Trình bày nội dung tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức

Khái quát về tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghỉ thức Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là: - Các cuộc họp trang trọng có quy mô lớn, có người ngoài tổ chức tham dự - Các

TRUONG DAI HQC KINH TE KY THUAT CONG NGHIỆP

KHOA QUAN TRI VA MARKETING

CHU DE TRINH BAY NOI DUNG TO CHUC CAC CUOC HOP TRANG TRONG THEO NGHI THUC

NHOM THUC HIEN: NHOM 9

1 | Lé Thanh Phuong (Nhom trưởng) | 21107100668 | DHQT15A10HN

Hà Nội - 2024

NHAN XET CUA GIANG VIEN HUONG DAN :

Ngày tháng HĂM

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DÂN

(Ký và ghỉ rõ họ tên)

Muc Luc

1 Khái quát về tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức -.-‹ -‹- 1

2 Cac giai doan tô chức các cuộc hop trang trọng theo nghi thức .-. -< 1

2.1 Giai đoạn Chuan Dio eset eeseseee ee eeeeeeaeeeeeeaneateataneaneaeeneseaneaseeaneatenee tea 1 2.2 Giai đoạn tiến hành ch TH ng 8

2.3 Giai đoạn sau cuộc UP 10

Bảng phân công công việc

STT | Người thực hiện Công việc phụ trách Mức do

hoàn thành

1 Lé Thanh Phuong Tổng hợp word + làm slide + thuyết Tốt

trinh

2 Thái Thị Nguyệt Anh | Câu hỏi trắc nghiệp cuối bài + làm Tốt

slide

3 Đồng Văn Quảng Giai đoạn chuẩn bị + Ví du minh họa Tốt

5 Nguyễn Thị Diệu Linh | Giai đoạn tiến hành + giai đoạn sau cuộc họp + ví dụ minh họa của môi Tốt

giai đoạn

TRINH BAY NOI DUNG TO CHUC CAC CUOC HOP TRANG TRONG

THEO NGHI THUC

1 Khái quát về tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghỉ thức

Cuộc họp trang trọng theo nghi thức thường là:

- Các cuộc họp trang trọng có quy mô lớn, có người ngoài tổ chức tham dự

- Các cuộc họp có tính chất quan trọng và các thành viên có các ý kiến khác nhau

- Tập thế cần đưa ra các quyết định có tính chất pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải ràng buộc tuân theo

Tổ chức các cuộc họp trang trọng theo nghi thức chia làm ba giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị

- Giai đoạn tiễn hành

- Giai đoạn kết thúc

2 Các giai đoạn tổ chức các cuộc họp trang trong theo nghi thức

2.1 Giai đoạn chuẩn bị

Trách nhiệm của lãnh đạo:

- Xác định mục tiêu cuộc họp (Trả lời câu hỏi Tại sao?) Mục tiêu của cuộc họp được xác định dựa trên các nguyên tắc sau:

+ Hội họp thảo luận về vấn đề gi?

+ Những yếu tổ nào có thể giúp hội họp thành công

+ Những khó khăn gì có thể xảy ra?

+ Có thể có những phương án giải quyết nào?

+ Nếu gặp khó khăn cần giải quyết phần nào của vấn đề?

- Xác định những nội dung cần phải giải quyết: Những vấn để cần giải quyết bao gồm những nội dung øì?

- Xác định thành phần tham dự: Các thành phần tham gia cuộc họp bao gồm

cả đoàn chủ tịch và đoàn thư ký

- Xác định ngày, tháng, và thời gian tiến hành cuộc họp

+ Ấn định thời gian cụ thé: ngày, giờ, độ dài thời gian của cuộc họp Thông thường, các cuộc họp trang trọng theo nehi thức được ấn định trước vài tháng hoặc

cả năm nhằm đảm bảo các cuộc họp được tô chức tại các trung tâm thương mại hoặc các phòng họp của khách sạn theo đúng lịch trình

- Xác định địa điểm cuộc họp Ngoài ra cần phải xem xét các vấn để cần phải giải quyết khác như : chương trình nehị sự, người ghi biên bản, kiếm tra phòng họp và trang thiết bị

Trách nhiệm của thư ký và ban tô chức ()) Hiểu rõ mục đích, nội dung, chu đề hội họp từ đó tham mưu cho lãnh đạo thành phan tham dự hội hop

Trong mục nảy, thư ký và ban tổ chức cần:

+ Nắm bắt chủ đề chính của cuộc họp + Xác định mục tiêu của cuộc họ + Phân tích nội dung cần thảo luận + Tham mưu về thành phần tham dự phù hợp + Đề xuất hỗ trợ cho từng nhóm tham gia

~> Việc thực hiện những bước này giúp tô chức cuộc họp một cách hiệu quả

và hướng tới mục tiêu cụ thé

(2) Tham meu va giúp lãnh đạo lựa chon thời gian tiễn hành cuộc họp Sau khi lựa chọn ngày, thư kí phải rà soát lại xem có trùng với cuộc họp khác hoặc vào ngày nghỉ hay không Ghi thời điểm tô chức cuộc họp vào lịch công tác Trong mục nảy, thư ký và ban tô chức có nhiệm vụ hỗ trợ lãnh đạo xác định thời gian tối ưu cho cuộc họp Các bước thực hiện bao gom:

+ Đề xuất thời gian hợp lý cho cuộc họp + Kiểm tra lịch trình đề tránh trùng lặp + Cập nhật vào lịch công tác + Xem xét thời gian phủ hợp cho người ngoài tô chức (nếu có)

+ Gửi nhắc nhở

(3) Xây dựng chương trình cụ thể cho từng nội dung của cuộc họp

- Xác định và sắp xếp nội dung thảo luận

- Xác định thời sian cho từng nội dung

2

- Phân chia va chỉ định người trình bày

- Lập danh sách các hoạt động hoặc quyết định cần đạt được

- Tạo bản chương trình chỉ tiết và gửi đến các thành viên

- Thiết lập thời gian nghỉ giữa các phan

- Dự kiến các câu hỏi hoặc tình huống phát sinh

~> Việc xây dựng chương trình cụ thể giúp tô chức cuộc họp một cách có hệ thống, hiệu quả và tập trung vào mục tiêu cần đạt

(49) Phân công người, bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp từng phân việc (trang trí phòng họp, chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ như máy ghi âm, điện thoại )

- Trang trí phòng họp: Thiết kế không gian, Bồ trí bàn ghế, Ánh sáng và âm thanh, Trang trí

- Chuẩn bị cơ sở vật chất: Điều kiện môi trường, Không gian, Vệ sinh

- Trang thiết bị phục vụ: Máy ghi âm, Điện thoại, Máy chiếu và âm thanh

~> Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các khía cạnh này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả

(3) Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu Chuẩn bị bìa hồ sơ để đựng hồ sơ giao dịch, các bản tường trình, các hợp đồng, công văn, giây mời, danh sách và các tài liệu khác liên quan đến cuộc họp Chuẩn bị các tai liệu cần thiết cho lãnh đạo trong từng cuộc họp (báo cáo, để

án, thuyết trình )

(6) Soạn thảo lịch trình cho một kế hoạch Lịch trình kế hoạch là một công cụ giúp hoạch định và phối hợp cuộc họp Nó

là bản danh sách kiểm tra những điều phải làm

Địa | Thông Số Lịch | Tài | Trang | Chỗ D Triên | Giao điểm báo thành | trình | liệu | thiết ăn, ở chuyền lãm tiếp

cuộc họp viên | nghị sự bị khách cho

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bang 1.1 Ban lịch trình cho một kế hoạch

(2) Soạn thảo chương trình nghị sự Chương trình nphị sự là trình tự các vấn đề đem ra trình bày, thảo luận, bàn bạc trong cuộc họp

Thông thường chương trình nghị sự của các công ty kinh doanh sẽ theo thứ tự

sau đây

- Thông báo và Giới thiệu Thành viên Mới và Quan Khách

- Đọc và Phê chuẩn các Biên bản Cuộc họp Trước

- Các Báo cáo Tường trình

- Thảo luận về Tình hình Kinh doanh Đã Qua

- Thảo luận về Tình hình Kinh đoanh Sắp Tới

- Kết thúc hoặc Hoãn lại Cuộc họp

Có thê gửi bản lịch trình nghị sự chính thức bằng thư hoặc phân phối lịch trình

nghị sự cùng các tải liệu khác ngay khi bắt đầu cuộc họp

(8) Đặt phòng họp

Tùy thuộc vào tính chất và quy mô mà cuộc họp có thê được tô chức tại doanh

nghiệp hoặc thuê ngoài

Đối với cuộc họp được tô chức tại doanh nghiệp: Phối hợp với phòng hành chính đề chuẩn bị địa điểm cho cuộc họp

Đối với cuộc họp được tô chức tại địa điểm thuê ngoài: Nên đặt phòng trước khoảng 01 tháng để đảm bảo không xảy ra tình trạng hết phòng Mặt khác, điều này giup cho cuộc họp có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo từ ban tô chức Sau khi

chọn phòng phải gửi thư xác nhận đề tránh có trục trặc không đáng có xảy ra

(9) Sắp xếp dịch vụ ăn uống Nếu cuộc họp được tô chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc trung tâm thương mại, phải sắp đặt và chuẩn bị trước những thử sau đây:

- Chỗ ăn

- Loại dịch vụ

- Thời gian phục vụ

- Thực đơn

- Sắp xếp bàn ghế

- Màu sắc và trang trí (nêu cân)

(10) Thông báo thư mời và mờ thông bảo cho các thành viên tham dự Thư mời hoặc mời phải đảm bảo các thông tin:

- Thông tin cần có trong Thư Mời:

+ Ai triệu tập cuộc họp: Cần ghi r6 tén va chức vụ của người triệu tập dé nguol nhận biết thâm quyền

+ Mục đích của cuộc họp: Làm rõ lý do tô chức cuộc họp, giúp các thành viên hiểu được nội dung chính

+ Thời gian và địa điểm: Cung cấp thông tin chỉ tiết về ngày, giờ, và địa điểm diễn ra cuộc họp, bao gồm hướng dẫn nếu cần

- Gửi Kèm Tài liệu Liên quan:

+ Thư mời có thê bao gom chuong trinh nghi su, so đồ địa điểm và các tài liệu

liên quan, giúp người tham dự chuẩn bị cho các bài thuyết trình và thảo luận

- Xác nhận Tham dự:

+ Trước cuộc họp, cần xác nhận sự tham gia của các khách mời qua điện thoại hoặc email để đảm bảo rằng những người quan trọng có mặt và có thê lập kế hoạch cho cuộc họp một cách hiệu quả

Việc này đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều được thông báo đầy đủ và chuân bị tốt cho cuộc họp

(11) Sắp xếp và phân phối tài liệu Sắp xếp các tài liệu cần thiết bằng cách đóng ghim hay ghim các tờ rơi theo thứ tự chương trình Tất cả tài liệu được đựng trong một bia hồ sơ hoặc một cặp hồ

sơ bao gồm:

- Phiếu đề tên người tham dự

- Giấy và bút

- Chương trình nghị sự

- Các bản tường trình, báo cáo đặc biệt

- Danh sách các thành viên tham dự

- Phiếu ăn

(12) Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn

- Thiết bị cần chuẩn bị:

+ Máy chiếu và màn chiếu: Dùng để trình bày tài liệu và hình ảnh, cần kiểm

tra tình trạng hoạt động trước cuộc họp

+ Thiết bị âm thanh: Bao gồm loa và micro, đảm bảo âm thanh rõ ràng cho tất

cả thành viên tham dự, đặc biệt nếu có người tham ø1a từ xa

+ Bảng viết và dụng cụ viết: Đề ghi chú các ý kiến quan trọng trong cuộc họp, cần chuẩn bị đủ bút lông và khăn lau bảng

+ Thiết bị địch (nếu cần): Dùng cho cuộc họp có người tham dự không nói cùng ngôn ngữ, đảm bảo mọi người hiểu nội dung

~> Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các dụng cụ này sẽ giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả

Tình huỗng: Vinamilk tô chức cuộc họp Hội đồng quản trị (HĐQT) quý 3

năm 2024 đề bàn về việc mở rộng thị trường sang Myanmar

a Giai đoạn chuân bị - Chỉ tiết:

s* Trach nhiệm của lãnh đạo (CEO & Chủ tịch HĐQT):

- Mục tiêu cuộc họp: Ra quyết định cuối cùng về việc đầu tư vào Myanmar, bao gồm chiến lược, ngân sách và phân công trách nhiệm

- Nội dung cần giải quyết:

+ Thị trường Myanmar: Phân tích tiềm năng, thách thức, đối thủ cạnh tranh, hành vị tiêu dùng

+ Chiến lược thâm nhập: Xuất khẩu, liên doanh, đầu tư trực tiếp Ưu nhược điểm từng phương án

+ Kế hoạch Marketing & Phân phối: Sản phẩm, giá cả, kênh phân phối, truyền

thông

+ Dự trù ngân sách: Chị phí đầu tư, dự báo doanh thu, lợi nhuận, thời gian hoan von

+ Phân công trách nhiệm & Timeline: Ai lam gi, khi nao hoàn thành

- Thanh phan tham dy: Chu tich HDQT, CEO, Pho TGD Tai chinh, Giam đốc Marketing, Giám đốc Xuất nhập khâu, Trưởng phòng Pháp chế, Đại diện Công ty tư vấn Nielsen (đã hợp tác nghiên cứu thị trường)

- Thời gian & Địa điểm: 8h30 - 12h00, Thứ Sáu, ngày 25/10/2024, Phòng họp HĐQT, tầng 10, tru so Vinamilk

- Kiểm soát chất lượng nội dung: CEO yêu cầu các phòng ban gửi báo cáo và thuyết trình PowerPoint trước ngày 18/10/2024 CEO và Chủ tịch HĐQT cùng xem xét, góp ý, yêu cầu chỉnh sửa đê đảm bảo chất lượng thông tin

- Vai trò từng người: Chủ tịch HĐQT chủ trỉ cuộc hop CEO điều hành, tóm tắt nội dung chính và dẫn dắt thảo luận Các thành viên khác báo cáo, đóng góp ý

kiến Thư ký HĐQT ghi biên bản

- Phê duyệt chương trình & danh sách: Chủ tịch HĐQT phê duyệt chương trình nghị sự và danh sách khách mời cuối củng

- Chuẩn bị phát biểu: CEO soạn thảo bài phát biểu khai mạc (nhắn mạnh tầm quan trọng của thị trường Myanmar) và bế mạc (tóm tắt kết luận và quyết định của

HĐQT)

* Trách nhiệm Thư ký HĐQT & Ban tô chức (Admin):

- Hiểu rõ mục đích & nội dung: Thư ký HĐQT trao đôi trực tiếp với CEO dé nắm rõ yêu cầu và chuẩn bị chu đáo

- Thời gian & Lich: Kiểm tra lịch làm việc của các thành viên HDQT va Nielsen, đề xuất ngày giờ phù hợp, gửi email xác nhận và cập nhật lich làm việc

- Chương trình cụ thể: Phân chia thời gian cho từng nội dung:

+ 8h30-8h45: Khai mạc, giới thiệu dai dién Nielsen

+ 8h45-9h30: Nielsen trình bày báo cáo nghiên cứu thị trường Myanmar + 9h30-10h00: Giám đốc Xuất nhập khẩu trình bày các phương án thâm nhập thị trường

+ 10h00-10h15: Teabreak

+ 10h15-11h00: Thảo luận về chiến lược Marketing & Phân phối

+ 11h00-11h30: Thảo luận về ngân sách & ROI, phân công trách nhiệm

+ 11h30-12h00: Kết luận, quyết định của HĐQT, bế mạc

- Phân công công việc: Admin phụ trách đặt phòng họp, teabreak, chuân bị tải

liệu, thiết bị IT hỗ trợ kỹ thuật

- Văn kiện & Tài liệu: Chuẩn bị báo cáo nghiên cứu thị trường (bản cứng & mềm), slide thuyết trình, chương trình nghị sự, dự thảo nghị quyết HĐQT, giấy bút, nước uống

- Lịch trình kế hoạch (checklist): Danh sách khách mời, dia điểm, thời gian, nội dung, tài liệu, thiết bị, teabreak, liên hệ Nielsen

7

- Đặt phòng họp: Đặt phòng họp HĐQT, kiểm tra hệ thông âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu Yêu cầu chuẩn bị sẵn nước uống

- Teabreak: Dat dich vu teabreak với thực đơn đa dạng, bao gồm cả đồ ăn nhẹ

và nước uống

- Thông báo & Mời họp: Gửi email mời kèm theo chương trinh nghi sw va tài liệu liên quan (bản mềm) Gửi thư mời chính thức (bản cứng) qua bưu điện cho Nielsen Goi dign xac nhận trước 1 ngày

- Phân phối tài liệu: In ấn và đóng thành từng bộ tải liệu, đặt sẵn trên bàn họp trước khi cuộc họp bắt đầu Gửi bản mềm qua email cho tất cả khách mời

- Dụng cụ nghe nhìn: Mây chiếu, màn hình, laptop, loa, micro, but laser

- Thử nghiệm thiết bi: Kiém tra kỹ lưỡng tất cả thiết bị trước cuộc họp Chuân

bị laptop & máy chiếu dự phòng

- Sắp xếp chỗ ngôi: Sắp xếp chỗ ngồi theo chức vụ, đảm bảo mọi người nhìn

rõ màn hình Đặt bảng tên cho từng thành viên

- Phương án dự phòng: Chuẩn bị sẵn phòng họp dự phòng Nếu Nielsen không thể đến trực tiếp, sẽ tham gia qua video conference (chuan bị sẵn tài khoản Zoom/Teams) Có sẵn kỹ thuật viên hỗ trợ nếu gap sự cô thiết bị

Van dé phat sinh (trong giai đoạn chuẩn bị) & Giải pháp:

- Vấn đề: Phòng họp HĐQT đã được đặt trước cho một cuộc họp khác

- Giải pháp: Admin liên hệ đặt phòng họp VIP (tầng 12) làm phòng họp dự phòng từ trước Khi biết phòng họp HĐQT bị trùng lịch, ngay lập tức chuyên sang sử

dụng phòng họp VIP Thông báo kịp thời cho tất cả khách mời về sự thay đổi địa

điểm

2.2 Giai đoạn tiến hành

(1) Đón tiếp đại biêu

(2) Phân phát văn kiện, tài liệu

(3) Quyết định chủ tịch đoàn và thư kí đoàn

(4) Khai mạc cuộc họp

- Tiến hành các nghỉ thức nhà nước ( nếu cần )

- Giới thiệu chủ đề cuộc họp

- Giới thiệu thành phần