phân tích thực trạng và Đề xuất giải pháp về không gian làm việc tại trung tâm ngoại ngữ Đại học thủ dầu một

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

š ¯ š

BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

Giảng viên HD:

Nhóm học phần: THT.16

Mã học phần: MINGNG221

Bình Dương, tháng 03 năm 2022

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm tác giả xin cam đoan đây là sản phẩm được tạo thành từ những thành viên

trong nhóm dưới sự hướng dẫn của Cô Các kết quả phân tích và những chi tiết có được trong bài tiểu luận này đều là trung thực Việc tham khảo các nguồn tài liệu đã được trích dẫn và ghi tài liệu tham khảo theo đúng quy định Nhóm tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Thủ Dầu Một đã đưa môn Nghiệp vụ Ngoại Thương vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn Cô đã dạy dỗ, truyền đạt

những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua Trong thời gian tham gia lớp học của Cô, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu và là hành trang để em có thể vững bước sau này.

Môn Quản trị hành chính văn phòng là môn học thú vị, vô cùng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều bỡ ngỡ Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài tiểu luận khó

có thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ còn chưa chính xác, kính mong Cô xem xét và góp ý để bài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Điểm đánh giá Cán bộ

chấm 1

Cán bộ chấm 2

Điểm thống nhất

3 C Phần kết luận + Tài liệu tham

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ii LỜI CẢM ƠN iii

MỤC LỤC vii

DANH SÁCH HÌNH VẼ x

DANH MỤC BẢNG BIỂU xi

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT xii

PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

2.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát 1

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa của đề tài 2

6 Bố cục đề tài 2

Phần B: NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: 4

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC 4

1.1 Cơ sở lý thuyết về văn phòng 4

1.1.1 Khái niệm văn phòng 4

1.1.2 Chức năng văn phòng 4

1.2 Cơ sở lý thuyết về tổ chức văn phòng 5

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng 5

1.2.2 Bố trí văn phòng 6

1.2.2.1 Yêu cầu 6

1.2.2.2 Các phương pháp bố trí văn phòng 6

1.2.3 Trang thiết bị văn phòng 7

1.2.3.1 Các thiết bị văn phòng 7

1.2.3.2 Các đồ dùng văn phòng 8

1.3 Điều kiện vật lý 9

1.4 Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc 9

1.4.2 Không khí 9

1.4.3 Màu sắc 9

1.4.4 Nhiệt độ 10

1.4.5 Tiếng ồn 10

1.4.6 Âm thanh 11

CHƯƠNG 2: 12

THỰC TRẠNG KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT 12

2.1 Giới thiệu 12

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 12

2.1.2 Logo 13

2.2 Thực trạng về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU 14

2.2.1 Thiết kế văn phòng 14

2.2.2 Điều kiện vật lý 15

2.2.2.1 Không khí 15

2.2.2.2 Ánh sáng 15

2.2.2.3 Âm thanh 15

2.2.2.4 Nhiệt độ 16

2.2.2.5 Màu sắc văn phòng 16

2.2.2.6 Cây xanh 16

2.2.3 Cơ sở vật chất 17

2.2.3.1 Trang thiết bị làm việc 17

2.2.3.2 Thiết kế bàn ghế 17

2.3 Đánh giá về việc tổ chức không gian làm việc 18

2.3.1 Ưu điểm 18

2.3.2 Nhược điểm 18

CHƯƠNG 3: 20

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 20

3.1 Đề xuất giải pháp 20

3.1.1 Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại 20

3.1.2 Âm thanh 20

3.1.4 Bày trí 20

3.2 Kiến nghị 21

Phần C: KẾT LUẬN 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

DANH SÁCH HÌNH VẼ

Hình 1.1: Trụ sở của Trung tâm Ngoại ngữ tại Trường Đại Học Thủ

Dầu Một

12 Hình 2.2: Logo Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một 13

Hình 2.4: Đội ngũ giáo viên Trung Tâm Ngoại Ngữ TDMU 14 Hình 2.5: Không gian làm việc tại Trung Tâm Ngoại Ngữ TDMU 14 Hình 2.6: Các trang thiết thiết bị tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU 17 Hình 2.7: Bàn, ghế làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU 18

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT

TDMU Trung tâm Ngoại ngữ tại Đại học Thủ Dầu Một

PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, yếu tố không gian làm việc cũng đóng vai trò quan trọng trongviệc nâng cao năng suất làm việc, giúp ích nhiều đối với doanh nghiệp, với cảngười quản lý lẫn nhân viên, đặc biệt đối với môi trường làm việc đang trựcthuộc tại Trường Đại Học cụ thể là không gian làm việc tại Trung tâm Ngoạingữ Đại học Thủ Dầu Một Đối với toàn bộ Trung tâm Ngoại ngữ khi có khônggian làm việc lý tưởng, phù hợp sẽ góp phần giúp gia tăng hiệu quả làm việc củatổng thể Trung tâm, đồng thời nâng cao hình ảnh, thương hiệu tích cực củaTrung tâm đến với các sinh viên cũng thuận lợi hơn trong việc tuyển dụng Đốivới quản lý có một không gian làm việc phù hợp sẽ hỗ trợ nhà quản lý thuận lợitrong việc xây dựng văn hóa làm việc cho nhân viên, thuận lợi hơn trong việcthúc đẩy, gia tăng động lực làm việc cho nhân viên, đạt được hiệu quả công việcchuyên môn và quản lý cao hơn Đối với nhân viên, khi được làm việc trong môitrường lí tưởng tâm lý thoải mái khi làm việc, tăng thêm phần gắn bó với TrungTâm, ngoài ra nâng cao hiệu quả công việc chuyên môn cao hơn Vì vậy, nhóm

tác giả đã lựa chọn đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về không

gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Thủ Dầu Một” để làm bài tiểu

luận kết thúc môn

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu tổng quát

Đề tài nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp về không gian làmviệc tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại Học Thủ Dầu Một, qua đó đánh giá và phântích một cách hiệu quả về không gian làm việc Từ đó đề xuất các giải pháp phùhợp góp phần thúc đẩy các nâng suất làm việc trong không gian làm việc tạiTrung tâm Ngoại ngữ TDMU

Vì vậy mục tiêu chính của của đề tài đề xuất các giải pháp nhằm nâng caokhông gian làm việc từ đó nâng cao hiệu quả làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữTDMU

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

Thực trạng về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ tại TDMU

Đề xuất giải pháp về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ tạiTDMU.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Trung tâm Ngoại ngữ tại TDMU

4 Phương pháp nghiên cứu

Khảo sát thực tế: đến trực tiếp văn phòng làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ

Thủ Dầu Một để quan sát và thực hiện khảo sát các nhân viên làm việc tạiTrung tâm về các yếu tố ảnh hưởng đến không gian làm việc

Phương pháp phân tích:

Là quá trình nghiên cứu phân tích tập trung vào việc phân tích tổng thể,chia nhỏ nó thành một số bộ phận hoặc yếu tố để xác định nguyên nhân, bảnchất và mức độ ảnh hưởng của không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ tạiTDMU

Phương pháp thu thập tài liệu từ văn phòng: Video phỏng vấn nhân viên

làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ

5 Ý nghĩa của đề tài

Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về không gian làm việc tạiTrung tâm Ngoại ngữ tại TDMU tạo được tiền đề cho sự phát triển các bộ phậncủa Trung tâm cũng tạo được sự thuận lợi cho việc nâng cao năng suất làm việc

và đạt hiệu quả chuyên môn cao hơn Ngoài ra, cũng giúp cho nhân viên làmviệc tại Trung tâm có môi trường làm việc thoải mái và thêm phần gắn bó vớiTrung tâm Đảm bảo được việc nâng cao năng suất lao động của từng bộ phận,giúp cho các hoạt động được duy trì và kiểm soát chặt chẽ

6 Bố cục đề tài

Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo

đề tài còn có phần nội dung được trình bày theo 3 chương như sau:

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý thuyết về không gian làm việc

CHƯƠNG 2: Thực trạng không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữtrường Đại học Thủ Dầu Một

CHƯƠNG 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị.

Phần B: NỘI DUNG

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC

1.1 Cơ sở lý thuyết về văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thểgọi là: Văn phòng Giám đốc, văn phòng Nghị sỹ,

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm

mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để làm việc Ví dụ: Văn phòng Bộ,Văn phòng Ủy Ban nhân dân,

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanhnghiệp Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn

giấy tờ trong cơ quan, doanh nghiệp Nói đến văn phòng người ta thường nghĩđến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư.

Nói cách khác, văn phòng còn được hiểu là bộ máy điều hành tổng hợpcủa cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt độngquản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vậtchất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức

1.1.2 Chức năng văn phòng

Văn phòng có hai chức năng:

Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp

Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần

(1) Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp

Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tácvăn phòng

Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin

dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

(2) Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần

Hoạt động cửa cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vậtchất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cungcấp, bố trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ đó đảm bảo sử dụng có hiệu quả

(Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, 2009)

1.2 Cơ sở lý thuyết về tổ chức văn phòng

1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của vănphòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng Các bộphận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng thường có:

(1) Bộ phận hành chính văn thư

Có nhiệm vụ quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản,

chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp; Tổ chức công tác lễtân, khánh tiết, bảo mật; Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuậtphục vụ cho hoạt động của văn thư

(2) Bộ phận tổng hợp

Gồm một số chuyên viên có trình độ, có nhiệm vụ nghiên cứu chủtrương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liênquan; Tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động;Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp để báo cáokịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết

(3) Bộ phận quản trị

Cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt độngcủa cơ quan, doanh nghiệp; Quản lý, sửa chữa, theo dõi, sử dụng các phươngtiện vật chất đó, nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả

(4) Bộ phận lưu trữ

Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp; Phân loại, đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệutheo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công táclưu trữ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan, doanh

(5) Bộ phận bảo vệ

Tổ chức công tác bảo vệ, trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan, doanhnghiệp; Bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị; Kiểm tra, đôn đốc các bộphận chấp hành quy định về bảo vệ, an ninh, trật tự trong phạm vi cơ quan,doanh nghiệp

● Phụ trách văn phòng là chánh văn phòng Chánh văn phòng chịu tráchnhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động củavăn phòng

● Mỗi bộ phận của văn phòng có một người phụ trách, chịu trách nhiệmtrước

chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện hoạt động của bộ phận đó

1.2.2 Bố trí văn phòng

1.2.2.1 Yêu cầu

Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích vănphòng

Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận củavăn phòng.

Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoànthành công việc với năng suất cao nhất

Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu nhập, xử lý thông tin.Tiết kiệm chi phí

Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động

1.2.2.2 Các phương pháp bố trí văn phòng

❖ Văn phòng bố trí theo không gian đóng:

Cách bố trí truyền thống, theo kiểu dáng tách bạch từng phòng, từng bộphận với tường xây ngăn cách, có cửa ra vào có thể đóng kín

Ưu điểm:

Đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật của công việc

Đảm bảo tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng

Phù hợp với công việc tập trung

Nhược điểm:

Phòng riêng chiếm từ 2-10 lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc.Làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, trang thiết bị vănphòng,

Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí.Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc

❖ Văn phòng bố trí theo không gian mở:

Hiện nay các cơ quan, doanh nghiệp thường có xu hướng sắp xếp hệthống văn phòng mở Các phòng ban được ngăn cách bởi các vách ngăn kính,mica trong suốt, khung nhôm, vật liệu nhẹ cách âm, có mối lắp ghép các ôvuông cao khoảng 2m

Ưu điểm:

Tiết kiệm chi phí, diện tích

Dễ giám sát quản lý

Thuận tiện trong công việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc

Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng

Dễ thay đổi khi cần thiết

1.2.3 Trang thiết bị văn phòng

(4) Máy điện thoại

Là phương tiện thông tin phổ biến nhất hiện nay

(5) Máy fax

Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cáchnhanh chóng, chính xác

(6) Máy ghi âm

Dùng để ghi lại diễn biến của các hội nghị, các cuộc hội đàm, các lời nhắnkhi ra khỏi phòng

(7) Thiết bị hội nghị

Tùy điều kiện và yêu cầu của công việc hội nghị mà người ta bố trí, trang

bị phục vụ cho hội nghị như: Máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn,đèn chiếu sáng, thông gió

1.2.3.2 Các đồ dùng văn phòng

(1) Bàn ghế:

Có nhiều loại như bàn ghế dùng cho giám đốc, thư ký và nhân viên vănphòng Tùy theo công việc của mỗi người chúng ta bố trí các loại bàn ghế thíchhợp về kiểu dáng và chất liệu

(2) Tủ đựng hồ sơ:

Là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu Tùy theo số lượng và đặc tính của từngloại hồ sơ chúng ta sử dụng các loại tủ khác nhau.

(3) Giá đựng tài liệu

Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo thì cần phảitrang bị các giá để trưng bày và lưu trữ

(Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, 2009)

1.3 Điều kiện vật lý

Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý sinh lý và sức khỏe của con người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động trong lao động

Điều kiện vật lý: Ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn, màu sắc,

hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm hoặc kho nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao.

Nhiệt độ quá thấp gây ra hiện tượng lạnh, sổ mũi, có thể gây viêm họng…nếu nhiệt độ nóng quá cũng gây cảm giác khó chịu, tăng huyết áp… Với nhữngtriệu chứng như vậy thì khó lòng một người có thể tập trung làm việc hiệu quả.

Nhiệt độ phù hợp nhất cho một người bình thường có thể cảm thấy thoảimái và tập trung cho công việc là khoảng từ 22 đến 26 độ C Tuy nhiên, tùy thểtrạng từng người khiến họ cảm thấy dễ chịu hoặc khó chịu bởi nhiệt độ đó Dovậy, ta chỉ có thể điều chỉnh nhiệt độ sao cho đại đa số nhân viên văn phòng cảmthấy dễ chịu

1.4.5 Tiếng ồn

Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năngcủa văn phòng nên cần sử dụng các vách ngăn cách âm một số trang thiết bị đểgiảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng Bảo đảm antoàn khi dùng các thiết bị điện, thực hiện phòng cháy theo đúng quy định

1.4.6 Âm thanh

Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động Nếubiết sử dụng, âm thanh có thể giúp nhân viên của bạn tăng năng suất lao động,