STT Nội dung công việc Ngườithực hiện Thời gian dự kiến thực hiện Thời gian hoàn thành 1 - Quy trình mua hàng Mua sơn: +Xác định nhu cầu mua hàng + Lựa chọn nhà cung cấp +Mua hàng - Quy
Trang 1ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
Trang 2STT Nội dung công việc Người
thực hiện Thời gian dự kiến
thực hiện
Thời gian hoàn thành
1 - Quy trình mua hàng (Mua sơn):
+Xác định nhu cầu mua hàng
+ Lựa chọn nhà cung cấp
+Mua hàng
- Quy trình nhận hàng( Nhận sơn):
+Nhận hàng
- Nêu ra các rủi ro và các biện pháp
giải quyết rủi ro trong quá trình
mua hàng và nhận hàng
- Đặt câu hỏi phỏng vấn liên quan
đến quá trình mua và nhận hàng
NguyễnThanhTuyết
Trang 3quyết rủi ro trong quy trình thu
tiền
- Đặt câu hỏi phỏng vấn,
3 - Đặt câu hỏi phỏng vấn đơn vị, từ
đó tìm hiểu các hoạt động dưới đây:
- Tìm hiểu về quy trình Công ty
thanh toán cho Nhà cung cấp
+Hoạt động ghi nhận công nợ với
nhà cung cấp
+Lập đề nghị thanh toán
+Hoạt động kiểm tra và phê duyệt
đề nghị thanh toán
+Tiến hành thanh toán
- Tìm hiểu về quy trình Công ty
tiếp nhận và xử lý đơn hàng
+ Hoạt động tiếp nhận đơn hàng
+ Hoạt động xem xét khả năng đáp
+ Đánh giá rủi ro Công ty có thể
phải đối phó khi thực hiện các hoạt
động trên Từ đó đưa ra mục tiêu
kiểm soát
Trần ThịHồngGiang
Trang 45 - Liên hệ và thu thập thêm thông
tin, số liệu khác của Công ty
TNHH Hoàng Long
- Tổng hợp toàn bài, kiểm tra và
chỉnh word
HoàngNguyễnNguyệtMinh
2 tuần 1/11/2023
I/ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
- Tên công ty: Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Hoàng Long
- Địa chỉ: 59 Tôn Đức Thắng, Phường Nam Lý, Thành phố Đồng Hới, Tỉnh QuảngBình
- Quá trình hình thành và phát triển:
· Ngày 28/11/2011, công ty chính thức đi vào hoạt động, với 12 năm xâydựng và phát triển bền vững công ty đang trưởng thành và lớn mạnh theothời gian
· Năm 2015, công ty đã đăng ký thêm một số ngành nghề kinh doanh để mởrộng thêm lĩnh vực của mình
· Vốn điều lệ của công ty tăng từ 3 tỷ từ lúc mới thành lập lên 12 tỷ đồng ởthời điểm hiện nay Điều này cho thấy công ty đã mở rộng được quy môngày càng lớn và đa dạng nhiều lĩnh vực hơn
- Công ty chuyên về bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xâydựng các cửa hàng chuyên danh Ngoài ra công ty còn kinh doanh các ngành nghềkhác như:
· Xây dựng nhà các loại
· Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ
Trang 5· Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác
· Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
· Hoạt động thiết kế chuyên dụng
Cung cấp các dòng sơn : sơn nước sơn dầu, sơn chống rỉ, sơn PU sỉ và lẻ chokhách hàng trong khu vực tỉnh Quảng Bình và trên toàn quốc
Cung cấp các loại kính trong xây dựng như kính hộp, kính dán an toàn, kính chốngnóng…
Cung cấp các thiết bị lắp đặt phục vụ trong xây dựng: máy khoan, máy phun sơn,máy cắt gạch,
BẢNG NHẬN DIỆN, ĐÁNH GIÁ, XỬ LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI
Stt Khả năng xảy ra (P) Điểm Hậu quả xảy ra
Tổng điểm đánh giá R= P x S
Trang 6II/ Quy trình mua hàng:
Trong công ty TNHH Hoàng Long, việc mua sơn cũng như các công cụ, dụng cụ đến việc chế biến sơn không thể thiếu.Vậy cần mua bao nhiêu để tối thiểu hóa chi phí phí bảo quản và đủ đáp ứng cho nhu cầu mua bán Vì vậy, công ty cần có quy trình kiểm soát nội bộ về quá trình mua hàng và đề ra các biện pháp rủi ro để hạn chế rủi ro ít nhất có thể
Sau đây là quy trình mua hàng:
Bước 1:Xác định nhu cầu:
- So sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu à Nếu số lượng không đảmbảo nhu cầu sử dụng và dự trữ, bộ phận mua hàng xác định nhu cầu cần mua bổ sung thêm
- Các bộ phận có nhu cầu cũng có thể lập yêu cầu mua hàng gửi về phòng
Trang 7Đầu vào, xử lí, đầu ra:
- Đầu vào – Xử lý – Đầu ra:
+ Đầu vào:Yêu cầu mua vật tư từ các bộ phận, số liệu hàng tồn còn trongkho, số lượng đơn đặt hàng, Dữ liệu đặt hàng dựa vào các năm trước+ Xử lý: dựa vào đầu vào, lập kế hoạch mua vật tư Trường hợp vật tư ởkho không đủ, lập đề nghị mua hàng Nắm số lượng vật tư hay thiết bịcần mua, xem xét và lưu ý các mốc thời gian để đảm bảo đúng yêu cầu,kịp thời Đề nghị mua hàng được xem xét, đối chiếu với yêu cầu cungcấp vật tư và tiến hành phê duyệt đề nghị mua hàng
+ Đầu ra: đề nghị mua hàng được duyệt thể hiện lượng vật tư, hàng hóa cầnmua, thời gian nhập hàng về
- Các bộ phận, cá nhân:
+ Bộ phận kinh doanh: Nhân viên lập yêu cầu cấp vật tư Trong trường hợpvật tư ở kho không đủ, đề xuất đề nghị mua hàng đưa cho bộ phận kiểmduyệt
+ Bộ phận kế toán: Kế toán trưởng rà soát, đối chiếu với yêu cầu cấp vật tưnhằm đảm bảo chính xác về số lượng, chủng loại, quy cách và phê duyệt
đề nghị mua hàng
Bao gồm các rủi ro:
1 Rủi ro đề nghị mua hàng được lập với số lượng vượt quá nhu cầu thực tế của đơn
vị
+ Đánh giá rủi ro:Rủi ro được đánh giá ở mức độ thấp, mức độ tác động CaoRủi ro được đánh giá ở mức độ thấp Các đơn vị sẽ đặt hàng dựa trên dữ liệu lịch sử về đơn đặt hàng và nhu cầu để dự đoán mức độ cần đặt hàng trong tương lai Điều này giúp giảm thiểu sai lầm trong dự đoán .Thông thường, để
Trang 8đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách, đơn vị sẽ đặt nhiều hơn mức dự đoán.Đây cũng là một loại rủi ro về chi phí bảo quản hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng lên
Khả năng phát sinh khá Thấp(P=2): rủi ro ít xảy ra trong đơn vị do Công tyyêu cầu đề nghị mua hàng phải được trình lên cho cấp trên có thẩm quyền phêduyệt, thông qua xét đoán chuyên môn và dữ liệu lịch sử về đơn đặt hàng Điềunày sẽ giúp giúp hạn chế phát sinh rủi ro
Mức độ tác động Cao( S=4): Trong trường hợp cấp trên có thẩm quyền làmviệc không hiệu quả, qua loa, rủi ro phát sinh đem lại ảnh hưởng lớn đối vớiđơn vị Khai khống số lượng trên đề nghị mua hàng làm đơn vị hao phí nguồnlực của đơn vị, làm tăng chi phí cho một khoản không cần thiết, qua đó ảnhhưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị
Tổng điểm đánh giá = P*S= 2*4=8
+ Biện pháp giải quyết rủi ro nhóm đề xuất:
Sử dụng dữ liệu lịch sử: Sử dụng dữ liệu lịch sử về đơn đặt hàng và nhu cầu
để dự đoán mức độ cần đặt hàng trong tương lai Điều này giúp giảm thiểu sailầm trong dự đoán
Thiết lập quy trình kiểm soát đặt hàng: Xây dựng một quy trình đặt hàng rõràng và chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi đơn đặt hàng đi qua các bước kiểm tra vàphê duyệt trước khi được thực hiện
Sử dụng phần mềm quản lý đặt hàng: Các hệ thống phần mềm quản lý đặthàng có thể giúp theo dõi và kiểm soát việc đặt hàng Chúng có thể bao gồmtính năng tự động đặt hàng dựa trên dữ liệu lịch sử
Tham khảo ý kiến từ các bên liên quan: Liên hệ với các phòng ban khác,như kế toán, bán hàng và sản xuất, để hiểu rõ nhu cầu và tình hình thực tế trướckhi đặt hàng
Trang 9Thiết lập ngưỡng cảnh báo: Xác định một ngưỡng cảnh báo cho mỗi sảnphẩm hoặc dịch vụ để cảnh báo khi đơn đặt hàng sắp vượt quá ngưỡng này.
Kiểm tra hàng tồn kho hiện tại: Đảm bảo rằng bạn kiểm tra hàng tồn khohiện tại trước khi đặt hàng mới để tránh việc đặt hàng thừa
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng nhân viên liên quan đến quy trình đặthàng được đào tạo để hiểu quy trình và trách nhiệm của họ, và các chính sách
xử phạt liên quan cần được ban hành và phổ biến đến nhân viên
2 Rủi ro về đề nghị mua sơn không xác định chính xác về số lượng, chủng loại, quycách
+ Đánh giá rủi ro: Khả năng phát sinh Thấp, mức độ tác động Lớn
Rủi ro đội ngũ các bộ phận lập đề nghị mua hàng sai về số lượng, chủngloại, chất lượng và quy cách đối với nhu cầu mang bản chất là một sai sót.Khả năng phát sinh Thấp( P=2): Do ở bước này, đơn vị thực hiện biện phápyêu cầu đề nghị mua hàng được cho các cấp có thẩm quyền xem xét, kiểmtra trước khi chuyển đề nghị mua hàng sang phòng kế toán Điều này giúpđơn vị phát hiện các sai sót và kịp thời xử lí Tuy nhiên, không loại bỏ khảnăng rủi ro có thể xảy ra nếu cán bộ kỹ thuật làm việc qua loa, thiếu tráchnhiệm
Mức độ tác động Lớn( S=4): những sai sót về số lượng, loại hàng, quy cáchnày có thể làm thiếu nguyên vật liệu,không đủ đáp ứng cho nhu cầu củakhách hàng hay thừa sơn làm lãng phí nguồn lực đơn vị và tăng chi phí bảoquản hàng tồn kho
Tổng điểm đánh giá = P*S= 2*4=8.Rủi ro này được đánh giá ở mức độ thấp
+ Biện pháp giải quyết rủi ro nhóm đề xuất:
Đề nghị mua hàng cần được trình lên cấp có thẩm quyền kiểm tra và xétduyệt
Thủ tục yêu cầu nhân viên làm việc nghiêm túc, có trách nhiệm và cácchính sách xử phạt liên quan cần được ban hành và phổ biến đến nhân viên
Trang 103 Rủi ro về việc về việc đặt hàng không kịp thời hoặc không đảm bảo sản phẩmhoặc dịch vụ đến đúng thời hạn.
+ Đánh giá rủi ro: Khả năng phát sinh Thấp, mức độ tác động Lớn
Khả năng phát sinh Thấp (P=2) : do ở bước này, đơn vị thực hiện luôn có kế hoạch
về việc đặt hàng và đơn vị thường xuyên kiểm tra số dư hàng tồn kho.Và luôn cóphương pháp xác định thời điểm đặt hàng phù hợp Điều này giúp đơn vị phát hiện
và đặt hàng kịp thời, đúng thời điểm.Tuy nhiên, không loại bỏ khả năng rủi ro cóthể xảy ra nếu cán bộ kỹ thuật làm việc qua loa, thiếu trách nhiệm
Mức độ tác động lớn(S=4): Không kiểm soát được thời gian vận chuyển, có thểthời gian vận chuyển bị tác động bởi các yếu tố như thời tiết, giao thông, Tổng điểm đánh giá = P*S= 2*4=8 Rủi ro này được đánh giá ở mức độthấp
+ Biện pháp giải quyết rủi ro nhóm đề xuất:
Lập kế hoạch mua hàng:Xác định nhu cầu và thiết kế một kế hoạch muahàng cẩn thận với các thời hạn cụ thể
Sử dụng phần mềm quản lý đặt hàng để theo dõi tiến độ đặt hàng và lịchtrình giao hàng
Thỏa thuận về thời hạn giao hàng:Đàm phán với nhà cung cấp về thời giangiao hàng cụ thể và điều khoản quản lý thời gian trong hợp đồng
Theo dõi tiến trình vận chuyển:Theo dõi tiến trình vận chuyển sản phẩm vànhận thông tin cụ thể về lịch trình giao hàng
Xác định các sự cố có thể xảy ra:Đánh giá các rủi ro tiềm năng liên quanđến thời gian, như tình hình giao thông, thời tiết, và sự cố sản xuất, và phát triển
Trang 11Liên hệ với nhà cung cấp và đối tác vận chuyển: Liên hệ với nhà cung cấp
và đối tác vận chuyển để xác minh và cập nhật về lịch trình giao hàng.Bước 2: Đặt hàng
-Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp
- Việc lựa chọn nhà cung cấp phải đảm bảo tính khách quan, dựa vào các
tiêu thức như giá cả, chất lượng hàng hóa và sự tin cậy lẫn nhau
- Đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm các thủ
tục và ký kết hợp đồng
- Bản sao của đơn đặt hàng được gửi tới cho:
+ Bộ phận nhận hàng: theo dõi, chuẩn bị công tác nhận hàng
+ Bộ phận kế toán thanh toán: kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán
- Đầu vào – Xử lý – Đầu ra:
+ Đầu vào: đề nghị mua hàng
+ Xử lý: Phòng kinh doanh tìm nhà cung cấp, liên hệ bằng điện thoại hoặchẹn ký hợp đồng Dựa vào đề nghị mua hàng để lập đơn đặt hàng giámđốc hoặc trưởng phòng ký duyệt đơn đặt hàng
+ Đầu ra: đơn đặt hàng được phê duyệt và được gửi cho nhà cung cấp
- Các bộ phận, cá nhân:
+ Bộ phận kế toán: Kế toán công nợ liên hệ với nhà cung cấp cũ hoặc tìmnhà cung cấp mới; lập đơn đặt hàng, ký hợp đồng hoặc gọi điện đặthàng
+ Giám đốc hoặc trưởng phòng ký duyệt đơn đặt hàng
+ Bộ phận nhận hàng : theo dõi, chuẩn bị công tác nhận hàng
Bao gồm rủi ro:
1 Rủi ro Nhân viên đơn vị vì lợi ích cá nhân nên lựa chọn nhà cung cấp không phùhợp
+Đánh giá: khả năng phát sinh Trung bình, mức độ tác động Lớn
Trang 12Khả năng phát sinh Trung bình(P=3): Công ty đã hoạt động trong thời giandài, tạo được các mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp quen thuộc Công tythường thực hiện giao dịch đặt hàng với các nhà cung cấp lâu năm này nênkhả năng thông đồng ít xảy ra Tuy nhiên đôi lúc nhà cung cấp không cungứng được, đơn vị phải tìm nhà cung cấp mới Ở đây tồn tại rủi ro nhân viênlựa chọn nhà cung cấp không phù hợp do thông đồng để hưởng hoa hồnghoặc lựa chọn nhà cung cấp là người thân, người quen.
Mức độ tác động Lớn(S=4): Việc lựa chọn nhà cung cấp không đủ năng lựchay nhà cung cấp cung ứng hàng với mức giá, chất lượng và điều kiệnkhông tốt bằng những nhà cung cấp khác gây ảnh hưởng nặng nề cho đơn
vị Công ty đối mặt với việc hàng hoá không đảm bảo chất lượng được sửdụng có thể ảnh hưởng chất lượng công trình, giá cả không hợp lí làm chiphí bị đẩy cao ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của đơn vị
Tổng điểm đánh giá = P*S= 3*4=12 Rủi ro này được đánh giá ở mức độcao
+ Biện pháp giải quyết rủi ro nhóm đề xuất:
Thiết lập quy trình lựa chọn nhà cung cấp mới: Yêu cầu kế toán công nợtìm và lựa chọn 2-3 nhà cung cấp và thu thập thông tin về mỗi nhà cũngcấp Lập bảng so sánh, đồng thời lập bản yêu cầu, chỉ tiêu của đơn vị vềmặt hàng cần mua, qua đó so sánh và tìm ra nhà cung cấp tốt nhất.Giám đốc xem xét, kiểm tra bảng so sánh các nhà cung cấp và thực hiệnphê chuẩn cho nhà cung cấp để thực hiện liên lạc đặt, mua hàng
Bước 3 : Nhận hàng và bảo quản:
-Bộ phận nhận hàng tiến hành làm các thủ tục kiểm tra và nhận hàng trên cơ
sở đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa thực tế được nhận với
đơn đặt hàng và phiếu giao hàng của nhà cung cấp
- Hàng hóa giao nhận và người chịu trách nhiệm giao nhận được thể hiện
trên biên bản giao nhận hàng hóa
- Bộ phận nhận hàng phải làm thủ tục nhập kho hàng hóa, giao thẳng đến bộ
phận sử dụng hoặc giao thẳng cho khách hàng
Bao gồm các rủi ro:
Trang 131 Rủi ro nhận hàng hàng không đúng chất lượng, không đủ hàng
+ Đánh giá: khả năng phát sinh Thấp, mức độ tác động Lớn
Khả năng phát sinh Thấp( P=2): Đơn vị của công ty đã có bộ phận nhậnhàng riêng Đồng thời, cũng có thủ kho kiểm đếm lại trong quá trình nhậphàng vào kho Tuy nhiên sai phạm này có thể xảy ra kho hai bộ phận nàythông đồng với nhau đề lấy bớt hàng,hoặc thay thế hàng
Mức độ tác động Lớn (S=4): Nếu bộ phận Bán hàng và gia công làm việcthiếu trách nhiệm, tắc trách dẫn đến việc nguyên vật liệu kém chất lượng sẽảnh hưởng đến uy tín của đơn vị, mất khách
Tổng điểm đánh giá = P*S= 2*4=8.Rủi ro này được đánh giá ở mức thấp
+ Biện pháp giải quyết rủi ro nhóm đề xuất:
Kiểm tra sản phẩm khi nhận hàng: Kiểm tra sản phẩm ngay sau khi nhậnhàng Kiểm tra từng đợt hàng một để đảm bảo rằng chất lượng và số lượngđúng như cam kết
Tạo quy trình kiểm tra chất lượng: Xây dựng quy trình kiểm tra chất lượng
mà bạn và nhà cung cấp đều đồng ý Điều này có thể bao gồm kiểm tra mẫungẫu nhiên hoặc kiểm tra 100% sản phẩm, tùy theo tính chất của sản phẩm.Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp: Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cungcấp, và luôn thông báo về các yêu cầu chất lượng cụ thể của bạn Hợp tác
để giải quyết mọi vấn đề về chất lượng nhanh chóng
Lập phương án dự phòng: Nếu bạn gặp sự cố về chất lượng sản phẩm, hãy
có một phương án dự phòng để xử lý, bao gồm đòi hỏi đổi/đổi trả sản phẩmhoặc tìm nguồn cung cấp thay thế
Quy trình Công ty thanh toán cho Nhà cung cấp
● Hoạt động ghi nhận công nợ với nhà cung cấp
● Đầu vào – Xử lý – Đầu ra:
Trang 14○ Đầu vào: đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng đã được duyệt, hợp đồng mua vật
tư, hóa đơn VAT, phiếu nhập kho
○ Xử lý: kiểm tra tính đúng đăn về số lượng, giá tiền, tên nhà cung cấp ,theo dõi hàng bị hỏng hay không Tiến hành hạch toán Định kỳ đối chiếucông nợ với nhà cung cấp
○ Đầu ra: nghiệp vụ được hạch toán, công nợ được kiểm tra
● Các bộ phận, cá nhân:
○ Bộ phận kế toán: Kế toán công nợ hạch toán nghiệp vụ mua vật tư, lập biênbản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng mua vật tư (Sau khithanh toán)
● Rủi ro thứ nhất: Kế toán công nợ hoạch toán nghiệp vụ mua vật tư không có thực
○ Đánh giá: khả năng phát sinh Trung bình, mức độ tác động Cao
Khả năng phát sinh Trung Bình: Kế toán đảm nhiệm việc hoạch toánnghiệp vụ mua hàng có khả năng mua bộ chứng từ giả, lập chứng từ giả vàhợp thức hoá để ghi khống nghiệp vụ mua vật tư nhằm gian lận, chiếm đoạttiền của đơn vị Ngoài ra, việc kế toán công nợ đảm nhiệm lập đơn muahàng và hoạch toán nghiệp vụ có thể gia tăng rủi ro hạch toán nghiệp vụkhông thực với chứng từ không đầy đủ (không có phiếu nhập kho, hoá đơn.Sai phạm này càng dễ thực hiện và che dấu cho kế toán công nợ kiêmnhiệm theo việc đối chiếu và lập biên bản đối chiếu công nợ với nhà cungcấp (Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi kế toán công nợ vừa nắm giữchức năng ghi chép, vừa nắm giữ chức năng kiểm tra)
Mức độ tác động Lớn: Sai phạm này ảnh hưởng nghiêm trọng làm tiêu haonguồn lực, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị Công ty phảichi một khoản tiền cho một nghiệp vụ mua hàng không thực sự phát sinh.+ Biện pháp nhóm đề xuất:
Kế toán trưởng định kỳ cần xem xét, kiểm tra tính hợp lệ và sự đầy đủ củachứng từ trong mỗi nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận
Biên bản đối chiếu công nợ cần được xem xét, kiểm tra bởi cá nhân độc kậpvới nhân viên nghi nhận nghiệp vụ nhằm đảm bảo các chênh lệch bếtthường bị che dấu
Thủ tục, chính sách xử phạt đối với các hành vi gian lận được quy định vàphổ biến đến nhân viên
- Rủi ro thứ hai: Kế toán công nợ hoạch toán nghiệp vụ mua hàng, ghi nhận công nợkhông chính xác
+ Đánh giá: khả năng phát sinh Trung bình (3), mức độ tác động Cao (5)