Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ về hoạt động này tại Công ty. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam.
Trang 1ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN THỊ THÙY DUNG
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN THAN DIEN NONG SON
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Da Nẵng - Năm 2014
Trang 2
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN THỊ THÙY DUNG
HOÀN THIỆN KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN THAN DIEN NONG SON
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60 34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS TS NGUYEN MANH TOAN
Đà Nẵng ~ Năm 2014
Trang 3
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Trang 4MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
choa học của đề tài 2 3 4 Phương pháp nghiên cứu 5Ý ng 6 3 3 Bồ cục để tài 3 7 Téng quan tài liệu 3 CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ CHU
TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG CAC DOANH
NGHIỆP
1.1 KHAI QUAT VE HE THONG KIEM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm hệ thông
1.1.2 Các yếu tổ cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ "
1.2 NOL DUNG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG
DOANH NGHIỆP 7
1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu 17 1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 19
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BO CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN.20
1.3.1 Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền 20
Trang 5ĐIỆN NÔNG SƠN: 1
2.1 TÔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 31
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 32
2.2 MƠI TRƯỜNG KIÊM SỐT VÀ HỆ THÓNG KẺ TOÁN LIÊN
QUAN ĐỀN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG
TY CO PHAN THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN - QUẢNG NAM 33 7 33
2.2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng và thu
tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn 40
2.3 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOI VOI CHU TRINH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỎ PHÀN THAN ~
DIEN NONG SON - QUANG NAM 46
2.3.1 Đặc điểm ch trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 46 „31 2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công y 47 2.33 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng va thu
tiền tại Công ty 64
KET LUẬN CHƯƠNG 68
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CO PHAN THAN - DIEN NONG SON - QUANG NAMI 69
Trang 63.1 SỰ CĂN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BO CHU
TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN
‘THAN - DIEN NONG SON - QUANG NAM 69
3.2 MOT SO GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN CHU TRINH BAN
HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN THAN - ĐIỆN
NONG SON - QUANG NAM 70
70
3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt ở Cơng t
3.2.2 Hoan thign thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền ở
Công ty senna TS
3.2.3 Hồn thiện thơng tin kế toán phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty T9
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82
KET LUAN 83 “TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 8DANH MỤC CÁC BẢNG
su bang 'Tên bảng Trang "Mục tiêu và công việc kiếm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ
¬ 2 1 Me ev cing việc kiễm soát nội bộ chủ yêu nghiệp vụ |,
thụ tiên
2.1 [Cơ cấu lao đồng của Công ty 37 +2 _ [Đảng giá các loại than được phân loi theo nhóm khách|
hang tai Cong ty
Bảng chính sách chiết Khẩu thanh toán sớm áp dung cho 2.3 - [từng nhóm khách hàng tại Công ty CP Than điện Nông|_ 49
Sơn
Trang 9“Tên hình Trang Sơ đỗ tô chức quản lý cia Cong ty 3 Sơ đỗ bộ máy kế tốn của Cơng ty 40 23 _ | Trinh tw ghỉ số kế toán theo hình thức "Nhật ký chứng từ" | 43 2⁄4 [Trình tự hạch toán sử đụng phẫn mềm 4 2:5 [Sơ đồ kiếm soát đơn đặt hàng tại công ty 32 2.6 [Sơ đồ kiểm soát doanh thu tai phdng KT-TC 36 2:7 _— [Lim đỗ kiểm soát nợ phải thu khách hing tai Cong ty 6 28 [Lim đỗ kiểm soát nghiệp vụ thu tiên tại Công ty 6ã
Trang 101 Tính cấp thiết của đề
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đổi mặt với sự cạnh tranh khốc
liệt và gay gắt trên thị trường Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, các
doanh nghiệp không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa các mặt
hàng, hạ thấp giá bán sản phẩm, đội ngũ quán lý tốt mà các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát Bởi vì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá tình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của hoạt động, bao gồm cả việc đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo
vệ tài sản khơng bị thất thốt, hư hỏng, sử dụng sai mục đích, đảm bảo báo cáo tài chính tin cậy và chính xác, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy
định của Công ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cỗ đông và
mọi đối tượng quan tâm của doanh nghiệp Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là việc xác lập một cơ chế giám sát bằng những công cụ rõ
ràng, cụ thể để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp để ra
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là một hoạt động quan trọng nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát chu trình bán hàng và thu
là một
công việc cần thiết
Trang 11công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, vì nó ngăn chặn gian lận, giảm
thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình
.đã thi lập dé nang cao hiệu quả kinh doanh của Cong ty
Hiện nay, tại Công ty đã thiết lập ban kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, công tác kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền tại công ty còn khá nhiều vấn đề chưa hợp lý, tồn tại nhiều thiếu sót Vì vậy, hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh
nghiệp hạn chế những rủi ro, sai sót và gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động
kinh doanh của mình
Xuất phát từ những yêu cầu trên, tôi chọn đề lồn thiện Kiểm sốt
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiễn tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn ~ Quảng Nam” làm để tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình
2 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu
Quảng Nam và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiểu sót trong kiểm soát nội tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn —
bộ về hoạt động này tại Công ty Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiễn tại Công ty Cổ phần “Than - Điện Nông Sơn ~ Quảng Nam
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu -Về ¡ tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hang va thu
~ Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong,
Tinh vực kinh doanh than tại Công ty CP Than điện Nông Sơn - Quảng Nam
Trang 12
4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phương pháp phỏng
vấn ban kiểm soát, kế toán trưởng kế tốn cơng nợ, kế tốn tiêu thụ, thủ kho;
ôi chié
phương pháp phan tich, quan sát, so sánh đối chiếu; phương pháp thu thập tài liệu để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty 5 Ý nghĩa khoa học cũa đề tài
Y nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời ứng dụng vào công tác
KSN chu tình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Than diện Nông Sơn Qua phân tích và đánh giá thực trạng luận van đã nêu lên những bắt cập,
tồn tại đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó
đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát này Các giải pháp đưa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực
tiễn Công ty Than điện Nông Sơn có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tién tai đơn vị 6 Bồ cục đề tài Ng chính của luận văn gỗi phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong các doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn - Quảng Nam
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn - Quảng Nam
7 Tổng quan tài
Trang 13
như đề tài:
Đề tài của tác giá Vũ Ngọc Nam (2007) '“Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty thông tin di động (VMS)”
Luận văn Thạc sỹ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Trong nghiên cứu này, tác giả
đã nêu ra được đặc thù của ngành bưu chính viễn thông và đặc điểm sản phẩm
của Công ty là sản phẩm đặc biệt vô hình ~ thông tin di động cho khách hang “Tác giả đã dựa trên sự phân cấp quản lý của Công ty, phân tích làm rõ thực
trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty thông tin di động (VMS) từ đó chỉ ra được những ưu nhược điểm của hệ
thống kiểm soát nỗi bộ và đoanh thu in hang tại Công ty VMS và các
giải pháp để kiểm soát doanh thu tại các bộ phận có liên quan đến việc bán
hàng như tại các cửa hàng, các đội bán trực tiếp,
Còn trong lĩnh vực dệt may, đề tài nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ (2005) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty cổ phần
đệt may Hòa Thọ” đã phân tích được thực trạng của chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty theo hướng hồn thiện mơi trường kiểm sốt, hồn thiện 'hệ thống kế toán và xây dựng các thủ tục kiểm soát
Đề tài của tác giả Nguyễn Thi Phương Thảo (2010) “Tang cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiễn tại Viễn thông Quãng Ngãi
cứu: Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu và
tổng hợp những vẫn đề lý luận chung về Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu
bán hàng và kinh doanh sản phẩm đặc thù trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp viễn thông có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chu
Trang 14Từ đó, tác giả đã phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại trong việc chưa hệ thống hóa thông tin cho công tác
nhận viên kiêm nhiệm quá nhiễu việc, không có sự kiểm tra chéo các bộ
phận Trên cơ sở đó, luận văn để ra các kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu ti
Đề tài của tác giả Đinh Thị Ngân Trang (2007) “Hoàn thiện hệ thống
pháp thích hợp để tăng cường
tại đơn vi
kiếm sốt nội bộ tại Cơng ty Nuplex Resins Việt Nam” ~ Luận văn thạc sỹ
kinh tế, Đại học Kinh tế TP Hỗ Chí Minh
Mục dich ng
sn cứu: Luận văn tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân tố đó Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các tài liệu, giáo trình tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát doanh thu va thu tién bán hàng trong các loại hình doanh nghiệp
Từ những nội dung nghiên cứu các đề tài và tài liệu trên, đề tài của tôi cũng kế thừa những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng và thu tiền của doanh nghiệp, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những
nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền; kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng về công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
phẩn Than điện Nông Sơn Quảng Nam, đề tài đã tiễn hành phân tích làm rõ
thực trạng của Công ty, tìm ra những hạn chế để hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được tốt hơn nhằm đem lại hiệu quả
Trang 15BAN HANG VA THU TIEN TRONG CAC DOANH NGHIEP
1.1 KHAI QUAT VE HE THONG KIEM SOÁT NOI BQ TRONG
DOANH NGHIEP
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm sốt ln là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, khái niệm kiểm soát nội
bộ (KSNB)_ đã hình thành và phát triển dan trở thành một hệ thống lý luận về vấn để kiểm soát trong tổ chức và có liên quan đến vấn để quản trị của doanh
nghiệp
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này: (IFAC) thì: *KSNB là một hệ thống * Theo liên đoàn kế toán qui chính sách và tuân thủ nhằm 4 mục tiêu: - Đảm bảo độ tin cây của các tÌ
ng tin báo cáo
~ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định
- Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động, - Bảo vệ các tài sản của đơn vị,
"Theo đó KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra
biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tắt cả các mục tiêu để ra của
đơn vị
* Theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ
Trang 16
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, 6t; dé lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả
tài sản của đơn vị [3, tr 2]
* Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO), hệ thống KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quán lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết
kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu:
~ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động ~ Sự tin cây của báo cáo tài chính
~ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định [4.tr2]
Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO
Trong định nghĩa này có bốn khái niệm cần lưu ý đó là quá trình, con người,
dam bao hợp lý và mục tiêu * KSNB là một quá trình:
Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế
hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, don vi cin
KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức KSNB sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức
* Con người:
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng quản
trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là một
công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý
Trang 17* Đảm bảo hợp lý:
KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý
trong
đối Điều này xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lằm của con người khi đưa ra các
đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt
quyết định, sự thông đồng của các nhân sự hay sự lạm quyền của nhà quản lý
có rượt khỏi KSNB Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chỉ
phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích được mong đợi từ quá
trình kiểm soát đó
* Các mục tiêu:
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác
định chiến lược cần thực hiện Đó có thể là các mục tiêu chung cho toàn đơn
vi C6 thé chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành ba nhóm:
~ Nhóm mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin nâng
cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị ~ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về
tính trung thực và đáng tỉn cậy, bởi vì chính nhà quản lý dơn vị phải có trách
nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành ~ Nhóm mục tiêu về tính tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo vẻ tính hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, KSNB con
phái hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp
Trang 18tuân thủ pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa
trên cơ sở của những chuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào mơi trường kiểm sốt của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông và vấn đề giám sát 1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục
tiêu nhưng theo tổ chức COSO, hệ thống KSNB của một tổ chức được cấu thành bởi 5 yếu tố cơ bản đó là: môi trường kiểm soát (Control Environmenf)
đánh giá rủi ro (Risk Assessment), hoat dong kiém soat (Control Acriviries), hệ
thong th6ng tin va truyén théng (Information and Communication), gidm sat
(Monitoring) này không phải tổn tại một cách độc lập trong hệ
thống KSNB mà chúng có mỗi quan hệ đan xen, tác động qua lại tạo nên tính
hữu hiệu của hệ thống KSNB
a Mơi trường kim sốt
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác
động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận
khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa, lịch sử của tổ chức và
ến ý thức của nhân viên của tổ chức đó Các đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được
ngược lại nó ảnh hưởng
huấn luyện quan điểm vị ính trung thực và ý thức về việc kiếm so
Các nhân tổ của mơi trường kiểm sốt bao gồm: Đặc thù về quản lý; cơ
ân sự; ban giám đốc và ủy ban kiểm tốn; cơng tác
kế hoạch; bộ phận kiểm toán nội bộ và các nhân tố bên ngồi
Mơi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
Trang 19không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một mơi
trường kiểm sốt yếu kém Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm sốt Mơi trường kiểm soát
bao gồm:
~ Đặc thù về quản lý
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đức của những người liên quan đến các quá tình kiểm soát Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý phải xây dựng
những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn
cân mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn hiệu quả hơn, nhà quản lý phải làm
sương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẳn mực và cằn phải phố biển đến
mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp Một cách khác để nâng cao
inh chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành
vi thiểu trung thực
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thể khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Một cơ cấu tô chức hợp lý còn phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị sao cho không bị chồng chéo, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng,
Trang 20"
~ Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là con người Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB cũng
như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục soát trong hoạt động của
doanh nghiệp Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản
lý về việc tuyển dụng , huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen
thưởng cho các nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng
soát Có thể xem đây là nhân tố bổ sung cho
đến sự
hữu hiệu của môi trường
nhân tổ đảm bảo về năng lực đã nói trên Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém của mơi trường kiểm sốt
~ Ban Giám đốc và tiy ban kiểm toán:
“Thành viên của ban Giám đốc là những người đại diện của các cổ đông
được bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị, bao gồm cả đánh giá và phê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức
Ủy bạn
đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
iểm toán là những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm toán Sự độc lập và tính hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm sốt
~ Cơng tác kế hoạch:
'Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi, dự toán đầu tư đặc biệt là kế hoạch tài chính Nếu việc lập và thực hiện kế
hoạch được tiến hành nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát
tắt hữu hiệu Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ
Trang 21- Bộ phận kiểm toán nội bộ:
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống KSNB Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát
Một đơn vị có bộ phân kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ có được những
thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm
soát nói riêng dé đối chiếu bổ sung các thủ tue cho phù hợp và hữu hiệu hơn
~ Các nhân tổ bên ngồi:
Mơi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tổ bên ngoài Các nhân tổ này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản
lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà
nước có thẩm quyền, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý
Mơi trường kiểm sốt bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hành động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động quản lý của doanh nghiệp b Đánh gid rai ro Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không thực hiện được Các nhà quản lý phải đánh phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục
kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động của đơn vị
'Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm:
>_ Xác định rủi ro:
Đánh giá rủi ro trước hết là xá
định những rủi ro đối với từng nghiệp
Trang 2213
bên ngoài có thé ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị 'Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xác định
những rủi ro tiém dn có thé gây thiệt hại cho don vi > Phân tích rủi ro
Sau khi đã xác định được rủi ro thì đơn vị cần phải phân tích rủi ro Đó
là việc phân tích khả năng xảy ra rủi ro và thiệt hại của nó, từ đó đánh giá
mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của đơn vị Việc phân tích rủi ro sẽ là cơ sở cho việc để ra các biên pháp quản lý rủi ro > Quản lý rấi ro Sau khi xác định và phân tích rủi ro, đơn vị cẳn phải m các biện pháp “quản lý ri ro Quản lý rủi ro không chi dé ra các biện pháp ngăn ngừa các rủi ro như rủi ro thanh khoản mà còn đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát
được các rủi ro để có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại đối với đơn vị e Hoạt động kiễm soát
"Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện” Nó bảo đảm các hoạt động cần
thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị “Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở để thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn các thủ tục kiểm soát là những quy
định cụ thé để thực hiện các thủ tục kiểm soát.”
'Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát
> Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong một bộ phận Việc phân chia nhiệm vụ rõ rằng tạo sự chuyên môn hóa
trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xáy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi
Trang 23“4 nhân, đến cuối Vì vậy, sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và c¿ ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất làm việc,
> Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa
hạn Không được bố trí kiêm nhiệm
như
các sai phạm và hành vi lạm dụng quyé
giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực tách biệt chức năng phê chị
năng thực hiện và chức năng kiểm soát „ hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức
> Nguyên tắc ủy quyển và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trơng một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ
thấm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn
chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc
d Hệ thống thông tin truyền thông
'Hệ thống thông tin và truyền thông được ví như thành phần liên kết các yếu tố của hệ thống KSNB Hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin là một phần của hệ thống thông tia nhưng được nêu ra
nhằm nhắn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin,
Một hệ thống thông tỉn truyền thông hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu
kiểm soát chỉ tiết sau:
~ Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong
đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung
cắp thông tin trong đơn vị (ừ cấp trên xuống cấp dưới, từ cắp dưới lên cấp
trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soát
Trang 24
15
quá trình truyển thông được thực hiện chính xác và kịp thời Hệ thống thong
tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là
một bộ phận quan trọng
~ Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, nó bao gồm: hệ thống chứng từ, hệ thống số sách, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò
‘quan trọng đối với cơng tác kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp
Trong hệ thống thông tin truyền thông có nhiều phân hệ thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng cung cấp các thông tỉn tài chính cho nhà quản lý ra quyết định Hệ thống thông tin kể toán chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kể toán, hệ thống số kế toán,
hệ thống bảng tổng hợp cân đi toán Trong đó, quá trình lập và
chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghigp
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là phải đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hoạt động kế toán
hữu hiệu phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết như sau: - Tính có thực: Nghiệp vụ phải thực tế phát sinh
~ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có sự phê chuẩn của cắp liên quan
- Tính đầy đủ: đảm bảo sự trọn vẹn khi phản ánh nghiệp vụ
- Sự đánh gid: dam bao sự chính xác, không có sai phạm trong việc tính
toán các khoản giá và phí
- Sự phân loại: đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng theo
trình tự ghỉ số và ghỉ đúng vào các số sách kế toán liên quan
Trang 25Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: hệ thống chứng từ, hệ thông số
sách kế toán, báo cáo kế toán
~ Hệ thống chứng từ: chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan Nếu hệ thống chứng từ được
xây dựng khoa học, đầy đủ, đâm bảo cung cắp thông tin kịp thời và chính xác sẽ hạn chế được khả năng xây ra sai phạm
~ Hệ thống số sách kế toán: số sách đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính Bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp số
liệu kế toán trên
sách kể toán nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo,
ngoài ra nó có tác dụng lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học
~ Báo cáo kế toán: Báo cáo kể toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình
xử lý số liệu kế toán nhằm tổng hợp các số liệu trên số sách thành những chỉ
tiêu trên báo cáo tài chính Các thông tin trên báo cáo tài chính không chỉ đơn
thuần là phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn thể
hiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy
định, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành
~ Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị Bao gồm 'hệ thống chứng từ; hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán
e Giám sát
Giám sát là một bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ
hoạt động để có các điều chỉnh và cãi tiền thích hợp
Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của người
quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có
đứng như thiết kế và cần phải điểu chỉnh gì cho phù hợp với nh hình của
Trang 261?
Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các
nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình
Giám sát định kì: thường thực hiện qua các chức năng kiểm toán nội bộ trong đơn vị, qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hê thống để đưa ra biện pháp cải thiện
Nhà quản lý có thể thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ thông qua việc giám sát của chính các nhân viên thực hiện quy trình hoặc qua
việc tiếp nhận ý kiến khách hàng hoặc xem xét các báo cáo hoạt động hàng
ngày, hàng tháng, hàng quý, qua các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên nội
bộ hay kiểm toán viên độc lập
Giám sát có một vai trò quan trọng trong kiểm sốt n( Ơ vì nó giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của minh qua những thời kỳ khác nhau 1.2 NOL DUNG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP
1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a Khái niệm và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền
* Khái niện
Trang 27~ Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền nên thường là đối tượng bị tham ô chiếm dụng
~ Trong chu trình bán hàng và thu tiền khoản mục Nợ phải thu KH có
thể chiếm tỷ trọng cao hay thấp tùy vào đặc điểm tại doanh nghiệp Tuy nhiên do nhiều yếu tổ tác động (sự cạnh gay gắt để tranh giữ khách hàng bằng cách
tăng hạn mức bán chỉ
khả năng quản lý khoản phải thu kém ) tỷ trọng loại
tài sản này trong tổng tài sản có thể rất cao kéo theo sự gia tăng rủi ro sai
phạm lớn
b Nội dung của chu trình bán hàng và thư tiền
"Trong qué trinh ban hang va thu ti thường trải qua các bước sau:
Trang 2819 1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Giai R : don Sai phạm có thể xây ra
Xutợ_ |7 Dơnihàng cõthề được chịpnhận nhưng Không được phê duyệt đơn dạ, |> Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng
kàng — | Chỉ si iên hợp đồng bấn hàng về chủng loại số lượng, đơn giá hay mot cụ _ | ố điều khoản bán hàng, hoặc nhằm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng khách _| "ÀY Với khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo hạng | ch inh bain hàng thu tin, gây ấn tướng không ốt cho khách bàng và tác
động xấu tới hình ảnh của đơn
Xá |” Đấn chịu cho khách hàng không đù tê chuẩn theo chính sích bấn chịu quyạ, |đẩndến mắt khách hàng không thu được tiền
tain chy | Nba viên bấn hàng có th cấp quá nhiễu hạn mức để đầy mạnh doanh thụ bán hàng nên làm cho dơn vị phải gánh chịu rủi ro tín dụng quá mức,
> Giao hàng Khi chưa được xét duyệt
(Giao _ | Giao hàng không đúng chủng lo, số lượng hoặc không đứng khách hàng kàng _ [7 Hàng hóasóthếbj thấtthoát ương quá tìnhgiao hàng mà không xác định
được người chịu trách nhiệm
> Phat sinh thém chỉ phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng - > Ban hàng nhưng không lập hóa đơn
Lậphóa | 12 yy đơn |» Lap héadon sai „ mã số thuế, địa chỉ của khách hàng ä số thuế, địa chỉ của khách hà > Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
> Ghí nhận sai lên khách hàng, thời hạn thanh toán > Ghi sai nién d6 về doanh thu và nợ phải thu khách hàng > Ghi sai số tiền, gỉ trùng hay ghỉ sót hóa đơn
> Quản lý nợ phải thu khách hàng kém như thu hồi nợ châm trễ, không đòi được nợ
> Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiểm đoạt >- Xóa số nợ phải thụ khách hàng nhưng được xét duyệt ` Nợ phải thụ bịthất thoát do không theo dõi chặt chế >> Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đồi không đúng
> Không đánh nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ
> Khong khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thể chấp
Trang 29
1.3 KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BAN HANG VA THU TIEN
1.3.1 Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền
KSNB là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực
hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị Mục tiêu không phải là yếu tố của KSNB nhưng nó là điều kiện tiên quyết để KSNB có thể thực hiện được
Mục tiêu của hệ thống KSNB có nhiều cấp độ nhưng nhìn chung ta có thể
phân ra thành cách loại như sau:
~ Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu hoạt động nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngửa sự lặp lại không cần thiết các tác
nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực trong đơn vị, giúp bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị, được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý đơn vị Đơn vị cần cân nhắc sự hiệu quả giữa chỉ phí sử dụng các nguồn lực và kết quả của hệ thống KSNB mang
lại
~ Mục tiêu về sự tuân thủ: Hệ thống KSNB được thiết
phải bảo đảm tuân thủ pháp luât và các quy định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn
é trong đơn vị
vi, qua đó đảm bao đạt được mục tiêu của đơn vị,
¬ Aục tiêu về báo cáo tài chính: Mi tiêu này quan tâm đến sự tin cay
Trang 3021
'Việc đặt ra các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền là
nhằm hạn chế tối đa những sai phạm trên
Để đạt được mục tiêu chung, nhà quản lý cần phải đạt được mục tiêu cụ
thể trong chu trình bán hàng - thu tiền, kèm theo đó là các thủ tục kiểm soát
để thực hiện mục tiêu
sa Muc tiêu kiểm soát nội bộ với nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng là ngăn ngừa các sai phạm, gian
lân có thể xảy ra như: ghỉ số thiểu các nghiệp vụ bán hàng: xuất hàng hóa khi chưa có lệnh xuất hàng; số lượng của hàng xuất không đúng với yêu cầu số
lượng ở trên hợp đồng kinh
Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng như sau:
>- Số sách chứng từ đầy đủ: Nhằm kiểm soát tối đa các nghiệp vụ doanh
thu, thể hiện các nghiệp vụ doanh thu được ghi s6 kip thời, đầy đủ trên các chứng từ hợp lý
> Cée chứng từ được đánh số thứ tự trước: Việc sử dụng các chứng từ
được đánh số thứ tự trước nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót, quên ghi sổ, tránh ghỉ trùng lắp các nghiệp vụ vào số sách
> Giti các báo cáo bán hàng: Hàng tháng, doanh nghiệp lập các báo cáo bán hàng, trên đó thể hiện số tiễn đã thu và số tiền còn phải thu khách hàng
nhằm theo đõi các khoản nợ Để đảm bảo tính khách quan, công việc này được
giao cho một người thích hợp không có trách nhiệm với việc quản lý tiễn và chi nhận doanh thu
> Xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Cần quan tâm đến ba
điểm chủ yếu sau:
+ Vige ban chịu, trả chậm và các chính sách bán hàng phải được phê
Trang 31+ Hang bin chi được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ
như con dấu, chữ ký hợp pháp của người mua
+ Gis ban của hàng hóa được ký duyệt, kể cả chỉ phí vận chuyển và các
khoản giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng phải thỏa thuận trước
> Phin cong, phân nhiệm đầy đủ: Việc phân công, phân nhiệm đầy đủ là
công việc cần thiết để ngăn ngừa hàng loạt sai sót khác nhau, cả những sai sót cố
ý hay vô ý Giữa chức năng bán hàng với chức năng duyệt bán chịu, cần phân cách để phòng ngừa những tiêu cực có thẻ phát sinh trong khâu thanh toán
> Tinh déc lập của kiểm tra giám sát: Đây là yếu tố phát huy nội lực của kiểm sốt nội bộ Thơng thường, sử dụng kiểm toán viên nội bộ đến kiểm soát việc xử lý và ghi số các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm
bảo chất lượng kiểm soát và phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu
kiểm soát
Mục tiêu và cơng việc kiểm sốt nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ bán
hàng được thể hiện trong bảng sau:
Bảng 1.1 Mục tiêu và cơng việc kiểm sốt nội bộ chủ yếu nghiệp vụ bán hàng 'Công việc kiếm soát nội bộ đối với ngiệp vụ Sư| - MụctiêuKSNB bán hàng
T_ | Hàng bán ghi sô thực tế | Các nghiệp vụ ghi số đều dựa vào các chứng tir
đã vận chuyển đến | vận chuyển và đơn đặt hàng đã phê chuẩn người là có thật Các hợp đồng mua bán được kiểm tra, theo dõi
chặt chẽ,
2 [Moi nghiệp vụ bán| Các chứng từ vận chuyến và hóa đơn bấn hàng
Trang 32Mục tiêu KSNB 23 [ Cơng việc kiếm sốt nội bộ đối với ngiệp vụ | bán hàng Cấc nghiệp vụ bán hàng được phê chuẩn đúng đắn
"Việc phê chuẩn chung hoặc xết duyệt cụ thể
từng thương vụ phải qua các thể thức đúng đắn
trên cả 3 mặt:
~ Xết duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng, bán:
~ Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán;
- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận
chuyển và chiết khấu Các khoản bán hàng đã ghi số đúng số lượng, chủng loại hàng hóa đã vận chuyển và hóa don bán hàng đã lập đúng,
"Phân công người độc lập với nghiệp vụ bán "hàng để kiếm tra nôi bộ về việc lập hóa đơn theo giá cả từng loại hang tai thoi điểm bán va
chi chép vào nghiệp vụ kế toán Các nghiệp vụ bán hàng .được phân loại thích hợp “Xây dựng và sử dụng sơ đồ tài Khoản cho từng nghiệp vụ
Xem xét và kiểm tra lại việc ghi chép các
nghiệp vụ vào tài khoản (đặc biệt là các nghiệp
vụ bắt thường)
“Các nghiệp vụ bán hàng được ghi đúng thời gian phát sinh (sát với ngày Xây ra các nghiệp vụ)
Xây dựng trình tự cân có để lập chứng từ và chi số nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian 'Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ vẻ lập chứng, từ và ghỉ số theo thời gian
Cấc nghiệp vụ bán hàng được đưa vào sổ thu
Trang 33
Ð Mục tiêu kiém soát nội bộ đối với các nghiệp vụ thư tiền
Để đạt được mục tiêu các khoản thu tiền mặt là số tiền doanh nghiệp thực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý), kiểm soát nội bộ cần có cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt với ghi sổ sách, đồng thời thường xuyên đối chiếu
giữa số sách với số dư trên tài khoản tiền gửi
Dam bảo tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký 1, kiểm soát nội bộ cần phân trách nhiệm giữa người thu tiền và người
gửi hoặc bảng kê tiền mặt có đánh số trước
khấu tiền mặt đã được phê chuẩn (sự phê thu tié giữ số, sử dụng g Đối với các khoản cÍ
chuẩn), kiểm sốt nội bộ cần xem xét sự tồn tại của chính sách chiết khẩu tiền
mặt và sự phê chuẩn các chính sách đó trong thực tế Các khoản thu tiền đã được ghi số và nộp đều đúng với giá ‘Theo di ch chỉ chiếu với ngân hàng các khoản tiền bán hang bán hàng các khoán thu và đi với chứng từ bán hàng thu tiền, đối
Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền được thể hiện qua bảng sau:
Bang 1.2 Mục tiêu và cơng việc kiếm sốt nội bộ chủ yếu
nghiệp vụ thu tiền
Công việc kiếm soát nội bộ chủ yếu của
sự Myc tiéu KSNB nghiệp vụ thu tiền
'Cấc khoản thu tiên đã ghỉ số | ~ Căn cứ vào nhật ký thu tiễn, số cái, số thực tế đã nhận (Sự tồn tại) |chỉ tiết các khoản phải thu
~ Đối chiếu số nhật ký thu tiễn và số chỉ
1 tiết tiền gửi ngân hàng
Xem xét các bằng chứng về khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy bảo nợ của
ngân hàng
Trang 34
Mục tiêu KSNB
25
'Công việc kiểm soát nội bộ chú yêu của
nghiệp vụ thu tiền
Khoản tiến chiết khẩu đã
được xét duyệt đúng đắn:
Phiếu thu tiền được đối
chiếu, ký duyệt (Sự phê chuẩn)
'C6 chính sách cụ thé cho việc thanh toán
trước hạn; Duyệt các khoản chiết khẩu; Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu
Tiến mặt thu đã được ghi
day đủ vào số quỹ nhật ký thu tiền (Sự đầy đủ)
= Tach biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiên
c | với người ghi số
~ Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê
tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thẻ về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thờ
- Định ky đối chiếu công nợ khách hàng và
số dư ngân hàng
'Các khoản tiên thu đã ghi số
và đã nộp đều đúng với giá
bán hàng (Sự đánh giá)
= Theo đối chỉ tiết các Khoản thu theo
thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hằng, thu tin chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng
Khoản nợ phải thu Khách hàng phải được ghi vào số đúng số tiền và tổng hợp đúng (sự ghỉ chép chính xác)
~ Phân chia trách nhiệm theo đõi thanh toán tiền với ghỉ số quỹ
~ Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn ~ Đối chiếu số liệu nội bộ về chuyển số, công sở 'Các nghiệp vụ phải thu tiên phải ghi sổ đúng kỳ (Tính kịp thời)
~ Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu
tiền vào quỹ và số
~ Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu,
nhập quỹ
'Các khoản thu tiên ghi đúng vào số quỹ, số cái và tổng hợp đúng (Sự trình bày và khai báo)
~ Sử dụng các sơ đồ tài khoản có quy định ác quan hệ đối ứng cụ thể về thu tiền, ~ Soát xét, chú bộ việc phân loại, chú ý định khoản đặc biệt
Trang 35
1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
a Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Quy trình bắt đầu từ việc nhận được đơn đặt hàng của người mua Khi
khách hàng có nhu cầu đối với sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp, họ sẽ gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp, và người bán hàng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định bán Những đơn đặt hàng của khách hàng có thể được nhận theo
nhiều phương thức khác nhau như: đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng,
yêu cầu qua thư, điện thoại, fax VỀ pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Từ đơn dặt hàng bộ phận có trách nhiệm sẽ tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và thông qua đó đưa ra
quyết định bán hàng trong khả năng cung ứng của đơn vị Tắt cả các chứng từ
đặt hàng đều phải kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người đặt hàng
Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền phê chuẩn về chủng loại, số
lượng, thời gian giao hàng dự kiến và được đánh số trước theo thứ tự liên
tục Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chính thức của đơn vị
Nhân viên bán hàng kiểm tra xác nhận khả năng cung ứng cho khách hàng
Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng phải báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai
b Lập lệnh bán hang
Sau khi tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải ghỉ các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ,
nhất là đối với Đơn đặt hàng có giá trị lớn Nếu đơn vị sử dụng máy tính, phần mềm cần được thiết kế đề các thông tin trên Đơn đặt hàng được tự động
Trang 362
e Xét duyệt bán chịu
Bán chịu hàng hóa có ý nghĩa lớn trong việc gia tăng doanh thu bán hàng nhưng cũng dẫn đến rủi ro là bán hàng nhưng không thu được tiền hàng
Do vậy khi quyết định bán chịu các doanh nghiệp thường quy định cụ thể như là một điều khoản trong hợp đồng kinh tế
Các nghiệp vụ bán chịu phải được phê chuẩn chính xác tránh gây tổn thất cho đơn vị, phải có quy định rõ người được phê chuẩn bán chịu Nội dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm:
thương thức trả chậm, thời
'hạn và mức tín dụng trả chậm Đơn vị cần xây dựng chính sách bán chịu thích
hợp, rõ ràng, nhân viên của bộ phận xét duyệt bán chịu phải có năng lực, trình độ về phân tích tài chính, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng
và đặc biệt là phải am hiểu về tình hình kinh doanh của khách hàng, cũng như
chính sách khen thưởng hoặc xử phạt phù hợp giúp quản lý chặt chẽ khâu xét duyệt bán chịu, bảo vệ tài sản cho đơn vị
Đối với khách hàng lần đầu giao dịch nên quy định phải thế chấp tài sản
hay ký quỹ hoặc có báo lãnh của tổ chức tín dụng mới cấp hạn mức tín dụng
bán chịu
4 Gii hàng
Căn cứ vào lệnh bán hàng được phê chuẩn Bộ phân gửi hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi di, đồng thời lưu trữ một bản Chứng từ này là cơ sở
để lập hóa đơn và thường bao gồm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ li quan Cuối ngà „ bộ phân giao hàng
căn cứ vào chứng từ vận chuyển đã xuất để lập bảng tổng hợp hàng gửi đi
trong ngày là chuyển cho bộ phận lập hóa đơn e Lập hóa đơn
Trang 37chuyên) bộ phận lập hóa đơn sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nêu thấy hợp lý sẽ tiền
hành lập hóa đơn bán hàng Một số thủ tục kiểm soát quá trình lập hoá đơn
như: lập hoá đơn chính xác vẻ tên, số lượng, giá trị và các yếu tố khác theo
Muật thuế GTGT; hóa đơn trước khi được giao phải được kiểm tra và được ký
duyệt của người có thẩm quyền; ứng dụng phần mềm kế toán cho phép tự
động cập nhật đơn giá, tỷ lệ chiết khẩu khi lập hoá đơn; định ky
giữa chứng từ vận chuyển với hóa đơn bán hàng liên quan; để đảm bảo giảm
sai sót khi lập hóa đơn, cần có một nhân viên khác kiểm tra lại tính chính xác
các thông tin trên hóa đơn; xây dựng bảng giá bán hàng nhất quán thuận lợi cho việc lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng
.⁄.ˆ Ghỉ chép doanh thu và theo dõi các khoản nợ phải thu khách hàng Ngay thời điểm hóa đơn phát hành thì kế toán ghi nhận doanh thu và
hiểu
các khoản liên quan đến việc bán hàng Khi khách hàng thanh toán thì kế toán
ghi chính xác số tiễn thực thu Công ty phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc
bất kiêm nhiệm người ghi số doanh thu và người ghi sổ thu tiền
*Đắi với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Bắt kỳ một đơn vị nào
cũng phái có những thủ tục KSNB liên quan đến khoản tiền thu được từ hoạt đông bán hàng, đặc biệt trong trường hợp đơn vị thu được từ hoạt đông bán
hàng khi KH thanh toán ngay Bởi vì tiền rất quan trọng đối với đơn vị nên
việc quản lý tiền sao cho tốt, không bị thắt thoát, gian lận biển thủ là yêu cả đối với một đơn vị Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng bán hàng thu tiền
ngay gồm có: tách biệt chức năng giữa thủ quỹ và kế toán tiễn mặt, bố trí
nhân viên trực tiếp giám sát hoặc lắp đặt hệ thống theo dõi camera 24/24 tại những địa điểm thu tiền của KH; không đẻ luợng tiền mặt tổn quỹ quá cao; khuyến khích KH thanh toán qua ngân hàng; sử dụng hóa đơn mỗi khi bán
hàng và khuyến khích KH nhận hóa đơn; cuối mỗi ngày, tiến hành đối chiếu
Trang 382
máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn; định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện chênh lệch hàng bán
nhưng không ghỉ vào số
* Đối với nghiệp vụ bán chịu: Khi xảy ra nghiệp vụ bán chịu ở đơn vị
sẽ hình thành nên khoản nợ phải thu KH, đơn vị theo dõi thanh toán ở nghiệp vụ này tức là theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu và doanh thu vì doanh thu phát sinh cùng với khoản nợ phải thu Các khoản nợ phải thu thể hiện trên bảng cân dối là tài sản của đơn vị do đó doanh nghiệp phải có biện pháp quản
lý để tránh thất thoát Việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu hình thành
khi phát sinh các khoản phải thu và cho đến khi nó được KH thanh toán Vì
các khoản phải thu rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nên các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong việc quản lý các khoản phải thu này cũng cần được
chú ý Một
kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu số liệu kế toán và
ie bộ phận
khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng; sử dụng hệ thống sổ sách chỉ tiết cho
khoản nợ phải thu đảm bảo quản lý chính xác công nợ từng KH, cung cấp dữ liệu khoản nợ phải thu để xây dựng chính sách bán chịu thích hợp: xem xét
các khoản phải thu KH đến hạn, thuờng xuyên nhắc nhở KH thanh toán; phát
hiện các KH đã quá thời hạn thanh toán; theo dõi và phân tích các khoản nợ theo tuổi nợ và tỷ trọng nợ; định kỳ ố thủ tục KSNB đối với nghiệp vụ bán chịu như: định ky can các chứng từ có liên quan hay giữa số liệu kế toán và sé ligu
lối chiếu công nợ KH và đối chiếu số dư
ngân hàng để đảm bảo sự phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu và khắc phục sai sót cũng như ngăn chặn gian lận; đối chiếu sổ liệu giữa kế toán
tổng hợp và kế toán chỉ tiết, đối chiều số liệu giữa các bộ phận liên quan
* Thẩm định và xóa số các khoản nợ không thu hồi được: Khi các
khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán mà chưa thu được tiền thì cần phải
Trang 39lệ quy định, trước khi trích lập cần phải có sự thẩm định của bộ phận theo dõi nợ và tình hình tài chính của khách hàng và phải được sự phê duyệt của người
có thắm quyển
“Các khoản nợ phải thu khó đòi xảy ra trong trường hợp đơn vị bán chịu cho khách hàng nhưng khách hàng khơng chịu thanh tốn hoặc mắt khả năng thanh toán Bộ phận quản lý công nợ phái lập danh sách những khách hàng mắt khả
năng thanh toán gửi bộ phận tín dụng thẩm định Sau khi thẳm định, nếu xác định chắc chắn khách hàng không có khả năng thanh toán thì bộ phận tín dụng
phải làm văn bản kèm các chứng từ điều tra có liên quan theo dúng quy định pháp luật trình lãnh đạo phê duyệt việc xóa số các khoản nợ này
Các khoản nợ phải thu khó đòi chỉ được xóa số khi chắc chắn khách hàng mắt khả năng thanh toán Tuy nhiên trong thực tế vẫn xảy ra trường hợp nhân viên bán hàng biển thủ số tiền đã thu và không xóa nợ cho khách hàng, sau đó làm thủ tục xin xóa nợ Việc xóa nợ phải thu sẽ làm tốn thắt tài sản của
đơn vị, do vậy bộ phận kiểm soát cần thẩm tra lại việc xóa sổ các khoản nợ phải thụ
KÉT LUẬN CHƯƠNG 1
“Trong chương 1, tác giả đã giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ và kiếm
soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp nói
chung Trước hết , trình bày những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ,
khái niệm, đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền trong
doanh nghiệp và sau cùng là nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiễn trong doanh nghiệp
Những vấn đề lý luận trong chương I là cơ sở quan trọng để đối chiếu với thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
Trang 4031
'CHƯƠNG 2
'THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH
BAN HANG VA THU TIEN TAI CONG TY CO PHAN
THAN - DIEN NONG SON
2.1 TONG QUAN VE CONG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Sau khi miỀn Nam hoàn toàn giải phóng (30/4/1975), nhu cầu chất đốt
phục vụ cho các ngành sản xuất vật liệu xây dựng, phát triển công nghiệp,
nông nghiệp và các ngành kinh tế khác ở miễn Trung rất cao Để đáp ứng nhủ cầu đó, ngày 06/04/1977, tại QÐ số 648/QĐ-TCCB3 ngày 06/04/1977 Bộ Điện và Than đã quyết định thành lập Xí nghiệp Mỏ Than Nông Sơn trực
thuộc Công ty xây dựng mỏ than, trải qua nhiều lần chuyển đổi co quan quan lý cấp trên, vào ngày 23/05/2007, Công ty chính thức được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đánh dấu sự ra đời của Công ty Cổ phần Than-Điện
Nông Sơn trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Cơng nghiệp Than - Khống n Việt Nam Công ty hoạt động theo loại hình Công,
ty cỗ phân, với số vốn điều lệ là 140 tỷ đồng Các cổ đông chủ yếu là các
doanh nghiệp trong ngành than và hiện nay Tổng Công ty Điện lực-
'Vinacomin chiếm gần 90% vốn điều lệ của Công ty
Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Son
~ Tên Công ty Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn
- Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn
- Địa chỉ : Xã Quế Trung - Nông Sơn- Quảng Nam -Điệnthoại — :(0510).3656900 Fax: (0510.3656901