Phân tích, Đánh giá hiệu quả tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại công ty cổ phần vận tải quốc tế hoàng long

Đề tài này được lựa chọn nhằm tìmhiểu về tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Hoàng Long và đónggóp vào việc nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ của công ty.. Công ty Cổ phần Vận

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP VÀ NĂNG LƯỢNG -*** -

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆPTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ HOÀNG LONG

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ

HOÀNG LONG Giáo viên hướng dẫn: Mai Sỹ Thanh

Sinh viên thực hiện: Đỗ Duy Khánh

Lớp: D14LOGISTICS1

Mã sinh viên: 19810230048

Khóa: 2019-2024

Giáo viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:

Lớp:

Hà Nội …./….

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ………2

LỜI MỞ ĐẦU………3

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ HOÀNG LONG……….4

1.1 Giới thiệu chung……….4

1.2 Cơ cầu tổ chức công ty……… 5

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp……….6

1.4 Kết luận chương I……… 9

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI QUỐC TẾ HOÀNG LONG……… 10

2.1 Thực trạng hoạt động kinh doanh tại công ty Hoàng Long 10

2.2 Quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty Hoàng Long ………… ………12

2.3 Phân tích và đánh giá hoạt động quy trình giao nhận hàng hóa tại công ty Hoàng Long……… 29

2.4 Kết luận chương II……… 31

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ……….32

3.1 Đề xuất giải pháp cho công ty Hoàng Long………32

Kết Luận……… 33

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ

Hình 1.1.1: Logo công ry Cổ phần Vận tải Quốc tế Hoàng Long

Sơ đồ 1.2.1: Sơ đồ cơ cấu, tổ chức công ty Hoàng Long

Bảng 2.1.1: Hoạt động kinh doanh của công ty Hoàng Long giai đoạn tháng 2 năm

2023 đến tháng 9 năm 2023

Hình 2.1.1: Biều đồ kinh doanh công ty Hoàng Long giai đoạn tháng 2 năm 2023 đến tháng 9 năm 2023

Hình 2.2.1: Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

Hình 2.2.2: Giấy chứng nhận kiểm định xe mooc

Hình 2.2.3: Giấy chứng nhận kiểm định đầu xe kéo

Hình 2.2.4: Giấy chứng nhận đăng ký xe kéo

Hình 2.2.5: Giấy chứng nhận đăng ký xe mooc

Hình 2.2.6: Hợp đồng thuê xe

Hình 2.2.7: Hợp đồng thuê lái xe

Hình 2.2.8: Chứng từ xác nhận giao nhận hàng hóa

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một thị trường kinh doanh ngày càng phát triển, việc vậnchuyển và giao nhận hàng hóa là một phần quan trọng đối với hoạt độngkinh doanh của các công ty Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tế HoàngLong là một trong những doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển vàgiao nhận hàng hóa tại Việt Nam Đề tài này được lựa chọn nhằm tìmhiểu về tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Hoàng Long và đónggóp vào việc nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ của công ty

Lý do chọn đề tài này bắt nguồn từ sự nhận thức về tầm quan trọngcủa hoạt động giao nhận hàng hóa trong lĩnh vực vận tải, đặc biệt làtrong bối cảnh thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sựlinh hoạt, chính xác và hiệu quả Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tếHoàng Long đã chứng tỏ sự đáng tin cậy và chất lượng dịch vụ của mình.Tuy nhiên, nhằm duy trì và nâng cao sự cạnh tranh trong lĩnh vực này,việc tối ưu hóa tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng hóa là rất cần thiết

Mục tiêu của báo cáo này là tìm hiểu, phân tích và đánh giá tổ chứcnghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại Công ty Cổ phần Vận tải Quốc tếHoàng Long Em đã tiến hành nghiên cứu chi tiết về quy trình, phươngpháp và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động giao nhận hànghóa tại công ty Bằng việc đánh giá hiện trạng và những thách thức hiệnđang tồn tại, em cũng đề xuất một số giải pháp và cải tiến nhằm nâng caoquy trình giao nhận hàng hóa và tăng cường sự hài lòng của khách hàng

Từ đó, em hy vọng mang lại những thông tin và kiến thức hữu ích cho sựphát triển của công ty

CHƯƠNG I: Giới thiệu về công ty cổ phần vận tải quốc tế Hoàng Long

1.1 Giới thiệu chung

Công ty cổ phần vận tải Quốc tế Hoàng Long là công ty kết nối vàhình thành mạng lưới Logistics trong nước, đặc biệt trân trọng nhất tớiquý khách hàng Công ty luôn cố gắng đem đến chất lượng dịch vụ tốtnhất gửi đến khách hàng Minh chứng cho điều đó, công ty đã trở thànhhội viên của hiệu hội Logistics HN – hiện công ty là thành viên của Banchấp hành hiệp hội Công ty hiện đang hoàn thiện và phát triển dịch vụvận tải nội địa đa phương thức

Thông tin công ty:

- Tên công ty tiếng việt: Công ty Cổ phần Vận Tải Quốc Tế Hoàng Long

- Tên công ty tiếng anh: Hoang Long International Transport Joint StockCompany

- Tên công ty viết tắt: Hoang Long Intertran, JSC

- Loại hình: Công ty Cổ phần

- Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà F, ngõ 28, đường Xuân La, P Xuân La,

Q Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam

1.2 Cơ cấu, tổ chức công ty:

TRƯỞNG PHÒNGMARKETING

PHÓ PHÒNGMARKETING

TRƯỞNG PHÒNGKINH DOANH

PHÓ PHÒNGKINH DOANH

BỘPHẬNKINHDOANHNỘIĐỊA

BỘPHẬNKINHDOANHQUỐCTẾ

VỊ TRÍTHỰC TẬP

Sơ đồ 1.2.1 Sơ đồ cơ cấu, tổ chức công ty Hoàng Long

1.3 Chức năng phòng ban:

1.3.1 Tổng giám đốc:

Trong công ty, tổng giám đốc sẽ có những trách nhiệm:

 Đưa ra quyết định chiến lược, định hướng phát triển và đảm bảorằng các mục tiêu và kế hoạch của công ty được thực hiện

 Tổ chức và quản lý các phòng ban và đội ngũ nhân viên Đảm bảocông ty có đủ tài nguyên và khả năng để thực hiện các hoạt độngkinh doanh và đạt được kết quả cao

 Giám sát hoạt động kinh doanh của công ty, theo dõi hiệu suất tàichính, quản lý rủi ro, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và chịutrách nhiệm với thành tích, kết quả của công ty

 Xây dựng và duy trì mỗi quan hệ với các đối tác, cổ đông, kháchhàng, cơ quan quản lý và cộng đồng Tổng giám đốc là đại diện chocông ty trong các cuộc họp, sự kiện và giao dịch quan trọng

 Tuyển dụng và phát triển đội ngũ nhâ n viên Xác định nhu cầunhân sự, tạo ra môi trường làm việc tích cực, đảm bảo rằng nhânviên được phát triển và đóng góp tối đa cho công ty

 Đảm bảo sự quản lý hiệu quả về tài chính, kiểm soát nguồn lực vàtài sản, đảm bảo rằng công ty duy trì sự ổn định tài chính

 Định hình văn hóa giá trị, đảm bảo rằng công ty hoạt động theo cácnguyên tắc đạo đức và tuân thủ các quy tắc và chuẩn mực cao nhất.Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ hoạt động vàthành công của công ty, là người quản lý điều hành cấp cao nhất trong tổchức đồng thời là người đưa ra quyết định cuối cùng cho công ty

1.3.2 Phòng kế toán

Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính vàcung cấp thông tin tài chính cho công ty:

 Ghi nhận và xử lý giao dịnh tài chính của công ty

 Chuẩn bị báo cáo tài chính bao gồm báo cá o lợ i nhuận và lỗ, báocáo tài sản và nợ, báo cáo dòng tiền và báo cáo biến động vốn.Những báo cáo này cung cấp thông tin quan trọng về tình hình tàichính và hiệu suất kinh doanh của công ty

 Quản lý hạch toá n và sổ sách của công ty, đảm bảo rằng các giaodịch được hạch toán chính xác

 Chịu trách nhiệm đảm bảo rằng công ty tuân thủ các quy định thuế.Thực hiện tính toán, khai thuế và nộp các khoản thuế đúng hạn,đồng thời xây dựng và duy trì hồ sơ thuế

 Kiểm tra và phân tích số liệu tài chính nhằm đánh giá hiệu suấtkinh doanh, phân tích biến động tài chính và đưa ra dự báo tàichính.

 Quản lý nguồn lực tài chính của công ty, bao gồm quản lý tiền mặt,quản lý tài sản cố dịnh, quản lý tín dụng và quản lý vốn Đảm bảorằng công ty sử dụng tài nguyên tài chính hiệu quả và tối ưu hóaquản lý rủi ro tài chính

1.3.3 Phòng marketing

Phòng marketing sẽ phụ trách, đảm nhiệm các chức năng:

 Nghiên cứu và phân tích thị trường để hiểu về như cầu, mongmuốn, hành vi của khách hàng

 Xác định mục tiêu và định vị dịch vụ của công ty

 Xác định phương pháp, chiến lược tiếp thị, kênh phân phối, quảncáo để tang cường giá trị cho dịch vụ

 Thiết kế, triển khai các chiế n dịch quảng cáo, xây dựng mối quan

hệ với các phương tiện truyền thông, dối tác

1.3.4 Phòng hành chính – nhân sự:

 Quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự trong công ty

 Đào tạo và phát triển nhân viên

 Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên Đảm bảo rằng nhânviên được đánh giá công bằng và xây dựng kế hoạch phát triểncác nhân để nâng cao hiệu xuất làm việc

 Xây dựng và duy trì văn hóa tổ c hức, quy trình cốt lõi trongcông ty

 Quản lý hệ thống thông tin nhân sự, bao gồm các hệ thống vàcông cụ hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, lịch làm viêc, tiềnlương, phúc lợi và các thông tin liên quan đến nhân sự Đảm bảotính chính xác và bảo mật của thông tin nhân sự trong công ty.Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản

lý và phát triển nguồn nhân lực của công ty Đảm bảo công ty có đủ nhânlực chất lượng, tạo điều kiện làm việc, đáp ứng nhu cầu của nhân viên vàđóng góp vào sự phát triển và thành công của công ty

 Quản lý quan hệ với khách hàng hiện tại và tiềm năng Tìm kiếm

cơ hội kinh doanh mới, tiếp xúc với khách hàng nhắm giải đáp thắcmắc, cúng cấp thông tin về dịch vụ và tạo dựng mối quan hệ lâu dàivới khách hàng để tăng cường doanh số

 Xây dựng chiến lược tiếp thị, triển khai chiến dịch quảng cáo, tưvấn và đề xuất giải pháp cho khách hàng, đàm phán hợp đồng vàquản lý quy trình dịch vụ

 Xây dựng mạng lưới đối tác, quản lý hợp đồng phân phối, đảm bảoviệc cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đúng yêu cầu

 Đánh giá kết quả, theo dõi doanh số, lời nhuận và điều chỉnh chiếnlược kinh doanh để tối ưu hóa

Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm cơ hộikinh doanh, tăng doanh số và xây dựng mối quan hệ với khách hàng Làcầu nối giữa công ty và thị trường khách hàng, đảm bảo dịch vụ của tổchức được tiếp cận và tiếp thị hiệu quả, từ đó đóng góp vào sự phát triển

và thành công của tổ chức

1.4 Kết luận chương I

Tuy chỉ mới thành lập vào đầu năm 2023, công ty cổ phần vận tảiquốc tế Hoàng Long đã không ngừng phấn đấu, hoàn thiện cơ chế quản lýkinh doanh của mình Công ty đã vượt qua những giai đoạn khó khan vàtrở thành thành viên của Ban chấp hành hiệp hội Logistics Hà Nội Công

ty luôn tạo điệu kiện cho cán bộ, nhân viên có cơ hội phát triển, nângcao trình độ chuyên môn, phát huy được tối đa vai trò của bản than trongcông ty

Hiện nay công ty đang trên đà phát triển và mở rộng Cơ sở vậtchất của công ty mới được cải thiện rõ rệt, nhân sự được đào tạo thườngxuyên qua các chương trình do công ty tổ chức Đây là cơ hội tốt dànhcho những sinh viên thực tập như em có thể tiếp cận, học hỏi thêm vềngành nghề logistics cũng như rèn luyện thêm những kỹ năng cần thiếtcho sự phát triển của bản thân

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CUNG ỨNG DỊCH VỤ LOGISTICS

2.1 Thực trạng hoạt động kinh doanh tại công ty Hoàng Long

Bảng 2.1.1: Hoạt động kinh doanh của công ty Hoàng Longgiai đoạn tháng 2 năm 2023 đến tháng 9 năm 2023

(Đơn vị: triệu đồng)

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận sau thế

2.2 Quy trình tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa tại công ty cố phần vận tải quốc tế Hoàng Long

Hình 2.2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

Tìm kiếm

khách hàng

Báo giá và kíkết hợp đồngvới khách hàng

Xác nhận thôngtin, yêu cầu của

lô hàng

Tìm kiếm tài xế,phương tiện phùhợp

Kiểm tra thôngtin, chứng từcủa tài xế và xe

Báo giá và kí

kết hợp đồng

với tài xế

Gửi thông tin

của lô hàng cho

tài xế

Tài xế nhận lôhàng tại điểmnhận

Kiểm tra hàngđóng lên xe, xácnhận với chủ hàng

Cho xe chạy,theo dõi và hỗtrợ tài xế

Tài xế trả lôhàng tại điểmtrả

Kiểm tra hàng gỡ

xuống xe, xác

nhận với chủ hàng

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Công ty Hoàng Long là một doanh nghiệp đang hoạt động tronglĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics Nhằm mở rộng thị trường và tăngcường sự hiện diện trực tuyến, công ty đã quyết định tìm kiếm kháchhàng trên mạng xã hội như Facebook Việc tìm kiếm khách hàng trênmạng xã hội đã trở thành một phương pháp hiệu quả để tiếp cận đốitượng khách hàng tiềm năng Ngoài ra, công ty còn tham gia vào nhữngnhóm chat Zalo của những chủ hàng để tiếp cận nhanh hơn với nguồnhàng hóa

Công ty Hoàng Long đã nhận thấy tiềm năng của việc sử dụng mạng xãhội để quảng bá sản phẩm, tương tác với khách hàng và xây dựng mốiquan hệ khách hàng bền vững

Bước 2: Báo giá và ký kết hợp đồng với khách hàng

Công ty Hoàng Long luôn đặt sự tận tâm và chuyên nghiệp lênhàng đầu khi tiến hành quy trình báo giá và ký kết hợp đồng với kháchhàng Dưới đây là một miêu tả về quá trình này:

- Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ Logistics của công tyHoàng Long, khách hàng có thể liên hệ trực tiếp thông qua các kênh liênlạc như điện thoại, email hoặc mạng xã hội Công ty sẽ tạo điều kiệnthuận lợi để khách hàng cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu của họ đểbắt đầu quá trình báo giá

- Dựa trên thông tin nhận được từ khách hàng, công ty Hoàng Long sẽtiến hành đánh giá và lập báo giá cho dịch vụ Logistics tương ứng Báogiá sẽ bao gồm các mục tiêu, phạm vi công việc, dự kiến thời gian, chiphí và các điều khoản và điều kiện cụ thể

- Sau khi công ty Hoàng Long hoàn tất quá trình báo giá, báo giá sẽ đượcgửi đến khách hàng để xem xét Khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnhhoặc thảo luận về báo giá nếu cần thiết để đảm bảo sự đồng ý và hiểu rõ

về các điều khoản và điều kiện

- Quá trình ký kết hợp đồng có thể được thực hiện điện tử hoặc bằng việcgặp gỡ trực tiếp tại văn phòng công ty Công ty Hoàng Long cam kếtcung cấp hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình

ký kết hợp đồng để đảm bảo sự hiểu rõ và sự hài lòng từ phía kháchhàng

- Trong trường khách hàng không đồng ý với báo giá và điều khoảnđưuọc thỏa thuận, công ty Hoàng Long sẽ tiến hành lưu thông tin kháchhàng để có thể hợp tác trong những lần sau

Qua quá trình báo giá và ký kết hợp đồng, công ty Hoàng Long mongmuốn xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài và tin cậy với khách hàng.Công ty cam kết thực hiện các dịch vụ Logistics theo các điều khoản vàcam kết trong hợp đồng để đáp ứng và vượt qua sự kỳ vọng của kháchhàng

Bước 3: Xác nhận thông tin, yêu cầu của lô hàng

Việc xác nhận thông tin và yêu cầu của lô hàng là một bước quantrọng trong quá trình vận chuyển của công ty Hoàng Long Dưới đây làmột miêu tả về quá trình này:

- Sau khi khách hàng đã ký kết hợp đồng với công ty Hoàng Long, công

ty sẽ tiến hành quá trình xác nhận thông tin và yêu cầu của lô hàng Mụcđích chính là đảm bảo rằng thông tin về lô hàng được cung cấp chính xác

và đầy đủ, từ đó giúp công ty xác định và triển khai các biện pháp vậnchuyển phù hợp

- Công ty Hoàng Long sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để xác nhậnthông tin về lô hàng Quá trình này có thể thông qua cuộc gọi điện thoại,trao đổi email hoặc các hình thức liên lạc khác Trong quá trình xácnhận, công ty sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp các thông tin chi tiết nhưđịa chỉ lấy hàng, địa chỉ giao hàng, trọng lượng, kích thước, tính chấtcủa hàng hóa và các yêu cầu đặc biệt khác

- Công ty Hoàng Long cũng sẽ thảo luận và đánh giá các yêu cầu củakhách hàng Điều này có thể bao gồm các yêu cầu đặc biệt về bảo quảnhàng hóa, phương tiện vận chuyển, bảo hiểm và các dịch vụ liên quankhác Qua việc thảo luận và đánh giá, công ty sẽ đưa ra các giải pháp và

- Sau khi xác nhận thông tin và yêu cầu của lô hàng, công ty Hoàng Long

sẽ tiến hành lập kế hoạch và triển khai quá trình vận chuyển Các thôngtin và yêu cầu được xác nhận sẽ được ghi lại và sử dụng làm căn cứ chocác hoạt động vận chuyển, từ việc chọn phương tiện, quản lý lịch trình,đóng gói, lưu trữ đến quá trình giao nhận hàng hóa

Việc xác nhận thông tin và yêu cầu của lô hàng không chỉ giúp đảmbảo sự chính xác và hiệu quả trong quá trình vận chuyển, mà còn tạo sựtin tưởng và sự hài lòng từ phía khách hàng Công ty Hoàng Long camkết thực hiện các yêu cầu và cam kết được xác nhận và cung cấp dịch vụvận chuyển chất lượng, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng

Bước 4: Tìm tài vế, phương tiện phù hợp

Công ty Hoàng Long có mạng lưới rộng rãi và đối tác tin cậy trongviệc tìm kiếm và thuê tài xế có kinh nghiệm Công ty sẽ tìm kiếm các tài

xế có bằng lái xe hợp pháp, hiểu rõ quy tắc và quy định giao thông, và có

kỹ năng vận hành phương tiện vận chuyển hàng hóa

- Khi tìm kiếm tài xế, công ty Hoàng Long đặt sự quan tâm đến sự tincậy, trách nhiệm và thái độ chuyên nghiệp Các tài xế được lựa chọn phải

có khả năng làm việc độc lập và xử lý các tình huống khẩn cấp một cáchhiệu quả Đồng thời, công ty cũng đảm bảo rằng tài xế có sức khỏe tốt vàtuân thủ các quy định về an toàn lao động

- Đối với việc lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp, công ty HoàngLong xem xét các yêu cầu cụ thể của lô hàng và lựa chọn phương tiệnphù hợp với tính chất và quy mô của hàng hóa Công ty sẽ xem xét trọnglượng, kích thước, đặc điểm đặc biệt và yêu cầu bảo quản của hàng hóa

để chọn phương tiện vận chuyển thích hợp như xe tải, container, hayphương tiện đặc biệt khác

- Công ty cũng đảm bảo rằng phương tiện vận chuyển được bảo trì định

kỳ và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và môi trường Các phương tiện sẽđược kiểm tra trước khi vận chuyển để đảm bảo tính hoạt động và an