Bài tập nhóm thực hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin Đề tài quản lý kho hàng

Việc quản lý kho hàng thường đòi hỏi sự linh hoạt trong việc xử lý đơn đặt hàng, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng.. Môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi tính lĩnh hoạt

DE TAI: QUAN LY KHO HANG

Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Thị Thanh Thủy

Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Văn Hiệu - 2001202080

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 5-2212 112211211121112111221121211211212212 2121212122212 4 CHƯNG l 522222 2222221122211221112211217112112112112221221222 1e 5 TNG QUAN 0 22 222122112221221122112111221121211011211221111212222 re 5 1.1 GIỚI THIỆU 22 2-222+2E22E2122E1222125122211211221121112112711211.111212211 2e ca 5 1.2 MỤC TIỂU VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI - 2-22222212211222122112211271.211 22 cty 5 1.3 KHẢO SÁT HỆ THỒNG -2- 52 2 122112221221122112211211211121122E re 6 1.4 KẾT CHƯƠNG 225-2212 1222122112111211222112112221121101121222122 re 7 CHƯNG 2 - 52 221 221122211222112211221127122122221122122122 re 8 PHẦN TÍCH HỆ THỒNG - 2-22 212 221122112711211127112211211221122212212 re 8 2.1 GIỚI THIỆU 222 1 22E2221222112211271121127112112211211121122111111121 ng 8 2.3 MÔ HÌNH HÓA CHUC NANG coc ccceccescssesessessssessesssesstescssvessesenssessesaneseesies 20 2.4 SO DO LOP MỨC PHÂẦN TÍCH 252222 S212231221121121121E1711121E.1 1 xe 28 2.5 KẾT CHƯƠNG ¿22 222221221122112111221122112211221121112211222112 re 28 CHƯƠNG 3 22 221221222711222112211022112.1211.2121222 22212 rea 29 THIẾT KÉ HỆ THỐNG 22 2S2E219EE12251223112112211121122711211.1121211211 112 re 29 3.1 GIỚI THIỆU -2-+2+222E22122211221122112112211121112112211211221122211 2 re 29 3.2 THIẾT KẾ C§DL - 22 2222E12E212251221112112211221122112111211220121 2.1.2 rre 29 3.3 THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỆ THÓNG -2-222221222E22211221122112711221 222 e 30 3.4 SƠ ĐỎ LỚP Ở MỨC THIẾT KẾ 2 2SS22192EE222122512211271122212712222E ty 31 3.5 THIET KE CHUC NANG HE THONG Losec ccscssssesssesssesssesssesssesssesssessresteesavees 31

CÀI ĐẶTT, 0 25 2222212211211 eg 37 CHƯNG S§ 52 22122122271122711221112111221211.21222 22212 rea 38 KẾT LUẬN 22-522 22122112211271122112112211211121112121112112121121 2g 38

DANH MỤC CÁC HÌNH VẾ VÀ ĐỎ THỊ

H9nh 2.1 So dé use case NEDIEP VU 7 cccceccccccc ccc e cece cee seseeeseeecsesesseeseeecieseiteireentiees 8 Hônh 2.2 Sơ đồ hoạt động Nhập kho 1 SE 1E 1121221211 1.2 1 ng te He rat 9 Hônh 2.3 Sơ đồ tuần tự Nhập kho 5-5 S1 SE E211 1 t1 121g te 10

H9nh 2.4 Sơ đồ cộng tác Nhập kho che 10 Hônh 2 5 Sơ đồ hoạt động Xuất kho - c1 11212211 1 111 tra II Hô9nh 2.6 Sơ đồ tuần tự Xuất kho 22-52 c2 271221211 1121.11 2112121210 errea 12 Hônh 2.7 Sơ đồ cộng tác Xuất kho c2 tt E121 11 112211 12 11g na 12 Hônh 2.8 Sơ đồ hoạt động Quản lý hàng tồn kho 5c S tE 2E E21 errrt 13

Hônh 2.9 Sơ đồ tuần tự Quản lý hàng tổn kho - c5 ST TH EHrH ge 14 Hônh 2 10 Sơ đồ cộng tác Quản lý hàng tồn kho 2 51 E2 EEEgxHenrrrre 15

Hônh 2.11 Sơ đồ hoạt động Quản lý đơn đặt hàng 5 n2 HH ryg l6

Hônh 2 12 Sơ đồ tuần tự Quản lý đơn đặt hàng 0 SH ue 17

Hônh 2 13 Sơ đồ cộng tác Quản lý đơn đặt hàng 00 5c 1 HH rướ 17 H9nh 2 14 So đồ hoạt động Quan ly giao hang eerie 19 H9nh 2 15 So dé Use Case hệ thống 5 1 S 1 E1211121121111 1 1101 11tr te 20 Hô9nh 2.16 Sơ đồ lớp mức phân tích 22- 22s 2 2715212117127111 112111 e re 28

Hônh 3.L: Sơ đồ Diagram 55 S22 12121121211 1121271 T1 111 ng HH net 29

H9nh 3.2: Giao điện chức năng Xuất kho 5 5c Sc E211 112112111 111 mg 30 H9nh 3.3: Giao điện chức năng quản lý hàng tồn 52 S31 21 1E 2H He Hưyn 30

H9nh 3.4 Sơ đỗ lớp mức thiẾt kỂ - 2-52 S91 9 1922121112121 2221212 nrreg 31

H9nh 3.5 So đồ lớp mức thiết kế Nhập kho 5-55 9 EESEEEE1E1271 11 E8 tre 32 Hônh 3.6 Sơ đồ tuần tự thiết kế hoạt động của chức năng Nhập kho 32

H9nh 3 7 Sơ đô lớp mức thiết kế Xuất kho 2222 22222222222222222222121 xe 33

Hônh 3.8 Sơ đồ tuần tự thiết kế hoạt động của chức năng Xuất kho scccccsreni 33 Hônh 3.9 Sơ đỗ lớp mức thiết kế Quản lý hàng tồn 0 5S SH 34 Hônh 3.10 Sơ đồ tuần tự thiết kế hoạt động của chức năng Quản lý hàng tôn 34

Hônh 3 11 Sơ đồ lớp mức thiết kế Quản lý đơn đặt hàng 5-55 net 35 Hônh 3.12 Sơ đồ tuần tự thiết kế hoạt động của chức năng Quản lý đơn đặt hàng 35

MỞ ĐẦU

Với thời buổi hiện đại, bận rộn như ngày nay th9 việc quản lý hàng hóa vẫn còn

gây ra nhiều trở ngại Khi quản lý kho hàng, việc theo dõi số lượng, vị trí và t9nh trạng của hàng hóa trở nên phức tạp, có thê xảy ra t9nh trang thiếu hàng hoặc hàng tồn kho quá

nhiều, gây thiệt hại về tài chính và tăng chi phí vận hành Việc quản lý kho hàng thường

đòi hỏi sự linh hoạt trong việc xử lý đơn đặt hàng, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, quá tr9nh này thường gặp khó khăn khi không có hệ thống quản

lý hiệu quả Ngoài ra, việc thủ công ghi nhận và đánh giá kho hàng có thê gây ra sai sót,

từ việc nhập liệu đến việc kiểm tra hàng hóa Điều này dẫn đến sự không chính xác trong thông tin, không có dữ liệu đầy đủ về kho hàng, nhóm quản lý khó có thể đưa ra quyết định dựa trên các số liệu thực tế

Để giải quyết những vấn đề trên, nhóm chúng em sẽ tiếp cận các vấn đề quản lý kho hàng như sau:

- _ Áp dụng công nghệ thông tin đề quản lý kho hàng, giúp tự động hóa các quy tr9nh, ghi nhận và đánh giá hàng tồn kho, từ đó giảm thiêu sai sót và tăng tính chính xác

- Xây dựng quy tr9nh rõ ràng và đơn gián cho việc nhập kho, xuất kho và kiêm kê hàng hóa Điều này giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sự cô khi quản lý kho hàng

- Sử dụng công nghệ và phần mềm đề phân tích đữ liệu kho hàng giúp cung cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định thông minh và cải

thiện hiệu suất

- - Đảm bảo nhân viên được đảo tạo về quy tr9nh quản lý kho hàng và sử dụng các công nghệ mới Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu suất trong quản lý kho hàng

Những tiếp cận trên sẽ giúp nhóm chủng em giải quyết các vấn đề như quản lý

hàng hóa linh hoạt, ghi nhận và đánh giá kho, thông tin và phân tích Nhóm có thể tối ưu

hóa hoạt động kho và đảm báo sự chính xác trong quản lý kho hàng

ra t9nh trạng hàng hóa bị mắt hoặc không thê t9m thấy, gây mất thời gian và tăng chỉ phí trong quá tr9nh t9m kiếm

Môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi tính lĩnh hoạt cao trong việc xử lý đơn đặt hàng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, nếu quy tr9nh quản lý kho không linh hoạt, doanh nghiệp có thê gặp khó khăn trong việc thay đổi giao hàng nhanh chóng hoặc xử lý các yêu cầu đặc biệt

V9 những lý đo quan trọng trên mà nhóm chung em đã chọn đề tài Quản lý kho hàng Đó là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp Bằng cách nghiên cứu và áp dụng các phương pháp và công nghệ hiện đại trong quản lý kho, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm thiêu rủi ro liên quan đến kho hàng, đồng thời đáp ứng được yêu cầu

của khách hàng một cách tốt nhất

1.2 MỤC TIỂU VÀ PHẠM VI ĐÈ TÀI

Mục tiêu của đề tài Quản {ÿ kho hàng là cải thiện quy trØnh và hiệu quả quản lý kho hàng của một doanh nghiệp hoặc tổ chức Giúp tăng tính chính xác trong ghi nhận và đánh giá kho hàng, đảm bảo rằng thông tin về hàng hóa trong kho được ghi nhận chính xác và đáng tin cậy, giảm thiểu sai sót và lỗi nhập liệu, từ việc ghi nhận số lượng hang hóa, vị trí lưu trữ, đến thông tin về hạn sử dụng và t9nh trạng hàng hóa Giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho, điều này bao gồm việc theo dõi và đánh giá hàng tồn kho, đưa ra các chiến

lược đề giảm số lượng hàng tổn kho và quản lý hàng hóa hiệu quả đề tránh hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng Tăng tính linh hoạt trong quá trOnh đáp ứng yêu cầu khách hàng Phạm vi giới hạn của đề tài sẽ tập trung vào nghiên cứu, phân tích và đề xuất các phương pháp và giải pháp để cải thiện quán lý kho hàng Đề tài có thể nghiên cứu các công nghệ, quy tr9nh và các phương pháp quản lý kho hàng, đánh giá hiệu quả của các giải pháp được đề xuất

1.3 KHAO SAT HE THONG -

Hệ thông thông tin quan lý kho hàng là một phân quan trọng của quản ly chuôi cung ứng Nó giúp các tổ chức quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến kho hàng, bao gồm việc nhập kho, xuất kho, quản lý đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn và vận chuyển hàng hóa Hệ thông thông tin quản lý kho hàng kết hợp các công nghệ và quy trOnh đề giám sát và điều phối quá trØnh này một cách hiệu quả

Quy tr9nh nghiệp vụ trong hệ thống quản lý kho hàng:

® Nhập hàng:

- Xác định nhu cầu nhập hàng dựa trên dữ liệu tồn kho và nhu cầu của

khách hàng

- _ Lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp

- _ Tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp rồi kiêm tra số lượng và chất lượng của hàng hóa

- _ Lưu trữ hàng hóa trong kho và cập nhật thông tin trong hệ thống e© Quản lý tồn kho:

- _ xác định vị trí lưu trữ cho hàng hóa trong kho

- Danh gid, kiểm tra và ghi nhận thông tin về số lượng, t9nh trạng và gia trị của hàng hóa trong kho

- Theo đõi số lượng tồn kho, thông báo khi cần tiếp tục nhập hàng đề đáp ứng nhu cầu

® Xuat hang:

- Nhan don dat hang tr khach hang

- Xac nhan kha nang cung cap hang cho don hang

- Chon hang ti kho và lập đơn hàng xuất kho

- _ Tiến hành đóng gói và chuẩn bị hàng hóa cho việc vận chuyển

Giao hàng cho đơn vị vận chuyển và cập nhật thông tin vận chuyên trong hệ thông

© Quản lý vận chuyển:

Theo dõi và giám sát quá trØnh vận chuyên, bao gồm việc theo dõi trạng

thai va vi tri cua hang hoa

Xử lý các vấn dé liên quan đến vận chuyên, bao gồm việc giải quyết các vấn đề về lộ tr9nh, thời gian giao hàng và bồi thường trong trường hợp

hàng hóa bị hỏng hoặc mat mat

Trong quá tr9nh khảo sát hệ thống quản lý kho hàng, có một số biểu mẫu quan trọng đề thu thập thông tin:

Biểu mẫu đánh giá nhu cầu nhập hàng: Sử dụng đề xác định nhu cầu

nhập hàng dựa trên thông tin về tồn kho hiện tại và dự báo nhu cầu nhập

hàng

Biểu mẫu kiểm tra hàng hóa: Sử dụng để ghi nhận thông tin về số lượng, tính chất và chất lượng của hàng hóa khi tiếp nhận từ nhà cung cấp

Biểu mẫu xuất kho: Sử dụng để lập đơn hàng xuất kho và ghi nhận thông tin về hàng hóa được xuất khỏi kho

Biểu mẫu vận chuyên: Sử dụng đề ghi nhận thông tin về lich tr9nh van chuyên, thông tin liên quan đến giao nhận hàng hóa

1.4 KET CHUONG

Ung dung Quan 1ý kho hàng này có lợi về nhiều mặt cho một kho hàng như tăng hiệu suất hoạt động, giảm thời gian xử lý, quản lý tồn kho một cách chính xác tránh gây mắt mát hàng hóa, tăng tính chính xác và độ tin cậy trong việc nhập hàng và xuất hàng, tăng kha nang quan lý và giám sát hàng hóa

V9 những lợi ích trên mà nhóm chúng em đã lên ý tưởng xây dựng một ứng dụng quản lý này

CHƯƠNG 2

PHẦN TÍCH HỆ THÓNG

2.1 GIỚI THIỆU

Giai đoạn phân tích trong quy tr9nh phân tích thiết kế hệ thống thông tin là giai

đoạn quan trọng, giúp người thực hiện hiệu rõ yêu cầu người dùng, phân tích hiện trạng, xác định vấn đề và giải pháp, thiết kế cầu trúc hệ thông, xác định mục tiêu và phạm vi dự

án Nó là bước quan trong dé dam bao rang hé thong thông tin được thiết kế và triển khai một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng V9 vậy giai đoạn này là rất quan trọng không thê thiếu trong việc xây dựng một ứng dụng

2.2 MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ

2.2.1 Sơ đồ Use-Case nghiệp vụ

Kiem tra ton kho

Khach hang = TJ_— Nhap kho

Quan ly giao hang

Hình 2.1 Sơ đồ use case nghiệp vụ

2.1.2 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ

2.1.2.1 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Nhập kho (Từ Tiền Giang)

a Băng văn bản:

Use case nghiệp vụ: Quản lý nhập kho

Use case được bắt đầu khi nhà cung cap gửi hàng đên kho

Các dòng cơ bản:

1 Quản lí kho nhận hàng

2 Quản lí kho kiểm tra đối chiều sản phẩm với phiếu đặt

3 Kế toán thanh toán hóa đơn

4 Quản lí kho lập phiêu nhập kho

Kiem tra dol chieu san

pham voi phieu dat

got Hang hoa

[San pham gao thảa dieu kien }

(Ban pham khong thoa đleu kien}

Phieu ghi nhan san pham khong thoa

3

4: Chapnhan dat hang 5: Lap phieu dat hang 6: Gui phieu dat hang den nha cung cap 7: Gui phan hoi chap nhan

11: [Khong hop le]: Gui phan hoi cho NCC xu ly ngay

Hình 2.3 Sơ đồ tuần tự Nhập kho

1: Kem traton kho 5: Nhan hang

2.1.2.2 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Xuất kho (Võ Thị Huỳnh Như)

a Băng văn bản:

Use case nghiệp vụ: Xuất kho

Use case được bắt đầu khi có khách đặt hàng

Các dòng cơ bản:

1 Tiếp nhận yêu cầu xuất kho khi khách hàng đặt

2 Xác nhận thông tin về số lượng, loại hàng hóa, tên khách hang

3 Kiếm tra số lượng hàng hóa còn lại trong kho

4 Tạo đơn xuất kho

5 Cập nhật số lượng hàng hóa trong kho sau khi đã xuất kho

Cac dong thay the:

¢ Tai bude 3: Xtr ly hang khéng du sé long: Hién thị thông báo không đủ hàng

để nhân viên kho thông báo quán lí kho nhập thêm hàng

b Băng sơ đồ hoạt động:

Nhan vien xuat kho

= Cap nhat lai so

Cc Bang sơ đồ tương tác:

: Nhan vien kho | Nhan vien xuat kho | : Hang hoa | : Phieu xuat |

Hình 2.6 Sơ đồ tuần tự Xuất kho

2: Kiem tra so luong hang 6: Cap nhat lai so lương hang hoa

3: [Khong du so luong]: Tu chơ

: Nhan vien kho

- Cap nhat lai so luong hang hoa

— kem hang hoa

Q

: Hang hoa Nhan vien xuat kho

Hình 2.7 Sơ đồ cộng tác Xuất kho

12

2.1.2.3 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Quản lý hàng tần kho (Nguyễn Chí Nguyện)

Tiếp nhận yêu cầu quản lý hàng tồn

Kiểm tra hàng trong kho

ăng sơ đồ hoạt động:

Nhan vien quan ly hang ton

Tiep nha yeu cau

quan ly hang tan Chon chuc nang quan

ly hang ton kho

[Khang hop le]

5: [Hop le]: Kiem tra hang hoa :

6: Cap nhat va ghi chu

Mo 4: [Khong hoa) Tu

a

Hang hoa He thong quan ly hang ton kho

Hinh 2 10 So d6 c6ng tac Quan ly hang ton kho

2.1.2.4 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Quản lý đơn đặt hàng (Nguyễn Văn Hiệu)

a Băng văn bản:

Use case nghiép vu: Dat hang

Use case duoc bắt đầu khi doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp

Các dòng cơ bản:

1 Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ nhân viên kho

2 Kiểm tra số lượng, loại hàng hóa cần đặt hàng

3 Tạo đơn đặt hàng và chuyên đến nhà cung cấp

4 Kiểm tra việc giao hàng đúng tiến độ và đúng số lượng

Các dòng thay thế:

+ Tại bước 2: Giải quyết sai loại hàng hóa: Nếu nhân viên kho cung cấp loại hàng

hóa không có trong mục đặt hàng th9 báo lại bộ phận nhân viên kho

° Tại bước 4: Giải quyết hàng giao không đúng yêu cầu: Nếu không đủ số lượng hoặc không đúng loại hàng th9 hoàn trả cho nhà cung cấp

15

b Băng sơ đồ hoạt động:

1: Yeu cau dat hang

2: Kjem tra thong tin hang hoa

—¬

3| [Khong hop le]: Bao lai nhan vie :

4: [Hop le]: Tao phieu dat hang ;

X 5: Chuyen den nha cung cap 4

Ki hang khi gao den

Hình 2 12 Sơ đồ tuần tự Quản lý đơn đặt hang

2: Kiem tra thong tin hang hoa 6: Kiem tra hang khi gao den

—

<—

3: [Khong hop le]: Bao lai nhanvien kho

- [Sai]: Tra hang

: Nhacungcap

Hình 2 13 Sơ đồ cộng tác Quản lý đơn đặt hàng

17

2.1.2.5 Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ Quản ly giao hang (Lé Quy Dan)

a Băng văn bản:

Use case nghiép vu: Quan ly giao hang

Use case nay duoc bắt đầu khi đơn hàng được đặt đến khi hàng hóa được giao đến

khách hàng]

Các dòng cơ bản:

1 Nhân viên quản lí giao hàng tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên kho

2 Tiến hành kiểm tra đơn hàng đề đảm bảo đây đủ thông tin và tính hợp lệ

3 Đơn vị vận chuyên nhận thông tin về đơn hàng và tiễn hành vận chuyền đến địa chỉ giao hàng

4 Sau khi đơn hàng được giao đến khách hàng, người nhận tiến hành kiểm tra đơn hàng

5 Hoàn tất và kết thúc đơn hàng

Các dòng thay thê:

Tại bước 4: Sai thông tin

Nhân viên quản lí giao hàng thông báo rằng đơn hàng sai thông tin (ví dụ: thông tin người nhận không trùng khớp)

Trả hàng về cho nhân viên kho và chờ xử lí

Tại bước 3: Giao hàng thất bại

Đơn vị vận chuyên thông báo rằng quá tr9nh giao hang gap van dé (vi dụ: địa chỉ không chính xác, không có người nhận)

Nhân viên quản lí giao hàng thông báo vấn đề cho khách hàng và yêu cầu cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn đề hoàn thành giao hàng

Quá tr9nh giao hàng được điều chỉnh hoặc hủy bỏ

Tại bước 4: Hàng hóa hư hỏng

Hoan tat qua tr9nh xt li tra hang và hoàn trả tiền cho khách hàng, sau đó trả về

b Băng sơ đồ hoạt động:

18

NV Quan li giao hang