Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi tại Trung tâm Phát triển phần mềm Đại học Đà Nẵng là phân tích, đánh giá thực trạng công tác KSNB tại Trung tâm Phát triển phần mềm, từ đó đề xuất phương hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường KSNB thu, chi tại Trung tâm Phát triển phần mềm – Đại học Đà Nẵng.
Trang 1LE TH] GIAO TUYEN
HOAN THIEN CONG TAC KIEM SOAT
NQI BQ THU CHI TAI TRUNG TAM PHAT TRIEN PHAN MEM DAI HOC DA NANG
Chuyên ngành: Kế
MA s6 : 60.34.30
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI
Trang 2Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bồ trong bắt ki công trình nào khác
Te giả luận văn
Trang 3MO DAU,
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5, 2 2 4, Phuong pháp nghiên cứu 3 uc d 3
6 Tổng quan về tải liệu nghiên cứu 4
CHUONG 1: MOT SO VAN DE LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ
CAC KHOAN THU, CHI TRONG DON VI SU NGHIEP CO THU 1.1, TONG QUAN VE HE THONG KSNB TRONG BON VI 7 1.1.1 Tổng quan về kiểm soát trong quản lý 7
1.1.2 Khái niệm về hệ thống KSNB 17
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB 2 1.2 KIỀM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG DON VỊ SỰ
NGHIEP CO THU 29
1.2.1 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu 29
1.2.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu 31 1.2.3 Nội dung các khoản thụ, chỉ tại đơn vị sự nghiệp có thu 3 1.2.4 Tổ chức thông tin phục vụ cho cơng tác kiểm sốt thu, chỉ tại các
đơn vị sự nghiệp có thu 35
1.2.5 Qui trình kiểm soát các khoản thụ, chỉ 3
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TAC KIEM SOAT NOI BO THU CHI TAL TRUNG TAM PHAT TRIEN PHAN MEM ĐẠI HOC DA
Trang 42.1.1 Quá trình hình thành và những thành tựu đạt được của Trung, “Tâm Phát Triển Phần Mềm ~ Đại học Đà Nẵng “4 2.1.2 Giới thiệu về hệ thống KSNB tại TIPTPM 48 2.2 THỰC TRANG CONG TAC KSNB THU CHI TAI TTPTPM 61 2.2.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vu cho vige KSNB 61
2.2.2 KSNB các khoản thu tại đơn vị, 6
2.2.3 KSNB các khoản chỉ tại đơn vị 16
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIÊM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIEN PHAN MEM DAI HOC DA NANG83 23.1 Uudiém 83 2.3.2 Hạn chế 84 CHUONG 3: GIAL PHAP HOAN THIEN CONG TAC KSNB THU CHI TAL TRUNG TAM PHAT TRIEN PHAN MÈM - ĐẠI HỌC ĐÀ NANG 89 3.1, SU CAN THIET PHAI HOAN THIEN CONG TAC KSNB THU CHI
TẠI TRUNG TAM PHAT TRIEN PHAN MEM 89
3.2 GIẢI PHÁP CỤ THẺ NHÂM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KSNB
THU CHI TAI TRUNG TÂM PHAT TRIEN PHAN MEM 89
3.2.1 Hồn thiện thơng tin phục vu KSNB đối với các khoản thu, chi 90 3.2.2 Hồn thiện cơng tác KSNB đối với các khoản thu 96 3.2.3 Hồn thiện cơng tác KSNB đối với các khoản chỉ 103
'U THAM KHẢO
Trang 5
BCKT Báo cáo kế toán
BCQT Báo cáo quyết toán
Trang 6Số hiệu “Tên bảng Trang bang Đội ngũ cần bộ của Trung tim Phat Trign Phin Mém— Bang 2.1 DHDN 45 Toạt động thu, chỉ của Trung Tâm Phát Triên Phin Mem Bảng 22 —ĐHĐN từ năm 2010 - 2012 4 iệm vụ cụ thể của từng thành viên trong bộ máy kế Bảng 23 toán tại TTPTPM 56
Dinh mae thu HP trung cap CQ, LPTS, LPTX đôi với
Bảng 24 sinh viên được đào tạo tại TTPTPM B Bio cáo chỉ tết thu học phí, lệ phí trong năm của
Bảng 2.5 TTPTPM mee me B
Bing 26 | Muc luc ap dung cho những khoan chi tai TTPTPM T6 Bảng 3.1 | Bảng theo dõi kinh phí hợp đồng phân mềm năm 2011 102 Bang 32 | Dinh mie chi phi sir dung điện thoại tại TTPTPM 107
Trang 7
Saad Tên sơ độ Trang
Sơ đồ 2.1 | Cơ cấu tổ chức tại TTPTPM 49
Sơ đồ 22 | Bộ máy kế toán của TTPTPM 55
Sơ đồ 2.3 | Trình tự ghỉ số kế toán trên máy vi tính 59 Sơ đồ 2.4 | Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại TTPTPM 61 Sơ đồ 2.5 | Lập và luân chuyển chứng từ thu tiên mặt TTPTPM @ Sơ đồ 2,6 | Trình tự luân chuyển chứng từ tai TTPTPM oa Sơ đồ 27 | Qui trình thu học phí tại TTPTPM 6 Sơ đồ 2.8 | Quy trình kiểm soát chỉ hàng hóa, dịch vụ 8 Se ab 31 | Kiến oi ie Tp van choy cing ĩ ch tên » Sơ đồ 3.2 | Quy trình thụ học phí mới tại TTPTPM 98
Trang 8
Một trong những giải pháp quan trọng trong quản lý đó là xây dựng cho được hệ thống KSNB có hiệu quả Với vai trò quan trong là đảm bảo cho hoạt
động tài chính kế toán của đơn vị rõ ràng, chính xác, hệ thống KSNB không những giúp cho đơn vị kiểm soát được các hoạt động kinh tế mà còn đưa ra các biện pháp ngăn chặn các rủi ro trong kinh doanh nhằm thực hiện hiểu quả
mục tiêu đặt ra ở don vi
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiểu trong một tô chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả việc bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích
Báo cáo tài chính đáng tin cậy Tuân thủ luật pháp và các quy định
“Thiết lập và khơng ngừng hồn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không th thiếu ở bắt kỳ một đơn vị nào Tuy nhiên trong các đơn vị thuộc khu vực công hiện nay, khái niệm kiểm
soát nội bộ còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết
cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát
và có hệ thống để quản lý công tác kiểm sốt Trong cơng tác quản lý tài chính tại các đơn vị sự nghiệp cần phải theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, cần phải được kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chỉ nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quả, sử dụng tốt các nguồn lực sẵn có nhằm đạt được mục
tiêu để ra Ngài ra, việc thiểu một kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rửi ro đến
các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tốn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm
sốt khơng cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng
KSNB đóng vai trò hết sức quan trong trong hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hon
Trang 9phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của tổ chức
Hiện nay, do qui mô Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng ngày càng mở rộng, các hoạt động thu, chỉ tài chính diễn ra nhiều hơn và nhu cầu
tự chủ về các hoạt động thu, chỉ tài chính cao hơn, nhưng việc kiểm soát nội bộ
đối với các khoản thu, chỉ tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà "Nẵng chưa được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định trong quá trình quản lý tài chính, thơng tin kế tốn cũng chưa thể đáp
kịp thời, tính
'Qua nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB
KSNB tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà
tài *Hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ thu chỉ tại Trung Tâm Phát Triển Phân Mềm Đại Học Đà 2 Mục tiêu nghiên cứu ứng được yêu cầu của quản lý như: xác 1g thời tổng kết hoạt động \g, tôi chọn đề
tự” cho Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Kế toán
Mục tiêu nghiên cứu của để tài là phân tích, đánh giá thực trạng công tác
KSNB tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm, từ đó đề xuất phương hướng và một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường KSNB thu, chi tai Trung Tam Phát Triển Phần Mềm ~ Đại học Đà Nẵng
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ thu chỉ tại Trung tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng
Về phạm vi nghiên cứu: Phạm vì nghiên cứu được giới hạn ở cơng tác kiểm sốt các khoản thu chỉ chủ yếu ở Trung Tâm bao gồm:
~ Các khoản thu: Thu học phí Trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, thu học phí các lớp chứng chỉ, thu_ kinh phí quản lý từ
đại học liên thông, thu từ gia công phần mềm, thiết kế web,thu khác
Trang 10.4 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu, luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể: thu thập thông,
tin về công tác kiểm soát thu chỉ tại Trung tâm bằng các phương pháp quan sát, phỏng vấn, thu thập tài liệu sau đó tiến hành tổng hợp, phân tích để từ đó làm rõ vấn đề cần nghiên cứu
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận van “Hodin thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ thu chỉ ở Trung Tâm
"Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng ” đã:
~ Góp phần làm rõ nội dung cơ bản vị \g tác kiểm soát thu chỉ ở các
đơn vị sự nghiệp làm cơ sở cho việc phân tích cơng tác kiểm sốt thu chỉ ở
Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát thu, chỉ ở Trung
Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng luận văn cũng đã nêu được thực tế về công tác kiểm soát các khoản thu và các khoản chỉ thường xuyên ở Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng, những mặt đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại của cơng tác kiểm sốt thu, chỉ tại đơn vị
~ Và từ những vấn đề đặt ra, đề
cơng tác kiểm sốt hoạt động thu, chỉ tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót,
Trang 11
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CONG TAC KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU 'CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIÊN PHÂN MÊM ĐẠI HỌC ĐÀ NANG
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CONG TAC KSNB THU
CHI TAI TRUNG TAM PHAT TRIEN PHAN MEM DAI HỌC ĐÀ NẴNG 6 Téng quan vé tài liệu nghiên cứu
Một số tác giả đã nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chỉ tại các đơn vị sự nghiệp có thu, trong đó chủ yếu nghiên cứu về các đơn vị
sự nghiệp giáo dục đào tạo như
Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Mai Thị Lợi (năm 200) trong luận văn “Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân sách Nhà nước tại Trường Cao
đẳng công nghệ - Đại học Đà nẵng ”'
Luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu
chỉ ngân sách tại Trường Cao đẳng Công nghệ như: Xây dựng quy chế chỉ tiêu nội bộ của Trường; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ phần thu NSNN do Nhà nước
cấp; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ NSNN do cấp trên cấp; Kiểm soát chỉ
nghiên cứu khoa học do Nhà nước cấp kinh phí, Kiểm soát thu ngân sách nội bộ của Trường; Kiểm soát chỉ ngân sách theo quy định của Đại học Đà Nẵng và
Trường Cao ding Công nghệ,
trường máy tính của Trường Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào
iiải pháp tăng cường kiểm soát thu, chi trong mơi kiểm sốt nội bộ thu, chỉ ngân sách Nhà nước
Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Thu Hà (Năm 2010) về đề tài
“Tăng cường kiểm soát thu chi tai Công ty Quản lÿ hội chợ triển lầm và các chợ Đà Nẵng "
Trang 12nhằm hoàn thiện mơi trường kiểm sốt, hồn thiện cơng tác lập dự tốn, cơng
tác kiểm tra đánh giá thực hiện so với dự toán, nâng cao chất lượng hệ thống,
thông tin kế toán phục vụ cơng tác kiểm sốt và các thủ tục kiểm soát
Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Anh Nga ( Năm 201 1) về đề tải
“ Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chỉ tại trường Đại Học Phạm Van Đông ” Luận văn đã nêu ra được những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát
nội bộ thu chỉ tại trường chẳng hạn như hồn thiện mơi trường kiểm sát,
kiểm soát phần thu, phần chỉ do ngân sách Nhà nước cấp, phần thu nội bộ của là xây dựng được quy chế kiểm soát nội a chi & Dai phét Thanh truyén hinh cap tinh — trường hợp đài phát thanh truyền trường đặc bí lài “Kiểm soát thu Luận văn Thạc sĩ của tác giá Nguyễn Hữu
hình tỉnh Quảng Nam ” (Năm 2010), nghiên cứu về đơn vị sự nghiệp truyền
hình
Với các giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát, nâng cao chất
lượng hệ thống thơng tin kế tốn và phân tích phục vụ kiểm soát thu, chỉ Những giải pháp được đề xuất dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đẻ lý luận
cơ bản và thực trạng hoạt động kiểm soát thu, chỉ tại Đài QRT,
Tác giả Hoàng Thị Mỹ Bình (năm 2008) trong luận văn “Tang cưởng cơng tác kiểm sốt hoạt động thu, chỉ ngân sách Nhà nước tại Quận Liên
Chiếu thành phố Đà Nẵng ”
Luận văn này đã phân tích, đánh giá về hoạt động kiểm soát thu, chỉ
ngân sách và đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát
hoạt động thu, chỉ ngân sách Nhà nước Quận Liên Chiêu
“Tác giả Hoàng Trung Kiên (năm 2008) trong luận văn “Tăng cường kiểm soái
Trang 13những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chỉ Những đề xuất nay mang tính chất chung cho tắt cả các loại hình don vị là các Trường Đại học
Trung tâm Phát Triển Phần Mềm ~ Đại học Đà Nẵng là một đơn vị trực
thuộc Đại Học Đà Nẵng, tự dim bao toàn bộ chỉ phí hoạt động thường xuyên không có nguồn NSNN cấp Trung Tâm ngày cảng mở rộng qui mô, mạng, lưới chỉ nhánh rộng khắp và các hình thức thu, chỉ ngày càng phức tạp và da dạng hơn Không chỉ đơn giản là thu học phí, bên cạnh đó Trung Tâm Phát
Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng còn có các hình thức thu như: thu các chỉ nhánh, thu tiền các hợp đồng phần mềm, thu chứng chỉ, thu đại học liên
kết, và các khoản chỉ tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Ning Vi vay, việc kiểm soát các khoản thu, chỉ tại Trung Tâm Phát Triển
"Phần Mềm khá phức tạp, nhưng chưa có dé tai nghiền cứu về vấn đề này Luận văn tập trung nghiê
thu, chi tai Trung tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng Tác giả đã
cứu việc hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ
nghiên cứu sâu nội dung kiểm soát nội bộ các khoản thu, chỉ tại đơn vị như thu học phí, chỉ thanh toán cá nhân, chỉ mua hàng hoá địch vụ Đồng thời
luận văn còn đưa ra đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát hoạt động thu, chỉ tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận góp
Trang 14KHOAN THU CHI TRONG DON VJ SU NGHIEP CO THU
1.1 TONG QUAN VE HE THONG KSNB TRONG ĐƠN VỊ 1.1.1 Tổng quan về kiểm soát trong quản lý
œ Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát
Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chính tiêu, định hướng, Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động dé đảm bảo rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Kiểm soát là những phương
pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính
được thiết lập [15, tr 20]
sách và quy
Kiém soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều
chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêu định trước
Kiểm tra, kiểm soát là chức năng cơ bản của quản lý, nó hòa vào tắt cả
các giai đoạn của quá trình quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, ‘quan ly thay đổi thì kiểm tra cũng thay đổi theo Cụ thể như sau:
~ Giai đoạn lập kế hoạch: Kiểm tra hướng vào việc xem xét tính khả thỉ
của dự án có phù hợp với nguồn lực sẵn có hay không, nếu không phủ hợp sẽ
xây dựng một kế hoạch khác
Trang 15b Bản chất và vai trò của kiểm soát trong quản lý
“Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có
hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đẻ ra Chủ thể
quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vi, bao gồm cán bộ lãnh đạo
các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn
phức tạp ở mức độ khác nhau Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và
lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất
định
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định Ở mỗi khâu, chức năng kiểm
sốt ln được để cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý Để đạt được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong
toàn bộ quá trình quản lý Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dung những chủ trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả
những nguôn lực đã có Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo phổi hợp các bộ phận Kết quả hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều hành
Trang 16Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả
của các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chinh các mục tiêu nhằm
đạt kết quả tối ưu
Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bio rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Quy trình này bao gồm
3 bước khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với
một chuẩn mực nào đó và có hành động đề
inh sửa các sai lệch hoặc các
chuẩn mực không phù hợp Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tắt theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức
Theo định nghĩa này, kiểm sốt khơng phái là một giai đoạn hay một khâu
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá
trình quản lý Vì vậy có thé hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý Tuy
nhiên, chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cắp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng
như những sử cụ thể,
kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch
Trong một chu trình quản lý của bắt kỳ một tổ chức nảo thì chức năng
kiểm soát luôn tồn tại và chiếm một vị trí quan trọng trong quy
tình quản lý, công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiếm
soát nội bộ (Internal control system) của đơn vị Có nhiều quan niệm và định
Trang 17~ Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu
quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đồi hỏi việc tuân thủ của chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm
'bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (Chuẩn mực kiểm toán quốc ế ISA 400) ~ Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commiission tam dich là Uỷ ban của tổ chức tải xác nhất về trợ) có thể được xem định nghĩa thể hiện day dit nhat va cl
kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội
đồng quản trị, các nhà quản lý và các cá nhân khác của một tổ chức, được thi
để cung cấp mọi sự đăm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu
sau: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả [16, tr 10]
-Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The Intematonal Federation of
Aeeountants — IEAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách
và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ in cây của các thông tin; Bảo đâm việc thực hiện các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu cquả hoạt động và năng lực quản lý.[16, tr 10]
Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu của
đơn vị
Kiểm soát được thực hiện ở tắt cả các giai đoạn trong quá trình quản lý và nó luôn đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của tổ
Trang 18những hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm thực hiện mục tiêu đã định
Mỗi tổ chức có những đặc điểm riêng, nên trong quá trình quản lý cũng có
những phương pháp kiểm soát khác nhau, quản lý là việc lập kế hoạch và xây
dựng những mục tiêu cụ thể, tổ chức thực hiện những kế hoạch đã lập trên cơ sở nguồn lực sẵn có của tổ chức để đạt được mục tiêu đã xác định nhằm đạt
hiệu qua cao
Kiểm soát có mỗi quan hệ mật thiết với quá trình quản lý qua các giai
đoạn:
* Lập kế hoạch: Là đưa ra mục tiêu tổng thể và mục tiêu bộ phận cho hoạt
động của đơn vị Những mục tiêu tổng thể và bộ phận này cung cấp những luận điểm hỗ trợ và những căn cứ cho hoạt động kiểm soát Tính hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào tính đầy đủ và hiệu quả của lập kế hoạch
* Tổ chức thực hiện: Ở giai đoạn này là tỗ chức phân chia công việc cho
nhiều bộ phận, kết hợp các bộ phận đó với nhau trong quá trình thực hiện để
đạt được mục tiêu của tổ chức Thông qua giai đoạn này việc kiểm soát được
phân chia, uỷ quyền một cách cụ thể cho các bộ phận Với cách nhìn nhận này, tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát
* Huy động nguồn lực: Bao gồm các công việc mua sắm máy móc thiết bi, xây dựng nhà xưởng, nhân sự quá trình này phải được kiểm soát nhằm xác định việc cung cắp các nguồn lực là có thật
* Điều hành hoạt động: La việc ra chỉ thị, giám sát nhân viên, làm việc với nhân viên, phối hợp va chi đạo công việc Trong giai đoạn này phải có sự
kiểm tra, kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch,
cdự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo vẫn đạt được mục tiêu đã xác định với hiệu quả cao, ngay cả khi có những thay đổi trong quá tình thực
Trang 19Từ đó thấy rằng qui trình kiểm tra kiểm soát là một chức năng không thể thiểu được trong quá trình quản lý, giúp cho người quản lý nhìn những
bắt cập trong đơn vị để từ đó tiến hành điều chinh cho phù hợp
Mục tiêu và phân loại kiễm soát
el Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện những sai
phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tắt cả các mục tiêu của đơn vị
* Báo cáo tài chính đẳng tin cay
Thông tin kinh tế, tải chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy
các thông tin cung cắp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính
* Bảo đâm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải được
tuân thủ đúng mức Cụ thể
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến các hoạt
động của đơn vị
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong mọi hoạt động của đơn vị
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan
* Bảo đâm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Trang 20sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Bên cạnh đó, định
kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp
được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng
cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý
Khi đơn vị quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động và tổ
chức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết phải quan tâm đến các mục tiêu cụ thê như sau: Cung cắp số liệu đáng tin cậy: Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp những thông tin chính xác chỉ đạo tác nghiệp cụ thể :u hành hoạt động của đơn vị và ra quyết định
từng bộ phận, phòng ban, cá nhân (hực hiện
Bảo vệ tài sản và số sách: Sự bảo vệ tài sản và số sách phải được hệ thống
kiếm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc
Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điểu hành: Các quá trình kiểm soát trong
tổ chức có mục đích là ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự
lăng phí trong mọi lĩnh vực và ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực của đơn vị
Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra: Ban giám đốc xây dung các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của đơn vị Và hệ thống, kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc thể thức ấy
được tuân thủ và chấp hành nghiêm túc
Tuân thủ luật pháp: Đơn vị phải duy trì một hệ thống ghỉ số đúng đắn để
giúp soạn thảo các báo cáo tải chính đáng tìn cậy, để ngăn ngừa các sai sót và
gian lận trong kế toán
Kiểm soát là một chức năng của quản lý, giúp cho nhà lãnh đạo nhìn nhận xem xét các hoạt động của đơn vị mình, trong quá trình quản lý có những vấn
Trang 212 Phén logi kiém sodt
Quá trình kiểm sốt ln liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu, khi tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thay đối thì cách thức thực hiện
kiểm soát có thể thay đổi theo Hoạt động kiểm soát có thể được phân thành nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu thức khác nhau:
‘Theo quan hệ với quá trình hoạt động, kiểm soát bao gồm kiểm soát soát hiện hành, kiểm soát sau:
trước,
~ Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, đó là sự dự đoán những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đề phòng rủi ro va
các khó khăn tiềm ẩn Sự dự đoán trong các hoạt động này đòi hỏi phải là
những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế, chỉ phí cho
loại này rất lớn Đây là hoạt động kiểm soát quan trọng nhưng chưa được phổ
biến
- Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động
kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm vào chức năng
bảo vệ các mục tiêu đã vạch ra, ngăn ngừa phát hiện các sai lầm kiểm tra việc thi hành các quyết định trong khi thực hiện các thao tác tác nghiệp Nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm di
~ Kiểm soát sau là loại kiểm soát được thực hiện sau quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế là hoạt động kiểm sốt thơng dụng nhất hiện nay Mặc dù bị đô trễ về thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ
căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp Kiểm soát sau cần được hiểu
là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt
động trong tương lai
Trang 22- Kiểm soát ngăn ngừa là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai
phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát này thường được thực
hiện trước khi nghiệp vụ xây ra và thực hiện ngay trong công việc hằng ngày của nhân viên theo chức năng : phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính
hợp lý, sự đầy đủ, chính xác
m soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi lành
ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cất đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn cÌ
Kiểm sốt phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau
những thiệt hại có thể xảy ra
trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường, được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra và giúp cho việc các sai phạm, gian lận được phát hiện trong khi kiểm soát phòng ngừa chưa phát hiện được Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự cảnh báo làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng, ngừa
- Kiểm soát điều chính hướng tới việc cung cấp những thông tỉn cần thiết
cho việc ra quyết định điều chinh các sai sót được phát hiện
Theo lĩnh vực quản lý, kiểm soát được chia thành kiểm soát hành chính (kiểm soát tổ chức) và kiểm soát kế toán:
~ Kiểm soát hành chính (kiểm soát tổ chức) tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp,
nghiêm minh và hiệu quả
~ Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tải sản và độ tin cậy của số sách tài chính kế toán và
do đó phai đảm bảo hợp lý rằng
Trang 23+ Các nghiệp vụ được ghi số là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn
có thể áp dụng cho các báo cáo này và duy trì khả năng hạch toán của tải sản “+ Các hoạt đông đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán
và thể hiện chính xác, toàn diện hiện trạng tài nguyên của đơn vị, hoặc đơn vị
có nhiệm vụ quản lý và phải có sự điều chinh khi có những chênh lệch
+ Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý các sai lệch, rủi ro có thể gặp
phải
4 Quy trình kiểm soát
Mỗi quá trình kiểm soát gồm những công việc được thực hiện theo các
bước sau
Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát: Bước đầu tiên, cơ bản là xác định mục tiêu cần đạt đến Mục tiêu này có thể là tổng hợp hoặc có thể là chỉ tiết,
cụ thể rõ rằng Mục tiêu kiểm soát có thể được xem như là cơ sở để thiết lập
tiêu chuẩn kiểm soát
Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát: đây là giai đoạn thiết lập và đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị, của các tổ
chức,
Bước 3: Đo lường kết quả: Là cơ sở đúng đắn để so sánh và phân tích kết quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, tứ dõ có những hành động cần thiết, phủ hợp
Bước 4: So sánh với các tiêu chuẩn: Các kết quả thực hiện sau khi được
đo lường ở bước 3 được dùng để so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập Qua
Trang 24Bước 5: Phân tích các nguyễn nhân gây ra chênh lộch và điều chỉnh: Từ
kết quả chênh lệch ở trên vừa mới thiết lập, xác định các nguyên nhân gây ra
chênh lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch đó
Bước 6: Đánh giá lại: Đây là sự liên kết giữa chu ky kiểm soát trước với chủ kỳ kiểm soát sau để từ đó đưa ra những hành động quản lý đúng cho chu
kỳ tiếp theo
1.1.2 Khái niệm về hệ thống KSNB
a Khái niệm
Đối với một doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh thường rất đa dạng và phức tạp, bắt đầu bằng quá trình định hướng và tổ chức thực hiện những hướng đã định Trong suốt quá trình đó, việc kiểm tra, kiểm sốt ln tổn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động để thực hiện và điều chỉnh mỗi hoạt
động đó Như vậy, chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đồn ké tốn quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là: *Một hệ
thống các chính sách và thủ tục nhằm các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn
vi, bảo đâm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đâm hiệu quả của hoạt động”
Theo đó KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vi, tổ chức và
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra
biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra
của đơn vị
“Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong, tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra
Trang 25của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thông quản lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TM, QA/QC đảm bảo sự hoạt
động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng
Hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, thủ tục chịu ảnh hưởng bởi Ban Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế
nhằm quản lý chặt chẽ và có hiệu quả các hoạt động trong phạm vi có thể Các thủ tục này đôi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tải sản,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận hay sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo trong thời gian mong muốn lập những thông tin tải chính tin cậy.HTKSNB vượt ra ngoài những vấn đề liên quan đến chức
năng của hệ thống kế toán
Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được dinh nghia nhu sau: “Hé thong
KSNE là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dung và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sói; để lập Báo
cáo tài chính trung thực và hợp lý: nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài
sản của đơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát” Trong đó
Trang 26Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể
“Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB được mô tả theo con mắt của các
kiểm toán viên độc lập bên ngoài đơn vị và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị
Tóm lại, “Hệ thống KSNB là hệ thống các cơ chế kiểm soát đơn vị được cụ thể bằng các quy chế quản lý do Ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu
những rủi ro làm cho đơn vị không đạt được mục tiêu của mình "
Qua các định nghĩa đã nêu cho thấy KSNB không chỉ giới han trong chức vực khác nhau như hành chính, quản lý, nó không chỉ thuộc về nhà quản lý mà đòi hỏi phải có sự phối hợp đồng bộ của KSNB được phân biệt thành hai dạng là kiếm soát kế toán và kiểm soát năng tài chính kế toán mà còn có liên quan đến nhiều cả thành viên trong tổ chức quản lý KSNB vé ké toán là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban
ám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống
cung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như: hệ thống số sách kế toán,
bio cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân
loại thông tin Mục tiêu của KSNB về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác
thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra
các biện pháp bảo vệ tài sản và thâm tra sự tồn tại của tai sản đó
KSNB vé quản ý là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà Ban
Giám đốc chịu trách nhiệm tô chức thiết lập nhằm:
~ Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ
tục pháp luật và các quy định hiện hành, từ đó tránh các sai phạm do thiểu tuân thủ
Trang 27
các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả
- Xây dựng các mục tiêu và mục đích cho các hoạt động hoặc chương
trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả
hoạt động chương trình mong muốn Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó để ra những mục tiêu cao hơn eis
nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện Mục tiêu của hệ thối soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn rằng
để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận trong :hức; hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị
nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức Đề đạt được các mục tiêu tô chức, KSNB về quản lý phải phủ hợp với cơ cấu tổ chức
của đơn vị: một số đơn vị có thẻ tổ chức theo chức năng như sản xuất, bán
hàng và dịch vụ; còn một số đơn vị khác thì tổ chức theo khu vục có trách nhiệm tạo ra lợi nhuận theo từng sản phẩm hoặc theo từng vùng
Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt động kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào loại hình hoạt động Với hoạt động kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao động, tài nguyên Với hoạt động sự nghiệp thì mục tiêu hoạt động lại là thực hiện tốt các nhiệm
vụ về xã hội, về quản lý với chỉ phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính
tuân thủ và hiệu năng của quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại
kiểm soát các hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ:
thuật,
Nhu vay, kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp
đến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý, Kiểm soát quan lý gắn liễn với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là
Trang 28b Muc tiéu ctia hg thong KSNB:
~ Bảo vệ tài sản của đơn vị : tải sản của đơn vị có nhiều loại như tải sản cố định hữu hình, vô hình, tài sản vật chất và phi vật chất, chúng có thể bị đánh
cấp, bị lạm dụng vào nhiều mục đích khác nhau, bị hư hại nếu không được
bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp
- Bảo đảm độ tin cây của các thông tin: thông tìn kinh tế, tài chính do bộ
máy kế toán xử lý và tổng hợp, là căn cứ quan trọng của việc hình thành các
quyết định của nhà quản lý Thông tin cung cấp phải đảm bảo kịp thời, tính chính xác tin cây về thực trạng hoạt động của đơn vị , phản ánh đầy đủ khách quan nội dung chủ yêu của hoạt động kinh tế tài chính
- Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ
các chính sách có liên quan đến đơn vị Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý
các sai phạm gian lận trong nội bộ đơn vị
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tải chính trung thực và khách quan
~ Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: các quá trình kiểm soát
trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các
tác nghiệp, gây sự lăng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực trong đơn vị
~ Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị nhằm nâng
cao khả năng quản lý, điều hành bộ máy quản lý nhà nước Xây dựng HTKSNB khéng chỉ giới han trong chức năng tài chính kế toán mà phải kiểm
soát mọi chức năng khác cả về hành chính, quản lý nhân sự, sản xuất Nên việc KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị
tham gia kiểm soát các hoạt động trong đơn vị và chính họ là nhân tổ quyết
Trang 29Tom lai, bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng khi
quy mô càng mở rộng, quyền hạn trách nhiệm phân chia trong nhiều cấp, mối quan hệ giữa các cap trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin trở nên khó khăn, tài sản phân tán ở nhiều địa điểm Khi đó cẩn thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ
1.1.3 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB
Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, các
đơn vị cần xây dựng và thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB Việc xây dựng và củng cố này cần bao quát được năm yếu tố
chính: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro; hệ thống ki
sốt, giám sát,
thơng tin và truyền thông [4, tr 2]
& Môi trường kiếm soát: là tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các
cấu trúc làm cơ sở cho sự vận hành của KSNB trong tổ chức
ˆ* Các nguyên tắc của môi trường kiểm soát:
~ Cam kết đối với các giá trị đạo đức và tính chính trực
~ HĐQT thể hệ sự độc lập với BQL va thực hiện các chức nẵng giám sát
đối với sự phát triển và vận hành KSNB
~ BQL thiết lập cấu trúc, các tuyến báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm
phi hop trong việc thực hiện các mục tiêu
~ Cam kết đối với việc tuyển dụng, phát triển và lưu giữ nhân sự có năng
lực phù hợp với việc thực hiện các mục tiêu
- Bảo đảm sự chịu trách nhiệm của các cá nhân trong việc đảm trách các trách nhiệm KSNB trong quá trình thực hiện các mục tiêu
* Các nhân tổ bên trong :
Trang 30Nếu người quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, trung thực sẽ rất
quan tim đến việc lập báo cáo tài chính, việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ sẽ thiết kế những thủ tục cụ thể làm cho mơi trường kiểm sốt lành
mạnh, ngược lại thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả
Đặc thù về quản lý còn chỉ vấn đề phân bổ quyền lực trong đơn vị Nếu
“quyền lực chỉ tập trung vào một người hay một nhóm nhỏ người thì trường
hợp này rất dễ gian lận và khó kiểm soát Nếu quyền lực được phân chia nhưng không khéo đôi khi sẽ dẫn đến viêc trùng lặp về quyền hạn, kiểm sốt
khơng có hiệu lực
~ Cơ cẩu tổ chức trong đơn vị: hợp lý góp phần hình thành hệ thống giải quyết thông tin một cách xuyên suốt từ trên xuống dưới vả góp phần ngăn
ngừa có hiệu quả hành vỉ gian lận và sai sót trong hoạt động tải chính kế toán
của đơn vị Cơ cầu tô chức của đơn vị thực chất là phân chia quyền hạn trách
nhiệm giữa các bộ phận trong đơn vị
Cơ cấu tổ chức phải xây dựng sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt
động và các lĩnh vực của đơn vị sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trồng,
thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập
tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong
các bước thực hiện công việc
Nguyên tắc xây dựng một cơ cấu tổ chức:
+ Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn
vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghỉ chép số sách và bảo quản tài sản
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu qủa
Trang 31- Chính sách nhân sự: là đội ngũ cán bộ công nhân viên của đơn vị- là
nhân tổ quan trọng trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực tiếp trong việc
thực hiện thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp
Con người là nhân tố trung tâm của mọi tổ chức, có ý nghĩa quyết định đến sự thắng lợi của mọi hoạt động Nếu chính sách nhân sự tốt, nhân viên sẽ vừa
có năng lực trình độ vừa có đạo đức sẽ, giảm bớt những hạn chế vối
KSNB Ngược lại, nếu đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực, tỉnh
có của
thần làm việc và đạo đức thì cho dù hệ thống KSNB được thiết kế và duy trì
một cách dúng đắn vẫn không phát huy hết hiệu quả
Vi thể, chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhãn sự
đúng đắn phải đảm bảo sử dụng đúng người ~ đúng việc, tao điều kiện cho
nhân viên phát huy hết tiềm lực của họ và phải có một chính sách tuyển dụng
đành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ kinh nghiệm, chính trực và hạnh
kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của
đội ngũ nhân viên
Các nhà quản lý doanh nghiệp phải có những chính sách cụ thể rỡ rằng về
đảo tạo, tuyển dụng, sắp xếp, đẻ bạt, khen thưởng, kỷ luật
~ Công tác kế hoạch và dự toán: Hệ thông kế hoạch và dự toán bao gồm
các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chỉ quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa
chữa TSCĐ Đặc biệt, là kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai Việc lập và thực hiện nếu được tiến hành khoa
học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Bởi vì
người quản lí có thể so sánh thực tế với kế hoạch, nhận biết rõ những chênh lệch trọng yếu, phát hiện những vấn đề bất thường và có hành động điều
chỉnh, xử lí kịp thời
Trang 32thống kiểm soát nội bộ Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tỉnh hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù
hợp và hữu hiệu hơn Trên thực tế chỉ có những đơn vị có quy mô lớn mới tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ này, còn những đơn vị có quy mô vừa và nhỏ
sử dụng phương pháp tư van là chủ yếu
* Các nhân tổ bên ngoi
Mơi trường kiểm sốt chung của đơn vị không những
"bên trong nói trên mà còn phụ thuộc vào các nhân tổ bên ngoài, vượt ra khỏi
sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát của đơn vị như:
~ Hệ thống pháp luật: thuộc nhóm nhân tố này có ảnh hưởng của các cơ
quan chức năng Nhà nước qua các văn bản ban hành các chính sách chế độ liên quan đến đơn vị, khách hàng, các trách nhiệm pháp lý, các thay đổi của chế độ kế tốn
~ Ngồi ra cịn phải chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng
như Cục thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, đơn vị cắp trên
5 Đánh giá rãi ro
~ Đánh giá rủi ro là quá trình phát hiện và đánh giá các rủi ro đối với việc
đạt được các mục tiêu
- Các nguyên tác của đánh giá rủi ro:
+ Tổ chức xác định các mục tiêu rõ rằng để bảo đảm sự phát hiện và đánh
giá các rủi ro liên quan đến các mục tiêu
+ Tổ chức xác định các rủi ro đối với việc đạt được các mục tiêu và phân
tích các rủi ro như là cơ sở cho quản trị rủi ro
+ Tổ chức xem xét khả năng có gian lận trong đánh giá các rủi ro đối với
Trang 33+ Tổ chức phát hiện và đánh giá các thay đôi mà có thể ảnh hưởng đáng kể đến KSNB
- Rủi ro là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra và tác động tiêu cực đến việc đạt được các mục tiêu
~ Phân tích rủi ro: dựa vào kinh nghiệm trong quá khứ đối với những tình
huống tương tự, dựa vào khuôn mẫu Các bước thực hiện:
-+Xác định mục tiêu
+ Xác định yếu tổ rủi ro
+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro
+ Phương pháp kiểm soát rủi ro: so sánh chỉ phí và lợi ich + Xác định mức rủi ro chấp nhận được
€ Hoạt động kiểm soát:
- Hoạt động kiểm soát là các hành động được thiết lập thông qua các chính
sách và thủ tục nhằm giúp bảo đảm các chỉ thị của nhà quản lý trong việc làm giảm rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu được thực hiện
~ Các nguyên tắc của hoạt động kiểm soát
+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát làm giảm rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu
+ Tổ chức lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm sốt chung đối với cơng nghệ thông tin để bảo đảm đạt được mục tiêu
Cac hoạt động kiểm soát đều được xây dựng theo các nguyên tắc cơ bản: ,Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tô chức Mục đích của nguyên tắc này là
Trang 34một đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan va tự động được kiểm soát bởi
người khác Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn
hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc
Hai là: Nguyên it kiém nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về
quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm xét duyệt, thực hiện nghiệp vụ, bảo quan tai sản với trách nhiệm ghi chép số sách; chức năng kế toán với chức năng tải chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm
soát v.v Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện
Ba la: Nguyên tắc ủy quyển và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người
quan ly don vi không thể giải quyết mọi công việc sự vu trong đơn vị mà phải ay qu
việc trong phạm vì nhất định Tuy nhiên người quản lỹ đơn vi vẫn phải chịu
cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công trách nhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định
Qué trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện với các cắp thấp hơn tạo nên một
hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập trung của đơn vị
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm:
Việc quy định chứng từ số sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối
với tài sản và số sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt đông của đơn vị
8 Thông tin và truyền thông:
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm
Các loại thông tin
~ _ Thông tin về tai chính
Trang 35~ _ Thông tin tuân thủ
Tnoyn thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông in cần thết tới các
bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp Giúp cho mỗi cá nhân hiểu
rð công việc của mình cũng như ảnh hưởng đến các cá nhân khác để từ đó có
những biện pháp khắc phục
"Một hệ thẳng kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây: tính có thực (Valiadity), sự phê chuẩn (Authorization), tính đầy đủ
(Complentenness), sự đánh giá (Valuation), đúng kỳ (Timing), chuyển số va
tổng hợp chính xác (Posting and summirization)
e Sự giám sát:
ính hiệu quả của KSNB, cụ thể, đánh giá
xem các thành phần KSNB có hiện hữu và vận hành hiệu quả - Hoạt động,
im sát đánh gi
- Các nguyên tắc của hoạt động giám sát:
+ Tổ chức lựa chọn, phát triển và thực hiện các đánh giá thường xuyên và
hoặc chuyên biệt để xác minh xem các thành phần KSNB có hiện hữu và vận
hành,
+ Tổ chức đánh giá và trao đổi thông tin về các yếu kém KSNB kịp thời đến các cấp quản lý có trách nhiệm thực hiện các hành động khắc phục, bao
gồm quản lý cấp cao và HĐQT nếu cần thi Nhằm đánh giá chất lượng của hệ
\g kiểm soát nội bộ và điều chỉnh
cho phủ hợp Có hai loại hoạt động giám sát: đánh giá thường xuyên và đánh
giá chuyên biệt hoặc kết hợp cả hai
~ Đánh giá thường xuyên là các hoạt động thường xuyên, gắn liền với các HDKD và thực hiện trên cơ sở đồng thời với các HĐKD, phản ứng với các
điều kiện thay đổi
im sát sự hiện hữu và vận hành của các thành phần KSNB trong quá
Trang 36+ Được tiến hành bởi nhà quản lý hoạt động hoặc chức năng, có đủ năng
lực và kiến thức, hiểu rõ những gì được đánh giá và xem xét sâu sắc ý nghĩa
các thông tin nhận được
~ Đánh giá chuyên biệt được tiền hành định kỳ bởi các cán bộ quản lý mục tiêu, kiểm toán nội bộ, và/hoặc các chủ thể bên ngoài
+ Đánh giá chuyên biệt thường không gắn với hoạt động của tổ chức,
nhưng có thể được đánh giá khách quan về sự hiện hữu vận hành của các
thành phần KSNB
+ Phạm vi và tần suất của đánh giá chuyên biệt phụ thuộc vào tầm quan trọng của các rủi ro, các biện pháp đối phó rủi ro, các kết quả của đánh giá thường xuyên và mức độ tác động dự kiến đến các thành phần KSNB Phạm
vi đánh giá cũng phụ thuộc vào KSNB thuộc loại mục tiêu nào, hoạt động báo cáo hay sự tuân thủ
+ Được thực hiện bởi nhà quản lý độc lập, nhân viên độc lập hoặc chủ thể
bên ngoài để cung cáo đánh giá khách quan về KSNB
1.2, KIEM SOAT NOI BO CAC KHOAN THU, CHI TRONG DON VI SU NGHIEP CO THU
1.2.1 Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu a Khái niệm về đơn vị sự nghiệp có thu
Đơn vi sự nghiệp là đơn vị cung cấp các dịch vụ công cộng không vi
mục đích lợi nhuận, được đảm bảo một phần hoặc toàn bộ chỉ phí hoạt động,
thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao do cơ quan nhà nước có thẳm quyên
quyết định thành lập (đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kể toán theo quy định của Luật Kế toán), hoạt động trong lĩnh
Trang 37khác
Đơn vị sự nghiệp có thu là những đơn vị do nhà nước quyết định thành lập
nhằm thực hiện một nghiệp vụ chuyên môn nhất định nào đó như sự nghiệp y
tế, văn hoá, thể thao, giáo dục, sự nghiệp khoa học công nghệ, thông tin tuyên truyén trye thuộc của cơ quan hành chính Nhà nước, những hoạt động này nhằm duy trì và đảm bảo sự hoạt động bình thường của xã hội, không có chức năng quản lý Nhà nước
b, Đặc điểm đơn vị sự nghiệp có thu
Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản thu chỉ tại đơn vị sự nghiệp có thu cũng như để chủ động trong việc chỉ tiêu, hằng năm các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu phải lập dự toán cho từng khoản thu chỉ tại đơn vị mình và
phải dựa vào dự toán này ngân sách nhả nước cấp phát kinh phí cho đơn vị
hoạt động Những đơn vị sự nghiệp được các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền thành lập được gọi là đơn vị sự nghiệp có thu công lập Đơn vị sự
nghiệp có thu được xác định bởi các đặc điểm cơ bản sau:
~ Do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập mà trong đó chủ yếu
18 do co quan hành chính Nhà nước thành lập Căn cứ vào chức năng , nhiệm vụ của từng đơn vị có thé chia các đơn vị dự toán thành các cơ quan quản lý nhà nước : các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng Cục, UBND Sở, Ban, 'Nghành
- Được Nhà nước cho phép thu các loại phí trong quá trình hoạt động
nhằm để bù đắp một phần chỉ phí cho quá trình hoạt động hoặc toàn bộ chỉ
phí cho quá trình hoại động của đơn vị, mục tiêu là để tăng (hu nhập cho cán
bộ, công chức viên chức và một phin để bổ sung tái tạo chỉ phí hoạt động
Trang 38~ Nhằm cung cấp dịch vụ công cho xã hội, đây chủ yếu là nhằm phục vụ mục đích lợi ích chung cho toàn xã hội, không mang tính chất sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện những công việc do nhà nước và chính phủ uỷ quyền
~ Có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tên riêng, có con dấu riêng và có tải khoản riêng
1.3.2 Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu
Các đơn vị sự nghiệp có thu khi phân loại có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau, nhìn chung có th chia thành các loại sau
~ Căn cứ vào vị trí, đơn vị sự nghiệp có thu gôm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở trung ương là những đơn vị do các Bộ, ngành,
cơ quan ở trung ương quản lý, ở đây bao gồm các trường học, bệnh viện hoặc
các đài phát thanh truyền hình ở Trung Ương do Trung Ương quán lý + Đơn vị sự nghiệp có thu ở địa phương là những đơn vị thu sự nghiệp chịu sự quản lý trực tiếp ở địa phương như các bệnh viện, trường học do địa
phương quản lý, Đài phát thanh truyền hình ở các địa phương,
~ Căn cứ vào chủ thể thành lập thì đơn vị sự nghiệp gồm:
+ Đơn vi sự nghiệp có thu công lập : đây là những đơn vị do các cơ quan
Nhà nước có thẳm quyền trực tiếp ra quyết định thành lập và chịu mọi sự điều
hành của các cơ quan nhà nước,
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ngồi cơng lập : đây là những đơn vị không trực
tiếp chịu mọi sự điều hành của cơ quan nhà nước nhưng vẫn được cơ quan
'Nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận ví dụ như các đơn vị hoạt động bán công, dân lập, hay tư nhân
+ Đơn vị sự nghiệp có thu của các tô chức chính trị, chính trị xã hội dược
thành lập bởi tổ chức chính trị, chính trị-xã hội
+ Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ ch
được thành lập bởi các tổ chức xã hội- nghề nghiệp
Trang 39+ Đơn vị sự nghiệp có thu do các Tông công ty thành lập
= Cin cit vio mite te bảo đảm chỉ phí hoạt động thường xuyên, đơn vị sự nghiệp công lập được phân loại như sau:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động thường, xuyên : Là đơn vị sự nghiệp có nguồn thu bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động, thường xuyên, NSNN không phải cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường, xuyên cho đơn vị mà do những đơn vi này tự bảo đảm
+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phản chỉ phí hoạt động thường
xuyên: Dây là những đơn vị mặc dù có những khoản thu nhưng không thể tự bảo đảm toàn bộ kinh phí trong quá trình hoạt động hay nói một cách khác
đây là những đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải toàn bộ chỉ phí
hoạt động thường xuyên của đơn vị minh mà NSNN vẫn phải cắp một pt
kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị nhằm đảm bảo cho những đơn vị
này hoạt động bình thường
+ Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thắp, đơn vị không có nguồn thu : Đây là
những đơn vị không có nguồn thu hoặc có nhưng là những khoản thu không nhiều và không thường xuyên Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên ở những đơn vị này thường là do NSNN bảo đâm toàn bộ và được gọi là đơn vị sự nghiệp do NSNN bảo đâm toàn bộ chỉ phí hoạt động
1.2.3 Nội dung các khoăn thu, chỉ tại đơn vị sự nghiệp có thu 4a Nội dung các khoăn thu sự nghiệp phát sinh:
Các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp bao gồm các khoản thu sự nghiệp, thu
phí lệ phí và các khoản thu khác
Bao gồm:
~ Các khoản thu tại đơn vị sự nghiệp bao gồm các khoản thu phí lệ phí theo
Trang 40~ Thu sự nghiệp gắn với các khoản thu của hoạt động chuyên môn nghiệp
vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao mà không phải là các khoản phí, lệ phí quy định trong Pháp lệnh phí, lệ phí và không phải là các khoản thu từ
hoạt động sản xuất, kinh doanh
~ Các khoản thu theo đơn đặt hàng của nhà nước khi phát sinh nghiệp vụ
'thu do nhà nước yêu cầu
~ Các khoản thu khác như thu từ các hợp đồng không nằm trong hợp đồng
thường xuyên tại đơn vị, lãi tiền gửi, dự án, viện trợ, thu từ việc (hanh lý hay nhượng bán tài sản cố định mà không phải là hoạt động sản xuất kinh doanh
5 Nội dung chỉ hoạt dong
* Chỉ hoạt động là những khoản chỉ mang tính chất hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ và theo dự toán chỉ ngân sách đã được duyệt như:
~ Chỉ lương và các khoản phụ cấp theo lương,trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm
xã hội, kinh phí cơng đồn theo quy định Đây là khoản chỉ không thể thiếu được ở bắt cứ một đơn vị nào muốn tồn tại và phát triển, nó được coi là nội
dung chỉ quan trọng đầu tiên để có thể có được một trong ba yếu tố đầu vào của bắt kỳ một cơ quan, tổ chức nảo
~ Chỉ quản lý hành chính: Đây là những khoản chỉ nhằm phục vụ cho các
hoạt động thường xuyên tại đơn vị, nó được xem là những khoản mục thuộc
về chỉ phí chung của mỗi đơn vị nhằm đảm bảo một phần cho nhu cầu duy trì
sự hoạt động quản lý điều hành chung của mỗi đơn vị,
- Chỉ cho công tác quản lý ở các phòng ban như chỉ cho vật tư văn phòng, dịch vụ công công, thông tin liên lạc, công tác phí, hội nghị phí: Thông thường khi tổ chức công tác quản lý trong các đơn vị hành chinh- sự nghiệp các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn trong các đơn vị hành chính-sự nghiệp