Quản trị hành chính văn phòng Đánh giá thực trạng và Đưa ra giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng Ảnh hưởng Đến hoạt Động hành chính văn phòng tại trung tâm hành chính công tỉnh bình dương

Quản trị hành chính văn phòng Đánh giá thực trạng và Đưa ra giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng Ảnh hưởng Đến hoạt Động hành chính văn phòng tại trung tâm hành chính công tỉnh bình dương

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

TỈNH BÌNH DƯƠNG

BÌNH DƯƠNG, 11-2023

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN Tên học phần : Quản trị hành chính văn phòng

Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

(Cho điểm vào ô trống, thang điểm 10/10)

RUBRICS TIỂU LUẬN

A.Phần mở không có hoặc chỉ Có nhưng không đầy Có đầy đủ và đúng Có đầy đủ, đúng và

đầu: có một đến hai đủ và đúng các mục: các mục: hay các mục:

(0,50 điểm) trong các mục: - Lý do chọn đề tài - Lý do chọn - Lý do chọn đề

- Lý do chọn tiểu luận; đề tài tiểu luận; tài tiểu

đề tài tiểu luận; - Mục tiêu - Mục tiêu luận;

- Mục tiêu nghiên cứu; - Đối nghiên cứu; - Đối - Mục tiêu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; tương nghiên cứu; nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu; - Phạm vi - Phạm vi tương nghiên cứu;

- Phạm vi nghiên cứu; nghiên cứu; - Phạm vi nghiên cứu; - Phương - Phương nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu; pháp nghiên cứu; - Phương pháp pháp nghiên cứu; - Ý nghĩa đề - Ý nghĩa đề tài; - nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài; - tài; - Kết cấu tiểu Kết cấu tiểu luận - Ý nghĩa đề tài; Kết cấu tiểu luận luận (0,15 - 0,3 (0,35 - 04 điểm) - Kết cấu tiểu luận (0,0 – 0.1) điểm) điểm) (0.45 - 0,5 điểm)

B Phần nội

dung: (6,5

điểm)

Chương 1: Không Trình bày Chỉ trình bày cơ sở Trình bày cơ sở lý Trình bày đầy đủ cơ

Các lý cơ sở lý thuyết và lý thuyết hoặc trình thuyết và các dữ sở lý thuyết và các dữ

thuyết liên không trình bày các bày các dữ liệu khác liệu khác liên quan liệu khác liên quan và

dữ liệu khác liên liên quan với đề tài nhưng chưa đầy đủ phù hợp với đề tài tiểu

quan đến đề quan với đề tài tiểu tiểu luận ( 0,1 - 0,5 với đề tài tiểu luận luận (1,1 - 1,5 điểm) tài luận (0,0 điểm) điểm) (0,6 - 1,0 điểm).

Không trình bày, Trình bày, mô tả Trình bày, mô tả Trình bày, mô tả đầy

mô tả thực trạng về chưa đầy đủ , số liệu trung thực, thực đủ, trung thực, thực vấn đề được nêu chưa đáng tin cậy trạng về vấn đề trạng vấn đề được nêu trong tiểu luận (0,0 thực trạng về vấn đề được nêu trong tiểu trong tiểu luận của điểm) được nêu trong tiểu luận của nhóm thực nhóm thực hiện

luận của nhóm thực hiện nghiên cứu, nghiên cứu, tìm hiểu hiện nghiên cứu, tìm tìm hiểu nhưng (1,6 - 2,0 điểm).

hiểu (0,1 - 1,0 chưa đầy đủ (1,1 điểm) 1,5 điểm).

-iii

2.2 Đánh Phân tích đánh Phân tích đánh giá Phân tích đánh giá Phân tích đánh giá đầy giá ưu, giá chưa đầy đủ những ưu, khuyết những ưu, khuyết đủ những ưu, khuyết khuyết những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và điểm, mặt tích cực điểm, mặt tích cực và

điểm, mặt tích hạn chế hoặc thuận và hạn chế hoặc hạn chế hoặc thuận lợi, điểm, (hoặc cực và hạn chế lợi, khó khăn nhưng thuận lợi, khó khăn khó khăn và nguyên thuận lợi hoặc thuận lợi, không phân tích và nguyên nhân của nhân của những ưu, khó khó khăn nhưng nguyên nhân của những ưu, khuyết khuyết điểm, mặt tích khăn) , không phân tích những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực cực và hạn chế hoặc

nguyên nhân của điểm, mặt tích cực và và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nguyên những ưu, khuyết hạn chế hoặc thuận thuận lợi, khó khăn vấn đề đang nghiênnhân vấn đề điểm, mặt tích lợi, khó khăn vấn đề vấn đề đang nghiên cứu (1,1 - 1,5 điểm) đang cực và hạn chế đang nghiên cứu cứu nhưng chưa

nghiên cứu hoặc thuận lợi, hoặc ngược lại (0,3 - đầy đủ (0,5 - 1.0

khó khăn vấn đề 0,5 điểm) điểm) (1,5 điểm). đang nghiên cứu

hoặc ngược lại (0,1 - 0,25 điểm)

chương 3: Trình bày chưa đầy Trình bày các giải Trình bày các giải Trình bày đầy đủ các

Đề xuất các đủ các giải pháp và pháp cụ thể, hợp lý, pháp cụ thể, hợp lý, giải pháp cụ thể, hợp giải pháp không hợp lý hợp nhưng chưa khả thi khả thi để giải quyết lý, khả thi để giải

lý, không khả thi để và đầy đủ để giải các các vấn đề còn quyết các các vấn đề

(1,5 điểm) giải quyết các các quyết các các vấn đề tồn tại, hạn chế và còn tồn tại, hạn chế và

vấn đề còn tồn tại, còn tồn tại, hạn chế phát huy những việc phát huy những việc hạn chế và phát huy và phát huy những đã làm được theo đã làm được theo phân những việc đã làm việc đã làm được phân tích tại chương tích tại chương 2 (1,1 được theo phân tích theo phân tích tại 2 nhưng chưa đầy - 1,5 điểm)

tại chương 2 (0,1 - chương 2 (0,3 - 0,5 đủ (0,6 - 1,0 điểm) 0,25 điểm) điểm)

C Phần kết Không trình bày Trình bày tương đối Trình bày, hợp lý Trình bày đúng đầy

luận, Tài phẩn kết luận và hợp lý phẩn kết luận phẩn kết luận nhưng đủ, hợp lý phẩn kết

liệu tham phần tái liệu và ghi tương đối chứa đầy đủ và ghi luận và ghi đúng quy

khảo (1,00 tham khảo, đúng quy định về đúng quy định về định về phần tái liệu

điểm) hoạch ghi không phần tái liệu tham phần tái liệu tham tham khảo

đúng quy định khảo khảo (0,8 - 1,00 điểm)(0,00 điểm) (0,1 - 0,50 điểm) (0,6 - 0,75 điểm)

D Hình Trình bày Trình bày Trình bày đúng quy Trình bày

thức trình không đúng quy đúng quy định theo định theo hướng đúng quy định theo

bày: định theo hướng hướng dẫn , mẫu dẫn , mẫu trang bìa, hướng dẫn , mẫu trang

(1,00 điểm) dẫn , mẫu trang bìa, trang bìa, Sử dụng Sử dụng khổ giấy bìa, Sử dụng khổ giấy

Sử dụng khổ giấy khổ giấy A4, in dọc, A4, in dọc, cỡ chữ A4, in dọc, cỡ chữ 12 A4, in dọc, cỡ chữ cỡ chữ 12 – 13, font 12 – 13, font chữ – 13, font chữ Times

12 – 13, font chữ chữ Times New Times New Roman; New Roman; khoảng Times Roman; khoảng khoảng cách dòng cách dòng 1,5 line; lề New Roman; cách dòng 1,5 line; 1,5 line; lề trái 3 trái 3 cm, lề phải 2 cm, khoảng cách dòng lề trái 3 cm, lề phải cm, lề phải 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 1,5 line; lề trái 3 2 cm, lưới trên 2 cm, lưới trên 2 cm, lề 2,5cm thủ thuật trình

cm, lề phải 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ dưới 2,5cm thủ bày văn bản đúng quy lưới trên 2 cm, lề thuật trình bày văn thuật trình bày văn định

Số trang Tiểu luận < 15 trang Tiểu luận tối trang Tối đa 25 trang của Tiểu luận < 15 Không có thiẻu15 trang Tối Có minh họa trang minh họa bằng biển, đa 25 trang Có bằng biển, bảng, hình

Không có bảng, hình ảnh (0,3 minh họa bằng ảnh rõ ràng, sắc nét minh họa bằng - 0,5 điểm) biển, bảng, hình (0,8 - 1,0 điểm) biển, bảng, hình ảnh nhưng không

ảnh (0,1 - 0,25

nhiều, không sắc điểm)

nét (0, 6 - 0,75 điểm)

E Điểm Sinh viên không Sinh viên Sinh viên trình cho Sinh viên trình cho

hoạt động, trình cho giảng viên trình cho giảng viên giảng viên chỉnh giảng viên chỉnh sữa

chuyên chỉnh sữa và duyệt chỉnh sữa và duyệt sữa và duyệt đề và duyệt đề cương tối

đề cương (0.0 điểm) đề cương tối thiểu 1 cương tối thiểu 2 thiểu 3 lần và nộp bài

cần: lần và nộp bài đúng lần và nộp bài đúng đúng thời hạn (0,8 (1,00 điểm ) thời hạn (0,1 - 0,50 thời hạn (0,6 - 0,75 1,00 điểm)

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN

25/9/2023 -Viết chương 2 (tìm kiếm các thực trạng mà công 22/10/2023

ty đang gặp phải liên quan đến vấn đề đangnghiên cứu và tìm nguyên nhân, đánh giá sự việc-Liên hệ giảng viên sửa chương 2

22/10/2023 -Viết chương 3 ( đề xuất các kiến nghị và giải 5/11/2023

pháp phù hợp cho những vấn để được nhắc đến ởchương 2)

-Liên hệ giảng viên sửa chương 3

MỤC LỤC

A/ PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung 2

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Ý nghĩa đề tài: 3

5.1 Ý nghĩa khoa học 3

5.2 Ý nghĩa thực tiễn 3

6 Kết cấu đề tài: 3

B/ PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT 4

1 Tổng quan về văn phòng 4

1.1 Khái niệm về văn phòng 4

1.2 Chức năng của văn phòng 4

1.3 Nhiệm vụ văn phòng: 5

1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng: 5

2 Quản trị hành chính văn phòng: 6

2.1 Khái niệm hành chính văn phòng 6

2.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng 6

2.3 Bố trí văn phòng 6

2.4 Trang thiết bị văn phòng: 7

2.4.1 Các thiết bị văn phòng 7 2.4.2 Các đồ dùng văn phòng 7 2.5 Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM , KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG 9

1 Giới thiệu về trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương 9

1.1 Khái quát về trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương 9

vii

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm hành chính tình công tỉnh Bình Dương 11

1.3 Nhân sự trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương 12

2 Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng tại Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương 13

2.1 Yếu tố con người 13

2.2 Yếu tố hệ thống trang thiết bị 14

2.3 Yếu tố hệ thống nguyên tắc thủ tục 16

2.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính 17

3 Ưu điểm và nhược điểm các yếu tố cấu thành văn phòng tại Trung tâm hành chính tỉnh Bình Dương 22

3.1 Ưu điểm: 22

3.2 Nhược điểm 24

4 Nguyên nhân của ưu, khuyết điểm 25

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC HẠN CHẾ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG 26

1 Yếu tố về con người 26

2 Yếu tố về trang thiết bị 26

3 Yếu tố về nguyên tắc thủ tục 26

4 Yếu tố về hệ thống nghiệp vụ văn phòng 27

C/ KẾT LUẬN 28

TÀI LIỆU THAM KHẢO 29

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2 1Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương 9 Hình 2 2Buổi huấn luyện cho các cán bộ và tình nguyện viên 13 Hình 2 3Cán bộ xử lý hồ sơ 14

ix

Bộ phận hành chính văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đốingoại, là “cửa ngõ”, là “cánh tay nối dài” của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.Đồng thời, các hoạt động tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc, công tác tổnghợp, hậu cần,… cũng như quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty Với

vị thế đó, công tác hành chính văn phòng được coi là công tác không thể thiếutrong hoạt động quản trị của doanh nghiệp

Song song đó, bất kì tổ chức hay doanh nghiệp lớn nhỏ nào cũng không thểthiếu bộ phận văn phòng - nơi đảm nhiệm các thủ tục hành chính, tổ chức công tácvăn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lí vớilãnh đạo khi cần thiết Một bộ phận tiếp cận rất nhiều các hồ sơ, giấy tờ đến từ cácdoanh nghiệp khác nhau, người dân trên địa bàn tỉnh Bình Dương đó chính là

thì y như rằng cơ quan sẽ rối loạn vậy Chính vì lý do đó nhiều các tỉnh thành ởViệt Nam không chỉ riêng Bình Dương từ cấp xã, cấp huyện đến cấp tỉnh đềuthành lập văn phòng cán bộ một cửa để thuận việc trong việc lưu trữ, sắp xếp hồ sơcũng như tiếp nhận hồ sơ từ các người dân một cách nhanh chóng và dễ dàng gópphần nâng cao hiện đại hóa đất nước phát triển nâng tầm với thế giới Đó là lý do

vì sao nhóm chúng em quyết định chọn đề tài nghiên cứu “ Đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng tại Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương”.

1

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu nghiên cứu chung

Nghiên cứu nhằm mục đích phân tích và đánh giá về các yếu tố cấu thànhvăn phòng tại Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương Từ đó đề xuất ra cáccác giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động hành chính văn phòng để đạtđược hiệu quả và chất lượng cao nhất

2.2 Mục tiêu nghiên cứu cụ thể

Về yếu tố con người: nghiên cứu quá trình làm việc của các cán bộ nhânviên, tình nguyện viên trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ với các cá nhân và cơquan doanh nghiệp có gặp khó khăn gì không Từ đó đề xuất các phương pháp giảiquyết

Về yếu tố trang thiết bị văn phòng : nghiên cứu trang thiết bị để phục vụngười dân, tổ chức được trang bị như thế nào có gặp những khó khăn nào không đểđưa ra các giải pháp khắc phục

Về nguyên tắc thủ tục: tiến hành nghiên cứu các thủ tục hành chính như:thành phần hồ sơ, thời gian giải quyết thủ tục hành chính, quy trình nộp và xử lý hồsơ,lệ phí liên quan, diễn ra như thế nào,sau đó xác định được những ưu điểm vànhược điểm của các nguyên tắc thủ tục, cuối cùng đề xuất các giải pháp thực hiện

Về hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: nghiên cứu các quá trình thu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Các yếu tố cấu thành văn phòng tại Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu ở bộ phận một cửa tại Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương

Về thời gian: từ ngày 15 tháng 9 đến ngày 15 tháng 11 năm 2023

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp:

- Tiến hành tìm hiểu thông tin về Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương quatrang thông tin chính thống của trung tâm, qua các bài báo, tạp chí,

2

- Từ đó tiến hành xử lý, chọn lọc và phân tích các thông tin thu nhập được.

5 Ý nghĩa đề tài:

5.1 Ý nghĩa khoa học

Bên cạnh đó, bài nghiên cứu này còn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảocho các bài nghiên cứu sau này tại trường Đại học Thủ Dầu Một và các bài nghiêncứu khác ở các trường Đại học và Cao đẳng trong và ngoài nước

5.2 Ý nghĩa thực tiễn

Bài nghiên cứu đã đánh giá được thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm về cácyếu tố cấu thành văn phòng: con người, trang thiết bị, thủ tục, nghiệp vụ của Trungtâm hành chính công tỉnh Bình Dương Đồng thời đề xuất các giải pháp để nângcao chất lượng dịch vụ của Trung tâm

6 Kết cấu đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết

Chương 2: Thực trạng,ưu điểm , khuyết điểm, nguyên nhân các yếu tố cấu thành văn phòng tại trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương

B/ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ THUYẾT

1 Tổng quan về văn phòng

1.1 Khái niệm về văn phòng

Văn phòng là bộ máy hoạt động tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, nơithu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vựcdịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,doanh nghiệp, tổ chức

Văn phòng là điểm trung tâm của tổ chức, là nơi thực hiện các hoạt độngkhác nhau của tổ chức kinh doanh Nó được ví như bộ não của một tổ chức, nơi thuthập, ghi chép và phân phối thông tin Ngoài ra, văn phòng được hiểu là trụ sở làmviệc của các cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến đó

để làm việc ví dụ như: Văn phòng uỷ ban nhân dân,

1.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính là chức năng cơ bản

- Chức năng cơ bản:

• Chức năng tiếp nhận và thu thập thông tin: Văn phòng có chức năng chính làthu thập và tiếp nhận thông tin nội bộ và bên ngoài Thông tin nội bộ đượccung cấp từ nhiều phòng ban khác nhau của doanh nghiệp, các nguồn thôngtin bên ngoài đến từ các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, đối tác

• Chức năng phân tích: Thông tin ở dạng thô, chưa qua chỉnh sửa sẽ được văn phòng thu thập, tìm hiểu và nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thông tin.

• Chức năng lưu trữ thông tin: Văn phòng sẽ lưu trữ những thông tin cần thiết,phân loại chúng theo từng tệp riêng biệt nhằm mục đích sử dụng cho tươnglai, tùy vào mức độ cần thiết mà thông tin đó sẽ được lưu lại trong bao lâu

• Chức năng phân phối thông tin: Chức năng của văn phòng bao gồm cả việcphân phối thông tin đến các nhân viên và các phòng ban liên quan Thông tinthu thập, phân tích và nghiên cứu được sẽ được phân phối cho các nhân viên

và phòng ban khác nhau để giúp mọi người lên hoạch định cụ thể và hoànthành kế hoạch hiệu

quả

- Chức năng quản trị:

• Chức năng quản lý: Bao gồm các hoạt động như chỉ đạo, kiểm soát, lập kế hoạch, lãnh đạo.

• Chức năng nhân sự: Là việc tuyển dụng đúng người, đúng công việc Vănphòng có nhiệm vụ xác định những người có kỹ năng, chuyên môn vào làmviệc đúng vị trí của họ Văn phòng sẽ yêu cầu nhân viên nộp hồ sơ sau đólưu giữ để cung cấp những vấn đề liên quan khi có yêu cầu

• Chức năng bảo vệ tài sản: Văn phòng sẽ thống kê, lưu giữ và cập nhật thôngtin khi cần thiết Văn phòng sẽ bảo vệ tài sản, tránh tình trạng mất cắp, hỏahoạn hay cháy nổ Việc bảo hành văn phòng được diễn ra thường xuyên

• Chức năng phát triển hệ thống và quy trình văn phòng: Văn phòng có tráchnhiệm ban hành nội quy văn phòng, xây dựng và phát triển hệ thống cũngnhư văn hóa của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp và

uy tín

1.3 Nhiệm vụ văn phòng:

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp

- Thu thập, xử lý, quản lý và xử dụng thông tin

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của cơ quan, doanh nghiệp

1.4 Các yếu tố cấu thành văn phòng:

- Yếu tố về con người: mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếpliên quan đến yếu tố con người Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyếtđịnh rất lớn đến hiệu quả văn phòng

- Yếu tố hệ thống trang thiết bị: là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng baogồm máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất Với sự phát triểnmạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiệnđại giúp cho văn phòng

thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vimột cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhaumột cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

- Yếu tố hệ thống nguyên tắc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tụcnày là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có vănphòng

- Yếu tố hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính vănphòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đạigiúp cho công

việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quytắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng có vai tròkết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc vănphòng trở nên hài hòa

2 Quản trị hành chính văn phòng:

2.1 Khái niệm hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

2.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng chính:

- Hoạch định công việc hành chính văn phòng

- Tổ chức công việc hành chính

- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng

- Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

- Dịch vụ hành chính văn phòng

2.3 Bố trí văn phòng

* Yêu cầu:

- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động điện tích văn phòng

- Giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc di chuyển giữa các bộ phận của văn phòng

- Tạo môi trường thích hợp công việc của nhân viên, giúp hoàn thành công việc vớinăng suất cao

- Tạo điều kiền thuận lợi nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin

- Tiết kiệm chi phí lắp đặt

- Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động.

2.4 Trang thiết bị văn phòng:

2.4.1 Các thiết bị văn phòng

- Máy tính điện tử: có rất nhiều loại máy tính với tính năng tác dụng khác nhau giúp cho

thư ký và nhân viên văn phòng tính toán số liệu để lập các biểu bảng báo cáo

- Máy photocopy: là loại máy sử dụng để sao chụp tài liệu, văn bản

- Máy in: thực hiên công đoạn in với công nghệ laze đang được phổ biến rộng rãi

- Máy điện thoại: là phương tiên thông tin phổ biến nhất hiện nay

- Máy fax: là loại thiết bị dùng để chuyển bản gốc tài liệu đến nhiều nơi một cách nhanh

2.4.2 Các đồ dùng văn phòng

- Bàn ghế: có nhiều loại bàn ghế dùng cho giám đố, thư ký, nhân viên văn phòng Tùy theo công việc của mỗi người mà bố trí các loại bàn ghế thích hợp với kiểu dáng và chất liệu

- Tủ đựng hồ sơ: là loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu Tùy theo số lượng và đặc tính củatừng loại hồ sơ mà chúng ta sử dụng những loại tủ khác nhau

- Giá đựng tài liệu: nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo thì cần phải trang bị các giá để trưng bày, lưu trữ

- Tủ hoặc mắc áo: dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên văn phòng và khách đến làm việc

- Các đồ vật khác: các đồ vật dụng cho công việc hàng ngày của nhân viên vănphòng rất đa dạng và ngày càng được cải tiến theo hướng bền, đẹp, đa năng, thuậntiện như cặp, kẹp, ghim, bút,…

2.5 Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng

Mỗi cơ quan, doanh nghiệp xây dựng quy chế tổ chức hoạt động Nội dung bao gồm:

• Những quy định chung

• Về lối làm việc và quan hệ công tác

• Quy định về tổ chức và hoạt động từng bộ phận trong văn phòng

• Điều khoản cuối cùng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU ĐIỂM , KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH BÌNH DƯƠNG

1 Giới thiệu về trung tâm hành chính công tỉnh Bình

Dương 1.1 Khái quát về trung tâm hành chính công tỉnh

Bình Dương

Hình 2 1 Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương

(Nguồn: Internet)

- Căn cứ Quyết định số 4288/QĐ-UBND ngày 24/12/2014 của UBND tỉnhBình Dương thí điểm thành lập mô hình Trung tâm Hành chính công và chính thức

đi vào hoạt động từ tháng 02/2015

- Trước ngày 01/3/2019, Trung tâm Hành chính công tỉnh Bình Dương là tổchức hoạt động với cơ chế, vị trí, nhân sự là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội

vụ Từ ngày 01/3/2019 đến nay, Trung tâm Hành chính công tỉnh là đơn vị hànhchính đặc thù trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh theo Quyết định số 301/QĐ-UBND ngày 01/02/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh

- Tòa nhà gồm 2 tháp A và B, sẽ dùng để bố trí chỗ cho gần 60 cơ quan,đoàn thể, đơn vị khối Đảng, đoàn thể chính trị, cơ quan quản lý nhà nước, các sở,ngành và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở, ngành Lối vào trung tâm bề thế,khang trang Toàn bộ khu tầng trệt ở 2 tòa nhà (rộng 4.000 m2 ) gồm 7 cụm chứcnăng, dành cho các bộ phận tiếp nhận

9

hồ sơ, trả kết quả theo cơ chế một cửa, liên thông hiện đại, thân thiện với người dân, giúp nhân dân và tổ chức thuận lợi khi đến giải quyết công việc.

- Địa chỉ: đường Lê Lợi, phường, Hòa Phú, Thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình

Tầng 3 - Sở Nông nghiệp và Phát triển

- Viện Quy hoạch và Phát triển

đô

Việt Nam - SingaporeTầng 4 - Sở Kế hoạch - Đầu tư

Tầng 5 - Ban Quản lý các Khu Công - Thanh tra tỉnh

Tầng 8 - Sở Công Thương - Tỉnh đoàn

- Hội Sinh viên

- Hội Liên hiệp Thanh niên

Tầng 9 - Sở Tài nguyên - Môi trường

Tầng 10 - Sở Giáo dục và Đào tạo

Tầng 11 - Sở Khoa học - Công nghệ

Tầng 12 - Sở Giao thông - Vận tải

Tầng 13 - Sở Văn hóa, Thể thao và Du

lịch

Tầng 14

- Sở Thông tin và Truyền

thông

10

Tầng 15 - Sở Tư pháp

- Văn phòng Đại biểu Quốc hội

và

- Sở Y tế Hội đồng Nhân dân tỉnh

Tầng 16 - Ủy ban Nhân dân tỉnh

- Văn phòng Ủy ban nhân dân

tỉnh

- Quỹ Đầu tư và Phát triển Bình

Dương

Tầng 18 - Sở Nội vụ - Ban Tổ chức Tỉnh ủy

Tầng 19 - Sở Ngoại vụ - Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy

- Ban Dân vận Tỉnh ủy

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm hành chính tình công tỉnh Bình Dương Trung tâm hành chính công tỉnh Bình Dương có các chức năng và nhiệm

- Công bố, niêm yết công khai, hướng dẫn thủ tục, quy trình giải quyết thủ tục hành chính, mức thu phí, lệ phí (nếu có).

- Điều hòa, phối hợp, theo dõi, giám sát, đôn đốc các bộ phận một cửa của các sở ngành, đảm bảo tiến độ và thời hạn giải quyết theo quy định

- Trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ đối với một số thủ tục hành chính sau khi thống nhất với các sở ngành có liên quan

- Thu thập, lấy ý kiến của tổ chức và công dân về sự hài lòng trong giải quyết thủ tục hành chính tại khu một cửa

- Đề xuất các giải pháp đổi mới, cải tiến, nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính tại khu một cửa

- Phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho công chức, viên chức làm việc tại khu một cửa

- Quản lý thời gian, lề lối làm việc, thái độ ứng xử và việc thực hiện nhiệm

vụ của công chức làm việc tại khu một cửa