CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP CÔNG TÁC KIỂM TRA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.3. Công tác kiểm tra hành chính văn phòng
1.4.3. Phân công công việc văn phòng
1.4.3.1.Trưởng phòng hành chính
Phân công công việc và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng cũng như giám sát cách thức thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên trong phòng.
Tham gia các hội đồng của công ty như: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động,… nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng và sa thải.
Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi….
Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh các hồ sơ của nhân viên.
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty.
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty.
Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc.
1.4.3.2.Phó phòng hành chính
Soạn thảo và lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng.
20
Nghiệp vụ và theo dõi công văn đến và đi, nghiệp vụ các bản photo công văn giấy tờ.
Nghiệp vụ cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa cháy,...
Xây dựng các biểu mẫu trong công ty.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.
1.4.3.3. Văn thư
Tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm nghiệp vụ văn bản.
Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty.
Nghiệp vụ và sử dụng con dấu đúng quy định.
Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
Sao in các văn bản tài liệu.
Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty.
Cấp giấy đi đường cho CB-CNV đi công tác khi có lệnh của công ty.
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất.
1.4.3.4. Tổ công nghệ thông tin
Tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện nghiệp vụ toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) thuộc công ty; bao gồm: Nghiệp vụ hệ thống mạng, hệ thống ứng dụng CNTT phục vụ hoạt động nghiên cứu, đào tạo và quản trị công ty.
Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty trong từng giai đoạn phát triển.
1.4.3.5. Nhân viên tổ bảo vệ
Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty.
Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty. Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám đốc, Trưởng phòng. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản.
21
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài.
Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý.
Nghiệp vụ chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công.
Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).
Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và xử lý.
Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về Trưởng phòng kiểm tra.
Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động và nội quy Công ty.
Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
1.4.3.6. Nhân viên tổ xe
Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo và CB-CNV Công ty hoặc khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ công tác hàng ngày. Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu.
Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn cho người, xe và hàng hóa trên đường công tác, làm việc theo nguyên tắc “lái xe an toàn và tiết kiệm”.
Bảo quản và giữ gìn xe tốt. Đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn sàng phục vụ.
22
Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị. Giữ mối quan hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho Công ty.
Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe, không bàn tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và Công ty.
Không được tự ý đổi ca cho nhau khi chưa được sự chấp thuận của trưởng phòng.
Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu thông cho cấp trên hoặc Phòng hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp.