Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản trị nhân lực là hoạt động đã được biết đến từ lâu trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến từ các thế kỷ trước. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiện nay, phân tích công việc là một khái niệm còn khá mới mẻ. Hiểu được tầm quan trọng đó, nhóm 4 xin trình bày đề tài “Liên hệ thực tiễn công tác phân tích công việc tại Công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị” nhằm bao quát các kiến thức liên quan đến phân tích công việc trong quản trị nhân lực tại một doanh nghiệp cụ thể.
Lý luận cơ bản về phân tích công việc tại doanh nghiệp
Một số khái niệm
1.1.1 Công việc và chức danh công việc
Công việc là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động và là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực như bố trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực.
Chức danh công việc chính là tên gọi thể hiện trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ của nhận trong từng lĩnh vực nghề nghiệp; được sử dụng làm căn cứ để thực hiện công tác tuyển dụng, sử dụng và quản lý nhân viên hiệu quả hơn cho mỗi doanh nghiệp
Ví dụ về một số chức danh công việc trong doanh nghiệp thương mại: Tổng Giám đốc/Giám đốc (Ban giám đốc); Trưởng phòng kinh doanh (Phòng kinh doanh); Nhân viên mua hàng (Ban mua hàng); Lễ tân (Phòng hành chính)
1.1.2 Phân tích công việc a Khái niệm phân tích công việc
Phân tích công việc được hiểu là tiến trình thu nhập thông tin về công việc để xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ khi thực hiện công việc; mức độ phức tạp của công việc, các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành và các năng lực tối thiểu người thực hiện công việc cần có để thực hiện công việc được giao. b Mục đích phân tích công việc
Phân tích công việc nhằm trả lời các câu hỏi sau:
Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?
Khi nào công việc được hoàn tất? Kết quả ra sao?
Công việc được thực hiện ở đâu? Quan hệ với ai để thực hiện công việc đó?
Nhân viên phải làm công việc đó như thế nào?
Tại sao phải thực hiện công việc đó?
Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc được tiến hành nhằm:
Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Điều kiện để tiến hành công việc.
Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
Phân tích công việc được thực hiện trong các trường hợp:
Khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc được tiến hành lần đầu tiên.
Khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh.
Khi có thêm công việc mới.
Khi các công việc thay đổi do hậu của của khoa học kỹ thuật mới, các phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.
Khi có những dấu hiệu cần phải tiến hành phân tích công việc.
Vai trò của phân tích công việc
Trong xu thế chung của ngày nay là công tác quản lý nhân sự ngày càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức Dưới đây là các vai trò chủ yếu của phân tích công việc:
Doanh nghiệp có thể dự báo số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Quá trình phân tích công việc sẽ giúp cho các bộ phận xác định đầy đủ số lượng nhân viên cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt công việc tránh tình trạng thừa lao động sẽ dẫn đến tình trạng giảm hiệu quả công việc hoặc thiếu lao động khiến cho người lao động cảm thấy mệt mỏi và không hoàn thành tốt công việc được giao Phân tích công việc cũng cho thấy những đòi hỏi, yêu cầu của công việc với người lao động qua đó người lao động cần học tập nâng cao trình độ để đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Doanh nghiệp có thể tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp với công việc.
Phân tích công việc không chỉ nêu lên những công việc người lao động cần phải thực hiện mà phân tích công việc còn nêu ra những đòi hỏi về kiến thức, kỹ năng cũng như khả năng cần thiết mà người lao động cần có để đáp ứng nhu cầu công việc Như vậy, thông qua phân tích công việc sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng đạt được hiệu quả cao hơn nhờ những tiêu chuẩn rõ ràng đã được nêu ra.
Doanh nghiệp có thể phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp.
Khi chưa có bản mô tả công việc, người lao động sẽ khó có thể biết được đầy đủ nội dung công việc mình phải thực hiện đồng thời nhà quản trị cũng gặp khó khăn trong việc phân công công việc, điều này có thể gây ra sự chồng chéo giữa các bộ phận hoặc các cá nhân ảnh hưởng không tốt tới chất lượng và hiệu quả công việc.
Doanh nghiệp có thể xây dựng được các chương trình đào tạo thiết thực hơn.
Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn.
Doanh nghiệp có thể xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn.
Thông qua phân tích công việc, người quản lý sẽ nhận diện và tóm tắt được các công việc ở các vị trí khác nhau cần phải thực hiện, đồng thời nhà quản trị cũng thấy được các chức năng, nhiệm vụ của từng công việc ở các vị trí khác nhau Đây chính là cơ sở để nhà quản trị xây dựng hệ thống lương, thưởng sao cho hợp lý với các đối tượng khác nhau và các công việc khác nhau.
Quy trình phân tích công việc
Quy trình phân tích công việc phản ánh các công việc cần làm khi thực hiện dự án phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp Tùy thuộc vào dự án phân tích công việc được thực hiện lần đầu hay dự án cập nhật mô tả công việc mà các bước công việc trong quy trình phân tích công việc có thể mở rộng hoặc thu hẹp, hoặc có sự khác nhau về mức độ chi tiết và phức tạp của từng bước công việc Tuy nhiên, một cách khái quát, quy trình phân tích công việc của tổ chức/doanh nghiệp có thể được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Xác định sự phù hợp của cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của bộ phận với chiến lược kinh doanh
Trong quá trình phân tích công việc đây là bước công việc cần thực hiện đầu tiên nhằm kiểm tra sự phù hợp của cơ cấu tổ chức hiện tại với chiến lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động phân tích công việc được thực hiện có ý nghĩa. Trước khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức có thể giúp nhà quản lý nhìn thấy những công việc khác nhau trong tổ chức có quan hệ với nhau như thế nào Đồng thời với cơ cấu tổ chức phù hợp cần rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các bộ phận đảm bảo không trùng lặp, không chồng chéo, đủ và hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh đã xác định.
Mối quan hệ giữa chiến lược kinh doanh với cơ cấu tổ chức và phân tích công việc được mô tả:
Từ phân tích đánh giá môi trường kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp để có các căn cứ hình thành nên chiến lược kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp đó Từ chiến lược kinh doanh tiến hành xác định cơ cấu tổ chức với các bộ phận chức năng.
Từ cơ cấu tổ chức mà xác định ra các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà xác định ra các công việc cần thực hiện trong bộ phận đó.
Từ công việc mà định biên nhân sự và phân tích công việc để hình thành sản phẩm là bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bước 2: Lập danh sách các chức danh cần phân tích công việc
Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tổ chức/doanh nghiệp xác định các công việc ở từng bộ phận Cần lưu ý, tương ứng với mỗi công việc chúng ta có một vị trí. Người thực hiện công việc (ở vị trí đó) tức là được bổ nhiệm ở một chức danh Điều này đồng nghĩa với: một công việc tương đương một chức danh, tương đương một vị trí Nếu hai người thực hiện công việc giống nhau cần được gọi với chức danh như nhau, còn chức danh khác nhau nghĩa là thực hiện công việc khác nhau.
Kết thúc bước này doanh nghiệp sẽ có được danh sách các công việc cần phân tích.
Bước 3: Xác định đối tượng tham gia phân tích công việc Đối tượng tham gia phân tích công việc thường bao gồm: người thực hiện công việc; quản lý trực tiếp; nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài.
Người thực hiện công việc sẽ là người có thông tin chi tiết, cụ thể về công việc mà họ thực hiện, do vậy sẽ giúp cung cấp các thông tin chi tiết về công việc.
Quản lý trực tiếp sẽ có thông tin bao quát và là người chịu trách nhiệm chính về quản lý công việc được phân tích và chịu trách nhiệm phân tích công việc Do vậy, quản lý trực tiếp hay trưởng các bộ phận là đối tượng quan trọng cần tham gia phân tích công việc.
Nhân viên nhân sự hoặc tư vấn bên ngoài sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ về kỹ thuật và điều phối dự án phân tích công việc.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc
Sau khi đã có đối tượng tham gia, thường quy trình phân tích công việc sẽ được chuyển sang giai đoạn thu thập thông tin để phục vụ cho việc xây dựng bản MTCV và bản TCCV Quá trình thu thập thông tin để phân tích công việc có thể tuân thủ quy trình sau: a Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
Một số thông tin về công việc cần thu thập được kể đến bao gồm:
Thông tin về tình hình thực hiện công việc: các thông tin được thu nhập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố của thành phần công việc.
Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.
Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc: bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục…
Thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện công việc: bao gồm tất cả các yêu cầu đối với người thực hiện công việc như học vấn, trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công việc, các thuộc tính cá nhân. b Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Tùy thuộc loại công việc mà người phân tích công việc có thể lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp Lần lượt tìm hiểu từng phương pháp sẽ giúp người phân tích công việc chọn lựa phương pháp phù hợp hơn với đối tượng cần phân tích.
Phân tích thực trạng phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị
2.1.1 Tầm nhìn và sứ mệnh a Lịch sử hình thành
Ngày 08/12/1997: Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị (Hữu Nghị Food), tiền thân là “Nhà máy Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị”, được thành lập và đi vào hoạt động.
Năm 2006: Nhà máy Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được cổ phần hóa, đổi tên thành
“Công ty Cổ phần Bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị” Cũng trong năm này, Công ty bắt đầu xây dựng hệ thống phân phối - bán hàng nội địa đa kênh theo hướng hiện đại,chuyên nghiệp
Năm 2009: Để phù hợp với định hướng phát triển trong giai đoạn mới, Công ty đổi tên thành “Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị” Hữu Nghị Food cơ bản đã xây dựng và vận hành được các kênh bán hàng truyền thống (GT), siêu thị (MT) trên toàn quốc, khai trương tiệm bánh gato sinh nhật (bakery) đầu tiên tại Hà Nội và chính thức xuất khẩu thành công sản phẩm Tipo sang thị trường quốc tế.
Năm 2020: Hữu Nghị Food đã phát triển được mạng lưới khách hàng rộng khắp
Việt Nam Đối với thị trường quốc tế, sản phẩm của Hữu Nghị Food đã được xuất sang hơn 12 quốc gia và vùng lãnh thổ như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Myanmar, Thái Lan, Singapore v.v…Hữu Nghị Food khánh thành Nhà máy quy mô hàng đầu Đông Nam Á với diện tích 6.5 ha tại tỉnh Bắc Ninh.
Hiện tại: Trải qua hơn 25 năm hình thành và phát triển, công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị đã không ngừng phát triển và lớn mạnh Trở thành thương hiệu dẫn đầu ngành bánh kẹo trong việc truyền tải và lan tỏa những giá trị thân thuộc của mỗi gia đình Việt ra khu vực và thế giới b Tầm nhìn
Hữu Nghị hướng tới trở thành doanh nghiệp dẫn đầu trong việc truyền tải và lan tỏa những giá trị thân thuộc của mỗi gia đình Việt ra khu vực và thế giới. c Sứ mệnh
Với sứ mệnh tạo ra những sản phẩm gắn kết các thành viên trong gia đình, mang lại cảm giác thân thuộc cho mỗi khách hàng. d Giá trị cốt lõi
Trong quá trình phát triển Công ty luôn tạo ra giá trị cốt lõi về:
Sự tin tưởng: Tại Hữu Nghị, mối quan hệ giữa người lao động với lãnh đạo, với khách hàng và đối tác chính là lấy chữ tín, lấy thân tình làm gốc Tin tưởng và gắn bó chính là động lực để cán bộ, nhân viên tạo ra những sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Sự trách nhiệm: Với Hữu Nghị, tính tự chịu trách nhiệm trong công việc là điều cần thiết và tiên quyết trong thành công của
Công ty Nhân viên luôn nhiệt thành, trách nhiệm trong mỗi hành động vì hiệu quả và sự thành công của Công ty
Sự tôn trọng: Hữu Nghị xây dựng mối quan hệ tôn trọng giữa lãnh đạo và người lao động: trong đó, nhân viên tôn trọng quyết định của lãnh đạo; lãnh đạo tôn trọng khả năng và trao quyền cho nhân viên để nhân viên có cơ hội phát triển bản thân và là chìa khoá để tạo nên sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
Độ hiệu quả: Nhạy bén thích nghi và ứng phó với sự thay đổi đảm bảo hoàn thành công việc, nhiệm vụ với năng suất, hiệu quả cao, tiết kiệm, tránh lãng phí để tạo nên sức mạnh nội tại cho công ty, làm tiền đề cho sự phát triển trong những giai đoạn tiếp theo. e Quy mô
Hơn 1500 Nhân sự hoạt động tại các chi nhánh, nhà máy và hệ thống phân phối Hữu Nghị Food đang duy trì sản xuất tại 3 nhà máy đạt tiêu chuẩn cao về an toàn thực phẩm:
- Nhà máy Hà Nội: 1.7 ha
- Nhà máy Bình Dương: 3.5 ha
- Nhà máy Bắc Ninh: 6.5 ha
Hữu Nghị Food cam kết sản phẩm đến với khách hàng kịp thời, đúng chủng loại, đủ số lượng với chất lượng cao nhất trong hạn sử dụng.
2.1.2 Đặc điểm sản phẩm và dịch vụ
Hữu Nghị Food đã làm chủ các công nghệ sản xuất bánh kẹo hàng đầu thế giới như bánh quy, bánh bông lan, bánh kem xốp, bánh mì và kẹo mềm… Đồng thời, công ty còn kế thừa, phát huy công thức bánh kẹo truyền thống Việt Nam và từ đó sáng tạo ra những sản phẩm mới, khác biệt như bánh trứng nướng, bánh mì ruốc, bánh trung thu và mứt tết…Chính những sản phẩm khác biệt này đã tạo nên lợi thế cạnh tranh, khẳng định vị thế củaHữu Nghị Food trên thị trường nội địa và quốc tế Các sản phẩm nổi tiếng đến từ công ty phải kể đến như là “TIPO bánh trứng nướng” - Đây là sản phẩm tiên phong vì sức khỏe người tiêu dùng, đã được phát triển và làm chủ hoàn toàn công nghệ, dây chuyền sản xuất đồng bộ; hay sản phẩm “TIPO cookies”, “TIPO cakes”.…Công ty cũng hay ra mắt các sản phẩm vào các dịp lễ lớn tại Việt Nam như: Bánh trung thu Hữu Nghị - một thương hiệu bánh trung thu lâu đời và nổi tiếng ở Việt Nam Các sản phẩm của Hữu Nghị Food được rất nhiều khách hàng yêu thích, tin dùng với những khác biệt trên thị trường Hay các sản phẩm được sản xuất trong dịp lễ Tết cũng được săn đón mạnh mẽ trên thị trường, nhằm đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng Công ty cũng phát triển sản phẩm từ bao bì, hương vị, độ an toàn và dịch vụ được nâng cao qua từng năm.
Các sản phẩm của Hữu Nghị nhìn chung đều được người dùng đánh giá là mang mẫu mã sang trọng được công ty chăm chút từng chi tiết Ngoài ra còn được đánh giá cao về chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm khi mà các sản phẩm của Hữu Nghị được sản xuất trên dây chuyền hiện đại dựa trên các nguyên liệu đầu vào của những nhà cung cấp uy tín, được kiểm tra nghiêm ngặt bởi nhiều hệ thống KCS, theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000.
2.1.3 Tình hình hoạt động của công ty
Với những giá trị, nỗ lực đầu tư xây dựng và vận hành thành công hệ thống phân phối - bán hàng đa kênh trên thị trường theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp; Công ty đã trở thành Nhà sản xuất thuần Việt có kim ngạch xuất khẩu lớn nhất ngành bánh kẹo với quy mô 130 nhà phân phối và hơn
140.000 điểm bán lẻ, cùng hàng chục điểm Bakery tại các thành phố lớn Theo hướng hiện đại hóa, công ty cũng phát triển thành công với quy mô hàng trăm đại siêu thị thuộc chuỗi VinMart, BigC, Mega,Aeon, Lotte Mart và hơn 6.000 siêu thị, cửa hàng tiện lợi (CVS) và quy mô hàng trăm trường học, hàng chục tập đoàn đa quốc gia, tổng công ty và các ngân hàng, tổ chức tín dụng như Samsung, Canon, Foxconn, Viettel, Vietcombank v.v… Không dừng lại ở đóCông ty cũng phát triển chuỗi cung ứng trên kênh thương mại điện tử nhằm thiết lập mạng lưới khách hàng xuất khẩu tại hơn 12 quốc gia và vùng lãnh thổ như Nhật Bản, HànQuốc, Trung Quốc, Myanmar, Thái Lan, Singapore, Campuchia, Lào,…Những thành công trong suốt hơn 25 năm thành lập và phát triển đã xây dựng cho Công ty một chỗ đứng vững trãi trong lòng khách hàng cùng nguồn thu nhập lớn
Thực trạng phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị
2.2.1 Quy trình phân tích công việc tại công ty
Ngay từ khi thành lập công ty cổ phần thực phẩm Hữu Nghị đã chú trọng đến công tác quản lý và đào tạo nguồn nhân lực, chính vì vậy công tác phân tích công việc đã được thực hiện ngay từ đầu Hoạt động phân tích công việc giúp cho người lao động hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm trong công việc của mình Công tác phân tích công việc được công ty thực hiện qua các bước như sau:
Bước 1: Rà soát lại cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:
Hiểu được đây là bước quan trọng nên tổng giám đốc và phó tổng giám đốc điều hành chỉ đạo phòng nhân sự phối hợp với các phòng, ban khác thực hiện công tác rà soát lại cơ cấu tổ chức cũng như chức năng của toàn bộ phòng, ban trong công ty Tiến hành thu thập thông tin, phân tích hợp lý nhất cho từng bộ phận để đảm bảo chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận không trùng lặp, chồng chéo, hợp lý để thực hiện chiến lược kinh doanh mà công ty đã đề ra.
Bước 2: Lập danh sách các chức năng cần phân tích công việc:
Thực hiện sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, phòng nhân sự sẽ có công văn đề nghị các trưởng phòng, ban khác trong công ty thực hiện các công tác lên danh sách các công việc cần phân tích trong phòng ban của mình Trong đó công văn có ghi rõ, ở mỗi công việc khác nhau đều có nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi người ở từng chức danh. Tiêu biểu như là:
Giám đốc: lên kế hoạch phát triển vi mô, vĩ mô, hoạch định và chiến lược; quản lý các bộ phận bên dưới.
Trưởng bộ phận: lên kế hoạch thực hiện; đào tạo và bồi dưỡng nhân viên.
Nhân viên: thực hiện các công việc được giao.
Bước 3: Lựa chọn đối tượng tham gia phân tích: Để đảm bảo công tác phân tích công việc được thực hiện tốt thì đối tượng tham gia hoạt động này gồm có: phòng nhân sự cùng các phòng, ban khác phối hợp cùng toàn thể nhân viên trong công ty.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc:
Các trưởng phòng, ban khác chủ yếu bằng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về công việc, bằng kinh nghiệm của bản thân trong lĩnh vực của phòng ban mình, một phần kết hợp với thông qua hàng ngày làm việc, tiếp xúc với người lao động; trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao…
Bước 5: Xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc:
Sau khi thu thập và nắm rõ thông tin, các trưởng phòng, ban tiến hành tổng kết lại vào mẫu phân tích phòng nhân sự gửi tới, bao gồm bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc rồi gửi về cho phòng nhân sự Phòng nhân sự thu thập, tập hợp toàn bộ và thực hiện tổng hợp lại Các thông tin đưa vào văn bản đều phải đảm bảo được độ chính xác, đầy đủ. Các trưởng phòng, ban phải chịu trách nhiệm trực tiếp về những thông tin mà mình cung cấp trong văn bản.
Bước 6: Hoàn chỉnh và xin phê duyệt:
Phòng nhân sự tiến hành đánh giá, kiểm tra lại toàn bộ và sửa sai sót nếu có Nếu thấy thông tin có dấu hiệu bất hợp lý thì gửi lại phòng, ban liên quan xin ý kiến giải thích Sau đó các văn bản này sẽ được phòng nhân sự gửi lên phó tổng giám đốc điều hành công ty phê duyệt Sau khi được thông qua, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc được gửi tới các phòng, ban và lưu lại tổ chức nhân sự Mỗi vị trí công việc công ty có bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc riêng Các phòng, ban khác trong công ty sẽ gửi đến phòng nhân sự bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, để từ đó phòng nhân sự có căn cứ trong việc tuyển dụng nhân lực cho các phòng, ban khác nhau
Bước 7: Điều chỉnh phân tích công việc
Sau khi được thông qua, công ty tiến hành thu thập ý kiến, thẩm định tính chính xác và hợp lý của bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc để đưa ra những điều chỉnh, cập nhật hợp lý
2.2.2 Sản phẩm của phân tích công việc tại công ty
Một số bản tiêu chuẩn và mô tả công việc tại công ty Cổ phần Thực phẩm Hữu Nghị a Nhân viên kỹ thuật vận hành máy
Bản mô tả công việc và nhiệm vụ của nhân viên kỹ thuật vận hành thiết bị sản xuất bánh kẹo
1 Vận hành máy phối trộn đảm bảo theo đúng hướng dẫn công việc.
Kiểm tra tình trạng nguyên liệu dùng cho phối trộn.
Kiểm tra tình trạng thiết bị
Tìm hiểu nguyên lý hoạt động thiết bị nhằm nâng cao hiệu suất vận hành.
Đảm bảo các dây chuyền sản xuất được vận hành trơn tru bằng cách kiểm tra, phát hiện và chỉ đạo bảo trì máy móc, cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất.
Báo cáo lỗi của dây chuyền sản xuất hoặc các vấn đề phát sinh từ con người hoặc các bộ phận khác cho quản lý.
2 Vận hành lò nướng bánh theo đúng hướng dẫn công việc.
Kiểm tra thiết bị trước khi nướng.
Tìm hiểu nguyên lý hoạt động thiết bị nhằm nâng cao hiệu suất vận hành.
Phân tích hiệu suất sản xuất và sản phẩm, đưa ra các khuyến nghị phù hợp.
3 Vận hành dây chuyền đóng gói bánh kẹo
4 Kết hợp cùng bộ phận cơ khí, điện của công ty để hoàn thành công việc.
5 Thực hiện các phương pháp bảo dưỡng, phòng ngừa rủi ro với dây chuyền sản xuất; luôn cập nhật các phương pháp sản xuất và quy trình bảo trì thiết bị.
Tiêu chuẩn công việc nhân viên kỹ thuật vận hành
1 Nhóm tiêu chuẩn về trình độ, kiến thức, kinh nghiệm:
Bằng cấp: Tốt nghiệp từ trung cấp trở lên các chuyên ngành về kỹ thuật, quản lý sản xuất, cơ khí hoặc liên quan.
Kinh nghiệm làm việc: từ tối thiểu 1 năm trong môi trường nhà máy, công ty sản xuất hoặc các vị trí tương đương.
Có kiến thức về kỹ thuật ứng dụng/ cơ khí/ sản xuất/ vận hành sản xuất, điện/ điện tử; am hiểu về quy trình sản xuất và thử nghiệm sản phẩm.
2 Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng:
Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Năng lực quan sát tốt.
Kỹ năng tư duy phân tích.
Kỹ năng sử dụng về máy vi tính, máy móc kỹ thuật.
3 Nhóm tiêu chuẩn về thái độ/phẩm chất:
Có thái độ lịch sự và tôn trọng với cấp trên, đồng nghiệp
Thái độ tích cực với công việc: ý chí cầu tiến, tính trung thực, nhiệt tình với công việc được giao, tính kỷ luật cao, lạc quan trong công việc.
Tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm.
Tính cẩn trọng và kỹ càng trong các thao tác vận hành máy móc kỹ thuật
Sẵn sàng làm việc ngoài giờ, làm việc theo ca
1 Mức lương: từ 7 đến 9 triệu (tùy theo năng lực).
2 Môi trường làm việc trẻ trung năng động, có cơ hội phát triển.
3 Được hưởng đầy đủ các chế độ phúc lợi.
4 Ký HĐLĐ chính thức sau thời gian thử việc.
5 Được hỗ trợ ăn ca, thưởng lễ tết và các chế độ khác của công ty. b Giám đốc kinh doanh kênh key account
Bản mô tả công việc và nhiệm vụ của giám đốc kinh doanh kênh key account
1 Hoạch định chiến lược ngắn và dài hạn cho nhóm khách hàng cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn… thuộc kênh Key account.
2 Xây dựng chính sách bán hàng và thực thi kế hoạch kinh doanh
3 Nghiên cứu và đề xuất các chương trình bán hàng, hỗ trợ thương mại
4 Phân tích tình hình thị trường, đối thủ để xây dựng những chiến lược, chiến thuật cạnh tranh của nhóm khách hàng phụ trách
5 Phát triển và duy trì mối quan hệ với những khách hàng chiến lược và các cơ quan chức năng, có thẩm quyền liên quan đến ngành hàng
6 Quản lý ngân sách và kiểm soát chi phí hoạt động
7 Tuyển dụng, huấn luyện, phát triển năng lực đội ngũ và lực lượng kế thừa
Tiêu chuẩn công việc giám đốc kinh doanh kênh key account
1 Nhóm tiêu chuẩn về trình độ, kiến thức, kinh nghiệm:
Bằng cấp: Đại học chuyên ngành Quản Trị Kinh Doanh/Marketing/
Kinh nghiệm: có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh ở các công ty FMCG, thực phẩm; trong đó tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý.
Có kiến thức tốt về Sales và Marketing trong ngành FMCG, có kiến thức chuyên sâu về phân tích và xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh; có kiến thức và năng lực lãnh đạo.
2 Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng:
Có kỹ năng giải quyết vấn đề và khả năng nhận định, phân tích, đánh giá thị trường.
Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán và kỹ năng lắng nghe.
Có kỹ năng truyền đạt, kỹ năng thuyết trình và ảnh hưởng đến tất cả các cấp bậc nhân viên kinh doanh trong tổ chức.
Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm chuyên ngành; tiếng Anh giao tiếp tốt.
3 Nhóm tiêu chuẩn về thái độ/phẩm chất:
Có thái độ lịch sự và tôn trọng với cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới.
Trung thực, chủ động, sáng tạo, trách nhiệm và quyết đoán trong công việc.
Chịu được áp lực cao trong công việc và chấp nhận thường xuyên đi công tác.
Xác định gắn bó làm việc lâu dài.
1 Mức lương: từ 30 đến 50 triệu (tùy theo năng lực)
1 Được cấp Laptop, các công cụ làm việc cơ bản.
2 Chế độ bảo hiểm, du lịch, phụ cấp, đồng phục.
3 Chế độ thưởng, chăm sóc sức khỏe.
4 Được đào tạo, tăng lương, chế độ nghỉ phép năm.
2.2.3 Đánh giá chung thực trạng phân tích công việc tại công ty a Ưu điểm
• Quy trình thực hiện phân tích công việc diễn ra đơn giản và dễ hiểu Quá trình phân tích công việc của công ty Cổ phần thực phẩm Hữu Nghị diễn ra theo các bước rõ ràng, rành mạch Các nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận cũng được phân chia rõ ràng, cụ thể do Tổng giám đốc đứng đầu điều hành, chỉ đạo.
• Kết quả phân tích công việc nêu lên được những điểm trọng tâm nhất về mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Phân tích công việc là nền tảng để nhân viên hiểu được họ cần làm gì, làm như thế nào, mục đích trong công việc của họ là gì và những gì họ cần phải trang bị cho bản thân để có thể hoàn thành công việc