Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại công ty cổ phần cao su phước hòa

Mỗi doanh nghiệp sẽ có hai bộ phận lao động chính đó là lao động phô thông, làm việc trong nhà xưởng và nhà máy là nhân viên văn phòng làm việc tại cơ quan đầu não của doanh nghiệp.. Nhâ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

I* I

| Prat vat NOI

209 = THU DAU MOT UNIVERSITY

CAO SU PHUOC HOA

GVHD: Th.s Huỳnh Minh Sang Thanh vién nhom:

- Hồ Thị Kim Yến - 2023401010618

- Phan Thị Lan Phương - 2023401010507

- Cao Thị Thanh Hương -

2023401010639

Bình Dương, tháng 3 năm 2022

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

phòng

KHOA KINH TẾ

PHIẾU CHÁM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học: HK2.T'1.20

Danh sách nhom SV:

1 Hồ Thị Kim Yến - 2023401010618;

2 Phan Thị Lan Phương - 2023401010507,

3 Cao Thị Thanh Hương - 2023401010639

toi da Can bo | Can bo x

x x thong cham 1 cham 2 „

nhat

2 | Chương 1 cơ sở lý thuyết 15d

3 | Chương 2 - Mục 2.I Thực trạng 20đ

4 | Chương 2 - Mục 2.2 Ưu, khuyết điểm 1.5 đ

5 | Chương 3 - Đề xuất/ giải pháp 15d

A.Phan Không có hoặc chỉ | Có nhưng không Có đầy đủ và Có đầy đủ,

mở có một đến hai | day đủ và đúng đúng các mục: đúng và hay

đầu: trong các mục: các mục: - Lý - Ly do chon dé cac muc:

điểm) tài tiêu luận; tiêu luận; - Mục tiêu tài tiêu luận;

- Mục tiêu - Mục tiêu nghiên nghiên cứu; - Mục tiêu

nghiên cứu; nghiên cứu; - Phạm vi nghiên nghiên cứu;

- Phương pháp - Phương pháp nghiên cứu; Phương pháp nghiên cứu; nghiên cứu; -Y nghia dé tai; nghiên cứu;

Chương Không trình bày Chỉ trình bày cơ Trình bày cơ sở Trinh bay day

1: cơ sở lý thuyếtvà | sởlý thuyếthoặc | lý thuyết và các | đủ cơ sở lý

thuyết các dữ liệu khác liệu khác liên quan nhưng chưa | dữ liệu khác

liên liên quan với để | quan với dé tai đầy đủ với đề tài | liên quan và quan tài tiêu luận tiêu luận tiêu luận phù hợp với đề

luận cứu, tìm hiểu (0,1 | đầy đú (11 - 1,5| (1,6-2,0 điểm)

22 Phân tích đánh Phân tích đánh Phân tích đánh Phân tích đánh

Đánh giá chưa đây đủ giá những ưu, giá những ưu, giá đây du

diém, mat tich cuc va cực và han chế và hạn chế mặt tích cực và

thuận thuận lợi, khó khó khăn nhưng thuận lợi, khó thuận lợi, khó lợi khó khăn nhưng không phân tích khăn và nguyên khăn và nguyên khăn), không phân tích nguyên nhân của nhân của những nhân của những nguyên nguyên nhân của những ưu, khuyết ưu, khuyết ưu, khuyết nhân những ưu, điểm, mặt tích điểm, mặt tích điểm, mặt tích vẫn đề khuyết điểm, cực và hạn chế cực và hạn chế cực và hạn chế

nghiên hạn chế hoặc khó khăn vấn để | thuận lợi khó | khó khăn vấn cứu thuận lợi, khó đang nghiên cứu | khăn vấn dé | dé dang nghiên

(15 khăn van để hoặc ngược lại | đang nghiên cứu cứu

Chương Trinh bày chưa | Trình bày các Trình bày các Trinh bay day

3: đầy đủ các giải | giải pháp cụ giải pháp cụ thể, | đủ các giải

các giải | hợp lý hợp lý, | nhưng chưa khả để giải quyết các | hợp lý, khả thi

q,5 giải quyết các các để giải tồn tại, hạn chế các các vấn để điểm) van dé con tôn tại, quyết các các và phát huy còn tổn tại, hạn

hạn chế và phát | vấn để còn tồn những việc đã | chế và phát huy

huy những việc tại, hạn chế và làm được theo những việc đã

đã làm được theo phát huy những phân tích tại làm

phân tích tại việ đã làm chương 2 nhưng được theo phân

(03 - 0,5 điểm)

điểm)

C.Phần Không trình bày Trình bày tương Trình bày, hợp ly Trình bày đúng

kết phân kết luận và đối hợp lý phân phân kết luận | đẩy đủ, hợp lý luận, phần tái liệu kết luận và ghi nhưng chứa đầy | phân kết luận

Tài liệu | tham khảo, tương đối du va ghi dung và ghi đúng

tham hoạch ghi đúng quy địnhvề | quy định về quy định về

diém)

thire đúng quy định theo |quy định theo quy dinh theo | quy định theo trinh hướng dẫn, mẫn |hướng dẫn , mau | hướng dẫn, mẫu |hướng dẫn, mẫu bày: trang bia, Su dung | trang bìa, Sử dụng | trang bia, Sử |trang bia, Sử

điểm) dọc, cỡ chữ 12 - 13, font chi Times |dọc, cỡ chữ 12 - A4, in’ doc, cỡ |A4, 1m dọc, cỡ

chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5 line; lề trái 3 em,

lề phải 2 cm, lưới

trên 2 em, lễ dưới 2,5cm thủ chữ 12 - 13, font

chữ Times New Roman; khoảng cách dòng 1,5

line; lề trái 3 cm,

lề phải 2 cm, lưới

trên 2 em, lề dưới 2,5em thủ thuật

thuật trình bày văn bản đúng

quy

định trang của của

Tiểu luận thiểu

đa 25 trang Có minh hoa bang

bién, bang,

hình ảnh nhưng không

Tiểu luận tối thiêu

15 trang Tối đa

25 trang Có minh họa

bằng biển, bảng,

hình ảnh rõ ràng, sắc nét

(0,8 - 1,0 điểm)

hoạt trình cho giảng |cho giảng viên | cho giảng viên | cho

động, viên chỉnh sữa và | chỉnh sữa và duyệt | chỉnh sữa và | giảng viên chuyên |duyệt để cương | để cương tối thiểu | duyệt đề cương | chỉnh sữa và

cần, {0.0 điểm) 1 lan và nộp bài | tối thiểu 2 lần và | duyệt để cương thuyết đúng thời hạn nộp bài đúng thời | tối thiểu 3 lần

1 Hinh anh van phong hanh chinh 5

2 Hinh anh nhan vién van phong 6

3 Tru sở hành chính văn phòng Công ty cô phân Cao su Phước 7 Hòa

4 Cuộc họp của Ban Quản trị Công ty cô phân Cao su Phước Hòa 8

5 Nhìn từ phía trước công Công ty cô phần Cao su Phước Hòa 9

6 Logo Công ty cô phân Cao su Phước Hòa 10

7 Sơ đồ tô chức Công ty cô phần Cao su Phước Hòa 12

8 Hinh ảnh văn phòng truyền thông 16

9 | Hình ảnh văn phòng làm việc với nhiều cây xanh 16

11 | Cần sắp xếp hồ sơ một cách hợp lý, khoa học 21

12 Đánh số hô sơ giúp để dàng cho công tác tìm kiếm 22

3 Phương pháp nghiên cCứu - «2c 2n 0 1n Ki 1n m1 658 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 5< csssss=ss s3 2 3 N0 n ng (ii i.'iÃ.ÝÁÝỀÝỶÝ 3 4.2 Phạm vi nghiên cửu 2: 2c 2212212211121 1151 1111151111111 1110110111011 111 101111 crg 3

5 Ý nghĩa đề tài - - - ccc Ăn ng nen ven 4 5.1 Ý nghĩa lý luận - s11 121 1211212121 1021 11 211gr re 4

52.Y nghia thực CHEN ooo ce cccceccccececececsevecsesevscsesesesesecsesevssissscstssisssavscssvsavtecsevsseseeees 4

6 Kết cầu của đề tài - - sọ họ it 4

)19)8))00)0 1 5

CHUONG 1 CO SO LY LUAN CỦA ĐÈ TÀI -. 5< c << << c« =c==ee 5

1.1 Khái niệm hành chính ec cccccccscsesesseessetteettttsaaaueceuseceseceseeeeseeeeecs 5

1.3 Khái niệm hành chính văn phòng c2 122222212211 221 1121151111 11111 122211152 6 1.4 Khái niệm về quản trị hành chính văn phòng 22 2+2 2 E22 2E2E22E22222x2 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA DOANH NGHIỆP -<<- 9

2.1 Sơ lược về doanh nghiỆp 1 122121211211 1211111 1111111110210 01 1111111111111 ệt 9 2.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 5-55 s 2212212127112 1 26 10

2.3 Bộ máy tô chức của công fy 5s s12 2 1121121211111 212221 211221211 ru 11

2.3.2 Mô tả trách nhiệm của các phòng ban 12

2.4 Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của công tác tô chức văn phòng của Công ty

l0) 09.0105 n 0: Ni HH-dẢŸẢỶẢ 15

MỞ ĐẦU

1 Đặt vẫn đề

Trong quá trình hội nhập và phát triển toàn cầu, nước ta có nền kinh tế đang phát triển, xã hội - chính trị ôn định nên đã thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài rót vốn vào Chính vì thế, nhiều công ty ra đời, nhà máy, nhà xưởng được xây dung liên tiếp từ Bắc tới Nam tạo ra nhiều khu công nghiệp hiện đại Theo thống kê về đăng

ký doanh nghiệp năm 2022 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư cho thấy trong năm 202] tong

số doanh nghiệp thành lập mới là 20.288 doanh nghiệp, tông số doanh nghiệp quay trở lại hoạt động 23.192 doanh nghiệp, tương ứng với số lượng văn phòng được tạo ra Điều đó cho thấy được rằng Việt Nam đang là nơi hoạt động của rất nhiều doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có hai bộ phận lao động chính đó là lao động phô thông, làm việc trong nhà xưởng và nhà máy là nhân viên văn phòng làm việc tại cơ quan đầu não của doanh nghiệp Nhân viên văn phòng là nhân viên làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính nên có chức năng rất quan trọng trong doanh nghiệp, công ty

Có thế nói là bộ phận quan trọng, không thế thiếu trone một doanh nghiệp Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động chỉ đạo, quản lý công tác văn phòng Hỗ trợ trực tiếp cho lãnh đạo và tổ chức về việc hoạch định, tô chức, kiểm soát, xử lý về các công, tác nghiệp vụ văn phòng Chất lượng làm việc của văn phòng có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thê cơ quan Do đó, quản trị hành chính văn phòng sẽ góp phần quan trọng để cơ quan, đơn vị thực hiện các lĩnh vực quản tri khác một cách có hiệu quả, nhằm đạt mục tiêu đã đề ra

Biết được tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng và có sự quan tâm, tìm hiểu về Công ty cổ phần Cao su Phước Hòa trước đó nên nhóm đã tiến hành chọn Công ty này đề nghiên cứu về công tác quản trị hành chính văn phòng của Công ty Công ty cô phần Cao su Phước Hòa là một trong các đơn vị có diện tích lớn trong ngành cao su Việt Nam, nằm trong vùng chuyên canh cao su, vị trí trung tâm của

vùng cao su Đông Nam Bộ, cách Thành phố Hồ Chí Minh 65km, rất thuận lợi về mặt

giao thông Công ty cũng là nơi kinh doanh với rất nhiều ngành nghề, đã đem lại không ít cơ hội việc làm cho lao động ở vùng Đông Nam Bộ này và thực sự Công ty sẽ

là điểm đến lý tưởng cho nhiều lao động Với một vị trí thuận lợi như vậy và là một trong các công ty có quy mô lớn trong nghành cao su cho nên đã dẫn đến sự quan tâm, hứng thú cho nhóm tác giả về các vấn đề trong công tác quản trị hành chính văn phòng của Công ty Chính vì vậy, nhóm tác giả đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cỗ phần Cao su Phước Hòa”

2 Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng

của Công ty cô phần Cao su Phước Hòa và có thể áp dụng kiến thức vào thực tiễn sau nảy

3 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng phương pháp thu thập thông tin thứ cấp qua các báo chí, tạp chí, sách báo, mạng Internet, website đề từ đó chỉ ra những nguyên nhân, hạn chế và đề xuất đôi với Công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng tại Công ty cô phần Cao su Phước Hòa

4.2 Phạm vì HgÌHÊH cỨU

Phạm vi không gian: Công ty cô phần Cao su Phước Hòa có vị trí tại Thửa đất

số 374, Ấp 2A, xã Phước Hoà, huyện Phú Giáo, tỉnh Bình Dương

Phạm vi thời gian: Tháng 12 năm 2021 - Tháng 3 năm 2022

6 Kêt cầu của đề tài

Ngoại trừ phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu gồm 3 phần:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài

Chương 2: Thực trạng cua Cong ty

Chương 3: Dê xuất các giải pháp & kiến nghị

NOI DUNG

CHUONG 1 CO SO LY LUAN CUA DE TAI

1.1 Khái niệm hành chính

Theo nghĩa rộng thi hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước Do đó:

“Hành chính là công việc của các cơ quan quyên lực Nhà nước sử dụng quyên lực Nhà

nước trong quản lý và điều hành xã hội”

Theo nghĩa hẹp thì hành chính gan liền với nghĩa vụ phục, hỗ trợ Do đó có thể hiệu: “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”

Như vậy, tông quát thì: “Hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ

thống” Từ khái niệm này ta thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực và mang

nghĩa vụ phục vụ và hỗ trợ

Hình 1 Hình ảnh văn phòng hành chính

Nguồn: Suu tam tte Internet

1.2, Khái niệm văn phòng

Khái niệm văn phòng có thê được hiểu theo nhiều giác độ khác nhau Theo

nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy làm việc tông hợp và trực tiếp #ợ giúp cho việc điều hành của Ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thâm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng “Văn phòng” theo nghĩa hẹp thì là # sở làm việc của một cơ quan, đơn vị; là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là nơi tập trung nhiều nhất của hoạt dong thi tuc giay fở, là nơi thực hiện mọi hoạt động, kinh doanh liên quan đến văn thư và điều hành Nó đóng vai trò là điểm trung tâm của toàn bộ tô chức vì tất cả thông tin, tài nguyên đều đến một văn phòng và chúng được phân phối từ chính văn phòng đó Đồng thời, văn phòng cũng có thê được hiệu là một

vị trí công việc trong doanh nghiệp, công ty, tổ chức thường gắn với những nhiệm vụ riêng cụ thể, gắn liền với những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tô chức đó

Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có điểm chung đó là: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm

lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”

Hình 2 Hình ảnh nhân viên văn phòng

Nguồn: Suu tam tte Internet 1.3 Khai niém hanh chinh van phong

Hanh chính văn phòng là văn phòng diễn ra các hoạt động kiêm soát kinh doanh, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tô chức các hỗ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin đạt hiệu quả cao nhất

Hành chính văn phòng là những công việc như: Quản lý các công tác lễ tân; tiếp đón khách hàng: quản lý, kiểm tra, mua vào cơ sở vật chất trang thiết bị; sắp xếp lịch họp và làm việc trong cơ quan đơn vị Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ đối ngoại, kiếm tra, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc công ty

Về vai trò thì hành chính văn phòng là một “Trung tâm thần kinh hay” là “Bộ

não” cho một doanh nghiệp Vì hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ

công văn giấy tờ cho tat cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh mả tat cả cac giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc bằng văn bản

Hình 3 Trụ sở hành chính văn phòng Công ty cỗ phần Cao su Phước Hòa

Ý CED Ỹ /

Neuon: Suu tam tie Internet 1.4 Khái niệm về quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc tổ chức, hoạch định, triển khai, kiểm tra

các hoạt động xử lý những thông tin của Công ty

Vai trò của quản trị hành chính văn phòng là đưa hệ thống làm việc của văn phòng vào nề nếp ký cương và làm việc hiệu quả cao, tạo tiền đề cho việc phát triển của Công ty, tăng khả năng sử dụng nguồn nhân lực tốt, giúp chất lượng làm việc cao Quản trị hành chính văn phòng tốt, Công ty sé gat hai duoc nhiéu thanh công đạt được mục tiêu đã và đang đê ra

Hình 4 Cuộc họp của ban quản trị Công ty cô phần Cao su Phước Hòa

Nguồn: Suu tam tte Internet

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA DOANH NGHIỆP

2.1 Sơ lược về doanh nghiệp

Hình 5 Nhìn từ phía trước công Công ty cỗ phần Cao su Phước Hòa

Nguồn: Sưu tầm từ Internet Công ty cô phần Cao su Phước Hòa là một trong các đơn vị có diện tích lớn trong nganh cao su Việt Nam

Công ty cổ phần Cao su Phước Hòa niêm yết cô phiêu PHR ngày 04/08/2009 tại

Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (HOSE) và chính thức giao dich

ngày 18/08/2009

Tên công ty: CÔNG TY CÓ PHẢN CAO SU PHƯỚC HÒA,

Tên tiếng Anh: PHUOC HOA RUBBER JOINT STOCK COMPAN,

Tên giao dịch (tên viết tắt) của doanh nghiệp: PHURUCO,

Mã Chứng khoán: PHR,

Mã số thuế: 3790147532,

Địa chỉ trụ sở chính: Ấp 2 - xã Phước Hòa - huyện Phú Giáo - tỉnh Bình Dương,

Nguồn: Suu tam tte Internet

2.2 Lich sử hình thành và phát triển công ty

Tiền thân của công ty là đồn điền cao su Phước Hòa, sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, đổi tên thành Nông trường Cao su Quốc doanh Phước Hòa Năm 1982; Công ty Cao su Phước Hòa được Tổng cục Cao su Việt Nam thành

lập

Năm 1993: Công ty Cao su Phước Hòa được thành lập lại theo quyết định số 142NN/QĐÐ ngày 04/03/1993 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam

Từ năm 1993 - 2008: Công ty Cao su Phước Hòa hoạt động theo giấy chứng

nhận đăng ký kinh doanh số 100966 do Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Sông Bé cấp ngày 27/3/1993 và thay đôi lần thứ hai vào ngày 29/11/2004 do Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh

Binh Duong cap