Yêu cầu Đánh giá kiểm soát nội bộ của một Đơn vị và xác lập mức trọng yếu trong kiểm toán

Khái quát về quy trình Mua hàng — Thanh toán Mua chịu Quy trình Mua hàng — Thanh toán Mua chịu của đơn vi trai qua các bước sau: Bước Nội dung | Giấy tờ hoặc Chứng từ có | Bộ phận/ Phòn

LỚP: AUD301_241 1 D02 YÊU CẬU: ĐÁNH GIÁ KIÊM SOAT NOI BO CUA MOT DON VI

VA XAC LAP MUC TRONG YEU TRONG KIEM TOAN

NHOM THUC HIEN: NHOM 3

BANG PHAN CONG NHIEM VU

hoàn thành

- Trình bày tổng quan về Công ty

Cô phần Tập đoàn Thiên Long

- Phân tích nguồn số liệu trên

- Điền mẫu kiểm toán VACPA

- Minh họa sơ đồ quy trình kiếm

soát nội bộ tại đơn vị

- Mô tả quy trinh nhận hàng

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trình nhận hàng

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy

- Minh họa sơ đỗ quy trình kiểm

soát nội bộ tại đơn vị

dõi phần đánh giá hệ thống kiểm

soát nội bộ, định hướng bố cục phần xác định mức trọng yếu

- Mô tả quy trinh mua hàng và xét duyệt yêu cầu mua hàng

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy trình mua hàng và xét duyệt yêu cầu mua hàng

- Thiết kế 2 thử nghiệm kiểm soát

- Minh họa sơ đỗ quy trình kiểm

soát nội bộ tại đơn vị

- Tổng hợp nội dung

- Mô tả quy trình quản lý công nợ

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trình quản lý công nợ

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy trinh quan lý công nợ

100%

- Mô tả quy trình thanh toán

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trinh mua hàng và thanh toán

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy trinh thanh toán

100%

030539230082 Nguyễn Như Ngọc - Giải thích lý do lựa chọn mức

trọng yếu tông thể và nguyên nhân chênh lệch so với năm trước

(Nếu có)

- Mô tả quy trình nhập kho

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trình xét duyệt yêu cầu mua

- Tìm hiểu chuẩn mực kế toán của

Công ty Cô phần Tập đoàn Thiên

Long

- Chọn tỷ lệ và xác định giá tri mức trọng yêu khoản mục và giải thích

- Điền mẫu kiểm toán VACPA

- Minh họa sơ đỗ quy trình kiểm

soát nội bộ tại đơn vị

- Mô tả quy trinh đặt hàng

- Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy trinh đặt hàng

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy

quy trình lựa chọn Nhà cung cấp

- Đề xuất thủ tục kiểm soát quy trình lựa chọn Nhà cung cấp

Sau khi xem xét bảng phân công nhiệm vụ, nhóm trưởng khắng định các thành

viên đã hoàn thành tốt các công việc được giao Bảng phân công nhiệm vụ được nhóm trưởng duyệt ngay từ ban đầu và tô chức thực hiện chặt chẽ Quá trình phân công công

việc được nhóm trưởng thực hiện một cách trung thực, khách quan, dựa trên năng lực

và sở trường của từng thành viên Đồng thời, nhóm trưởng đã theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện và nhận được sự nhất trí cao từ các thành viên

Mỗi thành viên đều hoàn thành phần việc của mình đúng hạn, đảm bảo không có

sự chồng chéo hay thiếu sót Quá trình phối hợp giữa các thành viên diễn ra hiệu quả,

TỌI người đều hợp tác tích cực, hỗ trợ lẫn nhau và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ theo

đúng mục tiêu đã đặt ra

Về nội dung, quy trình kiểm soát nội bộ tại đơn vị được mô tả và đánh giá đầy

đủ Đồng thời, nhóm đã tiễn hành phân tích tinh hình tài chính của doanh nghiệp trong

những năm gần đây dựa trên các báo cáo, đưa ra các phán đoán về mức trọng yếu và đề

xuất các giải pháp phù hợp Điều này đảm bảo tính chặt chẽ và toàn diện trong việc thực

hiện nhiệm vụ của cả nhóm

Người phân công và đánh giá: Bùi Hồng Bảo Ngọc (Nhóm trưởng)

Các thành viên còn lại đã xác nhận và hoàn toàn đồng ý

LỜI CÁM ƠN

Trước hết, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô Nguyễn Thị Doan

Trang - giảng viên bộ môn Kiểm toán căn bản Chúng em rất cảm kích sự tận tâm của

cô trong việc giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho chúng em trong suốt khóa học Mặc

dù 9 buôi học không đủ đề chúng em hoàn toàn thấu hiểu mọi công việc của một kiểm

toán viên trong môi trường doanh nghiệp, nhưng nhờ vào kinh nghiệm và kỹ năng sư

phạm của cô, chúng em đã được tiếp nhận những nội dung cốt yếu để có thể ứng dụng

vào công việc sau này

Ngoài ra, chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong bộ

môn Kiểm toán căn bản, những người đã tạo điều kiện cho chúng em trải nghiệm thực

tế công việc của một kiểm toán viên Qua việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát

nội bộ tại đơn vị, kết hợp với việc xác định mức trọng yếu dựa trên phân tích báo cáo

tài chính, chúng em không chỉ hiểu sâu hơn vẻ lý thuyết mà còn tích lũy được nhiều

kinh nghiệm thực tiễn ngay khi còn học đại học Thông qua các bài tập thực hành kiểm

toán, chúng em đã áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế, giúp hiểu rõ hơn quy trình kiêm toán, từ lập kế hoạch, thu thập bằng chứng đến đánh giá hệ thống kiểm soát nội

bộ Những trải nghiệm này không chỉ củng cô kiến thức mà còn rèn luyện kỹ năng tư

duy phân tích và làm việc nhóm, tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp sau này

Tuy nhiên, do hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn, chúng em khó tránh khỏi

những sai sót trong bài thực hành Vì vậy, chúng em rất mong nhận được phản hồi và góp ý từ cô dé cai thiện cả về kiến thức lẫn kỹ năng làm việc

Chúng em hy vọng sẽ được gặp lại cô trong các môn học tiếp theo đề tiếp tục nhận

được sự hướng dân và tư vân từ cô về kiên thức và nghiệp vụ kiêm toán

Chúng em xin chân thành cảm ơn cô!

Toàn thể nhóm 3

LOI MO DAU

Trong xu thế hội nhập quốc tế, sự đôi mới và phát triển không ngừng của nền kinh

tế thị trường, kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của thông tin tài chính Một trong những nhiệm vụ cốt lõi của kiểm toán là

đánh giá sự hiệu quả của hệ thông kiêm soát nội bộ tại đơn vị được kiêm toán, từ đó có

thể xác định được mức trọng yếu phủ hợp để thực hiện các thủ tục kiểm toán

Trong những năm gần đây, nhiều vụ gian lận tài chính nghiêm trọng đã ảnh hưởng

không chỉ đến các doanh nghiệp, mà còn làm mắt lòng tin của xã hội vào hệ thống tài

chính và quản lý Để ngăn chặn các sự việc gian lận tiếp tục xảy ra, các tô chức kiểm

toán cần có những phương pháp đánh giá kiểm soát nội bộ một cách chính xác và hiệu quả Đồng thời, việc xác định mức trọng yếu là một bước quan trọng để đảm bảo rằng

kiểm toán sẽ tập trung vào các khía cạnh có ảnh hưởng lớn đến báo cáo tài chính Tuy

nhiên, việc đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ và xác định đúng mức

trọng yếu vẫn còn nhiều khó khăn

Bài tiêu luận này chia làm 2 phần chính Phần I sẽ đi sâu vào phân tích những khía

cạnh chủ yếu của kiểm soát nội bộ tại đơn vị giả định bao gồm: Quy trinh hoạt động của

đơn vị, điểm mạnh và điểm yếu của thủ tục kiểm soát nội bộ, từ đó đề xuất các thủ tục

để cải tiễn quy trình vả cuối cùng là lựa chọn 2 thủ tục kiểm soát và thiết kế 2 thử nghiệm

kiêm soát nhằm đánh giá tính hữu hiệu của thủ tục kiểm soát đó Phần II sẽ tập trung

vào phân tích báo cáo tài chính năm 2023 của Công ty Cô phần Tập đoàn Thiên Long

từ đó xác định mức trọng yếu tổng thể, mức trọng yếu thực hiện và giải thích lý do lựa chọn tiêu chí để xác định mức trọng yếu đó thông qua báo cáo tài chính năm 2023 của

doanh nghiệp

Thông qua quá trình nghiên cứu lý thuyết kết hợp với áp dụng thực tiễn, cùng với

việc vận dụng các kỹ năng và kiến thức đã tích lũy trong quá trình học tập, nhóm chúng

em đã tiến hành phân tích va lập luận sâu sắc về tầm quan trọng của hai yếu tố: kiểm

soát nội bộ và mức trọng yếu đối với chất lượng kiểm toán của Công ty Cô phần Tập

đoàn Thiên Long Đồng thời, chúng em cũng đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng

cao hiệu quả và chất lượng của quy trình kiểm toán, góp phần cải thiện hiệu suất hoạt

động của công ty

MỤC LỤC

BÁNG PHẦN CƠNG NHIỆM VỤ 2-222222 2222222111222 eeere 1 LỜI CẢM ƠN - 2252 222122221112272222221121222122212220222220 re 6 LỜI MỞ ĐẦU 2-222522222222227112222112221112227120.11E1221.212022222012222220 re 7 MỤC LUỤC 22 222222222222221112227110222111221112221122.112222.1222220120212 re 8 PHẢN A ĐÁNH GIÁ KIẾM SỐT NỘI BỘ 0525 222222221222 eo 9

I THONG TIN VE DON VI ĐƯỢC KIỂM TỐN . -ccccccccrececces 9

H MƠ TẢ QUY TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN (MUA CHỊU) 9

2.1 Khái quát về quy trình Mua hàng — Thanh tốn (Mua chịu) .- 9 2.2 Mơ tả chỉ tiết về quy trình Mua hàng — Thanh tốn (Mua chịu) 10

I BANH GIA DIEM MANH, DIEM YEU CUA CAC THU TỤC KIEM SOAT

TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG - THANH TỐN (MUA CHỊU) 18

IV ĐÈ XUẤT CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT ĐẺ CẢI TIỀN QUY TRÌNH 29

V LỰA CHỌN 2 THU TUC KIEM SỐT VÀ THIẾT KE 2 THU NGHIEM

9i089/ v01 .ẬẨƠ|-HÄH ƠỎ 31 PHẢN B: XÁC ĐỊNH MỨC TRỌNG YÊU TRONG KIÊM TỐN 32

I TỎNG QUAN VỀ CƠNG TY CỎ PHẢN TẬP ĐỒN THIÊN LONG 32

mẽ nnn nhe 32

1.3 Giải thưởng tiêu ĐiỂM 55s 2ScsES E21 02112121 eee 33

1.4 Chế độ kế tốn áp dụïgg s-©225: S522 S2SEES2EEE 1211112 1112111 2 1 33

I BCTC HỢP NHẤT NGÀY 31 THÁNG 12 NĂM 2023 - o5- 34

HI XÁC ĐỊNH MỨC TRỌNG YÊU 5-52 ++2SExexeectrkkerrrrrrrrererrreesrs 38

3.1 Uĩc tính sơ bộ về mức trọng yếu đổi với tơng thể BCT 38 3.2 Xác định mức trọng yếu thực hiện và mức trọng yếu khoản mục (Ngưỡng sai

3.3 Mẫu xác định mức trọng yếu theo hướng dẫn của 4CPA 42

KẾT LUẬN -22252222222222122222111227111222TT12122111222222.7122.122.222202 0 ccee 47 TAT LIEU THAM KHẢO 2 ©2222222222222111222711122711112711122771.1.1122221272.Eccee 48

I THONG TIN VE DON VI DUQC KIEM TOAN

Tên công ty: CÔNG TY TNHH ĐIỆN TU DONG SAI GON

PHAN A DANH GIA KIEM SOAT NOI BO

Địa chỉ: Tầng 16, tòa nhà Vietnam Business Center, 59 Hé Ting Mau, Phường

Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Mã số thuế: 03134196xx

Lĩnh vực hoạt động: Thương mại, cung cấp, phân phối thiết bị điện tử và linh kiện

điện tw (Module, Bo mach, tool, KIT, cam bién, IC, )

(Thông tin về Công ty trên chí là giá định do nhóm tự đặt ra)

H MÔ TẢ QUY TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN (MUA CHỊU)

2.1 Khái quát về quy trình Mua hàng — Thanh toán (Mua chịu)

Quy trình Mua hàng — Thanh toán (Mua chịu) của đơn vi trai qua các bước sau:

Bước Nội dung | Giấy tờ hoặc Chứng từ có | Bộ phận/ Phòng Ban

liền quan có liên quan

cầu mua hàng (đã được phê chuẩn)

cung cấp

chuẩn)

Bước Nộidung Giấy tò hoặc Chứng từcó Bộ phận/ Phòng Ban

liền quan có liên quan

7 Quản lý côngnợ Bộ hồ sơ chứng từ: Đơn Đặt Bộ phận Kế toán

Hàng (đã được phê chuẩn),

Báo Cáo Nhận Hàng, Phiếu

Nhập Kho, Hóa Đơn

8 Thanh toan Séc thanh toán đính kèm Bộ Bộ phận Kế toán

hồ sơ chứng từ: Đơn Đặt Hàng (đã được phê chuẩn),

Báo Cáo Nhận Hàng, Phiếu

Nhập Kho, Hóa Đơn

2.2 Mô tả chỉ tiết về quy trình Mua hàng — Thanh toán (Mua chịu)

BƯỚC 1: YEU CAU MUA HANG

Khi nhận thay hàng hóa trong kho chạm mức dự trữ tối thiểu đã được thiết lập Hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ tự động gửi thông báo yêu cầu Bộ phận Kho bồ sung thêm hàng hóa dự trữ

Bộ phận Kho tiến hành phân công cụ thể cho một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm lập Phiếu yêu cầu mua hàng

Sử dụng Phiếu yêu cầu mua hàng đã được phát hành, in sẵn và được đánh số thứ

tự liên tục

Phiếu yêu cầu mua hàng cần phải nhập đầy đủ các thông tin chỉ tiết như sau: mã hàng hóa, chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, quy cách hàng hóa (thông số kỹ thuật, kích thước, màu sắc, chất liệu ) và phải thể hiện rõ mục đích mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng được lập sẽ được trình lên cho Trướng Bộ phận Kho xét duyệt Sau đó Phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến Bộ phận Mua hàng Phiếu yêu cầu mua hàng được lập thành 2 liên :

+ 0T liên được lưu trữ tại Bộ phận Kho

+ 01 liên được gửi đến cho Bộ phận Mua hàng làm căn cứ đặt hàng

Lưu ÿ:

Bộ phận cần tổ chức lưu trữ riêng các hồ sơ như sau:

- _ Hồ sơ lưu trữ các Phiếu yêu cầu mua hàng (đã được phê chuẩn) nhưng chưa đặt hàng: nhằm thực hiện việc theo dõi, đề đốc thúc Bộ phận Mua hàng nhanh chóng tiến hành đặt hàng, nhằm đảm bảo hàng hóa về kịp tiến độ (trong trường hợp thời gian xử lý Đơn Đặt Hàng vượt quả quy định)

- _ Hồ sơ lưu trữ các Phiếu yêu cầu mua hàng (đã được phê chuẩn) và đã được đặt hàng: nhằm thực hiện việc đối chiếu giữa Đơn Đặt Hàng với Phiếu yêu cầu mua hàng, theo dõi chặt chẽ quá trình nhận hàng và thanh toán sau này

BƯỚC 2: XÉT DUYỆT YÊU CAU MUA HANG

Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu mua hàng từ Bộ phận Kho, Bộ phận Mua hàng cần tiền hành lập Báo cáo về tình hình số lượng hàng hóa hiện tại dung tồn trong kho nhằm làm cơ sở để xác định số lượng hàng hóa cần mua sao cho hợp lý, đảm bảo hàng hóa mua vào phải đáp ứng đủ nhu cầu cung ứng hàng hóa ra thị trường đồng thời phải cân nhắc sức chứa của kho lưu trữ và khả năng bảo quản hàng hóa

Sau khi phân tích và xác nhận các thông tin trong Phiếu yêu cầu mua hàng là hợp

lý và phù hợp với tình hình hàng tồn kho hiện tại

Nhân viên Bộ phận Mua hàng sẽ trình Phiếu yêu cầu mua hàng lên cho Trưởng phòng mua hàng xem xét và phê chuẩn, đối với các Phiếu yêu cầu mua hàng có giá trị

từ 100 triệu trở lên cần phải trình lên Giám đốc Kinh doanh phê chuẩn

BUOC 3: LUA CHON NHA CUNG CAP

Sau khi được sự phê chuẩn từ lãnh đạo, Bộ phận Mua hàng căn cứ vào Phiếu yêu cầu mua hàng (Đã được phê chuẩn) đề xác định loại hàng hóa và giá trị hàng hóa cần mua nhằm lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Trong trường hợp, công ty quyết định thực hiện giao dịch mua sắm hàng hóa có giá trị cao, công ty sẽ phải đấu thầu đề chọn lựa nhà cung cấp phù hợp

Còn đối với những trường hợp giao dịch mua sắm hàng hóa thông thường, nhân viên mua hàng cần phải liên hệ và đề nghị các Nhà cung cấp gửi Bảng báo giá ngay khi

có nhu cầu mua hàng Cần thu thập ít nhất 3 Bảng báo giá từ 3 Nhà cung cấp độc lập trở lên Bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ, rõ ràng và chỉ tiết các thông tin như sau: chủng loại hàng hóa, quy cách, chất lượng, nguồn gốc hàng hóa, số lượng từng mặt hàng, phương thức giao nhận, giá thanh toán (giá gốc & thuế VAT), các loại chỉ phí: như chỉ phí vận chuyên và các chi phi khác nếu có, thời hạn thanh toán, mức chiết khâu được hưởng (hưởng chiết khấu thanh toán nếu thanh toán trong thời hạn cho trước, hưởng chiết khấu thương mại nếu mua hàng hóa với số lượng lớn)

Mọi thông tin trong Bảng báo giá do các nhà cung cấp gửi đến phải được nhân viên mua hàng ghi chép, xử lý, tổng hợp và chọn lọc ra Danh sách các nhà cung cấp phủ hợp với chất lượng tốt và giá cả hợp lý nhất

Sau đó nhân viên mua hàng sẽ phải trình Danh sách các nhà cung cấp đã tông hợp lên cho Trưởng Bộ phận Mua hàng xem xét, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất và quyết định phê chuẩn

- _ Định kỳ hoán đổi nhân viên mua hàng đề tránh tình trạng một người có sự thân thiết và có mỗi quan hệ thông đồng với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài

- _ Ban hành các quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cắm nhân viên mua hàng nhận quà cáp, hoa hồng hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên vi phạm những quy tắc trên

BƯỚC 4: ĐẶT HÀNG

Sau khi đã có quyết định phê chuẩn lựa chọn nhà cung cấp Bộ phận Mua hàng

sẽ là bộ phận duy nhất chịu trách nhiệm đặt hàng

Bộ phận Mua hàng phân công một Nhân viên mua hàng căn cứ vào Phiếu yêu cầu mua hàng (đã được phê chuẩn) và kết quả lựa chọn nhà cung cấp đã được phê chuan, tiền hành lập Đơn Đặt Hàng

Sử dụng các Don Dat Hang đã được phát hành, ¡n sẵn, phải được đánh số thứ tự liên tục và được bảo quản chặt chẽ

Đơn Đặt Hàng phải được nhập đầy đủ các thông tin như: nhà cung cấp, chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, quy cách hàng hóa, giá thanh toán (bao gồm giá gốc &

thuế GTGT),

Sau khi nhập đầy đủ thông tin vào Đơn Đặt Hàng, Nhân viên mua hàng sẽ ký tên

và trình lên cho Trưởng phòng Mua hàng xem xét, phê chuẩn

Đơn Đặt Hàng gồm 5 liên:

+ 0T liên lưu trữ tại Bộ phận Mua hàng

+01 liên gửi cho Nhà cung cấp

+01 liên gửi cho Bộ phận Kế toán

+ 0T liên gửi cho Bộ phận Kho

+ 01 lién gửi cho Bộ phận Nhận hàng

Luu y:

- _ Thông báo cho các nhà cung cấp biết những người có đủ thâm quyền phê chuẩn Đơn Đặt Hàng Đề nghị nhà cung cấp khi nhận được Đơn Đặt Hàng cần kiêm tra chữ ký xác nhận trên Don Đặt Hàng có phải là của người có thâm quyền

- _ Tổ chức hồ sơ lưu trữ các Đơn Đặt Hàng: nhằm theo dõi sát sao tiến độ của các Đơn Đặt Hàng, và có những biện pháp đốc thúc các Nhà cung cấp đây nhanh tiễn độ giao hàng khi thời gian giao hàng vượt quá thời gian quy định như trong thỏa thuận

BƯỚC 5: NHẬN HÀNG

Bộ phận Nhận hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng hóa vận chuyền về

đến công ty

Bộ phận Nhận hàng chỉ được phép nhận hàng khi nhận được Don Đặt Hàng do

Bộ phận Mua hàng sửi xuống

Trong quá trình nhận hàng, Trưởng Bộ phận Nhận hàng cùng với một nhân viên

Bộ phận Nhận hàng và Thủ kho, sẽ căn cứ vào Đơn Đặt Hàng (do Bộ phận Mua hàng gửi đến) và Biên bản giao nhận hàng hóa (do Nhà cung cấp gửi đến), đề tiến hành các thủ tục kiểm tra hàng hóa nhằm xác minh hàng hóa giao đến phải đúng chủng loại, phải đủ số lượng, phải đúng quy cách và chất lượng hàng hóa phải được đảm bảo đúng với các thỏa thuận như trong Đơn Đặt Hàng

Trong trường hợp, nhà cung cấp giao hàng hóa đến không đúng với các thỏa thuận như trong Đơn Đặt Hàng, Trưởng Bộ phận Nhận hàng phải từ chối nhận hàng và thông báo ngay cho Bộ phận Mua hàng

Nếu nhà cung cấp hàng giao đúng như các thỏa thuận trong Đơn Đặt Hàng, Trưởng Bộ phận Nhận hàng sẽ ký xác nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa Sau đó, Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được gửi đến Bộ phận Mua hàng đề xác nhận hàng hóa vận chuyền đến đã được nhận và đã được kiểm tra trước khi nhận, đảm bảo hàng hóa giao đến đã đáp ứng đủ các điều kiện như trong Đơn Đặt Hàng

Tiếp theo, nhân viên Bộ phận Nhận hàng tiến hành lập Báo cáo nhận hàng và

phải ghi rõ các thông tin như sau: số lượng, chủng loại, đơn giá, giá thành và chất lượng

của hàng thực nhận Báo cáo nhận hàng phải có chữ ký xác nhận của Trưởng Bộ phận Nhận hàng và Thủ kho

Báo cáo nhận hàng được lập thành 04 liên:

+ 0T liên lưu trữ tại Bộ phận Nhận hàng

+ 0I liên lưu trữ tại Bộ phận Kho

+ 01 lién gửi cho Bộ phận Mua hàng

+ 01 liên gửi cho Bộ phận Kế toán đề ghi nhận hàng mua, đồng thời làm căn cứ đối

chiếu với Hóa Đơn trước khi thanh toán

Lưu ÿ:

DN nên thiết kế các bảng kiểm tra (check list) chỉ tiết, bao quát tất cả các đặc điểm quan trọng của hàng hóa mua vào cần kiểm tra khi nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho Bộ phận Mua hàng

BƯỚC 6: NHẬP KHO HÀNG HÓA

Ngay khi hoàn tất thủ tục nhận hàng, Bộ phận Kho sẽ lập tức tiến hành thủ tục

nhập kho hàng hóa, quá trình nhập kho hàng hóa phải dưới sự giảm sát chặt chẽ của Bộ phận Nhận hàng và Bộ phận Kho

Thủ kho phân công một nhân viên Bộ phận Kho căn cứ vào Báo cáo nhận hàng,

tiến hành lập Phiếu Nhập Kho Phiếu Nhập Kho phải ghi rõ các thông tin như: số lượng,

chủng loại và chất lượng hàng nhập kho, đơn giá và thành tiền của hàng nhập kho Phiêu Nhập Kho phải có chữ ký của nhân viên lập phiêu và chữ ký xác nhận của Thủ Kho

Phiếu Nhập Kho được lập thành 2 liên:

+ 0T liên được lưu trữ tại Bộ phận Kho

+ 01 liên được gửi đến Bộ phận Kế toán làm căn cứ hạch toán nghiệp vụ mua hàng nhập kho và đối chiếu với các chứng từ có liên quan

BUOC 7: QUAN LY CONG NO

Ngay khi tiếp nhận Hóa Đơn từ nhà cung cấp, Bộ phận Mua hàng lập tức chuyển tiếp Hóa Đơn sang Bộ phận Kế toán

Kế toán phụ trách công nợ tiến hành xác minh tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ của

Hóa Đơn và kiểm tra kỹ lưỡng thông tin quan trọng trên Hóa Đơn như: thông tin nhà cung cấp, số Hóa Đơn, ngày phát hành, số lượng và loại hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, tông giá trị, thời hạn thanh toán, chính sách ưu đãi (nếu có)

Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra và xác minh Hóa Đơn, Kế toán phụ trách công

nợ tiễn hành so sánh đối chiếu số liệu, thông tin trên Hóa Đơn so với các chứng từ có liên quan như: Đơn Đặt Hàng (do Bộ phận Mua hàng sửi đến), Báo cáo nhận hàng

(do Bộ phận Nhận hàng gửi đến) và Phiếu Nhập Kho (do Bộ phận Kho gửi đến) Nếu

phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, Kế toán công nợ cần lập tức báo cáo với Kế toán trưởng đề tiến hành kiểm tra và xử lý kịp thời

Sau đó, Kế toán công nợ tiến hành tập hợp lưu trữ các chứng từ gốc đã được đối chiếu và sắp xếp lại thành một bộ hồ sơ chứng tử hoàn chỉnh

Kế toán mua hàng căn cứ vào bộ hồ sơ chứng từ để tiến hành hạch toán và ghi số chỉ tiết công nợ phải trả nhà cung cấp, sô nhật ký mua hàng (mua chịu)

Cuối kỳ, Kế toán Tông hợp kết chuyền số liệu từ số chỉ tiết công nợ phải trả nhà cung cấp và số nhật ký mua hàng (mua chịu) cập nhật lên Số Cái tài khoản

BƯỚC 8: THANH TOÁN

Kế toán phụ trách công nợ theo dõi sát sao thời hạn thanh toán cho Nhà cung cấp Khi đến thời hạn thanh toán, Kế toán phụ trách công nợ thông báo cho Thủ quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc chỉ trả tiền thanh toán cho Nhà cung cấp

Sử dụng Séc đã được đánh số thứ tự và được bảo quản cân thận Thủ quỹ căn cử vào bộ hồ sơ chứng từ mua hàng có liên quan để đối chiếu cân thận và tiễn hành ghi thông tin quan trọng như số Hóa Đơn, tên khách hàng, số tiền cần thanh toán lên Séc Sau khi nhập đầy đủ thông tin quan trọng vào Séc, Thủ quỹ lập séc sẽ ký tên xác nhận và trình lên cho Kế toán trưởng Kế toán trưởng sẽ kiểm tra và xét duyệt Trước khi xét duyệt, Kế toán trưởng cần đối chiếu giữa tờ Séc và bộ chứng từ mua hàng có liên quan

Sau khi Kế toán trưởng xét duyệt Séc sẽ trình lên cho Giám đốc điều hành Giám

đốc điều hành cần xét duyệt một lần nữa, sau đó ký phát và đóng dấu vào Séc Đối với Séc có giá trị trên 50 triệu, cần phải có ít nhất 2 chữ ký từ các lãnh đạo cấp cao

Số Séc đã được thanh toán sẽ được Kế toán trưởng ghi vào Hóa Đơn tương ứng

và đóng dấu “Đã thanh toán” trên Hóa Đơn dé tránh trường hợp một Hóa Đơn được thanh toán 2 lần Sau đó, Séc đã được thanh toán sẽ được đính kèm, lưu trữ vào bộ hồ

sơ chứng từ mua hàng có liên quan

Thủ quỹ mở sô theo dõi Séc đã được thanh toán Hằng tuần, Thủ quỹ trình Số theo dõi Séc đã được thanh toán lên cho Kế toán trưởng kiểm tra Hằng ngày, Séc đã thanh toán sẽ được Kế toán phụ trách công nợ hạch toán và ghi Số nhật ky chi tién va

Số chỉ tiết theo dõi công nợ nhà cung cấp Cuối mỗi tháng, Kế toán tổng hợp sẽ phụ trách theo dõi, đối chiếu, kết chuyên số liệu từ Số nhật ky chi tiền và Số chỉ tiết theo dõi công nợ nhà cung câp vào Số Cài

Sơ đồ Quy trình Mua hàng — Thanh toán (Mua chịu)

Ii BANH GIA DIEM MANH, DIEM YEU CUA CAC THU TUC KIEM SOÁT TRONG QUY TRÌNH MUA HÀNG — THANH TOAN (MUA CHIU)

Thủ tục Kiểm soát

Hệ thống quản lý hàng tồn

kho thông báo bổ sung

thêm hàng hóa khi hàng

hóa trong kho chạm mức

dự trữ tối thiểu đã được

thiết lập

Tiến hành phân công một

nhân viên cụ thể chuyên

Phiêu yêu cầu mua hàng

Phiếu yêu cầu mua hàng

Tránh tình trạng trùng lắp yêu

cầu mua hàng khi có quá nhiều yêu cầu mua hàng cùng lúc cho một mặt hang

Dễ dàng theo dõi các đơn hàng

đã đề nghị mua Nếu có bị thất lạc, các nhân viên của bộ phận đề nghị mua hàng sẽ dễ dàng nhận

ra, và thông báo ngay cho Bộ phận Mua hàng để yêu cầu dừng tiến hành các thủ tục tiếp theo như lựa chọn nhà cung cấp

và đặt hàng, đối với các Phiếu

yeu cầu mua hàng bị thất lạc

Diem yêu

Do chưa tô chức thực hiện các công tác bảo quản và cất giữ Phiếu yêu cầu mua hàng đã được phát hành, in sẵn sẽ dễ dẫn đến tỉnh trạng những người không có thấm quyền hay không được phân công vẫn có thê tự ý đề nghị mua hàng

Thủ tục Kiểm soát Điểm Mạnh Điểm yếu

Phiếu yêu cầu mua hàng Đảm bảo yêu cầu mua hàng phát

được lập sẽ được trinh lên sinh là có thực, cần thiết và đúng

cho Trưởng Bộ phận Kho mục đích

xét duyệt ,

Hạn chê được rủi ro tring lap yêu câu mua hang khi có quá nhiều yêu câu mua hàng cùng lúc cho một mặt hàng

Tránh tỉnh trạng đặt sai loại hàng hóa, số lượng hàng mua không phù hợp với nhu cầu sử dụng (yêu cầu mua quá ít dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu cung ứng ra thị trường ngược lại nếu yêu cầu mua quá nhiều dẫn đến tình trạng tồn kho, ứ đọng, lãng phí, chiếm dụng kho bãi, khó bảo quản hàng hóa sẽ làm

kho),

Phiếu yêu cầu muahàng Đảm bảo được sự tách biệt giữa

được xét duyệt sẽ được Bộ phận Mua hàng và Bộ phận

hàng

Tránh trường hợp các cá nhân tự

ý mua hàng màả chưa có sự thông qua từ các lãnh đạo cấp cao

Thủ tục Kiểm soát Điểm Mạnh Điểm yếu

Lập Báo cáo vé tinh hinh Theo dõi mức tồn kho hiện tại

số lượng hàng hóa tồn đang là bao nhiêu Làm cơ sở để

nào cần mua và mua với số lượng bao nhiêu

Tránh tình trạng mua quá ít hàng hóa sẽ không đủ cung ứng cho thị trường hoặc mua quá nhiều hàng hóa trong khi kho bãi không đủ sức chứa, ảnh hưởng đến việc bảo quản hàng tồn kho sẽ gây ra tình trạng hàng hóa bị xuống cấp, kém chất lượng, gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp

phê chuẩn Phiếu yêu cầu trong Phiếu yêu cầu mua hàng

mua hàng, đối với Phiếu là có thật, hợp lệ và tuân thủ theo

yêu cầu mua có giá trịtrên các chính sách của công ty

Thủ tục Kiểm soát

Mua săm hàng hóa có giá

trị cao, công ty sẽ phải

đâu thâu đề chọn lựa nhà

cung cấp phủ hợp

Cần thu thập ít nhất 3

Bảng báo giá từ 3 Nhà

cung cấp độc lập trở lên

Mọi thông tin trong Bảng

báo giá do các nhà cung

cấp gửi đến phải được

nhân viên Bộ phận Mua

hang ghi chép, xử lý, tông

hợp và chọn lọc ra Danh

sách các nhà cung cấp phù

hợp

Điểm Mạnh

Đầu thầu đề chọn nhà cung cấp

sẽ đảm bảo được tính minh bạch, công khai và đạt được hiệu quả

kinh tế

Cung cấp đa dạng sự lựa chọn giúp công ty dễ dàng so sánh, đánh giá, lựa chọn nhằm tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng nhất, với mức giá tối ưu nhưng van phải đảm bảo chất lượng hàng hóa

Việc phân tích và tông hợp thông tin trong Bảng báo giá do các nhà cung cấp gửi đến, giúp đánh giá một cách toàn diện về chất lượng sản phẩm, giá cả và các điều khoản thanh toán của từng nhà

cung cấp

Dễ dàng so sánh, đánh giá nhằm lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp với chất lượng sản phẩm tốt cùng mức giá hợp ly

Diem yêu

Chưa có sự tách biệt độc lập giữa nhân viên mua hàng va

nhân viên xử lý báo giá, dễ

dàng dẫn đến các rủi ro như nhân viên xử lý báo giá thông đồng, nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp đề thực hiện các hành vi che giấu hoặc phớt lờ báo giá của các nhà cung cấp khác nhăm đề xuất chọn lựa các nhà cung cấp “thân quen”

Thủ tục Kiểm soát Điểm Mạnh Điểm yếu

Bộ phận Mua hàng sẽ Chọn ra nhà cung cấp chất lượng

phải trình Danh sách các hàng hóa tốt nhất với giá cả hợp

nhà cung cấp đã tổng hợp lý nhất

Phê duyệt thích hợp sẽ hạn chê

hợp nhãt và quyết định

năng xét duyệt nhà cung cấp với chức năng xử lý báo giá và chức năng mua hàng

Bộ phận Mua hàng sẽ là Đảm bảo được sự tách biệt và sự

bộ phận duy nhất chịu độc lập của Bộ phận Mua hàng

nghiệp vụ mua hàng bắt buộc phải thông qua Bộ phận Mua hàng nhằm tránh việc các cá nhân tự ý đặt hàng tràn lan mà không có sự xét duyệt dẫn đến tình trạng đặt hàng chồng chéo, trùng lắp mà công ty không thể kiêm soát tạo lỗ hông cho kẻ gian thực hiện các hành vi tham ô, gian lận nhằm trục lợi cá nhân, gây thiệt hại nặng nẻ cho công ty

Đơn Đặt Hàng sau khi

được lập sẽ trình lên cho

Trưởng phòng Mua hàng

xem xét, phê chuân

Thông báo cho các nhà

người có đủ thâm quyền

phê chuân Đơn Dat Hang

Điểm Mạnh

Dễ dàng kiểm soát các Đơn Đặt Hàng nhằm hạn chế tối đa rủi ro Đơn Đặt Hàng (có thể do sơ ý làm mất, hoặc đã thực sự đặt hàng nhưng sau đó có người cô ý xoá dấu vết của nghiệp vụ mua

hàng nhằm biên thủ hàng)

Có sự tách biệt, độc lập giữa chức năng mua hàng và chức năng xét duyét mua hang

Dam bao cho nghiép vu mua hang trong Don Dat Hang là có thực, hợp lệ và phù hợp với chính sách, quy định của công ty

Tránh tình trạng các nhân viên mua hàng tự y gia mao Don Dat Hàng và tự động xét duyệt Đơn

so sánh thông tin giữa Đơn Đặt Hàng với Phiếu yêu cầu mua hàng (đã được phê chuẩn), dễ dàng dẫn đến tình trạng thông tin, số liệu trong Đơn Đặt Hàng bị nhằm lẫn, sai sót và không khớp với Phiếu yêu cầu

chuẩn)