Kiểm soát nội bộ

LAP HOA DON THEO DOI THANH TOAN TIEN MAT Sau khi hàng hóa được giao, bộ phận kế toán hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp Sẽ tạo hóa đơn cho đơn hàng đó.. H Xuất hóa đơn trễ do quá t

TRUONG DAI HOC NGAN HANG THANH PHO HO CHi MINH

KIEM SOAT NOI BO

GVHD : Nguyễn Thị Mai Hương

Lớp học phần :AUD302_2321_1_ D02

Nhóm thựchiện : NHÓM 8

TP Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 03 năm 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

STT Họ và tên MSSV Nhiệm vụ Mức độ đóng

gop

2 Nguyễn Võ Thanh 030537210026 Câu 1 100% Thảo

Giang

Anh

8 | Lé Thi Dinh Huong 030537210098 Cau 1 100%

NHAN XET CUA GIAO VIEN

Câu 1: Vẽ lưu đồ của 1 chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và xác định những ván

dé cần kiêm soát từ chu trình mô ta?

LUU DO CHU TRINH DOANH THU

Phòng kinh doanh

Kiểm tra

và xét Ktra HTK

duyét

Phiéu XK

O Nhitng van déc%M kiém soát từ chu trình:

O Khong co bước xác nhận khách hàng và khả năng thanh toán.

H Việc kiểm tra hàng tòn kho (HTK) và lập phiếu xuất kho (XK) được thực hiện song

song, dẫn đến nguy cơ thiếu đồng bộ: Hàng hóa có thê đã được xuất kho nhưng

phiếu XK chưa được lập, Phiếu XK có thẻ được lập nhưng hàng hóa chưa được

xuất kho

H Không có sự phôi hợp giữa bộ phận kinh doanh và bộ phan BPBH trong việc xử

lý ĐĐH

H Không có bước theo dõi và cập nhật tình trạng ĐĐH cho khách hàng

1 Biện pháp:

[I_ Xác nhận khách hàng và khả năng thanh toán trước khi xử lý ĐĐH

H Sắp xếp các bước kiểm tra HTK và lập phiếu XK theo trình tự hợp lý để đảm báo

tính đồng bộ Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận trong việc xử lý ĐĐH

1 Thêm bước theo dõi và cập nhật tình trạng ĐĐH cho khách hàng

XUAT KHO VA GIAO HANG

2

ie

O Nhitng van déc%M kiém soát từ chu trình:

Oo

O

O

Hàng hóa không đúng với đơn đặt hàng hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyền

Phương thức vận chuyên không phù hợp dẫn đến việc giao hàng chậm trễ hoặc

hư hỏng hàng hóa

Không thê cập nhật thông tin về tình trạng hàng hóa cho khách hàng

Giao hàng chậm tré hoac giao sai dia diém

L1 Biện pháp:

Oo

Oo

Bộ phận kho kiêm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi đóng gói va giao cho khách hàng

Sử dụng các phương thức đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyền

Lựa chọn phương thức vận chuyền phù hợp với nhu cầu của khách hàng (thời

gian, chỉ phí) và tính chất hàng hóa

Sử dụng các dịch vụ vận chuyên uy tín và đảm bảo an toàn cho hàng hóa

Sử dụng hệ thống theo dõi đơn hàng dé cập nhật thông tin về vị trí và tình trạng

hàng hóa

Cập nhật thông tin cho khách hàng về tình trạng đơn hàng một cách thường xuyên

II LAP HOA DON THEO DOI THANH TOAN TIEN MAT

Sau khi hàng hóa được giao, bộ phận kế toán hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp

Sẽ tạo hóa đơn cho đơn hàng đó Thông tin về đơn hàng, giá cả, thuế và các chỉ tiết thanh toán khác sẽ được ghi vào hóa đơn

|

|

sẽ

O Nhitng van d°éc%M kiém soat trong chu trinh:

Sai sót thông tin: lỗi tính toán, mô tả sản pham không chính xác, hoặc thông tin liên hệ không đúng

H Xuất hóa đơn trễ do quá trình lập hóa đơn không được tự động hóa hoặc do thiếu

cơ sở dữ liệu khách hàng chính xác

H Không tuân thủ quy định pháp lý và thuế: thiếu thông tin cần thiết trên hóa đơn hoặc tính toán thuế sai

H Thông tin trên hóa đơn có thể bị thay đối hoặc gian lận bởi các bên không trung thực, điều này có thẻ dẫn đến mát mát doanh thu, tôn that tai chính và tổn thương

uy tín của doanh nghiệp

O Không quản lý nợ khách hàng một cách hiệu quả có thê dẫn đến các vấn đề về khá năng thu hồi nợ, cũng như ánh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh

nghiệp

1 Biện pháp:

H Sai sót trong thông tin: Sử dụng phản mềm hóa đơn tự động đề giảm thiêu sai

sót do con người và thiết lập các quy trình kiêm tra kép để đảm bảo rằng thông

tin trên hóa đơn được xác thực và chính xác trước khi gửi đi

H Xuất hóa đơn trễ: Tích hợp hệ thống quán lý khách hàng với hệ thống lập hóa đơn đề tự động tạo hóa đơn khi đơn hàng hoàn thành cùng với đó là thiết lập lịch trình hóa đơn cô định để đảm bảo rằng không có đơn hàng nào bị bỏ lỡ

H Không tuân thủ quy định pháp lý và thuế: sử dụng phản mèm lập hóa đơn có tích hợp các quy tắc thuê và các yêu cầu pháp lý để tự động tính toán và áp dụng các loại thuê và xây dựng một quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi gửi đi để đám

bao rằng tất cả các yêu cầu pháp lý được tuân thủ đúng cách

H Mất mát hoặc gian lận thông tin: Áp dụng các biện pháp bao mật nghiêm ngặt

bao gòm việc sử dụng chứng thực hai yếu tô, mã hóa dữ liệu và kiêm soát truy

cập Theo dõi và xác minh thông tin trên hóa đơn để phát hiện và ngăn chặn gian

lận nào

H Quản lý nợ khách hàng: Thiết lập các điều khoản thanh toán rõ ràng và chính

sách quản lý nợ đề đảm bảo rằng khách hàng hiệu và đồng ý với điều khoản này

Thực hiện một quy trình quản lý nợ hiệu quả đề theo dõi và thu hỏi nợ kịp thời,

bao gém việc gửi các thông báo nhắc nhở và thực hiện các biện pháp thu hồi

khác nhau khi cần thiết

Khi khách hàng trả tiền trực tiếp cho công ty, kế toán sẽ lập phiếu thu (gồm 3 liên), ghi

số tiền khách hàng trả, ký nhận lên phiếu sau đó đưa phiêu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, cho khách hàng

ký nhận Một liên đưa cho khách hàng, một liên thủ quỹ đưa cho kề toán tiền ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại phiêu thu Và phiếu còn lại chuyên cho ké toán công nợ ghi

giảm số tiền phải thu, lưu lại phiếu thu

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, khi ngân hàng chuyên giáy báo có, kế toán công nợ căn cứ giấy báo có ghi giám khoán phái thu của khách hàng và ghi tăng tiền gửi

ngân hàng, lưu lại giấy báo có theo số thứ tự

LI Thanh toán qua ngân hàng:

Oo Những vấn đ êc3®n kiểm soát từ chu trình:

Việc ghi chép, xử lý thông tin thủ công dễ xáy ra sai sót Dữ liệu được lưu trữ dưới

dang giay to, dé that lac, hw hong

Quy trình thiếu minh bạch, khó khăn trong việc theo dõi và giám sát Ngoài ra, khó

có thẻ xác định trách nhiệm cá nhân/bộ phận trong quá trình xử lý

Biện pháp:

Tự động hóa các bước trong quy trình bằng cách sử dụng phần mèm hoặc hệ thống chuyên dụng

Dam bao tinh minh bach và trách nhiệm trong quy trình bằng cách xây dựng hệ

thống theo dõi và giám sát hiệu quả

8

O Thanh toan bang tién mat:

Những vấn đêc®n được kiểm soát:

Quy trình thu tiền chưa chặt chẽ: Không có bước kiêm tra tính hợp lệ của Phiếu thu

trước khi ghi nhận

Có thê có sai sót trong việc ghi chép Phiếu thu, Số nhật ký, Số chỉ tiết có thê dẫn

đến sai lệch thông tin và ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Biện pháp:

Uy quyèn cho kế toán công nợ hoặc chuyền qua cho giám đốc kiêm tra tính hợp lệ

của Phiếu thu trước khi ghi nhận đề đám bảo tính chính xác và khách quan Cần kiêm kê tiền mặt và đôi chiếu với số liệu trên số sách kế toán dé dam bao tinh

chính xác

Câu 2: Cho ví dụ minh họa về một tình huống rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp?

Rủi ro

Xử lý đơn đặt hàng:

Rủi ro ,

trong O Sai sót trong việc tiếp nhận, xử ly và

quy xác nhận đơn hàng

trình Ví dụ:

bán

hàng n Công ty A đã gap su cô khi hệ thong

đặt hàng trực tuyến của họ bị lỗi Hệ

thống đã tự động xác nhận đơn hàng

của khách hàng ngay cả khi sản phẩm

đã hết hàng Điều này dẫn đến việc

nhiều khách hàng đặt hàng sản phâm

không có săn và phải chờ đợi trong

thời gian dài đê được hoàn tiên

Giao hàng:

n_ Giao hàng sai, thiểu hàng, hàng hóa

hư hỏng trong quá trình vận chuyên

Ví dụ: Công ty B đã giao hàng không

đúng địa điệm cho khách hàng Khách

hàng phải mât nhiêu thời gian đề liên hệ

với công ty và yêu câu giao hàng lại

Thu tiền:

n_ Khách hàng thanh toán chậm trễ,

không thanh toán hoặc thanh toán

không đây đủ

Ví dụ:

n Công ty A chuyên cung cấp dịch vụ

du lịch ở Hà Nội đã gặp khó khăn

trong việc thu tiên từ khách hàng vi

nhiêu khách hàng đã hủy chuyên du

lịch vào phút chót nhưng không chịu

thanh toán tiên đặt cọc

Biện pháp

n Xem xét và thông báo cho

khách hàng về khả năng cung ứng (sô lượng, mặt hàng, thời gian )

-> Mục đích: Nhằm kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót

Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng đề xét duyệt

bán

-> Mục đích: Kiểm soát các nghiệp vụ bán hàng đều được xét

duyệt nhằm đảm bảo khả năng trả

nợ của khách hàng

1 Dựa trên đơn hàng đã được phê

duyệt đề chuân bị hàng bảo

gôm: chủng loại, số lượng, chât lượng, địa điêm giao,

-> Mục đích: Giao hàng đúng chất lượng, thời gian, địa điêm

1 Xem xét các khoản phải thu

khách hàng đên hạn dé co kê hoạch thu nợ

-> Mục đích: Thu đủ, thu dung,

thu kip thoi ng phải thu của khách

hàng

Rui ro

trong

quan ly

kho

hang

Quản lý công nợ:

oO Công no qua han cao, dẫn đến rủi ro

mat von

Vi du: Céng ty xay dựng ở TP.HCM đã

phải phá san do quan ly công nợ không

hiệu quả Vì Doanh nghiệp này đã cho các

nhà thâu phụ nợ quá nhiêu và không có

biện pháp thu hôi nợ kịp thời

Kiểm kê kho hàng:

O Sai sot trong việc kiém ké, dan dén

that thoat hang hoa

Ví dụ:Công ty A đã bị mất cắp hơn | ty

đồng hàng hóa trong kho Vì nhân viên

báo vệ kho hàng đã thông đồng với bên

ngoài đề lấy cắp hàng hóa

Quản lý xuất nhập kho:

1 Sai sói trong việc ghi chép xuất nhập

kho, dẫn đến thất thoát hàng hóa

Ví dụ: Doanh nghiệp Z đã xuất nhằm

hàng cho khách hàng, dân đên doanh

nghiệp này đã phải chịu chỉ phí vận

Chuyên đê thu hôi hàng sai và giao hàng

đúng cho khách hàng

Bảo quản hàng hóa:

O Hàng hóa bị hư hỏng do bảo quản

không tôt

Ví dụ: Doanh nghiệp X đã bảo quản hàng

hóa không đúng điều kiện, kho bãi không

đảm bảo Dẫn đến doanh nghiệp này phải

chịu tốn thất lớn về tài chính

n Sử dụng hệ thống quản lý kho

hàng đề giúp tự động hóa các quy trình trong kho hàng, từ đó

nâng cao hiệu quả hoạt động và

giảm thiêu rủi ro sai sót -> Mục đích: để nâng cao hiệu qua hoạt động, giảm thiêu rủi ro sai sót và thất thoát hàng hóa

oO Lap dat hé thong camera giam

sát, báo động, kiêm soát ra vào,

-> Mục đích: bảo vệ kho hàng

khỏi các hành vi trộm cắp và phá hoại

n Mua bảo hiểm hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiêu tốn thất tài chính trong trường hợp

xảy ra rủi ro nhự hỏa hoạn, mat

cắp, hư hỏng

-> Mục đích: để giảm thiêu tôn thât tài chính do rủi ro gây ra

Lập hóa đơn: n_ Doanh nghiệp cần đảm bảo Rui ro s 3 , rar

trong n Lập hóa đơn sai sót, thiểu thông tin răng hóa đơn được lập cân thận

quan lý Ví dụ: Doanh nghiệp X đã lập hóa đơn sai định của pháp luật

tài tên khách hàng, sô lượng hàng hóa, giá cả CỐ ee,

nghiệp và dẫn đến mắt khách hàng hành chính, hình sự, phạt tiên

- cv ¬_ phân mêm lập hóa đơn chuyên

n Sai sót trong việc thu chi tiên mặt, dân dụng để giúp lập hóa đơn

vi dụ: Nhân ven Thu quy của Doanh , > Mục đích: tăng độ chính xác, ít

nghiệp H đã biên thủ tiên mặt và ghi chép xây ra sai sót

sao lệch thu chỉ Làm Doanh nghiệp bị

tham hut nang O Tuyén dung nhan viên uy tín,

an ly nean ha phân chia rõ ràng, và thường

Quản lý ngần hàng: xuyên kiêm tra nội bộ và so

O Sai sot trong việc quản lý tài khoán sánh sô sách với thực tê

Ví dụ: Doanh nghiệp X đã bị hackertân — do biến thủ tiên, tăng cường kiếm công vào hệ thông tài khoản ngân hàng soát, sử dụng tiên hiệu quả

ay cap ten, Lam mm nghiệp bị thât n Doanh nghiệp nên hợp tác với

thoát một số tiến lớn các ngân hàng uy tin dé dam

bảo an toàn cho các giao dịch

tiên mặt Đông thời mua bảo

hiêm cho tiên mặt

-> Mục đích: đề giảm thiểu rủi rO

mat mat

Rui ro Nhân viên gian lận: m Doanh nghiệp nên mua bảo

về gian Tham nhũng, trộm cắp tài sản của hiệm cho các TỦI TO gian lận

thât tài chính

Ví dụ: Nhân viên sản xuất cua céngtyZ (6 quy dinh xirly nghiém

ngoài Việc này khiên cho công tyZ bị và lạm dụng chức quyền, tạo thiệt hại về tải sản, ảnh hưởng đên tiên độ môi trường làm việc văn minh,

san xuat chuyên nghiệp

m Nhân viên lợi dụng chức vụ quyền luật cho nhân viên, nâng cao ý

hạn để trục lợi cá nhân thức của nhân viên

Ví dụ: Nhân viên phụ trách mua hàng

nhận hối lộ 100 triệu đồng từ nhà cung

cấp A để lựa chọn nguyên vật liệu của nhà

cung cấp A Việc này khiến cho công ty Z

phải chịu chỉ phí sản xuất cao hơn và ảnh

hưởng đến chất lượng sản phẩm