CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM TRA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY VINAMILK
2.2. Thực trạng kiểm tra công tác hành chính văn phòng của Công ty giai đoạn 2016-2022
2022
Vai trò của quản trị viên văn phòng sẽ bao gồm hợp tác chặt chẽ với nhóm lãnh đạo của chúng tôi bằng cách xử lý các nhiệm vụ văn thư, điều phối lịch và tổ chức các cuộc họp:
Tiếp đón du khách và hướng dẫn họ đến các văn phòng / nhân viên có liên quan. Thực hiện các nhiệm vụ văn thư như trả lời điện thoại, trả lời email và chuẩn bị tài liệu, bao gồm thư tín văn phòng, bản ghi nhớ, sơ yếu lý lịch và bản trình bày. Điều phối và quản lý các cuộc hẹn, cuộc họp và lịch trình phòng họp để ngăn chặn việc đặt phòng trùng lặp. Thực hiện các công việc ghi sổ kế toán như lập hóa đơn, theo dõi các khoản phải thu, theo dõi ngân quỹ.
Lưu giữ các tệp văn phòng chung, bao gồm tệp công việc, tệp nhà cung cấp và các tệp khác
liên quan đến hoạt động của công ty. Thu mua đồ dùng, thiết bị, nội thất văn phòng. Giám sát việc bảo trì các cơ sở và thiết bị văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan khi cần thiết.
Các công ty thành công, có thể hoạt động như những cỗ máy. Các cuộc hẹn được xác nhận, khách hàng có tất cả thông tin họ cần trong tầm tay và quan trọng nhất, các chuyên gia có thể tập trung vào việc họ làm tốt nhất. Khi điều này xảy ra, thường là nhờ quản trị viên văn phòng. Người này thực hiện kết hợp các nhiệm vụ hành chính, hậu cần và trợ lý, đồng thời hỗ trợ đồng nghiệp của họ đạt được năng suất tối ưu. Từ việc trả lời điện thoại và kiểm kê đến sắp xếp lịch văn phòng và ghi sổ kế toán, những người quản lý văn phòng giỏi nhất thường là chất keo gắn kết doanh nghiệp lại với nhau. Một quản trị viên văn phòng có thể làm việc trong hầu hết mọi ngành công nghiệp yêu cầu hỗ trợ với tốc độ nhanh chóng, công việc định hướng chi tiết. Trong tất cả các lĩnh vực, những chuyên gia này là những người đa nhiệm linh hoạt được tin tưởng để giữ cho mọi người và quy trình phát triển ở mức hiệu quả cao nhất.
2.2.1. Nguyên nhân
Quy trình không hiệu quả: Nếu quy trình làm việc, từ xử lý văn bản đến tổ chức sự kiện, không được tối ưu hóa, có thể dẫn đến chậm trễ và hiệu suất kém.
Thiếu đào tạo và phát triển: Nhân viên cần có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện công việc hành chính một cách hiệu quả. Thiếu đào tạo có thể làm giảm chất lượng công tác.
Thiếu giao tiếp nội bộ: Nếu thông tin không được truyền đạt một cách rõ ràng và kịp thời, có thể dẫn đến hiểu lầm và tồn đọng thông tin không chính xác.
Thiếu công nghệ và hệ thống hỗ trợ: Sự thiếu sót trong công nghệ và hệ thống hỗ trợ có thể làm giảm hiệu suất và tăng nguy cơ sai sót trong quản lý văn phòng.
Không đảm bảo an toàn thông tin: Nếu biện pháp an toàn thông tin không đủ, có thể gây rủi ro về mất mát dữ liệu quan trọng và tin tặc.
Quản lý thời gian không hiệu quả: Nếu không có quy trình quản lý thời gian hiệu quả, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc ưu tiên công việc và đáp ứng đúng thời hạn
2.2.2. Phương hướng kiểm tra công tác hành chính văn phòng Công ty
Quản lý một doanh nghiệp hoặc tổ chức là một công việc đầy thách thức và phức tạp. Để thiện quản lý hành chính, chúng tôi có thể trợ giúp. Mục tiêu cốt lõi của quản lý hành chính là tạo ra một cơ cấu chính thức tạo điều kiện thuận lợi cho sự thành công cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể. Các nhân viên quản lý hành chính tạo ra một hệ thống phân cấp quyền hạn, quyết định các chức năng chính của họ, phân công các lĩnh vực trách nhiệm khác nhau và phân chia lao động giữa các bộ phận của công ty. Kỹ năng kỹ thuật liên quan đến làm việc với mọi thứ hoặc ứng dụng, nhưng kỹ năng của con người liên quan đến làm việc với con người. Kỹ năng này bao gồm cách một quản trị viên tương tác với cấp dưới, bình đẳng và cấp trên của họ. Một nhà quản trị giỏi cần có các kỹ năng để hiểu những người mà họ làm việc cùng, dễ tiếp thu quan điểm và nhận thức của họ, hiểu kỳ vọng của họ và xác định điểm mạnh cũng như điểm yếu của họ.
2.2.3. Nhiệm vụ của phòng hành chính
Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất.
Nghiệp vụ toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của cơ quan công ty.
Tiếp nhận, nghiệp vụ công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu.
Nghiệp vụ và sử dụng con dấu, mua sắm trang thiết bị văn phòng, đảm bảo thông tin liên lạc, điện trong cơ quan
2.2.4. Ưu điểm
Ưu điểm trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016- 2022
Tăng hiệu suất làm việc: Kiểm tra công tác hành chính giúp xác định các vấn đề, hạn chế và tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và công ty nói chung.
trình và chính sách của công ty. Kiểm tra định kỳ giúp đảm bảo rằng các quy định này được thực hiện một cách chính xác và đúng thời hạn.
Phát hiện và giảm thiểu sai sót: Kiểm tra công tác hành chính giúp phát hiện và sửa chữa các sai sót, lỗi phát sinh trong quy trình làm việc. Điều này đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách chính xác và giảm thiểu rủi ro.
Nâng cao chất lượng dịch vụ: Văn phòng công ty Vinamilk thường phục vụ nhiều khách hàng và đối tác. Kiểm tra công tác hành chính giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp đúng thời gian và tốt nhất có thể.
Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một công ty có hệ thống hành chính văn phòng tốt sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp đối với khách hàng, đối tác và nhân viên. Điều này có thể góp phần xây dựng hình ảnh tích cực và lòng tin của công ty Vinamilk.
Tóm lại, kiểm tra công tác hành chính văn phòng Vinamilk mang lại nhiều ưu điểm quan trọng như tăng hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ quy định, giảm thiểu sai sót, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.
2.2.5. Nhược điểm
Nhược điểm trong kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại công ty vinamilk năm 2016-2022
Chưa có kế hoạch kiểm tra cụ thể, rõ ràng
Kế hoạch kiểm tra là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định đến hiệu quả của công tác kiểm tra. Tuy nhiên, hiện nay, kế hoạch kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại Vinamilk chưa được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng. Kế hoạch thường chỉ nêu chung chung về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, phương pháp kiểm tra, mà chưa đề cập đến các tiêu chí, chỉ số cụ thể để đánh giá. Điều này khiến cho công tác
kiểm tra thiếu tính hệ thống, thiếu khách quan và khó xác định được mức độ hiệu quả của hoạt động hành chính văn phòng.
36
Phương pháp kiểm tra chưa đa dạng
Phương pháp kiểm tra là công cụ để thực hiện kế hoạch kiểm tra. Hiện nay, công tác kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại Vinamilk chủ yếu sử dụng phương pháp kiểm tra trực tiếp. Phương pháp này có ưu điểm là giúp kiểm tra viên nắm bắt được thực tế tình hình hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có hạn chế là tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí.
Kết quả kiểm tra chưa được sử dụng hiệu quả
Kết quả kiểm tra là sản phẩm cuối cùng của công tác kiểm tra. Kết quả kiểm tra được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục, cải tiến. Tuy nhiên, hiện nay, kết quả kiểm tra công tác hành chính văn phòng tại Vinamilk chưa được sử dụng hiệu quả. Kết quả kiểm tra thường chỉ được sử dụng để nhắc nhở, phê bình cán bộ, nhân viên có sai sót mà chưa được sử dụng để đưa ra các biện pháp cải tiến, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận hành chính văn phòng.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRONG KIỂM TRA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
3.1. Thiết lập quy trình kiểm tra rõ ràng
Quá trình kiểm tra định kỳ
Lập kế hoạch kiểm tra:
Xác định chu kỳ kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tháng, quý, hoặc năm.
Xác định mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá.
Tiến hành kiểm tra:
Đánh giá quy trình làm việc, từ xử lý văn bản đến tổ chức sự kiện và giao tiếp nội bộ.
Kiểm tra an toàn và bảo mật:
Xác định và kiểm tra các biện pháp an toàn và bảo vệ thông tin.
Đảm bảo rằng các chính sách bảo mật được tuân thủ.
3.2. Đào tạo nhân viên
Cung cấp đào tạo cho nhân viên về quy trình kiểm tra và các quy định hành chính. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ các quy định và quy trình được đề ra.
Xác định nhu cầu đào tạo
Thiết kế, tổ chức chương trình đào tạo
Cung cấp các khóa học bổ sung khi cần thiết.
3.3. Sử dụng công nghệ thông tin
Áp dụng công nghệ để tăng cường quản lý và kiểm tra công tác hành chính. Công ty có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và quy trình để giúp theo dõi và đánh giá công việc của nhân viên.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Hệ thống thông báo và ghi chú trực tuyến
Báo cáo và đánh giá hiệu suất
3.4. Thiết lập hệ thống đánh giá và phản hồi
Xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu quả để kiểm tra công tác hành chính. Điều này có thể bao gồm việc thiết lập các tiêu chí đánh giá, thực hiện đánh giá định kỳ và cung cấp phản hồi cho nhân viên. Giúp tăng cường quản lý và đảm bảo chất lượng công tác hành chính.
Xác định mục tiêu, tiêu chí đánh giá
Đề xuất biện pháp cải thiện
3.5. Thúc đẩy tinh thần hợp tác và tương tác
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự hợp tác và tương tác giữa các bộ phận và nhân viên. Điều này có thể được thực hiện thông qua tổ chức các cuộc họp định kỳ, sự chia sẻ thông tin và kinh nghiệm, và việc xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt.
3.6. Kiểm tra định kỳ và đánh giá kết quả
Quá trình kiểm tra định kỳ
Lập kế hoạch kiểm tra:
Xác định chu kỳ kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tháng, quý, hoặc năm.
Xác định mục tiêu cụ thể và tiêu chí đánh giá.
Tiến hành kiểm tra:
Đánh giá quy trình làm việc, từ xử lý văn bản đến tổ chức sự kiện và giao tiếp nội bộ.
Kiểm tra hệ thống lưu trữ văn bản và tài liệu.
Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên và các bộ phận liên quan.
Kiểm tra an toàn và bảo mật:
Xác định và kiểm tra các biện pháp an toàn và bảo vệ thông tin.
Đảm bảo rằng các chính sách bảo mật được tuân thủ.
Đánh giá kết quả:
So sánh kết quả với tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra.
Xác định các điểm mạnh và điểm yếu trong công tác hành chính văn phòng.
Xây dựng kế hoạch cải tiến:
39
Dựa trên kết quả đánh giá, xây dựng kế hoạch cải tiến để giải quyết những vấn đề phát hiện.
Đề xuất các biện pháp khắc phục và nâng cao hiệu suất. Theo dõi tiến triển:
Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá tiến triển của các biện pháp cải tiến được triển khai.
Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết:
Quá trình này giúp Vinamilk duy trì và nâng cao chất lượng công tác hành chính văn phòng để đảm bảo sự hiệu quả và tính bền vững trong hoạt động của công ty.
C/ PHẦN KẾT LUẬN
Có thể nói lợi thế của Vinamilk trong nhiều năm là vị thế của công ty trong ngành,Vị trí đầu ngành được hỗ trợ bởi thương hiệu được xây dựng tốt;Vinamilk có một đội ngũ tiếp thị và bán hàng có kinh nghiệm về phân tích và xác định thị hiếu và xu hướng tiêu dùng, đồng thời hỗ trợ các nhân viên bán hàng trực tiếp, những người hiểu rõ thị hiếu người tiêu cùng thông qua việc tiếp cận thường xuyên với khách hàng tại nhiều điểm bán hàng.
Công ty còn có khả năng nghiên cứu và phát triển sản phẩm trên quan điểm nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng dòng sản phẩm cho người tiêu dùng.Vinamilk được quản lý bởi một đội nhiệt tình và giàu kinh nghiệm trong ngành
Vinamilk nhận thức rằng, để đạt được những thành công đó, bên cạnh việc thực hiện tốt các chiến lược và kế hoạch kinh doanh đúng đắn thì việc trân trọng đạo đức kinh doanh và thực hiện những hành động mang lại những giá trị bền vững cho xã hội, cộng đồng đóng một vai trò hết sức quan trọng.
Như đã phân tích ở trên, giới thiệu về hành chính văn phòng, nêu thực trạng và giải pháp.qua đó em nhận thấy rằng công ty đã và đang phát triển một cách mạnh mẽ và tích cực.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Hoài Nam đã hướng dẫn tận tình cho chúng em để hoàn thành bài tiểu luận này.