các yêu cầu về booking của khách hàng do bộ phận Sales chuyển qua, thì phòng xuất cần phải liên lạc hãng tàu để lấy Giấy lưu khoang (Booking Note) phù hợp, kiểm tra Booking Note nhận được xem đã đúng hay chưa. Sau đó, gửi Booking Note cho khách hàng và phải nhận được xác nhận là
đã nhận được booking của khách hàng. Booking Note cũng chính là Booking Confirm nhằm xác nhận lô hàng đã được vận chuyển. Trên Booking Note cần thể hiện rõ những nội dung như sau: Số Booking, tên hãng tàu, tên tàu/số chuyến, ngày dự kiến tàu rời, cảng chuyển tải, cảng đến, nơi đóng hàng, loại hàng, nơi hạ bãi và thanh lý Hải quan; closing time…
Sau khi đã nhận Booking Note từ hãng tàu, nhân viên giao nhận sẽ lên hãng tàu, nộp các chứng từ cần thiết để đổi lệnh cấp vỏ container rỗng. Nhân viên đi đổi lệnh sẽ chuẩn bị các chứng từ bao gồm:
Giấy giới thiệu
Booking note
Phí seal
Sau khi đem lên hãng tàu, xếp các chứng từ vào quầy chứng từ hàng xuất, đóng phí seal và nhận lệnh cấp vỏ.
Sau đó đến bãi container mà hãng tàu đã chỉ định trong Booking để chọn vỏ container. Nếu hãng tàu không chỉ định nơi lấy vỏ container thì phải liên hệ lại với hãng tàu để xác định nơi lấy vỏ container.
Nhân viên đi lấy lệnh sẽ mang bộ hồ sơ bao gồm:
Giấy giới thiệu
Lệnh cấp vỏ lên hãng tàu
Khi đến bãi chứa container ở cảng, nhân viên lấy lệnh sẽ được gặp nhân viên bãi, xin danh sách container và sau đó đi chọn vỏ ở bãi (chọn những vỏ không bị méo, bẹp, bị thủng hay là trục bị cong...) Sau khi chọn được vỏ phù hợp, nhân viên sẽ tiến hành đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh lấy container. Ở bước này phòng điều độ ở cảng sẽ giao cho nhân viên chạy lệnh bộ hồ sơ bao gồm: list container, seal tàu, vị trí cấp container, phiếu giao nhận container (EIR- Equipment Intercharge Receipt) có kí tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng.
Sau khi đã chọn vỏ container và xác định số container và số chì mà mình lấy với hãng tàu để cung cấp cho khách hàng và các bộ phận khác làm chứng từ.
Việc chọn vỏ container phải hoàn thành trước 1 ngày lấy hàng từ kho của khách.
Vận chuyển vỏ container đến kho của người xuất khẩu để lấy hàng. Nhân viên chạy lệnh sẽ giao bộ hồ sơ này cho lái xe đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi. Lái xe kiểm tra tình trạng vỏ container trước khi ra khỏi bãi. Lái xe liên hệ với chủ hàng để xác nhận lại thời gian, địa điểm đóng hàng tại kho riêng. Tại kho riêng, chủ hàng sẽ bố trí công nhân, thiết bị cần thiết để đóng hàng.
Vận chuyển container khi đã đóng hàng đầy đủ đến bãi hạ container, nhận phơi hạ và sau đó làm các thủ tục hải quan.
Bước 3: Làm thủ tục Hải quan a) Khai tờ khai Hải quan điện tử
Việc khai hải quan được thực hiện trên hệ thống VNACCS/ VCIS – hệ thống thông quan tự động và cơ chế một cửa quốc gia, gồm 2 hệ thống nhỏ là hệ thống thông quan tự động (VNACCS) và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS).
Để tiến hành khai báo hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ sau Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Hợp đồng thương mại (Sale Contract), Danh sách hàng hóa (Packing List), Booking note, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O (nếu có). Tiến hành khai báo hải quan trên phần mềm khai báo hải quan điện tử.
Các bước khai hải quan bao gồm:
1 – Khai thông tin xuất khẩu (EDA): người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai hải quan. Hệ thống tự động cấp số và bản khai thông tin xuất khẩu sẽ được lưu trên hệ thống VNACCS.
2 – Đăng ký tờ khai (EDC): Khi màn hình đăng ký tờ khai phản hồi lại, người đăng ký sẽ kiểm tra các thông tin đã khai báo, nếu có sai sót thì sử dụng nghiệp vụ gọi ra màn hình thông tin xuất khẩu để sửa, nếu không sai sót thì gửi đến hệ thống đăng ký tờ khai.
3 – Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai: Hệ thống kiểm tra doanh nghiệp có đủ điều kiện đăng ký tờ khai không?
4 – Phân luồng tờ khai: Sau khi đăng ký, hệ thống tự phân luồng theo 3 luồng sau: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
Luồng xanh: Hàng được miễn kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa. Chỉ cần đóng thuế là có thể thông quan.
Luồng vàng: Hàng được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa nhưng phải kiểm tra hồ sơ hải quan. Lúc này, nhân viên giao nhận phải mang hồ sơ giấy lên Chi cục Hải quan tương ứng để kiểm tra hồ sơ. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm (sắp xếp theo thứ tự)
Giấy giới thiệu
Tờ khai hải quan
Hợp đồng bản chụp + Invoice bản chụp
Packing list bản chụp + C/O bản gốc
B/L bản chụp
B/L có dấu hãng tàu
Giấy nộp thuế (bản chụp + bản gốc)
Luồng đỏ: Hàng phải kiểm tra cả hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa.
Cán bộ Hải quan bộ phận kiểm hóa trực tiếp xuống cảng để cắt chì kiểm tra hàng có đúng với hồ sơ nộp không sau đó kẹp lại bằng chì mới hoặc kiểm tra bằng máy soi. Sau khi có kết quả kiểm tra nếu phát hiện sai phạm sẽ lập biên bản và xử phạt, nếu hàng chuẩn chỉ thì thông quan..
Sau khi đã xong thì bên khai hải quan in tờ khai hải quan để làm hồ sơ thông quan xuất khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan: 1 bản
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Parking List): 1 bản chính.
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản.
- Giấy kiểm dịch thực vật
- Giấy phép đầu tư (lần đầu tiên Xuất khẩu) b) Làm thủ tục hải quan tại cảng
Trường hợp 1: Hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm (luồng xanh)
Nhân viên lấy lệnh in tờ khai điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, Contract…) đem ra hải quan để thông quan. Nhân viên đóng lệ phí hải quan và nhận lại 1 tờ khai đã có dấu thông quan của hải quan.
Trường hợp 2: Hàng hóa miễn kiểm tra thực tế nhưng phải kiểm tra hồ sơ hải quan (luồng vàng)
Nhân viên đi lấy lệnh in tờ khai điện (2 bản) và cầm các chứng từ có liên quan đem đến chi cục hải quan. Đóng lệ phí hải quan và vào phòng hải quan tiếp nhận hồ sơ để họ kiểm tra hồ sơ. Sau đó sẽ có kết quả thông quan
Trường hợp 3: Hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ)
Nhân viên lấy lệnh in tờ khai điện tử (2 bản) và cầm các chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, Contract…) đem ra hải quan, hải quan sẽ kiểm tra sau đó chuyển sang cho bộ phận kiểm hóa.
Sau khi tìm được Hải quan kiểm hóa và biết ai sẽ kiểm hóa hàng hóa của mình, nhân viên lấy lệnh sẽ liên hệ và hẹn sớm nhất có thể. Sau đó xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và liên lạc với Hải quan kiểm hóa xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa (5%, 10% tùy vào mức độ mà Hải quan yêu cầu kiểm hóa).
Sau khi đã có dấu thông quan của hải quan, nhân viên lấy lệnh nhanh chóng bấm lại seal mới (gồm seal Hải quan và Hãng tàu) và xin giấy xác nhận seal của bộ phận cắt/bấm seal có đóng dấu xác nhận của bô phận bấm seal ở cảng. Cầm tờ khai gốc và photo (trên đó viết sẵn số cont, số seal, tên tàu, số chuyến) cầm
đến hải quan giám sát để thanh lý tờ khai và đến điều độ cảng vào sổ tàu (thanh lý tờ khai và vào sổ tàu trước giờ Closing time – giờ cắt máng).
Bước 4: Phát hành vận đơn thứ HB/L cho khách hàng Trước hết công ty phải nhận chi tiết về lô hàng do người chủ
hàng cung cấp
để phát hành vận đơn đường biển thứ HB/L. Phòng xuất yêu cầu khách hàng gửi bằng fax hoặc email chi tiết về lô hàng trước ngày tàu chạy 1-2 ngày.
Trên mỗi Booking Note nhân viên Booking sẽ ghi tên khách hàng trên đó, dựa vào đó nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với bộ phận chứng từ bên phía khách hàng để xin chi tiết B/L về lô hàng. Thông thường chi tiết B/L thường được gửi bằng mail hoặc fax, trong đó fax thông dụng hơn.
Chi tiết B/L phải bao gồm đầy đủ nội dung. Bộ phận Chứng từ xuất hàng sau khi nhận Booking Note từ bộ phận Customer Service chuyển qua, mở tài liệu trong sổ theo dõi số File và nhập thông tin dữ liệu trong FAST. Sau khi làm HB/L xong, bộ phận chứng từ của công ty sẽ fax B/L cho khách hàng để khách hàng kiểm tra và xác nhận là B/L đã ổn hay chưa. Nếu được khách hàng kiểm tra và xác nhận thì phát hành HB/L chính thức cho khách hàng. Nếu khách hàng muốn chỉnh sửa hoặc bổsung thêm vào đó những chi tiết mà B/L không có thì khách hàng sửa trực tiếp vàoB/L mà nhân viên chứng từ đã fax và nhờ chỉnh sửa dùm. Việc ghi trực tiếp vàoB/L và fax lại như một bằng chứng chứng minh chính khách hàng yêu cầu chỉnhsửa nhằm trách những khiếu nại về sau. Về những chỉnh sửa của khách hàng, nhânviên chứng từ cũng yêu cầu chỉnh sửa B/L từ hàng tàu nếu những chỉnh sửa ấy lớn, đặc biệt là tên hàng.
Với các chi tiết này, nhân viên chứng từ sẽ bắt tay vào làm B/L nháp để gửi cho hãng tàu, hãng tàu sẽ dựa vào B/L để phát hành MB/L. Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ làm HB/L cho khách hàng.
Bước 5: Nhận vận đơn chủ MB/L do người vận tải gửi qua
Công ty có trách nhiệm cung cấp chi tiết về lô hàng cho người vận tải thực để phát hành vận đơn đường biển chủ MB/L. Căn cứ vào chi tiết HB/L, bộ phận Chứng từ xuất hàng làm chi tiết MB/L gửi cho hãng tàu bằng fax hoặc email.
Lưu ý phải cung cấp chi tiết làm MB/L cho hàng tàu trước thời hạn cuối cùng gửi chi tiết làm B/L có thể hiện trên booking
Thông thường MB/L hãng tàu cung cấp cho công ty là Surrender B/L hoặc Seaway B/L nhưng B/L chủ yếu được gửi bằng mail, không nhất thiết phải đến hãng tàu để nhận. Sau khi nhận được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra MB/L chi tiết ở các ý như: tên, địa chỉ shipper, consigner, cảng đi, cảng đến, số kiện, số kg, số CBM, … đã trùng khớp với HB/L hay chưa, loại cước trả trước hay cước trả tại cảng đến, nếu đúng thì sẽ gửi B/L sang đại lý đồng thời cũng gửi cả một bản HB/L mình đã phát hành cho khách hàng sang đại lý Bước 6: Phát hành hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit note)
- Hoá đơn ghi nợ phát hành cho khách hàng (không cần lưu trong file): khi đã phát hành xong HB/L, khách hàng yêu cầu gửi hoá đơn ghi nợ cho họ thanh toán, bộ phận chứng từ sẽ thông báo cho kế toán để phát hành hoá đơn ghi nợ/có hoặc hóa đơn gửi khách hàng
- Hoá đơn ghi nợ/có phát hành cho đại lý (nếu là hàng chỉ định hoặc là hàng
thường yêu cầu thu tiền cước ở cảng đến – phải lưu vào file): bộ phận chứng từ sẽ phát hành hoá đơn theo như báo giá mà bộ phận CS/Sales đã nhập vào FAST.
- Sau đó các chứng từ như HB/L, MB/L, Debit/Credit note, Profit statement (lợi
nhuận thu được của một lô hàng) sẽ chuyển file sang bộ phận kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng/đại lý/hãng tàu.
Bước 7: Lưu hồ sơ
Khi hàng hóa được vận chuyển đến nơi quy định của người nhận hàng, công ty sẽ tổng hợp và lưu lại toàn bộ hợp đồng và chứng từ cần thiết để phục vụ cho
những khiếu nại có thể có sau này; đồng thời tổng kết lại doanh thu và làm bảng tổng kết lãi – lỗ (Report profit – loss). Sau đó chuyển đến phòng kế toán theo dõi công nợ
Tổng kết quy trình
Bảng 3.1: Bảng tổng kết quy trình hàng xuất FCL
Các bước Chứng từ/Giấy tờ liên quan
Bộ phận/Nhân viên phụ trách
Bước 1 : Tiếp nhận tờ đăng kí đặt chỗ từ người gửi hàng
- Email, Fax, Booking form,
…
- Shipping Instruction
- Phòng Kinh doanh - Phòng xuất
Bước 2 : Gửi Booking Note – Chọn Container - Đến kho lấy hàng
- Booking Note - Booking Confirmation - Giấy giới thiệu - Lệnh cấp vỏ container
- Phòng xuất - Phòng giao nhận
Bước 3 : Làm thủ tục Hải quan
- Tờ khai Hải quan - Commercial Invoice - Packing List
- Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu
- Giấy phép đầu tư
- Phòng xuất
Bước 4 : Phát hành vận đơn thứ HBL cho khách hàng
- House Bill of Lading - Phòng xuất
Bước 5 : Nhận vận đơn chủ MBL do người vận tải
- Master Bill of Lading - Phòng xuất
Các bước Chứng từ/Giấy tờ liên quan
Bộ phận/Nhân viên phụ trách
gửi qua
Bước 6 : Phát hàng hóa đơn ghi nợ/có (Debit/Credit Note)
- HB/L - MB/L
- Debit/Credit note - Profit statement
- Phòng xuất - Phòng kế toán
Bước 7 : Lưu hồ sơ
- MB/L - HB/L - Hợp đồng - Hóa đơn
- Phòng xuất - Phòng Kế toán