Tìm hiểu về project planning lập kế hoạch dự án phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thuốc của cửa hàng thuốc

Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên qua

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ HỌC PHẦN

CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

Đề tài: Tìm hiểu về Project Planning lập kế hoạch dự án

Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thuốc của

cửa hàng thuốc

Nguyễn Trọng Quang

Hà Nội, Tháng 1 năm 2024

PHIẾU CHẤM ĐIỂM

STT Họ và tên,

Mã sinh viên

Nội dung thực hiện Điểm Chữ ký

1 Lê Dũng Tiến

22810310329

2 Nguyễn Trọng Quang

Họ và tên Giảng viên Chữ ký Ghi chú

Giảng viên chấm 1

Giảng viên chấm 2

Mục lục

Phần I: Tìm hiểu về Project Planning lập kế hoạch dự án

1 Các giai đoạn của dự án

2 Khái niệm Project Planning – lập kế hoạch dự án? 3.Các thành phần của một kế hoạch dự án 4.Lợi ích của lập kế hoạch dự án

5.Vai trò của việc lập kế hoạch dự án

6.Các công cụ sử dụng trong lập kế hoạch dự án 7.Các phần mềm quản lý dự án để lập kế hoạch 8.Làm thế nào để lập kế hoạch dự án?

Phần II:

LỜI NÓI ĐẦU

Dự án, như một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển và quản lý công việc, đang ngày càng trở thành lĩnh vực quan trọng, đòi hỏi sự chăm chỉ và kỹ năng tổ chức tốt Bài báo cáo này đưa ra một cái nhìn tổng quan về Project Planning, đào sâu vào những khái niệm cơ bản và chi tiết của quá trình này Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về tầm quan trọng của việc xác định rõ mục tiêu, phân tích phạm vi, và lên lịch trình một cách khoa học Chúng ta cũng sẽ bàn luận về cách quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực hiệu quả để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu

Bên cạnh đó do nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của xã hội cũng như của con người ngày càng cao, do đó để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì phải luôn đổi mới và hoàn thiện hơn Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc xây dựng và áp dụng các phần mềm quản lý vào các hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp là rất cần thiết và hiệu quả Phần mềm quản lý thuốc tại cửa hàng thuốc là một trong những phần mềm quan trọng, giúp cho các nhà quản lý có thể theo dõi, đánh giá, phân công và điều hành công việc tại cửa hang thuốc một cách chính xác, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí

Với mong muốn học hỏi và nâng cao kiến thức về công nghệ phần mềm, cũng như áp dụng thực tiễn vào việc giải quyết một vấn đề thực tế, em đã chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thuốc của cửa hang thuốc” Đây là một đề tài thú vị và có ý nghĩa, không chỉ giúp em rèn luyện kỹ năng lập trình,

mà còn giúp em có cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về quá trình phát triển phần mềm

Phần I: Tìm hiểu về Project Planning – lập kế hoạch dự án

1.Các giai đoạn của dự án

1.1.Khởi động dự án

Điểm bắt đầu của mọi dự án dù ở quy mô hay lĩnh vực nào cũng sẽ là bước khởi động dự án Giai đoạn này nhằm mục đích làm nổi bật mục tiêu, tầm nhìn của dự án, xác định và ghi lại những gì bạn cùng đội nhóm muốn hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan Do đó, giai đoạn khởi động cần có điều lệ dự án cũng như sổ đăng ký cho các bên cùng hợp tác triển khai và liên quan mật thiết tới dự án

1.2.Lập kế hoạch dự án

Sau bước đầu khởi động, thì đây là bước tiếp theo trong quy trình quản lý dự

án khi bản phác thảo dự án không nhận thêm bất kỳ sửa đổi nào và đi đến hồi phê duyệt thì đã đến lúc tất cả các nguồn lực và các bên liên quan chính thức bắt tay vào giai đoạn số hai: lập kế hoạch dự án

Trong giai đoạn này, một nhiệm vụ quan trọng bậc nhất chính là đặt mục tiêu cho dự án Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu, là phương pháp SMART và CLEAR

1.3.Triển khai dự án

Khi dự án đã nhận được sự chấp thuận từ phía doanh nghiệp, tất cả các kế hoạch đã được phê duyệt, dự án chính thức được triển khai Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động)

Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác sẽ được thực hiện trong giai đoạn bắt đầu đi vào thực thi, gồm:

- Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự

- Chỉ định nguồn lực cho dự án

- Thực hiện kế hoạch quản lý dự án

- Thiết lập hệ thống theo dõi

- Giao nhiệm vụ

- Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển

- Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án

1.4.Theo dõi và đánh giá

Giai đoạn theo dõi và đánh giá dễ có sự trùng lặp về thời gian diễn ra so với giai đoạn triển khai, bởi việc giám sát và kiểm soát các công đoạn của dự án được thực hiện liên tục, song song với tất cả các khâu của dự án

1.5.Đóng dự án

Dự án đã đi đến giai đoạn cuối cùng, nhưng trước khi nhóm bạn có thể ăn mừng cho sự thành công, hoặc rút kinh nghiệm cho những thất bại, vẫn còn một số nhiệm vụ người quản lý dự án cần hoàn thành Nếu giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện tốt và khoa học, tại bước đóng dự án sẽ gặp nhiều thuận lợi Một số nhiệm vụ cần người quản lý cần cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:

- Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án

- Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, những nhân sự này cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo

- Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm

từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp

- Quyết toán: tất toán ngân sách dự án

2.Khái niệm Project Planning - lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lí là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra và gia đoạn hai trong năm giai đoạn của quy trình quản lý dự án

Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định

Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kì mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa

Lập kế hoạch dự án là một quá trình lặp đi lặp lại và kế hoạch dự án có thể cần được điều chỉnh khi dự án tiến triển Điều quan trọng là phải thường xuyên

xem xét và cập nhật kế hoạch dự án để đảm bảo rằng nó đi đúng hướng và đáp ứng các mục tiêu đề ra

Lập kế hoạch dự án đề cập đến giai đoạn quản lý dự án trong đó bạn xác định các bước thực tế để hoàn thành dự án Điều này bao gồm việc đặt ra các mốc thời gian, thiết lập ngân sách, đặt ra các mốc quan trọng, đánh giá rủi ro, củng cố các nhiệm vụ và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm

3.Các thành phần của một kế hoạch dự án

Trong giai đoạn lập kế hoạch của vòng đời quản lý dự án, bạn sẽ xác định các bước để đạt được mục tiêu dự án của mình Đây là "làm thế nào" để hoàn thành

dự án

Các thành phần của lập kế hoạch dự án là: nhiệm vụ, cột mốc quan trọng, con người, tài liệu và thời gian Bước này liên quan đến việc phác thảo phạm vi, mục tiêu và tiến trình dự án của bạn để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều có cùng quan điểm

- Nhiệm vụ : Nhiệm vụ là những hoạt động cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định Chúng được giao cho các thành viên khác nhau của nhóm tùy theo vai trò và kỹ năng của họ

- Các cột mốc quan trọng : Cùng với các nhiệm vụ, các cột mốc quan trọng

là những điểm quan trọng trong lịch trình biểu thị sự tiến bộ Chúng có xu hướng biểu thị sự hoàn thành của một giai đoạn hoặc sản phẩm có thể bàn giao của dự án

- Con người : Kế hoạch dự án cũng bao gồm những người làm việc trong nhóm của bạn và vai trò của họ Điều quan trọng là mỗi thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của họ và nhiệm vụ họ chịu trách nhiệm hoàn thành Việc đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về nhiệm vụ được giao của mình sẽ giúp bạn có thêm thời gian để tập trung vào việc quản lý dự

án, cuối cùng là tạo ra ý thức trách nhiệm cá nhân cho các thành viên trong nhóm

- Tài liệu : Trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, bạn nên soạn thảo một kế hoạch dự án có liên kết với các tài liệu liên quan Bên cạnh kế hoạch dự

án, bạn có thể bao gồm các tài liệu như biểu đồ RACI (Ma trận phân công trách nhiệm), xác định vai trò và trách nhiệm của các cá nhân trong nhóm của bạn Một tài liệu khác là điều lệ của bạn, trong đó xác định dự án và phác thảo các chi tiết cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn Bạn có thể đưa vào kế hoạch ngân sách và quản lý rủi ro nếu phù hợp

- Thời gian : Kế hoạch dự án nên bao gồm thời gian ước tính của dự án Sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phần? Lịch trình sẽ là điểm tựa cho kế hoạch dự án của bạn Nó bao gồm ngày bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ cũng như ngày (thời hạn) để đạt được các mốc quan trọng cụ thể Việc chỉ

ra ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án sẽ giúp đặt dự án này vào số các ưu tiên cạnh tranh và giúp xác định các nguồn lực (bao gồm cả con người) cần thiết và khi nào bạn sẽ cần chúng

4.Lợi ích của việc lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án rất quan trọng vì nó giúp hình thành các bước cần thiết để hoàn thành dự án thành công Việc lập kế hoạch giúp các nhóm tránh được các vấn đề và rào cản tiềm ẩn để đảm bảo dự án đi đúng hướng Đây là một số lợi ích của một kế hoạch dự án tốt:

- Tăng cường tổ chức : Lập kế hoạch giúp tổ chức công việc theo cách có

hệ thống và có kế hoạch, giảm thiểu sự mơ hồ và mâu thuẫn trong quá trình thực hiện dự án

- Dự đoán và Quản lý rủi ro : Kế hoạch cho phép định danh và quản lý rủi

ro từ đầu, giúp người quản lý dự án chuẩn bị và đối phó với các vấn đề tiềm ẩn

- Đảm bảo hiệu suất : Bằng cách xác định rõ mục tiêu, công việc cần làm và tiêu chuẩn đánh giá, lập kế hoạch giúp đảm bảo rằng dự án sẽ đạt được kết quả mong muốn

- Quản lý thời gian hiệu quả : Kế hoạch giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả bằng cách ước lượng và phân chia công việc thành các giai đoạn cụ thể

- Ước lượng chi phí và ngân sách : Lập kế hoạch giúp xác định nguồn lực và chi phí cần thiết, giúp quản lý ngân sách dự án

- Tạo điều kiện cho giao tiếp hiệu quả : Kế hoạch giao tiếp giúp đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả và đồng nhất trong toàn bộ dự án

- Giảm thiểu rủi ro : Việc chuẩn bị và đánh giá rủi ro trong kế hoạch giúp giảm thiểu những tác động tiêu cực đối với dự án

- Định rõ trách nhiệm và vai trò : Kế hoạch xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, giúp tang sự minh bạch và trách nhiệm

- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực : Bằng cách chuẩn bị trước và định rõ kế hoạch, dự án có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách tránh những sự cố không cần thiết

- Đánh giá hiệu suất : Kế hoạch giúp xác định tiêu chí đánh giá hiệu suất và theo dõi tiến độ của dự án để điều chính nếu cần thiết,

- Chấp nhận công việc : Xác định rõ tiêu chi chấp nhận công việc hoàn thành giúp đảm bảo mọi người có cùng hiểu biết về mục tiêu dự án

- Tạo nền tảng cho quản lý hiệu quả : Lập kế hoạch tạo nền tảng cho quản

lý dự án một cách có hệ thống và chặt chẽ, giúp người quản lý đưa ra quyết định thông tin và hiệu quả

Tóm lại, việc lập kế hoạch dự án không chỉ là bước quan trọng mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả của dự án

5.Vai trò của việc lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu của dự án: khi liệt

kê các công việc dự án cần làm, cần hướng tới việc thực hiện mục tiêu của dự án

Nhà quản lí cần phải biết mình đứng ở đâu cần làm gì để đạt được mục tiêu của dự án

Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể Một dự án cần phân

bổ thời gian hợp lí để có thể thực hiện được nhiều mục tiêu hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo đủ thời gian cho tất cả các công việc của dự án

Việc lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lí giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của dự án

Khi lập kế hoạch, những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu được lựa chọn, vì vậy, nguồn lực được sử dụng một cách

có hiệu quả trả giảm thiểu chi phí do được chủ động phân bổ vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp

Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao

Một dự án nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian

Một khi dự án không xác định được việc đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, sao không thể xác định được liệu mục tiêu của dự án đã được thực hiện hay chưa, và cũng không thể có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra

Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra Như vậy rõ ràng, lập kế hoạch là công việc quan trọng đối với mỗi dự án cũng như với mỗi nhà quản lí

Nếu không có kế hoạch thì nhà quản lí có thể không biết tổ chức, khai thác con người và các nguồn lực khác một cách có hiệu quả, thậm chí sẽ không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần thực hiện

Tóm lại chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lí Bất kể là cấp quản lí cao hay thấp, việc lập ra được những kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khóa cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra của dự án

6.Các công cụ sử dụng trong lập kế hoạch dự án

Quá trình lập kế hoạch dự án sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau để giúp quản lý dự án và nhóm làm việc hiểu rõ và tổ chức công việc một cách có

hệ thống Dưới đây là một số công cụ phổ biến được sử dụng trong lập kế hoạch dự án:

- WBS (Work Breakdown Structure – Cấu trúc phân chia công việc) : Một công cụ quan trọng giúp phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý và đánh giá hiệu suất

- Project Schedule (Lịch trình dự án) : Sử dụng công cụ như Gantt Chart để biểu diễn thời gian thực hiện các công việc và tạo lịch trình cụ thể cho dự án

- PERT (Program Evaluation and Review Technique – Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình) : Dùng để ước lượng thời gian cần thiết cho từng công việc và xác định thời gian dự kiến của toàn bộ dự án

- Project Budget ( Ngân sách dự án) : Sử dụng các công cụ quản lý ngân sách để dự đoán, theo dõi và kiểm soát các chi phí trong suốt quá trình thực hiện dự án

- Risk Register (Danh sách rủi ro) : Ghi lại và theo dõi các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án Cung cấp thông tin để phát triển kế hoạch quản lý rủi ro

- Resource Histogam (Biểu đồ tài nguyên) : Hiển thị việc phân phối tài nguyên theo thời gian, giúp quản lý theo dõi và quản lý tài nguyên hiệu quả

- Communication Plan (Lịch giao tiếp) : Xác định các thông tin sẽ được truyền đạt trong dự án bao gồm cả đối tượng và phương tiện giao tiếp

- WBS Dictionary (Từ điển cấu trúc phân chia công việc) : Cung cấp mô tả chi tiết về mỗi công việc được định nghĩa trong WBS, giúp làm rõ nhiệm

vụ và mục tiêu của từng gói công việc

- Milestone Chart (Biểu đồ Milestone) : Sử dụng để theo dõi và biểu diễn các sự kiện quan trọng trong quá trình dự án, giúp đánh giá tiến trình

- Resource Leveling (Cân bằng tài nguyên) : Sử dụng để điều chỉnh lịch trình để đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và không quá tải

- Critical Path Method (Phương pháp Critical Path) : Xác định chuỗi công việc quan trọng nhất và thời gian dự kiến để hoàn thành dự án

- Decision Matrix (Bảng quyết định) : Sử dụng để đánh giá và so sánh các quyết định, lựa chọn, hoặc các tùy chọn chiến lược cho dự án

Các công cụ kể trên không chỉ giúp tạo ra một kế hoạch cụ thể mà còn hỗ trợ quản lý dự án trong việc theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo sự thành công của dự án

7.Làm thế nào để lập kế hoạch dự án

7.1.Xác định mục tiêu của dự án:

Đặt các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART) Điều này bao gồm các cột mốc quan trọng và các nhiệm vụ nhỏ hơn mà nhóm phải hoàn thành khi kết thúc dự án Điều quan trọng là pgair nhận được ý kiến đóng góp từ tất cả các bên liên quan khi lập kế hoạch làm việc để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm

7.2.Phát triển kế hoạch dự án: