bài 2 thiết kế, phân tích công việc quan tri nhan su

THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:1.1 Công việc trên khía cạch cơ cấu tổ chức Quản lý từ trên xuống dưới Quản lý theo phòng chức năng Phát triển nghề nghiệp theo chiều dọc Nhiều cấp quản lý trung

THIẾT KẾ, PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Th.S Bùi Đình Bắc

 Ts Nguyễn Văn Điền vs Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình

QTNNL, NXB Lao động Xã hội- 2004.

 George T.Milkovic và John W.Boudreau;Ts Vũ Trọng Hùng

dịch Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê -2005

 Và một số tài liệu khác có liên quan.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

 Hiểu khái niệm về công việc trên nhiều khía cạnh

 Nắm được một số lý thuyết áp dụng cho thiết kế và phân tích công việc

 Nắm được khái niệm về thiết kế và phân tích công việc

 Nắm được quy trình thiết kế và phân tích công việc

 Nắm được các phương pháp thiết kế và phân tích công việc

 Biết các tài liệu liên quan đến vị trí, công việc cụ thể

KHI NÀO CẦN TK VÀ PT CÔNG VIỆC

 Khi tổ chức mới thành lập.

 Khi xuất hiện công việc mới

 Khi xuất hiện những thay đổi về nội dung trong công việc

 Khi áp dụng công nghệ mới, phương pháp mới.

 Khi tổ chức cần rà soát theo chu kỳ họat động.

 Khi tổ chức cần cơ cấu lại

“ Làm sao để công việc có hiệu quả cao, tạo ra sản phẩm, dịch vụ có giá trị gia tăng cho khác hàng”

1.1

Mục tiêu

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.1 Thiết kế cơ cấu tổ

chức

CƠ CẤU

TỔ CHỨC

CHIẾN LƯỢC CỦA DOANH NGHIỆP

PHÙ HỢP VỚI

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.1 Công việc trên khía cạch cơ cấu

tổ chức

Quản lý từ trên xuống dưới

Quản lý theo phòng chức năng

Phát triển nghề nghiệp theo chiều dọc

Nhiều cấp quản lý trung gian

Chuyên môn hóa cao

Danh giới cứng giữa các phòng ban công việc

Mô tả công việc chi tiết

Nhân viên làm việc độc lập

Cơ cấu tổ chức quan liêu (hình chóp)

Chiến lược phòng thủ

Chiến lược áp dụng khi doanh nghiệp kinh doanh trong một số ít thị trường

 sản phẩm ổn định

thị trường dự đoán được

Phân quyền quản lý

Ít cấp quản lý trung gian

Phát triển nghề nghiệp theo chiều ngang

Quản lý theo nhóm hoặc đơn vị kinh doanh

Danh giới mềm giữa các đơn vị kinh doanh

Mô tả công việc chung chung

Chú trọng làm việc nhóm

Chú trọng vào khách hàng

Cơ cấu tổ chức bằng (hình chóp bỏ

lớp)

Chiến lược người tìm kếm

Chiến lược doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm sản phẩm mới, cơ hội thị trường chấp nhận rủi ro

Chủng loại sản phẩm rộng

Thị trường thay đổi nhanh

Theo khách hàng 1.1 Công việc trên khía cạch cơ cấu

tổ chức

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

Chiến lược tìm kiếm

Kinh doanh trong thị trường không ổn định có thể thay đổi đột ngột

Liên danh với khách hàng, nhà cung cấp

Chú trọng nhóm, thành viên nhóm có thể làm việc vượt qua danh giới của tổ chức mình

Chia sẻ các tính chất của cấu trúc ngang

Sự nghiệp chủ yếu

là trách nhiệm cá nhân

Cơ cấu tổ chức mạng/liên kết

1.1 Công việc trên khía cạch cơ cấu

tổ chức

1.2 Công viêc trên khía

cạnh Phân tích dòng công

việc

“ Dòng công việc là: cách mà công việc được xắp xếp để đạt được mục tiêu về sản phẩm, dịch vụ của tổ chức”

Phân tích dòng công việc là: Quá trình tổ chức xem xét đánh giá bằng cách nào công việc tạo ra giá trị gia tăng để tiếp tục quá trình kinh doanh

1.1

Khái niệm

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

Các bước hoặc công việc nào cần loại bỏ bớt

Các bước hoặc công việc nào cần kết hợp lại

Các bước hoặc công việc nào cần đơn giản thêm

ĐểTạo ra giá trị gia tăng

1.2 Công viêc trên khía cạnh

Phân tích dòng công việc (phân

tích dòng công việc)

“ Là việc nghiên cứu thiết kế lại triệt để quy trình kinh doanh để đạt được sự cải thiện năng động về chi phí, chất lượng, dịch vụ, tốc độ”

1.1

Khái niệm

1.3 Công việc trên khía cạnh

quy trình kinh doanh

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.3 Công việc trên khía cạnh

quy trình kinh doanh

công nghệ thông tin

-Thay đổi cơ cấu nhân

sự

Sự cải thiện năng động về chi phí, chất lượng, dịch vụ, tốc độ

1.4 Công việc trên khía cạnh

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

thuật, quản lý, lam

đề

Bao gồm các thành viên tự nguyện từ các bộ phận, phòng ban một tuần họp 1-2 giờ thảo luận để giảm chi phí , nâng cao môi trường làm việc

Nhóm mục đích

đặc biệt

Bao gồm những người kết nối qua danh giới chức năng, tổ chức mục đích khảo sát, nghiên cứu các vấn đề phức tap

-Giới thiệu công nghệ mới

- Nâng cao CL quy trình làm

việc

Nhóm ảo

Nhóm dựa vào tương tác

công nghệ để làm việc với

nhau khi bị chia rẽ bởi

khoảng cách địa lý

1.4 Công việc trên khía cạnh

nhóm

1.5 công việc trên khía cạnh

Nhân tố bên trong của

Cơ hội thăng tiến

Nhân tố bên ngoàicủa

công việc

 Chính sách của công ty

Điều kiện làm việc

Sự an toàn của công việc

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.5 công việc trên khía cạnh

Làm người LĐ

sẽ được thúc đẩy khi

Nhu cầu

và khả năng của người lao động

Các đặc trưng của công việc

và của tổ chức

PHÙ HỢP VỚI

1.5.1 Lý thuyết về thúc đẩy

người lao động làm việc tốt

về đặt các mục tiêu

Mục tiêu của người

Người LĐ phải được tham gia xây dựng mục tiêu

Người LĐ phải thường xuyên nhận được phản hòi về kết quả

họ đạt đước

1.5 công việc trên khía cạnh

cá nhân

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.5.1 Lý thuyết về thúc đẩy

người lao động làm việc tốt

Lý thuyết

về nét đặc trưng của công việc

NẾU

Nét đặc trưng cốt lõi của công việc tạo ra các điều kiện để người lao động trải nghiệm trạng thái tâm lý then chốt có liên quan đến kết quả công việc bao

gồm cả việc thúc đẩy cao

1.5 công việc trên khía cạnh

cá nhân

1.5.1 Lý thuyết về thúc đẩy

người lao động làm việc tốt

trương của công việc

của công việc

Nét đặc trưng cốt lõi Trạng thái tâm lý then chốt Kết quả công việc người LĐ

được thông tin về

kết quả công việc

 Công việc có ý nghĩa

Có trách nhiệm đối với hoạt động

công việc

Biết được kết quả công việc

 Thúc đẩy công

việc từ bên trong cao

Hoàn thành công việc vơi chất lượng cao

Mức độ hài lòng với công việc cao

Tỷ lệ vắng mặt

và thay thế người LĐ thấp 1.5 công việc trên khía cạnh

cá nhân

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.6 Thiết kế công việc

1.6.1

Khái niệm “ Là quá trình xác định các nhiệm vụ, trách

nhiệm cụ thể được thực hiện bởi từng người lao động trong tổ chức cũng như các điều kiện

cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm đó.”

1.6 Thiết kế công việc

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

Kết hợp công việc với mục tiêu của tổ chức

Tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động

Đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc

Phù hợp với các khả năng và kỹ năng của người lao động

Các đòi hỏi của công việc

 Nội dung công việc.

 Các trách nhiệm đối với tổ chức.

 Các điều kiện lao động

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

 Đơn giản hóa công việc

 Mở rộng cộng việc

 Luân chuyển công việc

 Làm giàu công việc

 Thiết kế công việc theo nhóm

1.6 Thiết kế công việc

pháp đơn giản hóa công việc

 Đơn giản hóa công việc cho rằng công việc được phân chia đến mức đơn giản, có đặc trưng lắp lại sẽ tối đa hóa hiệu quả

Các công việc có tính suy nghĩ giao cho quản lý và giám sát, giao cho nhân viên một phạm vi hẹp của nhiệm vụ để thực hiện

Phù hợp với các doanh ngiêp sản xuất nhiều sản phẩm tiêu chuẩn hóa

Phù hợp khi môi trường kinh doanh ổn định

Không phù hợp khi môi trường kinh doanh thay đổi khách hàng có nhu cầu tham gia xây dựng sản phẩm có chất lượng cao

Sự hài lòng của nhân viên thấp đặc biệt đối với cấp độ chuyên gia

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.6 Thiết kế công việc

Mở rộng và luân chuyển công việc

 Mở rộng và luân chuyển công việc dùng để thiết kế công việc nhằm giảm sự mệt mỏi và buồn chán của những lao động làm các công việc đơn giản và chuyên môn hóa cao

Mở rộng công việc: mở rộng nhiệm vụ của công việc “ ví dụ: Một công nhân trong dây chuyền SX ô tô chịu trách nhiệm lắp thảm sàn ô tô có thể được mở rộng công việc bằng cách giao thêm nhiệm vụ lắp ghê ngồi”

Luân chuyển công việc: luân chuyển người lao đông giữa các nhiệm

vụ hẹp khác nhau nhưng không làm gián đoạn dòng công việc “Ví dụ: trong dây truyền SX ô tô một công nhân lắp thảm sàn ô tô có thể được luân chuyển tới xưởng sản xuất gần đó để lắp đặt ghế”

Mở rộng và luân chuyển có những hạn chế vì chỉ chú trọng tới khía cạnh loại trừ việc không thúc đẩu do vậy chỉ làm tăng một trong 5 đặc trưng cốt lõi của công việc thúc đẩy người lao động

1.6 Thiết kế công việc công việc

 Làm giàu công việc là quá trình gộp các nhiệm vụ chuyên môn hóa lại với nhau để mà một người có trách nhiệm cho việc sản suất toàn bộ sản phẩm hoặc toàn bộ dịch vụ

Sử dụng lý thuyết đặc trưng cốt lõi của công việc làm cho công việc thêm thú vị và nâng cao sự thúc đẩy người LĐ làm việc (nhiều trách

nhiệm, có quyền quyết định, tự lập kế hoạch, tự quyết định cách làm, nhận được thông tị về kết quả công viêc”)

Làm giàu công việc vừa mở rộng công việc về chiều ngang và chiều thẳng đứng

Nhược điểm: Tùy thuộc vào sự sẵn có của công nghệ và khả năng của người lao động, không phù hợp với công việc có độ phức tạp cao và yêu cầu quá nhiều bước, quá nhiều kỹ năng của người lao động

1 THIẾT KẾ CÔNG VIỆC:

1.6 Thiết kế công việc

Thiết kế công việc theo nhóm

 Chú trọng vào nhóm hơn là cá nhân

Các thành viên trong nhóm được trao quyền để quyết định giữa họ với nhau về việc làm thế nào để hoàn thành công việc

Các thành viên trong nhóm được đào tạo các kỹ năng khác nhau sau

đó được luân chuyển để làm các nhiệm vụ khác nhau trong các nhiệm

vụ của nhóm

Thiết kế công việc theo nhóm hù hợp với các tổ chức có cơ cấu tổ

chức phẳng và danh giới mềm

Khái niệm

4.1

Khái niệm Phân tích công việc là tiến trình

nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định nhiệm vụ tiến hành, các điều kiện, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà người lao động cần

có để có thể thực hiện tốt công việc.

 Nhận dạng

 Tên công việc

 Mối quan hệ báo cáo

 Liệt kê các phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm chính

 Bảng tiêu chuẩn công việc

 Kiến thức, kỹ năng và khả năng

 Giáo dục và kinh nghiệm

 Yêu cầu thể lực

4 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC:

4 PHĐN TÍCH CÔNG VIỆC:

BẢNG

MÔ TẢ C.VIỆC

BẢNG TIÍU CHUẨN THỰC HIỆN C.VIỆC

ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN

NNL ĐÂNH GIÂ THĂNH TÍCH LƯƠNG BỔNG & PHÚC LỢI

AN TOÀN & Y TẾ

Lợi ích

4.2

Lợi ích

4 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC:

 Pháp luật Giúp đảm bảo phù hợp với các quy định quy chế của tổ chức, tránh khỏi thách thức về mặt pháp luật;

cao bằng cách đăng báo, giúp người LĐ tìm kiếm công việc phù hợp

Lựa chọn: Tổ chức xác định xem cần phải kiểm tra thêm người xin việc hay không

Quản trị và cập nhật thông tin

•Cập nhật thông tin khi tổ chức thay đổi

•Thường xuyên xem xét lại tất cả công việc6

Xác đinh phương pháp thu thập thông tin

và công cụ để phân tích

2

Tiến hành phân tích

4

việc cần phân

tích

 Công việc nền tảng cho thành công của tổ chức

 Những công việc mới

 Công việc có thay đổi về nội dung công việc

 Công việc còn chưa nắm bắt cách thực hiện

 Công việc bị ràng buộc bởi các quy định pháp luật

 Khi tổ chức mới thành

lập

Khi tổ chức cần rà soát lại

theo chu kỳ họat động

Thiết kế lại công việc

Khi áp dụng công nghệ

mới, phương pháp mới

 Khi xuất hiện công việc

mới

 Khi xuất hiện những thay

đổi về nội dung trong công

việc

KHI NÀO CẦN PHẦN TÍCH

Phỏng vấn

Phỏng vấn một nhóm

người( làm (công việc đó và

gười giám sát)

Dùng một loạt các câu hỏi 

trả lời hiểu sâu về CV

Quan sát

Quan sát quá trình làm việc

Tính chất cốt lõi của công việcDùng khi CV gần gũi và diễn ra hàng ngày (Camera)

Nhât ký công

việc

Do người LĐ tự ghi chép các hoạt động của mình

Hữu ích : Khi mục đích phân tích là xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực NV Xác định nhu cầu đào tạo, gia trị công việc

-NV có thể cung cấp thông tin sai lệch

- NV thường đề cao trách nhiệm và các khó khăn trong công việc họ

đam nhận

-Tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CẦN CHÚ Ý

Nghiên cứu công việc trước khi phỏng vấn

Chọn nhân viên có khả năng mô tả công việc, quyền hạn, trách nhiệm, cách thức thực hiện công việc

Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ tốt với người bị phỏng vấn

Đặt các câu hỏi rõ ràng, gợi ý để dễ trả lời

Cơ cấu thông tin hợp lý tránh bỏ sót thông tin khi phỏng vấn

Kiểm tra lại chính sác thông tin với người bị phỏng vấn

Câu hỏi

Ưu điểm: Là phương pháp hữu hiệu nhất, cung cấp thông tin nhanh hơn, dễ thực hiện hơn

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CẦN CHÚ Ý

 Cấu trúc câu hỏi: Bảng câu hỏi nên ngắn, xoay quanh trọng tâm vấn

đề cần nghiên cứu

Cách thức: Cách đặt câu hỏi phải đơn giản dễ hiểu, dễ trả lời

Nơi thực hiện: nên đề nghị thực hiện ngay tại nơi làm việc, tại nhà thường không chính sác

Ưu điểm: Cho phép chỉ ra đầy đủ về thời gian, mức độ thường

xuyên, tính phức tạp của nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc, máy móc, hiệu quả làm việc v.v

Nhược điểm: Nếu biết bị quan sát NV có thể làm việc với tốc độ và cách thức khác thông tin thiếu chính sác

NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CẦN CHÚ Ý

 Quan sát kết hợp với các phương tiện KT như Quay phim, video

Quan sát theo chu kỳ của công việc hoàn chỉnh (thời gian cần thiết

để hoàn thành CV)

Nói chuyện trực tiếp với NV để tìm hiểu những điều chưa rõ

CÔNG VIỆC

 Phân tích theo Kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc (KSA);

 Phân tích theo hành vi then chốt (CIT)

 Câu hỏi phân tích vị trí làm việc

 Phân tích chức năng của công việc

Bước 3: Trình bày công việc theo ma trận KSA (dùng

để ước lượng các kiến thức, kỹ năng, khả năng quan trọng giúp hoàn thành tốt công việc)

then chốt

 Phân tích các hành vi (CIT);

Bước 1: Phát hiện các khía cạnh của công việc

Bước 2: Phát hiện các sự kiên quan trọng (hành vi làm cho công việc có hiệu quả: cao hoặc vừa hoặc thấp)

Bước 3: Diễn giải, phác họa

Bước 4: Ấn định những giá trị ấn tượng

 Thông tin đầu vào (Thông tin cần thu thập)

 Tiến trình trí tuệ (lập luận, ra quyết định, kế hoach v.v.)

 Các khía cạnh khác: các điều kiện khác liên quan tới công việc

Máy tính sẽ trợ giúp phân tích để tìm ra cốt lõi của công việc

năng công việc

 Sử dụng trong lĩnh vực công (Doanh nghiệp trong lĩnh vực công)

 Được thực hiện thông qua phỏng vấn hoặc câu hỏi

 Thu thập thông tin về các khía cạnh sau của công việc:

công việc

Bảng mô tả công việc

Định nghĩa: Bảng mô tả công

việc liệt kê các chức năng,

nhiệm vụ, các mối quan hệ

trong công việc, các điều kiện

làm việc, yêu cầu kiểm tra,

giám sát và các tiêu chuẩn cần

đạt được khi thực hiện công

Bảng mô tả công việc chi tiết

Định nghĩa: Liệt kê chi tiết

năng của các cấp quản lý

Bảng mô tả công việc chung chung

Định nghĩa: Chỉ những nhiệm vụ , quyền hạn, trách nhiệm chung được

mổ tả trong phần mô tả công việc Phù hợp với các tổ chức có cơ cấu

tổ chức bằng hoặc mạng, khi đó danh giới giữa các cấp quản lý và các phòng chức năng mềm, để phản ứng nhanh với thịtrường

Báo cáo với trưởng phòng kinh doanh

Giám sát nhân viên mới

Trông coi của hàng

Trưng bày hàng hóa

Đóng và mở cửa hàng theo phân công

 NHIỆM VỤ KHÁC

Thực hiện vai trò quản trị cần thiết

Liên lạc với các đại diện thương mại

Đào tạo nhân viên bán thời gian khi cần thiết

NƠI LÀM ViỆC :

Khu Công Nghiệp Long Thành, Huyện Long Thành, Tỉnh Đồng Nai Công ty có xe đưa rước cho nhân viên ở TP Hồ Chí Minh,TP.Biên Hòa