Lập kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm công ty viags

Xác định mục tiêu, nội dung, thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị - Tên hội nghị: Hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất năm 2024 và phương hướng nhiệm vụ trọng tâm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAC HONG

KHOA QUAN TRỊ - KINH TE QUOC TE

DAI HOC LAC HONG

ING DAN BAU

BÀI TIỂU LUẬN

LAP KE HOACH TO CHUC HOI NGHI TONG KET CUOI NAM

CONG TY VIAGS

Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Kim Hiệp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Phương Linh

Phạm Ngọc Đoan Trang

Hà Thị Thuận

Âu Dương Lân Nguyễn Duy Long Huynh Ngọc Dan Thu

Bién Hoa, 2024

MUC LUC

2 Xác định mục tiêu, nội dung, thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tô

M0318: PP d4Ả4 6

3 Lập dự trù kinh phí, các kế hoạch dự phòng và mời khách .‹ 8 EN: ay 0s nang 8 3.2 Kế hoạch dự phòng trong trường hợp bát khả kháng .- 9 3.3 Moi khach 00.0 a6 6-4 T1

4 Kế hoạch hội nghị cy thÊ St 332121182 1512318211151 2211011115111 E11 12

4.1 Đón tiếp CB - CNV — Ban lãnh đạo công ty .: ò7 c5: 12 4.2 Khai mạc chương trÌnh -cccc ng kh 12

4.3 Ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu ¿5c 2252 S+Svxsxsecssexexsee 13

4.4 Chiếu video tông quan và đánh giá các hoạt động của công ty 13 4.5 Tuyén duong va khen thưởng cc nh kh kkkkh 14 4.6 Khai LIỆC c TQ ng KĐT kh 15

4.7 Bốc thăm trúng thưởng ¿c1 tt xxx St re 15

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Logo công ty

Hinh 2: Cac gidi thong cua cong ty

Hình 3: Cdc ldnh dao dir NGI NQN) «0 ee ae Ho kh 1

Hình 4: Mô phóng cánh hội ngh¿ tổng kế ăn 20244 cv cv tcvtsvktrsrsrrrrvsrsrres 8

Hình 5: Mô phỏng 0tr HÔI Q.0 ee KHE Kết 1

Hình 6: Mô phóng hình đø? khen (hướn., à ch HH HH kh kh 1E

BANG DANH GIA MUC DO HOAN THANH CONG VIỆC

MUC DO

THANH

Lập kề hoạch dự phòng, chuân bị bài phat

1 Phạm Ngọc Đoan Trang biểu, đánh giá kết quả kinh doanh, tuyên 25%

dương, Chính sửa powerpomt và thuyết trình

Giới thiệu về công ty, xác định mục tiêu,

2 Huỳnh Ngọc Đan Thư yêu cầu, hình thức tô chức và thuyết 18%

trình

Au Duong Lan Lam trò chơi và thuyết trÌnh 7%

Lập thời gian, địa điêm tô chức, tham

5 Hà Thị Thuận phân tham dự và lập dù trù kinh phí, làm 21%

PowerPoint và thuyết trình

hình ảnh, làm word và thuyết trình

1 Giới thiệu sơ về Công ty

- _ Tên Gông ty: Công ty TNHH MTV Dịch vụ mặt đất sân bay Việt Nam (tên viết tắt VIAGS)

VIAGS

A SUBSIDIARY OF VIETNAM AIRLINES

Hình 1: Logo công ty

- _ VIAGS là mô hình kinh doanh đầu tiên ở Việt Nam chuyên cung cấp các dịch

vụ mặt đất sân bay đồng bộ, đạt chuân quốc tế tại 3 sân bay lớn: Tân Sơn Nhất, Đà

Nẵng và Nội Bài

- _ Được thành lập ngày 01/01/2016 và đã hoạt động được hơn 8 năm

- — Trụ sở chính: Tầng 5, Tòa nhà Tổng công ty Vietnam Airlines, Sân bay quốc

tế Tân Sơn Nhất, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- — Đạt được nhiều giải thưởng, danh hiệu cao quý như: Chất lượng dịch vụ tốt nhất khu vực Đông Nam Á năm (2017), Top 10 nhãn hiệu nôi tiếng Việt Nam năm 2021, Và nhiều giải thưởng do các nước khác trao tặng như: Thành tích "An toàn trong khai thác mặt đất (17 năm liền) và Sự hài lòng của khách hàng" năm 2018 của Hãng Japan Airlines, Đứng thứ nhất trong chương trình giám sát hoạt động dịch vụ nam 2016 - 2017 cua Hang Singapore Airlines, Giải thưởng “2023 - Annual Evaluation Top Performance Award” tr Hang hang không Starlux Airlines,

Vietninsitines

eda a nou vem |

Top 10 nhãn hiệu nổi tiếng Việt Campuclia của CX trao giải “The Best Nam năm 2021 Safety Culture 2023”

Hình 2: Các gidi thong cua cong ty

2 Xác định mục tiêu, nội dung, thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

- Tên hội nghị: Hội nghị tổng kết hoạt động sản xuất năm 2024 và phương hướng

nhiệm vụ trọng tâm năm 20285

- — Mục tiêu:

+ Tổng kết lại kết quả, thành tựu trong 1 năm của công ty

+ Biểu dương các bộ phận, nhân viên có thành tích tối

+ Nhìn lại quá trình l năm có những gì làm tốt thì tiếp tục phát huy, những gì chưa đạt được thì cần phải cải thiện và có giải pháp trong năm tới

+ Củng cô lại tính thần và khí thế quyết tâm hoàn thành những trọng trách được giao và chỉnh phục những thắng lợi trong năm tiếp theo

+ Đưa ra nhiều kế hoạch, phương hướng hoạt động cho năm sau

- _ Thành phần tham gia gồm:

Ông Trần Hữu Quân - Chủ tịch HĐTV VIAGS

Ong Phan Ngọc Linh - TV HDTV VIAGS

Ông Ngô Hồng Minh - TV HDTV VIAGS

Ong Lé Cao Thé - TV HDTV kiém TGD VIAGS

Bà Lê Thái Thuỷ Bình - Trưởng ban Kiểm soát VIAGS

6

+ Ong Bui Duy Khanh - PTGD VIAGS

+ Ong Bui Dic Thanh - PTGD VIAGS

+ BGD cac chi nhanh, thủ trưởng các cơ quan đơn vị và đại diện các cá nhân tiêu

biểu đạt thành tích xuất sắc VIAGS 3 miền

Ông Trần Hữu Quân Ông Phan Ngọc Linh

Ông Lê Cao Thế Ông Ngô Hồng Minh

Hình 3: Các iãnh đạo dự hội nghị

- _ Thời gian tổ chức: Khai mạc hội nghị vào lúc 08 giờ 00 phút sáng ngày 29 tháng

12 năm 2024 (Chủ nhật)

- Địa điểm tô chức: Nhà hàng Đông Phương

- _ Số lượng người tham gia: khoảng 200 người

Hình 4: Mô phóng cánh hội nghj tong két nam 2024

3 Lập dự trù kinh phí, các kế hoạch dự phòng và mời khách

3.1 Bảng dự trù kinh phí

1 | Thư mời, công tác liên hệ 1.000.000 (VND)

5 Chi phi về máy bay, khách sạn cho những người ở chi nhánh miên 40.000.000 (VNĐ) Trung, miễn Nam

6 | Chi phí thưởng cho nhân viên xuất sắc 60.000.000 (VNĐ)

8 | Chi phi qua khi tham gia bốc thăm trúng thưởng 5.000.000 (VNĐ)

8

3.2 Kế hoạch dự phòng trong trường hợp bat kha khang

NHỮNG RỦI P

„ - oo „ „ | TRANG THIET

GAP PHAI|

diễn ra sự kiện dự trù

âm thanh bông nhiên hủ lên ¬¬ ey

Đôi với các thiết bị về

hoặc im bặt không nghe |

„ „ | điện như âm thanh, ánh thay gì trong khi đang diễn ` ,

` sáng, bạn cân lưu y dau

ra Đó là những rủi ro vê mặt ,

kỹ thuật của các thiết bị trên oo,

, khi có sự cô mật điện sân khâu, gây ánh hưởng | „ ,

nghiêm trong dén chương ,

thêm vài phút đên khi trình, đôi khi còn phải dừng , kỹ thuật điện chính đã | Pin cho micro

` lại sẽ khiên khách tham dự Lo ¬

Rủi ro về kỹ được xử lý ôn định Còn | Nguồn điện thứ 2

thuật của thiết bị cảm thấy khó chịu vì không

phải chỉ vì chờ đợi mà quan

trọng là chúng có thể làm

mất mạch cảm xúc mà chúng

ta đang xây dựng cho sự

kiện Một số thiết bị sẽ bị

hỏng trong quá trình diễn ra

sự kiện

VD: Micro hết pin, bóng đèn

vụt tắt, âm thanh bị hú,mản

hình sập nguồn, thiếu ghế

đối với hệ thống man

hinh LED thi ban can

có | máy tính hoặc laptop đủ khoẻ đề tránh tỉnh trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là I vải laptop sẵn sàng để

dự phòng cho những sự

cô không mong muôn

Dây cắm, đèn, ghé, ly,

Rủi r0 về an toài Sân khâu quá cao hoặc lôi

đi lên xuống quá hẹp dẫn đến

Gia cô thêm hành lang

lôi đi, cân có những bục

Những bục đỡ hai

bên hông cũng như

việc vấp ngã vì không để ý,

trang phục không phù hợp

hoặc đong đúc

Đôi lúc sẽ có người đau bệnh

hoặc chấn thương ngoài ý

muôn

hạn chế cần bước cao

chân

Liên hệ đội ngũ y tế

hoặc người có chuyên môn y tế và khu nghỉ ngơi

các bậc lên xuong

cô định phía trước

Chuẩn bị đồ dùng

y tế cơ bản cần

thiết

Rủi ro về an ninh

tập trung đông người cùng

tham gia trong những hoạt

tiếp

người là không thể tránh

khỏi

Luôn có một đội ngũ bảo an túc trực tại các

điêm và đội ngũ trợ giúp giảm sát ở các khu vực

đại diện phát biêu quá lâu

TH2: Bên cạnh đó là trong phần trao giải đôi khi

sẽ trễ thời gian khá là nhiều

TH3: Sẽ có những khách mời

tới trễ, chưa đủ số lượng dé

bat dau

TH1: MC có thể hỗ

trợ để giúp khách mời nhận ra mình phát biểu quá lâu

TH2: Phân bố thành

nhiều nơi để trao nhận,

sẽ tốn kém thời gian

TH8: Trong khoảng thời gian đó, chương

trình sẽ được thay thế bằng tiết mục văn nghệ đơn gián hoặc một câu chuyện

=> Tóm lại, trước khi hội nghị bắt đầu thì ban thư kí và ban tổ chức của công ty nên đi

khảo sát trước để hội nghị diễn ra suôn sẻ và an toàn cho khách mời

KẾ HOẠCH DỰ PHÒNG

“ Kế hoạch 1:

10

- — Vi nhà hàng có 4 cơ sở cho nên trước khi đặt bàn tiệc chúng ta cần thương lượng với nhà hàng là sẽ dự phòng cho chúng ta ở | chỉ nhánh khác như: 32 Hoàng

Việt, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

% Kế hoạch 2:

- — Địa điểm thay thế: Hội trường Lầu 6 — Nha Điều hành VIAGS Vì từ nhà

hàng qua trụ sở chính chỉ mất 12 phút

- Mua sẵn trước vải thùng nước đề ở hội trường

- Chuan bị săn các trang thiết bị, máy móc cần dùng

- Chuân bị bàn ghế cho 200 người

- Chuẩn bị thêm I kịch bản riêng để có phương hướng đối phó kịp thời

- _ Xây dựng đội ngũ Ekip riêng để trong quá trình di chuyên từ nhà hàng về trụ

sở họ sẽ sắp xếp bàn ghé, tài liệu, bánh trai,

3.3 Mời khách

- _ Thông báo cho tất cả những BGĐ các chi nhánh, thủ trưởng các cơ quan đơn

vị và đại diện các cá nhân tiêu biểu đạt thành tích xuất sắc VIAGS 3 miền

- _ Hình thức thông báo: Thông báo bằng thư mời trực tiếp hoặc gửi thư mời qua

gmail hoặc qua tim nhắn điện thoại

- Đối với những lãnh đạo, nhân viên làm ở chỉ nhánh miền Trung và miền Bắc

thì trong thư mời có thêm bản đồ kèm theo vé máy bay, số phòng ở

- — Đối với các lãnh đạo thì ngoài thư mời còn kèm theo lịch trình cụ thê của hội nghị

Nd a aod VIAGS TAN SON NHAT CHAO MUNG

Hinh 5: M6 phong thir moi

11

4 Kế hoạch hội nghị cụ thể

1 | Đón tiếp CB-CNV-Ban lãnh đạo công ty | Ban quản lí và lễ tân 8h-9h

MC và ban lãnh đạo cua

3 | Ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu 9h15'-9h30'

doanh nghiệp

4 Chiêu Video tông quan và đánh giá Kĩ thuật viên và Ông Trân 9h30'-10h10! kêt quả hoạt động kinh doanh Hữu Quân

ø_ | Tuyên dương nhân viên xuất sắc và MC, Cán bộ nhân viên va 10h10! - 10h35

khen thưởng ban lãnh đạo doanh nghiệp

Khai tiệc Nhà hàng 10h35' - 11h35

Bốc thăm trúng thưởng MC, Dai diện doanh nghiệp 11h55” - 11h50

MC, Lê tân T1h50' - 12g

4.1 Đón tiếp CB - CNV — Ban lãnh đạo công ty

+ Don tiếp CB - CNV — Ban lãnh đạo công ty vào khu vực tô chức sự kiện

- — Phụ trách: Ban quản lí, lễ tân

- _ Thời gian: 8h - 9h

4.2 Khai mạc chương trình

+ Thông báo lý do tổ chức sự kiện: Hội nghị tổng cuối năm là nơi để nhìn lại

chặng đường hoạt động của công ty trong năm vừa qua Ngoài ra cũng đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh, tuyên dương những nhân viên xuất sắc và trao thưởng cho

họ và cuối cùng là đưa ra những kế hoạch phát triển cho năm tới đề công ty phát triển hơn nữa

+ Giới thiệu ban lãnh đạo của doanh nghiệp: Ông Trần Hữu Quân - Chủ tịch HĐTV VIAGS, ông Phan Ngọc Linh - TV HĐTV VIAGS, ông Ngô Hồng Minh - TV

HDTV VIAGS, ông Lê Cao Thế - TV HĐTV kiêm TGD VIAGS, bà Lê Thái Thuỷ

12

Bình - Trưởng ban Kiểm soát VIAGS, ông Bùi Duy Khánh - PTGĐ VIAGS, ông Bùi

Đức Thanh - PTGĐ VIAGS, BGĐ các chi nhánh, thủ trưởng các cơ quan don vi va dai

diện các cá nhân tiêu biểu đạt thành tích xuất sắc VIAGS 3 miễn

- Phy trach: MC

- Thời gian: 9g — 9g15"

4.3 Ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu

- _ Công việc: MC mời ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu

- Phụ trách: MC, ban lãnh đạo doanh nghiệp

- Thời gian: 9g15” — 9g30”

“Kính thưa ông Trân Hữu Quân — Chủ tịch HĐTV VIAGS, ông Bùi Duy Khánh - PTGD VIAGS, ông Phan Ngọc Linh - TV HDTV VIAGS, 6ng Ngé Hong Minh - TV HDTV VIAGS, ông Lê Cao Thé - TV HPTY kiêm TGD VIAGS, ba Lé Thdi Thi) Binh - Truong ban Kiếm soát VIAGS cùng toàn thê các nhân viên tới tham dự hội nghị tổng kết ngày hôm nay Tôi tên là Bùi Dức Thanh hiện đang giữ chức vụ Phó Tổng Giám đốc VIAGS Lời đấu tiên tôi xin thay mặt cho Công ty cảm ơn tất cả các nhân viên đã làm việc tận

tinh, nhiét huyết Một lần nữa tôi cũng rất vui mừng vì các bạn đã có mặt tại buổi hội

nghị này Hôm nay, ngày 29 tháng 12 năm 2024, Công TNHH MTV Dịch vụ mặt đất sân bay Việt Nam tô chức hội nghị tông kết cuối năm đề nhìn lại chặng đường của Ì năm qua Qua đó cũng đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, tuyên dương nhân viên xuất sắc của công ty Và đưa ra những kế hoạch phù hợp đề công ty có thể phát triển hơn nữa Sau đây tôi xin phát biểu vào nội dung chính của hội nghị ”

4.4 Chiếu video tổng quan và đánh giá các hoạt động của công ty

- - Công việc: Clip tống quan những hoạt động chính của công ty trong l năm

qua, tổng kết các kết quả và thành tựu đã đạt được

- Phụ trách: Kĩ thuật viên

- Thời gian: 8h20 - 8h30

- Đánh giá hoạt động kinh doanh

Năm 2024 với VIAGS - là một năm mang đến nhiều kỳ vọng, nhưng cũng không ít

những thách thức Dù có những tín hiệu tích cực nhưng VIAGS vẫn đối mặt với rất nhiều khó khăn Trước những thách thức này, bằng bản lĩnh và bề dày kinh nghiệm của mình,

Ban lãnh đạo đã chỉ đạo toàn hệ thống cùng nỗ lực để hoàn thành các chỉ tiêu sản xuất

18

kinh doanh năm 2024 Hàng loạt biện pháp tích cực đã được áp dụng và đem lại kết qua

tốt đẹp 100% chuyên bay được VIAGS phục vụ an toàn tuyệt đối, đặc biệt là các chuyển bay trong cao điểm Tết nguyên đán, Lễ 30/4 & 1/5 hay cao điểm hè

Không chỉ gặt hái được sự tin yêu từ khách hàng và các đối tác qua những giải thưởng danh giá uy tín, mà năm 2024 VIAGS đã hoàn thành mục tiêu quan trọng nhất đó là

“Hoàn thành 100% kế hoạch lợi nhuận được giao”, đảm bảo hoàn thành xuất sắc kế

hoạch sản xuất kinh doanh năm 2024 Tiếp tục củng có vị thế đơn vị cung cấp dịch vụ mặt đất sân bay hàng đầu Việt Nam

Bên cạnh những kết quả sản xuất kinh doanh xuất sắc, điều mà VIAGS tự hảo còn là

sự sẻ chia và chăm lo cho tập thể cán bộ nhân viên của công ty Ngay từ những ngày đầu

năm, dù bộn bè nhiều công việc và thách thức tiềm ân nhưng BGĐ đã chỉ đạo quyết liệt

nỗ lực cái thiện đời sống CBNV để người lao động yên tâm gắn bó và công hiến dựng

xây VIAGS

VIAGS thực hiện các biện pháp cắt giảm chỉ phí, giãn tiến độ đầu tư, tăng doanh thu; thu gọn cơ cấu tô chức; cắt giảm chi phí nhân công; bồ trí, sắp xếp lao động linh hoạt

theo lịch bay khai thác; giữ vững hệ thống khai thác và tận dụng cơ hội cải tiến hệ thông

và nâng cao chất lượng dịch vụ; áp dụng mạnh mẽ các sáng kiến mới, cách làm mới, các phần mềm tin học, công nghệ điện toán đám mây hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh,

giữ vững mạch kết nối thông tin điều hành sản xuất

Trong bối cảnh vừa đảm bảo phục vụ khai thác vừa chịu ảnh hưởng suy thoái kinh tế

năm 2024 hệ thông khai thác VIAGS vẫn kiểm soát hiệu quả 100% bộ chí tiêu SAGS 3;

đánh giá duy trì thành công chứng chỉ ISAGO; phục vụ 100% chuyến bay được đảm bảo

an ninh an toàn tuyệt đối; gần 5 nghìn tài sản và trên 5 tỷ đồng tiền mặt của khách hàng

để quên đã được cán bộ, người lao động các chỉ nhánh phát hiện và trả lại trong quá trình thực thi công việc

Đặc biệt, cán bộ, người lao động VIAGS có quyền tự hào khi đón nhận 5 giải thưởng chất lượng dịch vụ từ các hãng HK danh tiếng trên thế giới như Eva Air, Ray Airway,

Starlux Airlines

4.5 Tuyên dương và khen thưởng

Trong muôn trùng khó khăn bủa vây, tính thần lao động bèn bi, tích cực sáng tạo, khát khao công hiến của đội ngũ nhân lực lao động VIAGS vẫn được luôn được thắp sáng

14