Bài tập nhóm môn kiểm soát nội bộ Đề tài tìm hiểu kiểm soát nội bộ ở một công ty:đơn vị thực tế

1.4 Các hoạt động chính của công ty 1.4.1 Hoạt động mua hàng và thanh toán VÌ công ty cô phân Dệt may Hòa Thọ là một doanh nghiệp sản xuất và thương mại nên hoạt động mua hàng và thanh t

BAI TAP NHOM MON KIEM SOAT NOI BO

Đề tài : Tìm hiểu kiểm soát nội bộ ở một công ty/đơn vị thực tế

Giảng viên : — Đường Nguyễn Hưng

Thành viên

1 Phan Qui Hưng- 40K1S.1I

2 Mai Ngoc Thao Nh — 45K06.3

Da Nang, thang 4/2023

Môn: Kiêm soát nội GVCN: Đường Nguyễn Hưng

MUC LUC

1.1 GIÓITHIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1 1.2 NGÀNHNGHỀ KINH DOANH 2

13 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIÊN 22 TS BE 222221 202222222 20022 002 2

14 CÁC HOAT ĐÔNG CHÍNHCỦA CÔNG TY 3

9

2.2 HOAT ĐÔNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Q.22 12 2.2.1 Lưu đồ chu trình bản hàng và thu HIỂU HH HH HH HH 12

VN ((:138/:1: 8u) /284/:/8i1)/)/ 1N nnnẽagauàadẢ T4 2.1.4 Nhận điện và phân tÍCH THÍ PO ch nh HT Tnhh no Tạ

l6

PHỤ' LỤC 0n 300000000 Hà TH họ n ph nh nh 20

1 TƯỜNG THUẬT PHỎNG VẤN NGƯỜI CỦA ĐƠN VỊ 20

1] Chu trình mua hàng và thanh 127/PNEERRRRRẽeaaA 20

12 Chư trình bản hàng và thu HÍÊH: TT Huy 21

Môn: Kiêm soát nội GVCN: Đường Nguyễn Hưng

1 Giới thiệu về công ty

1.1 Giới thiệu chung về công ty

Tén céng ty: TONG CONG TY CO PHAN DET MAY HÒA THỌ

Nam thanh lap: 01/01/1962

Được thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên là Nhà máy Dệt Hòa Thọ thuộc Công ty Kỹ nghệ Bông vải Việt Nam Năm 1975, khi TP Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hòa Thọ được chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động

trở lại vào tháng 4/1975 Qua các lần đôi tên: Công ty đệt Hòa Thọ (1993), Công

ty Dệt may Hòa Thọ (1997), Công ty TNHH MTV dệt may Hòa Thọ (2005),

Tổng công ty CP dệt may Hòa Thọ chính thức đi vào hoạt động vào tháng 2/2007

Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dệt may Việt Nam (Vinatex) và Hiệp hội Dệt may Việt Nam (Vitas) thuộc Bộ Công thương, phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) Công ty có tổng

số cán bộ công nhân viên hơn 10.000 người bên cạnh đó công ty sở hữu 10.500 thiết bị may các loại, hệ thống dây chuyền 73.600 cọc sợi Hệ thống kho nguyên phụ liệu trung tâm với điện tích 20.500m2 gồm kho nguyên phụ liệu và kho thành phẩm Dệt May Hòa Thọ còn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

9001:2008 và quản lý môi trường ISO 14001:2004 đã được SGS đánh giá và UKAS cấp giấy chứng nhận Với khả năng và thành tựu đã đạt được, Công ty đã

và đang sản xuất cho các nhãn hiệu thương mại nỗi tiếng thế gidi nhu: Snickers, Burton, Novadry, Haggar, Perry Ellis Portfolio, Calvin Klein

Chủ yếu sản xuất hàng dệt sẵn (trừ trang phục): sản xuất, kinh doanh, xuất nhập

khâu hàng may mặc, vải, sợi, chỉ khâu, các loại thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ

tung nganh dét may

Bên cạnh đó HTG còn mở rộng loại hình kinh doanh sang các mảng: siêu thị, dụ lịch, khách sạn, kinh doanh vận tải hàng, kinh doanh bắt động sản, xây dựng công nghiệp, dân dụng khai thác nước sạch phục vụ sản xuất công nghiệp và sinh hoạt, sản xuất điện mặt trời, kinh doanh giấy các loại, bán lẻ trong siêu thị, bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh

1.3 Quá trình hình thành và phát triển

Tổng Công ty Cô phần Dệt May Hòa Thọ với với 17 công ty, nha may thanh viên

và hơn 10.000 lao động Năng lực sản xuất hàng năm của Hòa Thọ đạt hơn 23 triệu sản phẩm may mặc và 18.000 tân sợi Chủng loại sản phâm đa dạng, chất lượng đảm bảo, mẫu mã hợp thời trang, sản phẩm Hòa Thọ được khách hàng đánh giá cao, kế cả những thị trường với nhiều tiêu chuân khắt khe như Hòa Kỳ,

châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc

- V6i nhimg thanh qua dat duoc trong nhiéu nam qua, Hoa Tho da tro thanh mét trong những doanh nghiệp nòng cốt, có doanh số đứng thứ 2 trong hệ thống các doanh nghiệp thành viên của Tập đoàn Dệt May Việt Nam và tự tin là doanh

nghiệp dệt may được khách hàng ưu tiên lựa chọn khi tìm kiếm năng lực sản xuất

hàng dệt may tại khu vực miền Trung

- Nhiều năm liền, Tổng Công ty được công nhận danh hiệu Doanh nghiệp vỉ người

lao động, Doanh nghiệp xuất khâu uy tín, Doanh nghiệp ưu tiên về hải quan vả

đạt hầu hết các cuộc đánh giá trách nhiệm xã hội của khách hàng, đặc biệt là

đánh giá an ninh của Hải quan Hoa Kỳ đạt kết quả toàn diện - điều này khẳng định được tính minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh và thượng tôn pháp luật theo đúng tinh thần chỉ đạo của nhiều thế hệ lãnh đạo Tông Công ty 1.4 Các hoạt động chính của công ty

1.4.1 Hoạt động mua hàng và thanh toán

VÌ công ty cô phân Dệt may Hòa Thọ là một doanh nghiệp sản xuất và thương mại nên hoạt động mua hàng và thanh toán là một hoạt động cực kỳ quan trọng

vị nhằm cung cấp yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất đáp ứng nhu cầu vật tư hàng hóa của đơn vị Cả đầu vào và đầu ra của hoạt động mua hàng và thanh toán đều là : nguyên vật liệu chính, hàng hóa, sản phẩm như bông sợi nhập khâu từ nước ngoài hoặc mua từ người trồng cây bông trong nước; vải chính, vải phối, dây kéo, dây thun, nút đóng: cán bông, kéo sợi, ép dau

¢ Xac nhan nhu cau va tién hành đặt hang

e - Nhận hàng và nhập kho sản phâm đã yêu cầu

e Lap dé nghi thanh toan va thanh toan tiền cho NCC

1.4.2 Hoạt dộng quản lý hàng tồn kho

Bao gồm việc quản lý số lượng, tổ chức, bảo quản hàng hóa giúp cho quá trình sản xuất - tiêu thụ diễn ra một cách liên tục và hiệu quả Đầu vào của hoạt động quản lý hàng tồn kho là các nguyên vật liệu, hàng hóa và các thông tin của nó; thông qua hoạt động này thì đầu ra của nó là các nguyên vật liệu, hàng hóa và các

dữ liệu về việc xuất kho, số lượng hàng còn tồn kho,

* Quan lý mã hàng: Mỗi hàng hóa vật tư hay dịch vụ đều có một mã sản phẩm riêng biệt dé quan ly

® - Quản lý hoạt động nhập kho: Thủ kho nhận hàng và bảo quản theo từng khu vực cố định riêng, phân biệt và xử ly hàng còn tồn đọng

® - Quản lý hoạt động xuất kho: Hàng được xuất theo thứ tự được nhập vào

1.4.3 Hoạt động sản xuất

- Đầu vào của quá trình sản xuất của doanh nghiệp là bông sợi nhập khâu từ nước ngoài hoặc mua từ người trồng cây bông trong nước; vải chính, vải phối, dây kéo, dây thun, nút đóng: cán bông, kéo sợi, ép dầu:

Đâu ra của quá trình sản xuất là:

Các thành phâm từ sợi như: sợi TC, sợi xe các loại, sợi CD,

Các thành phâm may mặc xuất khâu: Veston, quần tây, bảo hộ lao động Các thành phẩm thời trang nội địa: các sản phẩm may mặc như đồng phục,

thời trang nam nữ

Hoạt động sản xuất của doanh nghiệp được xây dựng thành một quy trình sản xuât cụ thê bao 96m cac giai doan:

Xác định nhu cầu sản xuất

Xây dựng định mức sản xuất

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Yêu câu sản xuất

Lệnh sản xuất

Tiên hành sản xuất

Hoàn thành và nhập kho

1.4.4 Quy trình bán hàng và thu tiền

- Quy trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp được xây dựng và quản lý chặt chẽ dựa trên các quy trình cụ thé:

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

® - Xuất kho vả giao hàng cho khách hàng

Thu tiền

- Đầu vảo của quá trình bán hàng là thành phẩm và hàng hóa

- Đầu ra của quá trình bán hàng là dữ liệu về việc bán hàng và doanh thu

2 Danh gia rui ro và biện pháp KSNB trong các hoạt động chính cua don vi

2.1 Hoạt động mua hàng và thanh toán

2.1.1 Lưu đồ chu trình mua hàng và thanh toán

Bộ phận sản xuátPhòng cung ứng Giám Nhà cung Bộ phận Kế Thủ

Lập đề nghị thanh|

rod

Orns ban 'Chắp nhận HĐ,

Ppl THỊ

2.1.2 Mô tả chỉ tiết hoạt động

Khau dat hang:

Bộ phận sản xuất lập Phiếu để nghị cung cấp vật tư gửi cho Phòng cung ứng Phòng cung ứng xem xét với nhu cầu thực tế tại đơn vị sau đó lập Giấy đề nghị mua hàng gửi cho Giám đốc phê duyệt Dựa vào yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá cả, dịch vụ giao hàng mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và gửi lại cho GD phê duyệt

Đặt hàng với nhà cung cấp: Phòng cung ứng tiến hành lập hợp đồng và đơn đặt hàng với nhà cung cấp, sau khi đã được Giám đốc phê duyệt, Phòng cung ứng tiễn hành gửi cho Nhà cung cấp Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đơn đặt

hàng thì gửi thông báo và hai bên ký hợp đồng

Nhận hàng và nhập kho:

Nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được kí kết trong hợp đồng: lúc này, bộ phận Kho có nhiệm vụ kiêm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng: sau đó bộ phận kho tiến hành lập biên bản kiếm nhận hàng và xem xét chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp

Sau khi đã kiêm nhận xong, bộ phận Kho sẽ lập Phiếu nhập kho và làm thủ tục nhập kho cho số hàng hóa này Lúc này, thủ kho ký vào Phiếu nhập kho và chịu

trách nhiệm quản lý hàng được chuyền tới bộ phận kho hàng Và Phiếu nhập kho nay sẽ được chuyên đến Bộ phận kế toán lưu trữ

Thanh toán cho nhà cung cấp:

Bộ phận kế toán tiến hành lập đề nghị thanh toán, sau đó gửi Giấy đề nghị thanh toán đến cho Giám đốc phê duyệt Tiếp theo đó, bộ phận kế toán lập các chứng

từ có liên quan tùy theo hỉnh thức thanh toán và đề nghị thủ quỹ chỉ tiền, kế toán tiễn hành phi số

2.1.3 Mục tiêu của chu trình

Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động:

Sự hữu hiệu: Doanh nghiệp phải mua hàng đúng nhu cầu, sử dụng đúng thời điểm, với giá cả hợp lý, nhận hàng đúng số lượng, chất lượng và quy cách hàng

đã đặt mua

Mục tiêu hiệu quả là đơn vị cần mua hàng có chất lượng tốt với chỉ phí hợp lý

nhất

Bao cao dang tin cậy:

Các khoản mục hàng tồn kho, phải trả người bán, giá vốn hàng bán, tiền phải được trình bày một cách trung thực, đáng tin cậy và hợp lý trên BCTC và các báo cáo kế toán khác Bên cạnh đó, các nghiệp vụ kế toán trong chu trình mua hàng

phải được ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời trên các hệ thống số sách,

chứng từ

Tuân thủ pháp luật và các quy định:

Các hoạt động như hoạt động ký kết hợp đồng, việc quản lý hóa đơn mua hảng, chỉ trả tiền hàng đều phải tuân theo quy định của pháp luật Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ của đơn vị trong việc đặt hàng, nhận hang, lap phiếu nhập kho; tuân thủ các quy định về vệ sinh, an toàn, nhiệt độ, độ 4m, xếp dỡ trong vận chuyến, bảo quản và các quy định khác

2.1.4 Nhận diện và phân tích rủi ro

Rủi ro 1: Nhân viên thông đồng với nhà cung cấp mua hàng kém chất lượng nhằm biến thủ số tiền chênh lệch

Phỏng vấn nhân viên: Theo thông tin phỏng vấn được thì trường hợp này đã xảy

ra khoảng hai hoặc ba lần trong 1 năm, do sự gian lận của nhân viên bộ phận cung ứng, mua hang hoa kém chất lượng sau đó thông đồng với nhà cung cấp

khai khống giá nhằm biến thủ số tiền chênh lệch

Khả năng rủi ro phát sinh: Trung bình

Mức độ tác động: Lớn

Rui ro ít khi phát sinh , nhưng số tiền mỗi lần gian lận lớn làm tăng chi phí cho

doanh nghiệp Việc mua hàng không đúng với nhu cầu đơn vị, gây tác động đến toàn bộ quy trình sản xuất và ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng hàng hóa cho khách hàng Ngoài ra, do chất lượng đầu vào thấp dẫn đến chất lượng làm ra của sản phẩm không cao, gây ảnh hưởng uy tín của đơn vị

Rủi ro 2: Bộ phận cung ứng lựa chọn nhà cung cấp theo sự quen biết, giới thiệu nhận tiền hoa hồng hoặc chọn nhà cung cấp ảo nhằm chiếm đoạt tài san don vi Phỏng vấn nhân viên: Theo thông tin phỏng vấn được thì trường hợp này các nhân viên trong bộ phận cung ứng đã nhiều lần thông đồng với nhau đề lựa chọn nhà cung cấp theo sự quen biết, giới thiệu dé nhận hoa hồng: hoặc tạo ra các nhà cung cấp ảo nhằm trục lợi

Khả năng rủi ro phát sinh: Cao

Mức độ tác động: Lớn

Rui ro nay có thể gây ra hậu quả như nhà cung cấp không đủ năng lực đề đáp ứng yêu cầu của đơn vị, dẫn đến đầu vào chất lượng hàng hóa thấp hoặc mua hang với đơn giá cao hơn; hàng hóa không được đáp ứng kịp thời làm quá trình sản xuất bị đình trệ , hàng hóa xuất ra không kịp tiễn độ bàn giao cho khách hàng và gia tăng chi phi đầu vào của doanh nghiệp

Rủi ro 3: Nhân viên sử dụng kỹ thuật trình ký đề lấy được chữ ký của giám đốc

đề xét duyệt cho Don đặt hàng và giấy đề nghị mua hàng

Phỏng vấn nhân viên: Theo thông tin phỏng vấn được thì trường hợp này đã xảy

ra nhưng mà ít chỉ có một lần trong | nam do sy gian lận của trưởng phòng của

bộ phận cung ứng Người này cô tình bỏ kèm một tập nhiều chứng từ, gây ra sự phân tâm cho Giám đốc, vỉ vậy Giám đốc ký xét duyệt cho Đơn đặt hang nay Khả năng rủi ro phát sinh: Trung bình

Mức độ tác động: Lớn

Khi nhân viên giả được chữ ký của Giám đốc phê duyệt các Giấy đề nghị mua hàng và Đơn đặt hàng không có thật nhằm biến thủ tiền của đơn vị, mua hang phục vụ lợi ích cho cá nhân lam ting chi phi cũng như thất thoát tiền của don vi Rủi ro 4: Nhân viên có thê biến thủ hàng của đơn vị trong quá trình kiếm nhận hàng và nhập kho khi không có sự giám sát của các bộ phận có liên quan như kế toán kho, bộ phận mua hàng, thủ kho

Phỏng vấn nhân viên: Theo thông tin phỏng vấn được thì trường hợp này đã xảy

ra 4,5 lần trong 1 năm do sự chủ quan và sự tin tưởng nhau của các nhân viên ở các bộ phận tạo cơ hội cho nhân viên bộ phận kho gian lận, ăn cắp hàng của đơn

khách hàng bị thiếu hay không kịp thời hạn

Rủi ro 5: Nhập kho hàng hóa, vật tư không đảm bảo theo hợp đồng mua hang nhưng không báo lên cấp quản lý đề che giấu sai phạm của mình

Phỏng vấn nhân viên: Theo thông tin thu thập được qua quá trình phỏng vấn thì trường hợp nảy ít khi xảy ra, trong lúc ký nhận hàng nhân viên kiếm nhận hang

đã không kiểm tra kỹ, sau đó phát hiện là hàng hóa bị hư hỏng Sợ bị khiển trách nên nhân viên đã che giấu hành vi sai phạm của mình

Khả năng rủi ro phát sinh: Thấp

Mức độ tác động: Cao

Khi hàng hóa giao cho bộ phận sản xuất không đảm bảo chất lượng, sẽ ảnh hưởng đến đầu vào của quá trình sản xuất, sản phâm đầu ra sẽ không đáp ứng được tiêu chuân chất lượng

Rủi ro 6: Nhân viên kế toán và nhân viên thủ quỹ đã thông đồng với nhau biển thủ khoản thanh toán cho NCC nhưng vẫn thực hiện ghi chép trên số sách Theo tình hình thực tế tại đơn vị mà nhóm đã tìm hiểu thì có thể xảy ra sự thông đồng giữa nhân viên kế toán và thủ quỹ Kế toán hạch toán lên số kế toán nhưng thực té thi hai bộ phận trên đã cùng biến thủ số tài sản

Khả năng rủi ro phát sinh: thấp

Mức độ tác động: Cao

Khi gian lận này xảy ra sẽ dẫn đến việc không nhận được khoản chiết khấu thanh toán từ NCC Ngoài ra, sẽ làm giảm uy tín của đơn vị dẫn đến việc đơn vị gặp khó khăn khi thực hiện các nghiệp vụ mua chịu hay vay các tô chức tín dụng

2.1.5 Biện pháp công ty/đơn vị đang áp dụng để đối phó rủi ro và đánh giá tính hiệu quả của biện pháp trong đối phó với rủi ro Biện pháp nhóm đề xuất để hoàn thiện

Thang đo đánh p1á mức độ hữu hiệu từ 1-5 như sau:

© Muc 1: Kém

® Mire 2: Yéu

® Mức 3: Trung binh

© Mức 4: Tốt

- Rui ro 1: Nhan vién théng déng véi nha cung cap mua hàng kém chất lượng nhằm biến thủ số tiền chênh lệch

ñ_ Nhận thấy rủi ro như trên, công ty đã thực hiện những biện pháp sau nhằm giảm rủi ro: Mọi thông tin g1á cả, chất lượng, quy cách, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu, trone bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ

va tong hop để báo cáo cho Giám đốc phê duyệt Các bộ phận KCS, bộ phận

kinh doanh sử dụng các thông tin trên để xem xét, kiếm tra trong quá trình giám sát việc nhận hàng

I_ Đánh giá biện pháp của công ty: Trung bình 3/5

Việc kiếm tra mọi thông tin về hàng hóa và các nhà cung cấp đều được ghi chép đầy đủ và minh bạch, trãnh được những tỉnh trạng làm giả thông tin và sự thông, đồng của nhân viên với NCC

ñ_ Đề xuất của nhóm: Bộ phận kho và Bộ phận KCS cần phải tăng cường kiêm tra hàng tổn kho thường xuyên để đảm bảo rằng chất lượng của hàng hóa luôn được kiêm soát tốt

Rủi ro 2: Bộ phận cung ứng lựa chọn nhà cung cấp theo sự quen biết, giới thiệu nhận hoa hồng hoặc chọn nhà cung cấp ảo nhằm trục lợi

0 Để nhằm tránh rủi ro này xảy ra, doanh nghiệp đã:

ñ Luận chuyên công việc giữa các nhân viên mua hảng, phòng ngừa trường hợp

nhân viên mua hàng không chọn nhà cung cấp dựa trên nhu cầu mua hàng của công ty, mà chọn nhà cung cấp đưa mức hoa hồng cao nhất

ñ DN thường xuyên cập nhật danh sách nhà cung cấp, đối chiếu chất lượng cung ứng giữa các nhà cung cấp dựa trên tiêu chí cho sẵn đề tìm được nhà cung cấp phù hợp nhất

I Đánh giá biện pháp công ty: Trung bình 3/5

Thường xuyên luân chuyển công việc giữa các nhân viên mua hàng có thể phát sinh rủi ro khi nhân viên chưa thành thạo công việc Ngoài ra, đơn vị chưa ban hành những quy định, quy tắc về đạo đức, cũng như kỷ luật để kiếm soát nhân viên một cách có hiệu quả hơn

Đề xuất nhóm:

ñ_ Đơn vị cần ban hành các quy tắc đạo đức, trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quả cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiên hành kỷ

luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng:

ñ_ Công ty có quy định riêng về việc xét duyệt các nhà cung cấp theo quy trình

cụ thê Đông thời, bộ phận cung ứng, phải công khai minh bạch, phân tích kỹ các yêu cầu và năng lực đáp ứng của mỗi nhà cung cấp để lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất Và khi lựa chọn nhà cung cấp chỉ được chọn các nhà cung cấp trong danh sách đã được xét duyệt trước đó

Rủi ro 3: Nhân viên sử dụng kỹ thuật trình ký để lấy được chữ ký giả của giám đốc đề xét đuyệt cho Đơn đặt hàng và Giấy đề nghị mua hàng

Biện pháp công ty: Đề tránh được rủi ro lấy chữ ký “tươi” của GÐ, ban quản lý đơn vị đã đưa ra quy định về thời gian và điều kiện xét duyệt phải phù hợp Đồng thời, các Giám đốc cần phải cân thận và chú ý hơn trong việc xem xét bất cứ chứng từ, hồ sơ và hợp đồng ký kết

Đánh giá biện pháp công ty: Tốt 4/5

Đối với rủi ro này thì GÐ đã tuân thủ quy định của đơn vị trong quá trình ký xét duyệt Nhưng công ty lại chưa có hình thức kỷ luật cụ thể cho hành vi của nhân viên va ca GD

Đề xuất nhóm: Công ty cần đưa ra các biện pháp phòng ngừa việc giả chữ ký như đóng dấu xác nhận, cần các hình thức kỷ luật cho hành vị của nhân viên cũng như GD

Rủi ro 4: Nhân viên kho có thê biên thủ hàng của đơn vị trong quá trình kiểm

nhận hàng và nhập kho khi không có sự giám sát của các bộ phận có liên quan như kế toán kho, bộ phan mua hang, thu kho

1 Dé kiém soat tét rui ro trên, đơn vị đã thực hiện các biện pháp:

I_ Quy định việc thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm siữa hai chức năng nhận

hàng và nhập kho Đồng thời, có người chịu trách nhiệm chính khi xảy ra sai

sót, tránh trường hợp các nhân viên đùn đây trách nhiệm

I_ Khi nhận hang, cần lập báo cáo nhận hàng Một liên của báo cáo nhận hàng, sau khi đã hoàn thành phải được gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho bộ phận mua hàng để làm bằng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành Báo cáo nhận hàng phải được đánh số liên tục hoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập báo cáo và phải được bảo quản cân thận Nếu phát hiện mắt báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận hàng phải thông báo ngay cho các

bộ phận có liên quan

I Đánh giá biện pháp công ty: Trung bình 3/5

Biện pháp của đơn vị đưa ra có hiệu quả nhưng vẫn chưa đủ kiểm soát tốt rủi ro nay

0 Dé xuat nhom: Công ty cần áp dụng quy định về việc kiếm soát quá trình nhập kho là phải có sự tham gia giám sát trực tiếp của các bộ phận có liên quan như kế toán kho, thủ kho, phòng kiểm soát chất lượng

-_ Rủi ro 5: Nhập kho hàng hóa, vật tư không đảm bảo theo hợp đồng mua hàng

nhưng không báo lên cấp quản lý đề che giấu sai phạm của mình

1 Đề kiểm soát tốt rủi ro trên, đơn vị đã thực hiện các biện pháp:

ñ_ Đưa ra quy định về quá trình kiếm nhận hàng phải có sự tham gia giám sát trực tiếp của các bộ phận có liên quan như bộ phận KCS, Thủ kho, Kế toán vật

tư, bộ phận cung ứng

0 Cho nhân viên kiểm tra HTK thường xuyên cả về mặt số lượng và chất lượng

nhằm kịp thời phát hiện HTK kém chất lượng

I Đánh giá biện pháp công ty: Trung bình 3/5

Vì đơn vị chưa quy định mức xử phạt hay ký luật đối với sai phạm này, nhân viên

có thé thờ ơ và thiếu tính trách nhiệm Bên cạnh đó, với tần suất xảy ra vi phạm ít

nên đơn vị còn chủ quan nhiều đối với việc tin tưởng nhân viên

ñ_ Đề xuất nhóm: Công ty nên có mức quy định về xử phạt lỗi cô ý che dau cao hon lôi sai sót dân tới nhận hàng không đảm bảo chất lượng

Rủi ro 6: Nhân viên kế toán và nhân viên thủ quỹ đã thông đồng với nhau biển thủ khoản thanh toán cho NCC nhưng vẫn thực hiện ghi chép trên số sách

1 Đề kiểm soát tốt rủi ro trên, đơn vị đã thực hiện các biện pháp: