ả ➢Quản lý siêu thị: có trách nhiệm giám sát các hoạt động liên quan đến việc ki m ể đếm hàng hóa, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ c a quy trình kiểm đếm.. Quản lý của siêu thị có trách
Trang 1
KHOA K TOÁN B MÔN KI M SOÁT N I B Ế – Ộ Ể Ộ Ộ
Lê Thanh Uyên 46K06.6 –
Tào Th Hoàng Ngân 46K06.6 ị –
Trang 2MỤC L C Ụ
A.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ WINMART 3
B MÔ T QUY TRÌNH MUA HÀNG & BÁN HÀNGẢ 6
I Quy trình mua hàng 6
1 M c tiêu: ụ 6
2 Mô t chi ti t hoả ế ạt động mua hàng 6
II Quy trình nh n hàngậ 9
1 M c tiêu ụ 9
2 Mô t chi ti t quá trình nh n hàng ả ế ậ 9
III Quy trình bán hàng 10
III K t lu nế ậ 15
C PH LỤ ỤC 17
ẢNH CHỤP HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT QUAN SÁT ĐƯỢC TẠI ĐƠN VỊ 19
B NG KÊ CÔNG VI C C A TẢ Ệ Ủ ỪNG CÁ NHÂN TRONG NHÓM 22
Trang 3A.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ WINMART
- Tên: Siêu thị Winmart
- Địa chỉ: 910A Ngô Quy n, An Hề ải Bắc, Sơn Trà, Đà Nẵng 550000
✓ 10 nhân viên M i ca làm tỗ ối thiếu 3 nhân viên
✓ Nhiệm vụ: S ẽ đứng rải rác khu v c, quự ản lý t ng th , m bổ ể đả áo hoạ đột ng c a ủsiêu thị ôn trlu ơn tru
+ Nhân viên thu ngân:
✓ 20 nhân viên thu ngân S ẽ luân phiên xoay ca
✓ Nhiệm vụ: Thanh toán cho khách hàng
+ Nhân viên kho, p th vtiế ị à bán hàng:
✓ Lực lượng ông o len t i hđ đả ớ ơn 100 ngườ Mỗi ca hơn 30 nhân vii ên
✓ Nhiệm vụ: Tư vấn bán hàng, sắp xếp sản phẩm hợp lý
+ Nhân viên vệ sinh:
✓ 10 nhân viên S ân phiẽ lu ên xoay ca
✓ Nhiệm vụ: Đảm bảo siêu thị luôn sạch đẹp, g n gọ àng
+ Nhân viên mảng b p vế à sơ chế:
✓ 50 Nhân viên, mỗi ca tối thiểu 20 nhân viên
✓ Sơ chế ả s n phẩm tươi sống lên kệ ũ c ng như làm bánh
+ Nhân viên bảo vệ:
✓ 30 nhân viên Kho ng 10 nhân viên b o v trong mả ả ệ ỗi ca
✓ Nhiệm vụ: Đảm bảo không x y ra mả ắ ắp, k p tht c ị ời phát hi n ra ệ đố t ng i ượ
kh nghi/s gian l n ả ự ậ
- Mô tả ề v nhân s tự ại đơn vị ạ t i siêu th Winmart ị
+ Khi hàng hóa được vận chuyển do đơn vị vận chuyển của đơn vị vận chuyển đảm nhiệm Đơn vị vận chuy n có trách nhiể ệm đảm bảo hàng hóa được v n chuyậ ển đúng thời gian, đ a điểm và đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình v n chuyị ậ ển.+ Công tác kiểm đếm hàng hóa s do các b phẽ ộ ận liên quan đến vi c qu n lí và bệ ả ảo
qu n hàng hóa: ả
Trang 4K toán kho/Th kho: có trách nhi m ki m tra và ghi nh n s ➢ ế ủ ệ ể ậ ố lượng hàng hóa đã được giao và lưu trữ ại kho hàng, đồ t ng thời xác nhận số lượng hàng hóa đã được
nh n vào kho ậ
Nhân viên kho: có trách nhi m ti p nh➢ ệ ế ận hàng hóa, đóng gói, lưu trữ và xuất
nhập kho, đồng th i th c hi n vi c ki m tra sờ ự ệ ệ ể ố lượng, trọng lượng, kích thước và trạng thái c a hàng hóa Phân loủ ại hàng hóa để ả b o qu n ả
➢Quản lý siêu thị: có trách nhiệm giám sát các hoạt động liên quan đến việc ki m ể
đếm hàng hóa, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ c a quy trình kiểm đếm ủ
+ Nh p hàng vào siêu th Sau khi ki m tra hàng hóa, nhân viên kho sậ ị: ể ẽ đóng gói và lưu trữ s n ph m tả ẩ ại kho hàng Đồng th i, thông tin v s ờ ề ố lượng và thông tin s n phả ẩm cũng được cập nhật trong hệ thống quản lý kho của siêu thị Quản lý của siêu thị có trách nhiệm giám sát và kiểm soát quá trình nhập hàng vào siêu thị, đảm bảo r ng s ằ ốlượng hàng hóa được nhập vào đúng theo đơn đặt hàng và đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của quy trình nhập hàng
+ Phân lo i ạ
Các nhân viên trong b ph n kho có trách nhi m ti p nh n hàng hóa, ki m tra s ộ ậ ệ ế ậ ể ốlượng, chất lượng và thông tin của hàng hóa, đồng thời phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như:
✓ Loại hàng hóa: phân lo i theo danh m c ho c lo i hàng hóa, ví dạ ụ ặ ạ ụ như thực
phẩm, đồ gia dụng, đồ chơi, quần áo, giày dép, v.v
✓Đặc tính hàng hóa: phân loại theo kích cỡ, màu sắc, trọng lượng, chất liệu, v.v Nguyên li u s n xu t: phân lo i theo nguyên li u s n xu t, ví d✓ ệ ả ấ ạ ệ ả ấ ụ như vải, thép,
+ Trưng bày hàng hóa
➢ Khi có yêu cầu xuất hàng ra để bày bán ở siêu thị, thì trưởng các ngành hàng s ẽ
và l p giậ ấy đề ngh xu t kho và trình lên cho th kho Sau khi nhị ấ ủ ận được giấy đề ngh ị
xu t kho thì th kho s ki m tra hàng t n trong kho và ti n hành xu t kho Biên bấ ủ ẽ ể ồ ế ấ ản
xu t kho s ấ ẽ được th ủ kho, nhân viên kho và đại diện ngành hàng (trưởng ngành hàng)
s xác nh n và ti n hành xuẽ ậ ế ất kho
Sau khi xu t kho, nhân viên thu c ngành hàng s ➢ ấ ộ ẽ trưng bày sản ph m lên k hàng, ẩ ệ
b ố trí sao cho người mua d dàng th y và lễ ấ ấy được, tối ưu hóa nhất để thu hút sự chú
ý của khách hàng và tăng doanh số bán hàng
Trang 5+ Bán hàng: S do nhân viên bán hàng ch u trách nhi m c a ngành hàng mìnhvà có ẽ ị ệ ủnhi m v ệ ụ tư vấn cũng như giúp khách hàng tìm món đồ họ muốn, quá trình bán hàng
sẽ có trưởng ngành hàng giám sát và qu n lí Bên cả ạnh đó sẽ có s giám sát c a b ự ủ ộ
ph n b o v ậ ả ệ siêu thị nhằm tránh sự ấ m t mác hàng hóa
+ Thu ti n: S do b ph n thu ngân ch u trách nhi m Nhi m v là th c hi n quét mã ề ẽ ộ ậ ị ệ ệ ụ ự ệ
s n ph m và tính ti n cho khách hàng ả ẩ ề
Trang 6B MÔ T QUY TRÌNH MUA HÀNG & BÁN HÀNG Ả
I Quy trình mua hàng
1 M c tiêu: ụ
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và k p thị ời các nguyên vậ ệt li u, hàng hóa và
dịch vụ phục vụ cho hoạt động s n xu t, kinh doanh c a doanh nghi p ả ấ ủ ệ
- Đảm bảo việc quản lý và ki m soát chi phí mua hàng, tể ối ưu hóa quy trình cung ứng, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao ch t lượng sản phẩm và dịch vụ, ấcải thiện m i quan hố ệ với các nhà cung cấp, đồng thời giảm thiểu r i ro trong quá ủtrình mua hàng
- Đảm bảo s ự đa dạng trong s n phả ẩm, cập nhật hàng hóa theo mùa, theo thị ế hi u của khách hàng Từ đó nâng cáo doanh số bán hàng và đạt lợi nhuận mong muốn
2 Mô t chi tiả ết hoạt động mua hàng
a Lập k ế hoạch mua hàng
- Mô tả chi ti t hoế ạt động: L p k ho ch mua hàng ậ ế ạ
+ L p k ho ch mua hàng do b ph n cung ng ch u trách nhi m K hoậ ế ạ ộ ậ ứ ị ệ ế ạch được lập dựa trên số hàng t n kho cồ ủa đơn vị (dựa trên s liệu từ thủ kho, c thể là ố ụhàng t n kho) T ồ ừ đó, kiểm soát được số lượng hàng hóa t n trong kho và cung ng ồ ứ
k p th i các mị ờ ặt hàng, đáp ứng nhu c u mua sầ ắm của mọi người
+ Sau khi thực hiệ ận l p k hoế ạch mua hàng, trưởng b ph n cung ng s n ộ ậ ứ ẽ tiếhành xét duyệt
- R i ro, bi n pháp x ủ ệ ử lí của đơn vị và đề xuất của nhóm
+ Nh n di n r i ro: K hoậ ệ ủ ế ạch không được c p nhậ ật đầy đủ hàng hóa ho c mua ặ
l p hàng hóa Dặ ẫn đến thiếu hàng hóa để bán hoặc dư thừa tại siêu th ị
+ Phân tích r i ro: ủ
Vì lập danh sách bán hàng s nh p theo mã s n ph m, nên r t d gây ra ẽ ậ ả ẩ ấ ễ
nhầm lẫn giữa các mã sản phẩm, dẫn đến dễ nhập nh m, gây ra tình trầ ạng dư hoặc thiếu hàng tại siêu thị
M ột mặt hàng t n kho quá lâu s t n thêm nhiồ ẽ ố ều chi phí để lưu trữ và b o ả
qu n hàng hóa Bên cả ạnh đó, nếu không bán k p hàng thì s gây h ng, hị ẽ ỏ ết hạn, làm lãng phí Từ đó tăng thêm chi phí của đơn vị
Trang 7+ Biện pháp nhóm đề xu t: Nên có 1 nhân viên ấ độc lập để đối chi u ki m soát ế ểđược sự chính xác trong vi c lệ ập kế hoạch mua hàng
b Lập đề ngh mua hàng ị
- Mô tả chi ti t: Lế ập đề ngh mua hàng ị
+Sau khi l p k hoậ ế ạch mua hàng thì phòng cung ứng s l p giẽ ậ ấy đề ngh mua ịhàng Đơn đề nghị mua hàng sẽ được các bộ phận kế toán hàng hóa, thủ kho, giám
đốc ký xác nhận và lưu lại b phộ ận có liên quan đểđối chiếu về sau
- Rủi ro:
+ Nh n di n r i ro: ậ ệ ủ
S ố lượng hàng hóa trên giấy mua hàng không đúng như kế hoạch mua hàng
đã được duyệt Mua không đúng nhu cầu, không đúng thời điểm
Có s ự thông đồng giữa nhân viên phòng cung ứng và người ký duy t, ký ệmua hàng khống
+ Phân tích r i ro: ủ
S ố lượng hàng hóa mua không đúng nhu cầu, không đúng thời điểm dẫn đến hàng tồn đọng Nhi u s n phề ả ẩm sẽ ỏ h ng hóc, hết hạ → ốn T n thêm nhi u chi phí ề Có sự thông đồng trong phòng cung ng Khi chuy n cho các b ph n khác ứ ể ộ ậ
ký xác nh n thì không kèm theo gi y k ậ ấ ế hoạch mua hàng Khi trưởng phòng k ế
hoạch đã ký xác nhận thì th ủ kho và giám đốc không đối chi u mà l i ký xác nhế ạ ận luôn → Gian lận đã xảy ra
+ Bi n pháp cệ ủa đơn vị: Mỗi phòng ban s gi lẽ ữ ại 1 bản để đối chi u v ế ề sau + Biện pháp nhóm đề xuất:
Nên luân chuyển nhân s gi a các v trí ch ự ữ ị ủ chốt thường xuyên
Khi ký xác nh n, gi ậ ấy đề ngh mua hàng ph i kèm theo g y k ho ch mua ị ả ấ ế ạhàng đã đượ ập và ký trước l c đó Đảm b o các bộ phận chủ chốt kiả ểm tra đối chiếu
s ố liệu chính xác, đảm b o s h p lý khi mua hàng ả ự ợ
c L a chự ọn NCC
- Mô tả chi tiết: Lựa chọn Nhà cung c p ấ
+ Sau khi xác định được các mặt hàng c n mua, nhân viên phòng cung ng s ầ ứ ẽtìm kiếm các nhà cung c p các m t hàng này và bấ ặ ắ ầt đu công tác tham kh o Các ảtiêu chí đưa ra là: Giá cả h p lý, chợ ất lượng hàng hóa đảm bảo, các ưu đãi khi mua (về chi phí vận chuy n, các khuyể ến mãi,…), độ tin cậ ừ các lần mua khác,…y t
+ Sau khi chọn được Các Nhà cung c p phù h p, ti p theo s ấ ợ ế ẽ thực hiện đàm phán và tìm kiếm ưu đãi: Sau khi lựa chọn được danh sách các nhà cung cấp tiềm
Trang 8năng, siêu thị sẽ thực hiện đàm phán về giá cả và các điều kiện cung cấp Mục tiêu của việc đàm phán là tìm kiếm các ưu đãi như giảm giá, khuyến mãi hoặc hỗ trợ vận chuyển
Nhân viên phòng cung ng l p b ng so sánh nhà cung c p g+ ứ ậ ả ấ ửi lên trưởng phòng cung ng xem xét và ch n ra nhà cung c p phù hứ ọ ấ ợp.”
+ Sau khi trưởng phòng cung ng duy t, thì s gứ ệ ẽ ửi lên Giám đốc để phê duyệt nhà cung c p ấ
+ Bi n pháp cệ ủa đơn vị: Chỉ ử ụ s d ng nh ng nhà cung c p c nh quen thuữ ấ ố đị ộc + Bi n pháp cệ ủa nhóm đề xuất:
Nên tham kh o các nhà cung c ả ấp khác, có uy tín trong lĩnh vực phân phối
s n ph m, có thâm niên trong ngành H n ch ả ẩ ạ ế các đơn vị ạ l , các ngu n cung c p ồ ấ
mới dễ dính b y Nhà cung c p ma ẩ ấ
Kiểm tra hàng k , ngu n hàng rõ ràng, giá c c nh tranh ỹ ồ ả ạ
Nên tỉnh táo trước các lời chào m i Thông tin rõ ràng minh bờ ạch, từ chối các nhà cung cấp có v mẻ ập mờ, không đáng tin
d L p hậ ợp đồng & Gửi Đơn đặt hàng
- Mô tả chi ti t: Hoế ạt động l p hậ ợp đồng mua hàng
+ Sau khi lựa chọn nhà cung c p phù h p và có s phê duyấ ợ ự ệt của trưởng b ộ
ph n cung ậ ứng và giám đốc, nhân viên phòng cung ứng bắ ầt đ u so n hạ ợp đồng mua hàng v i phía nhà cung cớ ấp được chọn
+ Sau khi soạn xong, trưởng phòng cung ng s ứ ẽ đối chi u vế ới giấy đề nghị mua hàng đã duyệt trước đó Sau khi trưởng phòng cung ứng xác nhận xong, sẽ đưa thủkho và giám đốc đóng dấu xác nhận
Trang 9+ Trên nguyên tắc đã ký với nhà cung c p, b ph n cung ng gấ ộ ậ ứ ửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, s p xắ ếp l ch giao nhị ận Ghi chép thông tin vào s theo dõi hàng ổmua tại đơn vị
- Rủi ro
+ Nh n di n r i ro: ậ ệ ủ
• Nhân viên có thể sửa đổi thông tin nhà cung cấp
• Các b ph n không xét duyộ ậ ệt kỹ
• Gửi trùng đơn hoặc gửi 2 l n cho nhà cung c p ầ ấ
+ Bi n phệ áp của đơn vị: Lâp sổ theo dõi, kiểm tra l i ạ đơn đặt hàng của mình
một lần nữa Nếu có v n ò gấ đề th ọi xác minh l mại ới nhà cung c p giao hấ để àng tránh nhầm về s lố ượng
+ Bi n phệ áp nhóm xuđề ất: Đánh s ố thứ ự t khi l p ậ Đơn đặt hàng Để ại dấ l u vết
trên đơn đặt hàng như đóng dấu, ký tên, … để ánh đặt lại lần 2 d n n trùng tr ẫ đế
II Quy trình nhận hàng
1 Mục tiêu
Để ểm soát, quả ki n lý s ố lượng và chất lượng hàng nh p m t cách hi u qu và ậ ộ ệ ảchính xác Khi hàng hóa được nh p kho, nhân viên ki m tra ậ ể hàng hóa để đảm b o ảrằng chúng đúng loại, số lượng và chất lượng theo đơn đặt được phê duyệt trước đó
2 Mô t chi ti t quá trình nh n hàng ả ế ậ
a Kiểm tra hàng
- Mô tả chi tiết: Kiểm tra hàng
+ Sau khi đơn vị ậ v n chuy n hàng hóa tể ới kho của siêu th , s ị ẽ có đại diện các
b ph n xu ng ch ng ki n giao nh n hàng hóa gộ ậ ố ứ ế ậ ồm: đại diện đơn vị ậ v n chuy n, ểthủ kho, đại diện phòng cung ứng, nhân viên kho
+ Tất cả ẽ s cùng kiểm kê hàng, đối chi u vế ới đơn hàng ử g i nhà cung cấp đã được duyệt và tất cả sẽ ký xác nhận bằng bảng kiểm kê hàng hóa, sau đó, thủ kho
ký xác nh n biên b n giao nhậ ả ận hàng hóa đã nhận đủ hàng, s ẽ chịu trách nhiệm bảo
quản hàng hóa đã nhập cho đến khi được xuất giao cho các b ph n s d ng ộ ậ ử ụ
- R i ro: ủ
+ Nh n di n r i ro: Hàng nhậ ệ ủ ận được không đúng như số lượng/loại hàng như đơn đặt hàng yêu cầu đặt mua được duyệt trước đó
+ Biện pháp của đơn vị: Ban ki m nh n hàng thể ậ ực hiện kiểm đ m đế ối chiếu
s n ph m, ki m tra v s ả ẩ ể ề ố lượng và ch ng lo i s n ph m yêu củ ạ ả ẩ ầu trên đươn đặt hàng
- Biện pháp nhóm đề xuất:
Trang 10+ Đào tạo nhân viên kho và ban ki m soát thêm v các ki n th c phân loể ề ế ứ ại hàng gi , hàng nhái trên th ả ị trường để ị k p th i phát hi n s n phờ ệ ả ẩm lỗi
+ Trang b h ị ệ thống camera giám sát, lưu lại quá trình nh n hàng và nh p kho ậ ậ
b Nh p hàng vào kho ậ
- Mô tả chi tiế Nhật: p hàng vào kho
+ Sau khi hoàn thành quá trình ki m tra hàng, nhân viên kho s nh p thông tin ể ẽ ậcủa hàng hóa vào hệ thống quản lý kho để có thể quản lý hàng hóa một cách chính xác
Sau + khi thông tin đã được nhập vào hệ thống, hàng hóa sẽ được nhân viên kho s p xắ ếp và lưu kho theo mộ ệ thống quy định trước đó, để ễt h d dàng tìm kiếm
và l y hàng khi c n thi t ấ ầ ế
+ C p nhậ ật tổng s ố lượng t n kho ồ
- R i ro: ủ
+ Hàng b mị ất ngay trên đường v n chậ uyển vào kho
+ Các loại hàng hóa đặc biệt (như rau, đồ tươi sống đông lạnh,…)nếu không
b o qu n k p thì s ả ả ị ẽ không còn đảm b o chả ất lượng s n phả ẩm như ban đầu
- Biện pháp của đơn vị:
+ L p camera theo dõi trong su t quá trình nh n vắ ố ậ à đưa hàng vào kho
- Biện pháp nhóm đề xuất:
+ Ban ki m tra nên giám sát toàn b quy trình m t cách ch t ch ể ộ ộ ặ ẽ
+ Th kho và nhân viên kho khi nh p kho kiủ ậ ểm tra l i sạ ố lượng chặt chẽ III Quy trình bán hàng
→Quy trình bán hàng trực tiế ại sip t êu th ị
a Sắp x p hế àng hóa theo khu vực và án d tag giá cho ảs n phẩm:
- Mô tả:
Sau khi hàng + được trưởng ngành hàng l y t kho, nhân viấ ừ ên bán hàng sẽ ắ s p
x p lế ên kệ theo s lố ượng à quy cách nh v ất định
M c ti+ ụ êu là giúp cho khách hàng có th lể ựa chọ được cn ác s n phả ẩm họmong muốn mộ ách nhanh nh t t c ấ
Trang 11- R i ro: ủ
+ Nhân viên sắp x p hế àng hóa sai v ị trí đã được quy định, v ị trí để không g n ọ
gàng, trực quan
+ Dán sai tag giá s n phả ẩm
+ Để nhầm tag giá s n ph m nả ẩ ày với s n phả ẩm kia
- Biện pháp của đơn vị: Sau khi nhân viên ti n hế ành sắp x p hàng hóa, trế ưởng
ngành hàng s ẽ đi kiểm tra và ký vào biên bản xác nhậ đn ã hoàn thành công vi c ệ
Trang 12- Biện pháp nhóm xuđề ất: Huấn luy n nhân việ ên của các ngành hàng ột cm ách chỉnh chu nhất có thể, đảm bảo rằng sản phẩm được trưng bày một cách hấp dẫn và thu hút khách hàng
b Chào đón khách hàng và hỗ trợ ư vấ t n s n phả ẩm cho khách hàng:
- Mô t ả chi tiết:
+ Do các nhân viên bán hàng ph ách, cung cụ tr ấp tư vấn chi ti t v ế ề các sản
phẩm và dịch ụ v có s n trong siêu th ẵ ị
+ H cung c p thông tin c n thiọ ấ ầ ết và hướng dẫn khách hàng đến các khu vực
hoặc sản ph m mong mu n ẩ ố
Bên c+ ạch đó, giúp khách hàng hiểu rõ các đặc điểm, tính năng và lợi ích của
s n phả ẩm để khách hàng có th ể đưa ra quyết định mua hàng