Bài tập nhóm kiểm soát nội bộ

Bước l: Xác định nhu cầu và lập “yêu cầu mua hàng” Bước 2: Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp Bước 3: Lập hợp đồng mua hàng Bước 4: Nhận hàng, kiểm tra và nhập ho Bước 5: Thanh toán cho nhà

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC KINH TE - DAI HOC DA NANG

Đà nẵng, ngày 20 tháng 4

Muc luc

1 Giới thiệu về công ty/ đơn vị

2.1 Hoạt động mua hàng 2 2 222 12211211221 1211151111 11111 11111 1110111111011 181118 kg 2.2 Hoạt động quản lý hàng hóa (kiếm soát tồn kho và giám sát xuất nhập kho) 2.3 Hoạt động bán hàng - 12 0102111211211 12111111101 11011111 11111111111 01111121111 gk ru 2.4 Hoạt động bảo trì cơ sở vật chất và an toàn bảo mật 52 2 221 S121 121555511 se2

3 Đánh giá rủi ro và Biện pháp KSNB trong các hoạt động chính của đơn vị

3.2 Quy trình bán hảng 2 2 122112211211 121 1111111112112 1110111011111 1111201111 kg kh

4 Kết luận

5 Tường Thuật phồng vẫn

1 Giới thiệu về công ty/ đơn vị

Full Market là chuỗi siêu thị tiện lợi luôn mở cửa 24/7 tại Đà Nẵng chuyên cung cấp

đa dạng các loại sản phẩm: thực phẩm, đồ uống, hóa mỹ phẩm Chuỗi siêu thị Full Market hién tại có tổng cộng 13 cửa hàng, phân bổ chủ yếu ở quận Ngũ Hành Sơn

Địa chỉ siêu thị: 129 Phan Liêm, Mỹ An, Ngũ Hành Sơn, Đà Nẵng

Bước l: Xác định nhu cầu và lập “yêu cầu mua hàng”

Bước 2: Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp

Bước 3: Lập hợp đồng mua hàng

Bước 4: Nhận hàng, kiểm tra và nhập ho

Bước 5: Thanh toán cho nhà cung cấp

— Đầu ra: Thông tin về số lượng hàng nhập kho các sản phẩm bán lẻ (thực phẩm, nhu yếu phẩm, hàng gia dụng, quân áo, điện tử, ), chất lượng sản phẩm (sự tiện dụng, mức độ an toàn, mức độ tin cậy ) Phục vụ quy trình bán hàng Thông tin về nhà cung cấp (sự uy tin, chất lượng sản phẩm, hiệu quả cung cấp sản phẩm, giá cả, tính lâu đài và bền vững của nhà cung cấp, )

2.2 Hoạt động quản lý hàng hóa (kiểm soát tồn kho và giám sát xuất nhập kho) Bước 1: Theo dõi hàng hóa

Bước 2: Kiêm tra hàng hóa định kỳ

Bước 3: Đặt ngưỡng tồn kho

Bước 4: Kiểm soát nhập và xuất hàng

Bước 5: Quản lý hạn sử dụng:

Bước 6: Phân loại hàng hóa

Bước 7: Đào tạo nhân viên

—> Đầu ra: Theo dõi kiểm soát quản lý hàng hóa xuất nhập kho để đảm bảo số

lượng, chất lượng sản phẩm phục vụ tốt cho quá trình bán hàng Các mục đích và nguồn sốc của hàng hóa cần được xác nhận, việc ghi nhận các giao dịch nhập và

xuất hàng cần thực hiện một cách chính xác hơn Sắp xếp, phân loại hàng hóa có hệ thông hơn để đảm bảo quá trình kiếm soát hiệu quả và dễ dàng tìm kiếm hơn

2.3 Hoạt động bán hàng

Bước 1: Chuẩn bi ban hang

Bước 2: Tiếp nhận và phục vụ khách hàng

Bước 3: Thu tiền và lập hóa đơn

Bước 4: Ghi nhận nghiệp vụ

—>Đầu ra: Thông tin về doanh số bán hàng, lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, số lượng đơn hàng, số lượng khách hàng, hiệu quả khách hàng

2.4 Hoạt động bảo trì cơ sở vật chât và an toàn bảo mật

Hoat dong bao tri co so vat chat bao g6m các công việc như sau:

Bước 1: Kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị

Bước 2: Sửa chữa va thay thé

Bước 3: Vệ sinh và bảo dưỡng khu vực

Bước 4: Kiểm tra an ninh

—PDau ra: Dam bao rang cơ sở vật chất của siêu thị hoạt động một cách hiệu quả và

an toàn, đồng thời tạo ra một môi trường thuận tiện và thoải mái cho khách hàng và nhân viên Hoạt động an toàn bảo mật ở siêu thị lớn là một phân quan trọng của việc đảm bảo sự an toàn cho khách hàng và nhân viên, cũng như bảo vệ tài sản của siêu

Trưởng phòng cung ứng kiểm tra đối chiếu với kế hoạch mua hàng đã được

lập, sau đó xét duyệt phiếu đề nghị mua hàng

Cuối cùng, đề nghị mua hàng được trình lên Giám đốc để phê chuẩn cho phép thực hiện

Chứng từ: Giấy đề nghị mua hàng

Nhận điện và phân tích rủi ro

Hàng hóa đặt không đúng nhu cầu cần có của siêu thị về số lượng, chất lượng, chúng loại và giá cả Khi đặt thừa hàng thì lượng hàng tồn kho quá

lớn dẫn đến tăng chi phí tồn kho hoặc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm

Trường hợp đặt thiếu thì không đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Khi mua hàng với giá quá cao gây ảnh hưởng đến một phân lợi nhuận của

siêu thị

Các nhân viên của bộ phận cung ứng giảm thiêu nhu cầu thực tế của siêu thị

dé tao cơ hội tiếp tục đặt hàng và tăng lợi ích cá nhân Bộ phận này có quyền quyết định về các công việc mua hàng và xác định nhụ cầu cụ thể của siêu thị nên họ đễ dàng hơn trong việc gian lận

Biện pháp đối phó với rủi ro

Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng, giấy đề

nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và chữ ký trước khi giao cho bộ phận phụ trách mua hàng

Thường xuyên kiểm tra, cập nhật lượng hàng tồn kho để có thế kịp thời bổ sung hang hoa

Giám sat va theo dõi tỉnh trạng thừa thiếu hàng để đưa ra giải pháp kịp thời

xử lý Đảm bảo rằng không có một cá nhân hoặc bộ phận duy nhất có quyền quyết định tuyệt đối và kiểm soát toàn bộ quy trình cần phải tách biệt chức năng làm việc của mỗi người với nhau (xét duyệt nhu cầu mua hàng, thủ kho,

người lập giấy để nghị mua hàng) đề tránh vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm

Đánh giá tính hiệu quả:

Việc tách biệt chức năng làm việc để đảm bảo rằng mỗi bước trong quá trình quản lý đặt hàng của siêu thị được thực hiện bởi từng cá nhân, bộ phận riêng

biệt

Biện pháp nhóm đề xuất:

Thực hiện các hoạt động kiểm tra và thanh tra định kỳ để đảm bảo về chất

lượng cũng như số lượng sản phẩm

Xác định các quy trình kiếm tra, phê duyệt và theo dõi các việc mua hàng để dam bảo tính mình bạch và trách nhiệm

Thực hiện theo dõi và đánh giá đều đặn về quá trình xác định nhu cầu và lập

"yêu cầu mua hàng"

Bước 2: Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp

định được các nhà cung cấp phù hợp thì cần đưa danh sách nhà cung cấp lên

cho Giám đốc xét duyệt

Nhận điện và phân tích rủi ro

Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp nhất hoặc mức giá không hợp lý vì họ nhận được hoa hồng từ nhà cung cấp Không lựa chọn được nhà cung cấp có đủ năng lực và đáp ứng được các để nghị mua hàng của đơn vị một cách tốt nhất

Biện pháp đối phó với rủi ro

Đối với hàng hóa có giá trị cao thì đấu thầu để chọn nhà cung cấp Thường xuyên hoán đối vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài

Đề kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, cần thực hiện nguyên tac bat kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tinh trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp

Ký luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng vả cần có phương pháp thu thập thông tin về van dé này Đơn vị lấy ý kiến phản hồi về

giá cả, chất lượng hàng mua từ các phòng, ban hoặc xác lập đường dây nóng đề nhận được thông tin về hoạt động của bộ phận mua hàng

Ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp

Đánh giá tính hiệu quả:

Hoán đổi vị trí nhân viên mua hàng, các mối quan hệ cá nhân và thông đồng

có thể được giảm thiểu, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và độc lập

Việc tách biệt các vai trò, quy trình lựa chọn nhà cung cấp trở nên công bằng

hơn và giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên các yếu tô khách quan và lợi ích chung của tổ chức

Bằng cách áp dụng kỷ luật nghiêm khắc và thu thập thông tin, nhân viên sẽ

có động cơ để tuân thủ quy tắc và luật lệ, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc đáng tin cậy và chống tham nhũng

Biện pháp nhóm đề xuất

Xem xét lịch sử hoạt động của nhà cung cấp và phản hồi từ khách hàng trước

đó đề đánh giá khi lựa chọn

Siêu thị nên yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các chứng chỉ và chứng nhận liên quan đến tuân thủ quy định và chất lượng sản phẩm

DN nên cập nhật thường xuyên và quản lý danh sách các nhà cung cấp vì giúp DN thực hiện giao địch mua hàng với những nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ năng lực cũng như hạn chế giao dịch với những nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng

Bước 3: Lập hợp đồng mua hàng

Mô tả

Khi đã xác định nhà cung cấp siêu thị tiến hành lập đơn hàng Sau khi lập

đơn hàng siêu thị gửi đơn hàng cho nhà cung cấp Nhà cung cấp xem xét đơn hàng và xác nhận lại toàn bộ thông tin bao gồm cả giá cả, số lượng và thời

gian giao hàng dự kiến

Sau khi được nhận được xác nhận từ nhà cung cấp siêu thị kiểm tra lại thông

tin trong đơn hàng để đảm bảo tính chính xác Nếu có sai sót gì siêu thị có

thé liên hệ với nhà cung cấp đề điều chỉnh kịp thời

Nếu yêu cầu sau khi đơn hàng đã được xác nhận siêu thị và nhà cung cấp tiến

hành lập hợp đồng mua hàng chính thức Hợp đồng mua hàng chứa các điều

khoản và điều kiện chỉ tiết về việc mua bán hàng hóa

Chứng từ : hợp đồng mua hàng

Nhận diện và phân tích rủi ro

Có thể có sai sót trong yêu cầu đặt hàng nhưng không được kiểm tra kỹ trước khi tiễn hành đặt hàng, dẫn đến việc sản phẩm nhận được không đủ hoặc không đạt yêu cầu

Không kiêm tra kỹ các yêu cầu và điều kiện, điều khoản có trong hợp đồng,

dẫn đến việc có thê hiểu nhằm hoặc xảy ra tranh chấp Sau này

Nhà cung cấp không làm đúng với quy định về sản pham trong hop đồng hoặc tự ý thay đổi ma không báo trước dẫn đến các sản phâm nhận được

không như mong muốn, có thể ảnh hưởng đến uy tín của siêu thị

Người lập hợp đồng có thể câu kết với nhà cung cấp để thay đôi các điều

khoản và yêu cầu về sản phẩm trone hợp đồng

Biện pháp đối phó với rủi ro

Người lập yêu cầu đặt hàng lẫn người xét duyệt phải rà soát kỹ yêu cầu đặt hàng trước khi gửi cho nhà cung cấp

Hợp đồng phải được kiểm tra kỹ càng, sử dụng từ ngữ rõ ràng, chính xác, minh bạch, tránh sử dụng các từ lóng, tôi nghĩa

Quy định rõ các khoản mục về vi phạm hợp đồng, thường xuyên trao đổi để cập nhật tiến độ công việc, đồng thời tạo được mối quan hệ tốt với nhà cung

cấp

Bản dự thảo hợp đồng cần được kiểm tra lại bởi một nhân viên độc lập với người soạn thảo hợp đồng, khi ký hợp đồng tránh việc chỉ có một người phụ trách

Đánh giá tính hiệu quả:

Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ rà soát kỹ yêu cầu đặt hàng trước khi gửi cho nhà cung cấp giúp đảm bảo rằng thông tin về sản phẩm, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng và các yêu cầu khác được xác định chính xác và đầy đủ Biện pháp nhóm đề xuất:

Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp mẫu sản phẩm hoặc thông số kỹ thuật cụ thé đánh giá về chất lượng sản phẩm, đồng thời cũng có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời để sản phẩm có chất lượng tốt nhất

Xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro và áp dụng các biện pháp phòng ngừa, như bảo hiểm rủi ro, giao dịch trên cơ sở hợp đồng có điều khoản bảo vệ, hay sử dụng các công nghệ tiên tiễn giúp giảm thiểu rủi ro

Xây dựng hệ thống theo dõi và kiểm soát dé phát hiện và ngăn chặn các hoạt động không đúng quy trình hoặc gian lận

Bước 4: Nhận hàng, kiểm tra và nhập kho

Mô tả

Bộ phận nhận hảng tiến hành nhận hàng và kiêm tra hàng hóa nhận về từ nhà

cung cấp Thực hiện kiểm tra chất lượng mẫu mã, số lượng, kích thước, nhãn mác theo như đơn đặt hàng ghi trong hợp đồng Sau khi hoàn thành quá trình kiểm tra, các mặt hàng được chuẩn bị để nhập kho phải đảm bảo rằng các mặt hàng được đóng gói một cách an toản và phù hợp để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyến và lưu trữ Nếu không có van dé gi thi ban giao cho nhân viên kho và bảo vệ chuyền về kho và sắp xếp hàng hóa

Nhân viên kho làm phiếu nhập kho lại toàn bộ số hàng được ø1ao cho Siêu thị, phiếu nhập kho được mm ra thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của bên giao

hàng và bên nhận hàng pháp lý như nhau: 1 liên chuyên cho thủ kho đề thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa vào phần mềm bán hàng và vảo số kho nhập hàng, 1 liên chuyên cho phòng tải chính kế toán ghi sô công nợ phải trả

cho nhà cung cấp, liên còn lại được lưu tại phòng cung ứng Trên phiếu nhập kho, yêu cầu thủ kho phải ghi chính xác tên mã nhà cung cấp đơn vị bán

hàng địa chỉ, mã số thuế để làm căn cứ xác định đúng công nợ phải trả đối

với nhà cung cấp

Sau khi bộ phận kho nhận hàng lập phiếu nhập kho, nhập về kho, bộ phận kế

toán kho căn cứ vào đơn xin hàng của các cửa hàng làm phiếu xuất kho, đưa

cho trưởng phòng cung ứng ký nhận, xong chuyển cho nhân viên ở các cửa

hàng ký nhận hàng, nhân viên nhận hàng phải kiểm tra, chất lượng, mẫu mã, kích thước, số lượng, nhãn mác

Chứng từ: Phiếu giao hàng, phiếu kiêm tra hàng, phiếu nhập kho

Nhận điện và phân tích rủi ro

Hàng hóa kiếm nhận một cách câu thả, qua loa hàng nhận không đúng yêu cầu tiêu chuẩn, kém chất lượng van duoc nhập vào kho

Hàng bị lỗi, bị thiếu không đảm bảo không được kịp thời báo lên cấp trên để

xử lý Hàng hóa không được bảo quản đúng cách trong quá trình nhận và nhập kho,

có thể xay ra ruil ro về hư hỏng, mất mát hoặc thất thoát Biện pháp đối phó với rủi ro

Dé tránh tỉnh trạng nhân viên câu thả hoặc vô tỉnh bỏ sót những phương diện

quan trọng, siêu thị nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cả các đặc

điểm quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng ( số lượng, quy

cách, chất lượng ) và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoàn thiện các bảng kiểm tra này và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng

Bộ phận nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu giao hàng không đúng với hợp động đã được phê duyệt Bồ trí một nhân viên kiểm tra chất lượng độc

lập hỗ trợ việc nhận hang

Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện bộ phận này cần tách biệt với bộ phận đặt hàng

Đánh giá tính hiệu quả:

Ngăn chặn việc nhận hàng không đúng tiêu chuẩn va dam bảo rang chi

những sản pham/dich vụ đáp ứng yêu cầu sẽ được chấp nhận

Đảm bảo việc không có sự thiên vị hoặc xung đột lợi ích xảy ra trong quá

trình nhận hàng và kiểm tra chất lượng

Đảm bảo chất lượng hàng hóa, phát hiện sớm các sai sót, tách biệt trách nhiệm và quyền hạn, tăng cường khả năng phản ứng và giảm thiểu rủi ro và tranh chấp

Biện pháp nhóm đề xuất

Thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp trước khi

nhập kho

Sử dụng công nghệ và hệ thống tự động để kiếm tra số lượng hàng hóa và

giảm thiểu sai sót

Áp dụng hệ thống quản lý kho và cảnh báo để theo dõi hạn sử dụng và đảm bảo hàng hóa được sử dụng trước khi hết hạn

Đảo tạo nhân viên về các quy trình bảo quản và lưu trữ hàng hóa

Thực hiện kiểm tra và xác minh thông tin chứng từ một cách cân thận và đáng tin cậy

Bước 5: Thanh toán cho nhà cung cấp

Mô tả

Sau khi nhận hàng xong phân thanh toán ghi công nợ thuộc trách nhiệm của

phòng tải chính kế toán vả nhân viên kế toán công nợ

Kế toán công nợ sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ mua hàng liên quan cần tiền hành ghi nhận công nợ với nhà cung cấp Cơ sở đề ghi công nợ nhà cung cấp: Hoá đơn GTGT hàng hoá, vật tư mua vào và Hoá đơn vận chuyển hàng (nếu có): phải có đầy đủ các yếu tô hợp lý, hợp lệ (Tên người bán và người mua, mã số thuế của nhà cung cấp; chúng loại hàng hoá, dịch vụ; số lượng, giá tiền, thuế, ngày lập hoá đơn đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và dấu của đơn vị cung cấp)

Kiểm tra phần chiết khấu thanh toán mà Siêu thị được hưởng trong trường

hợp trả tiền sớm

Kế toán công nợ theo đõi công nợ, căn cứ vào lịch thanh toán trên hợp đồng hay yêu cầu thanh toán ngay của nhà cung cấp, kế toán tiễn hành thủ tục đề nghị thanh toán khoản nợ: lên danh sách trả nợ cho nhà cung cấp, chuyền

10

cho kế toán trưởng xem xét, trình ban giám đốc về số tiền phải tra theo trong lịch là bao nhiêu tiền, bao nhiêu nhà cung cấp

Sau khi đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp được phê duyệt, toàn bộ chứng

từ đề nghị thanh toán được chuyền sang cho kế toán công nợ, báo cho kế toán tiền mặt về công nợ phải trả trong ngày tới, kế toán phải kiểm tra xem lượng tiền chỉ trả có đủ theo yêu cầu của phòng kế toán không sau đó báo lại với ban giám đốc và kế toán trưởng để xem và đưa ra quyết định

Trên cơ sở đó, kế toán tiền mặt, tiền gửi (thanh toán qua ngân hàng) tiền hành lập chứng từ chí (Phiếu chỉ) và UNC trình Kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt Sau đó bộ chứng từ (đã có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và Kế

toán trưởng) sẽ được chuyền cho kế toán thanh toán, thủ quỹ để thanh toán cho nhà cung cấp Phiếu chỉ đã có chữ ký của người nhận tiền hay giấy báo

nợ của ngân hàng, kế toán tiền mặt, kế toán tiên gửi tiền hành vảo số chỉ tiết

công nợ cho từng khách hàng, đồng thời lưu các chứng từ thanh toán này với

bộ hoá đơn sốc nhập hàng đã nhận được khi nhận hàng Cuối tháng, phòng

kế toán phải kiểm tra, đối chiếu số công nợ với nhà cung cấp

Chứng từ: Hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp, phiếu chi

Nhận điện, phân tích rủi ro

Nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của kiểm soát nội bộ trong khâu xét duyệt thanh toán để yêu cầu chỉ trả nhiều hơn số thực giao, thanh toan nhiều lần cho cùng một lô hàng giao hoặc trả tiền cho các hóa đơn không có thực Công nợ nhà cung cấp không đúng và không chính xác do chứng từ mua

hàng thiếu không hợp lệ

Giấy đề nghị thanh toán được lập 2 lần

Thực hiện thanh toán không đúng với các điều khoản trên hợp đồng thanh toán

Nhân viên tao ra cac giao dich p1ả hoặc ghi nhận các giao dich khong tồn tại

để lợi dụng tiền mặt hoặc tài sản của siêu thị

Nhân viên chấp nhận hối lộ từ nhà cung cấp để ưu tiên hoặc thực hiện các giao dich không đúng quy trình

Biện pháp đối phó rủi ro

Đơn vị cần phân nhiệm cụ thể cho một cá nhân phụ trách kiểm tra hồ sơ chỉ trả trước khi trình duyệt thanh toán bao gồm việc đối chiếu giữa hóa đơn với

chứng từ đặt hàng và nhận hàng và đóng dẫu “ đã thanh toán” lên các hóa

đơn đã trả tiền

Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt để xác minh và phê duyệt

các giao dịch Kiểm tra sự phù hợp và tính chính xác của các giao dịch và thực hiện đối chiếu với các bằng chứng hợp lệ

11