Phân tích v thiết kế hệ thống quản lý xưởng in & quảng cáo

Trang thiết bị của cửa hàng 2 máy tính, 2 camera xưởng, máy cắt, máy hàn, máy cắt chữ v.v… Sau khi nhận thông tin từ nhân viên, quản lý có trách nhiệm thống kê lại và liên hệ cho nhà cun

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TI:

PHÂN TÍCH V THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

XƯỞNG IN & QUẢNG CÁO

Sinh viên thực hiện : ĐO ANH VŨ – 20810340230 Giảng viên hướng dẫn : TRẦN THỊ MINH THU

Chuyên ngành : HỆ THỒNG THƯƠNG MẠI

ĐIỆN TỬ

Hà Nội, tháng 9 năm 2021

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thànhphương tiện không thể thiếu trong mọi lĩnh vực của hệ thống Hơn lúc nào hếtcác tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để Trước đây máy tínhđược sử dụng chủ yếu như là một công cụ để soạn thảo văn bản thông thường,hoặc các công việc lập trình, quản lí phức tạp, xử lí dữ liệu bảng biểu, thươngmại, khoa học…thì giờ đây, cùng với sự vươn xa của mạng internet trên lãnh thổViệt Nam máy tính còn là phương tiện bạn có thể ngồi tại bàn làm việc cá nhân

để trao đổi thông tin liên lạc trên khắp toàn cầu

Nền tin học càng phát triển thì con người càng có những phương pháp mới,công cụ để xử lí thông tin và nắm bắt được nhiều thông tin hơn Tin học được ápdụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Việc áp dụng tinhọc vào quản lí, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu

Đối với kinh doanh, việc áp dụng tin học trong quản lí nhận đơn và thựchiện đơn là một giải pháp đúng đắn và hiệu quả trước nhu cầu của thị trườngngày nay ngày càng tăng

Xuất phát từ thực tế đó, đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản líXưởng in & quảng cáo” mà em đang xây dựng dưới đây mong góp phần đưa ramột cách quản lí mới cho các xưởng sản xuất

CHƯƠNG 1:

KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG V THU NHẬP YÊU CẦU

1.1 Khảo sát hiện trạng

Đề tài: “Quản lý xưởng in & quảng cáo Đinh Thành”.

1.1.1 Giới thiệu về xưởng in & quảng cáo Đinh Thành

Xã hội ngày càng phát triển, các cơ sở kinh doanh liên tục được thành lập.Kéo theo nhu cầu về quảng cáo cho đơn vị là một điều tất yếu Nắm bắt đượcnhu cầu này, xưởng “in & quảng cáo Đinh Thành” được mở ra với mục đíchthiết kế các biển quảng cáo cũng như tư vấn về cách bố trí sao cho việc thu hútkhách hàng thuận lợi nhất

Hình 1.1 Mặt tiền của xưởng

1.1.2 Giới thiệu chung

 Tên đơn vị: Xưởng in & quảng cáo Đinh Thành

 Tổng số nhân viên: 3 người

 Thời gian làm việc: Thời vụ

 Doanh thu hàng tháng: ~10.000.000 VNĐ

 Địa chỉ: Đồng Yên – Bắc Quang – Hà Giang

 Quản lý: Đinh Văn Thành

 Hotline: 0972217771

1.1.3 Hiện trạng hoạt động của xưởng

Hiện nay xưởng vẫn duy trì việc nhận đơn và sản xuất sản phẩm theo yêucầu thiết kế đối với từng khách hàng Mọi yêu cầu thiết kế của khách hàng đềuđược tư vấn nhiệt tình để làm sao sẽ tối ưu mặt bằng và thực hiện với chi phíthấp nhất Sau khi thống nhất được các yêu cầu và chốt được bản thiết kế, xưởng

sẽ bắt đầu thực hiện việc sản xuất và lắp đặt sản phẩm cho khách hàng đúng thờihạn định trước với chất lượng sản phẩm là tốt nhất

1.1.4 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức

 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận

Đối với việc kinh doanh mặt hàng chính là biển quảng cáo của xưởng gồmkhách hàng và các đối tác để nhập các nguyên vật liệu Xưởng luôn có nguồncung cấp vật liệu từ nhiều nhà sản xuất, nhà cung cấp khác nhau Vì thế cần có 1phần mềm giúp quản lý và thống kê chuyên nghiệp đẻ giảm thiểu sự hao hụt vànhập nguyên vật liệu không cần thiết cũng như quản lý khâu sản xuất củaxưởng

Các hoạt động chính của xưởng gồm nhập nguyên vật liệu, nhận đơn thiết

kế, trả đơn hàng, báo cáo số lượng, báo cáo doanh thu, kiểm tra vật liệu còntrong xưởng

Việc quản lý công việc của xưởng In & Quảng cáo Đinh Thành được phâncấp quản lý ra làm 2 phần:

 Quản lý: Quản lý sẽ phụ trách hết từ việc quản lý đơn hàng đếnquản lý nhân viên Quản lý có nhiên vụ thống kê số đơn hàng vàtổng kết doanh thu Tiếp nhận yêu cầu về nguyên vật liệu của nhânviên xưởng cũng như chất lượng đề ra

 Nhân viên xưởng : Nhân viên của xưởng là người trực tiếp tiếnhành đơn hàng cho khách Nhân viên có nhiệm vụ hoàn thành đơntrước hạn giao hàng, trong quá trình làm việc phải báo cáo nếuthiếu vật liệu cần thiết cho quản lý

1.1.5 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ

Hình thức kinh doanh: Xưởng kinh doanh chủ yếu là về mảng sản xuất biểnquảng cáo theo yêu cầu, ngoài ra còn có các dịch vụ khác như in thiệp cưới,phông bạt - giấy tờ, photo theo yêu cầu v.v…

Ngoài ra xưởng còn nhận sửa lại và thay phông của biển quảng cáo cũ, hưhỏng do mưa bão với chi phí thấp giúp khách hàng tiết kiệm được kinh phí sovới việc đặt một biển quảng cáo mới

Khách hàng đến sẽ được tự do lựa chọn cách mẫu mã phù hợp với sở thích,mặt hàng kinh doanh cũng như diện tích lắp đặt Khách cũng sẽ được tư vấnnhiệt tình sao phù hợp nhất về cả tài chính và yêu cầu

Hình 1.2 Thiết kế trên phần mềm chuyên dụng (CorelDraw)

Hình 1.2 Sản phẩm đã hoàn thành

1.1.6 Trang thiết bị của cửa hàng

2 máy tính, 2 camera xưởng, máy cắt, máy hàn, máy cắt chữ v.v…

Sau khi nhận thông tin từ nhân viên, quản lý có trách nhiệm thống kê lại và liên

hệ cho nhà cung cấp để gửi yêu cầu nhập thêm vật liệu Vật liệu nhập được quản

lý kiểm tra về chất lượng và số lượng

 Quy trình bán hàng:

Khi có khách hàng đến, thì khách hàng sẽ được đón tiếp và để khách tự lựachọn mẫu thiết kế theo sở thích của khách hàng

Khi khách hàng chọn lựa xong, sẽ đi đến phòng quản lý để làm thủ tụcđiền thông tin liên lạc, địa chỉ và nhận giấy hẹn trả hàng Khách có thể thanhtoán trước toàn bộ hoặc 50% giá trị đơn hàng (Đối với các khách hàng thânthiết sẽ không áp dụng điều này, khách có thể thanh toán sau khi nhận đượchàng)

Báo cáo – thống kê:

Quản lý xưởng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập…để lập báo cáo định kỳhàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm

 Quản lý nhân viên :

Các nhân viên được quản lí sát sao, thực hiện nghiêm chỉnh thời gian làm việccủa cửa hàng

Nhân viên của quán bao gồm 1 quản lý, 2 nhân viên xưởng Thông tin của nhânviên được lưu vào sổ để theo dõi số sản phẩm hoàn thiện và phát lương.Lương của nhân viên được tính dựa trên số đơn mà nhân viên thực hiện Nếutháng đạt được doanh thu cao thì nhân viên sẽ được thưởng thêm

Lương của nhân viên được trả định kì vào và giao động vào 10 ngày cuối củatháng và được tính theo công thức:

Tổng lương: 300.000vnđ x số đơn hàng + thưởng

1.1.8 Ưu nhược điểm của hệ thống hiện tại

1.1.9 Ưu điểm

 Đơn giản, dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học

 Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao

 Tìm kiếm được nhiều nhà cung cấp

1.1.10 Nhược diểm

 Do dùng sổ sách và excel nên hệ thống quản lý còn thủ công, đơn giản với

dữ liệu lớn dễ gây thất thoát, nhầm lẫn, việc sao lưu phục hồi dữ liệu khókhăn

 Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ

 Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn

 Tốc độ xử lý chậm

1.2 Xác lập dự án

1.2.1 Mục tiêu của dự án mới

 Hệ thống quản lý bán hàng có nhiệm vụ chức năng nghiệp vụ về bánhàng Hỗ trợ quản lý nguyên vật liệu Giúp quản lý xưởng thống kê báocáo từ đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của xưởng để đưa ra phươnghướng phát triển trong thời gian tới.

 Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động.Giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn

 Giảm bớt chi phí, nhân công, thời gian và sức lực

1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới

 Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại

 Tuân thủ đúng các quy tắc về bán hàng

 Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời

 Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…

 Thống kê được lượng đồ đạc sắp hết

 Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý

 Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn

 Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : ~10.000.000 đồng

 Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên quản lý: ~5.000.000 đồng

 Chi phí đường truyền mạng : 500.000 đồng / tháng

 Chi phí cho người viết phần mềm : ~8.000.000 đồng

=>Tổng chi phí ~40.000.000 đồng

CHƯƠNG 2:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 2.1 : Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống

Mô tả chi tiết các chức năng lá:

 1.1 Cập nhật thông tin : Mỗi nhân viên làm việc tại xưởng sẽ cung cấp

đầy đủ thông tin về họ tên, ngày sinh, địa chỉ … để lưu hồ sơ quản lýnhân viên đồng thời có thể thêm, sửa, xóa khi nhân viên xin nghỉ hoặcthuê thêm nhân viên mới

 1.2 Cập nhập thông tin hoàn thành đơn: Mỗi khi nhân viên hoàn thành

1 đơn thiết kế và giao cho bộ phạn vận chuyển, nhân viên sẽ yêu cầu quản

lý xác nhận việc hoàn thành đơn đó Cuối tháng lương của nhân viên sẽđược trả dựa vào số đơn hoàn thành trong tháng đó

 1.3 Trả lương: Lương của nhân viên dựa trên số đơn hoàn thành đã được

xác nhận bởi quản lý của nhân viên làm tại xưởng với tiền lương đượctính theo công thức:

Lương = số đơn x 300.000(vnđ) + thưởng

 1.4 Đánh giá tay nghề: Dựa vào năng lực, thái độ cũng như phản hồi của

khách hàng về đơn hàng mà nhân viên thực hiện, quản lý sẽ xếp loại nhânviên tương ứng theo sao:

 Tốt

Khá

 Trung bình

Ứng với mỗi sao nhân viên sẽ nhận được mức thưởng cộng vào lương

 2.1 Xử lý yêu cầu đơn hàng:

Khi khách hàng có yêu cầu về đặt đơn Hệ thống sẽ đưa ra gợi ý vềhình dạng, kích thước cũng như nội dung chủ yếu sao cho dễ gây chú ý vàthuận lợi nhất cho việc thu hút người dân Sau khi chọn trên hệ thống vànhận sự tư vấn của quản lý, khách chốt đơn sẽ nhận 1 phiếu hẹn tùy theokích thước và yêu cầu cụ thể thì đơn hàng sẽ được giao trong khoảng từ 1đến 2 tuần Khách có thể yêu cầu đẩy nhanh quá trình thực hiện đơn và trảthêm phí

 2.2 Thanh toán:

Khi khách hàng có yêu cầu thanh toán thì nhân viên sẽ gửi yêu cầu tớichức năng Chức năng sẽ tổng hợp lại yêu cầu từ thông tin mà quản lý đãnhập và xác nhận thanh toán đơn hàng đồng thời thêm dữ liệu đơn đãhoàn thành vào thông tin của nhân viên

 2.3 Tìm hiểu thị hiếu:

Sau mỗi đơn hàng, nhân viên sẽ giới thiệu cho khách hàng về chứcnăng đánh giá về chất lượng, độ hoàn thiện của đơn, mức độ hài lòngcũng như tay nghề của nhân viên … từ đó làm căn cứ cho việc tư vấnkhách hàng, đánh giá năng lực tay nghề của nhân viên

- Sau khi nhập thêm nguyên vật liệu thì quản lý sẽ sửa lại số lượngnguyên vật liệu trong xưởng và hệ thống sẽ được cập nhập lại

 3.2 Xuất nguyên vật liệu:

- Chức năng xuất nguyên vật liệu thực hiện việc xuất một lượng nguyênvật liệu được yêu cầu cho nhân viên.

- Mỗi khi nhân viên thực hiện yêu cầu xuất nguyên vật liệu, hệ thống sẽthực hiện việc kiểm tra thông tin nguyên vật liệu có trong xưởng có đủđáp ứng được yêu cầu của nhân viên không

- Nếu nguyên liệu còn đủ trong xưởng, nhân viên sẽ thông báo việc xuấtnguyên vật cho quản lý và hệ thống quản lý Hệ thống sẽ tự động trừ

đi số nguyên vật liệu còn lại trên hệ thống

 3.3 Thống kê:

- Chức năng thống kê nguyên vật liệu nhằm sinh ra một bảng thống kêđịnh kỳ một thời gian như thống kê theo ngày, theo tuần, theo tháng,v v

- Mỗi khi quản lý yêu cầu hệ thống sinh ra một bảng thống kê, hệ thống

sẽ thực hiện lấy thông tin nguyên liệu có trong xưởng, so sánh vớithống kê trước đó để đưa ra những thông tin cần thiết như lượngnguyên vật liệu còn trong xưởng, những thay đổi của số lượng nguyênvật liệu như nhập hay xuất cũng đều được hiển thị

 4.1 Báo cáo doanh thu:

- Chức năng báo cáo doanh thu là chức năng dành riêng cho quản lý

xưởng Chức năng báo cáo doanh thu sẽ sinh ra một báo cáo trực quancho quản lý về thông tin tiền nhập nguyên vật liệu, tiền bán hàng để từ

đó nắm bắt được tình hình kinh doanh của xưởng

- Mỗi khi quản lý cửa hàng thực hiện yêu cầu xem báo cáo doanh thu,

hệ thống sẽ thực hiện lấy dữ liệu từ những thông tin nhập, xuất màquản lý thoe dõi và thêm vào trên hệ thống để tính tổng tiền nhập vàtiền bán hàng và những báo cáo về số lượng hàng trong kho Những

thông tin trong báo cáo cơ bản đều dựa trên công thức:

Doanh thu = ∑Tiền bán – ∑Chi phí sản xuất.

 4.2 Báo cáo phản hồi của khách hàng: Chức năng này dành riêng cho

quản lý, nhân viên sẽ thực hiện việc lấy ý kiến của khách hàng sau 1 thời

gian sử dụng và tổng hợp trên hệ thống 1 cách khách quan nhất Quản lý

có thể xem trực tiếp phản hồi của khách về chất lượng hàng, mẫu mãđược chọn nhiều, thái độ của nhân viên v.v… từ đó đưa ra hướng đi tốtnhất cho xưởng

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.1 Biểu đồ ngữ cảnh

Hình 2.2 Biểu đồ ngữ cảnh

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 2.3 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên

Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý đơn hàng

Hình 2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý đơn hàng

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho

Hình 2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho

2.3.4 Biểu đồ luồng dữ kiệu cho chức năng báo cáo

Hình 2.7 Biểu đồ luồng dữ kiệu cho chức năng báo cáo

2.4 Mô hình E-R

2.4.1 Liệt kê và lựa chọn thông tin

Tên chính xác của các

đặc trưng

Viết gọn tên đặc trưng

Đánh dấu loại ở mỗi bước

1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét

2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua

3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từgiá trị khác thì bỏ qua)

2.4.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh

danh

Nhân Viên - Mã nhân viên

- Tên nhân viên

- Ngày sinh -Giới tính

- Số điện thoại

X

Bảng Lương -Mã nhân viên

-Tháng -Đơn hoàn thành

X X

2.4.3 Mô hình thực thể liên kết E-R

CHƯƠNG 3:

THIẾT KẾ

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.1.1 Mô hình dữ liệu quan hệ

Chuyển mô hình E – R sang mô hình quan hệ

- Nhân Viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Số điện thoại)

- Cập nhập đơn hoàn thành(Mã nhân viên, Số đơn, Tháng)

- Bảng lương(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Tháng, Số đơn, Thưởng , Tổnglương)

- Phiếu nhập(Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã nguyên vật liệu, Tên nguyên vậtliệu, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền)

- Hàng nhập(Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Số lượng, Tên nhà cung cấp, Đơn

vị tính, Loại)

- Phiếu xuất(Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Sốlượng)

- Hóa đơn(Mã hóa đơn, Ngày bán, Tên hàng, Đơn giá, Số Lượng, Thành tiền)

- Thông tin nhà cung cấp(Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại)

- Xếp loại nhân viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Đánh giá tay nghề)

Chuẩn hóa các quan hệ

- Nhân Viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh, Giới tính, Số điện thoại)

- Cập nhập đơn hoàn thành(Mã nhân viên, Số đơn, Tháng)

- Bảng lương(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Tháng, Số đơn, Thưởng , Tổnglương)

- Phiếu nhập(Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã nguyên vật liệu, Tên nguyên vậtliệu, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền)

- Hàng nhập(Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Số lượng, Tên nhà cung cấp, Đơn

vị tính, Loại)

- Phiếu xuất(Mã phiếu xuất, Ngày xuất, Mã hàng nhập, Tên hàng nhập, Sốlượng)

- Hóa đơn(Mã hóa đơn, Ngày bán, Tên hàng, Đơn giá, Số Lượng, Thành tiền)

- Thông tin nhà cung cấp(Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Số điện thoại)

- Xếp loại nhân viên(Mã nhân viên, Tên nhân viên, Đánh giá tay nghề)

Biểu đồ dữ liệu quan hệ

3.1.2 Mô hình dữ liệu vật lý

3.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Biểu đồ Diagram

Các bảng cơ sở dữ liệu

Hình 3.1 dbo.NhanVien

Hình 3.2 dbo.BangLuong