QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ KHÔNG GIAN LÀM VIỆC TẠI TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
Tính cấp thiết của đề tài
Không gian làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Thủ Dầu Một, hỗ trợ cả doanh nghiệp và nhân viên Một không gian làm việc lý tưởng không chỉ gia tăng hiệu quả làm việc mà còn nâng cao hình ảnh thương hiệu của Trung tâm, tạo thuận lợi trong việc thu hút sinh viên Đối với quản lý, môi trường làm việc phù hợp giúp xây dựng văn hóa làm việc tích cực và tăng cường động lực cho nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc chuyên môn Nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái sẽ cảm thấy gắn bó hơn với Trung tâm và nâng cao hiệu suất công việc Vì vậy, nhóm tác giả đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại học Thủ Dầu Một” cho bài tiểu luận kết thúc môn.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu tổng quát
Nghiên cứu này tập trung vào thực trạng không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ Đại Học Thủ Dầu Một, nhằm đánh giá và phân tích hiệu quả của không gian làm việc Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao năng suất làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU.
Mục tiêu chính của đề tài là đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện không gian làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU.
Mục tiêu nghiên cứu cụ thể
Tình hình hiện tại về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU cần được xem xét kỹ lưỡng để nâng cao hiệu quả giảng dạy và học tập Đề xuất các giải pháp cải thiện không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU bao gồm việc tối ưu hóa thiết kế phòng học, tăng cường trang thiết bị hiện đại và tạo môi trường học tập thân thiện, giúp sinh viên và giảng viên phát huy tối đa khả năng sáng tạo và giao tiếp.
Phương pháp nghiên cứu
Khảo sát thực tế: đến trực tiếp văn phòng làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ
Thủ Dầu Một là địa điểm lý tưởng để tiến hành khảo sát và quan sát các nhân viên làm việc tại Trung tâm, nhằm đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến không gian làm việc của họ.
Quá trình nghiên cứu phân tích tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU tập trung vào việc đánh giá tổng thể không gian làm việc, chia nhỏ thành các yếu tố để xác định nguyên nhân, bản chất và mức độ ảnh hưởng của chúng.
Phương pháp thu thập tài liệu từ văn phòng: Video phỏng vấn nhân viên làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ.
Ý nghĩa của đề tài
Phân tích thực trạng không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU là cần thiết để phát triển các bộ phận và nâng cao năng suất làm việc Việc cải thiện môi trường làm việc không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên mà còn giúp họ gắn bó hơn với Trung tâm Đồng thời, điều này cũng đảm bảo việc nâng cao hiệu quả chuyên môn và duy trì hoạt động của các bộ phận một cách chặt chẽ.
Bố cục đề tài
Ngoài mục lục, phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài còn có phần nội dung được trình bày theo 3 chương như sau:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý thuyết về không gian làm việc.
CHƯƠNG 2: Thực trạng không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một.
CHƯƠNG 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị.
Cơ sở lý thuyết về văn phòng
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo Người ta có thể gọi là: Văn phòng Giám đốc, văn phòng Nghị sỹ,
Văn phòng là nơi làm việc chính của các cơ quan và đơn vị, nơi mà cán bộ, công chức đến làm việc hàng ngày Ví dụ điển hình bao gồm Văn phòng Bộ và Văn phòng Ủy Ban nhân dân.
Văn phòng là một hoạt động quan trọng trong các cơ quan và doanh nghiệp, chủ yếu tập trung vào việc thu nhận, bảo quản và lưu trữ các loại công văn, giấy tờ Khi nhắc đến văn phòng, người ta thường liên tưởng đến bộ phận chuyên trách các công việc liên quan đến công tác văn thư.
Văn phòng được xem như bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý Đồng thời, văn phòng cũng đảm nhiệm vai trò chăm sóc các dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
Văn phòng có hai chức năng:
Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp
Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần
(1) Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp
Nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng.
Nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
(2) Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần
Hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp cần các điều kiện vật chất thiết yếu như nhà cửa, phương tiện, thiết bị và dụng cụ Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, bố trí và quản lý những phương tiện, dụng cụ này, nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả.
(Đồng Thị Thanh Phương và Nguyễn Thị Ngọc An, 2009)
Cơ sở lý thuyết về tổ chức văn phòng
1.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, được sắp xếp hợp lý để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn phòng Các bộ phận chính trong cơ cấu tổ chức này thường bao gồm:
(1)Bộ phận hành chính văn thư
Chúng tôi chịu trách nhiệm quản lý và điều hành việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản và chuyển giao văn bản cả trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp Ngoài ra, chúng tôi tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết và bảo mật, đồng thời quản lý và sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
Đội ngũ chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, có nhiệm vụ nghiên cứu và tư vấn về các chủ trương, chính sách của cấp trên Họ theo dõi và tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, từ đó báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết hiệu quả.
Cung cấp đầy đủ và kịp thời các phương tiện và điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp là rất quan trọng Đồng thời, việc quản lý, sửa chữa, theo dõi và sử dụng các phương tiện vật chất này cần được thực hiện một cách tiết kiệm và hiệu quả.
Sưu tầm tài liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp là rất cần thiết Việc phân loại, đánh giá và chỉnh lý tài liệu giúp đảm bảo chất lượng lưu trữ Thực hiện lưu trữ tài liệu theo quy định ngành và yêu cầu của cơ quan sẽ hỗ trợ hiệu quả trong công tác lưu trữ Hướng dẫn khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan, doanh nghiệp cũng rất quan trọng để nâng cao hiệu suất làm việc.
Tổ chức công tác bảo vệ và trật tự an ninh cho hoạt động của cơ quan và doanh nghiệp là rất quan trọng Cần chú trọng bảo vệ môi trường và cảnh quan của đơn vị Đồng thời, việc kiểm tra và đôn đốc các bộ phận thực hiện nghiêm túc quy định về bảo vệ, an ninh và trật tự trong phạm vi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần được thực hiện thường xuyên.
Chánh văn phòng là người phụ trách văn phòng, có trách nhiệm báo cáo và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về việc điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng.
Mỗi bộ phận trong văn phòng đều có một người phụ trách, người này chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp với chánh văn phòng về việc điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận mình.
Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng.
Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng.
Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên, giúp họ hoàn thành công việc với năng suất cao nhất.
Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác thu nhập, xử lý thông tin. Tiết kiệm chi phí.
Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động.
1.2.2.2 Các phương pháp bố trí văn phòng
❖ Văn phòng bố trí theo không gian đóng:
Bố trí văn phòng truyền thống với các phòng và bộ phận tách biệt bằng tường và cửa ra vào kín mang lại nhiều lợi ích Ưu điểm chính của cách bố trí này là đảm bảo an toàn và tính bí mật trong công việc, đồng thời duy trì sự riêng tư cho từng nhân viên trong văn phòng.
Phù hợp với công việc tập trung.
Phòng riêng cho nhân viên có diện tích từ 2-10 lần so với không gian làm việc chung, dẫn đến việc công ty phải chi trả nhiều hơn cho các khoản như điện năng và trang thiết bị văn phòng.
Phòng riêng ít uyển chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí. Khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.
❖ Văn phòng bố trí theo không gian mở:
Hiện nay, nhiều cơ quan và doanh nghiệp đang chuyển sang mô hình văn phòng mở, trong đó các phòng ban được phân chia bằng vách ngăn kính, mica trong suốt và khung nhôm nhẹ, cách âm Các vách ngăn này có chiều cao khoảng 2m, mang lại không gian làm việc thông thoáng và hiện đại.
Tiết kiệm chi phí, diện tích.
Dễ giám sát quản lý.
Thuận tiện trong công việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc.
Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng.
Dễ thay đổi khi cần thiết.
1.2.3 Trang thiết bị văn phòng
1.2.3.1 Các thiết bị văn phòng
Các thiết bị văn phòng ngày càng phong phú và hiện đại:
Ngày nay, sự phát triển của nhiều loại máy vi tính với các tính năng đa dạng đã hỗ trợ hiệu quả cho thư ký và nhân viên văn phòng trong việc tính toán số liệu và lập biểu bảng báo cáo.
Là loại máy được sử dụng để sao chụp tài liệu, văn bản.
Thực hiện công đoạn in với công nghệ Laze đang được phổ biến rộng rãi
Là phương tiện thông tin phổ biến nhất hiện nay.
Là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhanh chóng, chính xác
Dùng để ghi lại diễn biến của các hội nghị, các cuộc hội đàm, các lời nhắn khi ra khỏi phòng
Tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu của hội nghị, việc bố trí và trang bị cho không gian hội nghị có thể bao gồm các thiết bị như máy điều hòa, quạt gió, quạt máy, máy giảm ồn, đèn chiếu sáng và hệ thống thông gió.
1.2.3.2 Các đồ dùng văn phòng
Có nhiều loại bàn ghế dành cho giám đốc, thư ký và nhân viên văn phòng Tùy thuộc vào công việc của từng người, việc lựa chọn kiểu dáng và chất liệu bàn ghế phù hợp là rất quan trọng.
Tủ hồ sơ là giải pháp lưu trữ tài liệu hiệu quả, với nhiều loại tủ khác nhau được sử dụng tùy thuộc vào số lượng và đặc tính của hồ sơ Việc lựa chọn tủ phù hợp giúp tổ chức và bảo quản tài liệu một cách khoa học và tiện lợi.
Nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày và lưu trữ.
Dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và khách đến làm việc.
Điều kiện vật lý
Điều kiện vật lý như ánh sáng, nhiệt độ, không khí, tiếng ồn và màu sắc có tác động trực tiếp đến tâm lý, sinh lý và sức khỏe của con người, từ đó ảnh hưởng đến năng suất lao động Việc tạo ra một môi trường làm việc tối ưu với các yếu tố vật lý phù hợp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện sức khỏe tâm thần của nhân viên.
Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc
1.4.1 Ánh sáng Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu năng Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên nhiên.
Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng Để đảm bảo yếu tố này phòng làm việc phải rộng, không khí trong phòng phải sạch và lưu thông.
Màu sắc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý của nhân viên và khách hàng trong văn phòng Việc sử dụng màu trắng cho trần nhà và màu mát cho tường trước mặt nhân viên giúp giảm căng thẳng và tạo cảm giác dễ chịu Các phòng tiếp tân nên chọn màu sắc vui vẻ, trung hòa để tránh sự đơn điệu, trong khi các khu vực như tầng hầm hoặc kho nên được trang trí bằng màu sáng để tối ưu hóa ánh sáng và tạo không gian thoáng đãng.
Bảng 1.1: Độ phản xạ của màu sắc
Màu sắc Độ phản xạ
(Nguồn: Nguyễn Thị Hồng Hạnh, 2021)
Nhiệt độ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sinh lý và sức khỏe của nhân viên văn phòng Nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra mối liên hệ rõ ràng giữa nhiệt độ môi trường làm việc và hiệu suất cũng như sức khỏe của người lao động.
Nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp gây tác động đến sự tập trung, hệ hô hấp và tiêu hóa của người làm việc trong không gian đó.
Nhiệt độ quá thấp có thể gây ra các triệu chứng như lạnh, sổ mũi và viêm họng, trong khi nhiệt độ quá cao lại mang đến cảm giác khó chịu và có thể làm tăng huyết áp Những triệu chứng này ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tập trung và hiệu quả làm việc của mỗi người.
Nhiệt độ lý tưởng để tạo sự thoải mái và tập trung cho nhân viên văn phòng thường nằm trong khoảng 22 đến 26 độ C Tuy nhiên, cảm giác dễ chịu hay khó chịu với nhiệt độ này còn phụ thuộc vào thể trạng từng người Do đó, việc điều chỉnh nhiệt độ cần nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu của đại đa số nhân viên.
Tiếng ồn ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc trong văn phòng, do đó cần sử dụng vách ngăn cách âm và hạn chế vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng để giảm thiểu tiếng ồn Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn khi sử dụng thiết bị điện và tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy là rất quan trọng.
1.4.6 Âm thanh Âm thanh ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suất lao động Nếu biết sử dụng, âm thanh có thể giúp nhân viên của bạn tăng năng suất lao động, tuy nhiên, nếu nó trở thành tiếng ồn hoặc tạp âm sẽ tạo ra sự mất tập trung trong công việc, từ đó, năng suất lao động sẽ giảm xuống.
Nhiều nghiên cứu khoa học đã chỉ ra rằng âm nhạc, đặc biệt là nhạc không lời, có thể nâng cao hiệu suất làm việc của người nghe Việc tránh nghe nhạc có lời là cần thiết, vì lời bài hát thường làm phân tâm và giảm khả năng tập trung trong công việc.
Âm nhạc hài hòa và sâu lắng có khả năng mang lại cảm giác phấn chấn cho người nghe, trong khi tiếng ồn và tạp âm lại gây khó chịu cho hệ thần kinh Tiếng ồn không chỉ ức chế thính giác mà còn làm giảm khả năng tập trung, phản xạ và suy nghĩ, từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất công việc Trong một môi trường đầy tạp âm với cường độ âm thanh lớn, năng suất làm việc trí não có thể giảm tới 60%, một con số đáng lo ngại.
Để đảm bảo năng suất làm việc cao tại các đơn vị lớn, văn phòng của nhân viên thường được thiết kế yên tĩnh Điều này được thực hiện thông qua các giải pháp cách âm hiệu quả như tấm cách âm cho trần và tường, cũng như việc sử dụng vách kính và vách thạch cao cách âm.
Giới thiệu
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Được thành lập từ năm 2009 Tất cả thầy cô giảng dạy tại trung tâm đều xuất thân từ Khoa Ngoại ngữ của trường và giáo viên bản xứ đến từ các nướcAnh, Mỹ, Úc, Philippine với trình độ chuyên môn từ đại học đến sau đại học.
Với phương châm “ Lấy chất lượng là nền tảng của sự thành công”.
Trung tâm Ngoại ngữ tại Trường Đại Học Thủ Dầu Một
Foreign Language Center Of Thu Dau Mot University
Tên viết tắt: TDMU - FLC Điện thoại: 02743834953 - 0650 3834 953
Email: flc@tdmu.edu.vn Địa chỉ: Số 06, Trần Văn Ơn, Phường Phú Hòa, TP Thủ Dầu
Hình 2.1: Trụ sở của Trung tâm Ngoại ngữ tại Trường Đại Học Thủ Dầu Một
(Nguồn Nhóm tác giả tổng hợp, 2022)
Hình 2.2: Logo Trung tâm Ngoại ngữ trường Đại học Thủ Dầu Một
Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức
Trung Tâm Ngoại Ngữ Đại Học Thủ Dầu Một tự hào sở hữu đội ngũ giáo viên chất lượng cao với 60 giáo viên được đào tạo bài bản trong và ngoài nước Tất cả giáo viên đều có năng lực ngôn ngữ và giảng dạy, được tuyển chọn kỹ lưỡng thông qua phỏng vấn, dự giờ và dạy mẫu Trung tâm chú trọng đến hai tiêu chí chính: tiêu chuẩn ngôn ngữ giảng dạy và kinh nghiệm giảng dạy Ngoài ra, giáo viên còn được bồi dưỡng phương pháp dạy học định kỳ và chịu sự giám sát trực tiếp từ ban Giám đốc cùng ban chuyên môn.
Hình 2.4: Đội ngũ giáo viên Trung Tâm Ngoại Ngữ TDMU
Thực trạng về không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU
Trung tâm Ngoại ngữ được thiết kế theo mô hình văn phòng mở, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên giao tiếp và hợp tác hiệu quả Mô hình này không chỉ tiết kiệm chi phí và diện tích, mà còn giảm thời gian và vật liệu thi công cho vách ngăn Bên cạnh đó, việc sử dụng không gian làm việc chung giúp tiết kiệm chi phí vận hành như điện năng và máy lạnh Văn phòng được bố trí chỗ ngồi hợp lý cho từng nhân viên, đảm bảo mọi người có thể cùng làm việc trong một môi trường chung.
Việc loại bỏ tường ngăn giúp trung tâm dễ dàng quản lý lưu lượng sinh viên ra vào một cách nhanh chóng Đồng thời, nhân viên cũng được quản lý hiệu quả hơn, khuyến khích tự giác làm việc và hạn chế các hoạt động cá nhân trong giờ làm.
Tại trung tâm, cây xanh xung quanh không chỉ giúp phòng tránh tia cực tím mà còn lọc không khí tự nhiên, tạo ra môi trường trong lành và thoáng mát Không khí trong lành này góp phần mang lại tinh thần làm việc thoải mái, tuy nhiên, vấn đề này thường bị xem nhẹ Nhiều nhà quản lý cho rằng sự sao nhãng công việc của nhân viên không liên quan đến chất lượng không khí, nhưng đây là một sai lầm lớn Thực tế, chất lượng không khí kém có thể dẫn đến giảm năng suất lao động.
Văn phòng thiết kế cửa ra vào bằng kính và nhiều cửa sổ giúp tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên, tạo ra không gian làm việc sáng sủa, thoải mái và ấm áp Ánh sáng tự nhiên không chỉ là yếu tố quan trọng trong thiết kế văn phòng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc Kiểm tra mức độ tiếp nhận ánh sáng tự nhiên là bước đầu tiên cần thực hiện khi thiết kế văn phòng Một căn phòng tràn ngập ánh sáng sẽ mang lại cảm giác vui vẻ cho nhân viên, đồng thời giảm bớt lo âu và phiền muộn Việc cung cấp đầy đủ ánh sáng cũng góp phần giảm thiểu các tác động tiêu cực đến sức khỏe.
Không gian làm việc tại Trung tâm chưa được cách âm hiệu quả, dẫn đến việc tiếng ồn từ bên ngoài vẫn ảnh hưởng đến môi trường làm việc Thiết kế không gian mở tạo điều kiện cho âm thanh từ các công việc chung và các cuộc tư vấn giữa nhân viên và khách hàng làm gián đoạn sự tập trung của mọi người trong Trung tâm.
Sự im lặng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất lao động, nhưng tiếng ồn lại có tác động rõ rệt hơn Nghiên cứu cho thấy năng suất làm việc có thể giảm tới 66% khi môi trường làm việc quá ồn ào Ngược lại, không gian yên tĩnh giúp con người tập trung hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Văn phòng tại Trung tâm được trang bị máy lạnh và quạt, tạo không gian làm việc mát mẻ và thoải mái cho nhân viên Nhiệt độ là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc; nghiên cứu cho thấy nhân viên tập trung tốt hơn khi nhiệt độ phòng duy trì ở mức 22 độ C.
Nhiệt độ lý tưởng trong văn phòng phụ thuộc vào cảm nhận của từng nhân viên, vì cơ thể mỗi người có sự khác biệt Ví dụ, 22 độ C có thể cảm thấy quá lạnh với một số người nhưng lại quá nóng với những người khác Để tìm ra mức nhiệt độ phù hợp, cần tiến hành thử nghiệm và tham khảo ý kiến của đa số nhân viên làm việc tại Trung tâm.
Không gian văn phòng tại Trung tâm được thiết kế với tông màu xanh dương, đặc trưng của Trường Đại học Thủ Dầu Một Màu xanh dương không chỉ tạo nét riêng biệt mà còn tác động tích cực đến tư duy, giúp giao tiếp tốt hơn, tăng cường sự tin tưởng và mang lại cảm giác bình tĩnh Với mục tiêu tạo ra môi trường làm việc thoải mái và nâng cao hiệu suất lao động, Trung tâm đã chọn màu xanh dương làm tông màu chủ đạo cho văn phòng.
Các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng màu sắc và tâm lý có mối liên hệ chặt chẽ, ảnh hưởng đến cả tâm trạng và hiệu suất làm việc Do đó, để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp cần lựa chọn màu sắc văn phòng phù hợp.
Văn phòng được trang trí bằng cây xanh nhỏ tạo không gian trong lành và thư giãn Cây cối không chỉ mang lại hiệu ứng quang hợp tích cực mà còn giúp cải thiện tâm trạng và tăng cường khả năng tập trung của nhân viên Việc điều chỉnh môi trường làm việc có thể nâng cao năng suất lao động, đồng thời tạo ra sự hài lòng cho nhân viên Một không gian làm việc tốt là phúc lợi xứng đáng mà nhân viên nhận được, khuyến khích họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
2.2.3.1 Trang thiết bị làm việc
Tại trung tâm, mỗi nhân viên được trang bị một máy tính văn phòng riêng, giúp nâng cao hiệu suất công việc mà không bị gián đoạn Văn phòng còn được trang bị đầy đủ thiết bị như tủ hồ sơ, máy chiếu, máy in, máy lạnh, và bút, được sắp xếp gọn gàng để nhân viên dễ dàng sử dụng Điều này không chỉ hỗ trợ cho việc hoàn thành công việc một cách chính xác và nhanh chóng mà còn nâng cao hiệu quả trong việc xử lý, lưu trữ và truyền thông tin cho sinh viên.
Hình 2.6: Các trang thiết thiết bị tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU
Thời gian làm việc tại văn phòng chiếm phần lớn thời gian trong ngày, do đó, trung tâm đã thiết kế bàn làm việc đơn giản và ghế ngồi thoải mái để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên Ghế văn phòng được làm từ chất liệu cao cấp với đệm xốp êm ái, thoáng khí và thấm hút mồ hôi tốt, đảm bảo sức khỏe cho người sử dụng Kiểu dáng ghế có thể điều chỉnh chiều cao và được trang bị bánh xe di chuyển linh hoạt, cùng với lưng tựa ngang vai giúp bảo vệ cột sống, tạo điều kiện làm việc hiệu quả cho nhân viên trong thời gian dài.
Hình 2.7: Bàn, ghế làm việc tại Trung tâm Ngoại ngữ TDMU
Đánh giá về việc tổ chức không gian làm việc
Thiết kế văn phòng mở tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên giao tiếp và hợp tác, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc Mô hình này không chỉ tiết kiệm diện tích và thời gian thi công mà còn giảm thiểu chi phí vận hành như điện năng và điều hòa không khí Ngoài ra, việc quản lý nhân viên trở nên dễ dàng hơn, giúp theo dõi chất lượng công việc và số lượng nhân viên ra vào hiệu quả hơn.
Cửa ra vào bằng kính và nhiều cửa sổ giúp tối ưu hóa ánh sáng tự nhiên cho văn phòng, tạo không gian làm việc thoáng đãng và dễ chịu Việc trang bị các thiết bị hiện đại như máy lạnh, quạt và máy in góp phần nâng cao tiện ích và hiệu quả trong công việc.
Màu sắc chủ đạo phù hợp với không gian làm việc, trang trí các cây xanh cho không gian thêm phần tươi sáng và trong lành.
Thiết kế văn phòng mở thiếu không gian riêng tư cho nhân viên, dẫn đến việc họ dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh và không đảm bảo quyền riêng tư Điều này có thể gây ra sự phân tâm và giảm hiệu suất làm việc.
Chưa trang bị trong văn phòng máy lọc không khí để tạo nên bầu không khí trong lành, sạch sẽ nâng cao tinh thần làm việc
Văn phòng thiếu cách âm hiệu quả, dẫn đến việc tiếng ồn từ bên ngoài và sự ồn ào từ nhân viên làm ảnh hưởng đến sự tập trung Âm thanh phát ra từ các thiết bị như máy in, máy vi tính và điện thoại cũng góp phần gây khó chịu, làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
Trong các cuộc họp và cuộc gọi điện quan trọng, việc bảo mật thông tin thường gặp khó khăn do có nhiều người ra vào văn phòng, như sinh viên, dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin Sự hiện diện của nhiều cá nhân trong không gian làm việc có thể khiến cho thông tin nhạy cảm dễ bị lộ ra ngoài, gây ảnh hưởng tiêu cực đến trung tâm Do đó, cần có biện pháp đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong các tình huống này.
Không đảm bảo được an toàn sức khỏe cho nhân viên và sinh viên ra vào trong mùa dịch Covid-19 dễ lây lan qua đường không khí.
Đề xuất giải pháp
3.1.1 Trang bị máy móc, phương tiện hiện đại
Cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra nhanh chóng, vì vậy Trung tâm cần trang bị phần mềm và công cụ giao tiếp hiện đại để xử lý dữ liệu lớn và hỗ trợ sinh viên trong việc giải đáp thắc mắc cũng như hướng dẫn thủ tục đăng ký môn học một cách nhanh chóng Trong bối cảnh dịch bệnh Covid diễn biến phức tạp, việc thiết lập các tấm kính ngăn giữa nhân viên và sinh viên là cần thiết để giảm thiểu tiếp xúc gần Đồng thời, tự động hóa trong công tác văn phòng như tuyển dụng nhân sự, tổ chức lao động, và quản lý văn thư cũng rất quan trọng.
Để tạo điều kiện làm việc thoải mái cho nhân viên, trung tâm cần kiểm soát mức âm thanh trong văn phòng Việc phân chia các khu vực riêng biệt giúp giảm thiểu tiếng ồn gây rối, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Sử dụng các vật liệu cách âm như ô ván, thảm và gạch sẽ hiệu quả trong việc kiểm soát tiếng ồn Các thiết bị gây ồn như máy fax và máy photocopy nên được bố trí ở một khu vực riêng Bên cạnh đó, cần có không gian chung để nhân viên dễ dàng họp nhóm và một góc yên tĩnh để họ có thể nghỉ ngơi khi cần thiết.
Để tăng cường ánh sáng tự nhiên trong văn phòng, bạn có thể sử dụng mái chéo góc để ánh sáng từ cửa sổ phản chiếu vào không gian Ngoài việc tận dụng ánh sáng tự nhiên, việc trang trí văn phòng bằng những bức tranh phong cảnh và cây xanh sẽ tạo cảm giác thân thiện và mang lại không khí trong lành Đặc biệt, cần chú ý đến việc duy trì không khí ấm áp để tạo môi trường làm việc thoải mái.
Trong văn phòng, khuyến khích nhân viên tự trang trí bàn làm việc bằng thảm chân, màn che và các phụ kiện cá nhân giúp tạo không gian làm việc thoải mái và gần gũi Nhân viên có thể thể hiện phong cách riêng qua những chậu cây nhỏ, hộp đựng bút, ảnh gia đình và các vật dụng khác, đồng thời góp phần giảm stress trong quá trình làm việc.
Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra không khí ấm áp, thoải mái và chuyên nghiệp, đồng thời đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liên tục và hiệu quả.
Các yếu tố thiết kế không gian văn phòng đều quan trọng và cần thiết, với mục tiêu tạo ra một môi trường làm việc yên tĩnh Sự sắp xếp không gian, tiếng ồn, ánh sáng và nhiệt độ ảnh hưởng lớn đến năng suất lao động Để nâng cao mức độ thấu hiểu giữa các nhân viên, cần xem xét quản trị nguồn nhân lực, thiết kế văn phòng và quản trị năng lực Điều này sẽ giúp đánh giá xem thiết kế văn phòng có tạo sự thoải mái hay không, từ đó ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Kiến nghị
Âm nhạc có thể tạo ra không gian làm việc lý tưởng và nâng cao hiệu suất lao động tại trung tâm Khi được phát với âm lượng nhỏ đến trung bình, những bài nhạc này có tác động tích cực đến năng suất Đặc biệt, những bản nhạc được nhân viên yêu cầu thường mang lại hiệu suất làm việc tốt hơn.
Nơi làm việc thiếu ánh sáng tự nhiên cần sử dụng đèn LED màu xanh để cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên và nâng cao năng suất.
Trung tâm được thiết kế với tấm kính màu ngăn cách phòng họp và phòng sếp, nhằm bảo vệ thông tin bảo mật và giảm thiểu tiếng ồn giữa hai không gian.
Văn phòng tại trung tâm nên trồng thêm nhiều cây xanh để cải thiện không khí, đặc biệt khi có nhiều thiết bị điện tử thải ra khí CO2, làm tăng nhiệt độ và giảm lượng oxy Cây xanh qua quá trình quang hợp sẽ hấp thụ CO2 và thải ra O2, giúp không gian trở nên dễ chịu hơn Một bầu không khí trong lành và thoáng đãng không chỉ tạo cảm giác thoải mái mà còn nâng cao hiệu quả làm việc.
Không gian làm việc tại Trung tâm Ngoại Ngữ Đại học Thủ Dầu Một ảnh hưởng trực tiếp đến tâm lý và năng suất làm việc của nhân viên Nghiên cứu về tổ chức không gian làm việc cho thấy rằng các yếu tố vật lý như không khí, nhiệt độ và âm thanh đóng vai trò quan trọng trong thiết kế văn phòng Đánh giá ưu nhược điểm của hiện trạng tổ chức không gian làm việc tại trung tâm sẽ giúp đưa ra những đề xuất hợp lý và khoa học nhằm cải thiện hiệu quả làm việc Một văn phòng làm việc độc đáo và chuyên nghiệp không chỉ nâng cao thương hiệu của trung tâm mà còn tạo ấn tượng tốt, thu hút nhiều sinh viên đến với Đại học Thủ Dầu Một.