Luận văn Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty cổ phần Cấp thoát nước Quảng Nam nghiên cứu hệ thống hóa lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty.
Trang 1DONG THI NGUYET NGA
TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO VE DOANH THU VA TIEN THU BAN HANG TAI CONG TY CO PHAN CAP THOAT NUOC
QUANG NAM
LUẬN VĂN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Trang 2ĐÔNG THỊ NGUYỆT NGA
'TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ
VE DOANH THU VA TIEN THU BAN HANG
TAI CONG TY CO PHAN CAP THOAT NUOC
QUANG NAM
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THAC Si QUAN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYÊN MẠNH TỒN
Trang 3Tơi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
Tác giả luận văn
Trang 4MO DAU
1 Tính cấp thiết của để tà
2 Mục tiêu nghiên cứu của đẻ tài
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
4 Phương pháp nghiên cứu 3
5 Bố cục của luận văn 3
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1 NHỮNG VAN DE LY LUAN CO BAN VE KIEM SOAT NOI BO DOI VOI DOANH THU VA TIEN THU BAN
HÀNG TRONG DOANH NGHIEP 8
1.1 LY LUAN CHUNG VE HE THONG KIEM SOAT NOI BO
TRONG DOANH NGHIEP ove "— 8 1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội b 10
1.1.3 Cée yếu tổ cầu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ "
1.1.4 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ L7
1.2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ DOI VOI DOANH THU VA TIEN THU
BAN HANG TRONG DOANH NGHIEP 18
1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng 18
1.2.2 Tổ chức KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh:
nghiệp „21
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 3
CHƯƠNG 2 THYC TRANG KIEM SOAT NOI BQ DOI VOT DOANH THU VA TIEN THU BAN HANG TAI CONG TY CP
CÁP THOÁT NƯỚC QUANG NAM 3
Trang 5
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP cấp thoát nước
Quảng Nam ˆ 5¬
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty se 34 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 35 2.2, THUC TRANG VE KIEM SOAT NOI BO DOI VGI DOANH
THU VA TIEN THU BAN HANG TAI CONG TY CP CAP THOAT
NUGC QUANG NAM 38
2.2.1, Moi trường kiểm soát _-
2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế tốn tại cơng ty CP cấp thoát nước Quảng
Nam 7 -45
2.2.3 Thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công,
ty CP cấp thoát nước Quảng Nam 49
2.2.4 Những tồn tại trong công tác
hàng tại cơng ty CP cấp thốt nước Quảng Nam —-
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 3 MOT SO GIAI PHAP TANG CƯỜNG KIÊM SOÁT
NQI BO DOI VOI DOANH THU VA TIEN THU BAN HANG TẠI
CÔNG TY CP CÁP THOÁT NƯỚC QUANG NAM 67
3.1 SỰ CAN THIET PHAI TANG CUONG KIÊM SOÁT NỘI BỘ
DOI VOI DOANH THU VA TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY67 3.2 MOT SO GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI
Trang 63.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán
hàng và thủ tiền tại Công ty 4
3.2.4 Hoàn thiện các thủ tục NSNB đối với doanh thu và tiền thu bán
hàng 78
KET LUAN CHUONG 3 KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
PHỤ LỤC
Trang 7BCTC Báo cáo tài chính CBCNV Cán bộ công nhân viên
CP Cổ phần
XN Xí nghiệp
KH Khách hàng
KSNB :- Kiểm soát nội bộ KTNB : Kiểm toán nội bộ
Trang 8Số hiệu "Tên bảng Trang bảng 2.1 [Döanhthu dich vụ cấp nước tại Công ty qua các thời kỳ | 34 2⁄2 — [Bảng2.2.Giátiêu thụ nước sạch 37 3.1 | Béo cdo ting hop cong ng theo To trinh thang 052013 | 76 32 | Bio edo tng hợp phân tích số dư nợ Tï
Trang 9
Số hiệu se Ten so đồ R Trang
21 chuyển công nghệ của nhà máy nước tại các XN 37 2⁄2.——[Sơ đỗ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 40 2:3 [Sơđỗ tô chức bộ máy quản lý tại các XN cấp thoát nước | 42 2⁄4 |Sơ đô tô chức bộ máy kế toán tại Công ty 46 2:5 _—[ Sơ đỗ hình thức kế toán tại Công ty + 2.6 | Quy trình KSNB đối với doanh thu tiêu thụ nước tại| 52
Công ty
27 [Quy trình KSNB tiên thu bán hàng tại quây thu của các|_ 59 XN
28 | Quy trình KSNB tiễn thu bán hàng tại địa chỉ KH 60 29 [Qúy trình KSNB tiễn thu bán hàng bằng nhờ thu quai 61
ngân hàng
3.1 ƑT8chức bộ máy kiếm toán nội bộ tại Công ty 7
3.2 | Quy trình tăng cường KSNB đối với doanh thu tiêu thụ|_ nước 79
Trang 10Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển
kinh tế của đất nước, hoà nhập vào nền kinh tế thế giới Mỗi doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát và tư vấn cho nhà quản lý để điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp
Một trong các bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ
'Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc
Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam là một trong hai đơn vị thực hiện
nhiệm vụ cung cấp nước sạch phục vụ cho nhu cẩu sản xuất, sinh hoạt cho người dân tại tỉnh Quảng Nam có tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, vừa thực hiện cỗ phần hóa nên còn gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý,
điều hành
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, vấn để về bảo vệ sức khỏe con người ngày càng được chú trọng Vì vậy, nhu cầu về nước sạch ngày càng tăng, với sự tăng nhanh về nhu cầu nước sạch đã giúp cho nguồn
thu của Công ty CP cấp thốt nước Quảng Nam khơng ngừng lớn mạnh Tuy
nhiên, vấn đề về kiếm soát doanh thu tiễn thu bán hàng của công ty còn
nhiều khó khăn, bắt cập và hạn chế chủ yếu là do: Giai đoạn đầu tiên của cổ
phần hóa, cán bộ ông nhân viên công ty chưa thực sự bắt nhịp với phong cách làm việc mới, trình độ chuyên môn chưa cao, sự trì trệ trong công việc
vẫn còn tổn tại ở một số bộ phận Mạng lưới cung cấp nước sạch trải rộng trên
Trang 11Nam Giang Vì vậy việc kiểm soát doanh thu và tiền thu tại các đơn vị này
tắt khó khăn
Do đó, để có thể cạnh tranh tốt trong nén kinh té thị trường như hiện nay
đời hôi đơn vị phái xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh “Trong đó nỗi bật là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và công tác thu của quản lý tài chính, đặc
biệt là trong việc giám sát bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được nước nhằm đáp ứng được yêu
chính xác và tránh được thất thốt trong việc thu tiền
Ngồi ra, việc kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng còn ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá công tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị
Xuất phát từ các yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đẻ tài “Tăng cường
kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Cơng ty CP cấp thốt nước Quảng Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế
2 Mục tiêu nghiên cứu của để tài
'Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn để lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp
'Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam,
đánh giá những mặt đã đạt được cũng như nêu lên những hạn chế của hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị Qua đó, luận văn đã đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu
Trang 12nội bộ về doanh thu và tiền thu đối với lĩnh vực cung cấp nước sạch tại Công
ty CP cấp thoát nước Quảng Nam và các XN cắp thoát nước trực thuộc trên
toàn tỉnh
Phạm vi nghiên cứu: Bao gồm văn phòng tổng Công ty và các XN cấp
thoát nước trực thuộc
4 Phương pháp nghiên cứu Đầu tiên đề hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản vẻ hệ t ng kiểm soát nội bộ thông qua một số tài liệu được công bó, trên cơ sở lý luận
chung đó tác giả tiền hành nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
tai Công ty CP cắp thoát nước Quảng Nam thông qua quá trình trao đổi phỏng
vấn cán bộ công nhân viên Công ty và khách hàng sử dụng nước của Cơng ty
Ngồi ra còn sử dụng các phương pháp cụ thể bao gồm: Phương pháp
điều tra phỏng vấn, phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh các số liệu từ
tư liệu thực tế để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu § Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn để lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trang 13
KSNB mà báo cáo COSO đã tạo dựng là cơ sở lý luận hoàn thiện Nhờ đó
mà đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực
khác nhau
Đối với Việt Nam, hệ thống lý luận về KSNB gắn
phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua Cuối những năm 1980, khi nhà nước từng bước chuyển nền kinh tế bao cấp
sang nén kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là khi với sự ra đời và có sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động kiểm toán mới được chú trọng
Nhìn chung, ở Việt Nam lý luận về KSNB còn sơ sài và chưa được coi
trọng KSNB chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm
toán viên độc lập thực hiện kiểm toán Chức năng KSNB chưa thực sự tách rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và KSNB chưa được xem là công cụ hữu hiệu giúp ích cho quá tình quản lý hoạt động của doanh nghiệp
Với xu thế mở cửa và hội nhập như hiện nay, các hình thức kinh doanh ở
nước ta ngày càng trở nên đa dạng, đặc biệt các nhà đầu tư vốn đã và đang
dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp Chính vì vậy, một hệ thống
KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu cấp thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban
lãnh đạo cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Với vai trò quan trọng đó, hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu
về hệ thống KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng đổi với doanh nghiệp ở
những lĩnh vực khác nhau như: Viễn thông, điện lực, cung cấp nước sạch, sản xuất, xây dựng và đã có những đóng góp to lớn, được áp dụng cho công tác
Trang 14'Quỳnh (2008) [11] Tác giả đã khái quát được những cơ sở lý luận chung nhất
về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp
“Trên cơ sở sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phân tích, tổng hợp, so
sánh tác giả đã đi sâu phân tích làm rõ thực trạng về hệ thống KSNB đối v:
doanh thu và tiền thu bán hàng tại đơn vị với những nội dung chính sau: Chỉ ra đặc điểm hoạt đông SXKD của đơn vị nói riêng của ngành nói chung ảnh
hưởng đến việc thiết lập và xây dựng hệ thống KSNB tại đơn vị Phân tích các
nhân tổ của môi trường kiểm soát, cách thức tổ chức thông tin để phục vụ cho công tác KSNB, nêu lên những mặt đạt được và những hạn chế đang tổn tại
trong hệ thống KSNB tai đơn vị Đặc biệt, ác giả những giải pháp,
cụ thể, thiết thực trong từng giai đoạn, từng công việc dé tăng cường công tác 'KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng cho đơn vị
Luận văn thạc sĩ "Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chỉ phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị Khánh Như (2012) [10] VỀ mặt lý luận, luận văn đã khái quát những cơ sở lý
luận chung nhất về KSNB đối với chỉ phí và doanh thu đối với doanh nghiệp
nói chung và doanh nghiệp cung cắp nước sạch nói riêng Trên cơ sở lý luận
và thông qua thực tẾ công tác KSNB đối với chỉ phí và doanh th luận văn đã
đưa ra những giải pháp hoàn thiện KSNB chỉ phí và doanh thu hoàn chỉnh
trên cả ba phương điện: Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt, hồn thiện hệ thống
thông tin kế tốn và hồn thiện các thủ tục KSNB đối với chỉ phí và doanh thu tiền nước tại các XN cấp thoát nước và tại Công ty
Trang 15tục kiểm soát kết hợp với các phương pháp phỏng vấn, phân tích, tổng hợp tác giả phản ánh thực trạng công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán
hàng tại Công ty TNHH MTV cắp nước Đà Nẵng Trên cơ sở tìm hiểu những
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành dịch vụ cung cấp nước, quy mô của công ty, thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty và các chỉ nhánh cấp nước trực thuộc tác giả đã đề xuất những biện pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu tại đơn vị, hạn chế thấp nhất những rủi ro và thất thoát doanh thu, tiền thu
đảm bảo hiệu quả của việc kinh doanh
Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng ngành, từng lĩnh vực, quy mô hoạt động của từng đơn vị, triết lý kinh doanh của ban lãnh đạo từng doanh nghiệp khác nhau nên vấn đề thiết lập, xây dựng và vận
hành hệ thống KSNB của họ mặt dù vẫn dựa trên nền tảng lý luận chung về
hệ thống KSNB nhưng vẫn có những nét đặc trưng riêng Vì vậy, để có thể
xây dựng một hệ thống KSNB thật sự hữu hiệu thì không cách nào khác là mỗi doanh nghiệp phải tự nghiên cứu đặc diễm của đơn vi, đề ra những mục
tiêu mong muốn đạt được để xây dựng một hệ thống KSNB riêng phù hợp và hiệu quả nhất
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, bên cạnh tìm hiểu, kế thừa những
cơ sở lý luận chung về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp của các tác giả trên Tác giả tham khảo những nội dung về hệ thống KSNB của báo cáo COSO (1992) [14], Bộ môn kiểm toán, Khoa kế
toán ~ kiểm toán, Trường đại học kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh (2005), Kiến toán, NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh [2], Nguyễn Quang Huynh
Trang 16Để đi sâu phân tích thực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam tác giả đã tiến hành thu thập thông tin thông qua phỏng vấn nhân viên tại Công ty, nhân viên ghi thu tại các XN cấp thoát nước về việc tổ chức hệ thống KSNB tại đơn vị, các thủ tục kiểm soát được áp
dụng kết hợp với các phương pháp như: Phương pháp phân tích, tổng hợp so
sánh tác giả vẽ nên một bức tranh toàn diện nhất về hệ thống KSNB đối với
doanh thu và tiễn thu bán hàng từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực
thuộc Trên cơ sở đó luận văn đã đưa ra những hạn chế và đề xuất các gi
Trang 17
NỌI BỘ ĐÓI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG
'TRONG DOANH NGHIỆP
1.1, LY LUAN CHUNG VE HE THONG KIEM SOÁT
DOANH NGHIEP
1.1.1 Khai niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm tra, kiểm sốt ln là khâu quan trong trong mọi quy trình quản trị,
các nhà quản lý thường quan tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Từ đó, khái niệm KSNB đã
được hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, nó không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán
viên mà còn liên quan mật tỉ én van dé quan tri doanh nghiệp
Theo liên đồn kế tốn Quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ thống gồm những chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được t
t lập tại đơn vị
nhằm đạt được các mục tiêu mong muồn:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lăng phí, gian lận hoặc không có hiệu quả
+ Cung cắp dữ liệu thông tin kế toán kịp thời chính xác và đáng tin cậy
về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu
của mọi hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp
+ Đảm bảo tuân thủ đúng mức các quyết định và các chế độ pháp lý liên
quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp
+ Dánh giá hiệu quả hoạt động va năng lực quản lý của doanh nghiệp
nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong tác nghiệp, gây ra sự lãng phí
Trang 18dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của don vi [4]
Theo béo céo COSO [14]: KSNB là một quá tình bị chỉ phối bởi người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động + Sự tin cây của báo cáo tài chính
+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Hiệu lực, hiệu quả
Hội đồng quản tr) | các hoạt động
5 : Á Độ tin cậy các
Người quản lý KIEM SOAT NỘI BỘ thông tin
Trang 19đơn vị đó Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành nó Một hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết
hành tốt
tốt mà còn được vận - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt
đối những mục tiêu sẽ đạt được vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xây ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc cơ bản cho
quyết định quản lý là chỉ phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi
ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát
* Từ các khái niệm trên có thẻ thấy hệ thống KSNB có những đặc
điểm sau:
~ Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp có hai phần: Thứ nhất, các cơ chết
KSNB bao toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các quy trì , các cơ chế
nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức như: phân công, phân nhiệm, phân cấp, ủy quyền, sắp xếp nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu
cquả, an toàn Thứ hai, các bộ phận kiểm tra, giám sát, chuyên trách nhằm làm cho việc vận hành các cơ chế KSNB trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả
~ Hệ thống KSNB sẽ luôn gắn kết với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB
và kiểm soát lẫn nhau
1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
'Hệ thống KSNB do chính nhà quản lý đơn vị thiết lập, xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình Khi thiết lập và vận hành một hệ thống KSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn hướng đến các mục đích đã vạch sẵn Kết hợp các quan điểm khác nhau, có thể thấy hệ thống KSNB có các
chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả Từ
Trang 20giải quyết ~ Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và đồng thời giám sát mức độ hiệu quả của các quyết định và chế độ đó
~ Phát hiện kịp thời những rắc rối, sai sót, rủi ro trong kinh doanh để
hoạch định và điều chinh các biện pháp phù hợp
~ Ngăn chăn và phát hiện các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của
doanh nghiệp
~ Ghi chép số sách kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các
nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh phát sinh ~ Đảm bảo việc lập BCTC kịp th
chính xác và đảm bảo độ tuân thủ
theo các yêu cầu pháp định có liên quan
~ Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích 1.1.3 Các yếu tố cầu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ
“Theo báo cáo của COSO (1992) một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt
động hiệu quả thì phải bao gồm 5 thành phần đó là: Môi trường kiểm soát,
cđánh giá rủi ro, hoạt động kiếm sốt, thơng tn truyền thơng và giám sát
a Méi trường kiểm soát
MTKS phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống
KSNB.[I] M
trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tằm quan trọng của kiểm sốt Mơi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược
tại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó Các nhân tổ có tính chất môi trường gồm:
Trang 21
MTKS, có tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB, chịu sự tác động của văn hóa tổ chức Sự hữu hiệu của hệ thống
KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát Để đáp ứng được
điều này, các nhà quản lý cất
trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp
Cam kết về năng lực: Năng lực của nhân viên được phản ánh thông
cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức ê ngăn cản không cho các thành viên
qua kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định Một tổ chức chỉ có thể đạt được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết Một khía cạnh cũng không kém
phần quan trọng là phẩm chất của CBCNV, khi thiếu yếu tổ này các thủ tục
kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không được thực thi trong thực tế Vì tl
nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh
nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên
Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến MTKS và tác
đông đến mục tiêu của đơn vi
Co cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phân trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra MTKS tốt
Trang 22chế độ của đơn vị liên quan đến nhân viên tại doanh nghiệp gồm: Chính sách
đào tạo, chính sách tuyển dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, chính sách kỷ luật, chính sách sa thải, thôi việc
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Hội đồng quản trị và ủy ban
kiểm toán hoạt động hữu hiệu hay không phụ thuộc vào sự độc của hội đồng
quản trị và ủy ban kiểm toán, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong hội đồng quản trị, mức độ tham gia mức độ giám sát và các hành động của
hội đồng quản trị đối với hoạt động của công ty
'Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm các chính sách pháp luật đã ban hành,
chính sách của các chủ nợ đối với doanh nghiệp, trách nhiệm pháp lý hay sự
kiểm tra giám sát của cơ quan nhà nước, đường lối phát triển của đất nước,
các cơ quan hữu quan như: Cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng b Đánh gid riti ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán Đánh giá rủi ro
là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục
tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và đối
phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này [1]
Các bước của đánh giá rúi ro bao gỗi
Bước l: Xác định mục tiêu;
Bước 2: Nhận dạng rủi ro; Bước 3: Phân tích rủi ro;
Mục tiêu: Là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực
Trang 23nhưng có thé phân thành 3 loại:
- Mục tiêu hoạt động: Liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động trong đơn vị, ~ Mục tiêu báo cáo tài chính: Liên quan đến việc công bố BCTC đáng tin cây, bao gỗ BCTC việc ngăn ngừa và phát hiện gian lân trong việc soạn thảo
~ Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động
Nhận dạng Nhân dạng rủi ro là một quá tình lặp đi lặp lại và
thường nằm trong quá trình lập kế hoạch của một đơn vị Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh ta có thê phân loại rủi ro như sau:
+ Rủi ro từ mơi trường bên ngồi hay còn gọi là rủi ro kinh doanh + Rủi ro từ môi trường bên trong: Bao gồm rủi ro hoạt động và rủi ro tuân thủ,
Phân tích rũi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định
lượng Sau khi đơn vị nhận đạng được rủi ro ở mức độ hoạt động, cần tiến
hành phân tích rủi ro Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro, tuy nhiên quá trình phân tích nhìn chung thường bao gồm các bước sau:
+ Đánh giá (Âm quan trọng của rủi ro
+ Đánh giá khả năng (hay xác suất) rủi ro có thể xảy ra
+ Xem xét phương pháp quản trị rủi ro
Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiếm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đám bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực
hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức, Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một
Trang 24Hoạt động kiểm soát bao gồm hai yếu tổ: Chính sách kiểm soát và thủ
tục kiểm soát Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở
cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn thủ tục kiểm soát là những quy
định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát
* Một số thủ tục kiểm soát phổ
+ Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số
tra tính chính xác của các số liệu tính toán
tra chương tình ứng dụng và môi trường tin hoc
u, tài liệu liên quan đến đơn vị
toán chỉ tiết
tra số liệu giữa số kể tốn tơng hợp và số
tra và phê duyệt các tài liệu kế toán
u số liệu nội bộ với bên ngoài
+ So sánh, đối chiều, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên số kế toán + Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kể toán + Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch
ˆ* Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
Nguyên tắc ủy quyển và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quan lý
don vị không thể giải quyết mọi công việc trong đơn vị mà phải ủy quyền cho
cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong
pham vi nhất định Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm
về công việc đó và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định
"Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong
bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong
công việc, ít xảy ra sai sót và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra
chéo giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau
Trang 25phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí :ác nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi
kiêm nhiệm
SỐ tài sẵn và bảo quản tài sản
‹ Hệ thắng thông tin và truyền thông
“Theo từ điển tiếng Việt “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết" Thông
tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân
tích, truyền thụ và cảm nhận giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của
con người về một sự việc, hiện tượng nào đó
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản
lý điều hành hay quản lý doanh nghiệp Một hệ thống thông tin tốt cần có các
đặc điểm sau:
+ Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh
+ Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược
+ Tích hợp với hoạt động kinh doanh
+ Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ + Chất lượng thông tin
“Truyền thông là thuộc tính của thông tin, là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: Truyền thông bên trong và
bên ngoài
Để đảm bảo truyền thông bên trong được thông suốt thì các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải được thiết lập để những người có trách nhiệm quan trọng về tài chính và kinh doanh cần nhận được các
thông báo ngắn gọn từ người quản lý cao cấp để thực hiện công việc và ngược
tại người quản lý cao cấp nhất phải phản hồi ý kiến đối với những góp ý, đề
Trang 26Song song với truyền thông bên trong thì truyền thơng bên ngồi cũng
cần được quan tâm, các thông tin từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan quản lý nhà nước, khách hàng cũng cần được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp doanh
nghiệp có cách thức ứng xử kịp thi « Giám sắt
Giám sát là quá tình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ [1]
Giám sát thường xuyên được thực hiện đồng th:
trong các hoạt động
hằng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật
và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hằng ngày và thường lặp lại do vậy sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định ky
Giám sát định kỳ thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình
huống đặc biệt như: có sự thay đổi người quản lý hay thay đổi chiến lược kinh
doanh, khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt
động kinh doanh hay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính Mức độ thường xuyên của giám sát định kỳ phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, phạm vi va
mức độ của giám sát thường xuyên [1]
1.1.4 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của doanh nghiệp cho dù được thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừa và phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra bởi vì
hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người Hệ thống KSNB
khơng thể bảo đảm hồn toàn đạt được mục tiêu quản lý là do hạn chế tiềm tàng của hệ thống như:
+ Yêu cầu thông thường là chỉ phí cho hệ thống KSNB không vượt quá
Trang 27+ Sai sót bởi con người do thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng nhiệm vụ hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc
+ Khả năng hệ thống KSNB không phát hiện được sự thông đồng của các
thành viên trong ban quản lý với người khác trong hay ngồi cơng ty
+ Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục KSNB lạm dụng
đặc quyền của mình
+ Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho thủ tục kiểm soát bị hạn chế hoặc bị vi phạm [4]
1.2 KIỀM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN
HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng a Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thư tiền
> Noi dung ctia chu trình bán hàng và thu tiền
Sản xuất sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận là mục tiêu phần đấu
của doanh nghiệp vì sản phẩm được tiêu thụ thì mới tạo ra doanh thu Đó là
điều kiện cần để tái sản xuất và mở rộng quy mô doanh nghiệp Do đó, để sản
phẩm tiêu thụ được cần trải qua quá trình sau:
- Tìm kiếm thị trường và khách hàng: Đây là hoạt động cơ bản của quá
trình tiêu thụ Doanh nghiệp cẩn biết thị trường nào sẽ chấp nhận sản phẩm do
doanh nghiệp sản xuất ra và loại đối tượng nào sẽ tiêu thụ sản phẩm đó Qua
đó doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, tiền của để giữ vững thị thường truyền
thống và tìm kiếm thị trường tiềm năng để có kế hoạch SXKD hợp lý
~ Quảng cáo và khuyến mãi: Đây là công cụ hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản
phẩm Thông qua quảng cáo và các chính sách khuyến mãi sẽ thu hút khách
hàng biết đến sản phẩm của doanh nghiệp
Trang 28‘dung sản phẩm của doanh nghiệp
- Ký kết hợp đồng với khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng,
doanh nghiệp tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng,
chủng loại, giá cả, số lượng Sau khi các điều kiện mua bán được thỏa thuận,
doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng
~ Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách hàng theo điều kiện đã ký kết
trong hợp đồng
~ Nhận tiền thanh toán của khách hàng: Doanh nghiệp cần khuyến khích khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh bằng các chính sách chiết khấu, giảm giá phù hợp nhằm tránh các rủi ro trong thu hồi công nợ
>_ Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tié
Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước và hiệu
quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả năng
bù đấp các khoản chỉ phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của
doanh nghiệp
'Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển đổi hàng hóa qua quá trình trao
đổi hàng tiễn giữa doanh nghiệp với khách hang Day là một chu trình quan trọng, hiệu quả hoạt động của dơn vị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của đơn vị
Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền thường phức tạp nó liên quan đến nhiều
chỉ tiêu: số lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ nên nó
cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong đơn vị Do đó, quá
Trang 295 Các chức năng chính của chư trình bán hang thu tién
Ở những doanh nghiệp sản xuất lớn chủ yếu là bán buôn thì chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền là: Xử lý đơn đặt hàng; xét duyệt bán chịu; chuyển giao hàng hóa; lập hóa đơn; xử lý và ghi số các khoản về doanh thu và tiền thu bán hàng; xóa số các khoản không thu được; lập dự phòng nợ
khó đòi Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nói chung và kinh doanh nước
nói riêng chủ yếu là bán hàng nhận tiền ngay nên hầu như không xảy ra việc
bán chịu
~ Xử lý đơn đặt hàng của người mua: Đây là điểm bắt đầu của chu trình, yêu cầu về hàng hóa của người mua được biểu hiện thông qua các đơn đặt
hàng Thông qua đó, bộ phận bán hàng sau khi xem xét khả năng cung ứng
của doanh nghiệp sẽ đưa ra quyết định bán hàng Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nước sạch, để đám bảo tất cả người dân đều được sử dụng nước sạch theo chương trình mục tiêu quốc gia, hầu hết các đơn đặt hàng (đơn yêu cầu sử dụng nước sạch) đều được chấp thuận
~ Xét duyệt bán chịu: Sau khi doanh nghiệp quyết định bán thì cần xem xét và quyết định bán một phần hay toàn bộ lô hàng Quyết định bán chịu sẽ được thể hiện rõ ở điều kiện mua bán trong hợp đồng kinh tế Đối với dịch vụ cung cấp nước thì hầu như không xảy ra việc xét duyệt bán chịu
- Chuyển giao hàng hóa: Căn cứ vào phiếu giao hàng đã được duyệt,
hàng hóa sẽ được chuyển giao cho khách hàng thông qua các nhà vận chuyển như đường bộ, đường thủy, đường hàng không Các công ty van chuyển phải phát hành hóa đơn vận chuyển ghi rõ khách hàng và địa chỉ giao hàng Lúc này, vận đơn và hóa đơn bán hàng sẽ được lập và chuyển cho khách hing
Đối với ngành dịch vụ cung cấp nước sạch hàng hóa được chuyển giao khi lắp đặt xong hệ thống dẫn nước và đồng hồ
Trang 30cho khách hàng Hóa đơn được lập gồm có 3 liên và là chứng từ chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán, đồng thời là căn cứ ghi số nghiệp vụ bán hàng và các khoản phải thu Số liệu trên hóa đơn phải trùng với
xố lượng, giá bán hàng hóa đã được duyệt trong đơn đặt hàng Đối với ngành cdịch vụ cung cắp nước sạch hóa đơn được lập vào cuối kỳ khi hoàn thành việc
¡ chữ số nước tiêu thụ hằng tháng
- Xử lý và ghỉ số các khoản về doanh thu và các khoản thu tiền: Sau khi chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn cho khách hàng, kế toán ghi sổ nghiệp
vụ bán hàng và ghi nhận doanh thu Lúc này kế toán công nợ thực hiện tiếp
chức năng thu tién và theo doi các khoản phải thu của khách hàng
- Xóa số các khoản phải thu không thu được: Khi khách hàng không chịu
thanh toán hoặc mắt khả năng thanh toán thì bộ phận có trách nhiệm sẽ lập hồ
sơ xem xét để xin ban lãnh đạo cho phép xóa sổ các khoản nợ trên
~ Lập dự phòng nợ khó đòi: Dự phòng nợ khó đòi là khoản ước tính đối
với khoản phải thu khách hàng có khả năng không thu hồi được Để được đưa
vào dự phòng nợ khó đòi thì đơn vị phải có bằng chứng đáng tin cậy và có cơ sở pháp lý về khoản nợ phải thu khó đòi như khách hàng bị chất, phá
sản, không thu hồi được [2]
1.2.2 Tổ chức KSNB đối với doanh thu
doanh nghiệp
a Mục tiêu KSNE đối với doanh thu và tiền thu bán hang
Việc đặt ra các thú tục kiểm soát trong chu
iền thu bán hàng trong
nhằm hạn chế tối đa những sai phạm xảy ra trong quá trình này, giúp doanh
nghiệp đạt được ba mục tiêu chung Đó là: - Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động - Báo cáo tài ¡nh đáng tin cậy
Trang 31Trong công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu bén hang thi yêu
cầu quan trọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng
nghiệp vụ của chu trình thông qua các thủ tục cần thiết để thực hiện những
mục tiêu đó
> Déi véi doanh thu ban hang:
~ Doanh thu bán hàng đã ghỉ số là phải có căn cứ hợp lý, dựa vào các chứng từ như: Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán được
đánh số và được theo dõi chặt chẽ
~ Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn Sự phê chuẩn được thể hiện thông qua: Phê chuẩn phương thức trước khi
giao hàng, gửi hàng, giá bán, phương thức thanh toán, chỉ phí vận chuyển và
tỷ lệ chiết khắu
~ Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi số đầy đủ (tính đầy đủ) Các chứng từ vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghi chép đầy đủ nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ bị bỏ sót không ghi vào số sách
~ Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi số chính xác (sự đánh giá)
“Thông qua kiếm soát độc lập quy trình lập hóa đơn, quy tình ghi sổ doanh thu bán hàng theo giá của từng loại hàng hóa tại thời điểm bán Kiểm tra các
phép tính và số tiền trước khi ghi số và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi
tính toán và ghỉ số các nghiệp vụ
- Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá
trình phân loại đứng đắn tài khoản phù hợp với cơ cầu tài khoản của doanh
nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB đối chiếu ngay trên chứng từ được thể hiện trên số nhật ký, đảm bao cho BCTC
được trình bày đúng đắn
Trang 32khóa số kế toán Kiểm tra đối chiếu nội bộ với việc lập chứng từ và ghi số kế
toán theo thời gian
n thu bán hang:
~ Phải đảm bảo cho các khoản tiền đã ghi số là thực tế nhận được (tính có thậu Căn cứ vào nhật ký thu tiền, số cái, sổ chỉ tiết các tài khoản phải thu, thường xuyên đối chiếu nhật ký thu tiền với các sao kê ngân hàng Đồng thị xem xét bằng chứng các khoản tiền đã thu được như phiếu thu, giấy báo Có ~ Chắc chắn tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào số quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) KSNB kiểm tra việc phân định trách nhiệm với người én và người ghi sổ, trực tiếp xác nhận séc thu tiền Sử dụng giấy báo hay bảng ké ti ~ Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đi nhận mặt được đánh số trước
,, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn) Thông qua nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, cách thức duyệt các khoản chiết
khấu Bộ phận kiểm soát đối chiều chứng từ gốc với phiéu thu
~ Các khoản tiền thu đã ghi số và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự
đánh giá) Theo dõi chỉ tiết các khoản phải thu và đối chiều với chứng từ bán
‘hang thu tiền, đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng
~ Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại) Ra soát đi chiếu nội bộ việc phân loại chú ý các điều khoản đặc biệt Quy định cụ thể các quan hệ đối ứng về thu tiền
~ Các khoản thu tiền ghi đúng thời hạn (tính kịp thời) Quy định rõ việc
cập nhật các khoản (hu tiền vào quỹ và vào số Kiểm soát nội bộ độc lập kiểm
soát ghỉ thu và nhập quy
b Các sai phạm chủ yếu xảy ra đối với doanh thu và tiền thu bán hàng,
Do đặc điểm của chu trình là trải qua nhiều khâu, liên quan nhiều đến
Trang 33đối tượng này thường dễ bị tham ô, chiếm dụng Vì vậy, trong quá trình này
có thể xảy ra sai phạm nhiều với những mức độ khác nhau Giai đoạn “Các sai phạm cổ thể xây ra ‘Don dat hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê đuyệt
Xứ lý đơn | Doanh nghiệp đồng ý bán nhưng không có khả năng cung ứng,
đặt hàng | Ghi sai trên hợp đồng bán hàng vẻ chủng loại, số lượng, đơn giá, một
số điều khoản bán hàng hay nhằm lẫn các khách hàng với nhau
Bán chịu cho những đổi tượng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách
ve rca, | bán chịu dẫn đến mắt hàng, không thu được iền
Xetduyét | bán chị, | Nhân viên bán bàng có thể cấp quá nhiễu hạn mức bán chịu để đấy à ụ ê đã mạnh doanh thu bán hàng nên làm cho đơn vị phải gánh chịu rủi ro tín
dụng quá mức, khó thu hồi nợ
“Chuyên giao hàng hóa trước Khi có yêu câu hoặc đồng ý chuyển giao, chuyển hàng không đúng địa điểm và không đúng khách hàng
Giao hàng | Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng
Hàng có thể bị thất thoát trong quá trình bị giao hàng mà không xác định được người chịu trách nl
Bán hàng không lập hóa đơn hoặc sai sót nhằm lẫn khi lập hóa don
HA Lập hóa đơn nhưng ghi sai về giá trị, mã số thuế, địa chỉ của khách
hàng
Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
Ghi nhân sai đối tượng khách hàng, thời gian thanh toán Ghi ch€P | hi sai nién dd vé doanh thụ và nợ phải thụ khách hàng doanh thu “Ghi sai số tiền, lên doanh thu trùng hóa hơn hay sót hóa đơn :
“Theo đối | Quản lý nợ phải thu kém như thu hồi nợ chậm trễ, không đồi được nợ
nợ phải _ | Không ghỉ hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán
thu | Xóa số nợ phải thu nhưng không được xét duyệt Không lập hoặc lập phải thu khó đòi không đúng
Trang 34e Tổ chức thông tin phục vụ KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng
Muốn kiểm soát được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực khách
quan thì phải tổ chức tốt hệ thống các chứng từ và số sách kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền Các chứng từ và số kế toán phải thực hiện
theo đúng nội dung phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của luật kế toán và các văn bản quy phạm hiện hành
Tổ chức thông tin phục vụ KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng bao
gdm:
> Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán là minh chứng bằng giấy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ kế toán có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu
khác nhau Do đó cần t
ức hệ thống chứng từ để đảm bảo cơ sở pháp lý và
lựa chọn các chứng từ phù hợp với các đặc thù riêng của đơn vị Nội dung các
chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ
thực tế phát sinh Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ
kinh tế phát sinh Vì vậy trên chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay thêm bớt, đồng thời trên chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên
cquan Các chứng từ được sử dụng trong chu trình này bao gồm: + Đơn đặt hàng;
+ Hợp đồng kinh tí
+ Lệnh xuất hàng;
+ Hóa đơn giá trị gia tăng; + Hóa đơn vận chuyé
+ Phiếu thu, giấy báo Có
>_ Tổ chức hệ thắng tài khoản và số sách kế toán:
Trang 35'Tùy thuộc vào nhu cầu theo đối của mình mà kế toán mở các tài khoản và các số sách cho phù hợp với từng đối tượng theo dõi Tùy từng hình thức kế toán sử dụng tại đơn vị mà mở các loại số kế toán tổng hợp cho tương thích
Các số sách được sử dụng trong chu trình bao gồm
~ Số kế toán chỉ tiết: SỐ chỉ tiết theo dõi doanh thu, ỗ chỉ tiết giá vốn, số chỉ tiết công nợ phải thu, ết doanh thu, giá vốn, công nợ -§ tốn tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị mà có những số tổng hợp phù hợp
>_ Tổ chức báo cáo kế toán:
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình
hình kết quả hoợt động kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp sau một
thời kỳ nhất định Các báo cáo kể toán phải được lập theo mẫu quy định, phải đảm bảo phán ánh trung thực, chính xác, khách quan tình hình thực tế của
doanh nghiệp
Các báo cáo sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm:
+ Báo cáo tổng hợp doanh thu + Báo cáo công nợ phải thụ
+ Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn
.4 Các thũ tục KSNB déi véi doanh thu và tiền thu bán hàng
'Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy ra Một hệ thống KSNB hữu hiệu đòi hỏi
phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc một cách hợp lý Do
đó, mỗi đơn vị thường có một cơ cấu tổ chức KSNB riêng về chu trình bán
hàng và thu tiền
> Kiểm tra tiếp nhận, xử lý đơn hàng và xét duyệt bán chịu: Đây là
Trang 36ảnh hưởng đến các bước còn lại Vì vậy, đơn vị cần có những thủ tục kiểm
soát chặt chẽ ngay từ khâu này
Mục tiêu của doanh nghiệp: Tắt cả các đơn đặt hàng đều được xử lý kịp
thời, không bỏ sót Các thông tin trên đơn hàng phải được kiểm tra kỳ, xác mình, xét duyệt trước khi giao hàng
Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt nhằm đảm bảo khả năng
thu ng
Để đạt được mục tiêu, doanh nghiệp thiết lập các thủ tục kiểm soát cụ
thể sau:
Xác mình người mua: Ngoại trừ những khách hàng quen thuộc, mua hàng nhiều lẫn của đơn vị các khách hàng còn lại khi nhận đơn đặt hàng đơn
vị yêu cầu đầy đủ thông tin như: tên khách hàng, địa chí, số điện thoại, email,
mặt hàng cần mua, thời hạn và địa điểm giao hàng dự kiến và ký tên vào đơn
đặt hàng Sau khi thông tin được ghi nhận đầy đủ đơn vị cần có một bộ phận
kiểm tra độc lập liên hệ với khách hàng để xác nhận lại tính chính xác của
thông tin trước khi chấp nhận đơn đặt hàng và ký hợp đồng Điều này sẽ tránh
được trường hợp khách hàng giả mạo, giao hàng không đúng nơi quy định
Kiểm tra đơn giá bán hàng: Đôi chiều giữa đơn giá trên đơn đặt hàng của
khách hàng với giá bán chính thức của đơn vi, nếu có khác biệt nhân viên bán
hàng cần liên hệ ngay với khách hàng yêu cầu gửi lại đơn đặt hàng mới Đơn
giá có sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và giá bán của đơn vị có thể do sai sót
khách quan của nhân viên như: Sự biển động của giá cả thị trường và chính
sách bán hàng của đơn vị, chỉ tính giá của hàng mà chưa tính đến chỉ phí vận chuyển nhưng cũng có trường hợp là do nhân viên có ý móc nối với khách hàng tính đơn giá thấp để hướng lợi Những sai sót trong việc xác định giá có
ảnh hưởng đến việc xác định doanh thu và số tiền phải thu từ khách hàng
Trang 37cung ứng của đơn vị bằng cách liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ
thống để có được thông tin về hàng tồn kho Việc xác nhận khả năng cung
ứng sẽ giúp đơn vị xác định lượng hàng có của mình để trách được trường hợp đồng ý bán cho khách hàng nhưng đơn vị lại không có khả năng cung ứng, ï ro cho doanh nghiệp là sẽ bị vi phạm điều khoản
của hợp đồng và làm mắt uy tín của đơn vị
iều này sẽ dẫn đến
Lập lệnh bán hàng: Sau khi đã kiểm tra khả năng cung ứng nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trén don dat hang của khách hàng vào lệnh
bán hàng Cần có nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp thông tin giữa đơn đặt hàng và lệnh bán hàng Trong điều kiện tin học hóa cần thiết kế phần mềm để các thông tin trên đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng để
han ct
phải gửi cho bộ phận xét duyệt bán chịu
vai sót do việc lập lệnh bán hàng thủ công Tắt cả các lệnh bán hàng
Xét duyệt bán chịu: Dựa vào chính sách bán chịu của đơn vị, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hoặc từ chối việc bán chịu trên lệnh bán hàng Việc xác định đối tượng bán chịu, hạn mức bán chịu không hợp lý sẽ ảnh hưởng lớn
đến việc thu nợ, luồng tiền của doanh nghiệp Vì vậy, để hạn chế rủi ro xảy ra
trong khâu này, đơn vị phải có bộ phân xét duyệt bán chịu độc lập với bội phân bán hàng, đơn vị phải xây dựng một chính sách bán chịu thích hợp và có
một hệ thống kiểm tra dụng khách hàng Khi phê chuẩn bộ phận xét duyệt bán chịu cần ký đóng dấu lên lệnh bán hàng
Đối với doanh nghiệp phân phối và kinh doanh nước, việc xét duyệt bán
chịu hầu như không xảy ra, bởi đặc điểm của ngành dịch vụ cung cấp nước sạch là đến đâu tiêu thụ đến đó Nếu đến kỳ nộp tiền mà khách hàng không
thanh toán thì khi quá thời hạn quy định thông báo nhắc nhở thì đơn vị có
Trang 38> Kiém soát quá trình giao hàng, lập hóa đơn, và ghỉ nhận doanh thu: -Ð
đới chuyển giao hàng hóa:
Mục tiêu của doanh nghiệp: Giao hàng đúng số lượng, chất lượng, thời
gian, địa điểm được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên
Tit cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cắp có thẩm quyền 'Bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, mắt phẩm chất trong quá trình giao hang Thủ tục kiểm soát: Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng và
lệnh bán hàng vi
định phương thức nhận hàng, địa điểm nhận hàng
Số lượng chất lượng, thời gian, địa điểm nhận hàng, xác
Căn cứ lệnh bán hàng đã được phê duyệt bộ phân giao hàng lập phiếu
xuất kho để xuất hàng đi, phiếu xuất kho phải đánh số thứ tự, khi nhận hàng
từ kho nhân viên giao hàng so sánh, kiểm tra kỹ mặt hàng thực với mặt hàng
xuất ghi trên phiếu xuất kho Nếu có chênh lệch, cần thông báo cho bộ phận xử lý đơn đặt hàng để kịp thời xử lý Chứng từ vận chuyển sẽ ghi rõ số lượng,
quy cách chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin cần thiết khác về
khách hàng để bộ phân giao hàng có thể giao hàng đúng, tránh tình trạng sai
về số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến cho khách hàng không chấp
nhân hoặc phát sinh chỉ phí phụ thêm
Ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ cung cấp nước sạch việc chuyển
giao hàng hóa được bắt đầu khi doanh nghiệp lắp đặt công tơ nước cho khách
hàng và hàng hóa được bán tức doanh nghiệp phải đưa nước đến tận nơi tiêu
thụ thông qua mạng lưới cấp nước
- Đối với việc lập hóa đơn và ghỉ nhận doanh thu:
Mục tiêu của doanh nghiệp: Tắt cả các nghiệp vụ bán hàng phải được lập
hóa đơn, ghi sổ đầy đủ, chính xác Doanh thu phải được ghỉ nhận hợp lý, đầy đủ, đúng lúc
Trang 39phân khác gửi đến, như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn,
chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển có trách nhiệm lập đẩy đủ, chính
xác Mục
theo dõi, ghỉ chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu và quan trọng nhất là cơ
sở để yêu cầu khách hàng thanh toán Hóa đơn sau khi lập cần được một nhân
viên khác kiểm tra ngẫu nhiên lại về tính chính xác của các thông tin ghỉ trên
hóa đơn dé tránh sai sót
'Tất cả hóa đơn đều được đánh số thứ tự, được theo dõi và ghi chép đúng đắn Doanh thu phải được tính và ghi số ngay khi hàng đã được chuyển giao,
lập hóa đơn để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp đơn vị
để tránh sự vô ý bỏ sót, không ghi chép nghiệp vụ kinh tế vào số sách Để
đảm bảo doanh thu được ghi số đúng ky cần so sánh ngày trên hóa đơn với
ngày trên số nhật ký bán hàng và các sổ khác liên quan >_ Kiểm soát việc thu tiền và nợ phải thu khách hàng Mục đích kí kịp thời nợ phải thu khách hàng dé bảo vệ tài sản của đơn vị soát: Nhằm thu đúng đối tượng, thu đủ số tiền nợ và thu Thủ tục kiểm soát
Đối với bán hàng thu tiền mặt: Cách ly trách nhiệm giữa nhân vi tiền với nhân viên ghi số
Không để lượng tiền mặt tồn quỹ cao
Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hay thẻ tín dụng
Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách
hàng nhận hóa đơn, điều này nhằm xác định việc bán hàng,
thu, tránh được rủi ro thực tế có bán hàng nhưng không thu tiễn hoặc thu
tiền trễ hạn
Cuối mỗi ngày, phải tiến hành đổi chiến iển mặt tại quỹ với tổng số tiền
mà thủ quỹ ghi chép lại hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền, máy phát
Trang 40Đối với phương thức bán chịu: Xây dựng chính sách bán chịu hợp lý, các
tượng khách hàng bán chịu phải được xét duyệt của cấp có thẩm quyền Sử dụng số kế toán chỉ tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chế nợ phải thu của từng khách hàng, cung cắp dữ liệu về nợ phải thu giúp đơn vị
xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho thích hợp
Đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hằng tháng, hằng quý
hoặc theo định ky
Xứ lý nghiêm những trường hợp nhân viên thu hồi nợ của khách hàng
mà cố tình chiếm dụng không nộp về cơng ty
> Kiểm sốt đối với việc thẩm định và xóa số các khoản nợ phải thu
Khong thu hoi được:
Trong quá trình kinh doanh có thể xảy ra trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc mắt khả năng thanh toán Bộ phận bán hàng có trách
nhiệm thẩm định và trình lãnh đạo phê duyệt các khoản phải thu mắt khả năng
thanh toán bằng văn bản và các chứng từ liên quan theo quy định Sau khi
thấm định không còn khả năng thu hồi được thì các cấp quản lý sẽ đồng ý
việc xóa số các khoản nợ phải thu này Việc xóa số các khoản nợ phải thu không thu hồi được phải tuân thủ đúng trình tự quy định của pháp luật và
thông tư của Bộ tài chính
với các đơn vị kinh doanh cung cấp dịch vụ như ngành nước thì chính sách bán chịu hầu như không xảy ra nhưng việc ghỉ nhận doanh thu và sau khi khách hàng đã khách hàng dùng xong nhưng không chịu thanh toán hoặc thay đổi địa chỉ thu ti
dụng nước nên có thể xảy ra trường hợp
khác mà nhân viên thu tiền không thể tìm được Đối với những trường hợp
này doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cần thiết và yêu cầu pháp luật
can thiệp