Thực hiện chức năng lập kế hoạch trong tổ chức

Không có kế hoạch tốt, một tổ chức công không thể xác định mục tiêu mà mình muốn đạt được và cách thức mà tổ chức công cần làm để đạt tới mục tiêu.. Lập kế hoạch luôn gắn liền với việc l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

BÀI LUẬN GIỮA HỌC PHẦN

KHOA HỌC QUẢN LÝ

TÊN ĐỀ TÀI

THỰC HIỆN CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH TRONG TỔ

CHỨC

Họ và tên sinh viên thực hiện : Lê Quốc Nam

Tên lớp và Mã số sinh viên : D22LUAT02-2223801010614

BÌNH DƯƠNG, 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ

PHIẾU CHẤM ĐIỂM TIỂU LUẬN Tên học phần: Khoa học quản lý (3+0)

Học kỳ: III Năm học: 2022 – 2023 Lớp……

D22LUAT02………

Họ tên sinh viên: Lê Quốc Nam MSSV 2223801010614

Mức

điểm

Thể thức trình bày,

cách hành văn và tài

liệu tham khảo

Khả năng phân tích

Tư duy phản biện Mức độ hiểu biết về lý

thuyết

Chỉ báo đầu ra

80-100

Thể thức trình bày

đúng quy định.

Hành văn theo văn

phong khoa học.

Tài liệu tham khảo

cập nhật và tất cả

được trình bày

đúng quy định Tài

liệu tham khảo có

mở rộng sang

những tài liệu có

giá trị khoa học

ngoài những tài

liệu học trên lớp.

Nội dung báo cáo thể hiện mức độ phân tích sâu sắc.

Bài làm thể hiện được những suy nghiệm Trình bày và phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau Bài làm đưa ra những nhận định độc lập được phân tích dựa trên cơ

sở thuyết, những căn cứ từ thực tiện.

Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc về các khái niệm và những vấn đề lý thuyết Sinh viên thể hiện sự hiểu biết đó một cách

có tư duy biện luận.

CELO1.1 CELO1.2 CELO2.1 CELO2.2 CELO3.1 CELO4.1 CELO4.2 CELO5.1 CELO6.1

70-79 Biết cách trình bày

theo thể thức và

chỉ một số ít chỗ

chưa phù hợp Biết

cách diễn đạt theo

văn phong khoa

học Biết cách

trích dẫn tài liệu

tham khảo, chỉ sai

sót một số chỗ

nhưng không đáng

kể.

Biết các phân tích vấn đề, tuy nhiên còn một

số chỗ chưa thể hiện được điều này và một số chỗ chép lại nguyên vẹn quy định.

Có một số nơi sinh viên có suy nghĩ riêng biệt,

có phán đoán và nhận định độc lập Một số chỗ

có chứng cứ là

lý thuyết và/hoặc dẫn chứng rõ ràng.

Thể hiện sự hiểu biết sâu sắc ty về các khái niệm và những vấn đề lý thuyết nhưng thể hiện đơn thuần theo mô tả lại, thiếu phân tích.

50-69 Có nhiều sai sót Chưa thể hiện Chưa có nhận Sinh viên nắm

trong thể thức

trình bày Có nhiều

sai sót trong cách

hành văn Diễn đạt

lủng củng, sai ngữ

pháp và không

đúng văn phong

khoa học Rất

nhiều lỗi về trích

dẫn, trích dẫn lạc

hậu.

được khả năng phân tích của sinh viên Phần lớn là chép từ các quy định

có sẵn Biết tổng hợp, phân tích từ quy định có sẵn, nhưng lúng túng và sơ sài.

định độc lập.

Một số chỗ dù

có đưa ra nhận định độc lập nhưng chưa có biện luận bởi chứng cứ và dẫn chứng rõ ràng.

được một số khái niệm, tuy nhiên các vấn đề lý thuyết liên quan chưa được thể hiện một cách sâu sắc Nhiều chỗ còn sai lệch.

0-49 Không tuân thủ

quy định về thể

thức báo cáo thực

tập Không biết

diễn đạt theo văn

phong khoa học.

Không có trích dẫn

hoặc trích dẫn

hoàn toàn không

theo quy định, lạc

hậu.

Không có phân tích, không có tổng hợp và chỉ sao chép lại từ những văn bản

có sẵn.

Không có nhận định riêng

Sinh viên nắm được một số khái niệm, tuy nhiên các vấn đề lý thuyết liên quan chưa được thể hiện một cách sâu sắc Phần lớn kiến thức lý thuyết đều

có sai sót

Cán bộ chấm 1 Cán bộ chấm

1 Đặt vấn đề

Trong môi trường năng động, nhu cầu phát triển không ngừng là cơ hội và là sợi dây sinh tồn Sự phát triển của mọi tổ chức là một quá trình mang tính chu kỳ hoặc tuần hoàn Mọi giai đoạn phát triển đều liên quan đến các hành động tạo dựng tương lai của tổ chức và lập kế hoạch Lập kế hoạch là một trong những chức năng cơ bản nhất, phổ biến nhất của quản lý công Chức năng này tồn tại và bắt buộc phải tồn tại trong mọi tổ chức công dù đó là các tổ chức sản xuất kinh doanh hay các doanh nghiệp, các công ty xuyên quốc gia Đó cũng là chức năng của mọi

tổ chức, không phân biệt tổ chức đó hoạt động trong nền kinh tế thị trường, nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hay tư bản chủ nghĩa

Lập kế hoạch là một trong những công việc khó khăn nhất, phức tạp nhất và cũng là nơi thể hiện cao nhất năng lực của các nhà quản lý công Chức năng lập kế hoạch đòi hỏi vận dụng nhiều loại kiến thức khác nhau về chính trị, kinh tế, xã hội cũng như một số kỹ năng về lập kế hoạch Trong chức năng lập kế hoạch, phân tích và dự báo là những kiến thức không thể thiếu được của các nhà quản lý công

Trong hoạt động quản lý công, việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng Không có kế hoạch tốt, một tổ chức công không thể xác định mục tiêu mà mình muốn đạt được và cách thức mà tổ chức công cần làm để đạt tới mục tiêu Lập kế hoạch luôn gắn liền với việc lựa chọn phương hướng hành động để đạt tới mục tiêu của bất kỳ tổ chức nào Lập kế hoạch không chỉ là chức năng cơ bản của các nhà quản lý công ở mọi cấp

độ mà nó còn liên quan tới tất cả các chức năng còn lại của quá trình quản

lý Những chức năng khác, như chức năng thiết kế tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra đều phải dựa trên nền tảng của các kế hoạch đã được vạch

ra từ trước Như vậy, chức năng lập kế hoạch bao giờ cũng phải được thực hiện trước khi thực hiện các chức năng khác Đây là lý do tại sao lập

kế hoạch được kết nối với sự phát triển của một tổ chức (Tạp chí Khoa học quản lý cao cấp Vol 2, số 3, tháng 9 năm 2014)

2 Cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch trong tổ chức

2.1 Khái niệm lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một hoạt động có ý thức, mang tính định hướng toàn bộ các hoạt động của con người Trong tổ chức thì lập kế hoạch được xem là chức năng cơ bản và quan trọng nhất trong các chức năng quản lý

Lập kế hoạch là một tiến trình xác định mong muốn của tổ chức là

gì và có thể đạt được mong muốn đó như thế nào Hay nói cách khác, lập

kế hoạch là một quá trình xác định xem phải làm cái gì, làm như thế nào,

ai làm, làm khi nào, làm ở đâu, cần những điều kiện gì để đạt những mục tiêu nhất định

Kỹ năng lập kế hoạch chính là khả năng suy nghĩ và quản lý thành công các hoạt động, với sự trợ giúp của các nguồn lực sẵn có nể đạt được các mục tiêu cụ thể được gọi là kỹ năng lập kế hoạch của một người Về

cơ bản, lập kế hoạch sẽ là một lộ trình hướng dẫn chúng ta cách hoàn thành một nhiệm vụ trước khi tiến hành bắt đầu nó Nói một cách đơn giản, các kỹ năng sẽ cho phép bạn quản lý bản thân, đồng nghiệp, các nguồn lực sẵn có bao gồm thời gian và các điều kiện xung quanh để đạt được mục tiêu mong muốn, nó được gọi là kỹ năng lập kế hoạch Cho dù đang thực hiện một dự án nhỏ hay điều hành một doanh nghiệp, thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp chúng ta nhìn về phía trước, tập trung vào mục tiêu cụ thể cần đạt được và quyết định những bước cần thiết để có thể hoàn thành công việc (Unica, 2023)

2.2 Mục đích của lập việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch giúp định hướng cho người quản lý cũng như nhân viên trong tổ chức Khi nhân viên biết được tổ chức sẽ đi về đâu và họ sẽ phải làm những gì để đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu, họ có thể điều phối công việc của mình, hợp tác với nhau và thực hiện những công việc cần thiết Nếu như các bộ phận không liên kết, làm những mục đích khác nhau sẽ khiến cho kế hoạch không đạt được mục tiêu một cách năng suất và hiệu quả nhất

Lập kế hoạch giúp giảm thiểu những trùng lặp và lãng phí Khi các hoạt động công việc được điều phối, thời gian và các nguồn lực không cần thiết cũng như sự trùng lặp giữa các bộ phận được giảm tối đa Hơn nữa, khi các phương thức thực hiện và kết quả được làm rõ, những bất hợp lý sẽ dễ bị nhận thấy và có thể khắc phục và loại bỏ (tailieu.tv)

3 Vận dụng lý thuyết về lập kế hoạch trong tổ chức

3.1 Các loại hình kế hoạch

Tùy theo các tiêu chí mà ta có thể phân loại theo các cách khác nhau Dựa theo tiêu chí thời gian thực hiện kế hoạch:

Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện dài hơn 5 năm Bao gồm những mục tiêu lâu dài, tổng quát, những chỉ tiêu cơ bản, những lĩnh vực và hoạt động cần thiết phải ưu tiên

Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch thực hiện trong thời gian từ 1 đến 5 năm

có tính chất thực hành duy trì tính cất cân đối và các nguồn lực hoạt động của tổ chức

Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch thực hiện dưới 1 năm, thể hiện các mục tiêu cụ thể và hành động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả một cách nhanh hơn

3.2 Vai trò của lập kế hoạch

Kế hoạch có vai trò quan trọng đối với sự hoạt động của tổ chức:

- Có chức năng định hướng, liên kết, thống nhất mọi hành động trong hệ thống quản lý

- Là căn cứ để thực hiện các mục tiêu quản lý

- Là căn cứ quan trọng đảm bảo tính đồng bộ, liên tục và hệ thống của tất

cả các công cụ quản lý

- Tạo cơ sở phân bổ và sử dụng tốt nhất các nguồn lực hiện có

- Là thước đo hiệu quả của hoạt động quản lý

Việc lập kế hoạch là nhịp cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, tức là vạch ra con đường cụ thể từ hiện tại đến tương lai, xác định tương lai cần đạt được cái gì và sẽ đạt được cái gì Từ các sự kiện trong quá khứ và hiện tại, người ta sẽ dự đoán và lập ra các kế hoạch cho tương lai Nó giúp các nhà quản lý có thể chỉ ra được những định hướng cần thiết cho sự hoạt động của tổ chức trong tương lai (Phi, 2022)

Các kế hoạch là cơ sở thực hiện chức năng kiểm soát Lập kế hoạch xây dựng các mục tiêu và các tiêu chuẩn được sử dụng trong quá trình kiểm tra Hoạt động kiểm soát của cấp trên với cấp dưới thực chất là hoạt động xem xét, đánh giá xem các nhân viên của mình có tuân thủ theo các quy tắc, quy định đã được đưa ra từ trước hay không, mức độ kết quả đạt được là ở mức nào Vậy nên, bản kế hoạch được xem là tiêu chí, tấm gương để đối chiếu kết quả của nhân viên làm được trên thực tế so với sự chỉ đạo và phân công của cấp trên

Lập kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực cho tổ chức

Kế hoạch sẽ góp phần vào tối thiểu hoá chi phí về nguồn lực vì nó chú trọng vào hiệu quả của hoạt động và sự phù hợp Khi lập kế hoạch, nhà quản lý đã xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu Mặt khác, các kế hoạch có thể biến các hoạt động không được phối hợp thành những nỗ lực có định hướng chung, đảm bảo cho các hoạt động diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, cân đối; khắc phục tình trạng không ăn khớp, chồng chéo, bất hợp lý gây tốn kém, lãng phí nguồn lực của cơ quan, xã hội Ngoài ra, do lập kế hoạch tốt giúp tổ chức ứng phó với sự bất định của môi trường vì vậy giảm thiểu rủi ro, giúp tổ chức tiết kiệm được các nguồn lực

Nhờ có kế hoạch một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể Khi mỗi người trong tập thể cùng hành động và biết được thành quả mà mình sẽ đạt được nếu như hoàn thành mục tiêu Và hơn thế, khi thực hiện những công việc đã được chuẩn bị cẩn thận, khoa học, chu đáo

từ trước người ta sẽ cảm thấy suôn sẻ, tinh thần làm việc thoải mái, hăng hái và mọi người gắn bó với nhau hơn

3.3 Các nguyên tắc lập kế hoạch

a Nguyên tắc khách quan

Nguyên tắc này đòi hỏi các kế hoạch được xây dựng phải dựa trên những căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù hợp với điều kiện; tránh chủ quan, duy ý chí, tạo ra những kế hoạch viển vông, không thực hiện được

b Nguyên tắc cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi khi xây dựng kế hoạch phải đảm bảo sự cân đối giữa các thành phần của một kế hoạch như: cân đối giữa mục tiêu

và nguồn lực; biện pháp với nguồn lực; phương tiện với con người… để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí nguồn lực

c Nguyên tắc mục tiêu

Nguyên tắc này đòi hỏi, mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng các nỗ lực của các cá nhân, bộ phận, đơn vị vào việc hoàn thành mục tiêu chung

d Nguyên tắc phù hợp

Nguyên tắc này đòi hỏi khi xây dựng các kế hoạch khác nhau phải tính toán sao cho chúng thích hợp về thời gian và ăn khớp với nhau, tránh tính trạng chồng chéo giữa các kế hoạch khi thực hiện

e Nguyên tắc linh hoạt

Nguyên tắc này đòi hỏi các kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh Tức kế hoạch có khả năng điều chỉnh được cho phù hợp với điều kiện cụ thể

3.4 Quy trình lập kế hoạch

Đặt vấn đề: Nhận định khái quát tình hình làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch Nêu rõ hoàn cảnh, tình hình cơ quan và những kỹ năng của chủ thể thực hiện

Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nhiệm vụ, mục tiêu, biện pháp thực hiện;

Dự kiến các khả năng rủi ro, những khó khăn, cản trở cần chủ động đề phòng; Những thuận lợi cần tận dụng; những biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện; Kế hoạch phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình đơn

vị, được lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác, có sức thuyết phục Một quy trình chung được xác định cho quá trình lập kế hoạch bao gồm các bước:

a Thu thập thông tin, phân tích thực trạng

Thông tin là những dữ liệu mô tả về các yếu tố liên quan đến tổ chức Thông tin có thể mô tả các vấn đề khác nhau trong và ngoài tổ chức

có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức

Các thông tin này có thể bao gồm:

- Về đội ngũ nhân sự của tổ chức: số lượng; cơ cấu về độ tuổi, giới tính; ngạch; trình độ; năng lực; tâm tư, nguyện vọng…

- Về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức;

- Về cơ sở vật chất, tài chính của tổ chức;

- Đối thủ cạnh tranh của cơ quan, tổ chức;

- Về những yếu tố tác động đến sự phát triển của tổ chức như môi trường

tự nhiên, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội;

- Phân tích tiềm năng của tổ chức;

- Phân tích triển vọng phát triển của tổ chức

Mục tiêu chính của bước này là nhận dạng được tình hình thực tế của tổ chức và xác định tổ chức đang đứng ở đâu trong quá trình phát triển Trên cơ sở đó tìm thấy những mặt mạnh, yếu, các yếu tố cơ hội, thách thức trong giai đoạn kế hoạch tương lai của tổ chức như thế nào Thông tin cần thỏa mãn các yêu cầu cơ bản sau:

Thông tin phải đầy đủ và toàn diện: Người lập kế hoạch cần thông tin về mọi hoạt động của tổ chức và cả những lĩnh vực, hoạt động ngoài

tổ chức có liên quan

Thông tin phải chính xác: Thông tin phải phản ánh đúng tình trạng thực tế Thông tin phải cập nhật, tính đến thời điểm lập kế hoạch: Sử dụng những thông tin của giai đoạn hiện tại để lập kế hoạch, không dùng thông tin cũ của những giai đoạn trước để lập kế hoạch Khi cần thiết, chỉ

nên tham khảo thông tin cũ để rút ra bài học hay kinh nghiệm cho việc lập kế hoạch lần sau

Thông tin phản ánh cả về số lượng và chất lượng: Nên đặc biệt chú

ý các thông tin phản ánh chất lượng của công việc hoạt động, không nên chỉ chú ý thông tin về số lượng

b Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu kế hoạch là việc thiết lập các mục tiêu của kế hoạch một cách cụ thể, có tính thực tế, có khả năng đạt được, có thể đo lường và khuôn khổ thời gian thực hiện

Sau khi đánh giá tiềm năng và thực trạng của tổ chức, bước tiếp theo là xác định tầm nhìn và mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được Tầm nhìn không phải là mục tiêu mà là ý tưởng mục tiêu của tổ chức, là trạng thái có thể đạt được trong điều kiện thuận lợi nhất Tầm nhìn là ý tưởng chung, là viễn cảnh mà tổ chức có thể đạt được nếu đảm bảo được những điều kiện thực hiện kế hoạch như mong muốn Xác định tầm nhìn là cơ sở cho xác định hướng đi đúng cho quá trình phát triển của

tổ chức Xác định tầm nhìn đúng sẽ hỗ trợ cho việc xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ cũng như các quyết định kế hoạch một cách chính xác hơn; hỗ trợ việc liên kết hoạt động của con người theo một hướng thống nhất, là

cơ sở liên kết các ý tưởng của các bên tham gia vào một khung giá trị Xác định mục tiêu thực chất là trả lòi câu hỏi: “Chúng ta muốn đi đến đâu?” trong những điều kiện cụ thể của mình Mục tiêu kế hoạch thường có cả phần định tính và phần định lượng Các chỉ tiêu kế hoạch phải bảo đảm 5 yêu cầu (SMART) sau:

S- Specific: Mục tiêu mang tính cụ thể, đặc thù

M - Measurable: Mục tiêu mang tính định lượng, có thể xác định chính xác và đo được về lượng và chất

A - Achievable: Có thể đạt được trên thực tế, phù hợp với- năng lực và trình độ của tổ chức

R - Realistic: Mang tính thực tiễn, phù hợp với nhu cầu thực tiễn của tổ chức

T - Timebound: Có hạn định về mặt thời gian, chỉ tiêu liên quan đến một giai đoạn, khoảng thời gian nhất định

c Xây dựng các phương án (xác định các giải pháp)

Xây dựng các phương án thực hiện mục tiêu: Phương án phải thể hiện rõ được con đường đi tới mục tiêu, nội dung cụ thể của các hành động trong chuỗi hành động của phương án, những kết quả kỳ vọng sẽ đạt được từ những hành động, những điều kiện cần thiết về chi phí nguồn lực và yêu cầu về độ khó của các hành động Điều này bảo đảm cho tính linh hoạt, nhạy bén của quá trình xây dựng, lựa chọn kế hoạch phù hợp với yêu cầu của thị trường và môi trường thay đổi, đặc biệt là khi nguồn lực của tổ chức còn hạn chế và những khả năng dự đoán, dự báo chưa đảm bảo độ chính xác cao

Các phương án cần đánh giá sự phù hợp về thời gian, tính đa mục tiêu của các hành động, tính bền vững và những yêu cầu, tác động về mặt tài chính đói với tổ chức, phân tích lợi thế cạnh tranh của các phương án vói nhau, đánh giá tác động tích cực và tiêu cực của mỗi phương án trước khi quyết định sẽ chọn phương án nào Phương án được lựa chọn là phương án tối ưu nhất có thể thực hiện được những mục tiêu ưu tiên của

tổ chức trong bối cảnh thực hiện kế hoạch

d Trình duyệt, thông qua chính thức - Quyết định kế hoạch

Sau khi Bản kế hoạch được hoàn chỉnh cần thực hiện bước trình duyệt và thông qua chính thức Lãnh đạo cao nhất trong tổ chức có trách nhiệm xem xét, thảo luận, lấy ý kiến Ban lãnh đạo và thông qua kế hoạch Bản kế hoạch đã được thông qua là căn cứ định hướng cho hoạt động của

tổ chức trong kỳ kế hoạch, đồng thời là cơ sở để đánh giá hoạt động của

tổ chức khi kết thúc thời kỳ kế hoạch

4 Kết luận

Tóm lại lập kế hoạch là một việc rất quan trọng trong một tổ chức Bởi vì, phải có kế hoạch, mục tiêu, định hướng công việc ra sao, hình thức như thế nào thì tổ chức đó mới hoàn thành công việc một cách hoàn chỉnh, hướng đến được những lợi ích mang lại cho chính bản thân mình hoặc doanh nghiệp mình đang làm việc Do đó, việc lập kế hoạch là một việc không thể thiếu trong bất kì lĩnh vực kinh doanh nào vì nếu không có

kế hoạch cụ thể, rõ ràng thì không thể đạt được mục tiêu hướng đến và khiến cho những kết quả mong muốn bị thất bại