Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty xây dựng 201

1 Lời mở đầu Quản lý kinh tế là một hoạt động không thể thiếu mọi tổ chức kinh doanh Hoạt động này giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển Trong quản lý kinh tế, có thể nói lập kế hoạch là chức đầu tiên và cũng là một chức quan trọng Kế hoạch có một vai trò hết sức quan trọng, có thể nói kế hoạch là nền tảng kinh doanh và cũng là công việc không thể thiếu bất cứ hoạt động nào của tổ chức Vai trò quan trọng của kế hoạch thể hiện ở chỗ lập kế hoạch tốt sẽ tạo điều kiện thúc đẩy tổ chức phát triển theo một đường định trước, lập kế hoạch không chỉ xác định mục tiêu cho tổ chức mà nó còn vạch phương thức để thực hiện mục tiêu đó Xuất phát từ những lập luận đó cùng với thực tế tại nơi thực tập - công ty xây dựng 201 mà em chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty xây dựng 201” Đề tài ngoài mục đích nhằm củng cố và nâng cao những kiến thức đã học Đồng thời áp dụng những lý thuyết đã học vào thực tiễn nhằm giải quyết những vấn đề vướng mắc Qua đó, kiểm nghiệm và nâng cao những lý thuyết, lý luận đã học Ngoài việc nghiên cứu đề tài cũng giúp tích lũy và đúc rút kinh nghiện thực tiễn quản lý nói chung và công tác lập kế hoạch nói riêng Với đề tài đó nhiệm vụ đặt là làm sáng tỏ lý luận của công tác lập kế hoạch Đồng thời làm nổi bật công việc lập kế hoạch qua thực tế tại công ty xây dựng 201 Qua đó, nhằm đánh giá những mặt tích cực cũng những vướng mắc còn tồn tại ở công ty Nhiệm vụ cuối cùng của đề tài là đưa những đề nghị, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty xây dựng 201 thời gian hiện Trong quá trình nghiên cứu em đã sử dụng hai phương pháp chủ yếu là phương pháp nghiên cứu tài liệu và phương pháp điều tra Trong quá trình nghiên cứu, có thể gặp những sai sót nhất định rất mong được sự chỉ dẫn, góp ý nhiệt tình của các thầy cô và đơn vị thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Sinh Viên Vũ Quang Huy Chương I Tổng quan lập kế hoạch I Lập kế hoạch Khái niệm Trong mọi tổ chức, thì công việc quản lý là một công việc cốt lõi không thể thiếu Nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó Trong quản lý có bốn chức bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Có thể nói lập kế hoạch là công việc đầu tiên của một nhà quản lý cũng là một công việc quan trọng, cần thiết và cũng rất khó khăn mọi tổ chức nói chung đó cũng là công việc nền tảng mọi tổ chức Có nhiều cách hiểu khác về công tác lập kế hoạch tùy thuộc vào từng góc độ nghiên cứu Có thể đưa một số khái niệm về lập kế hoạch: “ Lập kế hoạch là một quá trình xây dựng những quy tắc và chính sách nhất quán về mặt nội dung để thể hiện những mục tiêu đề ra”(1) “ Lập kế hoạch là một quá trình quyết định và lựa chọn các phương án khác để sử dụng nguồn lực có hạn để đạt được mục tiêu đề cho một thời kỳ nhất định tương lai”(2) “ Lập kế hoạch là một loại quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ”(3) Hay có thể tiếp cận “ Lập kế hoạch là quyết định trước xem tương lai phải đạt được gì? Phải làm gì? Làm thế nào? Bằng công cụ gì? Khi nào làm và làm?”(4) 1,2 Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Quản lý học kinh tế Quốc Dân tập I – GS.TS Đỗ Hoàng Toàn, TS Mai Văn Bưu (CB) – NXB khoa học và kỹ thuật – HN 2001 Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý tập I – PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền (CB) – NXB khoa học và kỹ thuật – HN 2004 Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Chính sách kinh tế – xã hội – PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền (CB) – NXB khoa học và kỹ thuật – HN 2006 Hay “ Lập kế hoạch là quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn môi trường của tổ chức”(5) Có nhiều cách hiểu vậy, nhiên, đứng góc độ của một nhà quản lý thì công tác lập kế hoạch được xem xét “ Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu đó” (() Đây cũng là quan điểm của quá trình viết chuyên đề Theo quan điểm này thì lập kế hoạch là công cụ của nhà quản lý và cũng là chức đầu tiên chức quan trọng của nhà quản lý Trước tiên cần phải hiểu rằng lập kế hoạch là một quá trình nó có mở đầu và có kết thúc rất rõ ràng Mở đầu của công tác lập kế hoạch là từ lúc phát hiện và nghiên cứu vấn đề và kết thúc của lập kế hoạch là chọn được một phương án tối ưu và quyết định Trong quá trình đó thì lập kế hoạch phải giải quyết được hai nhiệm vụ bản là: Thứ nhất là xác định và xây dựng mục tiêu cho tổ chức cần hướng tới, cần đạt được tương lai Nhiệm vụ thứ hai là phải đưa được những phương thức để đạt được mục tiêu đó một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất Tùy thuộc vào tình hình thực tế, tùy thuộc vào hoàn cảnh và môi trường của tổ chức mà tổ chức có những mục tiêu cụ thể cần vươn tới Đó là những công việc mà tổ chức phải làm tương lai Những công việc đó chính là mục tiêu của tổ chức mục tiêu có thể là mục tiêu dài hạn (> năm), có thể là mục tiêu trung hạn ( từ →5 năm) và cũng có thể là mục tiêu ngắn hạn ( < năm) và cũng có thể mục tiêu đó là mục tiêu bộ phận hoặc mục tiêu toàn bộ Nhưng nhìn chung lại thì mục tiêu đều giúp cho tổ chức vận hành một cách trôi chảy, tồn tại và phát triển theo đúng đường mà tổ chức đã đưa 55 Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý tập I – PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền (CB) – NXB khoa học và kỹ thuật – HN 2004 ( Khoa khoa học quản lý – Giáo trình Khoa học quản lý tập I – PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền (CB) – NXB khoa học và kỹ thuật – HN 2004 Mục tiêu rất đa dạng việc xác định mục tiêu là tùy thuộc vào môi trường đa dạng của tổ chức VD: có tổ chức theo đuổi theo mục tiêu là lợi nhuận cao, đa dạng sản phẩm, dẫn đầu sản phẩm…Tóm lại mục tiêu la những công việc mà tổ chức cần phải đạt được tương lai Chính vì vậy, nên đề một mục tiêu bất kỳ thì đều phải đảm bảo tính khách quan, tính khả thi và phải rõ ràng Có mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhiên để cho mục tiêu rõ ràng thì quá trình lập kế hoạch nên đề các mục tiêu định lượng Một tổ chức có thể có rất nhiều mục tiêu cùng một khoảng thời gian các mục tiêu cần phải được sắp xếp theo một thứ tự ưu tiên nhất định Những mục tiêu quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của tổ chức thì phải được đặt nên hàng đầu và sau cùng là nhừng mục tiêu thứ yếu và có thể kéo dài thời gian thực hiện Việc sắp xếp các mục tiêu theo một thứ tự ưu tiên là rất quan trọng nhằm đảm và xác định cho việc phân bổ nguồn lực có hạn của tổ chức và xác định được thứ tự ưu tiên cũng thời hạn thực hiện Vì vậy, mà công việc xác định mục tiêu là một công việc rất quan trọng mọi tổ chức nói chung và công tác lập kế hoạch nói rêng Nội dung quan trọng thứ hai công tác lập kế hoạch là phải đưa được phương thức để đạt được mục tiêu đã đề Phương thức là phương pháp, cách thức, công cụ mà tổ chức sử dụng để thực hiện các công việc tương lai Một mục tiêu đề muốn thực hiện được thì phải có những phương thức nhất định Phương thức chỉ đường ngắn nhất và hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức Do đó, phương thức đảm bảo cho tổ chức có đạt được mục tiêu đề Vì vậy, việc đưa các phương thức phải đảm bảo thực hiện được, phải nằm giới hạn nguồn lực có hạn của tổ chức, tránh đưa những phương thức xa vời không thực hiện được hoặc lãng phí nguồn lực của tổ chức Việc xây dựng các phương thức phải phát huy được thế mạnh của tổ chức và tận dụng những điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, đồng thời phải nắm rõ hoàn cảnh của tổ chức Phương thức đưa cũng phải đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và khả thi, phải cụ thể chi tiết nhằm hướng dẫn cho cấp dưới thực hiện Đồng thời, bản kế hoạch cũng phải chỉ được là người thực hiện từng hoạt động đường thực hiện mục tiêu và cũng cần chỉ thời gian để thực hiên từng hoạt động đó Tóm lại, lập kế hoạch là công việc trước tiên của tổ chức, là công việc nền tảng mỗi tổ chức Kết quả của công tác lập kế hoạch là đưa được bản kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển, đường và phương thức hành động của tổ chức Một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, được xây dựng một cách cẩn thận sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của tổ chức Do đó, mọi tổ chức cần chú trọng công tác lập kế hoạch để đưa được những bản kế hoạch cụ thể rõ ràng, khả thi nhằm đem lại thành công cho tổ chức quá trình tồn tại và phát triển của mình Vai trò Có thể nói lập kế hoạch có một vai trò đặc biệt quan trọng và là công việc không thể thiếu ở mọi tổ chức Trước tiên là bởi vì lập kế hoạch là một bốn chức của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức đầu tiên của quản lý, là chức khởi đầu của quản lý Nó là nên tảng cho việc thực hiện các chức khác của quản lý Thiếu lập kế hoạch thì các chức khác cũng trở nên vô nghĩa, không thực hiện được Việc lập kế hoạch tốt sẽ giúp cho các chức khác dễ dàng thực hiện nhờ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt Lập kế hoạch còn có một vai trò quan trọng khác là bước trung gian giữa hoạch định chính sách và tổ chức thực hiện Hay lập kế hoạch chính là cầu nối trung gian giữa ý tưởng và thực hiện Là bước trung gian lại là công việc không thể thiếu được mọi tổ chức Một ý tưởng kinh doanh muốn biến thành hiện thực phải thông qua đường lập kế hoạch Trước tiên lập kế hoạch sẽ phác họa lại các ý tưởng sau đó các ý tưởng sẽ được chi tiết hóa và lựa chọn Sau đó, từ bản kế hoạch chi tiết đó sẽ được biến thành hiện thực thông qua các chức khác của quản lý là tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Kế hoạch là công cụ của nhà quản lý Thể hiện ở chỗ kế hoạch là vật truyền dẫn tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý Kế hoạch nhà quản lý lập và thể hiện ý chí, quan điểm của người lập nó Nó phụ thuộc vào kỹ cũng kinh nghiệm của người lập kế hoạch Kế hoạch là những công việc mà tổ chức phải thực hiện tương lai Trong quản lý tổ chức nếu biết vận dụng tốt công cụ kế hoạch sẽ tạo điều kiện cho tổ chức phát triển ổn định Lập kế hoạch là quá trình làm thích ứng với những biến động diễn môi trường của mỗi tổ chức Môi trường của tổ chức có thể là môi trường bên hoặc môi trường bên ngoài Sự biến động của môi trường diễn một cách rất thường xuyên và không thể lường trước được Do đó, để tồn tại và phát triển thì tổ chức phải thích ứng nhanh chóng với những biến động đó Để thích ứng được buộc tổ chức phải có những kế hoạch nhất định Thông qua việc xây dựng các phương án hành động, kế hoạch sẽ đưa một phương pháp giải quyết tối ưu cho phù hợp với nguồn lực của tổ chức và tránh được những tổn thất sự biến động của môi trường gây thông qua việc dự báo kết quả và dự báo những tác động xấu đến tổ chức Vì thế mà tổ chức mới có thể tồn tại và phát triển một cách ổn định Nhờ có kế hoạch mà người quản lý có thể tổ chức và khai thác người và nguồn lực một cách có hiệu quả Hiệu quả là chỉ tiêu mà mọi tổ chức muốn vươn tới hiệu quả là giải quyết vấn đề một cách nhanh nhất và tiết kiệm nhất Công tác lập kế hoạch đưa một phương án tối ưu nhất nhờ việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề Đồng thời qua việc phân tích các nguồn lực của tổ chức, công tác lập kế hoạch sẽ đưa cách phân bổ nguồn lực nhằm tạo sức mạnh ăn ý nhất nhằm giải quyết triệt để nguyên nhân của vấn đề đồng thời tiết kiệm nhất Kế hoạch còn có chức định hướng, liên kết và thống nhất mọi hoạt động quản lý, hướng dẫn từng bước một việc điều hành các tổ chức Chức định hướng được thể hiện thông qua việc xác định mục tiêu cho tổ chức, buộc tổ chức phải theo đường đã định trước đó Lập kế hoạch còn giúp cho các hoạt động tổ chức kết hợp hài hòa với và mỗi hoạt động không bị chồng chéo Mỗi hoạt động sẽ được phân bổ nguồn lực một cách thích đáng qua đó đảm bảo sự thống nhất giữa các hoạt động với một tổ chức Lập kế hoạch phối hợp sự nỗ lực của các thành viên tổ chức lại với Ngoài việc xác định mục tiêu lập kế hoạch còn đưa các chương trình, các kế hoạch tác nghiệp cụ thể và đưa thứ tự các mục tiêu và các hành động cần phải đạt được tương lai từng bước một đến hoàn thành mục tiêu dài hạn, mục tiêu chiến lược của tổ chức tương lai Kế hoạch thống nhất các hoạt động tổ chức bằng việc làm giảm sự chồng chéo các hoạt động của tổ chức và làm giảm các hoạt động lãng phí Hơn nữa kế hoạch còn phối hợp sự nỗ lực của các thành viên tổ chức tạo sự liên kết vững mạnh Lập kế hoạch còn giúp tổ chức tránh được những mục tiêu quyết định mạo hiểm có thể gây thất bại cho tổ chức Một bản kế hoạch đầy đủ cung cấp cho tổ chức biết được những hội, nguy cơ, sức ép Thông qua việc nghiên cứu, dự báo thị trường và thông qua việc dự kiến trước những khó khăn, trở ngại có thể xảy cho một phương án đồng thời đưa những biện pháp khác phục Lập kế hoạch còn giúp tổ chức đánh giá được đối thủ và nguồn lực hiện có của tổ chức Do đó lập kế hoạch sẽ đưa được những phương án có độ an toàn và hiệu quả cao nhất nhằm tránh những tổn thất có thể mang lại cho tổ chức Lập kế hoạch cung cấp thông tin cần thiết cho tổ chức Đó là các thông tin về ngành nghề kinh doanh, thông tin về thị trường và thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức Đó là các thông tin cần thiết để tổ chức có thể dự báo được nhu cầu thị trường và dự báo được đối thủ cạnh tranh Đây là những thông tin quan trọng đặc biệt các tổ chức kinh doanh Ngoài bản kế hoạch còn cung cấp thông tin về các nguồn quỹ của tổ chức Đó là các quỹ vốn, quỹ thời gian, quỹ nhân lực…Qua đó, tổ chức biết được lực của chính họ Giúp cho tổ chức có được một hướng đúng đắn Lập kế hoạch tạo sở cụ thể cho việc xây dựng thực hiện kế hoạch, là sở để xây dựng nên các tiêu chuẩn đánh giá việc thực hiện kế hoạch, thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra Việc so sánh giữa kế hoạch và hiện thực cho phép tổ chức đánh giá được hiệu quả, kết quả mà một phương án đem lại, qua đó rút kinh nghiệm hành động, đồng thời tăng cường phát huy điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu của tổ chức Tóm lại lập kế hoạch là một công việc không thể thiếu bất cứ tổ chức nào Tổ chức tốt công tác lập kế hoạch sẽ giúp tổ chức giảm thiệt hại và giúp tổ chức phát huy được những điểm mạnh của mình giúp tổ chức tồn tại và phát triển bền vững thị trường Trái lại việc không tổ chức tốt công tác lập kế hoạch tổ chức sẽ sớm thất bại Phân loại Tùy theo từng cách tiếp cận khác mà ta có thể chia kế hoạch thành nhiều loại khác Mỗi loại kế hoạch sẽ có cách lập kế hoạch khác Ta có thể chia kế hoạch thành: 3.1 Theo thời gian Theo thời gian ta có thể chia kế hoạch thành loại: a Kế hoạch dài hạn: là loại kế hoạch nhằm xác định mục tiêu dài hạn cho tổ chức và có thời gian thực hiện dài ( >5 năm) Những mục tiêu này đều là những mục tiêu quan trọng định hướng cho việc thiết lập các mục tiêu trung hạn hay mục tiêu ngắn hạn một tổ chức Thể hiện của kế hoạch dài hạn của tổ chức là chiến lược, chính sách… b Kế hoạch trung hạn: là loại kế hoạch cụ thể hóa của kế hoạch dài hạn có thời gian thực hiện tương đối dài ( 1→ năm) c Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn thường là ( < năm) và thường là những kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch ngắn hạn phải theo sự định hướng của kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn và thường biểu hiện dưới dạng bản kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, các kế hoạch hàng năm 3.2 Theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động có thể chia kế hoạch thành loại chính:  Kế hoạch tổng thể: là kế hoạch định hướng được lập cho toàn bộ tổ chức  Kế hoạch phận: là kế hoạch được gắn với từng lĩnh vực cụ thể một tổ chức VD: kế hoạch bán hàng, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tuyển dụng 3.3 Theo hình thức thể Kế hoạch được chia thành loại:  Chiến lược: thường là kế hoạch dài hạn và cấp quản lý cao nhất lập Thường để định hướng phát triển, xác định vị trí của tổ chức thị trường