Quản trị hành chính văn phòng phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016 2022

Quản trị hành chính văn phòng phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016 2022

Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng 2 phương pháp chủ yếu:

-Phương pháp thống kê so sánh.

-Phương pháp phân tích tổng hợp.

Ý nghĩa của đề tài

Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho những người làm công tác nghiệp vụ văn phòng, hoàn thành tốt công việc văn phòng của mình.

Chúng tôi mong muốn đóng góp vào việc cải tiến chính sách và đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề không cần thiết, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và năng suất làm việc.

Kết cấu của đề tài

Chương 1: Cơ sở lý luận và phương pháp kiểm tra công tác hành chính văn phòng.

Chương 2: Thực trạng kiểm tra công tác hành chính văn phòng của Công ty VINAMILK giai đoạn 2016-2022

Chương 3: Đề xuất giải pháp trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP CÔNG TÁC KIỂM TRA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Khái niệm về công tác kiểm tra hành chính văn phòng

Công tác kiểm tra hành chính văn phòng là quá trình đánh giá và xác minh các hoạt động quản lý văn bản, giao tiếp, tổ chức sự kiện, quản lý thời gian và các nhiệm vụ khác trong môi trường văn phòng của tổ chức.

Mục tiêu chính của công tác kiểm tra là đảm bảo hiệu quả trong công việc hành chính, nâng cao hiệu suất làm việc và tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra Qua đó, công tác kiểm tra giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề, thiếu sót trong quản lý văn phòng, từ đó cải thiện chất lượng tổ chức và hoạt động của công ty.

Công tác kiểm tra hành chính văn phòng bao gồm việc đánh giá quy trình làm việc, kiểm tra tài liệu và hệ thống lưu trữ, đánh giá kỹ năng nhân viên, cũng như đảm bảo các biện pháp an toàn và bảo mật thông tin được thực hiện đúng cách.

Khái niệm về một số hoạt động hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động kinh doanh Đây là nơi thực hiện việc soạn thảo, quản lý và tổ chức hồ sơ, công văn giấy tờ, nhằm đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.

1.2.1 Vị trí của văn phòng

Văn phòng làm việc không chỉ là không gian làm việc mà còn là bộ mặt đại diện cho công ty Ấn tượng đầu tiên mà khách hàng và đối tác nhận được khi đến tham quan chính là hình ảnh của văn phòng Do đó, việc thiết kế và duy trì một văn phòng chuyên nghiệp, ấn tượng là rất quan trọng để tạo dựng niềm tin và sự thiện cảm từ khách hàng.

13 phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.

Văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ hai của nhân viên, thể hiện sự gắn kết mạnh mẽ giữa họ và công ty Các công ty lớn, đặc biệt là các công ty đa quốc gia, nỗ lực tạo ra môi trường làm việc thân thiện để tăng cường sự gắn bó và xây dựng tập thể đoàn kết, cùng hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ, thực hiện việc xử lý các văn bản đến và đi, đồng thời là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân dân.

1.2.2.Vai trò của công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng

Vai trò của công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng gồm các nội dung sau:

 Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ văn phòng, phụ thuộc vào hai nội dung chính:

Văn phòng các cơ quan, tổ chức thường có chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần, với các bộ phận như văn thư, tổng hợp, quản trị Tuy nhiên, trong những trường hợp cụ thể, văn phòng cũng có thể được giao nhiệm vụ thực hiện các công việc khác như bảo hiểm nhân sự, pháp chế, và xuất nhập khẩu, điều này là cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc.

Để đảm bảo hiệu quả công việc, người quản lý cần đánh giá khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện Dựa trên tình hình cụ thể, việc tính toán và quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ với các hình thức khác nhau là rất quan trọng.

Cần quy định chức năng và nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng Sau khi xác định các bộ phận này, việc lập văn bản quy định rõ ràng sẽ giúp đảm bảo sự phân công công việc hiệu quả và minh bạch.

Để đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc với kết quả cao, cần xác định số lượng nhân sự phù hợp cho từng bộ phận, từ đó tránh tình trạng tồn đọng công việc trong văn phòng.

1.2.3 Chức năng của hành chính văn phòng.

1.2.3.1.Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động thiết yếu trong công tác nghiệp vụ, giúp kết nối và điều phối các hoạt động của các đối tượng trong đơn vị một cách khoa học và nhịp nhàng Văn phòng không chỉ thực hiện công tác tham mưu mà còn thu thập, tổng hợp ý kiến từ các bộ phận chuyên môn như công nghệ, tiếp thị, tài chính và kế toán để cung cấp thông tin cho lãnh đạo.

1.2.3.2.Chức năng giúp việc điều hành

Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban lãnh đạo cơ quan thông qua việc xây dựng và triển khai các chương trình kế hoạch công tác theo quý, tháng, tuần và ngày Đây cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, và tư vấn cho lãnh đạo về việc soạn thảo văn bản.

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị cần có điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện và thiết bị Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp và bố trí các phương tiện này để đảm bảo hiệu quả sử dụng Chức năng hậu cần của văn phòng phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của từng cơ quan, đơn vị Mục tiêu của công tác văn phòng là đạt chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao nhất.

Tóm lại, văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo thông qua ba chức năng chính Các chức năng này không chỉ độc lập mà còn bổ sung cho nhau, khẳng định sự cần thiết phải có văn phòng trong mỗi cơ quan, đơn vị.

1.2.4 Nhiệm vụ của hành chính văn phòng

 Xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ máy nghiệp vụ và chương trình hành động cho các nhà quản trị.

 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phụ vụ cho các nhà quản trị trong quá trình làm việc.

 Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp nghiệp vụ giải quyết các vấn đề phát sinh.

 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản.

 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu.

Tổ chức công tác lễ tân bao gồm việc đón tiếp khách, sắp xếp nơi ăn chốn ở cho họ, lập lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp và thực hiện các nghi lễ khánh tiết của cơ quan.

 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương.

Để đảm bảo các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, cần thực hiện các công việc như lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm và cấp phát Việc theo dõi sử dụng sẽ giúp quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

Lập kế hoạch dự toán kinh phí cho hoạt động hàng năm và hàng quý là rất quan trọng Cần dự kiến phân phối hạn mức kinh phí theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan.

Công tác kiểm tra hành chính văn phòng

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thực hiện công tác kiểm tra hành chính văn phòng định kỳ hoặc đột xuất, nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình nội bộ.

16 định, quy trình, quy chế của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng.

Công tác kiểm tra hành chính văn phòng nhằm đảm bảo việc tuân thủ các quy định, quy trình và quy chế của công ty trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

Phát hiện kịp thời những sai sót, thiếu sót để có biện pháp khắc phục, chấn chỉnh kịp thời.

Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung của công ty.

Tất cả các bộ phận, cá nhân thuộc bộ phận hành chính văn phòng của công ty.

Các quy định, quy trình, quy chế của công ty trong lĩnh vực hành chính văn phòng.

Việc thực hiện các quy định, quy trình, quy chế của công ty trong lĩnh vực hành chính văn phòng, bao gồm:

 Quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận hành chính văn phòng.

 Quy định về phân công nhiệm vụ, quyền hạn của từng cá nhân trong bộ phận hành chính văn phòng.

 Quy định về quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng.

 Quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật nhà nước.

 Quy định về văn hóa ứng xử trong công sở.

Việc thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận hành chính văn phòng, bao gồm:

 Quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng.

 Thực hiện các công việc liên quan đến văn thư, lưu trữ, văn phòng phẩm.

 Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân, tiếp khách.

 Thực hiện các công việc liên quan đến tổ chức hội họp, hội nghị.

 Thực hiện các công việc liên quan đến in ấn, photocopy.

 Thực hiện các công việc liên quan đến mua sắm, quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng.

 Thực hiện các công việc liên quan đến bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật nhà nước.

Kiểm tra trực tiếp tại nơi làm việc của các bộ phận, cá nhân.

Kiểm tra hồ sơ, tài liệu.

Phỏng vấn, lấy ý kiến của các cá nhân, bộ phận liên quan.

Ban Giám đốc công ty ban hành kế hoạch kiểm tra hành chính văn phòng định kỳ hoặc đột xuất.

Ban Kiểm tra hành chính văn phòng của công ty tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra.

Các bộ phận, cá nhân thuộc bộ phận hành chính văn phòng có trách nhiệm phối hợp với Ban Kiểm tra để thực hiện công tác kiểm tra.

Ban Kiểm tra hành chính văn phòng thực hiện việc lập biên bản kiểm tra, trong đó nêu rõ các nội dung đã kiểm tra, chỉ ra những tồn tại và thiếu sót, phân tích nguyên nhân cũng như đề xuất các biện pháp khắc phục cần thiết.

Ban Giám đốc công ty có trách nhiệm xem xét và quyết định các biện pháp xử lý phù hợp đối với những tồn tại và thiếu sót đã được phát hiện trong quá trình kiểm tra.

1.4 Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng

1.4.1.Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn có nghĩa là tất cả các hoạt động liên quan đến hồ sơ và văn thư phải được thực hiện tại một vị trí duy nhất, đó chính là phòng hành chính Tất cả các quy trình này đều nằm dưới sự quản lý của nhà quản trị hành chính.

Hình 1.1.Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn

+Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự

+Tập trung trang thiết bị

+Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến từng loại công việc.

+Trì trệ do chuyển giao công việc,…

->Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.

1.4.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng

Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng có nghĩa là các hoạt động hành chính được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn, nhưng phải tuân thủ sự phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát từ nhà quản trị hành chính.

Hình 1.2.Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng

Việc thu hút nhiều chuyên viên vào công tác nghiệp vụ mang lại lợi ích lớn cho quản lý hành chính Những chuyên viên này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho nhà quản trị về các hoạt động hành chính văn phòng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc tại từng bộ phận chuyên môn.

Nhược điểm của chế độ một thủ trưởng là dễ dẫn đến vi phạm quyền hạn, gây lấn át các cấp quản trị chuyên môn Hình thức quản lý này thường được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.

1.4.3 Phân công công việc văn phòng

Phân công nhiệm vụ và đảm bảo trách nhiệm cho toàn bộ công việc của phòng, đồng thời giám sát quy trình thực hiện của tất cả nhân viên trong phòng là nhiệm vụ quan trọng.

Tham gia vào các hội đồng của công ty như tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật và bảo hộ lao động là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

 Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng và sa thải.

 Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi….

 Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh các hồ sơ của nhân viên.

 Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty.

 Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty.

 Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc.

 Soạn thảo và lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng.

 Nghiệp vụ và theo dõi công văn đến và đi, nghiệp vụ các bản photo công văn giấy tờ.

 Nghiệp vụ cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa cháy,

 Xây dựng các biểu mẫu trong công ty.

 Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

 Tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm nghiệp vụ văn bản.

 Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty.

 Nghiệp vụ và sử dụng con dấu đúng quy định.

 Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.

 Sao in các văn bản tài liệu.

 Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty.

 Cấp giấy đi đường cho CB-CNV đi công tác khi có lệnh của công ty.

 Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất.

1.4.3.4 Tổ công nghệ thông tin

Tham mưu và tổ chức triển khai toàn bộ nghiệp vụ hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) của công ty, bao gồm quản lý hệ thống mạng và các ứng dụng CNTT phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, đào tạo và quản trị.

Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty trong từng giai đoạn phát triển.

1.4.3.5 Nhân viên tổ bảo vệ

 Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty.

Để đảm bảo quản lý vật tư và hàng hóa hiệu quả, Công ty cần ghi chép chính xác mọi trường hợp xuất nhập Tất cả tài sản xuất ra khỏi công ty phải kèm theo phiếu xuất hoặc giấy đồng ý từ Ban Giám đốc hoặc Trưởng phòng Trong trường hợp xuất đột xuất không có giấy, người xuất phải ký vào cột ghi chú trong sổ theo dõi xuất nhập tài sản.

Bảo vệ có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng và nhân viên công ty trong việc đỗ xe đúng vị trí khi dừng xe trước công ty Họ phát và thu thẻ xe khi khách hàng hoặc nhân viên lấy lại xe, đồng thời giúp di chuyển xe từ khu vực đỗ ra ngoài.

Khi nhận được thư báo, bưu phẩm hoặc quà tặng, nhân viên bảo vệ sẽ tiếp nhận từ người gửi và ngay lập tức chuyển đến bộ phận văn thư của công ty để xử lý.

 Nghiệp vụ chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công.

 Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).

Thường xuyên kiểm tra tài sản để phát hiện các nhân viên có hành vi xâm phạm tài sản và nội quy của công ty Khi phát hiện vi phạm, cần báo cáo ngay cho Tổ trưởng bảo vệ, người sẽ có trách nhiệm thông báo cho Trưởng phòng để xem xét và xử lý kịp thời.

Một số nguyên tắc của công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng

Hệ thống nguyên tắc nghiệp vụ hành chính văn phòng nhà gồm:

 Nhóm những nguyên tắc chính trị-xã hội

-Nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong nghiệp vụ hành chính.

-Nguyên tắc nhân dân tham gia vào nghiệp vụ hành chính.

-Nguyên tắc tập trung dân chủ.

-Nguyên tắc bình đẳng giữa các dân tộc.

 Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật

-Nguyên tắc nghiệp vụ theo ngành kết hợp với nghiệp vụ lãnh thổ.

-Nguyên tắc nghiệp vụ theo ngành kết hợp nghiệp vụ theo từng chức năng.

-Phân định chức năng nghiệp vụ nhà về kinh tế với nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.

THỰC TRẠNG KIỂM TRA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY VINAMILK

Tổng quan về Công ty VINAMILK

2.1.1.Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

Hệ thống cấp nước Thủ Dầu Một, được xây dựng bởi người Pháp vào năm 1901, đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển Nguồn nước chủ yếu được khai thác từ các mạch nước ngầm ở độ sâu từ 50m đến 70m.

Trước ngày 30/4/1975, "Trung Tâm Cấp Thuỷ Bình Dương" thuộc Ty Giao thông Công chánh hoạt động với 5 trạm bơm ngầm: Ty Công An, Ngô Quyền, Cầu Ông Đành, Yersin và Gò Đậu, có công suất 2.000 m3/ngày đêm Trụ sở của trung tâm được đặt tại phường Phú Cường, gần văn phòng UBND TP Thủ Dầu Một hiện nay.

Ngày 18/5/1976, Trung tâm Cấp thủy được đổi tên thành Xí nghiệp Cấp, trực thuộc Ty Xây dựng tỉnh Sông Bé Quyết định này được ban hành theo Quyết định số 94/QĐ-UB của Ủy ban Nhân dân cách mạng tỉnh Sông Bé, do Phó chủ tịch Trần Ngọc Khanh ký Văn phòng của Xí nghiệp đặt tại đường Yersin, phường Phú Cường.

Hình 2.1 Nhãn hiệu Công ty VINAMILK.

Cùng với sự phát triển của tỉnh Sông Bé, công ty Cấp Sông Bé cũng đã mở rộng quy mô và công suất sản xuất Vào ngày 11/4/1996, Chủ tịch UBND tỉnh Sông Bé, ông Nguyễn Minh Đức, đã ký Quyết định số 1468/QĐ-UB, chính thức đổi tên Xí nghiệp Cấp Sông Bé thành Công ty Cấp Sông Bé.

Vào ngày 01/01/1997, tỉnh Bình Dương được tái lập từ tỉnh Sông Bé, tạo thành hai tỉnh là Bình Dương và Bình Phước Sự tái lập này nhằm đáp ứng tốt hơn với tình hình và nhu cầu phát triển hiện tại của khu vực.

Sông Bé đã được đổi tên thành Công ty Cấp tỉnh Bình Dương theo Quyết định số 290/QĐ-UB, ban hành ngày 31/01/1997 bởi UBND tỉnh Bình Dương do chủ tịch UBND tỉnh Bình Dương ký.

Tháng 01/1998, Công ty Cấp tỉnh Bình Dương đổi tên thành Công ty Cấp Thoát Bình Dương theo Quyết định số 4519/QĐ-UB ngày 30/12/1997.

Vào ngày 19 tháng 7 năm 2005, ông Trần Văn Lợi, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bình Dương, đã ký Quyết định số 135/2005/QĐ-UBND để chuyển đổi Công ty Cấp Thoát Bình Dương thành Công ty TNHH Một Thành Viên.

Ngày 21/12/2005, UBND tỉnh Bình Dương đã ký Quyết định số 6547/QĐ-UBND phê duyệt phương án chuyển đổi doanh nghiệp, chuyển tên Công ty Cấp Thoát Bình Dương thành Công ty TNHH 1 Thành Viên Cấp Thoát Sữa Vinamilk Tên viết tắt của công ty mới là Công ty TNHH Cấp thoát – Môi trường Bình Dương, và tên giao dịch quốc tế là Binh Duong Water Supply-Sewerage-Environment Co., Ltd (VINAMILK).

2.1.2.Trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty

 Trụ sở chính: Số 11, Ngô Văn Trị, P.Phú Lợi Tp.Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.

Các chi nhánh hoạt động bao gồm: Dĩ An, Khu Liên Hợp, Thủ Dầu Một, Thuận An, Tân Uyên, Chơn Thành, Bàu Bàng, Dầu Tiếng Phước Vinh; cùng với các chi nhánh dịch vụ đô thị và xử lý chất thải, trong đó có chi nhánh xử lý thải tại Thủ Dầu Một.

2.1.3 Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của Công ty

2.1.3.1 Mục tiêu của Công ty

Với phương châm “Vì sức khỏe cộng đồng, Vì môi trường bền vững”, công ty tập trung vào con người trong mọi hoạt động của mình Công ty không ngừng nỗ lực nghiên cứu và ứng dụng công nghệ tiên tiến, thân thiện với môi trường trong lĩnh vực xử lý nước thải và rác thải Mục tiêu của công ty là nâng cao chất lượng cuộc sống cho người dân địa phương, đồng thời thúc đẩy phát triển kinh tế tỉnh nhà, tạo điều kiện hạ tầng thuận lợi cho các nhà đầu tư, và đảm bảo mỹ quan đô thị ổn định.

2.1.3.2.Ngành nghề kinh doanh của Công ty

Đầu tư vào hệ thống khai thác và xử lý nước sạch là cần thiết để phục vụ cho sinh hoạt và sản xuất Điều này bao gồm việc phát triển các giải pháp thoát nước hiệu quả, khai thác công trình thủy lợi, cũng như xử lý và thu gom chất thải sinh hoạt, công nghiệp và chất thải độc hại.

 Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất tinh khiết đóng chai, đá tinh khiết

 Kinh doanh dịch vụ ăn uống.

Thi công và sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, công trình thủy lợi, và nhà ở dân dụng cấp III trở xuống Thực hiện các dự án liên quan đến đường dây trung hạ thế, trạm biến áp 35KVA, hệ thống chiếu sáng công cộng, cũng như đường giao thông cấp III trở xuống Đặc biệt chú trọng vào việc sửa chữa các công trình thủy lợi để đảm bảo hiệu quả và an toàn.

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ mua bán vật tư và sản phẩm từ nguồn rác, bao gồm tái chế, sản xuất và mua bán phế liệu Đội ngũ của chúng tôi cam kết mang đến các thiết bị, vật tư và dụng cụ chất lượng cao, phục vụ nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực chuyên ngành.

Chúng tôi cung cấp các dịch vụ công trình đô thị chuyên nghiệp, bao gồm nạo vét cống rãnh, bể phốt, hút hầm cầu, rửa đường, cùng với mua bán, trồng và chăm sóc cây xanh, hoa kiểng.

 Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán và dự án đầu tư Thẩm định dự án đầu tư, thẩm định thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán.

 Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác động môi trường.

 Giám sát thi công xây lắp các công trình: xây dựng dân dụng và công nghiệp, cấp thoát , thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật.

 Thiết kế các công trình cấp và thoát đô thị, nông thôn.

 Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp.

 Thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ.

 Thi công xây dựng các công trình xử lý chất thải, môi trường.

2.1.4 Cơ cấu tổ chức Công ty VINAMILK

Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức Công ty VINAMILK.

2.1.5 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty cổ phần sữa Vinamilkhoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

Công ty 3700145694 hoạt động dưới sự chỉ đạo của UBND Tỉnh Bình Dương và thuộc Sở Xây dựng, chuyên về nghiệp vụ nhà trong lĩnh vực kinh tế kỹ thuật Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm nhiều dịch vụ liên quan đến xây dựng và phát triển hạ tầng.

Thực trạng kiểm tra công tác hành chính văn phòng của Công ty giai đoạn 2016-2022

Quản trị viên văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhóm lãnh đạo bằng cách thực hiện các nhiệm vụ văn thư, điều phối lịch trình và tổ chức cuộc họp Họ tiếp đón du khách, hướng dẫn đến các phòng ban liên quan, và thực hiện các công việc như trả lời điện thoại, email, cũng như chuẩn bị tài liệu như thư tín, bản ghi nhớ và bản trình bày Bên cạnh đó, quản trị viên còn quản lý các cuộc hẹn, cuộc họp và lịch trình phòng họp để tránh trùng lặp Họ cũng thực hiện các công việc ghi sổ kế toán, như lập hóa đơn và theo dõi ngân quỹ, đồng thời lưu giữ các tệp văn phòng cần thiết cho hoạt động của công ty Ngoài ra, họ còn phụ trách thu mua văn phòng phẩm, thiết bị và giám sát việc bảo trì cơ sở vật chất.

Các công ty thành công hoạt động như những cỗ máy nhờ vào sự hỗ trợ của quản trị viên văn phòng, người thực hiện các nhiệm vụ hành chính, hậu cần và trợ lý, giúp đồng nghiệp đạt được năng suất tối ưu Họ đảm bảo các cuộc hẹn được xác nhận, khách hàng có đầy đủ thông tin và chuyên gia có thể tập trung vào công việc của mình Những quản trị viên văn phòng giỏi nhất giữ vai trò quan trọng trong việc gắn kết doanh nghiệp, từ việc trả lời điện thoại, quản lý lịch trình đến ghi sổ kế toán Họ là những chuyên gia đa nhiệm, linh hoạt, được tin tưởng để duy trì hiệu quả trong mọi lĩnh vực công nghiệp.

Quy trình làm việc không được tối ưu hóa, từ việc xử lý văn bản cho đến tổ chức sự kiện, có thể gây ra chậm trễ và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc.

Thiếu đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên có thể dẫn đến sự thiếu hụt trong khả năng thực hiện công việc hành chính một cách hiệu quả, từ đó làm giảm chất lượng công tác Để đảm bảo hiệu suất làm việc cao, việc đầu tư vào đào tạo là rất cần thiết.

Thiếu giao tiếp nội bộ có thể gây ra hiểu lầm và thông tin không chính xác nếu thông tin không được truyền đạt rõ ràng và kịp thời.

Thiếu hụt công nghệ và hệ thống hỗ trợ có thể dẫn đến việc giảm hiệu suất làm việc và gia tăng khả năng xảy ra sai sót trong quản lý văn phòng.

Nếu các biện pháp an toàn thông tin không được đảm bảo, điều này có thể dẫn đến nguy cơ mất mát dữ liệu quan trọng và tạo điều kiện cho tin tặc xâm nhập.

Quản lý thời gian không hiệu quả có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc ưu tiên công việc và hoàn thành đúng hạn Việc thiếu quy trình quản lý thời gian sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc.

2.2.2 Phương hướng kiểm tra công tác hành chính văn phòng Công ty

Quản lý doanh nghiệp là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sự hỗ trợ trong quản lý hành chính để tạo ra cấu trúc tổ chức hiệu quả Mục tiêu chính là thiết lập hệ thống phân cấp quyền hạn, xác định chức năng và phân công trách nhiệm giữa các bộ phận Kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng con người đều quan trọng; trong đó, kỹ năng con người giúp quản trị viên tương tác hiệu quả với cấp dưới, đồng nghiệp và cấp trên Một nhà quản trị giỏi cần hiểu và tiếp thu quan điểm của những người xung quanh, nắm rõ kỳ vọng cũng như xác định điểm mạnh và yếu của họ.

2.2.3 Nhiệm vụ của phòng hành chính

Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất.

Nghiệp vụ toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty.

Tiếp nhận, nghiệp vụ công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.

Nghiệp vụ và sử dụng con dấu, mua sắm trang thiết bị văn phòng, đảm bảo thông tin liên lạc, điện trong cơ quan

 Ưu điểm trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016- 2022

Kiểm tra công tác hành chính là cách hiệu quả để xác định và khắc phục các vấn đề trong quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc Việc này không chỉ nâng cao năng suất của nhân viên mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động chung của công ty.

Kiểm tra định kỳ các chính sách và quy định của công ty là rất quan trọng để đảm bảo việc thực hiện chính xác và đúng thời hạn.

Kiểm tra công tác hành chính là phương pháp hiệu quả để phát hiện và khắc phục các sai sót, lỗi trong quy trình làm việc Việc này không chỉ đảm bảo công việc được thực hiện chính xác mà còn giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động.

Để nâng cao chất lượng dịch vụ, văn phòng công ty Vinamilk cần phục vụ hiệu quả nhiều khách hàng và đối tác Việc kiểm tra công tác hành chính là cần thiết nhằm đảm bảo rằng dịch vụ được cung cấp đúng thời gian và đạt tiêu chuẩn tốt nhất.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng giúp Vinamilk tạo ấn tượng tích cực với khách hàng, đối tác và nhân viên Một hệ thống hành chính văn phòng hiệu quả không chỉ nâng cao sự chuyên nghiệp mà còn củng cố lòng tin và hình ảnh tích cực của công ty.

Kiểm tra công tác hành chính văn phòng Vinamilk mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm việc tăng cường hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ các quy định, giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.

 Nhược điểm trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016-2022

 Chưa có kế hoạch kiểm tra cụ thể, rõ ràng

Thiết lập quy trình kiểm tra rõ ràng

 Quá trình kiểm tra định kỳ

Lập kế hoạch kiểm tra:

Xác định chu kỳ kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tháng, quý, hoặc năm.

Xác định mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá.

Tiến hành kiểm tra: Đánh giá quy trình làm việc, từ xử lý văn bản đến tổ chức sự kiện và giao tiếp nội bộ.

Kiểm tra an toàn và bảo mật:

Xác định và kiểm tra các biện pháp an toàn và bảo vệ thông tin. Đảm bảo rằng các chính sách bảo mật được tuân thủ.

Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra và các quy định hành chính là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm vững và tuân thủ các quy định cũng như quy trình đã được thiết lập.

 Xác định nhu cầu đào tạo

 Thiết kế, tổ chức chương trình đào tạo

 Cung cấp các khóa học bổ sung khi cần thiết.

Sử dụng công nghệ thông tin

Áp dụng công nghệ trong quản lý hành chính giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và quy trình sẽ hỗ trợ theo dõi, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả hơn.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Hệ thống thông báo và ghi chú trực tuyến

Báo cáo và đánh giá hiệu suất

Thiết lập hệ thống đánh giá và phản hồi

Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho công tác hành chính là cần thiết, bao gồm việc thiết lập tiêu chí đánh giá rõ ràng, thực hiện đánh giá định kỳ và cung cấp phản hồi cho nhân viên Điều này không chỉ giúp tăng cường quản lý mà còn đảm bảo chất lượng công tác hành chính.

Xác định mục tiêu, tiêu chí đánh giá Đề xuất biện pháp cải thiện

Thúc đẩy tinh thần hợp tác và tương tác

Tạo môi trường làm việc tích cực là yếu tố quan trọng để khuyến khích sự hợp tác và tương tác giữa các bộ phận và nhân viên Để đạt được điều này, cần tổ chức các cuộc họp định kỳ, chia sẻ thông tin và kinh nghiệm, cũng như xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt.

Kiểm tra định kỳ và đánh giá kết quả

 Quá trình kiểm tra định kỳ

Lập kế hoạch kiểm tra:

Xác định chu kỳ kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tháng, quý, hoặc năm.

Xác định mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá.

Tiến hành kiểm tra: Đánh giá quy trình làm việc, từ xử lý văn bản đến tổ chức sự kiện và giao tiếp nội bộ.

Kiểm tra hệ thống lưu trữ văn bản và tài liệu. Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các bộ phận liên quan.

Kiểm tra an toàn và bảo mật:

Xác định và kiểm tra các biện pháp an toàn và bảo vệ thông tin. Đảm bảo rằng các chính sách bảo mật được tuân thủ.

So sánh kết quả với tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra.

Xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong công tác hành chính văn phòng.

Xây dựng kế hoạch cải tiến:

Dựa trên kết quả đánh giá, cần xây dựng kế hoạch cải tiến để giải quyết các vấn đề đã phát hiện Đề xuất các biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu suất và theo dõi tiến triển một cách chặt chẽ.

Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá tiến triển của các biện pháp cải tiến được triển khai. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết:

Quá trình này giúp Vinamilk cải thiện và duy trì chất lượng công tác hành chính văn phòng, từ đó đảm bảo hiệu quả và tính bền vững trong hoạt động của công ty.

Vinamilk đã duy trì lợi thế cạnh tranh vượt trội trong ngành nhờ vào vị thế dẫn đầu và thương hiệu được xây dựng vững chắc Công ty sở hữu đội ngũ tiếp thị và bán hàng giàu kinh nghiệm, có khả năng phân tích và nhận diện xu hướng tiêu dùng Họ cũng hỗ trợ nhân viên bán hàng trực tiếp, những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng tại các điểm bán, từ đó hiểu rõ hơn về thị hiếu của người tiêu dùng.

Công ty có khả năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng và mở rộng dòng sản phẩm cho người tiêu dùng Vinamilk được điều hành bởi một đội ngũ nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm trong ngành.

Vinamilk hiểu rằng để đạt được thành công, bên cạnh việc thực hiện các chiến lược kinh doanh hiệu quả, việc tôn trọng đạo đức kinh doanh và thực hiện các hành động mang lại giá trị bền vững cho xã hội và cộng đồng là rất quan trọng.

Hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của công ty Thực trạng hiện tại cho thấy công ty đang phát triển mạnh mẽ và tích cực Để duy trì đà phát triển này, cần áp dụng các giải pháp hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hoài Nam đã hướng dẫn tận tình cho chúng em để hoàn thành bài tiểu luận này.