Kiểm soát nội bộ

LAP HOA DON THEO DOI THANH TOAN TIEN MAT Sau khi hàng hóa được giao, bộ phận kế toán hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp sẽ tạo hóa đơn cho đơn hàng đó.. Xuất hóa đơn trễ do quá trì

BO GIAO DUC VA DAO TAO NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HANG THANH PHO HO CHi MINH

KIEM SOAT NOI BO

Lớp học phần :AUD302 2321 _1 D02 Nhóm thực biện : NHÓM 8

TP Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 03 năm 2024

DANH SACH THANH VIEN

STT Ho va tén MSSV Nhiém vu Mức độ đóng

góp

1 Nguyễn Thị Đăng | 030537310209 Câu 1 100% Thư

2 Nguyễn Võ Thanh | 030537210026 Câu 1 100% Thảo

3 Lê Trương Ngọc | 030537210226 Câu 1 100% Trâm

4 Nguyễn Thị Quỳnh | 030537210067 Câu 2 100% Giang

5 Tran Thi Thanh Thuy | 030537210208 Cau 2 100%

6 Nguyễn Thái Diệu | 030537210039 Câu 2 100% Anh

7 Nguyễn Hà Linh 030537210116 Câu 1 100%

8 Lé Thi Dinh Huong 030537210098 Cau 1 100%

NHAN XET CUA GIAO VIEN

Câu 1: Vẽ lưu đồ của l chu trình kinh doanh trong doanh nghiệp và xác định những vẫn

đề cần kiểm soát từ chu trình mô tả?

LƯU ĐỎ CHU TRÌNH DOANH THU

I_ XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

Phòng kinh doanh

Kiểm tra

và xét duyét

Ktra HTK

DDH đã xử

lý

© - Những van để cần kiêm soát từ chu trinh:

-_ Không có bước xác nhận khách hàng và khả năng thanh toán

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Việc kiểm tra hàng tồn kho (HTK) và lập phiếu xuất kho (XK) được thực hiện song song, dẫn đến nguy cơ thiếu đồng bộ: Hàng hóa có thê đã được xuất kho nhưng phiêu XK chưa được lập, Phiếu XK có thể được lập nhưng hàng hóa chưa

được xuất kho

Không có sự phối hợp giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận BPBH trong việc xử

ly ĐĐH

Không có bước theo dõi và cập nhật tình trạng ĐĐH cho khách hàng

® - Biện pháp:

Xác nhận khách hàng và khả năng thanh toán trước khi xử lý ĐĐH

Sắp xếp các bước kiểm tra HTK và lập phiếu XK theo trình tự hợp lý để đảm bao tính đồng bộ Tăng cường phối hợp giữa các bộ phận trong việc xử lý ĐĐH

Thêm bước theo đối và cập nhật tình trạng ĐĐH cho khách hàng

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Il XUAT KHO VA GIAO HANG

Ý

RE

PAGE \* MERGEFORMAT 14

¢ Nhitng van để cần kiểm soát từ chu trinh:

Hàng hóa không đúng với đơn đặt hàng hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyền

Phương thức vận chuyên không phù hợp dẫn đến việc giao hàng chậm trễ hoặc

hư hỏng hàng hóa

Không thẻ cập nhật thông tin về tình trạng hàng hóa cho khách hàng

Giao hàng chậm trề hoặc giao sai dia điểm

® Biện pháp:

Til

Bộ phận kho kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, số lượng và tinh trang hang hoa trước khi đóng gói và giao cho khách hàng

Sử dụng các phương thức đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyền

Lựa chọn phương thức vận chuyên phù hợp với nhu cầu của khách hàng (thời

gian, chi phí) và tính chất hàng hóa

Sử dụng các dịch vụ vận chuyền uy tín và đảm bảo an toàn cho hàng hóa

Sử dụng hệ thông theo dối đơn hàng dé cap nhat thong tin về vị trí và tình trạng

hàng hóa

Cập nhật thông tin cho khách hàng về tình trạng đơn hàng một cách thường xuyên

LAP HOA DON THEO DOI THANH TOAN TIEN MAT

Sau khi hàng hóa được giao, bộ phận kế toán hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp

sẽ tạo hóa đơn cho đơn hàng đó Thông tin về đơn hàng, giá cả, thuế và các chỉ tiết

thanh toán khác sẽ được ghi vào hóa đơn

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Phòng kinh doanh ¿

GMH

=—

¬

=—————g,_ | Nhậpliệu

Em}

In HDBH

|

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Những vẫn đề cần kiểm soát trong chu trình:

Sai sót thông tin: lỗi tính toán, mô tả sản phẩm không chính xác, hoặc thông tin liên hệ không đúng

Xuất hóa đơn trễ do quá trình lập hóa đơn không được tự động hóa hoặc do

thiếu cơ sở đữ liệu khách hàng chính xác

Không tuân thủ quy định pháp lý và thuế: thiêu thông tin cần thiết trên hóa đơn hoặc tính toán thuế sai

Thông tin trên hóa đơn có thẻ bị thay đôi hoặc gian lận bởi các bên không trung thực, điều này có thé dẫn đến mắt mát doanh thu, tốn thất tài chính và tôn thương uy tín của doanh nghiệp

Không quản lý nợ khách hàng một cách hiệu quá có thê dẫn đến các vẫn đề về khả năng thu hồi nợ, cũng như ảnh hưởng đến dòng tiền và lợi nhuận của doanh nghiệp

Biện pháp:

Sai sót trong thông tin: Sử dụng phần mềm hóa đơn tự động đề giảm thiểu sai sót do con người và thiết lập các quy trình kiểm tra kép đề đảm bảo rằng thông

tin trên hóa đơn được xác thực và chính xác trước khi gửi đi

Xuất hóa đơn trễ: Tích hợp hệ thống quản lý khách hàng với hệ thống lập hóa đơn đề tự động tạo hóa đơn khi đơn hàng hoàn thành cùng với đó là thiết lập lịch trình hóa đơn có định để đảm bảo rằng không có đơn hàng nào bị bỏ lỡ

Không tuân thủ quy định pháp lý và thuế: sử dụng phần mềm lập hóa đơn có tích hợp các quy tắc thuế và các yêu cầu pháp lý để tự động tính toán và áp dụng các loại thuế và xây dựng một quy trình kiểm tra hóa đơn trước khi gửi di

đề đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu pháp lý được tuân thủ đúng cách

Mắt mát hoặc gian lận thông tin: Áp dụng các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt bao gồm việc sử dụng chứng thực hai yếu tố, mã hóa đữ liệu và kiểm soát truy cập Theo dõi và xác minh thông tin trên hóa đơn đề phát hiện và ngăn chặn

gian lận nào

PAGE \* MERGEFORMAT 14

- Quan ly ng khach hang: Thiét lập các điều khoản thanh toán rõ ràng và chính sách quản lý nợ để đảm bảo rằng khách hàng hiểu và đồng ý với điều khoản này Thực hiện một quy trình quản lý nợ hiệu quả đề theo dõi và thu hồi nợ kịp thời, bao gồm việc gửi các thông báo nhắc nhở và thực hiện các biện pháp thu

hồi khác nhau khi cần thiết

IV HOAT DONG THU TIEN

Khi khách hàng trả tiền trực tiếp cho công ty, kế toán sẽ lập phiếu thu (gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, ký nhận lên phiếu sau đó đưa phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, cho khách hàng ký nhận Một liên đưa cho khách hàng, một liên thủ quỹ đưa cho kế toán

tiền ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lại phiêu thu Và phiêu còn lại chuyển cho kế

toán công nợ ghi giảm số tiền phải thu, lưu lại phiếu thu

Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng, khi ngân hàng chuyền giấy báo có, kế toán công nợ căn cứ giấy báo có ghi giảm khoản phải thu của khách hàng và ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo có theo số thứ tự

“+ Thanh toán qua ngân hàng:

PAGE \* MERGEFORMAT 14

| Kê toán công nợ Nginhang ) ————— gị Giây báo có

TGNH

VY

Những vẫn đề cần kiểm soát từ chu trình:

Việc ghi chép, xử lý thông tin thủ công để xảy ra sai sót Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng giấy tờ, dễ thất lạc, hư hỏng

Quy trình thiếu minh bạch, khó khăn trong việc theo dõi và giám sát Ngoài ra, khó

có thê xác định trách nhiệm cá nhân/bộ phận trong quá trình xử lý

Biện pháp:

Tự động hóa các bước trong quy trình bằng cách sử dung phan mềm hoặc hệ thông chuyên dụng

Đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quy trình bằng cách xây dựng hệ thong theo déi và giám sát hiệu quả

PAGE \* MERGEFORMAT 14

ang tien mat:

Thanh toan b

+,

ww

Thủ quỹ

Kê toán tiên

Kê toán công nợ

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Những vẫn đề cần được kiễm soát:

Quy trình thu tiền chưa chặt chẽ: Không có bước kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu thu trước khi ghi nhận

Có thê có sai sót trong việc ghi chép Phiêu thu, Số nhật ký, Số chỉ tiết co thé dan đến sai lệch thông tin và ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Biện pháp:

Uỷ quyền cho kề toán công nợ hoặc chuyển qua cho giám đốc kiểm tra tính hợp lệ của Phiếu thu trước khi ghi nhận đề đảm bảo tính chính xác và khách quan

Cần kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với số liệu trên số sách kế toán để đảm bảo tính chính xác

PAGE \* MERGEFORMAT 14

doanh nghiệp?

Rủi ro Biện pháp

Rủi ro Xử lý đơn đặt hàng: - _ Xem xét và thông báo cho

trong - Sai sot trong việc tiếp nhận, xử lý và khách hàng ve kha nang cung

quy xác nhận đơn hàng ứng (số lượng, mặt hàng, thời

trình Ví dụ: gian )

hàng -_ Công ty A đã gặp sự có khi hệ thông chẽ các đơn hàng được xử ly kip

đặt hàng trực tuyên của họ bị lỗi Hệ

thống đã tự động xác nhận đơn hàng

của khách hàng ngay cá khi sản phâm

đã hết hàng Điều này dẫn đến việc

nhiều khách hàng đặt hàng sản phâm

không có sẵn và phải chờ đợi trong

thời gian đài đề được hoàn tiền

Giao hàng:

- _ Giao hàng sai, thiếu hàng, hàng hóa

hư hỏng trong quá trình vận chuyên

Ví dụ: Công ty B đã giao hàng không

đúng địa điệm cho khách hàng Khách

hàng phai mat nhieu thời gian đê liên hệ

với công ty và yêu cau giao hang lai

Thu tiền:

- - Khách hàng thanh toán chậm trễ,

không thanh toán hoặc thanh toán

không đây đủ

Ví dụ:

- _ Công ty A chuyên cung cấp dịch vụ

du lịch ở Hà Nội đã gặp khó khăn

trong việc thu tiền từ khách hàng vì

nhiều khách hàng đã hủy chuyên du

lịch vào phút chót nhưng không chịu

thanh toán tiền đặt cọc

thời, không bỏ sót

- _ xem xét khả năng thanh toán của khách hàng đề xét duyệt bán

-> Mục đích: Kiểm soát các nghiệp vụ bán hàng đêu được xét duyệt nhăm đảm bảo khả năng trả

nợ của khách hàng

- _ Dựa trên đơn hàng đã được phê duyệt dé chuan bi hang bao gôm: chủng loại, sô lượng, chât

lượng, địa điểm giao

-> Mục đích: Giao hàng đúng chất lượng, thời gian, địa điểm

- _ Xem xét các khoản phải thu

khách hàng đên hạn đề có kê hoạch thu nợ

-> Mục đích: Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải thu của khách hàng

PAGE \* MERGEFORMAT 14

Quản lý công nợ:

- _ Công nợ quá hạn cao, dẫn đến rủi ro

mat von

Ví dụ: Công ty xây dựng ở TP.HCM đã

phải phá sản do quản lý công nợ không

hiệu quả Vì Doanh nghiệp này đã cho các

nhà thầu phụ nợ quá nhiều và không có

biện pháp thu hồi nợ kịp thời

Rui ro

trong

quản lý

kho

hàng

Kiểm kê kho hàng:

- Sai sot trong viéc kiém ké, dan dén

that thoat hang hoa

Vi du:Cong ty A da bi mat cap hon | ty

dong hang hoa trong kho Vi nhan vién

bao vé kho hang đã thông đồng với bên

ngoài đề lây cắp hàng hóa

Quản lý xuất nhập kho:

-_ Sai sớt trong việc ghi chép xuất nhập

kho, dan dén that thoat hang hoa

Vi dụ: Doanh nghiệp Z đã xuất nhằm

hang cho khách hàng, dân đền doanh

nghiệp này đã phải chịu chỉ phí vận

chuyên đề thu hôi hàng sai và giao hàng

đúng cho khách hàng

Bảo quản hàng hóa:

- Hang hoa bi hu hong do bao quan

khong tot

Ví dụ: Doanh nghiệp X đã bảo quán hàng

hóa không đúng điều kiện, kho bãi không

đảm bảo Dân đến doanh nghiệp này phải

chịu tôn thât lớn về tài chính

- _ Sử dụng hệ thông quản lý kho hàng đề giúp tự động hóa các quy trình trong kho hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiêu rủi ro sai sót -> Mục đích: đề nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiêu rủi ro sai sót và thất thoát hàng hóa

Lắp đặt hệ thông camera giám

sát, báo động, kiếm soát ra

vào,

-> Mục đích: bảo vệ kho hàng

khỏi các hành vi trộm cắp và phá

hoại

- _ Mua bảo hiêm hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổn thất tài chính trong trường hợp

xảy ra rủi ro như hỏa hoạn, mat

cắp, hư hỏng

-> Mục đích: để giảm thiểu tôn thất tài chính do rủi ro gây ra

PAGE \* MERGEFORMAT 14

trong - Lap héa don sai sot, thiéu thông tin rang hoa aon được " cân thận

a ye và đây đủ thông tin theo qu quản lý | Ví dụ: Doanh nghiệp X đã lập hóa đơn sai Ns dinh cua phap luat ay ong © quy tal tên khách hàng, sô lượng hang hoa, gia ca „

chính Làm khách hàng mat niêm tin vào doanh | *> Mục đích: đê tránh bị xử phạt

nghiệp và đẫn đến mất khách hàng hành chính, hình sự, phạt tiên Thu chỉ tiền mặt: - _ Doanh nghiệp nên sử dụng

- Sai ae VIỆC thu chi tiên mat, dan dụng để giúp lập hóa đơn y đến thất thoát tiên nhanh chóng, chính xác

Ví dụ: Nhân viên Thủ quỹ của Doanh -> Mục đích: tăng độ chính xác, ít nghiệp H đã biển thủ tiền mặt và ghi chép xây ra sai sót

sao lệch thu chỉ Làm Doanh nghiệp bị -

thâm hụt nặng -_ Tuyên dụng nhân viên uy tín,

án lý ngân hàng: phân chia rõ ràng, và thường

Quản lý ngân hàng: xuyên kiêm tra nội bộ và so

- Sai sot trong viéc quan lý tài khoản sánh sô sách với thực tê ngân hàng, dẫn đến mắt mát tiền -> Mục đích: Giảm thiểu ton thất

Ví dụ: Doanh nghiệp X đã bị hacker tan | do biển thủ tiền, tăng cường kiểm công vào hệ thống tài khoản ngân hàng soát, sử dụng tiên hiệu quả lay cap tién ham doank nghiép bi that Doanh nghiệp nên hợp tác với thoát một số tiền lớn các ngân hàng uy tín đề đảm

bảo an toàn cho các giao dịch

tiên mặt Đông thời mua bảo hiểm cho tiên mặt -> Mục đích: đề giảm thiểu rủi ro mat mat

Rủi ro Nhân viên gian lận: -_ Doanh nghiệp nên mua bảo

về gian | - Tham những, trộm cắp tài sản của hiệm cho các rủi ro gian lận lận Ví dụ: Nhân viên sản xuất của công ty Z công ty -> Mục đích: Đề giảm thiêu tôn

lây cặp 100 linh kiện điện tử đề bán ra thất tài chính

- _ Có quy định xử lý nghiêm

PAGE \* MERGEFORMAT 14

ngoài Việc này khiến cho công ty Z bị

thiệt hại về tài sản, ảnh hưởng đến tiên độ

san xuat

Lợi dụng chức vụ quyền hạn:

- _ Nhân viên lợi dụng chức vụ quyền

hạn đề trục lợi cả nhân

Ví dụ: Nhân viên phụ trách mua hàng

nhận hối lộ 100 triệu đồng từ nhà cung

cấp A đề lựa chọn nguyên vật liệu của nhà

cung cấp A Việc này khiến cho công ty Z

phải chịu chi phí sản xuất cao hơn và ảnh

hưởng đến chất lượng sản phẩm

minh đối với hành vi gian lận

và lạm dụng chức quyên, tạo

môi trường làm việc văn mình, chuyên nghiệp

-> Mục đích: Tạo tính răn đe, kỉ

luật cho nhân viên, nâng cao ý thức của nhân viên

PAGE \* MERGEFORMAT 14