Bài tập nhóm kiểm toán nợ phải thu khách hàng

Chênh lệch sô chỉ tiết, số cái, bảng cân đối kế toán Có những khoản phải thu lớn thu bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp nên bị nhân viên chiếm dụng vốn hoặc biên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HCM

KHOA KE TOAN - KIEM TOÁN

MON: KIEM TOAN BAO CAO TAI CHINH

BAI TAP NHOM

KIEM TOAN NO PHAI THU KHACH HANG

GVHD: Tran Thi Hai Van

LỚP: ACC714_221_D03

NHÓM: 3

TP Hỗ Chí Minh, tháng 11 năm 2022

Tran Huynh Ngoc Lién

Tran Thi Kim Lién

Huỳnh Thị Thanh Ngân

Lê Thị Thu Ngân

MỤC LỤC

I VE TRI VA DAC DIEM CUA KHOAN MỤC -5-25-S2222c2csc2z.czce 4

An ceeccceccceceeseecceceeecensaeseeeccesenssesssecessesssseesesessessseecsesensaasssesceesessaseseecees 4

2 Dac GUS eeeeeesecesseseceescseceeeesecsesucecevsusessvsnsavsvsnsavsvsusessnsassvsasatevsnsassesasavstsassesesateesnees 7

3 Rủi ro và các sai sót thường gặp trong khoản mục Nợ phải thu: 7

H CÁC VẤN ĐÈ VỀ KẾ TOÁN CỦA KHOÁN MỤC & CÁC QUY ĐỊNH VÈẺ HACH TOAN KE TOAN VA TRINH BAY LIEN QUAN DEN KHOÁN MỤC: 8

1 Các vấn đề về kế todin ctha KhOaN MUC? eee eeesessesesesesscsesesecsesesecsesessesestseesessesesesseseees 8 1.1 Các nguyên tắc kế toán nợ phải thu khách hàng . - 2 2522-52 8 1.2 Chứng từ số sch Ap dyngeee ccccccccscccsscssssssessessseseessesssessessesssessesseesuesstsseeseeseeees 10 2 Cac quy dinh về hạch toán kế toán và trình bày liên quan đến khoản mục: 12

2.1 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phái thu khách hàng - 12

2.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi 14

HI KIỀM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHÁI THU KHÁCH HÀNG 15

1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục 2- 2 2¿+2£+2kSEE2EE+EEE2EE22122122121222122222 15 2 Kiểm soát nội bộ đối với các khoản nợ phải thu khách hàng . - 16

3 Thủ tục đánh giá rủi rO 2-©-s+22++221S2142211521117112211271171122112111271121 221.20 19 A, Thử nghiệm kiểm soát ¿2£ 2£ ©++2S£+SE£+E22E1221121122142111212211211212 212221221 e2 23 5 Thử nghiệm cơ bản - - 5 5 + 3193k HH HH HH HH HT 28 1k đun vo na 29

1Š Jin 0 i0 Jin 29

lS (o0 nh .4d.,.,),HH ,HHĂẬH 33

I VỊ TRÍ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA KHOẢN MỤC

1 Vị trí:

Các khoản mục phải thu được ghi nhận như tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai

Các khoản phái thu của khách hàng được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên

bảng cân đối kế toán, bao gom tat cả các khoản nợ của công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán

VỊ trí khoản mục nợ phải thu khách hàng thuộc phần Tài sản, bao gồm Tài sản dài hạn

và Tài sản ngắn hạn

- _ Bảng cân đối kế toán

+ Cụ thể là Tài sản ngắn hạn, khoán Nợ phải thu nằm ở mục 1, phần III Các khoản

phải thu ngăn hạn

TAI SAN ao:

1 Tiên 1,187,350,251,579 906,974 ,752,516 1,200,418,415,119 1,904,312,680,816

lI Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 21,025.735.779475_ 19.832.829.713.619 18,976,163,363,916 19,533,563,143,705

2 Du phong giảm giá chứng Khoán kinh -S86,201,430 -S67,945,412 580,589,288 697,883,784 lIll

3 Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn 21,025.282,199093 19,832.374.946053 18,975,699,987,622 19,533,087,992,528

1 Phải thu ngắn hạn của khách hàng 4,367,766,482,060 4,593,058,625,517 4,599,132,964,.101 4.551,764,192,610

3 Phải thu nội bộ ngắn hạn -——

4 Phải thu theo tiên độ kế hoạch hợp đồng 1 xây dựng

8 Tài sản Thiếu chờ xử lý ——

- _ Và Tài sản dài hạn, Nợ phải thu nằm ở mục 1, phần I Các khoản phải thu dài

hạn

I Các khoản phải thu dài hạn 16,695, 104,495 16,713,810,495 16,283,088,695 16,641 153,195 III

2 Trả trước cho người bán dài hạn a

4 Phải thu nội bó dài hạn a -

6 Phải thu dài han khác 16,695,104,495 16,713,810,495 16,283,088,695 16,641 ,153,195

7 Dự phòng phải thu dai hạn khó đòi ¬ -

Hình 2 Bảng cân đối kế toán của Công ty Cô phần sữa Việt Nam

Báo cáo tài chính

Thuộc phân Tài sản trên BCTC

+ Nợ phải thu khách hàng nằm trong khoản mục lớn Phải thu ngắn hạn

Công ty Cô phần Sữa Việt Nam

Báo cáo tình hình tài chính riêng tại ngày 30 tháng 9 năm 2022

Mẫu B 01a- DN

(Ban hành theo Thông tư số 200 2014/TT-BTC

ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính)

Mã Thuyết 30/9/2022 1/1/2022

số minh VND VND TALSAN

Tài sẵn ngắn hạn

(100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150) 100 27.104,685.299.376 29.091,665.553.974

Tiền và các khoản tương đương tiền I0 V.Í 1.530081947697 1.485328.101.088

Tiền 1 1.530.081.947.697 — 785.328.101.088

Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120 16.400,000.000.000 17.150.000.000.000

Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn I23 V4(a) 16.400000.000.000 17.150.000.000.000

Các khoản phải thu ngắn hạn 130 4.186.472.397.135 4.881.050.852.605

Phải thu khách hàng 131 V2(a) 3.879108.366482 3.910791.447.986

Trả trước cho người bán 132 425.089.032.110 503.991.322.153

Phải thu ngắn hạn khác l36 V3(a) 482.474.717.975 466467.801.898

Dự phòng phải thu khó đòi 137 V.2(b) (199.719.432) (199.719.432)

Hàng tồn kho 140 V.5 4.308668.838988 5.504.479.715.927

Hàng tổn kho 141 V5 4308947294254 5.505903.495.015

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 494 V3 (278.455.266) (1423.779.088)

TAI SAN

Tài sản ngắn hạn (100 = 110 + 120 + 130 + 140 + 150) 100

Tiền và các khoản tương đương tiền 110

Các khoản tương đương tiền 112

Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn 120

Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn 123

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

Thuyết minh báo cáo tài chính riêng giữa niên độ cho giai đoạn chín tháng kết thúc ngày 30 tháng 9 năm 2022 (tiếp theo)

Mau B 09a— DN (Ban hành theo Thông tư số 200 2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính) Các khoản phải thu

ác khoản u được theo dõi chỉ tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu loại nguyên tỆ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của Công ty Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua - bán Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính thương mại, không liên quan đến giao dịch mua - bán Các khoản phải thu được phân loại là ngắn hạn và dài hạn trên báo cáo tình hình tài chính riêng căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu tại ngày báo cáo

Phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phản ánh theo giá gốc trừ đi dự phòng phải thu

kiến mức tổn thất có thể xảy ra

Phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được phân loại là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại

tệ được đánh giá lại theo tỷ giá thực tế tại ngày báo cáo

TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH RIÊNG

1 Tiền và các khoản tương đương tiền

Tiền mặt

Tiền gửi ngân hang

Các khoản tương đương tiền

1,530.081.947.697

1/1/2022 VND

455.909.074 784.872.192.014 700.000.000.000 1.485.328.101.088

30/9/2022 VND

1/1/2022 VND

2 Đặc điểm:

Nợ phải thu khách hàng là một loại tài sản của doanh nghiệp thé hiện mối quan hệ thanh

toán giữa doanh nghiệp với người mua, được phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ khi nghiệp vụ bán hàng và thu tiền điễn ra không cùng một thời điểm

Nợ phải thu khách hàng có những đặc điểm sau:

- _ Là một tài sản nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên chiếm dụng hoặc tham

^

oO

- La khoan muc co lién quan dén két qua kinh doanh, là đối tượng đề thối phông

doanh thu va loi nhuan

- Dwoc trinh bày theo giá trị thuần có thé thực hiện được => nhiều sai sót và khó kiểm

tra do dự phòng thường dựa vào sự ước tính

3 Rui ro và các sai sót thường gặp trong khoản mục Nợ phải thu:

- _ Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ không cùng đối tượng

- _ Cùng một đối tượng nhưng theo dõi trên nhiều tài khoản khác nhau

H

Quy trình phê duyệt bán chịu không đây đủ, chặt chế: chưa có quy định về số tiền

nợ tối đa, thời hạn thanh toán

Chênh lệch sô chỉ tiết, số cái, bảng cân đối kế toán

Có những khoản phải thu lớn thu bằng tiền mặt với số tiền lớn, không quy định thời hạn nộp nên bị nhân viên chiếm dụng vốn hoặc biên thủ

Cuối kỳ chưa đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ

Không phân loại tuổi nợ, không có chính sách thu hồi

Hạch toán phải thu không đúng ky, khách hàng đã trả nhưng chưa hạch toán Chưa lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc lập dự phòng nhưng trích thiếu hoặc trích thừa, vượt quá ty lệ cho phép

Cuối kỳ chưa tiền hành đánh giá lại để hoàn nhập dự phòng hay trích thêm

CAC VẤN ĐÈ VÈ KẾ TOÁN CỦA KHOẢN MỤC & CÁC QUY BINH VE

HACH TOAN KE TOAN VA TRINH BAY LIEN QUAN DEN KHOẢN MỤC:

1 Các vân đề về kê toán của khoản mục:

1.1 Các nguyên tắc kế toán nợ phải thu khách hàng

Tài khoản này dùng dé phan ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các

khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa,

BDS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ

Mặt khác, khoản mục này còn dùng để phán ánh các khoán phải thu của người nhận thầu

xây dựng cơ bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành, không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngày

Khoản phải thu khách hàng cần được hạch toán chỉ tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chỉ tiết kỳ hạn thu hôi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kê

từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phái thu là các

khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dich vu, ké ca TSCĐ, bắt động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính

Bên giao ủy thác xuất khâu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khâu về tiền bán hàng xuất khâu như các giao dịch bán hàng, cung

cấp dịch vụ thông thường

Trong hạch toán chỉ tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ,

loại nợ có thê trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để

có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối

với các khoản nợ phải thu không đòi được

Doanh nghiệp phái theo dõi chỉ tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại

nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

- _ Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán

phải quy đối ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh

(là ty giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán) Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên

Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sô thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận

trước;

- _ Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đôi

ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi số thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì ty giá thực tế đích danh được xác định

1a ty gid bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó) Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp

dụng ty giá giao dich thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoán tiền) tại thời điểm

nhận trước;

- _ Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ

tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật Tỷ giá

giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tý giá mua ngoại

tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu

và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một

trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định

(phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu

của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn 1.2 Chứng từ số sách áp dụng

Hệ thống số sách kế toán liên quan đến khoản mục nợ phải thu khách hàng bao gồm:

Số chỉ tiết theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng cụ thể

Số cái tài khoản phải thu khách hàng

Bảng tông hợp phái thu khách hàng

Số theo dõi chỉ tiết các khoán dự phòng phải thu khó đòi

Bảng phân tích tuổi nợ

Số cái tài khoản dự phòng phải thu khó đòi

Quyết định của Ban giám đốc đôi với một khoản phải thu khó đòi và sô sách có liên quan

Chứng từ được sử dụng liên quan đến việc hạch toán các khoản phải thu khách hàng bao gom:

Phiéu xuat kho

Hoa don ban hang

Hợp đồng kinh tế

Các chứng từ thê hiện việc đã thanh toán:

Phiếu thu

Giấy báo Có của Ngân hàng

Phiếu kế toán (khi trích lập dự phòng)

Các biên bản khác liên quan đên việc xóa sô một khoản nợ phải thu khó doi Dưới đây là ví dụ một SỐ chứng từ:

2 Các quy định về hạch toán kế toán và trình bày liên quan đến khoản mục: 2.1 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

Nợ Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Có

- Số tiền phải thu của khách hàng phát - Số tiền khách hàng đã trợ nợ

sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng - S6 tiền đã nhận ứng trước, trả trước của hóa, bất động sản đầu tư, tài sản có định, khách hàng

dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng phải thu của khách hàng

- Đánh giá lại các khoản phải thu của

khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc

ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường

hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết

khấu thương mại cho người mua

- Đánh giá lại các khoản phải thu của

khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường

hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền

ghi số kế toán)

Tài khoản có thê có sô dư bên Có: Sô dư bên có phản ánh sô tiên nhận trước một số

đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chỉ tiết theo từng đối tượng cụ thê Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chỉ tiết theo từng đôi tượng phải thu của tài

khoản này đề ghi cả hai chỉ tiêu bên “lài sản” và “Nguôn vôn”

2.2 Tài khoản sử dụng: Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi

Nợ Tài khoản 2293 - Dự phòng phải thu khó đòi Có

- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự - Trích lập các khoản dự phòng tốn that phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài

phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng chính

hết;

- Bù dap phan giá trị đã được lập dự

phòng của khoản nợ không thê thu hồi

được phải xóa sô

Số dư bên Có: Số dự phòng tốn thất tài sản hiện có cuôi kỳ

IH

Hình 4 Sơ đồ hạch toán Dự phòng phải thu khó đòi

KIÊM TOÁN KHOÁN MỤC NỢ PHÁI THU KHÁCH HÀNG

Mục tiêu kiếm toán khoản mục

Tính hiện hữu: Đảm báo tất cả các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn được ghi nhận trong sô cái là hiện hữu tại ngày kết thúc kỳ kế toán

Tinh day da: Đảm bảo tất cá các giao dịch bán hàng chưa thu tiền phát sinh tai ngày hoặc trước ngày kết thúc kỳ kế toán được ghi nhận chính xác trong sô cái

Quyền và nghĩa vụ: Dảm bảo đơn vị sở hữu hoặc có quyền hợp pháp đối với tất cả các khoản mục phái thu khách hàng được ghi nhận trên số cái tại ngày kết thúc kỳ

kế toán Tất cá các khoản phái thu khách hàng không bị hạn chế quyền sử dụng,

quyền sở hữu hoặc các quyền lợi được đám báo khác, nếu không, tat ca các hạn chế quyền sử dụng, quyên sở hữu hoặc các quyên lợi được đảm bảo khác phải được xác

định và thuyết minh trong BCTC

- _ Đánh giá: Đảm bảo dự phòng phải thu khó đòi được lập đầy đủ cho các khoản phải thu khách hàng khó đòi Đảm bảo các khoản phải thu khách hàng bằng ngoại tệ

được quy đổi theo tý giá hồi đoái phù hợp

- Trình bày và thuyết minh: Đảm báo tất cả các thuyết minh cần thiết liên quan đến các khoản phải thu khách hàng ngắn hạn, dài hạn được lập chính xác và các thông tin này được trình bày và mô tả phù hợp trong BCTC

Trên các mục tiêu trên, tính hiện hữu của khoản mục Nợ phải thu khách hàng được

xem là quan trọng nhất Nguyên nhân đến từ việc các doanh nghiệp cô tình khai không

doanh thu, dẫn đến số dư nợ phải thu vượt quá số dư thực tế Bên cạnh đó, doanh nghiệp

có thê có tình không lập dự phòng đầy đủ cho các khoản nợ phải thu khó đòi đề giảm chi phí nên mục tiêu đánh giá và phân bồ cũng là mục tiêu mà kiểm toán viên cần chú ý

xem xét

2 Kiếm soát nội bộ đối với các khoản nợ phải thu khách hàng

Nếu đơn vị không xây dựng hệ thống kiêm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bản hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó tránh khỏi

Điều này có thể làm cho Báo cáo tài chính không phản ánh đúng các khoản nợ phải thu khách hàng của đơn vị, chẳng hạn do đơn vị bản chịu cho các khách hàng không có khả năng thanh toán nhưng đơn vị không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, hoặc số sách theo đời không chặt chẽ nên dẫn đến thất thoát công nợ, hay nhằm lẫn trong theo dõi chỉ

tiết đối với từng khách hàng

Để tìm hiểu và đánh giá rủi ro kiêm soát nợ phải thu khách hàng, kiểm toán viên cần phải khảo sát về hệ thông kiêm soát nội bộ đối với toàn bộ chu trình bán hàng Hệ thống

kiêm nhiệm cho những cá nhân hay bộ phận khác nhau phụ trách Tùy theo quy mô và

đặc điểm soát nội bộ hữu hiểu về chu trình bán hàng cần phái tách biệt các chức năng,

và phân Gia tăng doanh nghiệp mà cách thức tổ chức cụ thê về kiểm soát nội bộ trong

chu trình bán hàng có thê rất khác nhau Đề có thể nghiên cứu đầy đủ về các thủ tục kiêm soát trong chu trình này, phần dưới đây sẽ trình bày một cách thức tô chức chu

trình bán hàng đôi với các doanh nghiệp có quy mô tương đôi lớn và chủ yêu thực hiện bản chịu Quy trình nêu trên về các bước công việc trong kiêm soát nội bộ đôi với chu

trỉnh báo hang, đặc biệt là trong bản chịu, được mô tả t6m tắt như sau:

Lập Lệnh bán hàng (hay Phiếu xuất kho)

Căn cứ Đơn đặt hàng của khách hàng, các bộ phận bán hàng sẽ xét duyệt Đơn đặt hàng

về số lượng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị và lập

lệnh bán hàng (hay Phiếu xuất kho) Trong trường hợp nhận đặt hàng qua e-mail, điện

thoại tax cần có những thủ tục đê đảm bảo cơ sở pháp lý về việc khách hàng đã đặt

hàng Việc chấp thuận Đơn đặt hàng cần được hồi báo cho khách hàng biết đề tránh các

tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin về tình hình

tài chính, vấn đề chỉ trả, của khách hàng Trong những môi trường kinh doanh có rủi

ro cao, một biện pháp khá hữu hiệu là yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hay ký quỹ Xuất kho hàng hóa

Căn cứ Lệnh bán hàng đã được phê chuân bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho xuất

hàng cho bộ phận gửi hàng

Gửi hàng

Bộ phận gửi hàng lập Chứng từ gửi hàng và gửi cho khách hàng Chúng từ này là cơ sở

dé lập hóa đơn và thường bao gôm các thông tin về quy cách và chủng loại hàng hóa, số

lượng và các dữ liệu có liên quan Ngoài ra, đơn vị nên thành lập bộ phận gửi hàng độc

lập để hạn chế nhằm lẫn trong khâu xuất hàng và các gian lận có thé xay ra do sy thong

đồng giữa kho với người nhận hàng

Lập và kiếm tra Hóa đơn

Do Hóa đơn cung cấp thông tin cho khách hàng về sô tiền mà họ phải trả nên Hóa đơn

cần được lập chính xác và kịp thời Tốt nhất là Hóa đơn được lập bởi một bộ phận độc

lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, bộ phận này có trách nhiệm:

- Kiém tra số hiệu các Chứng từ gửi hàng

- _ So sánh Lệnh bán hàng với Chứng từ gửi hàng Đơn đặt hàng và các thông báo điều

chỉnh (nếu có)

- _ Ghi tất cả những dữ liệu cần thiết vào Hoa đơn

- _ Ghi giá vào Hóa đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vi

- _ Tính số tiền cho từng loại và cho cả Hóa đơn

Trước khi gửi Hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại về những số liệu ghi trên Hóa

đơn Tổng cộng Hóa đơn phát hành từng ngày phải được ghi vào tài khoản tông hợp trên

Số cái Từng Hóa đơn được sử dụng đề ghi vào tài khoản chỉ tiết giúp theo dõi nợ phải

thu của từng khách hàng Đề tăng cường kiêm soát đôi với chức năng này, có thê:

- _ Thiết lập và thường xuyên cập nhật bảng giá đã được duyệt

- _ Quy định rõ ràng và chặt chẽ về chính sách chiết khấu

- _ Trước khi gửi đi, Hoá đơn cần được kiêm tra lại bởi một người độc lập với người

lập Hóa đơn

Theo dõi thanh toán

Sau khi đã lập Hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng, kế toán vẫn phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu

Dé theo déi chặt chẽ việc thu tiền, cần phải liệt kê các khoản nợ phải thu theo từng nhóm

tuôi dé theo dõi và phân công đòi nợ, thông thường công việc này được giao do bộ phận

phụ trách bán chịu Ngoài ra, để giám thiểu sai phạm, đơn vị có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách kế toán chỉ tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên,

cân lưu ý răng gian lận vân có thê xảy ra nêu họ thông đồng với nhau

Ngoài ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo nợ cho khách hàng Điều này, một mặt, sẽ giúp cho đơn vị nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu, mặt khác còn

giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch (nêu có) giữa số liệu của

hai bên Thủ tục gửi thông báo nợ có thê thực hiện định kỳ hàng tuần, hàng tháng hay hàng quý trong năm và dưới nhiều hình thức như gửi email hay fax, gửi thư qua bưu

điện hay nhân viên theo đõi công nợ của hai bên tiếp đối chiêu với nhau

Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá

Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách hay kém phim

chất, họ có thê gửi trả lại cho đơn vị Vì thế doanh nghiệp cần có một bộ phận độc chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như khâu trừ những khoản liên quan đến các hàng hóa này, và đơn vị có thẻ thiết kế một chứng từ riêng để phản ánh sự xét duyệt đối với

hàng bị trả lại hay giảm giá, chứng từ này cũng được sử dụng làm căn cử ghi nghiệp vụ trên

Cho phép xóa số các khoản nợ không thu hồi được

Khi không còn hy vọng thu hồi được các khoản nợ phải thu khách hàng, người quản lý

có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có thâm quyền cho phép xóa số các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kê toán sẽ ghi chép vào sô sách

Đề tăng cường kiểm soát đối với việc xoá số nợ phải thu khó đòi, hạn chế các gian lận

có thê phát sinh (ví dụ nhân viên chiếm dụng các khoán tiền mà khách hàng đã trả, sau

ăn che giấu bằng cách xóa sô chúng như một khoán nợ khó đòi), đơn vị cần quy định

chặt chẽ thủ tục xét duyệt vấn đề này

3 Thú tục đánh giá rủi ro

Như đã đề cập, nợ phải thu khách hàng là khoản mục có liên quan mật thiết đến kết quả

kinh doanh, do đó, có rủi ro là Ban Giám đốc sẽ sử dụng các thủ thuật đề thối phông hoặc che dấu doanh thu và lợi nhuận của đơn vị Các cách thức thường sử dụng như là:

- _ Khai cao doanh thu và nợ phải thu thông qua ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng chưa

đủ điều kiện ghi nhận hay bán hàng không có thật

- Khai cao giá trị thuần nợ phải thu thông qua việc lập dự phòng không đầy đủ Không

khai báo các khoản nợ phải thu đã đem thể chấp cho các Hợp đồng vay

Đê đánh giá rủi ro có sai sót trọng yêu về nợ phải thu, kiêm toán viên cân hiệu biệt về

đơn vị và môi trường của đơn vị được kiêm toán, trong đó có kiêm soát nội bộ Đê có

được những hiệu biết này, kiêm toán viên thường tiên hành phỏng vân Ban Giám đôc

và các cả nhân khác trong đơn vị, thực hiện thủ tục phân tích, quan sát và điều tra

Kiểm toán viên thường thu thập thông tin về môi trường của đơn vị như:

- _ Hoạt động kinh doanh chính, các khách hàng chính

- _ Chính sách bán hàng

- Đối thủ cạnh tranh, sản phâm cạnh tranh

- Đặc điểm bán hàng, tinh hinh ban hang (thời diém ghi nhan doanh thu, rui ro ban

hang )

- _ Các điều khoán về hàng bán trả lại, chiết khấu, giảm giá,

- _ Các Hợp đồng cho thuê, Hợp đồng đi vay

Ngoài ra, kiểm toán viên cần tìm hiểu kiêm soát nội bộ về doanh thu và nợ phải thu Các nội dung cần tìm hiệu là những thành phần của kiểm soát nội bộ như môi trường kiếm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiêm soát, thông tin truyền thông và giám mát, trong đó cần chú trọng đến các quy định về kế toán Tuy nhiên, do không phải thủ tục kiểm soát

nào cũng liên quan đên nợ phải thu, kiêm toán viên phải sử dụng xét đoán chuyên môn

đề kiêm tra các thủ tục kiểm soát, riêng lẻ hay kết hợp với thủ tục kiểm soát khác, có

liên quan nợ phải thu

Tìm hiểu kiểm soát nội bộ đối với tổ chức bán hàng và nợ phải thu khách hàng phải bắt

đầu từ khi nhận Đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh toán, vận chuyền, lập Hóa

đơn, ghi chép doanh thu, nợ phải thu khách hàng, cho đến khi được khách hàng trả tiền

và ghi tăng quỹ Đề tìm hiểu về kiểm soát nội bộ nợ phải thu, kiểm toán viên sử dụng bảng câu hỏi nhằm xem xét những thủ tục kiểm toán có được thiết kế và có được thực hiện hay không Đối với bảng câu hỏi được thiết kế dưới dạng câu trả lời “có” hay

“không” Các câu trả lời “có” cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu còn đối với câu trả lời “không” sẽ cho thấy những yêu điểm của hệ thống kiêm soát nội bộ (Bảng 1).Sau đó, kiếm toán viên cần thực hiện kỹ thuật kiếm tra từng bước (walkthrough) để đảm bảo việc mô tả hệ thống kiêm soát nội bộ đúng với hiện trạng của hệ thống kiểm

Có Không Quan Thứ

trọng yêu

1 Các khoản bán chịu có được xét duyệt trước

khi gửi hàng hay không?

2 Các chứng từ gửi hàng có được đánh số liên

tục trước khi sử dụng hay không?

3 Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên

4 Cé bang gia lam co sé dé tinh tiền trên hóa

don hay khéng?

5 Có quy trình xét duyệt đánh gia khả năng

trả nợ của khách hàng trước khi bán chịu

hay không?

6 Hàng tháng có gửi bảng sao kê công nợ cho

khách hàng hay không?

7 Đơn vị có thực hiện đối chiếu giữa tài

khoản chỉ tiết các khoản nợ phải thu khách

hàng với tài khoản nợ phải thu khách hàng

trên số cái không?

8 Hàng tháng đơn vị có tính toán lại tuổi nợ

đề ước tính giá trị thu hồi nợ phái thu quá

hạn không?

9 Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi

gửi đi hay không?

10 Việc phi nhận hàng trả lại có sự phê duyệt

của người có thầm quyền hay không?

Trên cơ sở các hiểu biết về đơn vị được kiểm toán, môi trưởng của đơn vị và kiểm soát

nội bộ, kiêm toán viên đánh giá rủi ro có sai sót trong yêu ở cấp độ cơ sở dẫn liệu cho

nợ phải thu Dựa trên đánh giá này, kiểm toán viên có thê thiết kế nội dung, lịch trình

và phạm vi thủ tục kiểm toán tiếp theo phù hợp Ví dụ, qua tìm hiểu, kiểm toán viên

được biết đơn vị bán chịu rất nhiều cho các khách hàng, tuy nhiên, đơn vị chưa từng đối

chiếu công nợ với khách hàng, như vậy rủi ro kiểm soát là cao và sẽ có khả năng sai sót

trọng yêu đối với số dự nợ phải thu khách hàng