hướng dẫn làm một dự án phân tích công việc

HƯỚNG DẪN LÀM MỘT DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC : Để làm một dự án phân tích cv thì cần phải làm theo thứ tự 4 giai đoạn : GIAI ĐOẠN 1 : XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CV : - Cần xác định mục đích phân tích cv : + ví dụ như: thiết lập thủ tục để lựa chọn nhân sự, đào tạo nhân viên,phát triển các công cụ để đánh giá thành tích, thiết lập hệ thống trả lương, dự đoán tính chất của công việc trong tương lai…. - Xác định những công việc cần phân tích : tức là trả lời câu hỏi cần phải phân tích cv nào ? - Xác định xem ai là người tiến hành phân tích :việc lựa chọn ai là người phân tích phụ thuộc vào nhiều yểu tố.Thông thương người ta thường chọn chuyên gia phân tích công việc trong nội bộ tổ chức. - Sử dụng biểu đồ và cơ cấu tổ chức để đạt được một bước tranh hoàn chỉnh về cơ cấu và các quan hệ trong tổ chức. GIAI ĐOẠN 2 : CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC : - Cần phải xác định loại thông tin cần thu thập: xác định dữ liệu định tính hay dữ liệu định lượng. Dữ liệu định lượng cho phép nhà phân tích so sánh các công việc khác nhau. - Xác định nguồn thông tin cần thu thập: nguồn thông tin con người hay là phi con người. Khi sử dụng nguồn thông tin con người nên lựa chọn những chuyên gia vấn đề chính(SMEs); có những người này là một điều rất quan trọng và may mắn. - Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi và nhật ký làm việc. GIAI ĐOẠN 3: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU : - Thu thập thông tin: đầu tiên phải làm cho tổ chức sẵn sàng, thứ 2 phải nhận thức được nguồn sai lệch có thể tác động đến tính chính xác của thông tin, thứ 3 phải đảm bảo rằng các phỏng vấn nếu được sử dụng phải tiến hành theo một cách thức thành thạo, bản câu hỏi phải thiết lập với đầy đủ thông tin… - Làm cho tổ chức sẵn sàng: trước khi thu thập thông tin phải đảm bảo rằng các thành viên của tổ chức hiểu và cam kết với dự án. Chúng ta có thể xin giấy giới thiệu, xin ý kiến từ nhà quản trị cấp cao, sử dụng mối quan hệ…Cung cấp cho tất cả những người liên quan về mục đích và tính chất của dự án phân tích cv để họ hợp tác tốt hơn và có những câu trả lời chính xác, chân thực về cv. - Báo cáo và tái kiểm tra dữ liệu công việc: + Bản mô tả cv : dùng làm căn cứ lý luận để đánh giá bản phân tích cv. Cần phải chuẩn bị bản mô tả công việc như thế nào? Bản thảo của bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn. • Bước 1: Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá? Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ) Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm) Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra) • Bước 2: Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ. • Điều kiện về kinh tế: Mức lương và những lợi ích khác. • Bước 3: Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Mục đích công việc: Tại sao lại cần công việc này? Mục đích công việc cần được xác định trước khi phác thảo những vấn đề còn lại của một bản mô tả công việc. Tuy vậy có thể quay lại thay đổi mục đích công việc sao cho phù hợp sau khi đã hoàn thành bản mô tả công việc. • Bước 4: Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc : Bản tiêu chuẩn cv được rút ra từ bản mô tả cv. Nó trả lời câu hỏi “ những đặc điểm và công việc nào cần thiết để hoàn tất công việc một cách hiệu quả. Nội dung chính của bảng tiêu chuẩn công việc: Các công việc rất đa dạng nên các yêu cầu của công việc cũng rất đa dạng, phong phú. Những yêu cầu chung của bảng tiêu chuẩn công việc là: - Trình độ văn hoá, chuyên môn và các khoá đào tạo đã qua. - Các môn học chủ yếu của các khoá được đào tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt nghiệp. - Trình độ ngoại ngữ: cần biết ngoại ngữ gì và mức độ về đọc, nghe và viết. - Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được. - Tuổi đời - Sức khoẻ - Ngoại hình - Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt như ghi tốc ký, đánh máy. - Hoàn cảnh gia đình - Tham vọng cầu tiến, sở thích, nguyện vọng cá nhân. - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc. GIAI ĐOẠN 4 : ĐÁNH GIÁ: Dựa vào 10 tiêu chuẩn để đánh giá phân tích cv. VÍ DỤ CỤ THỂ : HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GIAO DỊCH VIÊN NGÂN HÀNG I. XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC : 1. Mục đích: o Tìm các thông tin liên quan đến vị trí Giao Dịch viên ngân hàng(GDVNH) và dựa vào đó để thiết lập bảng mô tả công việc vị trí GDVNH , phục vụ công tác tuyển dụng các ứng viên phù hợp với yêu cầu và mục tiêu của tổ chức. o Làm cơ sở để bố trí ,đào tạo nhân viên phù hợp với vị trí GDVNG o Làm cơ sở để đánh giá công việc và xác định cấu trúc lương công bằng. o Dự đoán những yêu cầu trong tương lai của vị trí GDVNH. 2. Xác định công việc : giao dịch viên ngân hàng 3.Ai là người tiến hành: (phụ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể mà xác định) 4.Thời hạn tiến hành dự án: (phụ thuộc vào nguồn kinh phí cũng như điều kiện của nhóm tiến hành dự án) 5.Xác định vị trí của công việc trong sơ đồ của NH. II.CHUẨN BỊ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1.Xác định loại thông tin muốn thu thập: dữ liệu định tính o Cá nhân:Họ tên,giới tính,tuổi,trình độ học vấn… o Công việc: các hoạt động,công việc,mức độ quan trọng của các công viêc liên quan đến GDVNH,tiêu chuẩn đánh giá công việc GDVNH o Các yêu cầu đối với GDVNH :những yêu cầu về kiến thức chuyên môn ,kỹ năng,kinh nghiệm,thái độ,tác phong làm việc,ngoại ngữ,những yêu cầu khác o Mức lương thích hợp o Điều kiện làm việc(trang thiết bị sử dụng ,hệ thống thông tin,quan hệ đồng nghiệp ) 2.Nguồn thông tin thu thập: o Nguồn con người: những người làm vị trí GDVNH ở các Ngân hàng trên địa bàn => xác định mẫu o Nguồn phi con người: internet,các tài liệu ,mẫu sẵn có… 3.Phương pháp thu thập thông tin: lập bảng câu hỏi tiến hành phỏng vấn. III. THU THẬP DỮ LIỆU VÀ PHÂN TÍCH: o Làm cho tổ chức sẵn sàng : -có giấy phép ,giấy giới thiệu của các tổ chức ngân hàng đồng ý cho việc tiến hành dự án. -làm cho những người phỏng vấn hiểu được mục đích của dự án. - đưa bảng kế hoạch dự án cho quản trị viên nguồn nhân lực cấp điều hành để họ thông báo cho nhân viên trong tổ chức. - xác định thời gian địa điểm phù hợp để người tham gia phỏng vấn sẵn sàng. o Lập bảng báo cáo. o Bảng mô tả công việc vị trí GDVNH o Bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc IV. ĐÁNH GIÁ TIẾN TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC : . HƯỚNG DẪN LÀM MỘT DỰ ÁN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC : Để làm một dự án phân tích cv thì cần phải làm theo thứ tự 4 giai đoạn : GIAI ĐOẠN 1 : XÁC ĐỊNH PHẠM VI PHÂN TÍCH CV : - Cần xác định mục đích phân. thù khác theo yêu cầu của công việc. GIAI ĐOẠN 4 : ĐÁNH GIÁ: Dựa vào 10 tiêu chuẩn để đánh giá phân tích cv. VÍ DỤ CỤ THỂ : HƯỚNG DẪN CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC GIAO DỊCH VIÊN NGÂN. được phạm vi công việc. Mục đích công việc: Tại sao lại cần công việc này? Mục đích công việc cần được xác định trước khi phác thảo những vấn đề còn lại của một bản mô tả công việc. Tuy vậy