Bài Báo Cáo Hệ Thống Thông Tin Quản Lý.pdf

-Phân tích dữ liệu : Sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích tiên tiến, chăng hạn như khai thác đữ liệu, hoc máy và phân tích thống kê, đữ liệu tích hợp được kiểm tra để khám phá các

Đại học Đà Nẵng Trường đại học Kinh Tế

Nguyễn Thanh Hiếu

Lê Duy Hoàng Ân

Hoàng Hải Triều

Nguyễn Quỳnh Nga

Bảng phân công công việc

Mục lục

Danh mục các bảng biêu

Lời mở đầu

1.Lí do chọn đề tài:

-Trong bối cảnh thị trường ngày cảng cạnh tranh, việc chọn để tài kinh doanh thông minh và phân tích kinh doanh công ty là vô cùng cần thiết Đề tài này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định, mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành và gia tăng lợi nhuận Phân tích kinh doanh cung cấp cái nhìn sâu sắc về xu hướng thị trường, hành vi khách hàng và điểm mạnh, điểm yếu của công, từ đó xây dựng chiến lược phát triển

bên vững và thông minh hơn trong tương lai

2.Mục tiêu lựa chọn

Mục tiêu trọng tâm nhất là việc xác định các chiến lược hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình ra quyết định Bằng cách áp dụng các công cụ phân tích hiện đại, doanh nghiệp có thể nắm bắt xu hướng thị trường, quản lý rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận Việc kết hợp đữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo trong phân tích piúp phát hiện cơ hội mới và nâng cao năng lực cạnh tranh Điều nảy không chỉ giúp định hướng phát triển mà còn cải thiện hiệu suất hoạt động của công ty

3.Đấi tượng và phạm vi

-Đối tượng khảo sát: Bài báo cáo được thực hiện tại công ty dệt may Huegatex

-Phạm vi đề tài:

+ Phạm vi thời gian : Hoàn thành trong vòng 1 tháng

+ Phạm vi nội dung : Nghiên cứu dữ liệu kinh doanh của công ty Huegatex

4 Bố cục:

Chương 1: Tông quan về dé tai

Chương 2 : Khảo sát và phân tích hệ thông kinh doanh tại công ty Huegatex

Chương 3: Triển khai hệ thống kinh doanh thông minh và phân tích kinh doanh tại

công ty Huegatex

Chương 1 Tổng quan về dé tai

1.1Giới thiệu về doanh nghiệp triển khai

HN

CONG TY CO PHAN DET MAY HUE

Hinh I Logo Huegatex

-Công ty Cô phần Dét May Hué (Huegatex) là thành viên của tập đoàn Dệt May Việt Nam Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khâu các sản phâm SỢI, Vải dệt kim, hàng may mặc; nguyên phụ liệu, thiết bị ngành dét may doanh thu hang nam gan 1.800 ty đồng, trong đó xuất khâu hơn 70%

-Huegatex chủ trương mở rộng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước thông qua các hình thức liên doanh, hợp tác kinh doanh, gọi vốn các nhà đầu tư chiến lược để hợp tác lâu dài trên tính thần bình đẳng các bên củng có lợi

-Huepatex có một đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghé, tao ra san pham thỏa mãn sự mong đợi của khách hàng

-Dia chỉ: 122 Dương Thiệu Tước - Phường Thủy Dương — Thị xã Hương Thủy

- Tỉnh Thừa Thiên Huế

1.2 Cơ sở lý thuyết 1.2.1 Khái niệm về BI

¢ Kinh doanh théng minh ( Business intelligence): 14 mét cơ sở hạ tầng công

nghé nham dat được tối da THONG TIN từ hé thong DU LIEU có sẵn

nhăm thúc đây và cải thiện quy trình sản xuất kinh doanh của tô chức, doanh nghiệp Thành phân cơ bản của một cơ sở hạ tâng BI thường bao gồm hệ thống các ứng dụng để thu thập, làm sạch, tích hợp, phân tích và chia sẻ dữ liệu BI tạo ra các thông tin đáng tin cậy và đã được phân tích

nhằm giup nha quan tri dwa ra được những quyết định chiến lược có chât lượng và hiệu quá cao nhất có thê được

® - Quy trinh hoạt động của BI : Gôm 6 quy trình cơ bản -Thu thập dữ liệu : Dữ liệu được thu thập từ nhiêu nguồn khác nhau, bao gồm các hệ thống nội bộ như ERP , CRMI và cơ sở đữ liệu tài chính, cũng như các nguồn bên ngoài như phương tiện truyền thông xã hội

-Tích hợp dữ liệu : Dữ liệu đã thu thập sau đó được tích hợp và hợp nhất đề tạo kho lưu trữ đữ liệu thông nhất và nhất quán, điển hình là kho đữ

liệu hoặc hồ đữ liệu

-Phân tích dữ liệu : Sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích tiên

tiến, chăng hạn như khai thác đữ liệu, hoc máy và phân tích thống kê, đữ

liệu tích hợp được kiểm tra để khám phá các mẫu, xu hướng và mối tương

quan an -Trực quan hóa và báo cáo dữ liệu : Dữ liệu được phân tích được

chuyển đổi thành các biếu diễn trực quan dễ hiểu, chẳng hạn như biểu đồ, đồ

đữ liệu trực tuyến và phân tích đa chiều)

-CRM - Customer Relationship Management (Quan ly quan hé khách hàng) 1.2.3 Chức năng chính của hệ thông BI: Mục đích là để cung cấp thông tin thời gian thực để đưa ra quyết định

e - Báo cáo sản xuất: Chức năng này cung cấp các báo cáo chỉ tiết về quá trình sx Giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và tối ưu hóa quá trình sản xuất

¢ Bao cdo tham so: Đây là những báo cáo được tạo ra dựa trên các tham

số cụ thê mà người dùng đặt ra

® Dashboards / Bang điểm: là một công cụ trực quan hóa đữ liệu mạnh

mẽ, được tích hợp trong nền tảng Power BI của Microsoft Cho phép người đùng biến những tập dữ liệu thô, phức tạp thành những hình ảnh

trực quan

e_ Truy vấn Ad hoc / tìm kiểm / lập báo cáo:

- Ad Hoc Analysis co nghĩa là những phân tích đặc biệt được thiết kế dựa trên những yêu cầu đặc biệt và chuyên biệt

-Ad hoc anlysis phu hop dé tra lời một câu hỏi nhanh và tức thời

® Chuyên sâu (Drill down): cho phép người dùng khám phá dữ liệu ở các cấp độ chỉ tiết khác nhau

® - Dự báo, kịch bản, mô hình: khả năng xây dựng các mô hình dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử, từ đó p1úp doanh nghiệp dự đoán được xu hướng tương lai

1.2.4 Lợi ích của BI đối với doanh nghiệp

BI có khả năng tông hợp thông tin và giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn thông tin đó hiệu quả hơn, dù cho có sự biến động của các yếu tố bên ngoài;

Từ kết quả phân tích BI, doanh nghiệp nhìn ra hướng đi đúng đắn, đưa ra quyết

sách nhanh chóng, kịp thời;

Dự đoán xu hướng và hành ví khách hàng trong tương lai, mang đến cái nhìn

tổng quan cho doanh nghiệp;

Nhờ có BI mà doanh nghiệp có chiến lược marlcetias phù hợp ứng với từng giai

đoạn cụ thê;

Giảm thiểu thời gian, tối ưu chí phí quản lý và vận hành doanh nghiệp;

Ứng dụng tốt BI trong quản lý giúp gia tăng lợi thế khi cạnh tranh trên thị trường Tạo tiền đề để tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh mới

Thông qua dữ liệu BI, doanh nghiệp biết được điềm yêu, điểm mạnh của mình

Từ đó, đưa ra giải pháp và thay đổi kịp thời, mang tính bền vững

1.2.5 Những thách thức về triển khai hệ thống BI

° Tích hợp dữ liệu từ các hệ thống nguồn khác nhau

® - Vân đê về chât lượng đữ liệu

e _ Thiếu hụt kỹ năng là một vấn đề phô biến trong lĩnh vực kinh doanh và dang làm trở ngại cho các nỗ lực trong việc phân tích dữ liệu

e _ Việc trình bày dữ liệu không hiệu quả và thiết kế bảng thông tin kém chất lượng, không thê đáp ứng được những øì các quản lý cấp cao đang cần

© Sau tất cả những đầu tư về tiền bạc, thời gian và công sức vào phần mềm phân tích, vấn đề về sự áp dụng thấp trong tô chức vẫn là một trong những thách thức hàng đầu của BI

e - Quản lý sử dụng BI tự phục vụ còn nhiều bất cập thiếu an toàn

1.3 Công cụ Power BI

Hinh 2 Ung dung power BI

© Power BI là một bộ tông hợp các dịch vụ, ứng dụng và kết nối trong lĩnh vực phân tích dữ liệu giúp bạn kết nối và chuyên đổi dữ liệu từ các nguồn không liên quan — như bảng tính Excel hoặc một tập hợp các kho đữ liệu trên đám mây

~ thành một tô hợp thông tin trực quan và dễ tương tác, đồng thời đễ dàng chia

sẻ chúng với các đối tượng khác

e© Về mặt kĩ thuật,Power BI được sử dụng để thu thập dữ liệu từ hang tram nguồn khác nhau như Excel, website, cơ sở đữ liệu, phương tiện truyền thông xã hội, sau đó phân tích và thể hiện chúng dưới dạng các biểu đồ, trang bao cao dit

liệu trực quan

e - Một số thành phân chính của Power BI

- Power BI Query: Là công cụ tập hợp và liên kết các đữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau đê tiền xử lý và chuyến đổi trước khi nhập vào báo cáo -Power BI Pivot: Là công cụ chọn lọc và cắt siảm dữ liệu trong báo cáo Power BI trước đó để tạo ra các bảng tổng hợp, biêu đồ và báo cáo tương tác

phủ hợp

-Power BI Report Builder: Là công cụ độc lập đề tạo báo cáo theo mẫu

có định dạng san dé in hoặc chia sẻ trong Power BI Service -Power BI Report Server: Là một máy chủ báo cáo tại chỗ cho phép xuất báo cao Power BI tir Power BI Desktop va chia sẻ trong nội bộ

Chương 2 : Khảo sát và phân tích hệ thống kinh doanh tại công ty Huegatex:

2.1 Khảo sát về hệ thống quy trình kinh doanh hiện nay

-Quy trinh kinh doanh hiện tại của công ty

Bước 2 : Phòng xuất nhập khâu kho sẽ xuất kho thành phẩm như áo polo, áo sơ

2.2 Phân tích về hệ thống xuất kho hiện tại

2.2.1 Ưu nhược điểm của quy trình hiện tại -Ưu điểm :

Quy trình đơn giản,đễ hiểu, thực hiện một cách để đàng

Tiệp cận với khách hàng dễ dàng hơn

-Nhược điểm:

Việc lập đơn hàng quá đơn giản, sơ sài, không cần trọng : Quy trình kinh doanh cũ

của doanh nghiệp không có việc kiểm tra hạn mức nợ của khách hàng (Đối tác) theo

các tài khoản nợ, tài khoản có trên đữ liệu kế toán để phê duyệt đơn hàng Việc lập đơn hàng đơn giản nhanh chóng vậy sẽ gây ra những tiềm tàn về những rủi ro trong kinh doanh

Khả nang tong hợp nhu cầu khách hàng (Đối tác) kém : Doanh nghiệp không có

những phòng ban dé tong hợp lại những van dé, yêu cầu, mong muốn của khách hàng

(Đối tác) với thành phẩm do dé chỉnh sửa thành phẩm, lập đơn hàng theo đúng yêu câu của khách hàng Từ đó không thể xây dựng được môi quan hệ lâu dài với khách hàng Khả năng tương tác với khách hàng (Đãi tác) kém : Doanh nghiệp thiếu những

phòng ban tông hợp những thông tin, lịch sử về những hoá đơn mua hàng trước đó để doanh nghiệp có thê xác định được những đối tác lâu đời với doanh nghiệp đề giới

thiệu những chương trình ưu đãi, những hợp đồng giảm giá hay miễn phí phí vận chuyền giao hàng

2.2.2 Quy trình xuất kho đề xuất

(Nếu hạn mức nợ quá cho phép , Doanh nghiệp sẽ không phê duyệt và đánh dấu

„ yêu cầu đối tác đăng kí lại trên hệ thống )

Bước 5 : Sử dụng hệ thống để tông hợp lại những vấn đề, yêu cầu, mong muốn của khách hàng với thành phẩm từ đó đưa ra quyết định lập đơn hàng theo đúng

yêu cầu của khách hàng

Bước 6 : Kiểm tra cân thận rồi lập đơn hàng mua cho khách hàng Bước 7 : Phòng quản lý chất lượng kiểm tra chất lượng thành phâm (Nếu thành phâm không đảm bảo theo đúng yêu cầu,Quay lại bước 1 của quy

trình trả lại cho phòng xuất nhập khâu kho để đối thành phâm khác rồi tiếp tục

quy trình )

Bước 8§ : Nếu đã đảm bảo chất lượng thì nhập kho thành phẩm rồi liên hệ cho

khách hàng xác nhận đăng kí đơn hàng Bước 9 : Ghi chép đơn hàng vào số sách kế toán rồi lập các chứng từ thanh toán đơn hàng, nhập dữ liệu đơn hàng lên hệ thống để lưu trữ

( Nếu khách hàng, đối tác không xác nhận hay huỷ bỏ đơn hàng thì kết thúc đơn hàng )

Bước 10 : Kết thúc

2.2.3 Ưu nhược điểm của quy trình xuất kho đề xuất

Ưu điểm của quy trình bán hàng đề xuất :

- Kiểm soát chặt chẽ thông tin đối tác , khách hàng : Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các chứng từ, hoá đơn bán hàng, hóa đơn nợ, từ đó BI sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tông hợp, phân tích thông tin như việc kiểm tra xem mức nợ khách hàng, đối tác xem thử có vượt quá hạn mức hay không hoặc đưa ra những quyết định kinh doanh phủ hợp với từng khách hàng

-Xác định xu hướng thị trường dễ dàng hơn : BI giúp doanh nghiệp

Huegatex hiểu rõ hơn về hành vi tiêu dùng của khách hàng, đối tác từ những dữ liệu được thu thập hay lưu trữ trước đó từ đó đoanh nghiệp có thê xác định xu hướng thị trường, sản xuất ra những mặt hàng phù hợp với xu hướng hiện nay hoặc theo yêu cầu của khách hàng

-Xác định được khách hàng tiềm năng : BI cho phép người dùng phân tích

chuyên sâu vào những thông đã được lưu trữ, thu thập Việc lưu trữ thông tin, đữ liệu

về các đơn hàng của khách hàng giúp doanh nghiệp Huegatex xác định được tệp khách

hàng của minh, từ đó đưa ra chính sách giam 214, khuyến mãi, cải thiện chiến lược tiếp

thị

Nhược điểm của quy trình bán hàng đề xuất : -Cần nguồn nhân lực có trình độ cao : Việc phân tích chuyên sâu BI để dự đoán được những dữ kiện trong tương lai yêu cầu người dùng phải có chuyên môn cao Doanh nghiệp phải mất thời gian đào tạo nhân viên cách sử dụng hiệu quả phần mềm , phát sinh thêm những chỉ phí lớn cho việc đưa phần mềm vào doanh nghiệp

-Quy trình phức tạp : Việc đưa vào nhiều công việc thực hiện cho các phòng ban sẽ gây ra phức tạp ,khó hiểu hay thậm chí có thế làm tiến độ của từng nhân viên trong từng phòng ban chậm đi

-Hiệu suất,tốc độ làm việc kém : Vì các tệp thông tin, dữ liệu được lưu trữ, thu

thập quá lớn Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên khi

nhân viên phân tích dữ liệu Ngoài ra việc đữ liệu lớn ảnh hưởng đến khả năng truy cập sử dụng đữ liệu như các thiết bị di động sẽ không sử dụng được vì thông tin quá lớn không thuận tiện như các phần mềm như Excel, World ( có thể dễ đàng xem được

dữ liệu )

2.3 Sự giống nhau và khác nhau của 2 quy trình

Sự giống nhau trong các bước quy trình : -2 quy trình đều có những các bước : Bắt đầu, xuất kho thành phâm,nhận hợp đồng, lập đơn hàng mua, phê đuyệt đơn hàng, kiểm tra chất lượng sản phâm, nhập kho

kế toán, xác nhân đơn hàng, kết thúc quy trình

Sự khác nhau trong các bước quy trình : -Quy trình mới có thêm bước “ Kiểm tra hạn mức nợ “ ,” Tổng nhu cầu khách

hang “

-Bồ sung thêm phần mềm BI để có thể tối ưu hoá chiến lược tiếp thị, giám sat hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu để xác định được khách hàng mục tiêu hay tệp khách hàng cho doanh nghiệp

-BI còn tích hợp với các hệ thống quản lý đơn hàng để cung cấp thông tin chỉ tiết về tinh trạng đơn hàng, xác nhận lại đơn hàng, hiệu suất bán hàng, Điều này giúp doanh nghiệp Hueeatex theo dõi và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả hơn

Kết luận: Quy trình xuất kho thành phâm của công ty Huegatex còn nhiều mặt rủi ro trong quá trinh xuất bán với việc thiếu hệ thống kiểm tra mức nợ của khách hàng hay thiếu tương tác với khách hàng và khả năng thu hút khách hàng trung thành kém Sau khi áp dụng hệ thống kinh doanh thông minh BI, quy trình trở nên có hệ thống hơn, doanh nghiệp Huegatex có thể dễ dàng kiểm tra hoặc đưa ra những chiến lược, những quy trình kinh doanh phù hợp, giúp doanh nghiệp Huegatex hiểu rõ hơn về hành vi tiêu dùng của khách

2.4 Quy trình nghiệp vụ kinh doanh thông mình về công ty Huegatex

1, Thu thập dữ liệu: Dữ liệu sẽ được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau từ các phòng ban khác nhau của công ty như Bảng hóa đơn kê khai bán hàng từ phòng kế toán công ty hay Bảng thông kê số lượng vải nhập vào từ phòng xuất nhập kho

BANG KE HOA DON BAN HANG

Bảng kê hóa đơn Bán hàng