báo cáo về báo cáo dự án phân tích công việc trưởng phòng nhân sự trung tâm dịch vụ di động khu vực III
Trang 1BAO CAO DY AN PHAN TICH CONG VIEC
TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ TRUNG TÂM DỊCH
VU DI DONG KHU VUC III I Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu công việc:
1.Mục đích của phân tích công việc
> Phân tích công việc nhằm cung cấp thông tin về : yêu cầu của công việc là gì, những đặc điểm nhân viên cân có đề thực hiên công việc đó để phục
vụ cho việc chiêu mộ và tuyển chọn nhân viên
Phân tích công việc nhằm thu thập tư liệu cần thiết để phát triển chưong
trình đảo tạo và hệ thống đánh giá thành tích
Xá định được các công việc tương tự nhau và làm cơ sở để bố trí, luân
chuyển đào tạo nhân viên, với mức chỉ phí thấp nhất
Đánh giá công việc một cách chính xác và thông qua đó xác lập cầu trúc lương cơng bằng
Dự đốn tính chất của công việc tương lai và từ đó có thể chuẩn bị cho đội ngũ nhân viên hiện thời những kiến thức và kĩ năng cần thiết cho tương lai nhằm bố trí lại nhân viên cho các công việc mới khi các công việc cũ không còn thích hợp nữa
Kết quá của phân tích công việc cho công ty bảng mô tá công việc và bảng
tiêu chuẩn thực hiện công việc
Từ bảng mô tả công việc sẽ rút ra được những công việc cụ thể, các chức
năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiêm tra, giảm sát và các tiêu chuẩn cần đạt được đối với công việc của một
trưởng phòng hành chính nhân sự Từ bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ rút ra được những yêu cầu về năng lực cá nhân như: trình độ chuyên môn, trình độ quản lý, các kỹ năng khác, các kinh nghiệm trong công việc đối với một trưởng phòng hành chính nhân sự
2 Xác định công việc cần phân tích:
Công việc chúng tôi phân tích ở đây là: trưởng phòng hành chính nhân sự Bởi vì:
Trong một tô chức thì nguồn lực con người là quan trọng nhất quyết định đến sự
ton tai hay diét vong cua tô chức Đề có được đội ngũ nhân viên chất lượng bắt buộc phải có được một sự lựa chọn đúng đắn trong khâu tuyến chọn và quản lý
con người Vì vậy chúng tôi thấy công việc của một trưởng phòng hành chính nhân sự là một công việc cực kì quan trọng trong một tô chức.Do đó chúng tôi đã lựa chọn công việc này để phân tích
Vv
Vv
WV
Trang 23 Người tiến hành phân tích:
Đó là nhóm SEVEN-GIRL , nhóm gồm 7 thành viên sau: 1.ĐẶNG THỊ THỊNH 2.BÙI THỊ MAI 3.TRAN THỊ LAN 4.PHẠM THỊ THỦY 5.HUỲNH THỊ ĐÀO 6.VO THI KIM HONG
7.LE TH] THANH HUE
II Giai đoạn 2: Chuẩn bị phân tích công việc 1 Loại thông tin cần thu thập:
Liệt kê các thông tin cần thu thập:
a, Thông tin chung về nghề nghiệp - Chức danh - Trình độ học vấn - Thù lao b, Mô tả công việc - Danh sách các hoạt động
- Tầm quan trọng của các hoạt động - Những tiêu chuân đánh giá công việc - Các lĩnh vực ra quyết định
- Mức độ vai trò của việc ra quyết định - Giám sắt và chịu sự giám sát
- Ngôn ngữ sử dụng
- Giao tiếp bên trong và bên ngoài
c, Diéu kién lam việc
- Môi trường làm việc
- Mối quan hệ trong công việc
- Trang thiết bị sử dụng trong công việc
- Các yêu cầu về điều kiện vật chất
- Điều kiện khác
d, Yêu cầu của công việc: - Trình độ phải có
- Kỹ năng/Kinh nghiệm cần thiết - Yêu cầu năm kinh nghiệm
- Các yêu cầu khác như hoạt động thể thao, các kỹ năng mềm, v.v e, Các thông tin khác
- Di lai
- Thoi gian lam viéc
- Các chính sách, chế độ làm việc nghỉ ngơi
2 Nguôn thông tin thu thập: a, Nguôn phi con người gôm có:
Trang 3- Các tài liệu trong công ty - Báo chí
- Tài liệu trên mạng Internet b, Nguôn con người
- Sự hiệu biệt vê công việc của các thành viên trong nhóm
- Nhân viên thực hiện công việc
3 Lwa chon phương pháp thu thập thông tín 3.1 Đành giá các phương pháp: © Quan sát: Ưu điểm: Chỉ phí không cao, trực tiếp thay được công việc, độ chính xác cao Nhược điểm: Khó khăn trong việc thực hiện, thời gian nhiều, ảnh hưởng tới người khác e Phong van:
Uu diém: Tiép can dugc déi tuong, tén ít thời gian, độ chính xác cao Nhược điểm: Thông tin đễ bị bóp méo, sai sự that, chi phi kha cao
e Ban cau hỏi:
Uu diém: Chi phi thap, thực hiện dễ dàng, có thé thu thập được một lượng
thông tin lớn trong một khoảng thời gian ngắn
Nhược điểm: Việc xử lý thông tin khó khăn và phức tạp, thiết lập bản câu hỏi phải kĩ càng
© Nhat ki lam việc:
Uu diém: Thông tin thu thập có độ chính xác cao, tón ít thời gian
Trang 4Tiêu chuẩn thông tin Trọng sô Kip thời 4 Chính xác 5
Hiệu quả vê chi phí 2
Nhiéu thong tin 3
Kha nang thu thap 1
Tiêu chuân Phương pháp thu thập
thông tin Quan sat Phong van Bảng câu hỏi | Nhat kí ngày làm VIỆC Kip thoi 8 32 28 15 Chinh xac 40 35 35 40 Hiéu qua vé chi | 14 12 12 14 phi Nhiéu théng tin | 9 24 21 24 Kha nang thu 3 8 7 6 thap Tông điêm 74 101 105 99
Kết luận: Sau khi phân tích ưu và nhược điển của 4 phương pháp trên nhóm quyết định chọn phương pháp chọn bán câu hới vì nó phù hợp với điều kiện
Trang 533 Các thông tin cân thu thập được thể hiện trong bản câu hồi như sau:
Thong tin Câu hỏi thể hiện
Thông tin chung Câu hỏi mé dau
Chức danh
Trình độ
Thù lao Cau 1
M6 ta cong viéc
Danh sách các hoạt động Câu 2
Tâm quan trọng của các hoạt động Cau 3, 4
Những tiêu chuân đánh giá công việc Câu 5
Các lĩnh vực ra quyết định Cau 6, 7, 8
Mức độ vai trò của việc ra quyết định Câu 9, 10
Giám sát và chịu sự giám sát Câu 11,12 ,13, 14
Ngôn ngữ sử dụng Câu 15
Giao tiếp bên trong và bên ngoàải Cau 16
Diéu kién lam viéc
Môi trường làm việc Câu 17
Trang thiết bị sử dụng trong công việc Câu18, 19, 20 Các yêu câu vê điêu kiện vật chât Câu21, 22
Điều kiện khác Câu 23
Yêu câu của công việc:
Trình độ phải có Câu 24
Kỷ năng/ Kinh nghiệm cân thiết Câu25, 26, 27
Yêu câu năm kinh nghiệm Cầu 28
Trang 6BAN CAU HOI PHAN TICH CONG VIEC TRUONG PHONG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ - TRUNG TÂM THÔNG TIN DI DONG
KHU VỰC II
Chào anh (chị), chúng tôi là Sinh viên Trường Đại học Kiến Trúc - Đà Nẵng
Chúng tôi đang thực hiện một dự án nghiên cứu phục vụ cho việc học tập Mục
đích của dự án là “Phân tích công việc của một trưởng phòng nhân sự” Xin
anh (chị) vui lòng dành chút ít thời gian quí báu để trả lời giúp chúng tôi một số
câu hỏi dưới đây
yyvyvvgvvgvgvgvvgvvgvvgvvvvgvgvvgvvgvvgvvgvvvvvvvvvvvvy
Xin vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân của anh (chị):
Họ và Tên: Giới tính:
Câu 1: Vui lòng cho biết mức lương hiện tại của anh (chị)
L1] Dưới l triệu (7 1-3 triệu L_] 3-5 triéu
LJ 5-8 triéu L] 8 - 10 triệu L] trên 10 triệu
Cầu 2: Các công việc chính mà anh chị chịu trách nhiệm
Câu 3: Tâm quan trọng của các hoạt động?
] Rất quan trọng 1 Quan trọng
L1 Bình thường L] Không quan trọng
Câu 4: Công việc của anh(chị) có ảnh hưởng như thế nào đối với các bộ khác trong công ty ?
] Rất quan trọng LJ] Quan trọng
Trang 7Anh (chị)hãy cho biết những hoạt động nào là quan trọng nhất?
Cầu 3: Cách thức anh (chị) đánh giá hiệu quả của công việc? L_] Khả năng hồn thành cơng việc đúng thời hạn
[1 Kha năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc [Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuỗi cùng
LL] Các khả năng khác Đó là: Câu 6: Các lĩnh vực mà anh(chị) thường xuyên phải ra quyết định:
Câu 7: Vai trò của anh (chị) trong việc đưa ra quyết định là gì? [1 Cung cấp thông tin Đưa khuyến nghị
[Ra quyết định Thâm quyên phê chuẩn cao nhất
Câu 8: Cách thức anh (chị) đánh giá kết quả của quá trình ra quyết định?
L] Khả năng hoàn thành công việc đúng thời hạn
L] Khả năng đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc L] Khả năng vượt qua kiểm tra chất lượng cuối cùng
LÌ Các khả năng khác Đó là: .- -.-. . -s<-
Câu 9: Vai trò của anh (chị) trong việc thỉ hành các quyết định là gì?
LÌ Giao việc thi hành cho người khác
LÌ Làm việc với những người khác để thi hành
LÌ Tự mình thi hành
LÌ] Khơng có
Câu 10 : Mức độ vai trò của việc ra quyết định
L] Rat quan trong LJ Quan trọng
L] Bình thường L] Không quan trọng
Câu 11: Anh (chị) có chịu trách nhiềêm quản lý giám sát, nhân viên nhân sự
Trang 8Câu 12: Người kiểm sốt cơng việc của anh(chị) là:
L] Giám đốc bộ phận
L] Các giám đốc khác trong công ty
[_]1 Cá nhân, tơ chức khác ngồi cơng ty Đó là: L] Không bị ai giám sat
Câu 13: Việc giám sát kiểm soát này được thực hiện thường xuyên như thế nào?
[Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát liên tục
1Chỉ có các trách nhiệm công việc chính và được giám sát thường xuyên L] Các trách nhiệm công việc chính và phụ được giám sát thỉnh thoảng
L]ÌChỉ có các trách nhiệm công việc chính và không được giám sát thường xuyên
Câu 14: Mức độ ảnh hưởng của việc giám sát đối với việc hồn thành cơng việc của anh (chị)
[1 Phần nhỏ
[]1 Cần thiết nhưng không thiết yếu [Thiết yếu
Cầu 15: Công việc của anh(chị) thường xuyên sử dụng loại ngôn ngữ nào ? Tiếng Việt
L 1 Ngôn ngữ khác
Câu 16: Trong công ty, trưởng phòng nhân sự thường xuyên giao tiếp với:
L_I Nhân viên tập sự L_] Giám sắt viên
L] Nhân viên hành chính/nhân viên hỗ trợ [Nha quản trị cấp trung gian
L_] Nhân viên marketing L] Nhà chuyên môn
[1 Nhà quan tri cấp cao, người điều hành T] Không giao tiếp Cầu 17: Công việc của anh(chị) thường làm việc trong môi trường nào?
L]Làm việc nhóm LJ Lam viéc cá nhân
Câu 18: Những thiết bị văn phòng và phương tiện cá nhân mà công việc anh (chị) cần sử dụng là:
[1 Máy tính cá nhân L] Xe máy cả nhân
[] Máy tính lớn nhiều người sử dụng LJ] Xe cơ quan
Trang 9Câu19: Mức độ sử dụng thường xuyên các thiết bị và phương tiện kế trên?
LJ Hang gid [1 Hang ngay
L] Hàng tuần L] Hàng tháng
LJ Hang Nam
Câu 20: Công ty có đáp ứng đầy đủ những trang thiết bị mà anh(chị) cần sử dụng cho công việc hay không?
L] Có L ] Không
Câu 21: Công việc của anh (chị) có cần phòng làm việc riêng không?
L] Có L ] Không
Câu 22: Điều kiện làm việc của anh (chị) có phải tiếp xúc với những môi trường làm việc khắc nghiệt không?(thiếu ánh sáng,chịu những rung động cao,nhiệt độ quá cao hay quá thấp )Nếu có thì hậu quả dễ xảy ra nhất là gì?
Câu 24: Trình độ học vẫn mà công việc đòi hỏi là:
[T1 Trung cấp L] Đại học
] Cao đăng L] Khác :
Câu 25 : Công việc của anh (chị) có những yêu cầu về kiến thức/kỹ năng trong các lĩnh vực nào dưới đây:
L1 Quản trị kinh doanh Tài chính L] Quản trị nguồn nhân lực
1 Quản trị kinh doanh marketing ] Giao tiếp
Trang 10Câu 27: Anh (chị) có được kĩ năng này bang cách nào?
LL] Qua kinh nghiệm thu được trong quá trình làm việc LL] Qua quá trình đào tạo tại trường
LL] Chương trình đào tạo thêm
Câu 28: Số năm kinh nghiệm can có khi anh chị vào làm việc ở vị trí này? Câu 29: Anh(chị) có thể chơi một hoặc một số môn thế thao nào không ?
L] Có Đó là các môn L] Không
Câu 30: Anh(chị) có năng khiếu về văn nghệ không ?
(1 Khong
Câu 31: Những hoạt động thé thao , văn nghệ có ảnh hưởng như thế nao
đến công việc của anh(chị) ?
L] Gay hứng thú làm việc L] Bình thường
L] Làm giảm hừng thú làm việc
Câu 32: Anh(chị) đi làm bằng phương tiện øì?
LÌ Phương tiện cá nhân LJ Phương tiện của công ty
Câu 33: Thời gian làm việc trong một tuần của anh (chị)
[Toàn thời gian và số giờ cô định ] Toàn thời gian, số giờ không cô định 1Bán thời gian và số giờ có định 1 Bán thời gian & số giờ không cô di Câu 34: Anh (chị) vào thời gian nào trong tuân : L] Từ thứ 2 đến thứ 6 L] Làm cả tuần
L] Tuỳ vào khối lương cơng việc cần phải hồn thành
Câu 35: Anh (chị)có được nghĩ vào nhũng ngày lễ :
L]Có (Chuyển sang câu 37)
Trang 11Câu 36: Công ty có những chế độ ,chính sách gì khi anh (chị) làm việc vào những ngày đó
LÌ Tăng lương
LÌ] Tuyên đương khen thưởng
LÌ Hay có chế độ chính sách khác - 22s +s+£+xx+z
Câu 37: Yếu tố chế độ làm việc có ảnh hướng đến công việc:
L] Có (Chuyên sang câu 38)
LlKhông (Chuyển sang câu 39)
Câu 38: Nó ảnh hưởng dến công viêc như thế nào?
L] Mức độ hoàn thành công việc L] Hiệu quả công việc
Câu 39: Chính sách ưu đãi (khuyến khích, tiền thưởng) mà anh (chị) được
hưởng:
[1 Dựa trên kết quả hồn thành cơng việc chung Dựa trên chất lượng công việc
Dựa trên khối lượng công việc
Dựa trên kết quả hồn thành cơng việc của cả tôổ/nhóm
Câu 40: Anh (chị) thường muốn làm gì khi thấy mệt mỏi hay khi công việc
quá áp lực
L] Giải trí bằng cách :nghe nhạc, xem phim
[1 Di du lich , viếng thăm danh lam thăng cảnh
Trang 12Giai đoạn 3: Thu thập dữ liệu và phân tích: 1 Thụ thập dữ liệu công việc:
Báng câu hỏi hỏi trực tiếp người thực hiện công việc đề phòng nguồn sai
lệch bản câu hỏi đã được kiểm soát kĩ các câu hỏi về mặt thời gian đối với công
việc trưởng phòng nhân sự là công việc thường xuyên có sự thay đôi Bản câu hỏi được gửi trực tiếp đến người thực hiện công việc nên tính chính xác cao Dựa vào bản câu hỏi đã thu thập được ở trên, Nhóm 8 mô tả công việc trưởng phòng nhân sự Trung tâm thông tin di động khu vực III như sau:
Bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự
Tên công việc: Trưởng phòng nhân sự
Mô tả chung về công việc: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tô chức: tuyến
dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực; xây đựng và kiện tồn cơ cấu tơ chức, quy chế quản lý, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc; quản trị hành chính —
văn phòng, cung các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các Phòng ban; làm việc với
các cơ quan truyền thông về hoạt động của Công ty, các cơ quan Nhà nước về các
vẫn đề lao động, hành chính v v
Các chức năng, nhiệm vụ:
> Lập kế hoạch tuyến dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ
năm, quý, thang
> Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cong ty > Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự
> Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh
và chiến lược của công ty
> Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích — kích
thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao
động
> Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc
> Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tỉnh trật
tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nỗ
> Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng, co cau tô chức của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện Đề xuất cơ cau tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó
> Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực TỔ
Trang 13> > > Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tô chức, điều hành của công ty
Tham mưu cho BGĐ xây đựng có tính chất chiến lược bộ máy tô chức hoạt động của công ty
Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bông, khen
thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động
Các môi quan hệ:
> > >
Có mối quan hệ giữ các phòng ban, nhân viên hành chính Có mối quan hệ giữa các phòng ban, nhân viên nhân sự
Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty Hỗ trợ cho các bộ phận liên
quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự
Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh Điêu kiện, môi trường làm việc:
VVVVV
Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động Chiu áp lực cao trong công việc
Khả năng thiết phục, giao tiếp
Tăng lưong theo thời gian và năng lực làm việc
Ngoài những kỹ năng cân có , kiến thức chuyên môn thì những trang thiết bị như đụng cụ phương tiện đi lại, máy tính cá nhân, sử dụng các phần mền quán trị nhân sự, thiết bị văn phòng như máy photo, máy
fax, điên thoại
Bản tiêu chuân công việc:
1.Trình độ học vẫn/chuyên môn:
> Tôt nghiệp đại học vê nguôn nhân lực , quản trị nguôn nhân lực ,
quản trị kinh doanh hoặc tâm lý công nghiệp
> Thành thạo vi tính, tiếng Anh
2 Kỹ năng:
> Kỹ năng lãnh đạo nhân viên > Kỹ năng lập kế hoạch
> Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc > Kỹ năng phân tích, tông hợp, làm báo cáo > KY nang giao tiếp tối 3.Kinh nghiém: > Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị nhân sự và hành chánh > Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương 4 Phẩm chất cá nhân:
Trang 14III Giai doan 4: Danh gia
Phương pháp phân tích công việc Trưởng phòng hành chính nhân sự của Trung tâm thông tin di động khu vực LII như trên có tính hợp lý, độ chính xác cao nhưng chỉ phí để thực hiện và sử dụng phương pháp còn thấp Phương pháp này không chi str dung dé mô tả công việc mà còn có thê sử dụng để chiêu mộ và lựa chọn ứng viên khi tuyên người cho vị trí này Nó đem lại dữ liệu đầy đủ và dễ dàng so sánh với các phương pháp khác Phương pháp này được sử dụng một cách trực tiếp hoặc có thê triển khai các sửa đổi cần thiết đỗi với tổ chức cụ thể Tuy nhiên để đào tạo một cá nhân có thể sử đụng phương pháp này tốn không ít thời gian, nhưng sử dụng nó để thu thập thông tin thì khá dễ đàng và đầy đủ Từ các tiêu chuẩn đánh giá như trên, nhóm chúng tôi cho răng phương pháp này là tối ưu trong tất cả các phương pháp
1 Thuận lợi:
v_ Việc phỏng vẫn trực tiếp giúp thu thập được nhiều thông tin về những
hoạt động gần đây hoặc những hoạt động sắp đưa vào thực hiện của
công ty; thấy được những giao tiếp không chính thức giữa người những các thành viên trong công ty
v Được sự giúp đỡ nhiệt tình của người được phỏng vẫn
Y Duoc sự hướng dẫn của giáo viên về lý thuyết và cách áp dụng thực tế 2 Khó khăn:
Vì mỗi cá nhân trong nhóm có quỹ thời gian khác nhau nên việc tập trung
và làm việc nhóm rất khó khăn
Việc thu thập thông tin từ nguồn phi con người( Internet ) chưa thể hiện được những thông tin mới cập nhật
Việc thu thập thông tin trong thời gian ngắn nên công việc thực hiện không được chuyên sâu và gặp nhiêu khó khăn trong việc thiết lập bản câu hỏi Chi phí tài chính của nhóm có hạn
Chưa thu thập được nhiều thông tin định lượng theo kế hoạch đã lập ra trước khi thu thập thong tin
Vì nhóm là sinh viên đang theo học tại trường nên kinh nghiệm còn hạn chế và là lần đầu tiên thực hiện công việc này nên ít nhiều sẽ gặp những sai sót
trong việc thiết lập bản câu hỏi, phải sửa đi sửa lại nhiều lần
3.Rút kinh nghiệm:
Y Trong tiến trình thực hiện công việc phải lên lịch hợp nhóm hợp lý hơn để dễ dàng làm việc nhóm và đây nhanh tiến độ công việc