bài báo cáo hệ thống kiểm soát quản trị

Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát, điều tiết tính hiệu quả các hoạt động liên quan nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Jones & George, 2003.. Kiểm tra - kiếm soát là việc đo lư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

BAI BAO CAO

HE THONG KIEM SOAT QUAN TRI

SINH VIEN THUC HIEN: Huynh Gia huy — 2021003319

GVHD: Dinh Van Hiép

Thành phố Hồ Chí Minh, 2022

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Khái niệm về kiểm soát

Kiểm soát là hoạt động đánh giá và chỉnh sửa lệch lạc từ tiêu chuẩn (Schoderderbek, Peter P Richard A Cosier & John C Aplin, 1988)

Kiểm soát là quá trình nhà quản trị giám sát, điều tiết tính hiệu quả các hoạt động liên quan nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức (Jones & George, 2003)

Kiểm tra - kiếm soát là việc đo lường và điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mọi bộ phận của đoanh nghiệp đề tin chắc rằng các mục tiêu và giải pharp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vẫn đang được hoàn thành (Nguyễn Ngọc Huyền, 2018)

1.2 Vai trò và chức năng của kiểm soát

1.2.1 Vai tro

Vai tro của việc xây dựng cơ chế kiểm soát:

- _ Đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao nhờ việc chủ động phát hiện kịp thời những sai lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng

- _ Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đối cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, cơ sở vật chất, tài nguyên,

- _ Phát hiện kỊp thời những van dé, những đơn vị chịu trách nhiệm để sửa sai

- _ Giúp doanh nghiệp theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

- _ Tạo tiền dé cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục đề cải tiến hoạt động doanh nghiệp 1.2.2 Chức năng

e©_ Chức năng phối hợp

Phối hợp với bên trong từng bộ phận: Kiểm soát có nhiệm vụ trợ giúp phát triển hệ thống kế hoạch phù hợp được xác định bởi các kế hoạch thời gian và không gian được thực hiện nhờ sự trợ giúp của kỹ thuật tính toán Trong khuôn khổ hệ thống kế hoạch, việc kiếm soát các công cụ lập kế hoạch ngân sách và điều chỉnh giá tính toán đóng vai trò rất quan trọng Giá cả tính toán là công cụ

có ý nghĩa đề định hướng tối ưu các quyết định liên quan

Phối hợp giữa các bộ phận trong hệ thống quản trị: Nhiệm vụ phối hợp giữa các hệ thống quản trị bộ phận với nhau nằm ở việc xác định hệ thống kế hoạch hóa (lập kế hoạch) và kiểm tra Mỗi giai

đoạn của quá trình xây đựng kế hoạch phải gắn chặt với kế hoạch kiểm tra Kế hoạch hóa và kiếm tra phải mang tính dài hạn và có tính thích ứng với sự thay đổi của môi trường: kiểm tra các giá trị

“phải đạt” trong kế hoạch băng cách so sánh phân tích sai lệch giữa kế hoạch và thực tế, từ đó đưa ra nguyên nhân, giải pháp khắc phục, và dự báo sự thay đôi của môi trường Có nghĩa là, kiêm soát liên quan tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, và trở thành cơ sở kiểm soát cho toàn bộ doanh nghiệp

¢ Chức năng hỗ trợ

Trợ giúp việc ra quyết định: Đề hỗ trợ các quyết định quản trị về thực chất phải phân biệt hai nhiệm vụ cụ thê: xây dựng các mô hình ra quyết định thích hợp và cung cấp các thông tin cần thiết phủ hợp với mô hình đó Các bộ phận kiếm soát phải thông nhất các tính toán kết quả ngắn hạn ở phương diện kế hoạch với tác tính toán kết quả tiềm năng tầm chiến lược Chẳng hạn tính toán chi phí kinh doanh kế hoạch cần phải gắn chặt với các tính toán đầu tư, qua đó chăng hạn chỉ phí kinh doanh ngắn hạn phải trên cơ sở các tính toán đầu tư dài hạn Sự thống nhất của các tính toán kế hoạch khác nhau được hiện thực hóa bởi sự phát triển của công nghệ tin học

Cung cấp thông tin: Nhiệm vụ cung cấp thông tin nhằm phối hợp và trợ giúp quyết định đòi hỏi kiểm soát phải tạo ra, đưa vào thực hiện và tiếp tục phát triển một hệ thống thông tin phù hợp Dựa vào hệ thống thông tin này, kiểm soát chuân bị cho bộ máy quản trị các thông tin quản trị quan trọng, đúng mục đích, tại đúng thời điểm thích hợp Các thông tin dự báo sớm về những thay đôi có tính chiến lược về môi trường kinh doanh là vô cùng có ý nghĩa

1.3 Các nguyên tắc kiểm soát (7 nguyên tắc)

Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiếm soát:

- _ Được thiết kế theo kế hoạch hoạt động của tô chức và cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

- Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của nhà quản trỊ

- _ Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu

- - Việc kiểm soát phải trên tính thần khách quan, minh bạch, không vụ lợi

- _ HTKS phải phù hợp với văn hóa của tổ chức

- - Việc kiểm soát phải tiết kiệm, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế cho tổ chức

- _ Việc kiếm soát phải đưa đến thực thi bằng hành động, có báo cáo kết quả

1.4 Phân loại kiểm soát

1.4.1 Kiểm soát theo lĩnh vực hoạt động

© Kiểm soát hoạt động kinh doanh

- _ Kiêm soát nguồn lực đầu vào (nguyên vật liệu)

- _ Kiểm soát đầu ra (sản phẩm, thị trường tiêu thụ)

- _ Kiêm soát phương thức kinh đoanh (phương thức tiêu thụ hàng hóa, công nghệ kỹ thuật sản xuất)

- _ Kiểm soát năng lực kinh doanh (năng lực cạnh tranh, nguồn nhân lực, nguồn đầu tư cho các hoạt động)

©_ Kiểm soát hoạt động quản trị

- _ Chức năng quản trị: kế hoạch hóa, tổ chức, phối hợp, lãnh đạo, kiểm soát

- Noi dung quan tri: chiến lược, nhân sự, sản xuất

1.4.2 Kiểm soát theo tiễn trình thời gian

Kiểm soát lường trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động thực sự diễn ra, nhằm tiên liệu các vân đề có thê phát sinh đề tìm cách ngăn ngừa trước

Kiểm soát thực hiện: là kiêm soát quá trình thực hiện quyết định, kiểm soát các yếu tố đang diễn

ra, so sánh nó với các tiêu chuân, dự tính kế hoạch hay định mức đề điều chỉnh hoạt động cho phù hợp với mục tiêu đã xác định

Kiểm soát sau thực hiện: là kiêm soát diễn ra sau quá trình thực hiện quyết định

1.5 Khái niệm tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những yêu cầu về quản lý hoặc các chỉ đẫn kỹ thuật được dùng làm chuẩn nhằm đảm bảo các sản phẩm, dịch vụ, quá trình hay hệ thống phù hợp với mục đích của chúng

1.6 Khái niệm quy trình (lưu đồ quy trình)

Quy trình, còn được gọi là lưu đồ quy trình, là một biểu đồ đồ họa mô tả các bước, quy trình và luỗng công việc trong một hoạt động hoặc quy trình nào đó Nó giúp hiểu và trình bày một cách trực quan các công việc, luồng thông tin và quy trình trong một tổ chức hoặc hệ thống

1.7 Khái niệm phiếu kiểm tra

Phiếu kiểm tra là một tài liệu hoặc biểu mẫu được sử dụng dé ghi lai va danh giá các thông tin, kết quả, hoặc quy trình kiểm tra cho một mục đích cụ thể Nó thường được sử dụng đề đảm bảo sự tuần thủ quy trình, xác định sự khớp nhau với các tiêu chuẩn, hoặc ghi lai két quả đạt được trong quá trình kiểm tra

1.8 Khái niệm Pareto

"Nguyên tắc Pareto" hoặc "quy tắc 80/20", mà theo đó, trong nhiều tình huống, 80% kết quả hoặc hiệu quả được tạo ra bởi 20% nguyên nhân hoặc yếu tó

Nguyên tắc này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý, Vilfredo Pareto, người đã phát hiện

ra quy tắc này qua nghiên cứu về phân bồ tải sản và thu nhập

Theo nguyên tắc Pareto, trong một tập hợp các yếu tô hoặc nguyên nhân, một phần nhỏ nhất tạo

ra phần lớn kết quả hoặc tác động

Ví dụ, trong doanh số bán hàng, có thể chỉ có 20% khách hàng tạo ra 80% doanh thu của công

ty Trong công việc, có thê chỉ có 20% công việc quan trọng nhất tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả của dur an

1.9 Khái niệm sơ đồ nhân quả (xương cá)

Sơ đồ nhân quả, còn được gọi là sơ đồ xương cá (fshbone diapram) hoặc biếu dé Ishikawa, là một công cụ phân tích và đồ họa được sử dụng đề phân tích và xác định các nguyên nhân gốc của một vấn đề hoặc hiện tượng trong một quy trình, hệ thống hoặc tô chức

Sơ đồ nhân quả lây tên gọi từ hình dạng ngoại hình giống xương cá của nó Nó bao gồm một đường chính dọc (xương cá) đại diện cho vấn đề hoặc kết quả cần được giải quyết hoặc đạt được Các nhánh ngang nằm ngang từ xương cá và chứa các nhóm các nguyên nhân tiềm tàng

Các nguyên nhân được phân loại thành các danh mục hoặc phân đoạn cụ thé, thông thường được goi la "6M":

- Nhdan luce (Manpower)

- Phuong phap (Method)

- Vat liéu (Material)

- Méi truong (Environment)

- May moc (Machine)

- Do luong (Measurement)

Sơ đồ nhân quả được sử đụng như một công cụ phân tích đề tìm ra các nguyên nhân tiềm năng

và tạo ra các ý tưởng và giải pháp đề giải quyết vấn đề hoặc cải thiện quy trình Nó cung cấp một cái nhìn tông thể và hệ thông về các nguyên nhân có thê góp phần vào một vấn đề và giúp định rõ mỗi quan hệ giữa các nguyên nhân khác nhau

1.10 Các yếu tố ảnh hưởng đến kiếm soát

Trong hệ thông kiêm soát quản trị, có nhiều yêu tô ảnh hưởng đên quá trình kiêm soát và đảm bảo sự hiệu quả của hệ thông như:

- _ Mục tiêu và tiêu chuẩn: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và tiêu chuẩn đo lường đề đánh giá hiệu quả

và định hướng kiểm soát

- _ Quy trình và quy định: Thiết lập các quy trình, quy định và hướng dẫn cụ thé dé dam bảo sự tuân thủ và đạt được kiểm soát trong hoạt động của tô chức

- _ Phân công trách nhiệm: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận để đảm bảo rõ ràng về ai chịu trách nhiệm cho việc kiểm soát và giám sát

- _ Tài nguyên: Đảm bảo có đủ tài nguyên, bao gồm nhân lực, vật liệu, công cụ và kỹ thuật, dé thực hiện các hoạt động kiểm soát một cách hiệu quả

- - Giảm sát và đánh giá: Xác định va áp dụng các phương pháp giám sát và đánh giá hiệu quả

đề theo dõi hoạt động, xác định sự không phù hợp và thực hiện các biện pháp kiểm soát

- _ Liên tục cải tiễn: Thúc đây văn hóa liên tục cải tiễn trong tổ chức, khám phá và áp dụng các cải tiễn đề nâng cao hiệu quả của quá trình kiêm soát

- _ Khả năng phản ứng: Xác định các cơ chế và quy trình phản ứng nhanh chóng đối với sự cố,

vi phạm hay rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kiểm soát

- _ Giao tiếp và thông tin: Xây đựng một hệ thống giao tiếp hiệu quả đề chia sẻ thông tin liên quan đến kiểm soát và đảm bảo sự hiểu biết và tham gia của tất cả các bên liên quan

- Nang luc va dao tao: Dam bao rang nhân viên có đủ năng lực và kiến thức cần thiết đề thực hiện kiểm soát và hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình kiểm soát

- Môi trường và văn hóa tô chức: Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và văn hóa tô chức ủng hộ việc thực hiện kiêm soát và đảm bảo sự tuân thủ

Các yêu tô trên cùng đóng góp vào việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát quản trị hiệu quả trong tổ chức

CHUONG 2 THIET LAP HE THONG KIEM SOAT QUAN TRI

2.1 Chính sách của doanh nghiệp (mục tiêu chiến lược)

Coffee 3F không chỉ mang lại sự tiện ích, hiệu quả kinh tế mà còn trở thành nhà cung cấp cả phê hàng đầu Đầu tư công nghệ nghiên cứu, sản xuất để nâng cao năng suất, ôn định chất lượng Đảm bảo VS ATTP, chuân vị, đúng su, thơm ngon, tạo sự hứng khởi và đem đến nguồn năng lượng tích cực cho người thưởng thức Trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu được người tiêu dùng trong nước và quôc tê yêu thích và tin cậy

ST TÊN CÔNG VIỆC BPTH TGBD TGKT KQTH

T

L | Thiết lập bộ tiêu chuân | Chất lượng 01/2023 06/2023 Đảm bảo ôn

và thực hiện kiểm soát định chất các hoạt động trong DN lượng theo tiêu chuân

2 | Kiêm soát chất lượng Thu mua 07/2023 09/2023 Đảm bảo đạt

NVL đầu vào đạt tiêu tiêu chuân chuẩn đã thiết lập đầu vào

3 | Hoạt động sản xuât phải | BP sản xuât 2023 2028 Đảm bảo quy được kiêm soát chặt chẽ trình sản xuất tuân thủ bộ tiêu chuân đạt tiêu chuân

4_ | Từng bước phát triên thị | Kinh doanh | 2024 2026 Tối thiêu đạt

trường, hệ thống phân mục tiêu

ra

hàng, phát triên thương thống khách hiệu, hình ảnh của DN hàng mới, git

chân khách hàng trung

thành

6 | Quản lí nguôn tài chính | Tài chính 2023 2028 Tôi đa hóa hiệu quả, kiểm soát việc các chi phí

sử dụng tài chính phù vận hành hợp với nhu cầu DN

7 | Cai tién va phat trién san | R&D 2027 2028 Phát triên tôi

phẩm mới và

cải thiện các dòng sp hiện

có

2.2 Mục tiêu của doanh nghiệp

ầm nhìn đến năm 2028, 3F sẽ trở thành doanh nghiệp sản xuất và cung cấp cà phê hàng đầu Việt Nam với tiêu chí “Thật và Chất” Công ty chúng tôi cam kết thiết lập hệ thống kiểm soát tuân thủ bộ

tiêu chuẩn và kế hoạch kiểm soát mà doanh nghiệp đã thiết lập, đặc biệt là hoạt động sản xuất Tuân thủ pháp luật, mọi hoạt động kinh doanh của công ty đều hướng tới lợi ích cộng đồng, đem lại những giá trị thiết thực góp phần thúc đây phát triển kinh tế và xã hội

2.2.1 Bộ tiêu chuẩn kiểm soát của doanh nghiệp

Input

Cả phê nhân Phơi khô độ âm 13 - 15% Màu nâu nhạt đặc trưng

Màu vàng nhạt, có mùi béo

ẹ

Rượu mạnh Nông độ 45 độ Mùi nông, trong suốt

Process Tên công doạn Định lượng Định tính

Su dung sang 13, sang 14, Phan loai sảng l6, sàng 18 và dưới sàng | Kích thước hat băng nhau

13

Xử lí băng dung môi hữu cơ: ˆ có 4 ˆ Ls

Xử lí rượu etilic 20 %V, thời gian 5 - pnons bị mộc, không có mùi

10 phút a

Nhiét dd 200 — 240°C Mặt ngoài nâu đậm, bên trong Rang Thời gian 15” - 20 aoe ; ; có màu cánh gián, mùi thơm À ae

nong, vi dang diu Bột cà phê xay mịn, khi bóp

Xa Bột cà phê xay phải lọt sàng nhẹ vào bột cafe rang xay sẽ

bị dính lại quá nhiêu Màu sắc đông đêu, đường cắt Đóng sói Trọng lượng 0,5kg/bao và đêu đẹp, thâm mỹ Bao bì dai

es Ikg/bao đảm bảo chông âm, chông

nước, độ chịu lực tôt Bảo quản Đóng vào thủng carton với Bảo quản nơi khô ráo thoáng

qu trọng lượng 20kg/thùng mát

Output Sản phầm Định lượng Định tính

1 Hạt tốt, tính theo % khôi lượng, không nhỏ hơn 92

2 Hạt lỗi, tính theo % khôi lượng, không lớn hơn 5,0

2 ~% af 0 ke „

3 Mảnh ve tinh theo 24 khôi - Màu sắc: Màu nâu cánh gián, lượng, không lớn hơn 3,0 TA cà 0 4: hạt rang chín đều, không chảy r HÀ 2ˆ ,

V ĐA 4 Độ âm, tính theo %4 khôi x ek J

Ca phé rang xay lượng, không lớn hon 5,0 ˆ ; - Vé mui: Mui thom dac trung, ˆ ae

` Ạ koa không có mùi lạ

5 Hàm lượng tro tông sô, tính - Về ví: Mùi thơm đặc trưn

theo % khối lượng, không lớn © VE XIN tom cae Tung

hon 5,0

6 Hảm lượng tap chat, tinh theo % khôi lượng, không lớn hơn 0.3

Machines

Công doạn Định lượng Định tính

Màng lọc 5 lưới: sảng 13, sàng ; May sang ca phé 14, sàng 16, sang 18 và dưới Được chê tạo băng inox 304

sang 13 , <A Cong suất 90ke/h Máy vệ vệ sinh sạch, không

Máy rang cả phô Thời gian 20 — 25p/mẻ tạp chất

Xay hạt không bị tắc nghẽn, có Máy xay cà phê Năng suất đến 100kø/h thẻ điều chỉnh kích thước xay

Đóng gói chắc chắn, đường

Máy đóng gói Nang suat: 30 — 60sp/p han chuan, độ thâm mỹ cao,

khôi lượng chuân

2.3 Kế hoạch kiểm soát của doanh nghiệp

«- Đối với input:

- Tất cả các nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ liệu trước khi nhập kho được giao từ nhà cung

cấp:

- _ Trước khi đưa vào nhà máy sản xuất phải được kiểm tra chất lượng tuân thủ tiêu chuẩn input với tỷ lệ mẫu được lây kiểm tra 75% nhằm cho phép nhập kho hay quyết định đưa vào sản xuất

« Đối với process:

- _ Tất cả các công đoạn trong quy trình sản xuất đều được kiểm tra hằng ngày với chu kỳ (tần

suất) 30 phút/lần

- - Khi kiểm soát các công đoạn phát hiện sự không phù hợp (No) so với tiêu chuẩn, công ty chúng tôi sẽ có hành động khắc phục, phòng ngừa

- - Định kỳ hằng năm kiểm định 4 lần

- _ Tất cả máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất sẽ được kiểm tra hằng ngày Mỗi ngày 2 lần trước sản xuất và sau sản xuât

-_ Hăng năm công ty chúng tôi thực hiện 3 hành động cải tiên

¢ Doi voi output:

- _ Tất cả các sản phâm thành phâm được sản xuất ra phải kiểm tra theo chu kì 30 phút/lần với ty

lệ mẫu 75%

2.4 Hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp

Công ty chúng tôi thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, tuân thủ kế hoạch kiêm soát và bộ tiêu chuẩn da dé ra

2.5 Hoạt động cải tiến của doanh nghiệp

Là tập trung vào việc nâng cao khả năng thực hiện các yêu cầu chất lượng

Công ty chúng tôi thực hiện việc cải tiến theo kế hoạch đã đề ra

Khi thực hiện hoạt động cải tiễn trong doanh nghiệp, công ty chúng tôi sẽ thực hiện cải tiến theo PDCA (Demin)

2.6 Hé thong kiém soat chi tiết của doanh nghiệp

Công ty chúng tôi thiết lập hệ thống kiêm soát, nhằm thực hiện kiêm soát các yếu tô sau:

- _ Kiêm soát phân cứng:

- _ Kiêm soát phan mém;

- - Kiêm soát con n8ười

2.7 Chỉ phí kiểm soát

Chi phí kiêm soat

thiệt thât thoát

Chi phí thâm Chi phí dự trù

2.8 Tổ chức kiểm soát