Phân tích tình huống quản trị nhân sự tại công ty liên doanh

Quá trình thực hiện đánh giá công việc không phải là một sự lựa chọn một câu hỏi “kết quả thực hiện công việc tốt như thế nào” mà nó nhắc nhở người quản lý thực hiện trách nhiệm của họ l

Để trả lời cho vấn đề mà đề bài đã nêu, trước hết ta hãy hiểu xem mục đích chính của quá trình đánh giá thực hiện công việc như thế nào ?

Quá trình thực hiện đánh giá công việc nhằm giúp nhân viên cải thiện kết quả thực hiện công việc và trau dồi, phát huy khả năng của bản thân, đóng góp vào hoạt động của tổ chức Đồng thời việc đánh giá thực hiện công việc cũng nhằm cung cấp một công

cụ định hướng cho những nỗ lực của cá nhân/bộ phận vì mục tiêu chung của tổ chức

Đề bài

Bạn được cử làm Giám đốc quản lý nguồn nhân lực cho một công ty liên doanh Việt Nam -Thuỵ Điển mới mở, để thiết lập dịch vụ điện thoại di động quốc tế ở Việt Nam Theo dự tính, Công ty sẽ có khoảng 2000 nhân viên, trong đó 95 % là người Việt Nam và 5 % là người Thuỵ Điển.

Giám đốc điều hành yêu cầu bạn phải thiết kế một hệ thống đánh giá thực hiện công việc ròi trình bày cho Trưởng nhóm ( mà bạn là 1 thành viên

Bạn sẽ làm thế nào để phát triển một hệ thống như vậy ?

Bạn muốn có những yếu tố chính nào trong hệ thống ?

Bạn có hệ thống đánh giá nào khác cho nhân viên Việt Nam và nhân viên Thuỵ Điển không ? Tại sao ?

Ban liên hệ thế nào giữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc với việc lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp ?

Quá trình thực hiện đánh giá công việc không phải là một sự kiện hàng kỳ đánh giá, mà nó là một quá trình liên tục đòi hỏi những mục tiêu, yêu cầu thực hiện công việc

rõ ràng, nhận xét hoặc phản hồi kịp thời, chỉ dẫn/đào tạo, công nhận sự tiến bộ và cống hiến Nó chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng dựa trên mối quan hệ trung thực, cởi mở hai chiều giữa người quản lý và nhân viên Kết quả đánh giá thực hiện công việc hàng kỳ

là một bản báo cáo tới người lãnh đạo, tóm tắt nội dung các cuộc thảo luận về thực hiện công việc giữa nhân viên và người quản lý trong giai đoạn trước đó Thông tin này được

sử dụng nhằm giúp người lãnh đạo có quyết định cơ bản như giao việc, đào tạo, cơ hội thăng tiến của nhân viên và các khuyến khích khen thưởng/tuyên dương

Quá trình thực hiện đánh giá công việc không phải là một sự lựa chọn một câu hỏi

“kết quả thực hiện công việc tốt như thế nào” mà nó nhắc nhở người quản lý thực hiện

trách nhiệm của họ là giúp nhân viên hoàn thành công việc

Như vậy, khi được giao nhiệm vụ là Giám đốc quản lý nguồn nhân lực cho một công ty liên doanh, ngoài việc phải xây dựng một kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho Công ty như tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quản lý tiền lương và thu nhập thì việc đánh giá công việc của nhân viên là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng Nó là cơ

sở cho việc sắp xếp, bố trí công việc, cho việc đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, tuyển dụng vào các vị trí cần thiết và là nhân tố quyết định cho việc trả lương, thưởng, đề bạt thăng tiến

Trả lời cho câu hỏi thứ nhất: Bạn sẽ làm thế nào để phát triển một hệ thống như vậy ?

Để xây dựng một hệ thống đánh giá công việc thì tại bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào cũng cần phải trả lời và thực hiện những vấn đề sau:

Tại sao phải xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc?

Để giám sát và đánh giá nhân viên trong Công ty làm việc như thế nào cần phải đưa ra mục tiêu rõ ràng, lý tưởng là các mục tiêu mang tính định lượng Vì vậy, nhân viên có thể hiểu được Công ty mong đợi gì ở họ Xác định mục tiêu thực hiện cho nhân viên sẽ giúp cho Công ty:

 Bảo đảm rằng mọi đóng góp của nhân viên là phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty

 Giúp nhân viên hiểu rõ hơn mục tiêu và vai trò của họ trong công ty

 Giúp nhân viên nhận biết được họ được đánh giá

 Tạo ra các tiêu chuẩn để đo lường số lượng và chất lượng công việc của nhân viên

 Giám sát sự thành công của công ty

 Xác định cách thức điều hành kinh doanh hoạt động hiệu quả hơn nữa

 Xác định cách thức để mở rộng kinh doanh

Một hệ thống đánh giá hiệu quả sẽ giúp Công ty đánh giá nhân viên dựa trên các mục tiêu đã đề ra Nó mang lại cho bạn cơ hội nhận được những ý kiến phản hồi có tính chất xây dựng và khen ngợi những nhân viên làm việc tốt mà lần lượt làm họ được đánh giá Nó cũng đưa ra các cơ hội để: (i) Nêu ra vấn đề, (ii) Thảo luận những điểm yếu hiển nhiên và (iii) Tìm ra giải pháp Cuối cùng, nó sẽ cho Công ty cơ hội để xác định thêm các mục tiêu cho nhân viên

Xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc như thế nào?

Có 4 yếu tố chính để xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc:

1 Xây dựng mục tiêu – quyết định cái mà bạn mong muốn từ nhân viên của mình

và thống nhất được những mục tiêu với họ Nếu phù hợp, hãy lên kế hoạch thực hiện chúng

2 Quản lý việc thực hiện công việc – cung cấp cho nhân viên các công cụ, nguồn

lực và chương trình đào tạo cần thiết để họ thực hiện công việc được tốt Nếu phù hợp, hãy lên kế hoạch thực hiện chúng

3 Tiến hành công tác đánh giá - giám sát và đánh giá việc thực hiện công việc của

nhân viên, thảo luận những đánh giá đó với họ và thống nhất mục tiêu cho tương lai

4 Đưa ra các chương trình trao thưởng – xem xét việc thưởng lương và/ hoặc

thăng chức cho nhân viên dựa trên kết quả đánh giá và quyết định việc xử lý những người làm việc không tốt như thế nào Tuy nhiên, có thể sẽ có những nguy

cơ cũng như lợi ích của mối liên hệ giữa trao thưởng và thực hiện công việc

Thực hiện việc đánh giá thực hiện công việc như thế nào?

Người quản lý bộ phận là người trực tiếp tiến hành đánh giá công việc của nhân viên Họ có điều kiện tiếp xúc hàng ngày và có hiểu biết về công việc của nhân viên Rất nhiều công ty cũng thích các cán bộ quản lý cao cấp xem xét kết quả đánh giá

và vì vậy cho đến nay họ vẫn được giao nhiệm vụ đánh giá quá trình công tác của nhân viên

Một phương thức khác nữa đó là chương trình đánh giá 360 độ với sự tham gia của rất nhiều người thực hiện việc tiếp xúc với nhân viên và đưa ra bản thông tin phản hồi về việc thực thi công việc của họ Quá trình này có sự tham gia của quản lý bộ phận, người có cùng cấp bậc, nhân viên làm việc dưới quyền của họ, và trong một số trường hợp thậm chí có cả khách hàng và nhà cung cấp Nó có thể tạo ra một bức tranh toàn cảnh

về việc nhân viên thực thi công việc như thế nào Tuy nhiên nó cũng tiêu tốn khá nhiều thời gian và chi phí thực hiện và nó cần được thực hiện một cách thận trọng

Các phương pháp đánh giá tình hình thực hiện công việc.

Đ ánh giá bằng bảng điểm

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100)

Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Phương pháp so sánh luân phiên

Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc

So sánh cặp.

Phương pháp so sánh cặp giúp cho việc sắp xếp nhân viên theo phương pháp sắp xếp, có hiệu quả cao hơn Đối với mỗi yêu cầu (hay điểm) chính yếu như số lượng và chất lượng công việc Mỗi nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác trong từng cặp

Phương pháp nhật kí lưu trữ:

Theo phương pháp này cán bộ nhân sự lưu giữ lại một số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực hiện công việc của mỗi nhân viên, sau khoảng thời gian 6 tháng, cán bộ nhân sự gặp nhân viên để bàn về việc thực hiện công việc của nhân viên, nhắc lại các rắc rối hay trục trặc đó, và kiểm tra xem nhân viên có tự giải quyết được các rắc rối trục trặc đó chưa

Phương pháp mẫu tường thuật

Cán bộ nhân sự yêu cầu nhân viên dưới quyền mô tả, tường thuật lại việc thực hiện công việc của nhân viên dưới quyền nhằm sơ bộ đề ra mục tiêu, kế hoạch hành động

và khuyến khích sao cho nhân viên làm việc có thể vượt các tiêu chuẩn mẫu Trong mẫu tường thuật cũng có phần đánh giá sơ bộ thực hiện công việc của nhân viên về các mặt

Phương pháp phối hợp.

Phương pháp này phối hợp những ưu điểm của phương pháp mẫu tường thuật phê bình và cho điểm Trình tự thực hiện như sau:

1 Xác định các điểm mấu chốt và rắc rối trong công việc

2 Chia các điểm mấu chốt và rắc rối thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm là một đại lượng

3 Với mỗi đại lượng cần được đánh giá chia theo nhiều mức khác nhau, phân loại

từ mức kém nhất đến mức tốt nhất Ở mỗi mức có minh họa giải thích bằng điểm mấu chốt hoặc rắc rối trong thực hiện công việc

Trả lời cho câu hỏi thứ hai: Bạn muốn có những yếu tố chính nào trong hệ thống ?

Do Công ty mới là Công ty liên doanh về viễn thông nên có rất nhiều lĩnh vực liên quan trong việc xây dựng một hệ thống đánh giá công việc để cấu thành nên một hệ thống tổ chức của Công ty sẽ bao gồm: Bộ phận kinh doanh, bộ phận khách hàng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận bảo trì, bộ phận mạng, bộ phận marketing, bộ phận phụ trợ

Do vậy khi triển khai một hệ thống đánh giá công việc, điều cốt lõi đầu tiên là Công ty phải xác định rõ ràng mục tiêu của từng bộ phận là gì, nó có vai trò như thế nào trong hệ thống

Trong 4 yếu tố chính để xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc đã nêu ở phần trên, theo nhóm việc xây dựng mục tiêu là yếu tố chính quyết định việc thành

công của hệ thống đánh giá công việc Xây dựng mục tiêu – đó là quyết định cái mà

Công ty mong muốn từ nhân viên của mình và thống nhất được những mục tiêu với họ Khi sự thoả thuận giữa Công ty và nhân viên đạt được sự đồng thuận, thì việc giám sát, thực thi việc đánh giá sẽ hoàn toàn thuận lợi Còn việc khen thưởng, nó là hệ quả tất yếu của việc đánh giá công việc, nhưng nó cũng là động lực để quá trình thực hiện đánh giá công việc là thành công hay thất bại

Ví dụ:

 Mục tiêu của bộ phận Kinh doanh là tăng doanh số, đạt hiệu quả cao nhất;

 Mục tiêu của bộ phận kỹ thuật là công nghệ phải nhanh nhạy nhất, tiên tiến nhất

 Mục tiêu của bộ phận mạng là phải thông suốt, không nghẽn mạch

 Mục tiêu của bộ phận khách hàng là sự hài lòng của khách hàng trong các dịch vụ của Công ty

Như vậy, dựa vào mục tiêu chính của mỗi bộ phận mà ta có thể lựa chọn các hình thức đánh giá nêu trên để áp dụng Có những tiêu thức đánh giá khó xác định được bằng định lượng mà chỉ mang tính chất định tính ( ví dụ như bộ khận khách hàng, bộ phận phụ trợ ), trong khi có những bộ phận khác thì có thể xác định cụ thể bằng tiêu chí cụ thể

( Ví dụ; Phụ lục về bảng đánh giá công việc, đính kèm )

Trả lời cho câu hỏi thứ ba: Bạn có hệ thống đánh giá nào khác cho nhân viên Việt Nam và nhân viên Thuỵ Điển ?

Câu trả lời ở đây là Không bởi cho dù chuyên gia nước ngoài hay Việt Nam, cho

dù là lãnh đạo hay nhân viên đều phải được thực thi một cách đầy đủ và nghiêm túc nội dung đánh giá công việc, bởi mỗi người đều có một công việc cụ thể, một mục tiêu và mục đích rõ ràng

Đối với các chuyên gia nước ngoài, họ là những người nắm vững kỹ thuật, công nghệ hoặc có kinh nghiệm quản lý Điều này đòi hỏi họ luôn phải gương mẫu và có trách nhiệm hơn trong công tác khi hợp tác với người Việt Nam Đặc biệt trong hệ thống công nghệ viễn thông, Thuỵ Điển là một trong những nước đi đầu Do vậy khi hợp tác với họ, các kỹ sư, công nhân và nhà quản lý người Việt Nam sẽ học hỏi được những kinh nghiệm của họ Đối với các kinh nghiệm của họ, mức tiền lương và thù lao đã được trả xứng đáng

và phù hợp Còn khi đã nói đến công việc, thì chỉ xác định là anh có thực hiện đúng các mục tiêu mà mình đã được phân công hay không

Trong bảng đánh giá thực hiện công việc, Nhóm có thiết kế riêng cho cán bộ quản

lý và nhân viên Do vậy tuỳ vào vị trí mà các chuyên gia này sẽ áp dụng theo hình thức đánh giá nào Kết quả đánh giá sẽ quyết định đến mức lương và thưởng của họ

Bạn liên hệ thế nào giữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc với việc lập kế hoạch phát triển nghề nghiệp?

Trước hết ta tìm hiểu xem lập kế hoạch nghề nghiệp như thế nào ?

Lập kế hoạch nghề nghiệp chính là “vũ khí” giúp bạn trở thành chủ nhân của tương lai chính mình Thông qua việc đánh giá lối sống, sở thích, sự đam mê, kỹ năng, tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, bản kế hoạch nghề nghiệp sẽ chỉ cho bạn thấy con đường tối ưu nhất để đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai Việc lập kế hoạch nghề nghiệp không khó, chỉ cần nắm vững năm bước sau:

Bước 1: Đánh giá bản thân

Ở bước này, các câu hỏi tự đánh giá (self-assessment) sẽ giúp bạn hiểu rõ mình hơn Hình thức những câu hỏi này rất đa dạng, nhưng tựu trung có các dạng tiêu biểu sau:

+ Lương bổng có quan trọng với bạn không?

+ Bạn thích làm việc gì?

+ Điều gì làm cho công việc của bạn có ý nghĩa?

+ Bạn mô tả về bản thân mình như thế nào?

+ Kỹ năng nào bạn đã có?

+ Những khóa đào tạo nào bạn đã tham dự (hoặc muốn được tham dự?)

    

Bước 2: Xác định mục tiêu nghề nghiệp.

Đây là một trong những bước quan trọng nhất Khi lập kế hoạch nghề nghiệp cần xác định mục tiêu nghề nghiệp (ngắn hạn và dài hạn) trong công việc bạn mong muốn, nhưng lưu ý là những mục tiêu này cần phù hợp với cả sở thích, niềm đam mê và năng lực của bạn Đừng quên là bạn chỉ có thể đạt được thành công thật sự trong công việc nếu được làm đúng công việc mình yêu thích và có khả năng làm tốt

Bước 3: Nghiên cứu công việc.

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bạn hãy tìm hiểu loại công việc phù hợp với nhu cầu và sở thích cá nhân nhất Việc tìm hiểu các công việc được thông qua rất nhiều nguồn khác nhau, từ sách, báo, internet, quảng cáo

Bước 4: Tính toán và ra quyết định

Thời điểm quan trọng đã đến! Đây là lúc bạn lập danh sách hai hay ba công việc ưng ý nhất rồi cho điểm chúng theo những tiêu chí đánh giá mức độ phù hợp như giá trị,

sở thích, tính cách, kỹ năng … Công việc nào có số điểm cao nhất sẽ là ưu tiên hàng đầu của bạn Nếu công việc lý tưởng đó chính là những gì bạn đang làm thì từ nay bạn chỉ cần tập trung mọi nỗ lực của mình vào kế hoạch thăng tiến sự nghiệp! Ngược lại, bạn nên cân nhắc đến khả năng chuyển việc (có thể là chuyển sang một phòng ban khác)

Bước 5: Lập kế hoạch hành động

Hãy xác định những kiến thức và kỹ năng cần bổ sung để đạt được mục tiêu thăng tiến, trong đó xác định rõ mức độ ưu tiên và thời hạn chót để hoàn thành Ngoài ra, bạn cũng nên mạnh dạn bày tỏ với sếp rằng mình đã sẵn sàng đón nhận những trách nhiệm mới Còn nếu bạn vẫn đang tìm kiếm công việc lý tưởng thì việc đầu tiên bạn nên làm là chỉnh sửa hoặc đăng mới hồ sơ trực tuyến Sau đó, bạn nên theo dõi thường xuyên thông tin việc làm và tham khảo mục tư vấn hướng nghiệp trên báo đài hay trang web tuyển dụng để luôn nắm bắt những cơ hội việc làm mới và tự trang bị cho mình những kỹ năng tìm việc cần thiết

Liên hệ với việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc gồm 4 yếu tố chính thì việc xác định mục tiêu là điều cốt lõi và quan trọng nhất Hai hệ thống này tuy khác nhau về tên gọi và đối tượng nhưng đều có chung một mục đích, đó là xác định một công việc rõ ràng để làm cơ sở cho sự phát triển

Tại Công ty Liên doanh viễn thông, do là công ty mới mở nên đa phần sẽ là các nhân viên mới Do vậy, ngay từ đầu khi Công ty xây dựng hệ thống đánh giá công việc, giữa Công ty và người lao động phải cùng xác định một mục tiêu chung cho công việc của mình là làm gì, làm như thế nào và làm vì mục đích gì Do vậy khi xây dựng được

một hệ thống đánh giá Công việc cho Công ty mà được sự đồng thuận của nhân viên thì

đó cũng chính là xây dựng được một kế hoạch phát triển nghề nghiệp cho nhân viên

Tóm lại, việc xây dựng một hệ thống đánh giá công việc đòi hỏi không chỉ là công việc của bộ phận nhân sự mà nó là sự kết hợp giữa tổng thể các yếu tố: từ xác định mục tiêu tổng thể của Công ty, mục tiêu cụ thể của từng bộ phận, của từng cá nhân và kết hợp với các nhân tố khác của quản trị nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi, lương thưởng Làm tốt được vấn đề này thì sự phát triển của Công ty sẽ là bền vững

Trân trọng cảm ơn

Các trang web đã được tham khảo để hoàn thành bài tập:

- www saga .vn

- HR.SoftwareResearchTools.com/HRIS